Analiza gradului de organizare

ANALIZA GRADULUI DE ORGANIZARE

1. Aspecte privind organizarea productiei, muncii si conducerii in intreprinderile industriale

1.1. Introducerea

Plecand de la premisa ca realizarea volumului de productie fizica sta la baza calculului performantelor partiale, globale sau finale ale intreprinderilor industriale, trebuie sa observam ca pe langa asigurarea cu resurse, foarte important este si modul cum se utilizeaza resursele.

Organizarea productiei, muncii si conducerii este responsabila in mare masura de modul cum se consuma resursele asigurate.

De aici rezulta necesitatea cunoasterii starii de organizare sau a gradului de organizare. Pentru unitate de ratiune vom folosi in continuare expresia de grad de organizare intelegand prin aceasta si starea de organizare.

1.2. Organizarea, functie a conducerii (managementului)

Indiscutabil organizarea este o functie a conducerii indiferent pe care palier sau nivel ierarhic de activitate se manifesta.

Calitatea conducerii se exprima prin modul concret in care se imbina eficacitatea cu eficienta sistemului condus, ceea ce inseamna ca actiunile de organizare initiate in cadrul conducerii si implementate in diferite compartimente si in legatura cu diferite activitati pot sa conduca la cresterea sau scaderea performantelor.

Actiunile de organizare sau organizarea concreta au intotdeauna un obiect, in functie de care capata un anumit continut ce trebuie sa conduca la indeplinirea unor obiective.

Obiectul organizarii este intotdeauna un anumit sistem economic pe care-l definim ca fiind intreprinderea industriala cu elementele sale componente.

Elementele componente pot fi identificate ca si subsisteme.

Putem spune ca organizarea ca si functie a conducerii are drept scop pe de-o parte crearea unor relatii organizatorice, care sa asigure integritatea subsistemului condus, cele mai eficiente relatii intre componentele acestuia, alegerea structurii de productie, a inzestrarii tehnice legata implicit de procesele tehnologice, selectionarea si utilizarea rationala a personalului, etc.

Iar pe de alta parte formarea si organizarea subsistemului conducator, capabil sa antreneze subsistemul condus folosind cele mai eficiente metode si mijloace.

Fara a face o delimitare categorica, actiunile de organizare pot fi structurate in :

actiuni de organizare a conducerii ;

actiuni de organizare a muncii ;

actiuni de organizare a productiei.

1.3. Organizarea in intreprinderile industriale

Tinand cont de continua miscare si transformare a sistemelor economice industriale, dinamica acestora impune ca gradul de organizare sa fie evaluat in anumite momente si sa se afle permanent sub impactul actiunilor de perfectionare.

Din necesitatea definirii continutului activitatilor de organizare si de perfectionare a organizarii majoritatea specialistilor considera ca :

organizarea in intreprinderile industriale reprezinta ansamblul masurilor si activitatilor tehnico-economice menite sa asigure folosirea eficace si eficienta, corelata in spatiu si timp, a resurselor alocate in procesul de productie in scopul obtinerii de produse ;

perfectionarea organizarii este un proces complex, bazat pe identificarea si utilizarea celor mai eficiente metode si tehnici de lucru care sa conduca la economisirea relativa si absoluta a resurselor ocupate in procesul de productie.

Datorita diversitatii particularitatilor de  fabricatie in procesele economice industriale actioneaza simultan un numar mare de factori, dinamici, a caror influenta se face simtita intr-o masura mai mare sau mai mica atat asupra capacitatilor de productie, cat si asupra gradului de utilizare a celorlalte resurse antrenate.

Fara indoiala, progresul tehnic si tehnologic este cel mai important factor, care face presiune asupra gradului de organizare si care intr-un mod sau altul devine cauza sau de multe ori efect si conditioneaza aproape totalitatea celorlalti factori si care mai mult decat restul factorilor determina sensul si intensitatea dinamicii si structurii actiunilor de organizare si/sau de perfectionare a organizarii.

Diversitatea de particularitati impune organizarii sarcini de asigurare, pe baza unor legi si principii specifice, a unei sincronizari dinainte stabilite, a desfasurarii fabricatiei in spatiu si timp in conformitate cu ritmul impus si in conditii de consum cu maximum de eficienta a resurselor alocate.

Baza stiintifica a organizarii in intreprinderile industriale o constituie urmatoarele legi specifice :

legea organizarii proceselor economice si de productie in conformitate cu tehnologiile adoptate ;

legea concordantei dintre tipul fabricatiei si formele de organizare.

