SINTEZA CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

 

Capitolul I

Prezentarea generala a societatii comerciale EXPERT SRL

1. Scurt istoric al societatii comerciale EXPERT SRL

EXPERT SRL este o societate cu raspundere limitata cu capital privat, infiintata in anul 2002. Societatea este inregistrata la Oficiul Registrului Comertului Bucuresti sub nr. J40/11421/2002, avand codul fiscal RO15008797.

EXPERT SRL este membru CECCAR (Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania) din ianuarie 2003, fiind inregistrata la categoria expert contabil.

EXPERT SRL este reprezentata legal de administratorul si asociatul majoritar al societatii, Dna Oana Gatman - expert contabil. Cel de-al doilea asociat dl. Marius Sucuturdean consultant de taxe cu experienta semnificativa in aceasta arie de activitate.

2. Domeniul de activitate

Societatea are ca obiect principal de activitate: activitati de contabilitate si revizie contabila - 7412

3. Principalii clienti si furnizori ai societatii

Principalii clienti ai societatii sunt:

Powcom Services SRL (servicii de telecomunicatii)

Teleprecision SA (distribuitor de echipamente tehnologice)

Trust Productions SRL (societate de publicitate)

Brother (producator international de electronice)

GED Capital SRL (consultanta in afaceri si management)

GED Capital Development SA SGCR Madrid Sucursala Bucuresti

Printre principalii furnizori se pot enumera:

Eurial Leaising IFN SA

Romtelecom SA

Vodafone Romania SA

Cheque Dejeuner

4. Principalele servicii oferite/prestate

In prezent EXPERT SRL presteaza servicii de contabilitate si cenzorat la un numar de peste 30 de firme cu capital privat romanesc sau strain din urmatoarele domenii: telecomunicatii, servicii IT, servicii de publicitate, servicii de consultanta, servicii de management, distributie de produse IT, agentii imobiliare, etc.

5. Situatia manageriala a societatii

5.1. Subsistemul metodologic

Subsistemul metodologic in cadrul S.C. GS EXPERT S.R.L este alcatuit din:

Sisteme de management

managementul participativ - exercitat la nivelul Adunarii Generale a Asociatilor.
- managementul prin obiective - concretizat sub forma unor liste cu termene de executie si persoane care trebuie sa duca la indeplinire obiectivul respectiv
- managementul prin bugete - evidentiat in elaborarea, realizarea si urmarirea Bugetului de venituri si cheltuieli.

Metode si tehnici de management Sedinta - o metoda des utilizata .Tipurile de sedinte organizate in cadrul firmei sunt sedintele decizionale, sedintele de informare, sedintele de analiza.
Tabloul de bord - este concretizat intr-o suma de informatii de sinteza utilizate de directorul economic si de administratorul societatii. Tabloul de bord ofera atat informatii utile in luarea unei decizii, cat si alte date de interes, cum ar fi situatia actionarilor si impartirea dividendelor, achitarea obligatiilor fata de stat, constituind astfel un instrument util si modern de conducere.
Delegarea - este o metoda des utilizata pentru rezolvarea unor probleme de catre subordonati.

5.2. Subsistemul decizional

Adunarea Generala a Asociatilor este organul de conducere al societatii comerciale in integritatea ei,care decide asupra activitatii acesteia si asigura politica ei economica si comerciala. Adunarea Generala se intruneste cel putin o data pe an in cel mult trei luni de la incheierea exercitiului financiar si are urmatoarele obligatii:

Sa discute, sa aprobe sau sa modifice bilantul contabil dupa ascultarea raportului administratorului si cenzorilor si sa fixeze dividendul;

Sa aleaga administratorii si cenzorii societatii comerciale; sa fixeze remuneratia cuvenita pentru exercitiul in curs al acestora;

Stabileste bugetul de venituri si cheltuieli si, dupa caz, programul de activitate pentru exercitiul financiar urmator;

Sa stabileasca participarea la profit si pierderi ale administratorilor si personalului societatii comerciale;

EXPERT SRL este reprezentata legal de administratorul si asociatul majoritar al societatii. Cel de-al doilea asociat, consultant de taxe cu experienta semnificativa in aceasta arie de activitate, ocupa postul de director economic al societatii.

Directorul economic

Directorul economic coordoneaza activitatea societatii.

Directorul economic raspunde, in principal, de:

a.      gestionarea in conditii de maxima eficienta a patrimoniului societatii;

b.     organizarea controlului preventiv pentru contracte, documente de plata a drepturilor banesti cuvenite salariatilor, contracte de credite;

c.      intocmirea Bugetului de venituri si cheltuieli anual si semestrial;

d.     intocmirea analizelor privind nivelul lunar al costurilor realizate pe total societate si propune masuri de reducere sistematica, operativa a acestora, in vederea obtinerii unui profit maxim.

e.      Asigura desfasurarea ritmica si in conditii de eficienta a platilor catre furnizori.

f.      Achitarea la termene si conditii de eficienta a obligatiilor de orice natura.

