DOCUMENTATIA

DOCUMENTATIA

Notiuni generale privind documentele

Orice tranzactie economica, inainte de a fi inregistrata in contabilitate, trebuie sa fie consemnata in documente de evidenta economica special concepute.

Documentele de evidenta sunt acte scrise in care se consemneaza fenomenele si procesele economice care se produc in entitati.

Din punct de vedere metodic, documentatia este un procedeu metodologic comun pentru mai multe stiinte economice. Tot documente de evidenta se considera a fi si actele ocazionate de exercitarea functiei organizatorice si administrative, in intreprinderi, organizatii economice, institutii etc. Este deosebit de important ca documentele sa fie intocmite in cel mai scurt timp dupa producerea fenomenului sau a activitatii economice, astfel incat contabilitatea sa-si realizeze functia de reflectare exacta si operativa a tranzactiilor desfasurate.

Totalitatea documentelor, ca purtatori materiali de informatii, constituie documentatia unitatii patrimoniale.

Pentru a-si realiza scopul pentru care au fost concepute, documentele de evidenta economica au o anumita structura, adica din continutul lor nu trebuie sa lipseasca anumite date si informatii, astfel:

Ø "antetul" inseamna denumirea si adresa unitatii patrimoniale care a intocmit documentul. Acesta se inscrie de regula in coltul din stanga sus al documentului, iar daca documentul este intocmit de o sectie sau de un atelier din cadrul unitatii, se inscrie in antet si numele acestuia;

Ø denumirea documentului este, de asemenea, un important element structural al acestuia, care se inscrie de regula la mijlocul acestuia in partea de sus, de exemplu "Factura fiscala", "Bon de consum", "Chitanta fiscala" etc. In structura documentului este necesara precizarea denumirii agentului economic "partener" sau eventual a persoanei fizice, care a participat la desfasurarea tranzactiei economice;

Ø in structura documentului trebuie sa se releve continutul tranzactiei pentru care a fost intocmit documentul si exprimarea valorica a acesteia. Pe langa exprimarea valorica a acesteia, uneori se inscrie si exprimarea ei intr-un alt etalon, de regula cel natural;

Ø in partea de jos a documentului trebuie sa existe semnatura persoanei care l-a intocmit, semnatura persoanei care a controlat sau a unuia dintre conducatorii unitatii. Tot pe document, mai trebuie trecut si numarul de inregistrare care i-a fost dat acestuia la registratura.

In afara acestor elemente cu caracter general, unele documente mai cuprind si alte date, precizari necesare, cum ar fi numarul comenzi la care se refera, numarul contractului etc.

Pentru a usura completarea si utilizarea documentelor de evidenta economica, s-a trecut la tipizarea acestora. Prin tipizare se intelege stabilirea unor formulare de documente unitare, pentru fiecare tip de tranzactie in parte. In cadrul acestei actiuni s-au stabilit unele date cu privire la document cum ar fi: forma, marimea, textul scris invariabil si spatiile libere pentru textul variabil.

In perioada actuala, multe documente se retipizeaza in scopul imbunatatirii continutului lor, asa cum este "Factura fiscala" pentru a se regandi randurile si coloanele, pentru a se usura prelucrarea lor, folosind tehnica moderna de calcul si pentru a reduce posibilitatea falsificarii lor.

In practica economica a unitatilor patrimoniale se folosesc destul de multe documente, motiv pentru care vom prezenta unele clasificari ale lor astfel:

a. Din punct de vedere al activitatilor economice pentru care au fost concepute si care se reflecta in ele exista:

- documente economice privind mijloacele fixe, asa cum ar fi fisa mijlocului fix, bonul de miscare etc.;

- documente privind stocuri si produse cum sunt, bonul individual de consum, fisa limita de consum etc.;

- documente privind salariile, printre care statul de salarii, lista pentru avansul chenzinal etc.;

- documente privind mijloacele banesti, printre care chitantele, extrasul de cont etc.;

- documente privind miscarea produselor, cum ar fi nota de predare, transfer, restituire, dispozitia de livrare etc.;

- documente de contabilitate ca de exemplu nota de contabilitate, jurnalele, fisele de cont etc.;

- documente ce cuprind decizii ale organelor de conducere si care precizeaza modul cum trebuie actionat in diferite situatii.

b. Din punct de vedere al functiei pe care o indeplinesc, documentele pot fi:

- documente de dispozitie sunt acelea prin care se transmit ordine, decizii de catre organele de conducere spre cele de executie, prin care se cere executarea unor actiuni. Asa de exemplu, sunt: "comanda" sau "dispozitia de livrare" etc.;

