FINANTE-CONTABILITATE - CONTABILITATEA RELATIILOR COMERCIALE CU PARTENERII INTERNI

 

 

CONTABILITATEA RELATIILOR COMERCIALE

CU PARTENERII INTERNI

CAPITOLUL I

PREZENTAREA GENERALA A

S.C. GRUPPO S.R.L.

SCURT ISTORIC

Denumirea societatii este S.C. GRUPPO S.R.L. , urmand a figura astfel, in orice act,scrisoare sau publicitate emisa , pe care se vor indica obligatoriu si : sediul, capitalul social, numarul de ordine din Registrul Comertului, codul unic de inregistrare, numarul de cont si banca unde acesta a fost deschis.

S.C. GRUPPO S.R.L are forma juridica de societate cu raspundere limitata si isi desfasoara activitatea in conformitate cu legislatia romana in vigoare si cu prevederile din actul constitutiv.

Actul constitutiv cuprinde:

Asociati: numele si prenumele, locul si data nasterii, domiciliul si cetatenia asociatilor, actul de identitate Asociat unic, Hashm Saba, nascuta la data de 27.01.1976, in Irak, de cetatenie irakiana, domiciliata in Irak, localitatea Bucuresti - Resedinta, Calea 13 Septembrie nr.57, identificata cu C.I. seria G, nr.0002629, eliberata de S.P.E.S. Bucuresti la data de 05.09.2002.

Forma juridica, denumirea, sediul si emblema societatii.

Societate cu raspundere limitata, cu denumirea GRUPPO, cu sediul in Timisoara, str.Simion Barnutiu Societate, nr.56A. Nu a declarat emblema.

Obiectul de activitate al societatii, cu precizarea domeniului si al activitatii principale

Domenii declarate: Comert cu ridicata, Comert cu amanuntul, Productie industriala, Servicii.

Domeniul principal:Comert cu amanuntul. Activitate principala: 5147 Comert cu ridicata al altor bunuri de consum nealimentare.

Tipul de capital, numarul si valoarea nominala a partilor sociale atribuite fiecarui asociat pentru aportul sau.

Capitalul social este de tip privat strain 100%.Capitalul social subscris este 5.000.000 lei, din care 149$, participare straina la capital. Capitalul social varsat : 5.000.000 lei, numarul total de parti sociale: 50; valoarea unei parti sociale:100.000 lei.

Participarea fiecarui asociat la beneficii sau pierderi.

Hashm Saba, aduce un aport la capital echivalent cu 5.000.000 lei, ceea ce reprezinta 100% din capitalul social, avand cota de participare la beneficii sau pierderi de 100%.

Capitalul social va putea fi majorat pe baza hotararii Adunarii Generale a asociatilor, prin crearea de noi parti sociale, reprezentand noi aporturi in numerar sau in natura al asociatilor, prin majorarea valorii nominale a partilor sociale existente in schimbul unor noi aporturi, sau prin incorporarea rezervelor conform Legii 31/1990 republicata.

Transmiterea partilor sociale catre terti, se poate face cu aprobarea adunarii, luata cu majoritate de ¾ din capitalul social, dupa exprimarea dreptului de preemptiune a celorlalti asociati. In cazul decesului unuia dintre asociati, societatea va fi preluata de mostenitorii acestuia.

Adunarea asociatilor are urmatoarele obligatii principale:

a)     aproba bilantul contabil si stabileste repartizarea beneficiului net; stabileste bugetul de venituri si cheltuieli si programul de activitate pe exercitiul financiar urmator;

b)     desemneaza pe administratori, le stabileste raspunderile si competentele, le stabileste remunerarea, se pronunta asupra gestiunii acestora, ii descarca de activitate si ii revoca;

c)     aproba structura organizatorica a societatii si numarul de posturi.

Atributiile Adunarii Generale extraordinare sunt:

a)     decide cu privire la schimbarea formei juridice a societatii;

b)     decide cu privire la majorarea sau reducerea capitalului social si cu privire la transmiterea partilor sociale;

c)     decide cu privire la fuzionarea sau divizarea societatii;

d)     decide cu privire la dizolvarea si lichidarea societatii si cu privire la actionarea in judecata a administratorului pentru pagubele produse;

e)     decide cu privire la completarea sau schimbarea obiectului de activitate;

f)      decide cu privire la orice alta modificare a actului constitutiv sau orice alta problema pentru care este ceruta aprobarea Adunarii Generale extraordinare privind societatea.

Adunarea Generala se va tine de regula la sediul societatii.

Hotararile asociatilor se iau in Adunarea Generala, prin vot deschis. Prin actul constitutiv, se va putea stabili ca, votarea sa se poata face si prin corespondenta. Adunarea Generala decide prin votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si a partilor sociale. Fiecare parte sociala da dreptul la un vot, dreptul de a alege si de a fi ales in organele de conducere, dreptul de a participa la distribuirea profitului. Un asociat nu poate exercita dreptul sau de vot, in deliberarile asociatilor referitoare la aporturile sale in natura sau la actele juridice incheiate intre acesta si societate.

Un asociat, respectiv numarul de asociati, ce reprezinta o patrime din capitalul social total, vor putea cere convocarea Adunarii Generale.

Administratorii sunt obligati sa convoace Adunarea Generala asociatilor cel putin o data pe an si ori de cate ori este necesar. Convocarea se va face cu cel putin zece zile inainte de ziua fixata pentru tinerea acesteia, in convocator aratandu-se ora, ziua, locul si ordinea de zi.

Pentru desemnarea sau revocarea administratorilor, precum si hotararile cu privire la raspunderea acestora, votul este secret.

Administratorii, fara autorizarea Adunarii asociatilor, nu pot primi mandatul de administrator la alte societati concurente, nici sa desfasoare acelasi tip de activitate pe cont propriu sau in contul altei persoane fizice sau juridice.

Societatea trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care sa se inscrie, dupa caz, numele si prenumele, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale si orice alta modificare privitoare la aceasta.

Administratorul raspunde personal si solidar pentru orice dauna pricinuita prin nerespectarea prevederilor legale.

Administratorul S.C GRUPPO SRL Timisoara, este domnul Ghasan S. Hashm, de cetatenie irakiana, nascut la data de 19.12.1974, domiciliat in Irak, localitatea Otopeni - Resedinta, Calea Bucurestilor nr.27, avand puteri depline.

Obiectul principal de activitate al societatii il constituie comertul cu ridicata al mobilei si al produselor de uz electrocasnic.

Mobila comercializata este importata din Italia. In general, aceasta este adusa la comanda, fiind aleasa de client, din cataloagele care ii stau la dispozitie si cu ajutorul designerilor angajati ai firmei.

Designerii se deplaseaza la domiciliul clientului pentru a efectua masuratorile de rigoare, si pentru a intocmi o oferta, care contine mai multe variante de amenajare schitate, plus pretul pe fiecare varianta. La momentul semnarii contractului, clientul are obligatia achitarii a minim 30% din valoarea contractului, restul achitandu-se pana in momentul livrarii marfii. Transportul si montajul mobilei sunt gratuite.

S.C. GRUPPO S.R.L. din Timisoara are un director de magazin, un serviciu dec contabilitate, plus casierie, un birou de design-marketing si personal calificat pentru executarea lucrarilor de tamplarie si montaj de mobila.

Firma este relativ tanara, pe piata timisoreana existand doar de un an si jumatate. Daca se tine cont de celelalte firme "GRUPPO ROMA" din tara, care sunt pe piata de mai bine de patru ani, atunci putem spune ca, o oarecare experienta totusi exista.

ORGANIGRAMA S.C. GRUPPO S.R.L.

MODUL DE ORGANIZARE A EVIDENTEI CONTABILE

Conform prevederilor Legii contabilitatii nr.82/1991, agentii economici precum si orice alte organisme cu personalitate juridica au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca bilantul contabil impreuna cu componentele sale dupa modelele elaborate de Ministerul Finantelor Publice.

Contabilitatea are ca obiect reflectarea in expresie baneasca a tuturor bunurilor mobile si imobile, a disponibilitatilor banesti, a drepturilor si obligatiilor unitatilor, a cheltuielilor, veniturilor si a rezultatelor obtinute.

Legea prevede obligativitatea tinerii contabilitatii in limba romana si in moneda nationala. Potrivit prevederilor legii, obligativitatea organizarii si conducerii contabilitatii, ce revine tuturor unitatilor patrimoniale, trebuie sa se realizeze ca un atribut al autonomiei dar si alinierii fiscale a acestora, intr-o maniera unica, ce se inscrie intr-un cadru general, capabil sa asigure:

intocmirea documentelor justificative pentru orice operatie care afecteaza, intr-un fel sau altul, patrimoniul unitatii;

inregistrarea in contabilitate a operatiilor patrimoniale;

inventarierea patrimoniului unitatii;

intocmirea bilantului contabil;

controlul asupra operatiilor patrimoniale efectuate;

furnizarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniului si rezultatele obtinute de unitate.

In vederea aducerii la indeplinire a acestor obiective, conceptia organizarii contabile are in vedere functionarea in completare a doua paliere intercorelate, si anume:

a)     contabilitatea generala sau financiara care are drept obiect circuitul patrimonial al unitatii luat in totalitatea si structura sa ca entitate gestionara. Scopul sau este acela de a determina periodic situatia patrimoniului sub forma relatiei:

actiune + drepturi de creanta = capital propriu + datorii

b)     contabilitatea analitica sau interna de gestiune are ca menire evidenta, calculul, analiza si controlul costurilor si al rezultatelor analitice prin prisma componentelor activitatilor consumatoare de resurse si producatoare de rezultate: pe feluri de produse, lucrari sau servicii; pe subdiviziuni organizatorice interne, componente ale unitatii; chiar prin prisma functiunilor unitatii ca microsistem economic.

Criteriul folosit pentru delimitarea cheltuielilor si a rezultatelor este cel al destinatiei si functiei lor. Contabilitatea interna de gestiune se identifica cu: gestiunea analitica a stocurilor, calcularea costurilor de productie (produse, servicii, functii), determinarea rezultatelor analitice prin compararea produselor cu pretul de vanzare, previziunea cheltuielilor si a veniturilor prin constituirea unei retele de bugete interne.

Campul contabilitatii interne de gestiune este definit de fapt de Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii care precizeaza ca sfera contabilitatii analitice se circumscrie la "inregistrarea operatiunilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor pe destinatii, respectiv pe activitati, sectii, faze de fabricatie, etc., decontarea productiei, precum si calculul costului efectiv al produselor fabricate, lucrarilor executate si serviciilor prestate, inclusiv al productiei in curs. Modul de organizare a contabilitatii de gestiune este la latitudinea fiecarei unitati patrimoniale in functie de activitatii si necesitatile proprii ale acesteia. In acest sens, pe langa conturile de venituri si cheltuieli pe destinatii si de calculatie a costurilor, pot fi utilizate conturi de venituri si rezultate analitice corespunzatoare, in functie de optiunea fiecarei unitati patrimoniale".

In legatura cu organizarea contabilitatii pe cele doua paliere, mai trebuie avut in vedere si faptul ca, contabilitatea generala asigura cadrul total al "stapanirii patrimoniului", iar contabilitatea analitica ramane la dispozitia organizatorica a fiecarui agent economic, inscriindu-se totusi in limita anumitor restrictii:

contabilitatea mijloacelor fixe se tine pe categorii si pe fiecare obiect de evidenta in parte;

obiectele de inventar de mica valoare sau scurta durata se inregistreaza in conturi din afara bilantului;

contabilitatea valorilor materiale se tine cantitativ si valoric sau numai valoric;

contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli dupa natura lor;

contabilitatea clientilor, furnizorilor, a celorlalte creante si obligatii, se tine pe categorii, precum si pe fiecare comanda fizica sau juridica;

contabilitatea veniturilor se tine pe feluri de venituri, dupa natura lor, compatibile cu cheltuielile pe care le-au generat, de asa maniera incat rezultatele financiare si profitul/pierderea sa se poata determina lunar;

valoarea actiunilor emise sau a altor titluri, precum si varsamintele efectuate de asociati in contul capitalului subscris se reflecta distinct in contabilitate.

Din acest "amalgam" format de contabilitatea financiara si contabilitatea interna de gestiune, rezulta un ansamblu informational integrat perfect, greu de egalat ca exactitate, utilitate si varietate in orice proces managerial.

Sistemele de organizare a contabilitatii sunt numeroase, relevand astfel oferta pe care stiinta contabila o pune la dispozitie, dar si posibilitatea de a acoperi cele mai diverse "campuri" de complexitate, marime, obiect, cerinte, etc., din partea agentilor economici.

In acest cadru deosebim:

Sisteme de contabilitate simple:

sistemul registrelor;

sistemul inventarului rulant;

sistemul conturilor simple.

Sisteme de contabilitate in partida dubla:

sistemul de contabilitate in partida dubla cu un singur circuit;

sistemul de contabilitate in partida dubla cu dublu circuit din care;

unul intern;

unul extern.

Sisteme de contabilitate in partide multiple.

In acest ansamblu trebuie retinut ca toate sistemele de contabilitate sunt compatibile, dar aprecierea performantelor lor depinde cu prioritate de structura organizatorica, marimea, specificul si interesul agentului economic pe piata.

Legea contabilitatii prevede ca tinerea contabilitatii se face in partida dubla, ceea ce trebuie sa asigure:

inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a tuturor operatiunilor patrimoniale in functie de natura lor, in mod simultan, in debitul unui cont si creditul altuia (sau altor) conturi, denumite conturi corespondente (si invers);

stabilirea totalului sumelor debitoare si creditoare, precum si a soldului final al fiecarui cont;

intocmirea balantei de verificare, care reflecta egalitatea dintre totalul sumelor debitoare si creditoare si totalul soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor;

prezentarea situatiei patrimoniului si a rezultatelor obtinute, respectiv a activelor si pasivelor prin bilant, precum si a veniturilor, cheltuielilor si a profitului/pierderii prin contul de profit si pierdere.

Ministerul Finantelor Publice stabileste categoriile de persoane care pot tine contabilitatea in partida simpla si care nu intocmesc bilant contabil ci numai registru de incasari si plati. Acestea sunt: persoanele fizice cu calitate de comerciant, asociatiile de locatari, comunele, unitatile de cult, etc.

Restul de persoane juridice sunt obligate sa tina contabilitatea in partida dubla.

De regula, in cadrul unitatilor amintite, contabilitatea este organizata si tinuta in compartimente distincte, conduse de directorul economic sau contabilul sef. Ea poate fi organizata si tinuta si de catre persoane fizice care au calitatea de contabil autorizat sau expert contabil.

Raspunderea pentru organizarea si tinerea contabilitatii conform legii revine administratorului. Daca contabilitatea nu se tine de persoane autorizate, raspunderea revine patronului.

In structura functionala a unitatilor patrimoniale sunt delimitate functiile de baza ale acestora:

functia de cercetare-dezvoltare;

functia comerciala;

functia financiar-contabila;

functia de productie si de personal.

Functia financiar-contabila antreneaza doua genuri de activitati si anume: activitatea financiara si activitatea contabila. Cadrul de realizare a acestei importante functii este asigurat in structura de directia financiar-contabila condusa de catre directorul financiar-contabil sau contabilul sef. Atributiile directiei financiar-contabile se realizeaza pentru cele doua activitati specifice in cadrul serviciului financiar si a serviciului de contabilitate.

1.4. PRINCIPALELE DOCUMENTE UTILIZATE DE

CATRE SOCIETATE IN RELATIILE CU FURNIZORIISI CLIENTII

Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea tuturor datelor ei pe baza de acte scrise prin care se consemneaza operatiile economice in momentul efectuarii lor. Nici o operatie economica nu se poate inregistra in contabilitate fara un act scris in care sa fie consemnata operatia economica respectiva.