5.3. Subsistemul informational

Rolul subsistemului informational este de a furniza informatii din mediul extern si mediul intern referitoare la operatiile trecute, prezente si viitoare ale societatii, necesare managementului pentru conducerea cu eficienta, in conditii de profitabilitate a firmei.

Misiunea sistemului informational este de a asigura o comunicare eficienta in cadrul firmei la, care va contribui la ameliorarea procesului de luare a deciziilor, eficientizarea si cresterea volumului de activitate concomitente cu cresterea profitabilitatii societatii.

Obiectivele subsistemului informational sunt:

a oferi informatii ce vor fi folosite pentru stabilirea obiectivelor firmei si anticiparea mijloacelor de realizare a acestora, elaborarea deciziilor, organizarea rationala, motivarea salariatilor spre realizarea sarcinilor, evaluarea rezultatelor obtinute;

evidentierea cailor de sporire a eficientei activitatilor ce se desfasoara in firma;

perfectionarea continua prin analiza sistemului informational existent si achizitionarea unor echipamente si produse program care sa permita valorificarea la maxim a potentialului uman existent;

asigurarea culegerii si prelucrarii in timp real a datelor necesare.

In vederea realizarii obiectivelor la nivel tactic, subsistemul informational ofera informatii despre fundamentarea deciziilor care privesc activitatea pe termen mediu si scurt a firmei. Aceste informatii sunt un suport pentru:

determinarea potentialului de investitii pe termen mediu si scurt;

determinarea necesarului de forta de munca;

determinarea conditiilor contractuale cele mai avantajoase, atat cu clientii cat si cu furnizorii firmei.

Aceste informatii servesc in principal la realizarea functiilor de planificare si organizare ale managementului. Concomitent insa, se realizeaza si functia de control, pentru care subsistemul informational se doreste a oferi in mod continuu informatii privitoare la:

modul de executare a bugetelor si situatia cash-flow-ului;

modul de derulare si rezultatele investitiilor existente;

modul de indeplinire a sarcinilor si gradul de motivare a angajatilor.

Controlul si circuitul documentelor

Tipul documentelor supuse procedurii de control

Documente interne :

manual management mediu;

manualul activitatii de securitate si sanatate in munca;

proceduri/instructiuni;

planurile calitatii/mediului/securitatii si sanatatii in munca;

documente pentru inregistrari (registre, formulare, etichete, stampile);

documente si date referitoare la personal;

contracte comerciale si documente de analiza a contractelor;

documente de planificare/programe Prestatie;

documentatie de executie si control;

documente care necesita aprobarea clientului;

corespondenta interna si externa.

Documente de provenienta externa:

legi, reglementari legale, normative aplicabile;

documente fiscale ale clientilor;

dosare lunare ale clientilor, care contin actele contabile aferente fiecarei luni dintr-un an.

Contracte comerciale ale clientilor

5.4. Subsistemul organizatoric

1. Prezentarea sistemului organizatoric

Fiind constituita ca o societate cu raspundere limitata si avand un numar mic de salariati, in firma EXPERT SRL organizarea este predominant informala, elementele si interactiunile umane cu caracter organizatoric manifestandu-se in mod spontan si natural intre componentii furmei.

Desigur,organizarea formala exista (cu cele doua laturi ale sale : organizarea procesuala si organizarea structurala) si se afla in raporturi de interconditionare cu organizarea informala.

Organizarea structurala consta in gruparea principalelor functiuni si activitati ale firmei si repartizarea acestora in doua subdiviziuni organizatorice. Subdiviziunile organizatorice sunt putine la numar si sunt prezentate in organigrama.

Ne vom referi in continuare cu precadere la organizarea procesuala aratand care sunt principalele functiuni si activitati la nivelul firmei EXPERT SRL.

Principalele functiuni ale S.C. EXPERT SRL sunt:

Functiunea comerciala care cuprinde activitatea de:

- Aprovizionarea tehnico-materiala - stabilirea necesarului de materiale se realizeaza lunar de Asistent Manager care transmite aceste informatii Directorului Econimic in vederea achizitionarii lor.

Functiunea financiar - contabila cu:

- Activitatea financiara - realizata integral de Directorul Economic care realizeaza cashflow-ul lunar tinand cont de momentul incasarii facturilor emise, plata furnizorilor, plata taxelor si plata salariilor.

- Evidenta contabila - Asistent Manager realizeaza contabilitatea primara a firmei in timp ce Directorul Economic verifica si intocmeste situatile contabile si fiscale.

Functiunea de personal cu activitatile de :

- incadrarea personalului- realizata de catre Directorul General care este resposabil cu angajarea salariatilor in special pe baza de recomandari;

- formarea, evaluarea si motivarea personalului - Directorul General impreuna cu Directorul Economic stabilesc politica de formare evaluare si motivare urmand ca punerea in practica sa fie supravegeata de Directorul General. Evaluarea se face cel putin o data pe an.