- documente justificative sunt acelea care se folosesc pentru a motiva executarea unor activitati. Asa, de exemplu, chitanta justifica incasarea unor sume de bani, statul de salarii justifica plata salariilor etc.;

- documente mixte sunt acelea care indeplinesc in acelasi timp si functia de dispozitie si pe cea justificativa. De exemplu, "bonul de consum de materiale" este in acelasi timp un document de dispozitie, adica un ordin dat magazionerului de a elibera din magazie anumite cantitati de materiale dar, in acelasi timp, este si o justificare pentru gestiunea magazionerului.

c. Din punct de vedere al locului unde se intocmesc:

- documente interne;

- documente externe.

Cele ce se numesc "interne" se intocmesc in unitate pentru alti agenti economici sau pentru alte compartimente din aceeasi unitate. Documentele asa-zise "externe" sunt acele documente care se intocmesc de catre alti agenti economici, banci sau persoane fizice, sunt transmise unitatii de referinta. De exemplu, facturile trimise de furnizori pentru materiile prime sau materialele consumabile cumparate de la acestia.

d. Din punct de vedere al numarului de tranzactii ce le cuprind:

- documente ce cuprind o singura tranzactie economica;

- documente centralizatoare.

Primele, cum ar fi bonul de consum individual, cuprinde cantitatea de materie prima ce trebuie eliberata pentru executarea unei anumite comenzi sau pentru executia unui singur produs. Sunt insa entitati, la care zilnic se intocmesc zeci de astfel de documente. Inregistrarea fiecaruia, separat, ar consuma un mare volum de munca. Din acest motiv, mai multe documente de acelasi fel se centralizeaza intr-un document "centralizator" care va inregistra o singura data.

e. Din punct de vedere al importantei informatiilor ce le cuprind:

- documente comune;

- documente cu "regim special".

Documentele comune sunt documentele obisnuite, care se folosesc de agentii economici in diferite compartimente, fara a exista vreo restrictie in ce priveste gestionarea lor. Desigur ca dupa ce au fost intocmite, se organizeaza o miscare si o gestiune caracteristice.

Documentele "cu regim special" sunt insa documente care se folosesc in tranzactii deosebite, oricum folosirea lor implica evenimente cu raspundere si din aceasta cauza ele trebuie gestionate separat. Sunt documente care ajunse pe mana unor oameni cu intentii rele, pot fi folosite pentru a produce pagube mari si pentru acestea se manifesta o grija anume. Asa, de exemplu, "Chitantele fiscale" sau "Ordinele de plata", "Biletele la ordin" sau "Registrul de casa" etc. Aceste documente sunt gestionate separat de o anumita persoana desemnata, intr-un loc separat si cu o evidenta separata. Ele se folosesc sub semnatura si daca s-a gresit intocmirea lor se restituie tot cu semnatura si se distrug in fata unei comisii.

Fluxul contabil de inregistrare si prelucrare a datelor incepe cu consemnarea in scris a datelor in documentele justificative, se continua cu reflectarea acestor documente in registrele contabile si se incheie cu intocmirea bilantului contabil si efectuarea analizei pe baza de bilant. Ca urmare, documentele justificative reprezinta limita inferioara a formei de inregistrare contabila, iar bilantul contabil limita superioara.

Ø Documentele justificative sunt acele documente in care se detaliaza tranzactia economica ce urmeaza a fi inregistrata, cu semnatura de control financiar preventiv. Aceste documente se "conteaza", de catre salariatul care are aceasta sarcina de serviciu, din compartimentul de contabilitate. Asa cum este prevazut si in Legea Contabilitatii orice tranzactie economica se consemneaza in scris in momentul efectuarii ei intr-un act, care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ".

Ø Notele de contabilitate, sunt documente tipizate, care contin elementele articolului contabil. Notele contabile trebuie sa aiba atasate de ele documentele care au stat la baza inregistrarilor.

Ø Fisa rulajelor sau Jurnalul de inregistrare, se foloseste pentru a se inregistra in mod cronologic notele de contabilitate sau documentele contate. Ea asigura inregistrarea corecta a datelor in contabilitatea sintetica, astfel incat, totalul lunar al sumelor din fisa rulajelor trebuie sa fie egal cu rulajele din balantele de verificare.

Ø Cartea mare-sah, se intocmeste lunar in compartimentul financiar contabil, separat pentru debitul si pentru creditul fiecarui cont sintetic pe masura inregistrarii tranzactiilor. Ea se completeaza pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative centralizatoare si a notelor contabile, servind la intocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice.

