Controlul financiar intern

1.11 Organizarea controlului intern

Principalele proceduri de control intern sunt reprezentate prin controlul prin inventariere, controlul organizarii si conducerii contabilitatii, stabilirea raspunderii ca modalitate de constatare

Inventarierea are rolul de a stabilii situatia reala a patrimoniului la finele anului deoarece datele din contabilitate au un caracter relativ (nu surprind pierderile marfurilor si au loc in timpul depozitarii, transportului sau desfacerii).

In cadrul unor gestiuni pot avea loc sustrageri de bunuri, unele documente pot sa nu fie inregistrate sau inregistrate de mai multe ori). Aceasta inventariere a patrimoniului presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

pregatirea inventarierii,

inventarierea propriu-zisa,

stabilirea, regularizarea si inregistrarea in contabilitate a diferentelor de inventar.

Pregatirea inventarierii generale a patrimoniului

In cadrul pregatirii se iau o serie de masuri organizatorice si se executa lucrari cu caracter contabil dupa cum urmeaza:

numirea prin decizie scrisa a unei comisii de inventariere (din care trebuie sa faca parte cel putin 2 persoane);

luarea unor masuri de catre administrator cum ar fi organizarea depozitarii bunurilor ce urmeaza a fi inventariate pe sortimente;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor,

dotarea comisiei cu mijloace adecvate inventarierii, mijloace tehnice de calcul si cu mijloace de identificare (cataloage sau mostre) si dotarea comisiei cu mijloace de sigilare a cailor de acces;

Comisia de inventariere trebuie sa ia o serie de masuri cum ar fi:

sa ceara o declaratie de la gestionar din care sa rezulte modul de gestionare al patrimoniului,

sa identifice toate bunurile de depozitare a bunurilor ce urmeaza a fi inventariate; s

a verifice instrumentarul de inventariere,

sa sisteze operatiunile de intrare / iesire iar in cazul in care nu se poate se va crea o zona speciala unde toate operatiunile de intrare /iesire vor purta mentiunea intra iesit in timpul inventarierii;

in legatura cu lucrarile de natura contabila se vor avea in vedere: asigurarea inregistrarii tuturor documentelor in evidenta operativa analitica si contabila;

asigurarea exactitatii contabilitatii prin confruntarea datelor intre evidenta operativa, fisele de cont analitice si balantele de verificare;

ridicarea evidentelor operative (fise de magazie, raport de gestiune, benzi ale aparatelor de marcat) si vizarea lor dupa ultima operatiune.

Inventarierea propriu-zisa se materializeaza prin inscrierea fiecarui element patrimonial inventariat intr-un document denumit lista de inventar care se va intocmii pentru fiecare gestiune si fiecare element inventariat.

In ceea ce priveste procedura efectiva a inventarierii, aceasta se realizeaza astfel:

o      activele corporale si necorporale se inventariaza prin verificarea existentei acestora si a titlurilor de proprietate;

o      stocurile se inventariaza prin cantarire, numarare, masurare sau studii tehnice dupa caz;

o      creantele si datoriile se inventariaza fie prin extrasul de cont primite de la partenerii de afaceri sau prin punctaje reciproce;

o      disponibilitatile bancare se inventariaza prin confruntarea cu extrasele de cont.

Pe ultima fila a listelor de inventar se va mentiona durata inventarierii, faptul ca toate bunurile s-au inventariat in prezenta gestionarului, obiectiunile acestuia si daca mai are ceva de declarat.

Rezultatele inventarieri se vor inscrie intr-un proces verbal de inventariere care va cuprinde concluziile comisiei si propunerile privind inregistrarea diferentelor de inventar (inregistrare directe, compensari, perisabilitati, sau cele 2 cumulate compensari+ perisabilitatea, constatarile comisiei privind modul de gestionare al bunurilor (conservare, depozitare, paza).

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in termen de 5 zile de la data procesului verbal de inventariere.

Anual,   rezultatele inventarierii se inregistreaza intr-un registru denumit registru de inventar.

Regularizarea diferentelor de inventar

Diferentele de inventar se stabilesc prin compararea stocului faptic stabilit la inventariere cu cel scriptic din contabilitate ( S_F-S_s;), comparatie din care pot rezulta plusuri sau minusuri de inventar .