Functiunea de productie cu activitatile de :

- programarea prestarii serviciilor - Directorul General impreuna cu Directorul Economic stabilesc lunar programul de activitati

- prestarea serviciilor- este realizata de personalul de executie pe baza programului de activitati si pe baza documentelor/informatilor furnizate de clienti.

- controlul serviciilor prestate - este realizata de Directorul General impreuna cu Directorul Economic inainte de livrarea catre clienti sau administratia financiara a rapoartelor/ declaratilor intocmite.

Incadrarea cu personal a structurii organizatorice la S.C. EXPERT SRL S.A.

Managementul EXPERT SRL este execitat dupa cum urmeaza:

Adunarea Generala a Asociatilor este formata din cei 2 asociati si se intruneste o singura data pe an ;

Administrator are si rolul de Director General si conduce functiunile de productie si de personal, in timp ce :

Directorul Economic conduce functiunia comerciala si cea financiar contabila

Atributiile si responsabilitatile organismelor participative de management respectiv ale Adunaarii Generale a Asociatilor, directorului general si ale administratorului sunt specificate in Actul Constitutiv si in Statut, iar sarcinile personalului de executie si ierarhia intregului personal, se stabilesc lunar in functie de volumul de activitate preconizat a se realiza.

6.Organigrama societatii comerciale EXPERT SRL

Fisa postului - contabil sef

Descrierea postului

Postul: contabil sef

- serviciu: contabilitate;

- directia: economico-financiara;

1.2. Relatii ierarhice

- este subordonat: asociatilor;

- are in subordine: contabil 1;

1.3. Relatii functionale

- interne: contabil 1;

- externe: clienti;

Descrierea sarcinilor

- supravegherea contabilitatii;

- cooperarea cu directorul economic privind legislatia economica in vigoare;

- analiza activitatii economico- financiare a societatilor;

- intocmirea statelor de plata pentru personalul societatilor;

- intocmirea bilantului la sfarsitul fiecarui an financiar;

- intocmirea contului de rezultate si al balantei

Responsabilitati

- raspunde de eficienta activitatii economice

- raspunde de respectarea dispozitiilor si a indicatiilor date de asociati in legatura cu problemele de care se ocupa in cadrul serviciilor

Limite de competenta

- la solicitarea conducerii (asociatilor) participa la discutarea si sustinerea activitatii proprii.

- in lipsa managerului (delegatie, concediu sau boala) poate pricinui delegarea de autoritate pentru inlocuirea acesteia pe perioada respectiva;

2. Cerintele postului

2.1. Studii necesare:

- pregatire de baza: studii superioare economice (finante-contabilitate)

- specializare-perfectionare: curs de management

2.2. Experienta (stagii) in ani:

- in domeniu (specialitate): minim 5 ani;

- in functii de conducere: minim 1an;

2.3. Calitati personale (aptitudini, capacitati):

- onestitate si confidentialitate

- posibilitate de analiza

- competenta

Regimul fisei postului

Prezenta fisa a postului reglementeaza principalele functiuni ale postului in procesul realizarii atributiilor de Contabil Sef, precum si aspectele legate de obligatiile salariatului angajat pe post in relatia de munca cu angajatorul si imputernicitii acestuia.

Fisa postului este anexa la Contractul Individual de Munca al salariatului angajat pe post si reprezinta referinta principala a evaluarii activitatii salariatului respectiv. Totodata, Fisa postului reprezinta referinta pentru evaluarea candidatilor in cadrul procedurii de angajare si avansare pe postul devenit vacant.

Organigrama societatii comerciale EXPERT SRL

Capitolul II

Prezentarea sistemului de contabilitate al societatii EXPERT SRL

1.Sistemul informatic al societatii EXPERT SRL

Societatea de contabilitate EXPERT SRL utilizeaza un program informatic de contabilitate denumit Spectra, pe baza de contract cu societatea detinatoare a software-ului, beneficiaza din partea acesteia de mentenata anuala si de update-uri si upgrade-uri care creeaza performanta in corcondanta cu legislatia.

Soft-ul este alcatuit din mai multe module dar societatea utilizeaza cu precadere doar 3 dintre ele:

Contabilitate

Salarizare

Evidenta mijloacelor fixe

Acestea la randul lor au mai multe subsectiuni.Soft-ul acorda posibilitatea printarii a diverse rapoarte privitoare la situatiile contabile existente la un moment dat in contabilitatea unuia dintre clientii societatii, a exportarii situatiilor in completarea declartiilor fiscale ce trebuie depuse la administratiile financiare.

2.Procedura de lucru cu clientii a SC EXPERT SRL

Avand in vedere ca serviciile de contabilitate catre clienti se presteaza in majoritate in regim externalizat, dosarul cu documentele aferente unei luni este adus la firma de contabilitate da catre client si predat acesteia in baza unui proces verbal care contine enumerarea tuturor documentelor in ordine cronologica descrescatoare pentru a avea o evidenta clara a acestora .

