Sistemul metodelor si tehnicilor de conducere in institutiile publice

Sistemul metodelor si tehnicilor de conducere in institutiile publice

Punerea in practica a cerintelor principiilor managementului stiintific implica utilizarea celor mai potrivite mijloace si instrumente de infaptuire a obiectivelor stabilite de catre institutiile publice.

Operationalizarea fiecarei metode se realizeaza cu ajutorul tehnicilor de management, care sunt in fapt instrumentele de aplicare a regulilor acesteia.

Utilizarea metodelor si tehnicilor de conducere adecvate deriva din necesitatea de a atinge scopul urmarit de catre functionarul public aflat in postura de conducator la orice nivel al institutiei publice si care urmareste:

optimizarea capacitatii de munca a angajatilor

eficientizarea comportamentului acestora

ca si motivarea lor pentru a participa mai activ la activitatea desfasurata.

Pentru a avea eficienta metodele si tehnicile alese trebuie sa aiba finalitati precise si modalitati riguroase de control, cu atat mai mult cu cat unele sunt instrumente de gestiune cu efecte de structurare a stilului de conducere, care permit reinnoirea imaginii in fata propriilor functionari si a cetatenilor.

Multitudinea problemelor cu care se confrunta functionarii publici necesita folosirea unei palete largi de metode si instrumente de conducere, multe din acestea imprumutate din sistemul de management al organizatiilor economice (intreprinderilor, firmelor) si adaptate specificului institutiilor publice.

Delimitarea tipurilor de metode de conducere se poate realiza in functie de o serie de criterii, care vizeaza::

continutul

modalitatea de aplicare in practica

domeniul de utilizare

obiectivul urmarit si caracterul acestuia etc.

Vom prezenta clasificarea metodelor de conducere in institutiile publice, in functie de:

1 - obiectivele urmarite[1] in administratia de stat evidentiaza:

a) - metode de executare - care includ:

- metoda constrangerii

- metoda convingerii

- metoda cointeresarii

b) - metode de organizare si functionare - care se concretizeaza in:

- organizarea stiintifica

- sedinta

- conducerea eficienta

- valorificarea experientei in munca

- structurarea corespunzatoare a programului

c) - metode de cercetare - cum ar fi:

- analiza diagnostic

- simularea

- diagrama cauza-efect

2 - fazele procesului de management - desemneaza :

a) - metode de finalizare (previzionare), precum:

- management participativ prin obiective (MPO)

- metoda bugetului baza zero (BOZ)

b) - metode de animare (antrenare):

- proiecte de servicii

- cercul de calitate

c) - metode de control:

- sistemul de contabilitate analitica

- tabloul de bord

- tehnica de audit

Experienta practica din ultimul deceniu a impus ca cele mai uzitate metode manageriale operative:

1. Managementul prin obiective - se aplica in sectorul public sub forma managementului prin interese , care este o strategie de planificare mai flexibila ce tinde sa reuneasca succesiv si progresiv interesele in actiuni complexe.

Desi pe fond nu exista diferente esentiale intre cele doua metode, G. Moldoveanu realizeaza o analiza comparativa a acestora din punctul de vedere al sistemului decizional, al integrarii si aplicarii, a politicilor si solutiilor, a relatiilor de munca, a comunicarii si evaluarii, pentru a accentua particularitatile aplicarii metodei in institutiile publice.

Se bazeaza pe determinarea riguroasa a obiectivelor globale ce se detaliaza pana la nivelul fiecarui executant, prin obiective operationale.

Presupune identificarea participantilor si a nivelurilor de responsabilitate a fiecaruia.

Postuleaza eficacitatea motivarii personalului prin initiativa si autonomie.

Analiza comparativa a M.B.O. si M.B.I.

Metoda se aplica in cinci etape:

o      identificarea problemei

o      identificarea grupurilor de interese relevante in problema analizata

o      redefinirea succesiva a problemelor in functie de interese

o      conexiunea progresiva a intereselor grupurilor relevante

o      realizarea unui consens intre grupurile de interese.

Este o metoda ce se recomanda a fi utilizata si in institutiile publice, deoarece asigura rigurozitate, ordine si disciplina.

Aplicarea acestei metode in combinatie cu altele poate conduce, releva specialistii, la:

descentralizarea deciziei in cadrul organizatiei prin metode ca: delegarea, acordarea autonomiei juridice, financiare etc.;

utilizarea mai eficienta a bugetului ca instrument managerial cu implicatii asupra unor parghii economice (pret, salariu, profit etc.);

antrenarea in procesul decizional a mai multor participanti: alaturi de conducatori de la diverse niveluri si a cetatenilor, a organizatiilor civice, a ONG-urilor;

motivarea mai puternica a angajatilor.

Cel mai frecvent se combina cu metode precum:

diagnosticarea

scenariile

sedinta

tabloul de bord.

Utilizarea acestei metode contribuie la dezvoltarea unui climat de creativitate, responsabilitate ce promoveaza autocontrolul si rigurozitatea, seriozitatea, participarea angajatilor in toate fazele procesului conducerii.

2. Managementul prin buget - este cea mai utilizata metoda de conducere a administratiei publice printr-un sistem unitar de bugete:

- bugetul de stat

- bugetul asigurarilor sociale de stat

- bugetele locale

- bugetele fondurilor speciale

- bugetul trezoreriei statului

- bugetele institutiilor publice cu caracter autonom.

Stabilirea obiectivelor si evaluarea rezultatelor se fac in unitati monetare.

Se bazeaza pe principiile[4]:

participarii functionarilor publici la solutionarea problemelor

realismului in asigurarea relatiei clare intre nivelurile prevazute in bugete si considerentele de ordin subiectiv

flexibilitatii in procesul de implementare a bugetului.