In general minusurile de inventar care reprezinta pierderi patrimoniale se trec pe seama cheltuielilor urmand a fi recuperate de la persoanele vinovate

= %

7588

4426

Plusurile de inventar reprezinta intrari in patrimoniu pe seama diminuarilor (clasa 3 = clasa 5) (clasa 6 = clasa 3)

Exista mai multe procedee de inregistrare a diferentelor de inventar:

inregistrarea directa a plusurilor si minusurilor de inventar,

procedeul abordarii de compensari cand exista riscul de confuzie intre sortimente, p

procedeul acordarii de perisabilitatii;

procedeul acordarii simultane de compensari si perisabilitati.

Procedeul inregistrarii directe a plusurilor de inventar

In cadrul unei gestiuni au avut loc urmatoarele lipsuri la inventar:l

lipsuri materii prime:   601=301;

lipsuri materiale auxiliare 602=302;

lipsuri obiecte de inventar 603=303;

lipsa marfuri la inventar 607=371;

lipsa ambalaje   608=381;

lipsa la inventar produse finite 711=345;

lipsa calculator la inventariere amortizat 50%

lipsa numerar la inventar   668=5311

imputarea la gestionar a acestor lipsuri

7588

4427

recuperarea creantei din garantia depusa initial de gestionar  4281=4282

In cadrul unei gestiuni au loc plusuri:

plusul de materii prime,   301 = 601

plusuri de materiale consumabile; 302 = 602

plusuri obiecte inventar; 303 = 603

plus stoc marfa la inventar;

plus ambalaje,

plus stoc produse finite, se modifica situatia la plus calculator la inventar 214 = 134 (6811=2814 si 134=7584);

plus casierie 5311=768.

Procedeul compensarii (doar in cazul bunurilor confundabile).

In vederea aplicarii acestui procedeu trebuie indeplinite urmatoarele conditii:

sa existe riscul de confuzie intre sortimente,

plusurile si minusurile trebuie sa apartina aceleiasi gestiuni,

diferentele de inventar trebuie sa se regaseasca in lista cu sortimentele admisa la compensare de catre administratorul societatii.

Reguli de acordare :

se vor compensa doar cantitati egale de plusuri si minusuri;

in cazul in care cantitatile depasesc egalitatea compensata se vor elimina de la compensare sortimentele incepand cu cele care au pretul unitar cel mai mic;

in urma compensarii pot rezulta plusuri sau minusuri valorice care se vor inregistra similar cu procedeul de inregistrare directa.

Procedeul acordarii de perisabilitatii

Prin perisabilitate se intelege pierderile cantitative care au loc in timpul depozitarii, transportului sau de unele fenomene naturale cum ar fi: manipularea marfurilor in limite normale, pierderi cauzate de unele fenomene naturale cum ar fi: uscarea, volatilizare, aderare la peretii ambalajului, fermentare.

In ceea ce priveste modul de calcul acesta este urmatorul:

Perisabilitatile   in timpul depozitarii ( Pd)

unde (Ri) rulajul intrarilor (stocul initial depozitat + intrarile perioadei) si kd cota admisa de perisabilitate in timpul depozitarii.

Perisabilitatii pe timpul transportului (Ptr)

unde Qa reprezinta cantitatile transportate.

Perisabilitate pe timpul manipularii sau desfacerii (Pdes):

unde Qe reprezinta cantitatile iesite.

Procedeul abordarii de compensari si perisabilitati care se aplica doar in cazul bunurilor confundabile - 3 reguli si anume:

perisabilitatile se vor aproba doar daca exista lipsuri cantitative eliminate de la compensare si doar in limita acestora;

perisabilitatile calculate se vor acorda mai intai sortimentelor in minus incepand cu preturile cele mai mari iar daca raman perisabilitati de acordat ele se vor acorda si sortimentelor cu plus dupa acelasi algoritm;

perisabilitatile valorice acordate pot acoperii atat lipsurile necompensate cat si eventualele lipsuri rezultate in zona compensarii.

1.12 Controlul organizarii si conducerii corecte a contabilitatii

Organele de control intern vor verifica criteriile care trebuie respectate de programele informatice.

Programele contabile informatice trebuie sa respecte criteriile minime cum ar fi:

prelucrarea informatiilor contabile in conformitate cu legislatia fiscala si contabila;

daca programele contabile listeaza cele 3 registre contabile obligatorii (registrul jurnal, carte mare si inventar)

daca programul asigura confidentialitatea datelor,

programul sa nu permita inserari sau modificari pentru perioada de gestiune incheiata (toate erorile, daca au loc, se vor contabiliza in perioada curenta);

daca documentele justificative sunt corect intocmite atat din punct de vedere formal cat si al continutului;

daca operatiunile au la baza documente legale;

daca se respecta modul de corectare al erorilor din documente;

daca exista corelatii intre documente justificative, evidenta operativa, fisele tehnice, registrul jurnal si balante de verificare;

daca documentele justificative se intocmesc si inregistreaza in ordinea seriilor numerice;

daca contabilitatea de gestiune (calculatia costurilor) este corect realizata;

daca situatiile financiare anuale sunt corect intocmite.