Pentru a evidentia modalitatea de organizare a documentelor primare ce reflecta operatiunile cu tertii, furnizorii si clientii, vom grupa relatiile in functie de categoria in care se incadreaza tertii, ca apoi, pe aceasta baza, sa se indice documentele care constituie suportul de consemnare si inregistrare a datoriilor si creantelor.

CATEGORIA NATURA MODALITATE DE REALIZARE DOCUMENTE

Furnizori Datorii - operatiuni de aprovizionare cu Contract

bunuri, lucrari si servicii Factura

N.I.R

- stingerea datoriilor Fila C.E.C.

prin plata Ordin de plata

prin efecte comerciale Chitanta

- avansuri acordate Fila C.E.C.

Ordin de plata

Factura

Clienti Creante - operatiuni de vanzari de Contract

bunuri si realizari de lucrari Fila C.E.C.

si prestari servicii Ordin de plata

- stingerea creantei prin Chitanta

incasare

Atestarea documentara a operatiilor economice este o cerinta minima necesara in orice miscare patrimoniala, cu atat mai putin atunci cand este vorba de valori materiale, financiare sau judiciare.

In acest spirit, Legea contabilitatii prevede ca orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei, intr-un inscris ce sta la baza inregistrarilor contabile, dovedind prin aceasta calitatea de document justificativ. Existenta acestor documente angajeaza, deopotriva, raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, ori inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Pentru reflectarea cat mai clara a operatiunilor economice, documentele trebuie sa cuprinda anumite date cu caracter obligatoriu cum ar fi:

denumirea documentului;

numarul documentului;

data documentului;

denumirea si sediul unitatii care a intocmit documentul;

mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiilor (daca este cazul);

continutul operatiei economice si financiare si termenul de efectuare a ei (daca este cazul);

date cantitative si valorice aferente operatiei economice si financiare;

semnaturile si stampilele persoanelor care raspund de efectuarea operatiilor;

alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documentele justificative.

In ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularitati de continut si restrictii de completare si circulatie, unele se intocmesc in unitate, altele in exterior; unele sunt tipizate, altele nu; unele au caracter de dispozitie, altele de executie sau justificare, etc.

In functie de tratarea si complexitatea lor, retinem existenta in practica curenta, a trei mari categorii:

documente justificative, prin intermediul carora se atesta efectuarea ca atare a operatiunilor economice;

documente primare, intocmite la locul si momentul evenimentului patrimonial;

documente centralizatoare, obtinute prin sortarea documentelor primare pe operatii.

documente de evidenta si prelucrare contabila;

documente de sinteza si raportare contabila si financiar fiscala.

Deoarece la baza intregului sistem al documentatiei contabile sta documentul justificativ, in spiritul unor reglementari financiar-fiscale necesare si al recunoasterii partenerilor de afaceri, fiecare agent economic are interesul de a-si construi propriul sistem de documente primare, in functie de specificul sau, economic si organizatoric, mijloacele si tehnica de calcul de care dispune, distributia patrimoniului pe gestiuni; in conformitate cu cerintele de prelucrare primara si finala cu necesitatile de informatii manageriale, cu imperativele alinierii la legislatia financiara si fiscala, cu interesul de control si autocontrol permanent.

Documentele se pot clasifica dupa mai multe criterii.

Dupa natura operatiilor la care se refera documentele, ele pot fi:

documente privind imobilizarile - procesul verbal de receptie a unui mijloc fix;

documente privind stocurile - N.I.R. si factura;

documente privind mijloacele de trezorerie - chitanta, fila C.E.C., dispozitia de plata, dispozitia de incasare;

documente privind salariile si alte drepturi de personal - stat de salarii;

documente privind veniturile din vanzarea productiei - factura.

Dupa modul de intocmire al documentelor in cadrul firmei, exista doua categorii:

documente primare - chitanta, procesul verbal de receptie, bon de consum;

documente centralizatoare - centralizatorul bonurilor de consum, borderoul vanzarilor zilnice.

Dupa locul unde se intocmesc documentele si circuitul lor, avem doua categorii:

documente interne;

documente externe.

Dupa caracterul si functia lor, exista trei categorii de documente:

documente de dispozitie - dispozitie de plata, de incasare, de livrare;

documente de executie, justificative - chitanta, factura;

documente mixte de dispozitie si executie - bonul de lucru si bonul de consum.

Dupa regimul de multiplicare si utilizare avem doua categorii de documente:

documente cu regim special;

documente fara regim special.

Dupa sfera de aplicare:

documente de uz general;

documente specifice anumitor ramuri.

Datele si informatiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate in cadrul documentelor contabile. Aceste documente pot fi tipizate sau nu.

Tipizarea consta in elaborarea unor formulare de documente unitare pentru anumite operatii economice din cadrul unei ramuri sau din economia nationala.

Formularele tipizate sunt suportul de informatii in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite si imprimate prin reglementari legale. Continutul formularelor este definit de informatiile consemnate. Aceste informatii sunt grupate in doua categorii: fixe si variabile.

Informatiile fixe au un caracter repetitiv si general, fiind de regula tiparite. Informatiile variabile sunt specifice conditiilor complete in care se produc operatiile economice si financiare.

Forma acestui tip de document se caracterizeaza prin gruparea si asezarea informatiilor fixe precum si a spatiilor pentru informatiile variabile care urmeaza sa fie completate de utilizatori. In acest sens, informatiile pot fi repartizate sub forma de chestionar (proces verbal), tabelar (statele de salarii) si prin grupare (factura).

Formatul formularului exprima marimea suportului de hartie sau carton, folosindu-se in acest scop dimensiunile standardizate si simbolurile acestora.

Formularele netipizate sunt suportul de informatii in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabilite si imprimate, iar folosirea lor este incidentala.

Fiecare document este supus unei verificari amanuntite. Aceasta verificare poate fi:

de forma, si se refera la urmatoarele:

daca au fost utilizate documentele corespunzatoare cu natura operatiilor consemnate;

daca sunt completate toate elementele referitoare la operatiile economice;

daca sunt semnate de persoanele care le-au intocmit si stampilat;

daca documentele intocmite in mai multe exemplare au acelasi numar pe fiecare exemplar, etc.

critica, si se refera la corectitudinea datelor si a calculelor inscrise in documente;

de fond, care urmareste ca operatia sa fie legala, necesara, oportuna si economicoasa.

Circulatia documentelor reprezinta traseul pe care documentele il urmeaza din momentul intocmirii sau primirii lor, pana in momentul predarii lor la arhiva. Acest traseu trebuie sa fie cat mai scurt si cu costuri cat mai reduse.

Pastrarea documentelor este o activitate de gestionare a fondului documentar al firmei. Pastrarea se poate face in doua genuri de arhive:

arhiva curenta: adica la locul prelucrarii lor;

arhiva generala: care preia la sfarsitul anului documentele clasate, numerotate si codificate de la arhivele curente din cadrul birourilor si serviciilor unei firme.

Clasarea documentelor este operatia de asezare a documentelor intr-o ordine stabilita in scopul pastrarii si identificarii lor cu usurinta atunci cand este cazul.

In vederea inregistrarii in contabilitatea analitica si sintetica, se face analiza documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice si analitice debitoare si creditoare. Inregistrarile se fac fie document cu document, fie din documente centralizatoare in care sunt inscrise mai multe documente justificative ale caror continuturi se refera la operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada.

Documentele centralizate care servesc la listarea si cumularea documentelor justificative trebuie sa contina elemente cu privite la: felul, numarul si data documentului justificativ, sumele corespunzatoare operatiilor efectuate, conturile sintetice si analitice, debitoare si creditoare, stampila si semnaturile pentru intocmire si verificare.

Inregistrarea se poate efectua manual sau cu ajutorul mijloacelor de prelucrare automata a datelor.

Dupa ce documentele justificative au fost inregistrate in registrele contabile, sunt supuse operatiei de clasare, iar in final celei de arhivare.

Erorile constatate cu ocazia intocmirii, verificarii si inregistrarii documentelor justificative se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, in toate exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se confirma prin semnatura persoanei sau a persoanelor care au intocmit documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiei.

Nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind mijloacele banesti si alte operatii prevazute prin dispozitiile legale. In acest caz documentele gresite se anuleaza fara a se detasa din carnetul respectiv. Pentru documentele care consemneaza operatii de predare - primire a valorilor materiale, corectura trebuie confirmata prin semnatura, atat a predatorului cat si a primitorului..

In cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea.

Documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica si grupate in registre contabile. Aceste registre se prezinta sub doua forme: sub forma unor caiete sau registre legate sau sub forma unor foi volante.

Legea contabilitatii si regulamentul de aplicare a legii precizeaza ca, principalele registre care se folosesc in contabilitate sunt:

registrul inventar;

registrul jurnal;

cartea mare.

Registrul inventar serveste la inregistrarea tuturor elementelor patrimoniale de activ si de pasiv, grupate dupa natura lor potrivit posturilor bilantiere din bilantul contabil, inventariate potrivit prevederilor legale.

Elementele patrimoniale din registrul de inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care sustin posturile din bilant.

Inventarierea reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor bunurilor, cantitativ si valoric, sau, dupa caz, numai valoric, existente in patrimoniul firmei, la data la care acesta se efectueaza.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei firme si cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunurile detinute cu orice titlu apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Pentru instrumentarea inventarierii, ca mijloc de determinare si verificare a realitatii elementelor patrimoniului, se impune o clasificare a inventarierii folosind urmatoarele criterii:

Dupa sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale:

inventariere generala;

inventariere partiala.

In conformitate cu Legea contabilitatii, inventarierea generala se efectueaza in urmatoarele situatii: la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii sau incetarii activitatii.

Inventarierea partiala se efectueaza in cazul predarii - primirii unei gestiuni separate, a unor modificari de pret, etc.

Dupa intervalul de timp la care se efectueaza:

inventarierea anuala:

inventarierea periodica:

inventarierea ocazionala:

inventarierea inopinata.

Pentru efectuarea inventarierii, firma are obligatia sa asigure, in principal, urmatoarele:

stabilirea perioadelor cand se face inventarierea;

organizarea si numirea persoanelor care sunt imputernicite sa efectueze inventarierea;

pregatirea conditiilor necesare efectuarii inventarierii;

inregistrarea in contabilitate a tuturor operatiilor aferente exercitiului respectiv;

efectuarea faptica a inventarierii;

determinarea rezultatelor inventarierii si valorificarea lor.

Inventarierea se efectueaza la locurile de existenta, de depozitare sau pastrare a bunurilor prin numarare, cantarire, masurare sau prin alte mijloace de determinare a existentei faptice a acesteia. Toate bunurile inventariate sunt grupate pe gestiuni si categorii de bunuri si se inscriu in liste de inventariere care se semneaza de catre comisia care efectueaza inventarierea.

Bunurile apartinand altor persoane fizice sau juridice - cele aflate in custodie, in consignatie, pentru prelucrare, cele luate in chirie - se inventariaza si se inscriu in liste separate. Un exemplar din aceste liste se trimite de regula, celor carora le apartin acestor bunuri.

Disponibilitatile banesti aflate in conturi la banci si creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse, cu ocazia inventarierii, la verificari si confirmari pe baza extraselor de cont.

Cu ocazia inventarierii, aceste elemente patrimoniale se evalueaza astfel:

bunurile de natura imobilizarilor, stocurilor si celelalte bunuri se evalueaza la valoarea contabila, respectiv preturile la care au fost inregistrate in contabilitate la intrarea in patrimoniu. Diferentele intre soldurile scriptice corespunzatoare bunurilor respective, si valoarea stocurilor constatate cu ocazia inventarierii, se inregistreaza in contabilitate ca plusuri si minusuri de inventar, dupa efectuarea in prealabil a compensarilor admise, numai in cazul in care exista riscul de confuzie a bunurilor pentru aceeasi perioada de gestiune si la acelasi gestionar;

bunurile depreciate valoric se evalueaza la valoarea de utilitate a fiecarui element, in functie de utilitatea bunului in cadrul firmei si de pretul pietei.

Rezultatele inventarierii se consemneaza intr-un Proces Verbal de inventariere in care se consemneaza, in principal:

perioada si gestiunile inventariate, cu mentiunea persoanelor care au efectuat inventarierea;

plusurile si minusurile constatate;

compensarile efectuate;

bunurile depreciate valoric;

valorificarea rezultatelor inventarierii;

constituirea si regularizarea provizioanelor precum si propuneri referitoare la inventarierea patrimoniului firmei.

Registrul inventar se numeroteaza, snuruieste si se parafeaza de organul fiscal la inceperea activitatii, la incetarea ei, precum si in cazul deschiderii unui registru nou.

Registrul inventar se intocmeste intr-un singur exemplar.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu care serveste pentru inregistrarea operatiilor economice in ordine cronologica, pe o anumita perioada de gestiune, prin respectarea succesiunii documentelor, dupa data intocmirii sau livrarii acestora in unitate. Registrul jurnal se intocmeste pentru a se urmari decontarea gestionara a operatiilor economice si financiare si pentru cunoasterea rulajului valoric al operatiilor pe o anumita perioada de gestiune. Tot pe linia definirii formularelor de registru jurnal este si precizarea facuta in " Regulamentul privind aplicarea Legii contabilitatii", in legatura cu prelucrarea functiei registrului de catre "Notele contabile".

In activitatea practica, registrul jurnal se regaseste si sub numele de nota contabila.

Registrul Cartea Mare este un document contabil prevazut de lege, prin intermediul caruia se inscriu lunar sau prin regruparea pe conturi corespondente, inregistrarile care s-au efectuat in Registrul Jurnal.

In registrul Cartea Mare se stabileste situatia fiecarui cont cu datele privind soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldul final.

Ministerul Finantelor Publice a stabilit Cartea Mare in doua variante:

sub forma unor foi volante, format A3, tiparite pe ambele fete, care servesc pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor, pe conturile sintetice, pentru uzul unitatilor care aplica forma de inregistrare "pe jurnale". Cartea Mare pe foi volante se intocmeste la sfarsitul lunii in cadrul compartimentului financiar-contabil.

Sub forma unor foi volante, format A4, tiparite pe ambele fete si "sah". Acest tip de Carte Mare se foloseste la unitatile care utilizeaza forma de inregistrare "maestru-sah", separat pentru debit si separat pentru credit, pentru fiecare cont utilizat de unitatea patrimoniala.

Cartea Mare sta la baza intocmirii balantei de verificare prin intermediul careia se valideaza corectitudinea aritmetica si inregistrarile facute pe parcursul unei luni si de la inceputul anului.

In balanta de verificare este trecut fiecare cont, si pentru aceste conturi avem cate o pereche de coloane pentru debit si credit privind:

soldurile la inceputul anului;

rulajul in luna curenta;

rulajul cumulat de la inceputul anului;

total rulaj plus soldul de la inceputul anului;

soldul final.

Balanta de verificare serveste la intocmirea bilantului.

Registrele de contabilitate se numeroteaza, iar la inchiderea conturilor se bareaza pentru a se preintampina adaugirile ulterioare.

In registrele de contabilitate, inscrierea datelor se face manual sau cu mijloace de prelucrare automata. Nu sunt admise stersaturile, modificarile si nici lasarea de spatii libere intre operatiile inregistrate.

Legea contabilitatii obliga unitatile care utilizeaza sistemele de prelucrare automata a datelor, sa asigure respectarea normelor contabile, stocarea informatiilor, pastrarea lor sub forma suportilor tehnici si controlul asupra activitatii desfasurate.

