Documentele justificative

Documentele justificative

Documentele justificative constituie baza sau suportul material pentru inregistrarea in contabilitate a operatiilor patrimoniale, fiind inscrisuri in care se consemneaza orice operatie care afecteaza patrimoniul unitatii, acolo si atunci cand a avut loc. Ele fac dovada infaptuirii operatiilor economice si financiare pe care le consemneaza atat in cazul exercitarii diferitelor verificari sau controale, cat si in situatia unor litigii si, totodata, constituie izvorul informatiilor contabile.

Continutul documentelor justificative este format din diferite elemente care, in functie de modul de completare si de importanta pe care o au, se pot delimita in comune si specifice.

Elementele comune sunt cele care se refera la datele de identificare si la asigurarea responsabilitatilor pentru intocmire, verificare si aprobare, dintre care se amintesc: denumirea, numarul si data documentului; denumirea si sediul unitatii patrimoniale, inclusiv compartimentul organizatoric emitent; salariatii sau persoana juridica terta, dupa caz, care participa la efectuarea operatiei in cauza; semnaturile persoanelor care poarta raspunderea pentru efectuarea operatiei si intocmirea documentului, pentru avizare, pentru aprobare s.a.

Elementele specifice sunt cele care concretizeaza si caracterizeaza operatiile economice si financiare consemnate, fiind urmatoarele: continutul operatiei consemnate; baza legala pentru efectuarea operatiei, atunci cand este cazul; datele cantitative; preturile unitare si valorile sau numai date valorice partiale si totale, dupa caz; alte elemente care sunt necesare ulterior pentru efectuarea operatiilor de prelucrare si verificare a documentelor justificative, cum este cazul diferitelor coduri pentru prelucrarea electronica a datelor.

Intocmirea sau completarea documentelor justificative se face cu usurinta pentru elementele comune, care pentru marea majoritate a operatiilor de aceeasi natura se repeta, documentele in cauza fiind identice. Pentru completarea elementelor specifice sunt necesare, de regula, anumite calcule, cunoasterea specificului operatiilor respective si, implicit, un volum mai mare de munca.

Intocmirea propriu-zisa a documentelor justificative sau definitivarea acestei operatiuni, dupa caz, se efectueaza la locul si atunci cand se infaptuieste operatia care se consemneaza, folosindu-se cerneala, pasta, creion chimic sau mijloace tehnice de calcul. In acest sens, se are in vedere structura documentelor justificative, care poate permite completarea lor atat manual, cat si cu mijloace tehnice de calcul sau numai manual (deconturi de cheltuieli si altele).

In ceea ce priveste operatiunea de completare, se retine ca pentru documentele privind operatiunile banesti in numerar si prin banca nu sunt admise corectari, iar atunci cand intervin greseli se anuleaza documentul in cauza, intocmindu-se altul corect. Pentru documentele justificative referitoare la celelalte operatii economice si financiare este admis sa se corecteze greselile de completare, insa acestea trebuie sa fie barate cu o linie si sa existe semnatura celui care a facut corectarea.

Prelucrarea documentelor justificative constituie o activitate importanta si consta in efectuarea mai multor operatii necesare pregatirii lor pentru inregistrarea in contabilitate. Astfel, se efectueaza: gruparea sau sortarea documentelor pe categorii sau grupe de operatii omogene (de capitaluri, de active imobilizate necorporale, de active imobilizate corporale, de stocuri etc.); se face evaluarea, daca este cazul, si se determina valoarea totala a documentului; se intocmesc centralizatoare pentru documentele care contin operatii de aceeasi natura; se consemneaza pe fiecare document justificativ, atunci cand se inregistreaza in mod individual, si pe fiecare document centralizator simbolurile conturilor sintetice si analitice debitoare si creditoare sau, altfel spus, se intocmesc formulele contabile.

Verificarea documentelor justificative are loc dupa ce s-a efectuat prelucrarea si reprezinta operatiunea premergatoare inregistrarii in contabilitate, avand ca scop eliminarea sau corectarea eventualelor erori care s-au facut anterior. In functie de aspectele urmarite, verificarea documentelor se refera la aspecte ce privesc forma precum si fondul (continutul).

Verificarea formei documentelor justificative are in vedere urmatoarele aspecte: folosirea modelului de document corespunzator naturii operatiei consemnate; completarea tuturor elementelor pe care le contine documentul; exactitatea preturilor unitare si a calculelor efectuate; existenta semnaturilor persoanelor responsabile pentru intocmirea, avizarea si aprobarea operatiilor consemnate si altele.

Verificarea de fond se refera la aspectele privind necesitatea, legalitatea, oportunitatea si economicitatea operatiilor consemnate in documente.

Necesitatea efectuarii operatiei se stabileste in functie de prevederile programului de activitate si de bugetul de venituri si cheltuieli ale unitatii patrimoniale.

Legalitatea se apreciaza prin apelarea la prevederile legale referitoare la operatiile efectuate.

Oportunitatea consta in efectuarea operatiei economice in momentul potrivit, cel mai favorabil, cand se prilejuiesc eforturi minime. Aceasta cerinta sau trasatura este in interdependenta cu cea privind economicitatea, care, la randul sau, impune ocazionarea unui nivel minim de cheltuieli in vederea desfasurarii unei activitati rentabile.

Operatiunea de verificare, inclusiv a exactitatii conturilor debitoare si creditoare, se confirma prin semnatura salariatului care a efectuat-o, iar erorile ce se depisteaza, se corecteaza, dupa caz, de catre acesta sau de cel care a intocmit documentul in cauza.

Operatiunea de verificare se poate extinde, atunci cand este cazul, la aspectele privind pregatirea documentelor in vederea predarii lor pentru a fi prelucrate cu mijloace tehnice de calcul, precum si la cele referitoare la situatiile sau rapoartele obtinute in urma prelucrarii.

Documentele justificative, in masura in care au fost verificate si erorile au fost corectate, se inregistreaza in documentele de evidenta contabila, dupa care sunt supuse operatiunii de clasare, de asezare a lor intr-o anumita ordine, si apoi celei de arhivare, de pastrare in cadrul unitatii pentru anumite intervale de timp stabilite in functie de natura operatiilor consemnate si in raport cu prevederile legale in domeniu.

In ceea ce priveste rectificarea erorilor ce se constata in urma operatiunilor de verificare a documentelor, se retine ca impune, in principal, corectarea tuturor exemplarelor, radierea cu o linie a textului sau sumei gresite astfel incat acesta sa se poata citi ulterior, scrierea deasupra a textului sau sumei corecte, semnatura persoanei care a facut rectificarea si data.