1.13 Stabilirea raspunderii, ca modalitate de finalizare a controlul intern

Inculcarea prevederilor legale sau interne pe linia gestionarii si cont atragerea raspunderea persoanelor vinovate, raspundere care poate imbraca urmatoarele forme:

o      raspundere disciplinara,

o      raspundere contraventionala,

o      raspundere patrimoniala,

o      raspundere penala.

Raspunderea disciplinara intervine in cazul incalcarii obligatiilor prevazute in contractele de munca prin fapte cum ar fi:

tinerea necorespunzatoare a evidentei operative, analitice sau sintetice sau efectuarea necorespunzatoare a receptionarii,

depozita sau conservarii bunurilor,

abateri de la comportamentul etic,

abateri repetate de la indatoririle de serviciu.

Principalele forme de raspundere sunt: avertisment scris, suspendarea contractului de munca, retrogradarea din functie, reducerea salariului, desfacerea disciplinara a contractului de munca.

Raspunderea patrimoniala consta in obligatia repararii prejudiciilor cauzate de salariati prin neindeplinirea sau indeplinirea necorespunzatoare a indatoririlor de serviciu cum ar fi:

lipsuri in gestiune sau degradari de bunuri

efectuarea unor cheltuieli sau plati nelegale

neefectuarea corespunzatoare a receptiei, depozitarii sau pazei bunurilor

intocmirea necorespunzatoare a documentelor de transport.

In cazul in care mai multi salariati prejudiciaza, in comun, unitatea atunci raspunderea patrimoniala se va stabili proportional cu salariul fiecaruia.

Raspunderea contraventionala opereaza in cazul incalcarii prevederilor legale pe linie financiar contabila cum ar fi:

neintocmirea la timp a documentelor justificative sau al registrelor contabile

neefectuarea la termen a inventarierii patrimoniului,

neintocmirea sau depunerea la termen a declaratiilor fiscale si a situatiilor financiare anuale,

nepunerea la dispozitia organelor de control a bunurilor si informatiilor necesare.

Raspunderea penala - in cazul in care exista indicii de infractiuni atunci organele de control intern vor sesiza organele judiciare. Principalele infractiuni pe linia gestionarii patrimoniului sunt:

infractiuni patrimoniale (furtul, delapidari, inselaciune, specula)

infractiuni de fals si uz de fals (fals in declaratii, falsul in acte oficiale, falsul intelectuale etc.)

Aplicatii privind controlul prin inventariere - procedeul inregistrarii directe a plusurilor si minusurilor

Aplicatia 1: sa se inregistreze diferentele de inventar stiind ca in urma inventarierii au rezultat

Aplicatia 2 sa se inregistreze lipsurile la inventar striind ca in urma inventarierii unui depozit de marfuri s-a constatat

Sa se stabileasca situatia la inventar stiind ca la inventariere s-a stabilit o lipsa de 10000 lei cauzata de furturi pentru care la momentul inventarului nu se cunosc persoanele vinovate. Ulterior au intervenit urmatoarele cauze:

Aplicatii privind procedeul compensarii

Aplicatia 1: in urma inventarierii unui depozit de vinuri cu sortimente confundabile s-au constatat: (tabel)

in vederea realizarii compensarii a celor 4 soiuri de vinuri confundabile se va face urmatorul tabel:

In cazul exemplului analizat avem de a face cu o confuzie integrala intre sortimente si in consecinta nu se pune problema eliminarii de la compensare.

Se vor lua in compensare cele 200 sticle cu plus si cele de sticle cu minus. Rezultatul compensarii se va obtine prin diferenta dintre plus valoric (400 lei) respectiv minus valoric (600 lei)

Aplicand procedeul compensarii justificate in final gestionarul este exonerat de raspundere cu 400 lei, deci intr-un final i se va imputa doar rezultatul compensarii de 200 lei.

In consecinta se va inregistra

Inregistrarea lipsei imputabile rezultate in urma compensarii 607=371 200 lei

Imputarea sumei 4282 =% 238

200

38

Retinere de garantie 4281 = 4282 238 lei

Aplicatia 2: In urma inventarierii unui depozit de marfuri s-au constatat:

plusuri de inventar formate din la sortimentul c1 13kg x1 leu,

la sortimentul c2=8kgx2 lei respectiv

la sortimentul c3=4kgx3 lei

si minusuri de inventar formate din

la sortimentul c4=10kgx4lei

la sortimentul c5=5kgx5lei si

la s6=25 kgx6lei.

