Activitatea de ofertare externa la nivelul ELECTROMAGNETICA - Raport -

Activitatea de ofertare externa la nivelul ELECTROMAGNETICA - Raport -

I. Date generale:

Conform statisticii intocmite pentru perioada 25.11.08-30.11.09 la nivelul companiei au fost elaborate 167 de oferte cu 861 de pozitii (repere).

Din ofertele prezentate s-au obtinut in total 47 de comenzi cu 62 de pozitii (repere) si cu o valoare totala facturata de 518.669 EURO.

In statistica au fost incluse urmatoarele compartimente: COPPTE, CPCT (Tehnologii), IMPORT si SMD.

Cererile de oferta care au fost respinse din diferite motive (depasirea termenului de ofertare, imposibilitate de executie, repere netehnologice, benchmarking, etc.) nu au fost luate in consideratie.

Unele oferte pentru clienti care deruleaza deja proiecte cu noi nu au fost preluate in aceasta statistica.

Pe compartmente situatia se prezinta astfel:

la COPPTE (Mihai Radulescu) au fost elaborate 76% din totalul ofertelor insumand    92,5% din total pozitii. In cadrul acestui compartiment ofertarea s-a indreptat majoritar catre matriterie unde s-au realizat 73,2% din ofertele compartimentului, insumand 43,3% din total pozitii pe compartiment. La mase plastice desi s-au realizat doar 9,5% din oferte, numarul de pozitii ofertat este in jur de 50,5% din total pozitii pe compartiment. S-au mai realizat oferte pentru prelucrari mecanice si produse complexe, impreuna reprezentand cam 20% din total oferte si doar 6% din total pozitii. Ca urmare a activitatii de ofertare, 25,2% din oferte s-au transformat in comenzi cu o valoare medie pe comanda de 5.877 EUR. Ofertele in cadrul compartimentului s-au indreptat in cea mai mare parte catre clienti noi, atrasi prin activitatetea de promovare, cat si catre clienti deja castigati in anii precedenti. Datorita acestui mix, am atras un client important, firma V-ZUG din Elvetia si s-a reusit convingerea clientului URALAN sa revina asupra colaborarii cu noi.

la CPCT (Lucian Hutanu) ofertele au fost exclusive indreptate catre prelucrari mecanice si au reprezentat 3,6% in total oferte cu cam tot atatea pozitii in total pozitii. Din acest procent s-au concretizat 67% in comenzi insumand 55% din pozitiile ofertate. Valoarea medie pe comanda a fost de 50.583 EUR. Ofertele s-au indreptat in mare parte catre clienti deja existenti, iar cele care s-au concretizat    au fost pentru ANTRICE si GEBRODER.

la IMPORT (Marius Nedelcu) s-au realizat 8% din total oferte, numarul de pozitii fiind necunoscut. Aceste oferte au fost in special oferte pentru matrite, care s-au concretizat in proportie de 43% cu o valoare medie pe comanda de 6.863 EUR. Si in acest caz ofertele, dar si comenzile au avut ca destinatar un client mai vechi, ABB.

la SMD (Lyana Marta) s-au ofertat 12% din total oferte, numarul de pozitii fiind necunoscut. Un sfert dintre acestea s-au concretizat in comenzi cu o valoare medie de 29.173 EUR. Unul dintre clientii la care s-au concretizat ofertele, NUALIGHT, a fost atras ca urmare a participarii noastre la targul ELECTRONICA din 2008.

II. Concluzii:

Ce mai mare parte a ofertelor elaborate in companie s-a realizat de catre COPPTE, atat ca numar de oferte cat si ca numar de pozitii.

Datorita unei puternice activitati de promovare cele mai multe oferte s-au realizat pentru matriterie (numar oferte) si mase plastice (numar pozitii) considerate prioritare in efortul de incarcare a capacitatilor de productie.

Tot ca urmare a unei activitatii intense de promovare si ofertare, cele mai multe comenzi s-au realizat in matriterie si mase plastice din punct de vedere al numarului de comenzi si pozitii comandate.

Cu tot efortul de promovare si ofertare in matriterie si mase plastice valoarea facturata a comenzilor se situeaza doar la 33% din totalul facturat de 518.669 EUR, mai putin decat valoarea facturata pentru prelucrari mecanice, 39%. La SMD valoarea facturata a produselor complexe reprezinta 28,2% din total facturat.

Pentru prelucrari mecanice si produse complexe s-au realizat in cadrul COPPTE aproape la fel de multe oferte ca in cadrul compartimentelor specializate CPCT si SMD, dar fara concretizare pana la acest moment.

Cele mai multe dintre comenzi au fost realizate cu clienti deja cunoscuti si cu istorie in colaborarea cu Electromagnetica.