Fara a avea pretentia unei abordari exhaustive suntem de acord cu Gheorghe Bailesteanu care in lucrarea "Diagnosticul si evaluarea firmei" (Ed. Mirton Timisoara 1994) precizeaza cateva aspecte care se pot concretiza in actiuni de organizare.

Astfel in domeniul organizarii productiei identifica urmatoarele directii de actiune :

organizarea procesului de productie ;

organizarea depozitarii ;

organizarea transportului intern ;

organizarea intretinerii si reparatiilor utilajelor si instalatiilor ;

organizarea producerii si gestionarii SDV-urilor ;

organizarea controlului de calitate.

In domeniul organizarii muncii identifica urmatoarele directii de actiune :

organizarea locurilor de munca ;

organizarea diviziunii muncii ;

organizarea normarii muncii ;

organizarea fortei de munca in formatii de lucru.

2. Estimarea gradului de organizare

2.1. Necesitatea estimarii gradului de organizare

In primele faze ale revolutiei industriale omul a fost preocupat de cresterea fortei, capacitatii si vitezei uneltelor sale. Succesele realizate s-au bazat atat pe perfectionarile aduse masinilor cat si pe adancirea diviziunii muncii ca urmare a remanierilor de natura organizatorica.

Noi caracteristici ale procesului de productie industriala, din ce in ce mai individualizat la nivel de faza si operatii de executie, ca urmare a unei demasificari tot mai pregnante a productiei, sub forma unor produse de serie mica si foarte mica, pe langa obtinerea unor avantaje economice certe, impun si anumite limite.

Progresul limitelor sau depasirea lor determina necesitatea cunoasterii si controlarii fenomenelor si proceselor economice.

Fara cunosterea si controlarea fenomenelor si proceselor economice, fara cuantificarea si compararea efectelor sub forma rezultatelor, fara cunoasterea gradului de organizare, a starii diferitelor subsisteme ale intreprinderilor industriale, nu poate fi vorba de fundamentarea deciziei manageriale pe baza unoe instrumente stiintifice adecvate, cu scopul de a o orienta spre cele mai eficiente activitati cu cele mai eficace metode.

Gradul de organizare, sau reversul sau gradul de dezorganizare ca rezerva organizatorica, are implicatii chiar decisive asupra calitatii activitatii in procesul economic.

Astfel estimarea si cunoasterea gradului de organizare, ca indicator al starii de organizare prezinta o importanta cognitiva si practica deosebita.

Am folosit expresia de "estimare" pentru ca un calcul foarte exact nu este posibil si chiar nici necesar. Aceasta avand in vedere faptul ca viata economica prezinta o dinamica deosebita si nici un model matematic sau o formula de calcul nu va putea cuprinde exhaustiv toate aspectele.

Indicator complex, gradul de organizare are atat valoare intrinseca pentru cunoasterea starii de organizare cat si prin faptul ca ofera posibilitatea cuantificarii si analizei rezervelor organizatorice cu identificarea cailor de mobilizare a acestora.

Gradul de organizare (G) calculat pe baza metodelor ce vor fi prezentate are intotdeauna o valoare pe intervalul 0<G<1. Ceea ce ne permite sa facem o estimare a rezervelor organizatorice pe baza relatiei :

R = 1 - G

Utilizarea indicatorului "gradul de organizare" are marele avantaj ca poate lua in considerare informatii sintetice sau analitice pentru multimea identificabila a elementelor ce compun un sistem industrial.

2.2. Metodologii de estimare a gradului de organizare

2.2.1. Estimarea gradului de organizare folosind conceptul de entropie

2.2.1.1. Consideratii teoretice ce stau la baza metodologiei de calcul a gradului de organizare pe baza conceptului de entropie

O privire retrospectiva ne arata ca in sistemul stiintelor moderne, categoria de entropie a evoluat de la un concept specific fizicii si anume al termodinamicii, care exprima tendinta de degradare a formelor mai inalte de energie (luminoasa, electrica, etc.) la un concept cu un continut mai larg care evidentiaza tendinta obiectiva de dezorganizare a tuturor sistemelor care si-au castigat o ordine interna superioara.

Revenind la problematica economica a intreprinderilor industriale, prin conventie se considera ca entropia exprima proprietatea generala a sistemelor cibernetice de a contine in mod obiectiv, in interiorul lor, factori perturbanti ce se opun functionarii optime.

Ca urmare starea entropica constituie o performanta negativa a sistemelor industriale.

Entropia ca tendinta obiectiva de scadere a gradului de organizare poate fi demonstrata prin existenta factorilor entropiei atat interni cat si externi.