La predarea dosarului catre client acesta este insotit de asemenea de un proces verbal care va contine enumerarea tuturor declaratiile depuse care intra in atributiile firmei de contabilitate precum si listarile contabile obligatorii , respectiv registrul jurnal, carte mare, si celelate listari lunare, jurnale de cumparari, vanzari, situatia mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar, a balantelor, acestea fiind documentele justificative si financiar contabile intocmite de soceitatea de contabilitate, in baza unui contract de prestari de servicii, dupa cum prevede Legea contabilitatii 82/1991.

3.Inregistrarea in contabilitate a documentelor

In conformitate cu legislatia[1], contabilitatea trebuie sa asigure: "inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne" ale acesteia, cat si in relatiile cu utilizatorii externi (investitori, creditori financiari si comerciali, institutiile statului etc.).

In cadrul reglementarilor contabile se face distinctie intre contabilitatea financiara si cea de gestiune. La nivelul unei entitati, existenta celor doua contabilitati este absolut obligatorie, iar raspunderea pentru organizarea si conducerea acestora revine administratorului sau altei persoane imputernicite in acest sens.

La societatea EXPERT SRL introducerea datelor se face in modulul de note contabile simple, unde se inregistreaza facturi, deconturi, documente conforme cu legislatia. Facturile pentru a fi documente deductibile din punct de vedere al deducerii TVA trebuie sa respecte caracteristicile prevazute de codul fiscal, sa contina toate datele corecte ale furnizorului, ale clientului, calculul sumei de TVA sa fie corect aplicat asupra bazei de TVA, factura sa fie in original.Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elementele principale: denumirea documentului, denumirea /numele si prenumele si dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul, numarul documentului si data intocmirii acestuia, mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare, continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia, datele cantitative si valorice, numele si prenumele si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, alte elemente care sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate . Din punct de vedere al deductibilitatii cheltuielii, daca cheltuiala reprezinta prestare de servicii, factura trebuie sa fie insotita de un contract de prestari servicii al furnizorului catre client din care sa reiasa scopul serviciului prestat, durata acestuia precum si tariful, pentru a urmari concordanta cu datele de pe factura, sau de anexe care sa detalieze serviciile si pretul acestora. Inregistrarea documentelor se face cronologic si sistematic. Bonurile fiscale sunt inregistrate ca documentele justificative cand acestea sunt cuprinse intr-un decont de cheltuieli-cod 14-5-5, aprobat prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, adaptat pt decontari interne. Acestea sunt deductibile daca sunt stampilate si daca contin datele corecte ale celui care le emite. Inregistrarile se fac in lei , iar in cazul cheltuielilor sau veniturilor in valuta se foloseste cursul BNR valabil la data facturarii.

Incepand cu data de 01 mai 2009 s-a restrans sfera de aplicare a dreptului de deducere a TVA pentru o perioada limitata de timp cuprinsa in intervalul 1 mai 2009 - 31 decembrie 2010 si s-a eliminat dreptul de deducere a cheltuielilor cu combustibilul pentru autoturismele folosite de persoanele cu functii de conducere si de administrare a firmelor indiferent de modalitatea de decontare a combustibilului: prin bon emis de casa de marcat sau prin bonuri cu valoare fixa

3.1 Introducere date in modulul NOTE CONTABILE SIMPLE

In data de 16.06.2009 se inregistreaza factura de servicii telefon nr.0005, in valoare de 600 lei fara tva , tva 19% de la Vodafone SA, achitata prin banca la data scadenta a facturii.

Inregistrarea contabila este:

% = 40101 714 lei

626 Cheltuieli telecomunicatii" ,, Furnizori interni'' 600 lei

4426 tva deductibil'' 114 lei

In data de 19.06.2009 se inregistreaza factura de achizitii asistenta juridica nr. 102 emisa de furnizorul Polefka Consulting SRL nr. 500 lei TVA 0, furnizorul fiind neplatitor de TVA, achitata prin casa cu chitanta fiscala.

Inregistrarea contabila este:

628 = 40101 500 lei

Alte cheltuieli cu servicii executate de terti'',, Furnizori interni''

Se inregistreaza o factura de achizitii prestari servicii audio, de la furnizorul Wave Production SRL in valoare de 1500 lei fara TVA, TVA 19%,cu nr. 0156 in data de 28.06.2009, achitata prin banca.