III. Cauze generale ale slabei concretizari a ofertelor:

cauza majora care a afectat toate activitatile economice a fost desigur recesiunea economica pe plan mondial si mai ales efectele acesteia in industria auto care a reprezentat principala orientare a activitatii de ofertare la nivelul compartimentelor analizate.

au existat si foarte multe cauze care tin de structura, orientarea si capacitatea companiei noastre de a concretiza anumite oferte, precum si de gradul de competitivitate al ofertarii in ansamblul activitatilor globale de ofertare pe care le intreprind clientii nostri.

de asemenea au existat si motive care tin de derularea proiectelor si de procesul decizional al clientilor nostri, multe dintre ofertele elaborate de noi isi gasesc realizarea mult mai tarziu (cazul comenzilor EMHART sau V-ZUG, care s-au concretizat dupa 6 si respectiv 3 luni) sau inca nu au fost evaluate de catre clienti (produse complexe cum ar fi cele pentru CKRO).

desigur ca au existat si cereri de oferta care erau destinate doar unor activitati de evaluare si comparatie din partea solicitantilor, fara o intentie serioasa de concretizare. Aceste cereri de oferta sunt inerente unei activitati de ofertare la nivel largit, focusata pe atragerea a cat mai multor clienti noi, iar tratarea acestora cu seriozitate, chiar si atunci cand se intrevede motivatia cererii este o dovada de profesionalism la care nu se poate renunta. Sigur ca, au fost si cazuri extrem de evidente si costisitoare dpv al elaborarii care au fost respinse de la bun inceput, precum si cazuri care au evoluat de la stadiul de pura comparatie, la un nivel mai concret tocmai datorita reactiei noastre profesioniste.

pe langa acestea, noi depindem in totalitate si de succesul clientilor nostri, care la randul lor depind de clientii lor. Au existat si multe situatii unde clientii nostri au pierdut sau nu au primit comenzile din partea clientilor lor, care s-au orientat catre alti furnizori din diferite interese.

In unele situatii clientii nu au concretizat ofertele, chiar daca am fost competitivi, datorita unei lipse de incredere fata de un furnizor nou intr-un proiect important. Procesul de creare si intarire a increderii dureaza, colaborarea cu V-ZUG este edificatoare pentru acest proces. Tocmai din acest punct de vedere unii clienti vor reveni cu proiecte mai mici, mult mai indicate pentru demararea unei colaborari cu compania noastra ca si furnizori noi.

IV. Cauze specifice ale slabei concretizari a ofertelor:

nivelul si conceptia tehnologica de abordare a cererilor de oferta. In foarte multe cazuri, reperele, matritele sau produsele complexe au fost abordate greoi, cu frica, cu prea mare dorinta de siguranta si complicare tehnica. Au existat clienti (URALAN, SCHNURR) care ne-au reprosat ca nu gandim pragmatic matritele, iar altii (EMHART) ca nu gandim matritele si dpv al productivitatii in productia reperelor.

dotarea tehnica si tehnologica care sa ne permita o alta abordare in executie sau largirea gamei de operatii pe masini. In matriterie ne bazam mult prea mult pe eroziune, unde capacitatile sunt limitate si masinile vechi. Nu dispunem de masini de frezat de mare viteza si in mai multe axe care sa preia o parte din operatiile realizate prin eroziune (asa cum procedeaza de exemplu URALAN sau SCHNURR). Lipseste presa de tusare pentru inchiderea matritelor complexe gen EMHART. In domeniul prelucrarilor mecanice suntem limitati la grosimea tablei de prelucrat. La SMD nu dispunem de echipamente de verificare care reprezinta cerinte obligatorii la multe proiecte.

gandirea matritelor nu se face intr-un ansamblu, de exemplu matrita-piesa, nu se analizeaza implicatiile injectiei asupra matritei sau invers, ceea ce conduce la tot felul de probleme in exploatare, dar si in relatia cu clientii (cazul ASG).

varsta si gradul de pregatire al personalului. Foarte multi oameni pregatiti au plecat , cei care au ramas sunt in varsta si de multe ori depasiti tehnic (EMHART a zis ca facem matrite cum faceau ei acum 20 de ani, manual). Ne lipsesc tinerii care vin cu alte abordari si conceptii.

lipsa motivatiei atat pe proiect cat si pe ansamblu companie. Slaba organizare si management al multora dintre activitatile de productie. Slaba coordonare si structurare a activitatilor.

reteta de pret este de foarte multe ori depasita, mai ales in conditiile actuale de piata. Foarte multe oferte au fost respinse datorita preturilor mari ofertate. Cauzele preturilor mari sunt multiple, atat legate de abordarea greoaie a proiectelor cat si de supraincarcarea cu costuri nejustificate (de exemplu amortizare masini in cazul celor deja amortizate). Ni s-a reprosat de multe ori ca avem preturi mai mari decat in Germania (EMHART a realizat 2 matrite in Germania datorita diferentei de pret fata de noi, matrite care se vor intoarce pentru productie la noi).

termene de livrare mult prea mari in raport cu cerintele clientilor.

in anumite perioade de timp capacitati epuizate care a dus la respingerea unor proiecte concrete.