Caracterul permanent al aparitiei si influentei factorilor, influenteaza comportamentul sistemului industrial reducandu-i performantele.

Procesele de autoreglare si de organizare apar ca urmare a necesitatii de a influenta pozitiv o anumita conduita de evolutie interna si de a elimina sau inhiba actiunea factorilor perturbanti.

Ridicarea gradului de organizare a unor sisteme (intreprinderi) industriale se opune tendintei de degradare sub raportul "ordinii" si aceasta inseamna ca pentru sistemul analizat avem de a face cu o scadere a entropiei sau cu o crestere a negentropiei. Negentropia fiind expresia unei entropii negative.

Gradul de ordine se apreciaza in functie de capabilitatea elementelor structurale ce interactioneaza sistemic conform programului prestabilit.

Pornind de la conceptele generale ale teoriei starilor entropice s-a propus o metodolgie de determinare a gradului de organizare a proceselor economice industriale utilizand logica bivalenta, adica a unui camp de probabilitate cu doua evenimente.

Relatia de baza pentru determinarea entropiei este cunoscuta ca si relatia lui Claude Shannon si anume :

Valorile entropiei (H) pot fi cuprinse pe intervalul de la "0 la 1". Ceea ce inseamna ci pentru valoarea "0" entropia este maxima, iar pentru valoarea "1" este aproape inexistenta.

Autorul roman Stefan Birlea constata insa ca formula lui Claude Shannon este valabila numai pentru valori ale lui "p" cuprinse intre "0,5 si 1" asa cum se poate vedea din figura urmatoare:

Pentru corectarea acestei situatii pentru valori ale lui "p" pe intreg intervalul de la "0 la 1" asa cum este corect se propun urmatoarele relatii de calcul :

Am notat cu :

H - entropia

p - probabilitatea de desfasurare continua a ciclului de fabricatie

2.2.1.2. Metodologia de calcul a gradului de organizare folosind conceptul de entropie

Dupa cum este cunoscut din literatura de specialitate gradul de organizare se determina cu ajutorul urmatoarei relatii :

unde : 

• H_o - entropia etalon
• H₁ - entropia reala

Comparand entropia organizatorica reala, rezultata la sfarsitul ciclurilor de fabricatie cu entropia organizatorica etalon se poate determina gradul de organizare a sistemelor economice industriale.

Deci :

unde :  

Am notat cu:

• - durata tehnologica a ciclului de fabricatie pentru produsul "i" exprimata in zile calendaristice
• - durata neperturbata a ciclului de fabricatie pentru produsul "i" exprimata in zile calendaristice pentru forma de organizare adoptata
• - durata reala a ciclului de fabricatie pentru produsul "i" exprimata in zile calendaristice

2.2.2. Metodologia de estimare a gradului de organizare prin profilograme si utilitati

Prin aplicarea acestei metode se poate obtine o imagine grafica si un indicator sintetic exprimat prin utilitate, asupra potentialului sau gradului de organizare si directiilor de actiune a factorilor in dinamica sistemului, pentru a se ajunge la potentialul optim si la utilitatea maxima a acestuia.

Estimarea potentialului organizatoric sau a gradului de organizare se poate face atat la nivel de intreprindere industriala cat si la nivelul verigilor organizatorice.

Structura profilogramelor cat si criteriile de analiza au la baza optiunea analistului sau cercetatorului.

Pot fi luate in considerare aspecte sintetice sau analitice ale actiunilor si/sau activitatilor de organizare specifice celor trei domenii la care se face analiza si anume :

organizarea conducerii

organizarea productiei

organizarea muncii.

Ceea ce este foarte important de precizat ca aceasta metoda poate fi realizata sau condusa numai de catre specialisti capabili sa stabileasca gradul de utilitate a fiecarui domeniu de analiza.

Criteriile de analiza reprezinta actiuni sau caracteristici organizatorice.

Aprecierea se face cu descrierea in care se afla fiecare actiune sau caracteristica organizatorica analizata in patru sau chiar mai multe trepte cu precizarea pozitiei pe intervalul de la "0 la 1".

Pentru determinarea utilitatii fiecarui domeniu analizat prin prisma performantelor subsistemului analizat se poate utiliza relatia :

i = 1, ... n j = 1, .... m

in care :

• - gradul de organizare al domeniului "i"
• - utilitatea criteriului "j" analizat
• - coeficentii de importanta ai criteriului "j" analizat

Trebuie avut in vedere ca suma coeficientilor sa fie intotdeauna egala cu "1". Gradul de organizare a intregului sistem analizat se determina prin insumarea gradelor de organizare ale domeniilor din care este format.