Ø Fisele de cont analitic, se folosesc pentru a inregistra detaliat elementele de activ si cele de pasiv. Aceste fise de cont analitic pot avea mai multe forme, astfel:

¨ fisele de cont analitic pentru operatii diverse, se folosesc pentru conturile la care evidenta se realizeaza numai valoric (ex. Debitori diversi);

¨ fisele de cont analitic pentru conturi de stocuri si produse, care cuprind in plus fata de cele anterioare si informatii privind cantitatile vehiculate (ex. Materii prime, Materiale consumabile, Produse finite etc.);

¨ fise complexe, cum sunt cele de postcalcul, care cuprind productia lansata, productia obtinuta, precum si productia in curs de fabricatie etc.

Ø Balantele de verificare, reprezinta lucrari de sinteza ce se intocmesc lunar. Ele servesc pentru verificarea exactitatii informatiei contabile si sunt importante lucrari pregatitoare in vederea intocmirii bilantului contabil. Balantele de verificare pot fi:

¨ balante de verificare sintetice, cele care se intocmesc pe baza conturilor sintetice;

¨ balante de verificare analitice, cele care se intocmesc pe baza conturilor analitice.

Legea contabilitatii si regulamentul de aplicare a acesteia, acorda o mare atentie registrelor care se folosesc in contabilitate. Datele consemnate in documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica, grupate si sistematizate in cadrul unor formulare numite registre.

Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul carora se realizeaza inregistrarea operatiilor economice si financiare in conturi si furnizarea, pe aceasta baza, de informatii privind situatia si miscarea patrimoniului. Ele se prezinta sub forma unor caiete, foi volante, fise sau documente informatice cu continutul si structura adecvate scopului pentru care s-au deschis. Aceste registre nu circula intre compartimente deoarece sunt documente de inregistrare contabila si se completeaza si se pastreaza numai in compartimentul financiar contabil. Ele se arhiveaza la compartimentul financiar contabil alaturi de documentele justificative care au stat la baza intocmirii lor.

Teoria si practica contabila au generat o diversitate de forme privind continutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de inregistrare a operatiilor economice si financiare in cadrul sistemului de conturi, registrele sunt folosite pentru urmatoarele tipuri de evidente:

Ø evidenta cronologica;

Ø evidenta sistematica;

Ø pentru realizarea combinata a celor doua feluri de evidente;

Ø pentru inventarierea patrimoniului.

Registrele de contabilitate reprezinta, alaturi de bilant si contul de profit si pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea. Normele legale din tara noastra prevad ca principale registre de contabilitate:

Ø Registrul-jurnal;

Ø Registrul jurnal de incasari si plati;

Ø Registrul-inventar;

Ø Registrul Cartea-Mare.

Registrul jurnal, este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza zilnic sau lunar, in mod cronologic, fara spatii libere, fara stersaturi, toate tranzactiile privind miscarile patrimoniului unitatii.

Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie, etc.) si in cursul aceleiasi zile, pot fi inregistrate intr-un document centralizator care sta la baza inregistrarii in registrul jurnal.

Acest registru se poate prezenta sub doua forme:

Ø registrul - jurnal general;

Ø registrul - jurnal auxiliar pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii - achitarii facturilor, situatia avansurilor spre decontare, etc., folosite de unitatile patrimoniale care au un volum mare de operatiuni.

Pentru a asigura concordanta intre inregistrarile contabile si documentele existente, agentii economici au obligatia de a completa lunar doua jurnale auxiliare si anume:

Ø Jurnal pentru vanzari;

Ø Jurnal pentru cumparari.

Jurnalul pentru vanzari, serveste la stabilirea lunara a taxei pe valoarea adaugata colectata si se completeaza si se arhiveaza in compartimentul financiar contabil.

Jurnalul pentru cumparari, serveste la stabilirea lunara a taxei pe valoarea adaugata deductibila. Se completeaza si se arhiveaza in compartimentul financiar contabil.

Situatiile financiare anuale

Pentru ca datele contabilitatii sa poata fi folosite in mod eficient in procesul de conducere, pentru luarea celor mai bune decizii manageriale, se impun centralizarea si sintetizarea lor periodica. Acestei cerinte de centralizare si sintetizare ii corespund situatiile financiare anuale.