Sa se realizeze compensarea stiind ca sortimentele c reprezinta carnati iar s salam.

Avand in vedere ca doar carnatii indeplinesc conditiile de compensare in consecinta se vor lua in compensare iar in cazul salamului se va folosii procedeul inregistrarii directe (lipsa 25 kg).

Compensarea carnatilor se va face in tabelul urmator:

Avand in vedere ca la inventar nu avem egalitatea cantitativa intre plusuri si minusuri in consecinta se vor eliminat de la compensare cele 10 kg cu plus urmand a se compensa doar 15 kg cu plus respectiv 15 cu minus.

In urma compensarii (31-65) a rezultat o lipsa valorica de 34 lei.

In urma aplicarii compensarii la sortimentul carnati se vor face urmatoarele inregistrari:

Incarcarea plusului de 10 lei in gestiune care nu s-a compensat

371=607 10 lei sau 607=371 lei

Inregistrarea lipsei de 34 lei rezultata in urma compensarii

607=371 34 lei

Inregistrarea lipsei totale contabile (sold 607 = 24 lei)

29

24

5

4. in cea ce inseamna solutionarea lipsei la sortimentul salam :

inregistrarea lipsei efective 607=371 150 lei si

imputarea directa la gestionar 4288 = %  174

7588 150

24

5.Incasarea prejudiciului total din garantii (29+174 = 203)

203

Aplicatii procedeul acordarii de perisabilitati

Aplicatia1: sa se acorde perisabilitati stiind ca in urma inventarierii unui depozit de marfuri s-a constatat:

- lipsa in inventar 110 kg,

- stoc initial 500 kg,

- intrarile perioadei 1500 kg

- iesirile perioadei 500 kg,

- cost de achizitie 10 lei/kg,

- perisabilitatile admise au fost: pe timpul depozitarii 5% din rulajul intrarilor, pe timpul transportului 0,5% din cantitatile intrate si pe timpul desfacerii 0,4%

1. perisabilitatea admise: 1500

2. acordarea perisabilitatea

3. lipsa contabile inregistrarea lipsei totale la inventar = 110 kg*10 lei = 1100 lei 607=371 1100

- inregistrarea imputarii

- retinerea din garantii

Aplicatii procedurii de acordarii simultane de compensari si perisabilitatii

Aplicatia 1: sa se acorde compensari si perisabilitatea stiind ca in urma inventarierii unui depozit de marfuri cu sortimente perisabile au rezultat plusuri si minusuri de inventar iar perisabilitatile admise pe timpul depozitarii au reprezentat 0,1% din rulaj.

Deoarece lipsurile la inventar sunt mai mari decat plusuri (+20; -30) rezulta ca vom avea o lipsa de 10kg eliminata de la compensare si pentru care vom acorda perisabilitati admise pe timpul depozitarii.

In continuare vom realiza compensarea a celor 20 kg in plus respectiv a celor 20 kg minus.

In urma compensarii a rezultat o lipsa valorica (40-90) de -50 lei.

Calculul perisabilitatilor admise pe timpul depozitarii dupa cum urmeaza:Pdc1: 1000 kg x 0,1%=1

Desi din calcul rezulta perisabilitatea admise de 15 kg ele nu se acorda decat in limita lipsei cantitative de 10 kg eliminata de la compensare. Aceste 10 kg perisabilitate aprobate se vor acorda dupa urmatorul algoritm, intai pentru sortimentele cu minus care au preturile cele mai mari iar daca mai raman perisabilitati de acordat ele se vor acorda si sortimentelor in plus dupa acelasi algoritm.

In urma analizarii acestui procedeu rezulta:

lipsa necompensata = 20 lei;

lipsa in urma compensarii 50 lei;

lipsa totala: 70 lei;

perisabilitati pe timpul depozitarii 43 lei;

lipsa imputabila (70-43) 27 lei

Inregistrarile contabile vor fi:

inregistrarea lipsei contabile in urma compensarii de 70 lei 607=371 si

inregistrarea imputarii lipsei ramase dupa scaderea perisabilitatilor admise

32

7588 27

4227 5

Retinerea din garantii

Sa se realizeze compensarea si sa se acorde perisabilitatea in urma inventarierii unor sortimente confundabile stiind ca au rezultat

deoarece nu avem lipsuri ci plusuri se va aplica doar procedeul compensarii, rezultand in urma compensarii un plus de compensare de 1 leu si o lipsa valorica de 19 lei care se inregistreaza

plus 607=371 - 1 leu,

inregistrare lipsa 607 = 372 19 lei,

imputare gestionar.