Bugetul este instrumentul de fundamentare si infaptuire a deciziilor.

Are caracter prin excelenta economic si exprima politica Guvernului la nivel central si local.

3. Metoda bugetului baza zero (B.O.Z.)

- se bazeaza pe ierarhizarea obiectivelor operationale ale unui serviciu ca o conditie prealabila a realizarii bugetului

- este limitata folosirea pentru ca stabilirea obiectivelor depinde in mare masura de puterea politica in multe institutii publice

4. Managementul prin proiect - utilizeaza trei modalitati organizatorice de operationalizare:

- managementul pe baza de proiect:

- cu responsabilitate individuala

- cu stat major

- mixt

- se aplica in 4 etape:

a) definirea proiectului in care se formuleaza - obiectivul si continutul lucrarii

b) organizarea manageriala - se numeste conducatorul proiectului si forma de structura organizatorica

c) realizarea proiectului si mentinerea echilibrului

d) lichidarea proiectului si dizolvarea echipei.

5. Cercul de calitate - este o metoda pe care japonezii o aplica cu foarte mult succes in activitatea economica.

S-a impus si in institutiile publice, ca forma concreta de aplicare a managementului participativ.

Reprezinta maniera de formulare colectiva a propunerilor de ameliorare a calitatii serviciilor.

Consta in reunirea voluntara a functionarilor in grupuri distincte cu misiunea de a lansa noi idei ce trebuie sa contribuie la imbunatatirea activitatii desfasurate in institutia respectiva.

6. Sedinta - este metoda folosita cu cea mai mare frecventa in institutiile publice ca si in cele economice, deoarece o mare parte a deciziilor se adopta in colectiv.

Se desfasoara in 4 etape:

pregatirea

deschiderea

desfasurarea

finalizarea

Presupune respectarea unor reguli

in cadrul fiecarei etape  - generale

- specifice unor tipuri de sedinte

- suplimentare.

Principalele reguli:

a) - in faza pregatirii sedintei

- stabilirea ordinii de zi cu cel mult 3 teme

- formularea clara a problemelor

- desemnarea persoanelor ce intocmesc materialele

- invitarea persoanelor implicate direct

- materialele sa fie cat mai scurte, clare si transmise participantilor inainte

- precizarea locului de desfasurare

- desemnarea celor care monitorizeaza discutiile.

b) - pentru deschiderea sedintei

- respectarea orei de incepere

- formularea clara a obiectivelor

- prezentarea ideilor principale

- folosirea limbajului adecvat

- limitarea expunerii

- stabilirea duratei.

c) - pentru desfasurarea sedintei

- mentionarea ideilor noi

- preintampinarea si solutionarea cu tact a situatiilor tensionate ce pot aparea

- interventie prompta pentru evitarea pierderii timpului

- mentinerea ritmului pentru incadrarea in timp.

d) - pentru inchiderea sedintei

- limitarea duratei la strictul necesar

- concluzia conducatorului sedintei sa puncteze esenta

- transmiterea informatiilor relevante catre participanti pana a doua zi.

Se organizeaza de cate ori se considera oportun.

Tipuri de sedinte:

- de informare

- de analiza

- decizionale

Durata unei sedinte eficiente este intre 15 minute - 4 ore.

Numarul participantilor variaza in functie de: - nivel

- tipul deciziilor ce se adopta.

Apar si abateri de la reguli, ceea ce se repercuteaza asupra calitatii deciziilor, a eficientei in general.

7. Metode de executare - difera de la o tara la alta intrucat ele constituie modalitati prin care statul determina functionarii publici si cetatenii sa-si indeplineasca obligatiile pe care le au in raporturile cu institutia publica, cu societatea in general.

Combinarea metodei constrangerii cu cea a convingerii si cointeresarii conduce la obtinerea celor mai bune rezultate.

Cea mai frecvent folosita ar trebui sa fie metoda convingerii cetatenilor ca deciziile administrative, actele organului statului sa fie respectate si executate de buna voie pentru ca se actioneaza in interesul lor.

Prin informarea prompta si continua atat a cetatenilor cat si a functionarilor publici, acestia pot fi convinsi de necesitatea adoptarii unor decizii administrative in folosul lor.

Metoda constrangerii ar trebui sa se aplice doar dupa epuizarea celorlalte mijloace posibile si dupa avertizarea prealabila atunci cand apar situatii de abateri de la normele si regulile specifice definite de cadrul legal in care functioneaza institutiile publice.

Metoda cointeresarii a functionarilor publici sa-si indeplineasca obligatiile ce le revin, ca si a cetatenilor sa respecte si sa execute corespunzator deciziile administrative creeaza un cadru propice pentru ca cetatenii sa adopte o conduita corespunzatoare, conform prevederilor legale.

Cele mai utilizate sunt:

cercetarea operationala

programarea matematica

programarea lineara

modelare prin grafice - retea

simulare.

Instrumentele manageriale concrete, frecvent folosite sunt:

recomandarea

indicatia

directiva

hotararea

rezolutia

decizia

ordinul

avizul

aprobarea

indrumarea.

Desigur, managerii sunt cei care trebuie sa-si aleaga cele mai potrivite instrumente prin care sa duca la indeplinire obiectivele propuse, cu atat mai mult cu cat exista numeroase obstacole care se interpun si franeaza finalizarea obiectivelor datorita mai ales unor restrictii impuse de specificitatea sectorului public.

Este important ca managerii sa asigure un echilibru intre instrumentele utilizate pentru previziune, motivare si control pentru asigurarea unui cadru corespunzator unei conduceri eficiente.