ORGANIZAREA PROCESUALA SI STRUCTURALA A INTREPRINDERII

ORGANIZAREA PROCESUALA SI STRUCTURALA A INTREPRINDERII

Obiective:

intelegerea necesitatii si complexitatii organizarii firmei

cunoasterea principiilor organizarii strategice si administrative

definirea si delimitarea obiectivelor firmei

functiile intreprinderii, descriere, clasificare, tipuri.

intelegerea organigramei firmei ca element definitoriu al organizarii structurale

1 Organizarea firmei

Organizarea unei firme consta in esenta in stabilirea si delimitarea proceselor de munca fizica si intelectuala, a componentelor acestora (operatii, lucrari, sarcini, etc) precum si gruparea lor pe posturi, formatii de munca, compartimente, etc. corespunzator anumitor criterii manageriale, economice, tehnice si sociale, in vederea realizarii in cele mai bune conditiuni a obiectivelor previzionate.

Conceptul de organizarea activitatii unei firme are de regula doua sfere de cuprindere:

organizarea strategica a firmei

organizarea administrativa a firmei

Organizarea strategica are drept scop stabilirea ansamblului de activitati ale unei firme in directa legatura cu obiectivele pe termen lung ale acesteia. Ea este rodul gandirii strategice a conducerii societatii si are ca rezultat lista activitatilor si proceselor de munca din cadrul firmei (productie, cercetare, control, management, marketing, etc), functiunile acestora, ponderea fiecareia in sistemul de valori al organizatiei si indicatorii de competenta si performanta strategica.

Organizarea strategica se executa de obicei in faza de proiectare a afacerii dar este susceptibila de modificari majore pe parcursul activitatii ca urmare a dinamicii accentuate a mediului de afaceri..

Ca orice element de strategie, organizarea strategica este in competenta patronatului sau actionariatului firmei, forul deliberativ si decizional in acest sens fiind Adunarea Generala a Asociatilor sau Actionarilor ( AGA ).

Organizarea administrativa se refera de obicei la modul de organizare al diferitelor activitati ale firmei tinand cont de particularitatile fiecareia dintre ele. Ea este realizata de regula de conducerea executiva a firmei si are ca rezultat structura organizatorica a firmei sau organigrama societatii. Organizarea administrativa sau structurala a intreprinderii consta in gruparea functiunilor, activitatilor, atributiunilor si sarcinilor in functie de anumite criterii si repartizarea acestora in subdiviziuni organizatorice, in scopul realizarii lor, pe grupuri de persoane, in vederea asigurarii unor conditii cat mai bune pentru indeplinirea si depasirea obiectivelor firmei.

Organizarea procesuala a firmei

Organizarea procesuala a firmei are la baza organizarea strategica subordonata atingerii obiectivelor previzionate ale acesteia, in concordanta directa cu obiectivele pe termen lung ale societatii.

In faza de proiectare a afacerii se stabileste un sistem de obiective care vizeaza, de obicei, ansamblul activitatii firmei.

Obiectivele reprezinta caracterizari calitative si/sau cantitative ale scopurilor urmarite de firma. [ ] Obiectivele au o structura arborescenta, derivand unele din altele si se pot clasifica in functie de importanta si sfera de cuprindere in:

Obiective fundamentale, care delimiteaza scopurile principale, pe termen lung, urmarite prin implementarea afacerii. Ele au un caracter sintetic si integrator. De exemplu, cifra de afaceri anuala sau profitul net pe actiune.

Obiective derivate de gradul I din obiectivele fundamentale, implica o parte apreciabila din procesele de munca desfasurate in unitate iar termenul lor derealizare este pe timp mediu. De exemplu, asimilarea de produse noi in luna x, demararea unei activitati colaterale in luna y, etc.

Obiective derivate de ordinul II care rezulta din cele derivate de ordinul I cuprind o parte mai mare a proceselor de munca, termenul lor fiind mai apropiat. De exemplu, finalizarea unei comenzi pana in data de ., prezentarea mostrelor noului produs la expozitia din data de., etc.

Obiective specifice, sintetizeaza sarcinile pe compartimente aferente realizarii obiectivelore derivate de ordinul II. De exemplu finalizarea proiectarii produsului nou pana in data de., efectuarea calculelor de cost de fabricatie pentru produsul nou, etc.

Obiective individuale concretizeaza obiectivele specifice la nivelul persoanelor implicate din fiecare compartiment. De exemplu, finalizarea proiectului unei anumite piese, subansamblu, vopsirea produsului nou de catre persoana x, etc.

Sistemul derivat, arborescent de obiective asa cum a fost el prezentat mai sus este cunoscut in management sub denumirea de piramida obiectivelor firmei, ea   pune in evidenta aspectul cantitativ al sistemului si are urmatoarea reprezentare grafica:

Obiective fundamentale

Obiective derivate de ordinul I

Obiective derivate de ordinul II

Obiective

Specifice

Obiective individuale

Organizarea procesuala consta, in esenta, in stabilirea principalelor categorii de munca, a proceselor necesare realizarii ansamblului de obiective ale firmei . [ ] 

Organizarea procesuala defineste functiunile principale ale firmei, acestea fiind in speta constituite din mai multe activitati.