Pentru a da o imagine fidela patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute, trebuie respectate regulile privind evaluarea patrimoniului si urmatoarele principii contabile:

principiul prudentei, conform caruia nu este admisa supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor, tinand cont de desfasurarea activitatii exercitiului curent sau anterior;

principiul permanentei metodelor, care conduce la continuitatea aplicarii regulilor si normelor privind evaluarea, inregistrarea in contabilitate si prezentarea elementelor patrimoniale si a rezultatelor, asigurand comparabilitate in timp a informatiilor contabile;

principiul continuitatii activitatii, potrivit caruia se presupune ca firma isi continua in mod obisnuit functionarea intr-un viitor previzibil, fara a intra in stare de lichidare sau de reducere sensibila a activitatii;

principiul intangibilitatii bilantului de deschidere, a unui exercitiu care trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere al exercitiului anterior;

principiul necompensarii elementelor de activ si de pasiv, care presupune ca elementele de activ si de pasiv sa fie evaluate si inregistrate in contabilitate separat, nefiind admisa compensarea intre posturile de activ si de pasiv ale bilantului, precum si intre veniturile si cheltuielile din contul de rezultate.

In relatiile cu tertii se folosesc o multitudine de documente, tinandu-se cont bineinteles de specificul fiecarei firme. Un asemenea document justificativ poate da nastere la doua relatii juridice: obligatii si drepturi de creanta.

Factura este documentul de baza utilizat pentru consemnarea transferului de proprietate pentru bunuri sau pentru realizarea de lucrari sau servicii.

Factura este un document cu regim de inscriere si de numerotare tiparit in blocuri cu cate 150 de file, 50 de seturi cu cate 3 file in diferite culori: albastru - exemplarul 1, rosu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3.

Factura serveste ca:

document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate;

document de insotire a marfii pe timpul transportului;

document de inregistrare la beneficiar, a aprovizionarii, respectiv de incarcare in gestiune si implicit de reflectare a obligatiei de plata;

document pe baza caruia se intocmeste actul de plata a contravalorii ei.

Factura se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor de catre compartimentul de desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare a avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor, si se semneaza de catre compartimentul emitent.

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentatiei de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.

Operatia de luare in primire a valorilor materiale aprovizionate se numeste receptie si consta in:

receptia transportului, efectuata de delegatul serviciului de aprovizionare al intreprinderii beneficiare. Ea se executa in momentul preluarii transportului de la carausi si consta, dupa caz, in verificarea sigiliului vagonului sau a integritatii ambalajelor. Se intocmeste un Proces Verbal de constatare semnat de delegatul intreprinderii de transport si de cel al intreprinderii beneficiare;

receptia cantitativa, efectuata de magazionerul ce preia in gestiune marfurile sosite. Ele confirma datele din factura cu cele efectiv sosite si cantitatile inscrise in documente, cu cele primite.

In momentul receptionarii bunurilor, daca se constata diferente, acestea se vor consemna in "Nota de receptie si constatare de diferente". In caz contrar se intocmeste "Nota de intrare-receptie" (NIR). Astfel se accepta factura la plata.

Cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii bunurilor, acestea sunt insotite pe timpul transportului de "Avizul de insotire a marfii".

Avizul de insotire a marfii este un document de baza la intocmirea facturii si la primirea in gestiunea cumparatorului a bunurilor. Este un formular cu regim special de tiparire, inscriere si numerotare. Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din seturi a cate 3 file, in culori diferite, albastru - exemplarul 1, rosu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3.

Avizul de insotire serveste ca:

document de insotire a marfii pe timpul transportului;

document ce sta la baza intocmirii facturii;

dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, in cadrul aceleiasi unitati;

document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.

Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii, in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii obiective sau cu totul exceptionale, facandu-se mentiunea "Urmeaza factura".

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale, dispersate teritorial, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura".

Se emite pe masura livrarii de catre compartimentul desfacere care semneaza pentru intocmire.

Pe avizul de insotire a marfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti sau pentru vanzare in regim de consignatie se face mentiunea "Pentru prelucrare la terti" sau "Pentru vanzare in regim de consignatie", dupa caz.

In alte situatii decat cele prevazute mai sus, se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii.

Avizul de insotire a marfii circula:

la furnizor:

- la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului pentru semnarea de primire (ex.1);

- la compartimentul desfacere pentru inregistrarea cantitatilor livrate, in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii (ex.2, 3);

- la compartimentul financiar - contabil, atasat la factura (ex.3).

la cumparator:

- la magazie, pentru incarcarea in gestiunea produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (ex.1);

- la compartimentul de aprovizionare pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia (ex.1);

- la compartimentul financiar - contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura (ex.1).

Chitanta fiscala este un document cu regim special de tiparire, inscriere si decontare. Se distribuie numai platitorilor de TVA si este tiparit in carnete de 100 de file.

Chitanta fiscala serveste ca:

document justificativ privind cumpararea unor bunuri sau prestarea unor servicii, in conditiile in care nu se intocmeste factura;

document justificativ de inregistrare in contabilitate atunci cand este insotita de bonul eliberat de la casa de marcat, bonul de vanzare si chitanta de deducere de TVA.

Chitanta fiscala se intocmeste in doua exemplare de catre vanzator sau de catre prestatorul de servicii. Eliberarea chitantei fiscale se face dupa ce bunurile si serviciile au fost achitate, in care sens, s-a eliberat bonul de la casa de marcat, respectiv bonul de vanzare.

Chitanta fiscala nu se elibereaza pentru vanzarea bunurilor en-gros catre alte unitati patrimoniale.

Chitanta fiscala circula:

la cumparator pentru inregistrarea in jurnalul pentru cumparari (ex.1);

la furnizor in cazul in care este scutit de obligatia emiterii facturii (ex.2).

Fisa de magazie este un formular cu regim special de tiparire, inregistrare si numerotare.

Fisa de magazie serveste ca:

document de evidenta la locul de depozitare a valorilor materiale;

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un singur exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se completeaza de catre:

compartimentul financiar-contabilitate, la deschiderea fisei si la verificarea inregistrarilor. Se semneaza si de catre organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii.

gestionar sau persoana desemnata, care completeaza datele referitoare la intrarile si iesirile stocurilor.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare pe feluri de materiale, ordonate pe grupe sau in ordine alfabetica.

Pentru valorile materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte. Persoana desemnata de catre compartimentul financiar-contabil verifica inopinat, cel putin o data pe luna, modul de inregistrare in fisele de magazie. Inregistrarea in aceste fise se face document cu document, stocul putandu-se stabili dupa fiecare operatie si obligatoriu, zilnic.

Fisa de magazie nu circula, fiind document de inregistrare. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Prin Legea nr.469/2002, lege privind unele masuri pentru intarirea disciplinei contractuale, Parlamentul Romaniei reglementeaza actele de comert dintre comercianti, persoane fizice sau persoane juridice.

Astfel, in relatiile dintre agentii economici apare un nou document care incearca sa inlature orice fel de inconveniente care pot aparea in aceste situatii.

Contractul de vanzare - cumparare este un document cu un regim special de tiparire si inregistrare. Contractul trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu date de identificare a fiecarui agent economic in parte, obiectul contractului, durata acestuia, obligatiile fiecarei parti, conditiile de livrare si de calitate a bunurilor si/sau serviciilor, termenele, modalitatile de plata si de garantare a platii pretului, instrumentele de plata si clauzele de consolidare a pretului in conditiile inflatiei si devalorizarii, riscul contractual, precum si modul de solutionare a eventualelor litigii aparute in legatura cu derularea si executarea contractului.

Partile contractante vor organiza evidenta obligatiilor de plata pe scadente, potrivit contractelor. Platile se pot realiza prin utilizarea urmatoarelor instrumente de plata garantate si/sau mecanisme de mobilizare a creantelor:

ordin de plata;

cecul;

cambie si bilet la ordin;

forfetare sau factoring.

Ordinul de plata este un document utilizat de obicei la operatiunile necomerciale si este o dispozitie neconditionata data de catre emitent, unei societati bancare receptoare de a pune la dispozitia unui beneficiar o anumita suma de bani, la o anumita data.

Cecul este un instrument de plata utilizat de titularii de conturi bancare care detin disponibilul corespunzator in cont, provenit din operatiuni de incasari si plati sau prin acordarea unui credit bancar, s-au creat printr-un depozit bancar. Cecul este emis de tragator, care in baza unui disponibil constituit in prealabil la o societate, da ordin neconditionat acesteia, sa plateasca la prezentare o suma determinata, unei terte persoane sau insusi tragatorului emitent aflat in pozitie de beneficiar. Cecul este intotdeauna platibil la vedere si nu poate fi tras decat asupra unei banci. Intrucat cecul este un instrument de plata la vedere, el nu poate fi supus acceptarii trasului care, in cazul cecului, plateste la ordinul tragatorului, din disponibilitatile apartinand acestuia, si in consecinta trasul nu-si asuma personal nici o obligatie.

Cecul pune in legatura 3 persoane:

tragatorul care emite cecul;

trasul, care il plateste;

beneficiarul, care il incaseaza.

Cambia este titlul de credit negociabil si instrumentul de plata care constata obligatia asumata de catre debitor, de a plati la vedere sau la o scadenta fixata, beneficiarului sau la ordinul acestuia o suma de bani determinata.

Intr-o relatie cambiala intervin trei parti si anume:

tragatorul, adica cel care ordona plata si care in practicile comerciale poate fi vanzatorul, exportatorul marfurilor sau serviciilor, creditorul, el este in acelasi timp si cumparatorul, importatorul, debitorul fata de o terta firma, care se va afla in pozitia de beneficiar al cambiei;

trasul, adica cel care primeste dispozitia si are obligatia ferma de a efectua plata, el se gaseste in situatia de cumparator, importator sau debitor al tragatorului;

beneficiarul, adica cel in favoarea caruia trebuie facuta plata, fiind in acelasi timp si detinatorul cambiei; el este, la randul lui, vanzator, exportator sau creditor fata de tragator.

Biletul la ordin spre deosebire de cambie, este un titlu de credit sub semnatura privata care pune in legatura, in procesul crearii sale, numai doua persoane si anume:

subscriitorul sau emitentul, care se obliga sa plateasca o suma de bani fixata la un anumit termen, denumit scadenta, sau la prezentarea unei alte persoane, denumita beneficiar. Biletul la ordin este creat de subscriitor in calitate de cumparator, debitor, importator.

beneficiarul, care devine astfel creditor pentru suma respectiva. Aceasta diferenta de structura a biletului la ordin in raport cu cambia, are o serie de consecinte, dintre care cea mai importanta este suprimarea procesului privind acceptarea.

Ca si in situatia cambiei si biletul la ordin poate fi avizat la cerere. In situatia in care nu se precizeaza pentru cine este dat avalul, el se considera a fi acordat pentru emitent.

Forfetarea este o metoda de functionare care, in esenta, consta in vanzarea creantelor detinute de exportator asupra importatorilor. Creantele avand termen de incasare cuprins intre 90 de zile, pana la 7 ani, sunt vandute unor institutii specializate care, efectuand serviciul de cumparare a efectelor de comert, percep o taxa denumita taxa de forfetare.

Pentru a putea fi vandute de exportatori, creantele exprimate in diverse titluri de valoare sau efecte de comert, trebuie avizate bancar, sau sustinute cu o garantie care asigura plata lor la scadenta. De obicei importatorul apeleaza la o banca cunoscuta sau la o institutie financiara care sa garanteze valorile sale. Garantia se face in urmatoarele moduri:

prin obtinerea unui aval bancar, in virtutea caruia banca analizeaza cambia, garantand astfel plata ei la scadenta;

prin deschiderea unui acreditiv stand-by, odata intrat in posesia creantelor garantate asupra importatorului, exportatorul se poate adresa unei case de forfetare sau banci, care va forfeta cumpararea cambiei sau biletului de ordin aferente tranzactiei;

prin operatia de forfetare, exportatorul primeste contravaloarea titlurilor respective din care s-a retinut taxa de forfetare.

Factoringul este operatia prin care vanzatorul cedeaza, pentru o perioada de timp, dreptul asupra creantelor sale comerciale pe termen scurt, rezultate din vanzarea marfurilor unei institutii specializate (banca sau casa de factoring) care se obliga sa le incaseze in timp, si de asemenea, sa suporte riscul insolvabilitatii debitorilor. In acest fel, in schimbul unui comision, in momentul vanzarii creantelor sale catre casa de factoring, vanzatorul isi recupereaza contravaloarea marfurilor vandute pe credit, mai putin comisionul impreuna cu un procent de acoperire a riscului. Cand operatiunea se realizeaza pe plan international intervine factorul de import, in persoana unei banci sau institutii financiare din tara importatorului.

Casa de factoring sau banca specializata, initiala, denumita in acest context factor de export, ii cedeaza factorului de import creantele pe care le-a cumparat de la clientul sau. Factorul de import este cel care se ocupa de incasarea creantelor din tara sa, suportand insolvabilitatile firmelor care la scadenta, urmeaza sa achite datoria.

In functie de specificul si obiectul de activitate al agentilor economici mai pot aparea si alte documente pe langa cele enumerate mai sus.

CAPITOLUL 2

ORGANIZAREA SI CONDUCEREA CONTABILITATII DECONTARILOR CU FURNIZORII SI CLIENTII

2.1. CONTINUTUL SI STRUCTURA RELATIILOR

CU FURNIZORII SI CLIENTII

2.1.1. Definire si clasificare

Indiferent de nivelul la care vrem sa facem o analiza (micro sau macro economica) ne situam intr-un context economic a carui componenta esentiala este piata, iar unitatea fundamentala este intreprinderea. Grupate in entitati care au una sau mai multe trasaturi comune, intreprinderile formeaza sectoare institutionale. Legaturile dintre aceste sectoare, dintre intreprinderi in cadrul unui sector, dintre sectoare si stat, se inscriu in notiunea generica de relatii economice, desfasurate pe fundalul pietei sau in afara acesteia.

Intreprinderea poate fi caracterizata ca o unitate tehnica, sociala si economica avand menirea de a acoperi o anumita cerere de piata, beneficiind de independenta decizionala si asumandu-si riscuri proprii. Scopul ei este obtinerea de profit intr-un cadru limitat de concurenta. Avand in vedere aceste premise, putem sa-i asociem intreprinderii notiunea de fluxuri sau legaturi prin intermediul carora functioneaza in conformitate cu ratiunea existentei sale.

Printr-o acceptie generala, aceste fluxuri formeaza continutul relatiilor economice ale intreprinderii. Ele depind de o serie de variabile care tin de intreprindere dar si de mediul ei exterior.

Deci, in vederea realizarii obiectului de activitate, agentii economici se angajeaza intr-o multitudine de relatii cu persoane juridice si persoane fizice ce intervin in derularea diferitelor operatii economice si financiare. Relatiile economice sunt diverse in cadrul procesului de aprovizionare si desfacere dand nastere la drepturi (creante) dar si la obligatii (datorii).

Relatiile se intrepatrund, unitatea patrimoniala aflandu-se in dubla ipostaza, atat de vanzator cat si de cumparator. Se creeaza raporturile juridice de drepturi si obligatii.

Unitatea patrimoniala se plaseaza, in raport cu tertii, in ipostaza de a-si asuma obligatii, atunci cand beneficiaza de transferarea in proprietate a unor bunuri sau servicii pentru care plata se face ulterior precum si atunci cand fixeaza in patrimoniu obligatiile sale fata de personal pentru munca depusa, fata de organisme si institutii sociale pentru contributia la constituirea unor fonduri de ajutoare sau protectie sociala, obligatii fata de bugetul statului pentru impozite si taxe.

Unitatea patrimoniala apare in situatia de a formula drepturi de creanta fata de terti atunci cand a cedat acestora bunuri si servicii pentru care incasarea se face ulterior, fie pentru alte drepturi din diferite operatii financiare sau derivate din alte operatii comerciale sau din norme juridice instituite in acest scop.