Organizarea controlului intern

Principalele forme de control intern sunt:

controlul ierarhic;

controlul financiar preventiv;

controlul gestionar;

controlul realizat de cenzori;

auditul intern.

Controlul ierarhic se exercita de catre conducatorul societatii asupra personalului din subordine sau de institutii prin urmatoarele procedee (tehnici):

inopinat la fata locului prin verificari faptice si documentare;

observarea directa a modului de realizare a activitatii;

realizarea unor discutii cu sefii din subordine;

instituirea unui sistem periodic de informari;

utilizarea unor mijloace de comunicare rapida.

Controlul financiar preventiv are ca scop prevenirea operatiunilor care nu sunt legale, nu sunt reale sau care nu se incadreaza in limitele creditelor bugetare acordate. Conform prevederilor legale aceasta forma de control se organizeaza in mod obligatoriu doar in cadrul entitatilor publice.

Principalele operatiuni supuse controlului financiar preventiv sunt:

o      angajamentele legale sau bugetare;

o      deschiderea si repartizarea creditelor bugetare;

o      modificarea repartizarii pe trimestre a acestor credite bugetare,

o      ordonantarea cheltuielilor,

o      modul de constituire a veniturilor;

o      vanzarea, concesionarea sau inchirierea patrimoniului public si prival al statului.

Principalele operatiuni supuse controlului:

contractele de vanzare cumparare,

facturi de cumpararea vanzare,

instrumentele de incasare sau plata,

statele de salarii,

deconturile de deplasare,

situatia consumurilor,

declaratiile fiscale.

Controlul financiar preventiv se exercita de catre compartimentul financiar contabil, iar documentele supuse vizei se vor verifica din punct de vedere al formai (completare, semnaturi) respectiv din punct de vedere al continutului (al legalitatii, realitatii si al incadrarii in limitele creditelor bugetare).

Daca documentele corespund din punct de vedere al formei si continutului atunci, se va acorda controlului financiar preventiv iar documentele avizate se vor inscrie intr-un registru privind operatiunile supuse vizei CFP.

In cazul in care operatiunile nu sunt legale sau nu se incadreaza in limitele creditelor bugetare atunci , se va intocmi un referat care se va aduce la cunostinta conducatorului unitatii publice.

Daca conducatorul unitatii publice aproba operatiunea atunci, directorul financiar contabil care exercita de drept acest control va instiinta structurile specializate ale Ministerului de Finante, ministrul finantelor publice, Curtea de Conturi si organul ierarhic superior.

Controlul gestionar se organizeaza in cadrul entitatilor publice reprezinta o forma de control ulterior si se exercita intr-un compartiment specializat pe baza unor programe anuale de control.

Principalele obiective de verificat:

existenta si integritatea bunurilor;

modul de gestionare a mijloacelor banesti si materiale;

modul de realizare al receptiilor, depozitarii si inventarierii bunurilor;

controlul contabil (corelatiile intre documente, fise de cont, balanta);

eficienta activitati de control financiar preventiv;

modul de indeplinire al obligatiilor fiscale;

modul de ducere la indeplinire a constatarilor,

controalelor materiale.

Conform prevederilor legale, atributiile compartimentelor de control gestionar au fost preluate de catre compartimentele de audit intern.

1.10 Controlul realizat de cenzori

Principalele atributii ale cenzorilor sunt

sa verifice daca evaluarea este in conformitate cu prevederile legale;

sa verifice daca registrele contabile sunt tinute la zi;

sa verifice modul de gestionare al societatii;

sa verifice daca situatiile financiare sunt corect intocmite;

sa intocmeasca anual un raport de verificare.

Auditul intern se organizeaza in cadrul entitatilor publice si pentru agenti economici care prezinta obligativitate auditarii situatiilor financiare anuale.

Principalele obiective de verificat de catre auditorul intern sunt:

platile bugetare;

modul de constituire al bugetelor publice;

modul de alocare al creditelor bugetare,

modul de administrare al patrimoniului public,

sistemele contabile, informatice si de control intern.

In urma finalizarii auditului intern se va intocmi un raport de audit intern care va fi suspus avizarii conducatorului compartimentului de audit intern.