Echipa de negociatori

Echipa de negociatori

In etapa de pregatire a negocierilor, o problema de maxima importanta o reprezinta desemnarea persoanelor ce vor alcatui echipa de negociatori si intreprinderea tuturor actiunilor ce tin de organizarea si functionarea acestei echipe.

Succesul in negociere nu depinde intotdeauna de marimea echipei de negociatori. Dimensiunile si structura acestei echipe depind de natura si complexitatea tranzactiei. In genere, persoanele desemnate trebuie sa acopere urmatoarele segmente:

comercial: pret, cost, termen de livrare, cheltuieli cu transportul si asigurarea, politica comerciala;

tehnic: parametrii tehnici, asistenta tehnica, service, perioada de garantie;

juridic: uzantele si reglementarile internationale, legislatia diferitelor tari, litigiile posibile, institutiile de arbitraj competente, rezilierea si prelungirea clauzelor contractuale;

financiar: modalitatile si termenele de plata, creditele, riscurile, garantiile.

Se poate sustine ca prin procesul de negociere se realizeaza o evaluare nescrisa a calitatilor si caracterului negociatorului. Pentru a fi considerati eficienti, negociatorii trebuie sa indeplineasca trei conditii: sa fie bine apreciati atat de propria firma, cat si de parteneri; sa aiba continuitate in obtinerea de rezultate calitative pe o perioada indelungata de timp, pentru a nu pune succesul pe seama unor factori intamplatori; sa asigure o concordanta intre obtinerea unei solutii de succes datorata apropierii acesteia de pozitia initiala de negociere si valabilitatea solutiei de succes exprimata prin buna derulare a tranzactiei.

Pentru cresterea performantelor individuale, dar si pentru cristalizarea unui adevarat spirit de echipa este de dorit ca membrii echipei sa fie utilizati la mai multe negocieri succesive.

De mare insemnatate in asigurarea coeziunii si competitivitatii echipei de negociatori este personalitatea conducatorului desemnat. Sarcinile pe care trebuie sa le indeplineasca respectivul conducator de echipa in opinia, lui Pistol G., sunt urmatoarele[1]:

sa stabileasca membrii echipei si sa se preocupe de pregatirea lor;

sa participe la elaborarea mandatului de negociere;

sa stabileasca strategiile si tacticile ce vor fi utilizate in negociere;

sa organizeze si sa conduca efectiv negocierile;

sa influenteze pozitiv moralul propriei echipe de negociatori;

sa stimuleze pe fiecare membru al echipei, astfel incat acesta sa dea un randament maxim;

sa elaboreze proiectul de contract;

sa intocmeasca raportul asupra negocierii.

Conducatorii echipelor de negociere, din punct de vedere comportamental,    se pot incadra fie in doua categorii extreme, fie pot ocupa pozitii intermediare intre cele doua puncte. La extreme intalnim stilul autoritar cand liderul se considera a fi alfa si omega, incercand sa faca totul, si stilul colaborationist in care liderul este adeptul delegarii de autoritate.

Desfasurarea oricarei negocieri are la baza mandatul de negociere cu care este imputernicita echipa de negociatori. Prin mandatul de negociere sunt stabilite extremele intre care negociatorii pot lua decizii, referitoare la pret, conditii si modalitati de plata, termen de livrare, rute si modalitati de transport, mijloace de comunicatie, garantii si penalizari.

In conditile in care mandatul este aprobat de managerul firmei, trebuie ca la intocmirea acestuia sa fie luate in consideratie si propunerile negociatorilor ce formeaza echipa, ei fiind specialisti cu experienta in domeniu si buni cunoscatori ai conjucturii manifestate pe piata. Nu sunt acceptate acele sugestii mai putin obiective ale membrilor echipei de negociatori care conduc la stabilirea unor obiective extrem de facile. Negociatorii urmaresc, astfel, sa desfasoare activitati lejere in procesul negocierii propriu-zise. Pe de alta parte, impunerea prin mandat de catre manager a unor tinte exagerate are efect demobilizator asupra membrilor echipei de negociatori, tratativele respective fiind de cele mai multe ori sortite esecului.