In cazul societatilor de tip holding se nasc relatii specifice de decontare in cadrul grupului.

Avand in vedere marea diversitate a relatiilor economice pe care agentii economici le intretin, se impune clasificarea si definirea lor.

In functie de natura juridica relatiile pot fii:

relatii generatoare de obligatii (datorii);

relatii generatoare de drepturi (creante).

In majoritatea cazurilor insa, relatiile cu tertii sunt de obligatii si drepturi reciproce.

Exista desigur un element generator de relatii economice, si anume: operatiile economice. La nivelul unei unitati economice ele pot fi grupate astfel:

- operatii de exploatare care se refera la cumparari, vanzari de materiale si

marfuri;

operatii de repartitie a veniturilor din exploatare (cheltuieli financiare, dividende);

operatii de investitie pentru sporirea patrimoniului, materializate prin imobilizari corporale si necorporale (utilaje, constructii, titluri de participare);

operatii de finantare legate de subscriptii pentru majorarea capitalului rambursarii de imprumuturi.

Aceste operatii genereaza miscari de bunuri sau lichiditati care dau continut unor relatii economice specifice. Toate cele patru categorii mai pot fi analizate prin intermediul fluxurilor.

Exista fluxuri reale, ce semnifica fluxurile de bunuri si servicii intre agenti producatori comerciali si consumatori, dar si servicii si prestatii furnizate de alti agenti economici sau personal angajat si fluxuri financiare, ce rezulta practic din documentele ce consemneaza aceste operatiuni. Natura acestora din urma este exclusiv baneasca, daca facem referire la modul de evaluare, direct din documente ca: cecuri, dispozitii de plata, note de creditare, etc.

De asemenea se poate face o clasificare in:

relatii externe, prin intermediul carora se realizeaza legaturile cu ceilalti agenti economici. Ele sunt foarte importante deoarece unitatea participa nu numai ca agent economic, dar si ca subiect de drept, relevand continutul juridic al acestor fluxuri;

relatii interne, relatiile fiind antrenate de transformari de exploatare dar si de natura financiara. Cele de natura financiara fac referiri la rezultatele intreprinderii (repartizarea beneficiului).

Abordarea relatiilor economice sub forma de fluxuri ale intreprinderii poate fi completata de o alta clasificare a acestora in functie de momentul producerii lor:

relatii curente (comerciale si de decontare cu personalul);

relatii financiare;

relatii ocazionale.

Relatiile curente sunt relatii comerciale si de decontari cu personalul

Relatiile de tip comercial se creeaza ca urmare a legaturii unitatii cu viata. Aceste relatii genereaza pe de o parte flux real de bunuri si servicii intre producatori si consumatori, iar pe de alta parte un flux banesc. In cadrul acestor relatii, intreprinderea participa nu numai ca agent economic ci si ca subiect de drepturi si obligatii.

Toate relatiile agentilor economici cu terti se creeaza si se sting intr-o inlantuire fara sfarsit, fiecare in parte avand scadente ferme de decontare. Deci, in desfasurarea relatiilor juridico-patrimoniale se disting doua categorii de operatii:

operatii de fixare a obligatiilor si drepturilor de creanta, dupa natura, titular, valoare si termen de decontare (plata respectiv incasare);

operatii de stingere (decontare) a obligatiilor asumate si a drepturilor de creanta.

Stingerea sau decontarea datoriilor (obligatiilor) se face prin plata, utilizand forme si instrumente de decontare adecvate si mijloace de trezorerie, de care dispune intreprinderea si acceptate de partener.

Drepturile de creanta se sting prin operatiuni de incasari pentru care pot fi practicate forme, instrumente de trezorerie existente Si convenite cu partenerii participanti la derularea operatiunilor.

In vederea stingerii acestor creante sau datorii prin intermediul mijloacelor banesti se utilizeaza:

a)     operatiuni banesti de decontare cu sau fara numerar; in cazul operatiilor cu numerar, Banca Nationala a Romaniei emite bancnote sau monede care sunt acceptate ca moneda legala in Romania, este faptul ca numerarul fiind in prezent cel mai utilizat mijloc de plata. Cu privire la operatiunile cu numerar, societatile comerciale si agentii economici vor tine seama de urmatoarele: potrivit articolului 5 din O.G. 15/1996 operatiunile de incasari si plati intre persoane juridice se efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar, cu urmatoarele exceptii:

plata salariilor si a altor drepturi de personal;

alte operatiuni de plati ale persoanelor juridice catre persoane fizice;

plati catre persoane juridice, in limita unui plafon zilnic.

In cazul operatiunilor banesti de decontare fara numerar se utilizeaza mai multe instrumente de plata dintre care amintim ordinul de plata, care este cel mai utilizat instrument de plata folosit in Romania, cecul, cambia, biletul la ordin.

b)     operatiunile de decontare prin efecte comerciale; o modalitate, relativ noua in realitatea economica romaneasca, de decontare intre societati comerciale, o reprezinta conversia datoriilor nerambursate la scadenta, in actiuni sau parti sociale.

In vederea accelerarii decontarii obligatiilor agentilor economici, mai bine zis in vederea diminuarii blocajului financiar actual, exista posibilitatea utilizarii intre societatile comerciale si intre acestea si Regiile Autonome, a urmatoarelor instrumente de plata:

cambia sau biletul la ordin, avizate de societatea bancara si acceptate in prealabil de obligantul principal;

cecul;

forfetarea;

factoringul.

Relatiile financiare sunt generate de activitatea financiara

Relatiile economice din aceasta categorie sunt relatii care apar intre societate si stat, prin stat intelegandu-se unele organizatii si organisme ale sale.

Aici se includ:

relatii cu bugetul statului;

relatii cu organisme de asigurare si protectie sociala;

relatii cu alte organisme publice.

Relatiile ocazionale apar cu prilejul:

asocierii cu alti agenti economici;

operatiunilor efectuate cu diversi creditori si debitori;

fuziunea societatii sau lichidarea ei. Aici apar relatii cu asociatii sau actionarii ei.

2.1.2. Delimitari privind datoriile si creantele

DATORIILE

O datorie reprezinta sursa externa de finantare pusa la dispozitia intreprinderii de o institutie de credit (datorie comerciala), fie de la terti (datorie fiscala, sociala, etc.)

Datoriile deriva din:

relatiile comerciale cu furnizorii; unitatea patrimoniala are obligatia platii contravalorii bunurilor, lucrarilor sau serviciilor primite, dar si drepturi asupra acestora, pentru avansul sau acontul acordat.

relatiile comerciale cu clientii; unitatea patrimoniala are dreptul de a incasa contravaloarea livrarilor sau prestatiilor facute, dar si obligatia decontarii avansului primit de la clienti.

relatiile cu bugetul statului; unitatea patrimoniala are obligatia de a plati o serie de impozite si taxe, dar si dreptul de a incasa subventii, TVA de recuperat, etc.

relatiile cu salariatii sai; unitatea patrimoniala are obligatia remunerarii muncii prestate de acestia si a stimularii suplimentare prin premii si participarea la profit, dar si drepturi fata de personal privind avansurile acordate, cat si pentru eventualele sume achitate in plus si necuvenite acestora.

In categoria datoriilor se includ:

datorii din activitatea de exploatare;

alte datorii;

venituri inregistrate in avans.

Datoriile din exploatare sunt de obicei nerambursabile (nepurtatoare de dobanzi). Ele includ datorii reprezentand:

datorii fata de furnizorii de materii prime, de marfuri, de materiale, prestari de lucrari si servicii; reflectate in contabilitate prin conturile 401 "Furnizori", 403 "Efecte de plata" si 408 "Furnizori, facturi nesosite";

datorii fata de salariati si alte drepturi cuvenite personalului, reflectate in contabilitate prin conturile 421 "Personal remuneratii datorate" si 423 "Personal ajutoare materiale datorate";

contributii reprezentand asigurarile sociale si cotizatiile cuvenite altor organisme sociale, reflectate in contabilitate cu ajutorul conturilor 431 "Asigurari sociale" si 437 "Ajutor de somaj";

impozite datorate statului sau altor activitati locale, TVA degajat din compensarea TVA colectata cu TVA deductibila, impozitul pe profit, impozitul pe salarii, etc., reflectate in contabilitate prin conturile 4423 "TVA de plata", 4427 "TVA colectata", 4428 "TVA neexigibila", 444 "Impozitul pe salarii", 441 "Impozitul pe profit";

datorii fata de clienti, reflectate in contabilitate prin contul 419 "Clienti creditori".

Sintetizand, datoriile din activitatea de exploatare, pot fi definite ca fiind obligatiile pe termen scurt ale unitatii fata de terti, obligatiile nascute din derularea fazelor circuitului de exploatare si care au si contrapartida, in general, cheltuielile de exploatare.

In evolutia datoriilor de exploatare trebuie sa se faca distinctia intre valoarea de inscriere cu ocazia intrarii datoriei in patrimoniul intreprinderii si valoarea bilantiera. Valoarea de inscriere cu ocazia angajarii datoriei este data de valoarea nominala de rambursare. Valoarea bilantiera este reglementata de urmatoarele reguli:

cresterea de valoare a unui element de pasiv extern este un complement de datorie, contrapartida fiind o cheltuiala a exercitiului sau o cheltuiala de repartizat asupra mai multor exercitii;

cand cresterea nu are caracter definitiv, ea se constata sub forma unui provizion pentru riscuri si cheltuieli. Provizioanele pentru riscuri si cheltuieli se constituie de regula la finele exercitiului, pentru acele elemente de patrimoniu a caror realizare sau plata este incerta, ori pentru care cheltuielile care devin exigibile in perioada urmatoare;

diminuarea valorii unui element de pasiv extern, devenita ireversibila, este o reducere a datoriei, contrapartida fiind un venit al exercitiului sau un venit constatat in avans;

cand diminuarea nu este definitiva, ea nu afecteaza valoarea respectivului element, mentinandu-se valoarea sa initiala.

Datoriile exprimate in moneda straina pot genera pierderi sau castiguri sub forma diferentelor de conversie.

Alte datorii:

datorii generate de relatiile cu furnizorii de imobilizari, reflectate in contabilitate prin conturile 404 "Furnizari de imobilizari" si 405 "Efecte de plata pentru imobilizari";

datorii legate de beneficiul realizat, reflectate in contabilitate prin conturile 441 "Impozitul pe profit", 424 "Participarea personalului la profit" si 457 "Dividende de plata";

datorii fata de unitatile din cadrul grupului si fata de asociati, reflectate prin conturile 451 "Decontari in cadrul grupului", 455 "Asociati-conturi curente" si 456 "Decontari cu asociatii privind capitalul";

diverse alte datorii, reflectate in contabilitate prin conturile 426 "Drepturi de personal neridicate", 427 "Retineri din remuneratii datorate tertilor", 462 "Creditori diversi".

Venituri inregistrate in avans; sunt acele venituri obtinute sau contabilizate inainte ca prestatiile sau livrarile sa le fi justificat. La sfarsitul exercitiului se poate spune ca, exercitiul curent este "dator" exercitiului urmator.

Aceste venituri sunt contabilizate cu ajutorul contului 472 "Venituri inregistrate in avans". Aceste venituri nu vor afecta exercitiul curent, ci vor afecta exercitiul la care se refera.

Datoriile se pot clasifica astfel:

in functie de termenul de plata:

- a) datorii pe termen scurt (sub un an);

- b) datorii pe termen mediu (1-5 ani);

- c) datorii pe termen lung (peste 5 ani).

in functie de moneda in care se formeaza:

- a) datorii in lei;

- b) datorii in devize.

- in functie de raporturile avute cu societatile:

- a) datorii financiare si asimilate;

- b) datorii in afara grupului.

- in documentele de sinteza, situatiile datoriilor se prezinta in felul urmator:

- a) datorii financiare si asimilate;

- b) alte datorii;

- c) datorii inregistrate in avans.

CREANTELE

O creanta reprezinta un drept personal care permite titularului sau creditorului sa pretinda unei alte persoane executia unei obligatii (remiterea unui bun, a unei sume de lichiditati sau realizarea unui serviciu).

Creanta poate sa fie sau nu insotita de garantii (ipoteca, gaj, privilegii, etc.). Daca creanta nu este insotita de o anume garantie, creditorul beneficiaza de un gaj asupra patrimoniului debitorului la concurenta cu alti debitori, fiind platit numai dupa ce au fost achitate creantele asortate de garantii.

Atasarea creantelor la exercitiul financiar corespunzator, implica doua obligatii distincte, una legata de patrimoniu, iar cealalta legata de rezultat. Conform primei obligatii, in legatura cu intervalul anual si cu principiul independentei exercitiului, creantele se inregistreaza in momentul in care au aparut din punct de vedere financiar. Cealalta obligatie vizeaza aplicarea principiului prudentei conform caruia:

trebuie tinut cont de riscurile si pierderile intervenite in cursul exercitiului sau exercitiului anterior;

numai beneficiile realizate la data inchiderii exercitiului pot fi inscrise in conturile anuale.

Creantele iau nastere din:

relatiile comerciale cu clientii;

operatiuni cu diversi debitori.

In categoria creantelor se includ:

creantele din activitatea de exploatare;

creante diverse;

creante inregistrate in avans.

Creantele din exploatare:

creante fata de clienti, reflectate in contabilitate prin contul 411 "Clienti";

creante atasate clientilor, reflectate in contabilitate prin conturile 413 "Efecte de primit", 416 "Clienti incerti" si 418 "Clienti-facturi de intocmit";

creante fata de bugetul statului, reflectate in contabilitate prin conturile 445 "Subventii", 4424 "TVA de recuperat", 4426 "TVA deductibila" si 4428 "TVA exigibila";

creante fata de furnizori reflectate in contabilitate prin contul 409 "Furnizori-debitori".

Creantele din exploatare reprezinta drepturi pe termen scurt ale unitatii patrimoniale ce se nasc fata de terti ca urmare a desfasurarii ciclului de exploatare. In contrapartida gasim, in general, veniturile din exploatare. Uneori au in contrapartida conturi fara incidenta asupra contului de rezultate dar care se refera totusi la operatiuni de exploatare (este cazul avansurilor acordate furnizorilor sau personalului).

Creante diverse:

creantele fata de unitatile din cadrul grupului si fata de asociati, reflectate in contabilitate prin contul 451 "Decontari in cadrul grupului" si 456 "Decontari cu asociatii privind capitalul";

diverse alte creante, reflectate in contabilitate prin contul 461 "Debitori diversi" si 473 "Decontari din operatiuni in curs de clarificare".

Creante inregistrate in avans: sunt reprezentate de cheltuieli anticipate si cheltuieli constatate in avans. Ele sunt excluse din cheltuielile curente ale exercitiului si sunt incorporate in cheltuielile exercitiului la care se refera. Putem spune ca exercitiul curent detine o "creanta" asupra urmatoarelor exercitii. Reflectarea in contabilitate a acestor cheltuieli se face cu ajutorul contului 471 "Cheltuieli inregistrate in avans".

Relatiile pe care societatea le poate avea cu tertii sunt structurate in cadrul planului de conturi pe urmatoarele categorii de titluri:

furnizori si conturi asimilate;

clienti si conturi asimilate;

personal si conturi asimilate;

asigurari sociale, protectie sociala si conturi asimilate;

bugetul statului, alte organisme publice si conturi asimilate;

grup si asociati;

debitori si creditori diversi;

conturi de regularizare;

decontari in cadrul unitatii.

Unitatile patrimoniale pot, in functie de nevoia de informatii, sa clasifice creantele in contabilitatea analitica astfel:

in functie de termenul de incasare:

creante de incasat pe termen lung (peste 5 ani);

creante de incasat pe termen mediu (intre 1 si 5 ani);

creante de incasat pe termen scurt (sub un an).

in functie de moneda in care se formeaza:

creante in lei;

creante in devize.

in functie de raporturile cu societatile din cadrul grupului:

creante asupra societatilor din cadrul grupului;

creante in afara grupului.