Inregistrarea contabila este:

% = 40101 1785 lei

628 Furnizori interni'' 1500 lei

Alte cheltuieli cu servicii executate de terti''

4426 tva deductibil'' 285 lei

Se inregistreaza o factura vanzare prestari servicii audio nr. 076, catre clientul Graffitti BBDO in valoare de 12500 lei fara TVA, TVA 19% a carui incasare se face prin contul de banca. Factura se emite cu data de 10.06.2009

Inregistrarea contabila este:

411 = %

,, Clienti interni'' 70410 14875 lei

,, Servicii interne'' 12500 lei

4427 2375 lei

,, TVA colectata''

Se inregistreaza decontul de cheltuieli[4] nr.1/30.06.2009, care este compus din bonuri ficale cu cheltuieli diverse in valoare de 245 lei , stampilate (produse protocol, rechizite, timbre) . Titularul decontului este administratorul societatii.

Inregistrarea contabila este:

623 = 462 89 lei

,, Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate'' ,,Creditori diversi''

604 = 462 71 lei

,,Cheltuieli cu materiale nestocate,, ,,Creditori diversi''

626 = 462 85 lei

,, Cheltuieli postale'' ,,Creditori diversi''

Se genereaza din sistemul de contabilitate jurnale de vanzari si cumparari si dupa ce se verifica TVA-urile din jurnale cu documentele se printeaza si se fac inchiderile de TVA[5].

3.2 Introducere date in modulul CASA

In data de 19.06.2009 se achita factura achizitionata de la furnizorul Polefka Consulting SRL cu chitanta nr.1/19.06.2009.

Inregistrarea contabila este:

40101 = 53110 500 lei

,, Furnizori interni'' ,, Csa in lei ''

In modulul de casa se pot face inregistrari si in valute in contul 5314 Casa in valuta'', cand este cazul, la cursul BNR valabil in data platii.

Dupa efectuarea tuturor inregistrarilor se verifica soldul de la casa, cu registrul de casa adus de client, prin jurnalul de incasari si plati prin casa.

3.3 Introducere date in modulul BANCA

In data de 12.06.2009 se incaseaza de la clientul Graffitti BBDO factura cu nr, 076/10.06.2009, in valoare de 14875 lei.

Inregistrarea contabila este:

5121 = 411 14875 lei

,,Conturi la banci in lei'' ,,Clienti interni''

Achitarea celor doi furnizori se face prin urmatoarele inregistrari contabile.

40101 = 5121 714 lei

Furnizori interni'' ,,Conturi la banci in lei''

40101 = 5121 1785lei

Furnizori interni'' ,,Conturi la banci in lei''

Dupa efectuarea inregistrarilor tuturor extraselor de banca, se verifica soldul cu soldul final din extrasele emise de banca.

3.3 Introducere date in modulul SALARIZARE

Inregistrare salarii brute:

641 = 421

,, Cheltuieli cu personalul'' Personal salarii datorate''

Inregistrare retinerile din salariile brute cuvenite angajatilor.

421 = %

Personal salarii datorate'' 4312 ,,Contrib. personalului pt pensia suplimentara''

4314 ,,Contrib. angajatilor la asig. soc. de sanatate''

4372 ,,Contrib. personalului la fondul de somaj''

444 ,,Impozitul pe salarii''

Inregistrare contributii angajator :

6451 = 4311

,,Chelt priv. contrib unitatii la asig sociale'' ,,Contributia unitatii la asig sociale''

,,Chelt priv. contrib unitatii la aj. somaj'' ,,Contributia unitatii la aj. somaj''

,,Chelt priv. contrib unitatii la la asig sociale sanatate'' ,,Contributia unit. la asig sociale sanatate''

Chelt cu alte taxe si impozite'' 446 ,,Comision camera de munca''

, Fond de accidente si risc''

447 Fond de garantare''

Dupa introducerea datelor cu salariile se genereaza statul lunii curente. Este un document sub forma de schema generala ce cuprinde posturile, functiile, limitele de salarizare si de incadrare ale personalului dintr-o unitate economica sau institutie (cod 14-5-1/l Se genereaza in doua exemplare, lunar, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv (foaia de prezenta), a documentelor privind retinerile legale, a concediilor de odihna, a certificatelor medicale. Statul de salarii trebuie sa fie semnat de trei persoane, directorul unitatii, contabilul si cel care intocmeste statul. Acesta trebuie sa contina obligatoriu numele salariatului, CNP-ul, functia, numarul contractului de munca, numarul de ore ale lunii si numarul de ore lucrate, centralizator de contributii ale angajatorului si ale angajatului, salariul brut, deduceri , si salariul net. Platile facute in cursul lunii se includ in statele de salarii pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva Software-ul genereaza si fluturasii pentru salariati care sunt pusi in plicuri si dati in mod confidential fiecarui salariat. Statul de plata se depune la Inspectoratul Teritorial de munca in 2 exemplare pana la data de 25 ale lunii urmatoare, impreuna cu declaratia de comision de camera de munca tot in 2 exemplare care contine obligatia de declarare a comisionului pentru camera de munca a societatii si obligatia de plata a acesteia.