comunicarea neunitara la nivel de companie cu clientii.

lipsa notiunilor tehnice in limbi straine sau chiar lipsa cunostiintelor generale de limbi straine.

lipsa activitatilor de cunoastere a noilor tehnologii, a metodelor si instrumentelor noi    aparute pe piata industriala precum si cursuri de perfectionare a personalului.

graba si pripa cu care se fac anumite lucruri, actiunile pompieristice care tin sa remedieze pe moment problema pentru a rezolva o situatie, dar nu o remediere de ansamblu.

practica controlului de calitate care nu corespunde cu teoria si documentatia.

excesul de birocratie in activitatile productive.

lipsa unui soft adecvat si integrat cu care sa se organizeze, coodoneze si controleze productia.

preturi mari la achizitia de materiale si componente in comparatie cu alti competitori (materiale plastice si componente).

nu in ultimul rand incapacitatea personalului COPPTE si a celorlalte departamente de a dezvolta si mentine un dialog permanent cu toti factorii implicati in realizarea fiecarui proiect prin prisma asumarii in comun a proiectelor.

V. Recomandari

Avand in vedere ca, la nivel de companie scaderea productiei destinata exportului a fost de numai 13%, fata de 39% scaderea productiei pe ansamblu (date la 10 luni), constatam cat de importanta este productia la export ca factor de stabilitate in total productie. Din acest punct de vedere si pentru a intesifica activitatea de export consider ca ar trebui sa fie luate in considerare urmatoarele actiuni:

implicarea tuturor factorilor decizionali ai companiei in actiunile de prospectare, atragere, urmarire si realizare a proiectelor destinate exportului pentru a obtine o sustinere a acestor proiecte din partea tutururor, atat in cadrul intern cat si in cel extern.

imbunatatirea comunicarii intre toate compartimentele implicate si a comunicarii cu clientii. Acolo unde este cazul, se vor organiza colocvii tehnice cu toti factorii implicati si cu clientii.

motivarea personalului din productie prin implementarea unor centre de performanta in cadrul carora realizarile sa fie apreciate si premiate, iar nerealizarile sa fie sanctionate pe baza participarii personalului la rezultatele obtinute in cadrul centrelor de performanta.

atragerea de forta de munca tanara, atat specializata cat si in cadrul unor programe de ucenicie. Totodata este necesara realizarea unui sistem de masurare, evaluare si promovare a personalului, precum si elaborarea unui plan de dezvoltare a carierei pentru angajatii tineri si valorosi.

imbunatatirea performantelor personalului in ceea ce priveste o noua abordare a    proiectelor, implementarea noilor tehnici si tehnologii in productie, imbunatatirea productivitatii muncii si a cunostiintelor de limbi straine prin cursuri, schimb de experienta, practica, atragerea tinerilor.

dezvoltarea spiritului si gandirii pragmatice in productie.

dezvoltarea unor centre de excelenta in cadrul compartimentelor productive orientate catre solutionarea problemelor tehnice si sporirii productivitatii muncii.

analiza cu seriozitate si competenta tehnica a tuturor cererilor de oferta atat din punct de vedere al posibilitatilor tehnice de realizare a produsului, cat si al costurilor de executie in raport cu produsul. Problemele tehnice trebuie intotdeauna definite si comunicate clientului.

infiintarea unui compartiment de pregatire si organizare a productiei, asa cum au majoritatea covarsitoare a firmelor din occident.

organizarea productiei in centre de performanta, pe criteriul autonomiei bugetare.

imbunatatirea sistemului de control al calitatii si cuplarea acestuia la gradul de satisfacere al clientilor si la tinte de PPM la nivel de compartiment si companie.

reasezarea sistemului de costuri pe baza de competitivitate in faza de trecere catre sistemul centrelor de performanta (nu putem avea preturi mai mari decat competitorii nostri din Europa Occidentala). Necesitatea elaborarii unui algoritm simplu de calcul al preturilor pentru diferite operatii sau produse pe baza caruia sa se poate derula o negociere constienta a comenzilor si contractelor.

intarirea ordinii si disciplinei in toate compartimentele si la nivel de companie; curatenia, tinuta si limbajul trebuie sa fie la nivelul unei companii de top.

reducerea "birocratiei" in activitatea operativa.

introducerea unui sistem IT performant, care sa acopere in mod eficient si organizat toate procesele din cadrul companiei inclusiv planificarea productiei.

extinderea parcului de masini cu utilaje noi, performante si care sa poate executa operatii pe care acum le facem cu mare cheltuiala de timp si bani (cel putin o freza moderna cu magazie de scule pentru relaxarea operatiunilor de eroziune).

asigurarea unui stoc minim de materiale atat la matriterie cat si la mase plastice pentru a spori viteza de reactie la concretizarea ofertelor si scurtarea termenelor de executie (toate companiile de profil din Germania au materiale pe stoc si se pot apuca rapid de demararea unei comenzi).