De asemenea, in contabilitatea analitica se evidentiaza distinct atat clientii cat si furnizorii la care unitatea patrimoniala detine titluri de participare.

In documentele de sinteza, situatia creantelor se prezinta folosind urmatoarea grupare:

creante la active imobilizate;

creante la active circulante;

cheltuieli inregistrate in avans.

Evoluarea creantelor se face conform urmatoarelor reguli:

in momentul intrarii in patrimoniu sunt inscrise in conturile de activ la valoarea nominala. Trebuie facuta o disociere intre nominalul creantei si dovezile eventual stipulate.

In momentul inventarului, riscul de incasare al creantei da nastere la inregistrarea unui provizion.

Diminuarea valorii nominale de rambursare, daca aceasta are un caracter definitiv, duce la constatarea unor pierderi, iar daca nu are un caracter ireversibil, la constituirea unui provizion pentru depreciere.

Cresterea valorii nominale de incasare genereaza un venit numai in varianta unei majorari sigure si definitive.

Evaluarea creantelor in moneda straina impune reguli particulare de evaluare, in special legate de inregistrare la inventar a pierderilor si castigurilor din diferentele din conversie si a provizioanelor pentru pierderi din schimb.

Au fost prezentate datoriile si creantele pe care intreprinderea si le creeaza in legatura cu infiintarea sa, si cele de pe parcursul desfasurarii activitatii sale. In functie de termenul de decontare, se grupeaza in obligatii si creante pe termen lung si obligatii si creante pe termen scurt.

Datoriile si creantele pe termen scurt sunt cunoscute si sub denumirea de deconturi curente, de exploatare sau cu tertii. Asemenea decontari sunt determinate de relatiile societatii cu partenerii de afaceri (furnizori si clienti), cu personalul, cu bugetul statului si cu alte organisme publice, cu asociatii, cu grupul sau alte intreprinderi din cadrul grupului, cu debitorii si creditorii diversi.

Pentru ca operatiunile de incasari si plati a creantelor, respectiv datoriilor, au loc ulterior crearii lor, apare ca strict necesara reflectarea acestor creante si datorii in evidenta contabila.

OBIECTIVELE SI FACTORII ORGANIZARII

DECONTARILOR CU TERTII

2.2.1 Obiective

Principiul continuitatii activitatii intreprinderii poate fi asigurat numai in situatia realizarii echilibrului financiar dintre venituri si cheltuieli, dintre incasari si plati.

Urmarirea continua a realizarii acestui echilibru presupune printre altele controlarea permanenta a capacitatii de plata a unitatii, a ratelor autonomiei financiare, etc.

Capacitatea de plata a unitatii reprezinta modul in care unitatea isi onoreaza obligatiile pe termen scurt, mediu si lung.

Pentru a putea organiza un control eficient in acest sens, contabilitatea tertilor are ca obiective:

cunoasterea in orice moment a nivelului creantelor si datoriilor agentului economic ce deriva din relatiile comerciale cu alte unitati, precum si din relatiile financiare cu bugetul statului, asigurarile sociale, etc.;

cunoasterea creantelor si datoriilor agentului economic fata de asociati sau de actionari, si urmarirea decontarilor la termen a acestora;

urmarirea incasarii la timp a tuturor sumelor de la clienti si debitori, precum si achitarea la termen a datoriilor fata de furnizori, creditori, personalul unitatii, bugetul statului, etc.;

cunoasterea creantelor si datoriilor fata de unitatile din cadrul grupului, si care deriva din operatiunile efectuate de acestia;

solutionarea corecta si in termen legal a decontarilor din operatii in curs de clarificare, se inregistreaza cu caracter provizoriu in contul 473 "Decontari in curs de clarificare". Utilitatea acestui cont rezulta din faptul ca toate operatiunile in curs de clarificare, rezultate din sumele platite ca amenzi, locatii, cheltuieli de judecata, operatiuni bancare pentru care nu exista documente, etc., nu pot fi inregistrate in momentul efectuarii lor, pe cheltuieli sau in alte conturi in mod direct, fiind necesare cercetari si lamuriri suplimentare. Sumele inregistrate in acest cont, ca urmare a constatarii operatiunilor, trebuie clarificate in 60 de zile, dar nu mai tarziu de data inchiderii conturilor, in vederea intocmirii bilantului contabil;

solutionarea corecta a deprecierilor constatate asupra creantelor sau datoriilor, precum si a cresterilor de valoare a acestora.

Pe parcursul realizarii obiectivelor, se urmareste in permanenta respectarea principiului necompensarii. Asa cum nu este admisa compensarea posturilor de cheltuieli cu cele de venituri, nu este admisa nici compensarea intre creante si cheltuieli.

In principiu, nu se poate opera compensarea intre datoriile si creantele referitoare la aceeasi terti, cu exceptia cazurilor in care a fost perfectat un acord/contract in acest sens.

2.2.2. Factorii

Organizarea contabilitatii relatiilor cu tertii este conditionata de o serie de factori, cum ar fi:

natura relatiilor de decontare;

formele de decontare;

instrumentele de decontare;

sistemul de creditare;

regimul reducerilor si momentul acordarii lor.

In functie de factorii mai sus amintiti, se va stabili fluxul informational (documentele si circulatia lor), precum si conturile in care se vor reflecta operatiunile respective.

Incasarea drepturilor de creanta si decontarea obligatiilor agentilor economici genereaza mutatii ale mijloacelor banesti din conturile de disponibilitati ale respectivilor agenti. Mijloacele banesti sunt constituite din bani lichizi, pastrati in casieria unitatii, din bani din conturile de la banci, sau din alte mijloace banesti (cecuri, acreditive, efecte comerciale, alte valori). In functie de moneda in care se formeaza disponibilitatile banesti putem avea bani in moneda nationala si bani in devize.

Plata in numerar ramane modalitatea cea mai rapida si eficienta de efectuare a platilor de valori mici. Cu cat valoarea unei tranzactii este mai mare , cu atat creste tendinta de a utiliza mijloace de plata fara numerar.

Transferurile care au loc intre agentii economici se fac cu ajutorul numerarului chiar daca, de cele mai multe ori, valoarea ridicata a platilor ce trebuie facute, solicita in mod logic, un instrument de plata fara numerar.

Se utilizeaza instrumentele de decontare potrivit contabilitatii trezoreriei. Aceasta contabilitate are ca obiect evidenta existentei si miscarii titlurilor de plasament, disponibilitatilor banesti din conturile la banci, disponibilitatile din casa, creditele bancare pe termen scurt si a altor valori de trezorerie.

Conturile la banci cuprind:

disponibilitatile in lei si devize;

cecurile si efectele comerciale depuse la banci;

carnetele de cecuri cu limita de suma, creditele bancare pe termen scurt;

dobanzile aferente disponibilitatilor.

Disponibilitatile din casa se tin separat, intr-o parte cele in lei si in alta parte cele in devize. Evidenta operativa a acestor valori se face in registrul de casa. Disponibilitatile in devize se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei sau la un curs fix. La finele exercitiului, disponibilitatile in devize se evalueaza la zi, urmand ca diferentele favorabile de curs sa se inregistreze la venituri financiare, iar cele nefavorabile la cheltuieli financiare.

Acreditivele bancare reprezinta sumele rezervate de catre titularii de conturi in favoarea unor furnizori prin care se garanteaza plata livrarilor de marfuri, executarii unor lucrari si servicii prestate. Acreditivele se pot deschide in lei sau in devize.

Regimul reducerilor reprezinta o problema specifica relatiilor dintre furnizorii si clientii lor. In practica, exista situatii in care furnizorii acorda la valoarea rezultata din aplicarea pretului sau tarifului negociat o serie de reduceri.

Reducerile afecteaza atat vanzarile cat si cumpararile, in functie de pozitia pe care agentul economic o are.

Se disting doua tipuri de reduceri comerciale:

cu caracter comercial;

cu caracter financiar.

Reducerile comerciale sunt rabaturile, remizele si risturnurile.

Rabaturile reprezinta reduceri exceptionale practicate asupra preturilor de vanzare, convenite in prealabil, atunci cand se constata defecte de calitate sau abateri de la standard la bunurile care fac obiectul tranzactiei.

Remizele reprezinta reduceri practicate in mod obisnuit asupra pretului de vanzare, luandu-se in considerare volumul vanzarilor. Remizele se calculeaza prin aplicarea unei cote procentuale asupra pretului curent de vanzare.

Risturnurile sunt reduceri de pret calculate asupra ansamblului de operatii efectuate cu acelasi tert, in timpul unei perioade determinate.

Aceste reduceri nu se inregistreaza in contabilitate daca sunt acordate in momentul facturarii. In contabilitate se va inregistra la creante din vanzari, respectiv din cumparari, doar valoarea neta comerciala ce rezulta in urma aplicarii acestor reduceri.

Daca reducerile - frecvent pentru rabaturi si intotdeauna pentru risturnuri - se aplica ulterior, dupa livrarea marfurilor si expedierea facturilor, ele sunt inscrise in facturi de reducere sau in note de credit. In aceste situatii, ele trebuie contabilizate, deoarece modifica nivelul facturii initiale.

Reducerile financiare sunt reprezentate prin sconturi.

Sconturile de decontare reprezinta reduceri acordate clientilor care isi achita cumparaturile inaintea termenului normal de exigibilitate. Scontul se calculeaza prin aplicarea unei cote procentuale asupra valorii facturii la pretul curent, sau asupra valorii nete comerciale, daca s-au acordat si reduceri comerciale.

Sconturile se inregistreaza in contabilitate astfel:

sub forma cheltuielilor financiare in contabilitatea furnizorului;

sub forma veniturilor financiare in contabilitatea clientului, deoarece furnizorul care a acordat aceasta reducere inregistreaza o cheltuiala, dar isi incaseaza creantele fata de clienti mai devreme. Scontul reprezinta deci, costul financiar al procurarii acestor fonduri mai devreme. Clientul ce beneficiaza de aceasta reducere inregistreaza un venit si plateste obligatia fata de furnizor mai devreme.

Scontul reprezinta deci, randamentul financiar al plasarii fondurilor sale.

2.3. SISTEMUL CONTURILOR SINTETICE UTILIZATE IN CONTABILITATEA

RELATIILOR CU TERTII, FURNIZORI SI CLIENTI

Autonomia, independenta, libertatea de manevra de care dispun agentii economici in economia de piata, implica dezvoltarea, diversificarea si adancirea unor relatii de productie si schimb, in cele mai variate domenii, ce aduc cu ele, o mare gama de relatii de decontare, de stingere a obligatiilor deja create, de creare si stingere a altor obligatii intr-o inlantuire fara sfarsit. Acestora li se adauga relatiile cu tertii, cu personalul, cu fondurile si organismele de protectie sociala, dar mai ales cu bugetul statului, agentii economici fiind obligati la plata diverselor categorii de contributii, taxe si impozite.

Avand in vedere viteza cu care se creeaza aceste relatii, care au volumul intr-o permanenta multiplicare, scadentele foarte ferme de stingere a obligatiilor, putem intelege usor importanta organizarii si conducerii corecte, a unei contabilitati a relatiilor financiare si de decontare.

Pentru reflectarea in contabilitate a relatiilor cu tertii, se utilizeaza conturile clasei a patra a planului general de conturi "Conturile cu tertii", structurate pe grupe distincte pentru fiecare gen de terti cu care intreprinderea intra in relatii economice. Structura clasei a patra este astfel conceputa incat, reflecta in succesiunea fazelor circuitului economic, modalitatea in care unitatile patrimoniale isi reglementeaza decontarile astfel:

*In cadrul procesului de aprovizionare, fata de furnizori;

*In cadrul procesului de desfacere, fata de clienti;

*In cadrul procesului de productie si reparatie, fata de personal, organisme sociale si de protectie sociala si, fata de bugetul statului.

Conturile sintetice privind relatiile cu tertii, furnizori si clienti, ale planului general de conturi sunt:

Grupa 40.FURNIZORI SI CONTURI ASIMILATE

401.Furnizori

403.Efecte de platit

404.Furnizori de imobilizari

405.Efecte de platit pentru imobilizari

408.Furnizori - Facturi nesosite

409.Furnizori -debitori

Grupa 41.CLIENTI SI CONTURI ASIMILATE

411. Clienti

4118.Clienti incerti

413. Efecte de primit de la clienti

418. Clienti - facturi de intocmit

419. Clienti creditori

Contul 401. "Furnizori" este un cont de pasiv care reflecta datoria agentului economic ca urmare a primirii de: materii prime si materiale, obiecte de inventar, animale si pasari, marfuri, ca urmare a intrarilor si serviciilor, executate pentru activitatea de exploatare de diferiti terti. Acest cont tine evidenta decontarilor, atat cu furnizorii interni, cat si cu cei externi.

Contul 401 "Furnizori" incepe sa functioneze prin creditare.

In creditul contului 401 "Furnizori" se inregistreaza:

- valoarea la pret de cumparare sau standard (prestabilit) a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, animale tinere si la ingrasat, marfurilor si ambalajelor intrate in patrimoniu, achizitionate cu titlu oneros de la terti, pe baza de facturi:

-301.Materii prime

-302.Materiale consumabile

-303.Materiale de natura obiectelor de inventar

-341.Semifabricate

-346.Produse reziduale

-351.Materii si materiale aflate la terti

-354.Produse aflate la terti

-356.Animale aflate la terti

-347.Marfuri aflate la terti

-358.Ambalaje aflate la terti

-361.Animale si pasari

-371.Marfuri

-381.Diferente de pret la marfuri;

- diferentele de pret nefavorabile aferente, in cazul in care evidenta acestora se tine la preturi standard:

-308.Diferente de pret la materii prime si materiale

-348.Diferente de pret la produse

-367.Diferente de pret la animale si pasari

-378.Diferente de pret la marfuri

-388.Diferente de pret la ambalaje

- valoarea materialelor achizitionate, nestocate si consumul de energie si apa:

-604.Cheltuieli privind materialele nestocate

-605.Cheltuieli privind energia si apa

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, facturate de furnizori:

-409.Furnizori-debitori

- valoarea lucrarilor executate sau a serviciilor prestate de terti:

-611.Cheltuieli cu intretinerea si reparatiile

-612.Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile

-613.Cheltuieli cu primele de asigurare

-614.Cheltuieli cu studiile si cercetarile

-621.Cheltuieli cu colaboratorii

-622.Cheltuieli privind comisioanele si onorariile

-623.Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate

-624.Cheltuieli cu transportul de bunuri

-625.Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferuri

-626.Cheltuieli cu taxele postale

-628.Alte cheltuieli cu servicii executate de terti

-471.cheltuieli inregistrate in avans

- valoarea facturilor primite, in cazul in care, acestea au fost evidentiate anterior ca facturi nesosite:

-408.Furnizori-facturi nesosite;

- taxa pe valoarea adaugata inscrisa pe facturile furnizorilor:

-4426.T.V.A.deductibila

-4428.T.V.A.neexigibila

- valoarea timbrelor fiscale si postale, biletelor de tratament si calatorie si a altor valori achizitionate:

-532.Alte valori

- diferentele nefavorabile de curs valutar la sfarsitul exercitiului financiar, din evaluarea soldului in valuta:

-665.Cheltuieli din diferente de curs valutar

In debitul contului 401 "Furnizori" se inregistreaza:

- platile efectuate catre furnizori:

-162.Credite bancare pe termen lung

-512.Conturi curente la banci

-531.Casa

-541.Acreditive

-542.Avansuride trezorerie

- valoarea acceptata a efectelor comerciale de platit:

-403.Efecte de platit

- diferentele favorabile de curs valutar aferente datoriilor catre furnizori, la decontare, sau evaluare la sfarsitul exercitiului:

-765.Venituri din diferentele de curs valutar

- valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizarii platilor cu acestia:

-409.Furnizori-debitori

- sumele nete achitate colaboratorilor si impozitul retinut:

-512.Conturi la banci

-531.Casa

-444.Impozitul pe venituri de natura salariilor

- valoarea la pret de inregistrare a produselor cuvenite unitatilor prestatoare, ca plata in natura, potrivit prevederilor contractuale:

-345.Produse finite

- valoarea scontului obtinut de la furnizori:

-767.Venituri din sconturi obtinute

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire:

-409.Furnizori-debitori

Soldul contului reprezinta sumele datorate furnizorilor.