3.5. Introducere date in modulul NOTE COMPUSE

Este un modul folosit la inregistrarile care trebuiesc facute doar pe credit sau doar pe debit, pentru imperechere de facturi storno cu facturi initiale, pentru inregistrari in conturile din afara bilantului, pentru compensari de sume in valuta cu sume in lei inregistrate in modulul NOTE CONTABILE SIMPLE. Pentru societatile care amortizeaza obiectele de inventar a caror valoare nu poate depasi 1800 lei fara TVA, in luna achizitionarii lor, si care sunt obiecte functionale de sine statatoare, fisa contului 8039,,Stocuri de natura obiectelor de inventar'', reprezinta un raport care defineste lista obietelor de inventar achizitionate fara ca acestea sa fie prevazute in lista de echipamente din modulul de mijloace fixe.

3.6. Inchiderea conturilor

Dupa verificarea jurnalelor de cumparari si vanzari se genereaza nota de inchidere de TVA.

Inregistrarea contabila este:

4427 = % 2375 lei

,, TVA colectat''  4426 TVA deductibil'' 399 lei

4423 TVA de plata'' 1976 lei

Dupa verificarea notelor de inchidere TVA, se genereaza notele de inchidere cheltuieli.

Inregistrarea contabila este:

121 = %

,,Profit si pierdere'' 604,,Cheltuieli cu materiale nestocate,,

623 ,,Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate''

626 Cheltuieli postale si de telecomunicatii''

, Alte cheltuieli cu servicii executate de terti''

Dupa verificarea notelor de inchidere cheltuieli, se genereaza notele de inchidere venituri.

Inregistrarea contabila este:

,, Servicii interne'' ,,Profit si pierdere''

Dupa inchiderile de luna se listeaza pe ecran balanta. In prealabil se verifica daca balanta este dezechilibrata, prin interogarea unei functii a programului contabil folosit. Daca este dezechilibrata softul afiseaza lista de erori care sunt apoi corectate. Dupa aceasta etapa se vizualizeaza pe ecran balanta care este verificata. Se verifica soldurile tuturor conturilor in mod obligatoriu cele care au miscari in luna. Se corecteaza inregistrarile eronate sau se inregistreaza in mod corect soldurile negative ale conturilor prin compensari de solduri .

Capitolul III

Lucrari contabile de inchidere a exercitiului financiar

.Lucrari de raportare financiar contabila intocmite in cursul anului

Pe baza datelor din contabilitatea curenta, unitatile patrimoniale, indiferent de specificul activitatii, forma de organizare sau tipul de proprietate, intocmesc periodic, in cursul anului, diferite documente sau lucrari contabile centralizatoare. Acestea se concretizeaza, de fapt, in completarea unor formulare tipizate, elaborate de Ministerul Finantelor.

Componentele si continutul informational al acestor lucrari contabile difera in functie de scopul pentru care se intocmesc si perioadele pentru care se face raportarea, astfel:

Balanta de verificare[6] se elaboreaza, potrivit art. 22 din Legea contabilitatii nr. 82/1991.

Declaratia privind obligatiile de plata la bugetul asigurarilor sociale si fondurilor speciale se intocmeste lunar sau trimestrial in functie de natura datoriei ce se creeaza fata de bugetul statului pentru perioada de raportare.

Declaratia privind obligatiile de plata la bugetul de stat se intocmeste lunar, trimestrial sau anual, in functie de natura datoriei ce se creeaza fata de bugetul statului pentru perioada de raportare.

Decontul privind taxa pe valoarea adaugata, se intocmeste lunar de catre agentii economici care sunt inregistrati la organele fiscale ca platitori de taxa pe valoarea adaugata lunar, cand cifra de afaceri depaseste 100.000 de euro la sfarsitul anului si trimestrial pentru cei care au o cifra de afaceri de sub 100.000 euro si se depune la organul fiscal teritorial.

In continutul informational al acestui document se reflecta urmatorii indicatori: taxa pe valoarea adaugata colectata (aferenta valorii bunurilor, lucrarilor si serviciilor vandute), determinata pe baza datelor din jurnalul de vanzari; prorata de deducere a TVA, stabilita ca raport intre veniturile aferente operatiilor supuse TVA si veniturile totale obtinute din vanzarea productiei; taxa pe valoarea adaugata deductibila (aferenta valorii bunurilor, lucrarilor si serviciilor cumparate), stabilita pe baza datelor din jurnalul pentru cumparari; TVA de dedus, aferenta operatiilor impozabile; TVA de plata pentru luna de raportare (diferenta intre TVA colectata mai mare si TVA deductibila, mai mica); TVA de rambursat pentru luna de raportare (de recuperat de la bugetul statului, cand TVA deductibila este mai mare decat TVA colectata); suma de rambursat din luna precedenta celei de raportare; suma de plata din luna precedenta celei de raportare; suma pentru care s-a aprobat rambursarea sau compensarea in luna de raportare; suma platita in luna de raportare; TVA ramasa de plata.