Situatiile financiare anuale cuprind:

ü Bilant

ü Cont de profit si pierdere

ü Note explicative la situatiile financiare anuale

Verificarea, circulatia si pastrarea documentelor

Indiferent de modalitatea de intocmire a documentelor, manual, mecanizat sau chiar cu tehnica automata, exista posibilitatea de a se gresi, cu consecinte uneori grave. Aceasta face oportuna verificarea documentelor, ceea ce se realizeaza din trei puncte de vedere:

- verificare de forma;

- verificare cifrica;

- verificare de fond.

Ø Verificarea de forma a documentelor se refera la modul cum a fost intocmit documentul si anume: se verifica daca s-a folosit documentul tipizat pentru tranzactia ce o cuprinde, daca au fost completate toate randurile si coloanele, iar daca au fost spatii ce nu puteau fi completate, ele trebuie barate, pentru a nu se completa ulterior. Se verifica daca au fost semnate de catre persoanele care au sarcina de serviciu de a le intocmi si verifica, daca nu contin stersaturi sau corecturi neregulamentare etc.;

Ø Verificarea cifrica sau aritmetica, cum se mai numeste ea, consta in verificarea calculelor cuprinse in document. Multe documente de evidenta economica cuprind in continutul lor o seama de determinari cantitative si valorice, care trebuie sa fie corecte din punct de vedere matematic. Fara acest privind exactitatea, este posibil sa fie afectat patrimoniul unitatii care a intocmit documentul sau al unitatii partenere. Tot in categoria de verificare cifrica, mai intra si exactitatea preturilor sau a tarifelor folosite, exactitatea adausurilor sau rabatului utilizat, a transformarilor cantitative sau de alta natura;

Ø Verificarea de fond, este cea mai importanta forma de verificare, efectuata de persoane cu o buna pregatire profesionala, buni cunoscatori ai legislatiei si buni cunoscatori ai activitatii unitatii patrimoniale. In general, verificarea de fond depaseste sfera de cuprindere a documentului si se extinde asupra tranzactiei descrise in document. Cel ce efectueaza verificarea de fond, are in vedere urmatoarele tranzactia:

ü verificarea realitatii tranzactiei economice, deci daca tranzactia descrisa in document a avut loc cu adevarat sau este un document fals;

ü verificarea legalitatii tranzactiei in raport de legislatia economica, actele normative elaborate la nivel national sau departamental, instructiuni sau chiar hotarari ale consiliului de administratie;

ü verificarea necesitatii, in raport de interesele activitatii economice a agentului economic;

ü verificarea oportunitatii, deci daca tranzactia descrisa in document a fost efectuata la momentul potrivit;

ü verificarea eficientei tranzactiei cuprinsa in document, ceea ce inseamna a se aprecia daca tranzactia desfasurata are ca efect cresterea eficientei sau dimpotriva, produce pierderi.

Verificarea de fond se face inainte ca tranzactia descrisa sa se fi produs, caz in care se numeste "control financiar preventiv" si este un atribut al conducatorului compartimentului financiar-contabil sau al unui delegat al acestuia. Tot verificarea de fond se mai face si ulterior producerii tranzactiei economice, caz in care se numeste "control postoperativ" sau verificare ulterioara, sau "control de gestiune";

Ø Circuitul sau circulatia documentelor este reprezentat de drumul parcurs de documente, din momentul intocmirii lor si pana ce ele se arhiveaza. Exista elaborate si reprezentari grafice pentru circulatia documentelor, care permit reprezentarea acestora mai sugestiva, astfel:

ü crearea unui document, sau inregistrarea unor date pentru prima data intr-un document;

ü adaugarea unor date intr-un document creat;

ü arhivarea definitiva sau distrugerea;

ü scoaterea din arhiva a unui document.

Pastrarea documentelor este o lucrare importanta ce se executa in legatura cu documentele de evidenta economica. Documentele, dupa ce si-au jucat rolul si au fost folosite de persoanele in cauza, se pastreaza provizoriu in arhiva compartimentului care le-a folosit. Unele se arhiveaza provizoriu la compartimentul de contabilitate, altele la compartimentul financiar etc.

Documentele se pastreaza in arhiva compartimentelor, pe o perioada, de regula de un an. Dupa aceasta perioada, se arhiveaza definitiv in arhiva agentului economic. Termenul de pastrare a documentelor contabile este reglementat de legislatia contabila. Este recomandat ca registrele contabile sa fie pastrate timp de 10 ani iar documentele justificative sa se pastreze cel putin 3 ani. Statele de salarii in schimb si bilanturile se vor pastra timp de 50 de ani.