Contul 403 "Efecte de platit" este un cont de pasiv care tine evidenta obligatiilor de platit pe baza de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.).

Contul 403 "Efecte de platit" incepe sa functioneze prin creditare.

In creditul contului 403 "Efecte de platit" se inregistreaza:

- valoarea acceptata a efectelor comerciale de platit:

-401.Furnizori

- diferentele nefavorabile de curs valutar la sfarsitul exercitiului, din evaluarea soldului in valuta:

-665.Cheltuieli din diferentele de curs valutar.

In debitul contului 403 "Efecte de platit" se inregistreaza:

- platile efectuate la scadenta pe baza efectelor comerciale:

-512.Conturi in banci

- diferentele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor comerciale de platit sau evaluarea acestora la sfarsitul exercitiului :

-765.Venituri din diferentele de curs valutar

Soldul contului reprezinta valoarea efectelor comerciale de platit.

Contul 404 "Furnizori de imobilizari"este un cont de pasiv, care tine evidenta obligatiilor de plata fata de furnizorii de imobilizari corporale sau necorporale.

Contul 404 "Furnizori de imobilizari" incepe sa functioneze prin creditare.

In creditul contului se inregistreaza:

- valoarea imobilizarilor facturate de furnizori, a serviciilor prestate sau a lucrarilor executate de terti pentru realizarea acestor imobilizari:

-201.Cheltuieli de constituire

-203.Cheltuieli de dezvoltare

-208.Alte imobilizari necorporale

-211.Terenuri si amenajari de terenuri

-212.Constructii

-213.Instalatii tehnice, mijloace de transport, animale si plante

-214.Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale

-231.Imobilizari corporale in curs

-233.Imobilizari necorporale in curs

- obligatia de plata a ratelor de leasing financiar pe baza facturilor emise de locator:

-167.Alte imprumuturi si datorii asimilate

- valoarea dobanzilor datorate si facturate potrivit prevederilor contractuale, in cazul leasingului financiar:

-168.Dobậnzi aferente imprumuturilor si datoriilor asimilate

- taxa pe valoarea adaugata inscrisa in facturile furnizorilor de imobilizari:

-4426.T.V.A. deductibila

-4428.T.V.A. neexigibila

- diferentele nefavorabile de curs valutar din evaluarea soldului la sfarsitul exercitiului:

-665.Cheltuieli din diferente de curs valutar

In debitul contului se inregistreaza:

- sumele achitate furnizorilor de imobilizari, precum si valoarea avansurilor decontate furnizorilor de imobilizari:

-162.Credite bancare pe termen lung

-232.Avansuri acordate pentru imobilizari corporale

-234.Avansuri acordate pentru imobilizarile necorporale

-512.Conturi curente la banci

-531.Casa

-541.Acreditive

- valoarea acceptata a efectelor de platit pentru imobilizari:

-405.Efecte de platit pentru imobilizari

- datorii prescrise sau anulate:

-758.Alte venituri din exploatare

- valoarea sconturilor obtinute de la furnizorii de imobilizari:

-767.Venituri din sconturi obtinute

- diferentele favorabile de curs valutar aferente datoriilor catre furnizorii de imobilizari la decontare sau evaluare la sfarsitul exercitiului:

-765.Venituri din diferente de curs valutar.

Soldul contului reprezinta sumele datorate furnizorilor de imobilizari.

Contul 405 "Efecte de platit pentru imobilizari" este un cont de pasiv; i'ine evidenta obligatiilor de plata catre furnizorii de imobilizari pe baza de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.).

Contul 405 "Efecte de platit pentru imobilizari" incepe sa functioneze prin creditare.

In creditul contului 405 se inregistreaza:

- valoarea acceptata a efectelor comerciale de platit pentru imobilizari:

-404.Furnizori de imobilizari

- diferentele nefavorabile de curs valutar la sfarsitul exercitiului din evaluarea soldului in valuta:

-665.Cheltuieli din diferentele de curs valutar.

In debitul contului 405 se inregistreaza:

- platile efectuate catre furnizorii de imobilizari pe baza de efecte comerciale, la scadenta acestora:

-512.Conturi la banci in lei

- diferentele favorabile de curs valutar constatate la decontare sau evaluare la sfarsitul exercitiului

-765.Venituri din diferente de curs valutar

Soldul contului reprezinta valoarea efectelor de platit pentru imobilizarile achizitionate.

Contul 408 "Furnizori - Facturi nesosite" este un cont de pasiv care tine evidenta decontarilor cu furnizorii pentru aprovizionarile de bunuri, lucrarile executate si prestarile de servicii, pentru care nu s-au primit facturi. Contul 408 incepe prin creditare.

In creditul contului 408 "Furnizori - Facturi nesosite" se inregistreaza:

- valoarea bunurilor aprovizionate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate de catre furnizori :

-301.Materii prime

-302.Materiale consumabile

-303.Materiale de natura obiectelor de inventar

-361.Animale si pasari

-371.Marfuri

-378.Diferente de pret la marfuri

-4428.T.V.A.neexigibila

-604.Cheltuieli privind materialele nestocate

-605.Cheltuieli privind energia si apa

-611.Cheltuieli cu intretinerea si reparatiile

-612,Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile

-613.Cheltuieli cu primele de asigurare

-614.Cheltuieli cu studiile si cercetarile

-621.Cheltuieli cu colaboratorii

-622.Cheltuieli privind comisioanele si onorariile

-623.Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate

-624.Cheltuieli cu transportul de bunuri si persoane

-625.Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari

-626.Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii

-628.Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti ;

- diferentele nefavorabile de curs valutar inregistrate la inchiderea exercitiului, aferente datoriilor catre furnizorii pentru care nu s-au primit facturi:

-665.Cheltuieli cu diferentele de curs valutar.

In debitul contului 408 "Furnizori - Facturi nesosite" se inregistreaza:

-401.Furnizori

- diferentele favorabile de curs valutar inregistrate la inchiderea exercitiului:

-765.Venituri din diferentele de curs valutar

Soldul contului reprezinta sumele datorate furnizorilor pentru care nu s-au primit facturi.

Contul 409 "Furnizori - debitori" este un cont de activ care tine evidenta avansurilor acordate furnizorilor, pentru cumparari de bunuri de natura stocurilor sau pentru prestari de servicii si executari de lucrari. Contul 409 incepe sa functioneze prin debitare.

In debitul contului 409 "Furnizori - debitori" se inregistreaza:

- valoarea avansurilor achitate:

-512.Conturi curente la banci

-531.Casa

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, facturate de furnizori:

-401.Furnizori

- diferente favorabile de curs valutar inregistrate la incheierea exercitiului, aferente avansurilor acordate furnizorilor:

-765.venituri din diferente de curs valutar.

In creditul contului 409 "Furnizori - debitori" se inregistreaza:

- valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizarii platii cu acestia:

- 401.Furnizori;

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, precum si valoarea ambalajelor degradate:

-401.Furnizori

-608.Cheltuieli privind ambalajele

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, nerestituite furnizorilor, retinute in stoc:

-381.Ambalaje

- diferentele nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor in valuta, acordate furnizorilor la decontarea cu acestia sau la inchiderea exercitiului financiar:

- 665.Cheltuieli din diferentele de curs valutar.

Soldul contului reprezinta avansuri acordate furnizorilor si nedecontate inca.

Contul 411 "Clienti" este un cont de activ si tine evidenta creantelor si decontarilor in relatiile cu clientii interni si externi pentru produse, semifabricate, materiale, marfuri vandute, lucrari executate si servicii prestate, pe baza de facturi, inclusiv a clientilor incerti, rau platnici, dubiosi sau aflati in litigiu.

Contul 411 "Clienti" incepe sa functioneze prin debitare.

In debitul contului 411 "Clienti" se inregistreaza:

- valoarea la pret de vanzare a marfurilor, produselor, semifabricatelor livrate, lucrarilor executate si serviciilor prestate, precum si taxa pe valoarea adaugata aferenta:

-701.Venituri din vanzarea produselor finite

-702.Venituri din vanzarea semifabricatelor

-703.Venituri din vanzarea produselor reziduale

-704.Venituri din lucrari executate si servicii prestate

-705.Venituri din studii si cercetari

-706.Venituri din redevente, locatii de gestiune si chirii

-707.Venituri din vanzarea marfurilor

-708.Venituri din activitati diverse

-4427.T.V.A.colectata

-4428.T.V.A.neexigibila

- valoarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, evidentiate in contul 418 "Clienti - facturi de intocmit":

-418.Clienti - facturi de intocmit

- venituri inregistrate in avans sau de realizat, aferente perioadelor sau exercitiilor financiare urmatoare, inclusiv taxa pe valoarea adaugata aferenta:

-472.Venituri inregistrate in avans

-4428.T.V.A.neexigibila

- valoarea avansurilor facturate clientilor:

-419.Clienti - creditori

-4427.T.V.A.colectata

- valoarea dobanzii facturate de locator in cazul leasingului financiar:

-267.Creante imobilizate

- valoarea creantelor reactivate:

-754.Venituri din creante reactivate si debitori diversi

- diferentele favorabile de curs valutar, aferente creantelor in devize la inchiderea exercitiului financiar:

-765.Venituri din diferente de curs valutar

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, facturate clientilor:

-419.Clienti - creditori

In creditul contului 411 "Clienti" se inregistreaza:

- sumele incasate de la clienti:

-512.Conturi curente la banci

-531.Casa

- decontarea avansurilor incasate de la clienti:

-419.Clienti - creditori

- diferentele nefavorabile de curs valutar aferente creantelor incasate:

-665.Cheltuieli din diferente de curs valutar

- valoarea cecurilor si a efectelor comerciale acceptate:

-511.Valori de incasat

-413.Efecte de primit de la clienti

- valoarea sconturilor acordate clientilor :

-667.Cheltuieli privind sconturile acordate

- sumele trecute pe pierderi cu prilejul scaderii din evidenta a clientilor incerti sau in litigiu

-654.Pierderi din creante si debitori diversi

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, primate de la clienti

-419.Clienti - creditori

- diferentele nefavorabile de curs valutar aferente creantelor in valuta la sfarsitul exercitiului

-665.Cheltuieli din diferentele de curs valutar

Soldul contului reprezinta sumele datorate de clienti.

Contul 413 "Efecte de primit de la clienti" este un cont de activ care tine evidenta creantelor de incasat, pe baza de efecte comerciale.

Contul 413 "Efecte de primit de la clienti" isi incepe functionarea prin creditare.

In debitul contului se inregistreaza:

-411.Clienti

- diferentele favorabile de curs valutar, aferente efectelor comerciale de incasat la inchiderea exercitiului

-765.Venituri din diferentele de curs valutar

In creditul contului se inregistreaza:

- efecte comerciale primite de la clienti:

-511.Valori de incasat

- sumele incasate de la clienti prin conturile curente:

-512.Conturi curente la banci

- diferentele nefavorabile de curs valutar, la primirea efectelor comerciale:

-665.Cheltuieli cu diferentele de curs valutar

Soldul contului reprezinta valoarea efectelor comerciale de primit

Contul 418 "Clienti - facturi de intocmit" este un cont de activ si evidentiaza livrarile de bunuri, prestarile de servicii sau executarile de lucrari, inclusiv taxa pe valoarea adaugata, pentru care nu s-au intocmit facturi.

Contul 418 "Clienti - facturi de intocmit" incepe sa functioneze prin debitare.

In debitul contului se inregistreaza:

- valoarea livrarilor de bunuri, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate catre clientii, pentru care nu s-au intocmit facturi, inclusiv taxa pe valoarea adaugata aferenta:

-701.Venituri din vanzarea produselor finite

-702.Venituri din vanzarea semifabricatelor

-703.Venituri din vanzarea produselor reziduale

-704.Venituri din lucrari executate si servicii prestate

-705.Venituri din studii si cercetari

-706.Venituri din redevente, locatii de gestiune si chirii

-707.Venituri din vanzarea marfurilor

-708.Venituri din activitati diverse

-4428.T.V.A. neexigibila

- diferentele favorabile de curs valutar, aferente creantelor in valuta, la inchiderea exercitiului financiar:

-765.Venituri din diferente de curs valutar

In creditul contului 418 se inregistreaza:

- valoarea facturilor intocmite:

-411.Clienti

- diferentele nefavorabile de curs valutar aferente clientilor, facturi de intocmit la decontare si la inchiderea exercitiului:

-665.Cheltuieli din diferente de curs valutar

Soldul contului reprezinta valoarea bunurilor livrate, a serviciilor prestate sau a lucrarilor executate, pentru care nu s-au intocmit facturi.

Contul 419 "Clienti - creditori" este un cont de pasiv, care tine evidenta clientilor

creditori, reprezentand avansurile incasate de la clienti.

Contul 419 incepe sa functioneze prin creditare.

In creditul contului se inregistreaza:

- sumele facturate clientilor, reprezentand avansuri pentru livrari de bunuri, prestari de servicii sau executari de lucrari

-411.Clienti

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, facturare clientilor:

-411.Clienti

- diferentele nefavorabile de curs valutar aferente avansurilor in valuta, primite de la clienti la inchiderea exercitiului

-665.Cheltuieli din diferentele de curs valutar

In debitul contului 419 se inregistreaza:

- decontarea avansurilor incasate de la clienti:

-411.Clienti

- diferentele favorabile de curs valutar, aferente avansurilor decontate, precum si cele aferente datoriilor in valuta catre clienti, la inchiderea exercitiului financiar:

-765.Venituri din diferentele de curs valutar

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, primite de la clienti:

-411.Clienti

- valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, nerestituite clientilor:

-708.Venituri din activitati diverse

Soldul contului reprezinta sumele datorate clientilor creditori

Contul 491 "Provizioane pentru deprecierea creantelor - clienti" este un cont de pasiv care tine evidenta provizioanelor constituite pentru deprecierea creantelor din conturile de clienti.

Contul 491 "Provizioane pentru deprecierea creantelor - clienti" incepe sa functioneze prin creditare.

In creditul contului 491 se inregistreaza:

- valoarea provizioanelor constituite pentru clientii incerti, dubiosi, rau platnici sau aflati in litigiu:

-681.Cheltuieli de exploatare privind amortizarile si provizioanele

In debitul contului 491 se inregistreaza:

- diminuarea sau anularea provizioanelor constituite pentru deprecierea creantelor - clienti:

-781.Venituri din provizioane privind activitatea de exploatare

Soldul contului reprezinta provizioanele constituite.

CAPITOLUL III

ORGANIZAREA CONTABILITATII CU FURNIZORII SI CLIENTII

3.1.CONTABILITATEA FURNIZORILOR

Furnizorii sunt persoane fizice sau juridice carora unitatile patrimoniale le sunt datoare valoric, pentru materialele, marfurile sau serviciile de care au beneficiat de la aceste persoane si pentru care plata se face ulterior.

Datoriile fata de furnizori sunt datorii de exploatare ce apar ca urmare a derularii operatiilor de aprovizionare a unitatii patrimoniale cu cele necesare desfasurarii in cele mai bune conditii a activitatii.