Societatea EXPERT SRL intocmeste pentru fiecare client raportari si listari lunare, situatii ( venituri in avans, cheltuieli in avans, evidente cu contracte, evidenta contractelor de lesing actualizata la fiecare sase luni in functie de caz, evidenta facturilor emise neincasate, etc. ) care inlesneste clientului continuitatea activitatii si intocmirea sistemului de bugete. Astfel, se creeaza si imaginea reala a asupra evolutiei societatii clientului, a profitabilitatii pe sectoare de activitate.

2.Lucrarile premergatoare intocmirii bilantului contabil

1.Inregistrarea in conturi a tuturor documentelor justificative, care reflecta operatiile economice si financiare ale perioadei de gestiune pentru care se intocmeste bilantul, si intocmirea primei balante de verificare.

Caracterul real al bilantului este conditionat de inregistrarea in conturi a tuturor documentelor in care au fost consemnate operatiunile economice si financiare ale unitatii patrimoniale si verificarea exactitatii datelor inregistrate cu ajutorul balantei de verificare.

Balanta de verificare se intocmeste lunar, atat pentru verificarea inregistrarilor in conturile analitice pentru fiecare cont sintetic care are conturi analitice. Ea pregateste datele necesare compararii datelor din contabilitate cu realitatea faptica constatata.

. Inventarierea generala a patrimoniului are ca scop principal, stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunurile obtinute cu orice titlu apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Inventarierea reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta faptica a tuturor elementelor de activ si pasiv, cantitativ sau numai valoric, dupa caz, si punerea de acord a evidentei cu realitatile constatate in urma inventarierii, precum si evaluarea elementelor patrimoniale la nivelul valorii actuale.

Evaluarea stocurilor faptice ale elementelor patrimoniale constatate la inventariere se face utilizand aceleasi preturi folosite la inregistrarea intrarii lor gestiune, adica la valoarea de inregistrare sau valoarea contabila.

Pentru stabilirea valorii de inventar (denumita valoare actuala), in vederea determinarii deprecierilor provizorii, pentru constituirea provizioanelor, evaluarea elementelor ce compun patrimoniul se face conform prevederilor Legii contabilitatii (art.9), astfel: bunurile de natura imobilizarilor si cele de natura activelor circulante materiale, se evalueaza la valoarea actuala sau de utilitate, denumita si valoare de inventar; creantele si datoriile se evalueaza la valoarea nominala; bunurile depreciate se evalueaza la valoarea de utilitate, in functie de utilitatea bunului in unitate si de pretul pietei; creantele si datoriile in devize se evalueaza la cursul pietei valutare din ultima zi a exercitiului financiar; creantele si datoriile incerte se evalueaza la valoarea de utilitate, ca valoare posibila de incasat sau de plata; titlurile imobilizate se evalueaza la valoarea de utilitate pe care o prezinta pentru detinator, iar titlurile de plasament se evalueaza la cursul mediu al ultimei luni a exercitiului, sau la valoarea probabila de negociere, dupa caz.

Reflectarea in contabilitate a operatiunilor de regularizare

4. Determinarea rezultatului exercitiului

Dupa efectuarea inregistrarilor de regularizare este necesar sa se inchida conturile de cheltuieli si venituri prin transmiterea soldurilor conturilor respective asupra contului 121 'Profit si pierdere'.

5. Intocmirea celei de a doua balanta de verificare a conturilor (balanta generala sintetica definitiva) reprezinta ultima lucrare preliminara intocmirii bilantului, asigurandu-se centralizarea datelor contabilitatii curente si obtinerea unei situatii generale a patrimoniului unitatii economice.

3.Lucrari de raportare financiar contabila intocmite la sfarsitul semestrului si anului (bilantul contabil)

Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, exercitiul financiar incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate, cand acesta incepe la data infiintarii unitatii patrimoniale.

Bilantul contabil reflecta pozitia financiara a intreprinderii la un moment dat, la sfarsitul exercitiului financiar 31 decembrie sau, intermediar la 30 iunie.

Bilantul contabil este documentul oficial de sinteza sau de raportare financiara ce se foloseste pentru finalizarea exercitiului financiar, care trebuie sa dea o imagine fidela, completa si clara a situatiei patrimoniului si a rezultatelor obtinute.

Bilantul contabil, prin continutul informational, reflecta, dupa norme metodologice unitare, comparativ cu exercitiul precedent, in mod sintetizat si sistematizat, toate elementele de activ si de pasiv ale intreprinderii la sfarsitul exercitiului, precum si in alte situatii, cum sunt fuziunea, incetarea activitatii etc.