Obligatiile unitatilor patrimoniale fata de furnizorii lor, se ridica la nivelul valorii bunurilor, lucrarilor sau serviciilor primite, la care se adauga cota de T.V.A. aferenta. In situatia in care furnizorul acorda reduceri comerciale, valoarea de inregistrare a obligatiei este la nivelul netului comercial plus cota de T.V.A. aferenta. Deci, valoarea de inscriere a datoriei intrate in patrimoniu, este valoarea ei nominala de rambursare.

In contabilitate se inscriu doar datoriile certe fata de furnizori. Datoria devine certa in momentul in care se transfera dreptul de proprietate, pentru bunuri, respectiv in momentul realizarii lor, pentru lucrarile si serviciile prestate de terti in folosul unitatii patrimoniale pe care o conducem.

Documentul cel mai folosit pentru consemnarea transferului de proprietate sau a realizarii lucrarilor si serviciilor este factura. Langa aceasta factura, mai poate aparea si avizul de insotire al marfii, daca este cazul.

Datoriile in devize se inregistreaza in contabilitate in lei, la cursul de schimb in vigoare, la data efectuarii tranzactiei. Diferentele de curs valutar intre data inregistrarii datoriei si cea a platii, se inregistreaza, dupa caz, ca venituri sau cheltuieli financiare, in functie de cum sunt diferentele : favorabile sau nefavorabile.

La data inchiderii conturilor, datoriile in devize neachitate vor fi regularizate in functie de cursul valutar al ultimei zile din decembrie utilizand conturile:

-665.Cheltuieli cu diferentele de curs valutar pentru diferentele nefavorabile (in situatia cresterii cursului valutar);

-765.Veniturile din diferentele de curs valutar pentru diferentele de conversie favorabile (in situatia scaderii cursului valutar).

La inceputul anului urmator, pentru datoriile in devize se reiau inregistrarile de regularizare, printr-o formula contabila inversa, anulandu-se.

Stingerea obligatiilor fata de furnizori se face prin achitarea contravalorii datoriilor cu numerar, prin operatiuni de decontare fara numerar sau prin efecte comerciale.

Pentru reflectarea datoriilor fata de furnizori se utilizeaza conturile:

-401.Furnizori

-404.Furnizori de imobilizari

Contul 401 "Furnizori" tine evidenta obligatiilor fata de terti, interni sau externi, in legatura cu plata catre acestia a contravalorii bunurilor livrate sau a lucrarilor si serviciilor prestate:

- materii prime si materiale;

- obiecte de inventar;

- animale si pasari;

- lucrari si servicii executate de terti.

Contul 404 "Furnizori de imobilizari" tine evidenta obligatiilor de plata fata de furnizorii de imobilizari corporale sau necorporale:

- cheltuieli de constituire

- cheltuieli de dezvoltare

- terenuri si amenajari de terenuri

- constructii si instalatii tehnice, mijloace de transport

- mobilier, aparatura, birotica, echipamente de protectie

Dupa parerea multor specialisti, exprimate in literatura de specialitate, nu este necesara utilizarea a doua conturi pentru furnizori, unul pentru cumparari de bunuri, lucrari si servicii destinate activitatii de exploatare si altul pentru cumparari de imobilizari. Acest lucru este valabil si pentru efectele comerciale de plata.

In planul general de conturi, urmarirea datoriilor incorporate in efecte comerciale se face distinct, cu ajutorul a doua conturi:

-403.Efecte de plata

-405.Efecte de plata pentru imobilizari

Utilizarea a doua conturi distincte nu este o solutie justificata, deoarece efectele comerciale au un regim financiar si juridic unic, indiferent de ce natura a fost obligatia initiala. Deci, normal ar fi fost sa se utilizeze doar un singur cont pentru efectele de plata.

O alta problema care apare intre unitatea patrimoniala si furnizori, este creditul furnizor. Acesta poate avea un efect negativ sau unul pozitiv.

Daca privim modul in care informatiile sunt furnizate de conturile 401 "Furnizori"si 404 "Furnizori de imobilizari", apar in bilantul contabil si in anexa 3 "Situatia creantelor si a datoriilor", se observa ca aceste elemente sunt grupate impreuna la "Datorii", pozitia "Furnizori si conturi asimilate" impreuna cu contul 408 "Furnizori facturi nesosite ".

Din acest lucru rezulta efectul negativ al creditului furnizor. Astfel, datorita decalajului care exista uneori intre livrarile facute de furnizori si facturare, apare ca necesara regularizarea datoriilor si inregistrarea intrarii in patrimoniu a bunurilor. Aceste bunuri, lucrari si servicii, se inregistreaza in contul 408 "Furnizori - facturi nesosite" astfel:

401 "Furnizori" = 408 "Furnizori - facturi nesosite"

Daca unitatea isi achita la timp obligatiile, caz mai rar intalnit, atunci si furnizorul va respecta, la randul sau, termenele de livrare a bunurilor. Daca intre unitatea patrimoniala si furnizor se stabileste o relatie de incredere, bazata pe respectarea termenelor de livrare, respectiv plata, atunci acest lucru nu poate duce decat la aparitia unui efect pozitiv, legat de acest credit furnizor.

Rata de gestiune a furnizorilor ne arata in cate zile unitatea patrimoniala isi achita datoriile fata de furnizor. Aceasta rata de gestiune a furnizorilor, exprima creditul furnizor primit de firma, adica, durata medie de zile de plata a contravalorii bunurilor, lucrarilor si serviciilor achizitionate de furnizori. Practic, indica decalajul mediu, in zile, intre data facturarii si data platii. Din acest punct de vedere, unitatea patrimoniala este avantajata de un nivel ridicat al creditului furnizor, dar fara ca acest lucru sa afecteze relatiile cu acestia.

Formula de calcul a indicatorului este:

- numarul de rotatii:

nrFz = CA/Fz[rot/an]

- durata in zile a unei rotatii:

dzFz = (Fz/CA)*T[zile/rot.]

Valoarea minima ce asigura o stare accesibila a gestiunii datoriilor fata de furnizori, este de cel putin 8 rotatii, care corespund unei durate medii de plata a furnizorilor de 45 de zile. Valoarea optima ar fi de maxim 30 de zile.

Marimea acestui indicator este influentata de pozitia firmei furnizoare pe piata,

comparativ cu concurentii ei, de relatiile pe care unitatea patrimoniala le are cu furnizorul, de specificul activitatii (care influenteaza durata ciclului economic), de conjunctura economica si de politica de credit practicata pe piata.

O viteza de rotatie mica (durata de zile mare) inseamna ca firma foloseste resursele furnizorului si, cu toate ca reflecta o situatie favorabila, poate conduce la inrautatirea relatiilor comerciale intre firma si furnizorii ei. Daca durata de rotatie este mai mare de 30 de zile si nu este efectul unei intelegeri prealabile, firma trebuie sa-si analizeze conditiile de plata si cauzele lipsei de lichiditate.

In situatia in care firma s-ar afla intr-o pozitie dominanta fata de furnizori, ea poate negocia un credit furnizor care o avantajeaza.

Daca tendinta de rotatie este in crestere, exista semnale ca firma se confrunta cu greutati de plata.

Daca durata creditului furnizor este mai mare decat durata creditului client, atunci se creeaza un excedent de resurse financiare, care permit firmei sa-si asigure un oarecare echilibru de moment si sa-si plateasca furnizorii.

3.2. CONTABILITATEA CLIENTILOR

Clientii sunt persoane fizice sau juridice asupra carora unitatea patrimoniala are drepturi de creanta, generate de valoarea bunurilor livrate(produse sau marfuri), a lucrarilor executate si a serviciilor prestate acestora.

Cea mai mare parte a creantelor agentilor economici, sunt legate direct de exploatare, adica de acel domeniu, care face obiectul principal al functionarii lor.

Creantele fata de clienti, rezulta ca urmare a vanzarii productiei, respectiv realizarii lucrarilor sau serviciilor si au in contrapartida, venituri din exploatare.

Creantele unitatii patrimoniale fata de clientii sai, isi au izvorul in schimbul cu consimtamant sau avand la baza contracte incheiate. Creantele devin certe in momentul in transferului de proprietate, pentru vanzari si in momentul realizarii lor, pentru lucrari si servicii.

Transferul de proprietate se produce deci, in momentul livrarilor, respectiv al realizarii lucrarilor sau prestarii serviciilor, moment care corespunde cu momentul facturarii.

Pe baza facturii, creantele se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare in patrimoniu, care corespunde cu valoarea lor nominala, adica cu totalul de plata (valoarea la pret sau tarif negociat + TVA).

Daca se acorda reduceri comerciale, valoarea nominala este data de netul comercial la care se adauga cota de TVA aferenta.

Daca se acorda reduceri financiare, valoarea nominala a creantelor este data tot de netul comercial, scontul acordat fiind inregistrat separat, ca si cheltuiala financiara. Scontul va reduce deci, valoarea creantei initiale printr-o inregistrare ulterioara.

Creantele in devize se inregistreaza in contabilitate in lei, la cursul de schimb de la data efectuarii operatiunilor. Diferentele de curs valutar intre data inregistrarii creantelor si data incasarii lor, se inregistreaza ca venituri sau cheltuieli financiare, dupa cum diferentele de curs valutar sunt favorabile sau nu. In bilant creantele vor figura la valoarea lor in contabilitate, adica la valoarea nominala, dar aplicand principiul prudentei, adica se va constitui un provizion pentru deprecierea creantelor clienti, in situatia in care se prevede o pierdere posibila.

Stingerea creantelor fata de clienti se face prin incasarea contravalorii acestora, pe baza decontarilor sau prin efecte comerciale. Totodata, stingerea creantelor mai poate avea loc si in cazul in care ne aflam in imposibilitatea recuperarii contravalorii lor, iar aceste creante sunt trecute la clienti incerti sau litigiosi.

Ca si la furnizori si aici se poate vorbi de un credit comercial, respectiv creditul clienti si de o rata de gestiune a clientilor. Ratele de gestiune a clientilor ne arata eficienta cu care sunt gestionate creditele clienti in procesul de exploatare, acest lucru putandu-se evidentia atat cu ajutorul numarului de rotatii cat si cu ajutorul duratei in zile a unei rotatii.

Pentru o mai mare relevanta informationala se recomanda utilizarea in zile a creditului client.

Formula de calcul a indicatorului :

- numarul de rotatii :

nrCl = CA/Cl[rot/an]

- durata in zile a unei rotati:

dZCl = (Cl/CA)*T[zile/rot.]

Durata medie de incasare a clientilor exprima creditul acordat de unitatea patrimoniala partenerilor sai. Practic, indica decalajul mediu in zile, intre data facturarii si data incasarii contravalorii bunurilor vandute.

O valoare normala pentru viteza de rotatie a clientilor pe piata romaneasca este de cel putin 12 rotatii, care corespunde unei durate medii de incasare a creantelor de 30 de zile. Insa, acest credit poate varia si el, ca si creditul furnizor, in functie de pozitia unitatii patrimoniale pe piata si de politica comerciala adoptata de conducerea acesteia.

CAPITOLUL IV

STUDIU DE CAZ PRIVIND

CONTABILIATEA RELATIILOR COMERCIALE

4.1.STUDIU DE CAZ PRIVIND CONTABILITATEA

RELATIILOR CU FURNIZORII

Pentru o mai buna ilustrare a utilizarii conturilor prezentate anterior, vom urmari ipostaze in cadrul evidentei contabile a furnizorilor in cadrul S.C. GRUPPO S.R.L.

*Pe baza facturii fiscale numarul 175557 din 10.02.2004, S.C. GRUPPO S.R.L. a achizitionat marfa in valoare de 161.578.200 lei, de la furnizorul sau principal S.C. GRUPPO ROMA SRL din Otopeni.

Inregistrarea obligatiei se face astfel:

% = 4011.Furnizori 161.578.200

135.780.000 371.Marfuri

25.798.200 4426 T.V.A. deductibila

Factura are scadenta peste 45 de zile.

*Tot in data de 10.02.2004, furnizorul S.C. GRUPPO ROMA S.R.L. factureaza lui S.C. GRUPPO S.R.L., chiria pentru spatiul unde cea din urma isi desfasoara activitatea, conform contractului nr.02 din 23.12.2002, incheiat pe o perioada de 5 ani. Valoarea chiriei se ridica la 5.500 EURO, transformati in lei, la cursul valutar al B.N.R. - ului, din ziua facturarii, plus cota de T.V.A de 19%.

In data de 10.02.a.c.,valoarea facturii de chirie numarul 174765 a fost de 268.174.830 lei si s-a inregistrat astfel:

% = 4011.Furnizori 268.174.830

225.357.830 612.Cheltuieli cu redeventele

locatiile de gestiune si chiriile

4426.T.V.A. deductibila.

Factura a fost achitata pe baza ordinului de plata, regasit in extrasul de cont numarul 16 din18.02.2004.

4011.Furnizori = 5121.Conturi la banci 268.174.830

in lei

*Se inregistreaza datoria fata de S.C. Electrica Banat S.A. pentru energia electrica furnizata in ianuarie 2004, precum si datoria fata de Romtelecom S.A. pentru serviciile din perioada 26 ianuarie - 25 februarie 2004. Inregistrarile se fac pe baza de factura fiscala.

Astfel, contul de furnizori se va credita de fiecare data cu valoarea in scrisa pe facturi, in corespondenta cu debitul contului de cheltuieli 605 "Cheltuieli privind energia si apa", respectiv contul de cheltuieli 626 "Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii".

FF 7632527, S.C. Electrica Banat S.A. in valoare de 41.648.771 lei. In aceasta suma se regaseste si taxa de radio si TV. In valoare de 800.000 lei.

41.648.771 % = 4011.Furnizori 41.648.771

34.326.699 605.Cheltuieli privind

energia si apa

6.522.072 4426.T.V.A. deductibila

800.000 628.Alte cheltuieli cu serviciile

executate de terti

Datoria se stinge prin plata direct din casieria unitatii, in doua transe, deoarece suma depaseste 30.000.000 lei, care reprezinta plafonul de cheltuieli pe zi din casierie.

- In 16.02.2004, cu chitanta numarul 4111221 se achita 21.648.771 lei :

21.648.771 4011.Furnizori = 5311.Casa in lei 21.648.771

Soldul contului este creditor si reprezinta suma ramasa de achitat.

- In 18.02.2004, cu chitanta numarul 41127422 se achita restul de 20.000.000 lei:

20.000.000 4011.Furnizori = 5311.Casa in lei 20.000.000

FF 4662663, S.C.ROMTELECOM S.A. in valoare de13.511.000 lei.

13.511.000 % = 4011.Furnizori 13.511.000

11.353.782 626.Cheltuieli postale si

taxe de telecomunicatii

2.157.218 4426.T.V.A.deductibila

Plata acestei datorii se face direct din casieria unitatii:

13.511.000 4011.Furnizori = 5311.Casa in lei 13.511.000

*Pentru a se diminua riscul datorat incendiilor, firma achizitioneaza un sistem de detectie al incendiilor de la S.C. ICCO SISTEMS SRL, conform unui contract. La terminarea lucrarii, adica la instalarea sistemului de detectie a incendiilor, se va incheia un proces verbal de predare primire intre executant si beneficiar. Valoarea totala a lucrarii se ridica la 69.279.489 lei, care va fi achitata prin banca in doua transe. La semnarea contractului se achita aprox.30% din valoarea contractului, restul la receptionarea lucrarii.

- Inregistrarea facturii de avans:

20.850.705 % = 404.Furnizori de imobilizari 20.850.705

17.521.601 232.Avansuri acordate

pentru imobilizari corporale

3.329104 4426.T.V.A.. deductibila

- Plata prin banca a facturii de avans, cu ajutorul ordinului de plata:

20.850.705 404.Furnizori de imobilizari = 5121.Conturi la banci in lei

- Facturarea valorii integrale a sistemului de detectie achizitionat, cu stornarea avansului. Plata prin banca a sumei ramase restante.

69.279.489 % = 404.Furnizori 69.279.489

de imobilizari

58.218.058 214.Mobilier,aparatura,echipam.

de protectie.

4426.T.V.A.colectata

concomitent cu stornarea avansului

17.521.601 404.Furnizori de imobilizari = 232.Avansuri acordate 17.521.601

pentru imobilizari corporale.

- Contul 404 ramane astfel, pe credit cu suma de 40.696.457 lei plus T.V.A. in valoare de 7.732.327 lei, care se va achita prin banca. Inregistrarea se face in felul urmator:

48.428.784 404.Furnizori de imobilizari = 5121.Conturi la banci in lei 48.428.784

*In luna ianuarie, firma a solicitat unui post de radio local realizarea unui spot publicitar. Pe baza contractului incheiat intre cele doua parti, pe o perioada de 6 luni, firma va achita lunar postului de radio suma de 485 Euro, cu T.V.A inclus, transformat in lei la cursul BNR din data facturarii, in schimbul spotului difuzat.

- Inregistrarea FF 2810422, in valoare de 19.372.724 lei (cu TVA inclus) se face astfel:

19.372.724 % = 4011.Furnizori 19.372.724

16.279.600 6231.Cheltuieli de protocol,

reclama si publicitate

3.093.124 4426 T.V.A deductibila

*Pentru a se suplimenta incalzirea in biroul de protocol, s-a achizitionat un radiator marca Alaska, de la METRO SRL. Datoria a fost inregistrata pe baza facturii numarul 63550486/25.02.2004, iar stingerea ei a fost facuta in aceeasi zi pe baza de chitanta, plata facandu-se din casieria unitatii.

1.605.310 % = 4011.Furnizori 1.605.310

1.349.000 303.Materiale de natura

obiectelor de inventar

256.310 4426.T.V.A.deductibila

- Achitarea facturii :

1.605.310 4011.Furnizori = 5311.Casa in lei 1.605.310

*S-au achizitionat de la S.C.OFFICE SHOP S.R.L. materiale consumabile,produse de birotica si papetarie necesare, in valoare de 4.800.000 lei,conform facturii fiscale 075892, la care se adauga cota de T.V.A. de 19%. Plata a fost facuta direct din casierie.

5.712.000 % = 4011.Furnizori 5.712.000

4.800.000 604.Cheltuieli privind

materialele nestocate

912.000 4426.T.V.A.deductibila

5.712.000 4011.Furnizori = 5311.Casa in lei. 5.712.000

*Se crediteaza contul de furnizori cu valoarea inscrisa in factura furnizorului S.C. TIMNVODAC S.R.L., in corespondenta cu debitul contului de cheltuieli 611"Cheltuieli de intretinere si reparatii", cu suma de 2.555.202 lei (cu T.V.A. inclus), datorata pentru reparatia autovehiculului din dotare. Plata a fost facuta direct din casieria unitatii.

% = 4011.Furnizori 2.555.202

611.Cheltuieli de intretinere

si reparatii

4426T.V.A.deductibila

2.555.205 4011.Furnizori = 5311.Casa in lei 2.555.202

*Benzina pentru autovehiculul din dotare se achizitioneaza pe baza de bon fiscal nr.249, de la LUMOIL SHELL S.R.L, cu plata directa.

1.008.403 % = 4011.Furnizori 1.008.403

847.398 6022.Cheltuieli privind

combustibilul

4426.T.V.A.deductibila

1.008.403 4011.Furnizori = 5311.Casa in lei 1.008.403

*Mai exista si alte facturi de aprovizionare cu marfuri achizitionate de la S.C. GRUPPO ROMA S.R.L. din Otopeni: FF.174718 in valoare de 737.585.800 lei , FF.175580 in valoare de 410.407.200 lei, FF.175585 in valoare de 279.057.380 lei(toate cu T.V.A. inclus) si altele, care duc la cresterea creditului contului 401. "Furnizori". Inregistrarea lor in contabilitate se face in mod similar cu primul caz prezentat (FF.175557), scadenta fiind tot la 45 de zile.

*S.C. GRUPPO SRL a achitat in cursul lunii februarie, prin banca, cu ajutorul ordinului de plata 540.000.000 lei, care reprezinta o parte din suma datorata furnizorului S.C. GRUPPO ROMA S.R..L., din facturile de marfa scadente.

Inregistrarea acestor plati se face pe baza extraselor de cont, astfel:

- Extras de cont nr.03/02.02.2004-se achita 200.000.000 lei din contravaloarea FF.173915 din ianuarie 2004.

200.000.000 4011.Furnizori = 5121 .Conturi la banci in lei 200.000.000

- Extras de cont nr.19/11.02.2004.- se achita 190.000.000.lei din FF 173915.

190.000.000 4011.Furnizori = 5121.Conturi la banci in lei 190.000.000

- Extras de cont nr.22/18.02.2004 - se achita 150.000.000 lei din FF.173916

150.000.000 4011.Furnizori = 5121.Conturi la banci in lei 150.000.000

4.2. STUDIU DE CAZ PRIVIND

CONTABILITATEA RELATIILOR CU CLIENTII

Vanzarile catre clienti in cadrul S.C. GRUPPO SRL se fac doar pe baza de factura fiscala si chitanta, atat pentru persoane fizice, cat si pentru cele juridice, deoarece unitatea comercializeaza produse de folosinta indelungata, iar pretul este afisat in Euro, cu specificarea ca, vanzarea se face in lei, la cursul de schimb stabilit de BNR

pentru ziua respectiva.

Atunci cand mobilierul este adus la comanda, adica in marea majoritate a cazurilor, mai intai se va semna un contract. In acest contract este specificata valoarea totala a acestuia in Euro. La momentul semnarii contractului se va factura si achita, 30% din valoarea totala, la cursul de schimb al zilei, afisat de BNR. Banii vor fi incasati prin banca sau direct prin casieria unitatii. Suma ramasa, va fi achitata in totalitate pana la data livrarii marfii sau chiar in momentul livrarii. Deci, mai pot exista unul sau mai multe avansuri sau o singura lichidare de contract.

Pe factura finala se vor inscrie marfurile livrate, fiecare cu valoarea sa de vanzare plus T.V.A. si se va storna suma platita in avans, pana la momentul livrarii. Astfel, aceasta factura finala, poate avea o valoare egala cu suma ramasa de plata sau poate fi cu valoare zero, daca intreaga suma specificata in contract, a fost achitata in avans.

*In cazul clientului S.C. KUNSTAL S.R.L. din Alba Iulia s-a incheiat in data de 14.04.2004 un contract in valoare totala de 3.533 Euro, al carui obiect era o bucatarie model "Virginia".

Clientul achita prin banca primul avans. La momentul intrarii banilor in contul lui S.C. GRUPPO S.R.L., aceasta elibereaza clientului factura de avans.

- Incasarea prin banca:

72.512.262 5121.Conturi la banci in lei = 4111.Clienti 72.512.262

- Inregistrarea facturii de avans:

72.512.262 4111.Clienti = % 72.512.262

419.Clienti- creditori 60.934.674

4427.T.V.A.colectata 11.577.588

La data intocmirii facturii de avans 72.512.262 lei erau echivalenti cu 1.777 Euro. Suma ramasa de plata fiind de 1.756 Euro.

In momentul sosirii bucatariei in depozitul lui S.C.GRUPPO ROMA ITAL-

MOBILIA S.R.L., aceasta anunta clientul, care va achita suma ramasa restanta. I se va intocmi factura de avans dupa intrarea banilor in contul societatii:

- Incasare prin banca a sumei ramase( 71.655.336 lei = 1.756 Euro):

71.655.336 5121.Conturi la banci in lei = 4111.Clienti 71.655.336

- Inregistrarea facturii de avans:

4111.Clienti = % 71.655.336

419.Clienti-cerditori 60.214.568

4427.T.V.A.colectata 11.440.768

In data de 07.06.2004 i se livreaza clientului bucataria cumparata, iar factura de vanzare nr.178110, care stinge obligatia firmei fata de client, se inregistreaza astfel:

144.167.598 4111.Clienti = % 144.167.598

707.Venituri din vanzarea 121.149.242

marfurilor

4427.T.V.A.colectata 23.018.356

Si concomitent stornam factura de avans:

144.167.598 419.Clienti-cerditori = % 144.167.598

4111.Clienti 121.167.598

4427.T.V.A. colectata - 23.018.356

*Un alt caz, cum a fost cel al clientei, persoana fizica, Strugari Dorina din Timisoara, presupune incasarea unui avans (min.30% din valoarea totala), intocmirea unei facturi de avans si achitarea acestuia la casieria unitatii.

In momentul livrarii marfii contractate se achita suma ramasa restanta si se intocmeste o singura factura. Aceasta va fi o factura de vanzare, va contine stornarea primului avans si va avea ca valoare finala, suma ramasa de plata:

- Incasare prin casa:

8.104.000 5311.Casa in lei = 4111.Clienti 8.104.000

- Inregistrarea facturii de avans:

8.104.000 4111.Clienti = % 8.104.000

419.Clienti-creditori 6.810.084

4427.T.V.A.colectata 1.239.916

- Inregistrarea facturii de vanzare concomitent cu stornarea avansului platit:

4111.Clienti = % 18.695.812

707.Venituri din vanzarea

marfurilor 15.710.598

4427.T.V.A.colectata 1.691.098

6.810.084 419.Clienti-cerditori = 4111.Clienti 6.810.084

Rezulta ca, pe debitul lui 4111. "Clienti'', raman 8.900.514 lei, plus T.V.A. de 1.691.098 lei si care se achita la casierie :

5311.Casa in lei = 4111.Clienti 10.591.612

*Cea de-a treia varianta, clientei, persoana fizica, Berci Iuliana, i se vinde un vas "Epoca", cu plata integrala si livrare imediata.

- Inregistrarea facturii de vanzare:

8.343.206 4111.Clienti = % 8.343.206

707.Venituri din vanzarea

marfurilor 7.011.097

4427.T.V.A.colectata 1 .332.109

- Incasarea facturii prin casierie:

8.343.206 5311.Casa in lei = 4111.Clienti 8.343.206

CONCLUZII

In lucrarea de fata am incercat sa prezint, intr-o masura atat teoretica cat si practica, relatia unei intreprinderi cu mediul economic inconjurator. Astfel, am incercat o definire si o clasificare a unor aspecte privitoare la componentele mediului economic, din amonte si avalul intreprinderii, in cadrul fluxului comercial, respectiv furnizorii si clientii acesteia. Neluand in considerare punctele de plecare, ce intervin in mod normal in orice intreprindere, am descris elemente si metodologii utilizate pentru o buna conducere a relatiilor cu furnizorii si clientii.

In cadrul economic actual din Romania, intreprinderea, pentru a-si atinge obiectivele propuse, ajunge sa interactioneze cu o serie de terti, dand nastere la o serie de relatii si fluxuri economice, care la randul sau genereaza drepturi si obligatii. Acesti terti, sunt reprezentati fie de Statul roman, fie de alte societati comerciale romanesti sau straine, sau chiar persoane fizice, cu care intreprinderea intra in contact.

Toate reglementarile impuse de stat in ceea ce priveste desfasurarea activitatii firmei in relatiile cu tertii, nu constituie decat un punct de plecare in lupta pentru supravietuire a intreprinderii, in mediul economic concurential real, care genereaza un spectru mult mai larg de situatii, decat cel avut in mod teoretic.

In functie de respectarea sau nu a termenelor de plata sau incasare, pot sa apara dificultati in buna desfasurare a activitatii firmei. Atunci cand aceste operatiuni sunt facute la termen, apare creditul comercial, respectiv creditul furnizor si creditul client. Urmarirea si controlul creditelor este o activitate indispensabila realizari unei gestiuni eficiente a unei intreprinderi.

Intr-o economie inflationista, ca cea romaneasca, creantele fata de clienti sunt constant incasate la costul lor istoric, intr-o moneda din ce in ce mai depreciata, cu cat termenul de plata este mai mare. Din pacate, fenomenul nu este contracarat de creditul primit de la furnizor, intervalul de achitare al acestor obligatii fiind mult mai mic decat cel de incasare de la clienti. Aici intervine maiestria contabililor, care trebuie sa stie sa gestioneze disponibilitatile banesti, in asa masura, incat activitatea societatii sa nu fie afectata de intarzierile ce apar in incasarea creantelor.

S.C. GRUPPO S.RL. nu are de suferit de pe urma deprecierii monedei nationale, deoarece preturile sunt stabilite in Euro, chiar daca incasarea se face in lei, la cursul BNR din ziua vanzarii, intreaga valoare facturata se incaseaza in aceeasi zi in care se intocmeste factura.

Datoriile catre furnizorii de marfa sunt contabilizate in lei.

Datoriile catre furnizorii de servicii se platesc in lei, chiar daca, in mare masura, sunt contabilizate in Euro. Acestea au scadente diferite, care pot fi in favoarea sau in defavoarea firmei.

Problemele cu care se confrunta firma sunt, dupa opinia mea de doua feluri:

a)     generale:

- concurenta tot mai evidenta, pozitia pe piata, lipsa unor resurse financiare suficiente;

b)     particulare:

- luarea deciziilor se face la "centru", la nivel de "grup" si nu pentru fiecare unitate in parte. Desi, fiecare unitate are statut de firma independenta, la nivel de conducere se comporta ca si o filiala.

- probleme de import (incepand cu relatiile si pana la importul fizic), de transport si de depozitare, care se nasc la furnizorul - importator din grup, dar care au repercusiuni asupra firmei care vinde produsele, pentru ca, de fapt, aceasta este singura care intra in legatura directa cu clientii.

Ca si propunere ar fi scurtarea acestui lant vicios. Adica, importul sa fie facut la nivel local, relatiile cu furnizorii straini sa se tina direct, evitandu-se astfel ratacirea comenzilor sau  "amestecarea" clientilor intre firmele din grup (Exemplu: marfa clientului de la Timisoara ajunge la Brasov).

Astfel, am pierde mai rar din credibilitatea clientilor, am putea fi mai eficienti, ne-am usura munca si am evita o gramada de alte situatii neplacute.

O economie de piata competitiva presupune ca ansamblul deciziilor economice sa se caracterizeze prin coerenta. De asemenea, trebuie sa fie compatibila cu politica fiscala in vigoare.

BIBLIOGRAFIE

M.Epuran, D.Cotlet, Contabilitatea financiara in noul

F.Ineovan, I.Peres sistem contabil, Ed. De Vest,

Timisoara, 1998, vol.II

F.Ineovan, D.Cotlet, Contabilitate financiara, Ed.

A.Iosif, D.Mates, Mirton, Timisoara, 2003

N.Bobitan, C.Hategan 

C.Negrut 

N.Feleaga, I.Ionascu Contabilitatea financiara, Ed. Economica, Bucuresti, 1993, vol.III

I.Peres  Contabilitate generala, Ed.Mirton,

Timisoara, 1997

I.Peres, D.Popovici, Controlul economic financiar,

O.Bunget  Ed. Mirton, Timisoara, 2000

M.Ristea  Contabilitatea societatilor comerciale

Ed.Expertilor contabili si a contabililor

Autorizati din Romania, Bucuresti,1994

Legea 82/1999 republicata

Reglementari contabile simplificate, armonizate cu directivele europene, Ed.INFO-KAM Technologies

Revista Tribuna Economica, nr.42/1999

supliment economic-legislativ

Revista Tribuna Economica, nr.82/2000

supliment economic-legislativ