Ordonarea posturilor in bilant se face, de regula, in functie de criteriul lichiditatii activului si exigibilitatii pasivului. Continutul activului bilantului este sistematizat in patru grupe si anume:

I. Active imobilizate (necorporale, corporale si financiare);

II. Active circulante (stocuri, creante, titluri de plasament, disponibilitati si alte valori);

III. Conturi de regularizare si asimilate (Cheltuieli inregistrate in avans, Diferente de conversie activ);

IV. Prime privind rambursarea obligatiunilor.

Ordonarea posturilor de pasiv se face de la cele mai putin exigibile la cele imediat exigibile, pe urmatoarele grupe principale:

Capitaluri proprii;

Provizioane pentru riscuri si cheltuieli;

Datorii;

Conturi de regularizare si asimilate (Venituri inregistrate in avans, Diferente de conversie - pasiv).

La intocmirea bilantului contabil se au in vedere, potrivit art. 28 din Legea contabilitatii, urmatoarele reguli: posturile inscrise in bilant sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului; nu sunt admise compensari intre posturile ce se inscriu in bilant.

In activul bilantului posturile de active imobilizate si circulante, sunt inscrise la valoarea neta contabila obtinuta din valoarea de intrare in patrimoniu diminuata cu amortizarile si provizioanele pentru deprecierea acestora. De asemenea, tot din motive de evaluare, soldurile conturilor de diferente de pret (in cazul cand evidenta unor elemente patrimoniale se tine la alte preturi decat cele efective) se insumeaza algebric cu soldurile conturilor de active circulante, pentru ca aceste elemente patrimoniale sa fie evaluate la valoarea efectiva.

Existenta a doua coloane distincte (una pentru exercitiul financiar precedent si alta pentru exercitiul financiar incheiat) permite efectuarea de comparatii intre indicatorii de la inceputul exercitiului cu cei de la finele acestuia.

Printre elementele care formeaza continutul si structura bilantului contabil se numara si rezultatul net al exercitiului (profit si pierdere). Rezultatul in suma globala, nu reprezinta o informatie foarte utila din punct de vedere al informatiei de gestiune deoarece nu permite punerea in evidenta a modului de formare a rezultatului.

Intrucat unitatea patrimoniala este interesata sa cunoasca in detaliu veniturile obtinute din activitatea desfasurata si cheltuielile ocazionate, s-a introdus un al doilea instrument de sintetizare a informatiilor contabilitatii generale si anume 'Contul de profit si pierdere' denumit si 'Contul de rezultate'. Introducerea acestui instrument a fost determinata si de necesitatea controlului respectarii interesului fiscal al statului in conditiile autonomiei economico-decizionale a unitatii patrimoniale in economia de piata.

Contul de profit si pierdere cuprinde: cifra de afaceri, veniturile si cheltuielile, precum si rezultatul exercitiului, profit sau pierdere.

Notele explicative la bilant sunt compuse din urmatoarele situatii:

- Anexa 1 - Repartizarea profitului

- Anexa 2 - Situatia stocurilor si a productiei in curs 

- Anexa 3 - Situatia creantelor si datoriilor

- Anexa 4 - Situatia altor provizioane

- Anexa 5a - Date informative

- Anexa 5b - Plati restante

- Anexa 5c - Impozite, taxe si alte obligatii datorate si varsate

- Anexa 6 - Situatia activelor imobilizate

- Anexa 7 - Alte informatii privind regulile si metodele contabile si date complementare

La bilantul de la 30 iunie nu se mai depun notele explicative.

Lucrarile de completare a bilantului, si contului de profit si pierdere reprezinta, prin continutul lor, in cea mai mare parte operatii de prelucrare si transcriere a datelor din bilantul contabil precedent si din balanta sintetica a conturilor.

Completarea formularelor de bilant se face pe documente tipizate, dupa o macheta unica pentru toate unitatile patrimoniale, institutiile publice si de administratie, organizatii teritoriale etc., ceea ce permite Ministerului Finantelor intocmirea anuala a bilantului general pe ansamblul economiei nationale

Bilantul contabil, certificat si aprobat, se depune la compartimentul de profil din cadrul directiei generale a finantelor publice si controlului financiar de stat pana la 14 august 2009, in cazul nostru, bilant la 30 iunie 2009.

BIBLIOGRAFIE

Catalogul documentelor financiar contabile -editia a IV-a, actualizata la 9 ianuarie 2009

Editura Best Publishing Bucuresti 2009

Codul fiscal al Romaniei, versiuni actualizata la 01 ianuarie 2009

Legea contabilitatii nr.82/1991, republicata in Monitorul Oficial, Partea I nr.454 din 18 iunie 2008

Ordinul Ministrului Finantelor Publice 3512/2004 publicat in Monitorul Oficial 870/23.12.2008, Partea I

Ordonanta de Urgenta 34/2009, publicata in Monitorul Oficial 286/30.04.2009

Ordinul Ministrului Finantelor Publice 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar contabile de catre persoanele prevazute la art.1 din Legea contabilitatii nr.82/1991, republicata, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei , Partea I , nr. 1056 din 30 decembrie 2006

ANEXA1

Model decont

ANEXA 2

Tabelul 1

Model jurnal cumparari

Tabelul 2

Model jurnal vanzari

ANEXA 3

Model balanta