Functiunea reprezinta ansamblul proceselor de munca omogene, asemanatoare sau complementare, care contribuie la realizarea aceluiasi sau acelorasi obiective derivate de ordinul I. [ ]

Functiunea firmei este deci o notiune integratoare a una sau mai multe activitati similare sau inrudite, toate conducand la acelasi obiectiv. Spre exemplu functia financiar-contabila include activitatile financiare, contabile si de control financiar, relatia intre functiune si activitate fiind accea dintre intreg si parte componenta.

Activitatea reprezinta ansamblul proceselor de munca omogene sau inrudite care concura nemijlocit la realizarea acelorasi obiective derivate de ordinul II. [ ]

Activitatea este asadar un cumul de atributii ce definesc un proces de munca mai omogen si mai specializat. Spre exemplu, activitatea de previzionare implica mai multe atributiuni ca: elaborarea prognozelor, elaborarea proiectelor strategice, elaborarea de politici pe domenii, etc.

Atributiunea desemneaza un proces de munca precis conturat, care se executa periodic si uneori continuu, ce implica cunostinte specializate si concura la realizarea de obiective specifice. [ ]

Atributiunea este de cele mai multe ori asimilata unui ansamblu de sarcini individuale ale lucratorilor angajati in respectiva activitate, sarcini care contribuie la realizarea obiectivelor individuale ale firmei.

Functiunile, atributiile si sarcinile au un caracter dinamic ele schimbandu-se odata cu schimbarea orientarii strategice a firmei.

Principalele functiuni, regasite in proportie diferita in majoritatea firmelor fie ele mari, mici sau mijlocii, sunt: cercetarea, productia, functia comerciala, functia financiar-contabila, functia de personal si functia de informare.

In unele societati, functie de specificul activitatii lor, unele functiuni pot fi realizate in ansambluri comune, spre exemplu cercetarea si informarea, sau pot sa lipseasca cu desavarsire cu exceptia functiilor comerciale si financiar contabile.

In functie de modul in care participa la realizarea obiectivelor societatii putem clasifica functiunile firmei active si pasive.

Functiile active sau operationale sunt cele care contribuie direct la realizarea obiectivelor precum productia si functia comerciala.

Funtiile pasive sunt cele care contribuie la asigurarea conditiilor propice realizarii functiilor active precum cercetarea - dezvoltarea, functiunea financiar - contabila, de personal si cea de informare.

Functiunea de cercetare - dezvoltare

Necesitatea acestei functiuni rezulta ca o consecinta a Legii raritatii care guverneaza viata economica in ansamblul ei. Raritatea resurselor si in consecinta economisirea lor reprezinta o cerinta si un deziderat major al oricarei activitati cu un nivel ridicat de performanta economica. De cele mai multe ori concurenta intre firme se desfasoara pe planul reducerii costurilor de fabricatie si implicit al preturilor de vanzare sau in planul produselor noi care sa asigure segmente cat mai importante de piata.

Functia de cercetare - dezvoltare asigura astfel un surplus de eficienta activitatii economice in ansamblul ei indiferent ca se manifesta in sferele productiei, managementului sau marketingului firmei.

Funtiunea de cercetare dezvoltare desemneaza ansamblul activitatiilor desfasurate de intreprinderi prin care se concepe si implementeaza progresul stiintifico-tehnic [ ].

In mod uzual, specialistii in domeniu, identifica trei activitati principale componente ale functiunii de cercetare - dezvoltare: activitatea de previzionare a funtionarii si dezvoltarii firmei, activitatea de conceptie tehnica si organizarea firmei.

Activitatea de previzionare a firmei consta in elaborarea celor mai bune strategii si politicil de dezvoltare ale firmei bazate pe utilizarea eficienta a resurselor disponibile in conditiile previzionate de evolutie a pietei.

Activitatea de conceptie tehnica consta in totalitatea proceselor efectuate cu scopul innoirii gamei de produse si perfectionarii celei existente, consecinta a uzurii morale accentuate si reducerii ciclului de viata al produselor, ce caracterizeaza economia mondiala contemporana.

Principalele procese, atributiuni, care compun activitatea de conceptie tehnica sunt:

elaborarea programului de asimilare de produse noi

elaborarea programului de amortizare a tehnologiilor existente si inlocuire cu altele noi

elaborarea programului de organizare si traning al personalului

Activitatea de organizare consta in elaborarea de noi sisteme organizatorice la nivelul managementului firmei, in concordanta cu stadiul de dezvoltare al afacerii, astfel incat sa se obtina cresterea funtionalitatii sistemului, eficientizarea si conservarea pe termen lung a resurselor umane valoroase existente.

2.2 Functiunea de productie

Procesul fundamental al oricarei activitati economice este cel de transformare al resurselor materiale implicate in produse economice (produse si servicii) destinate consumului .

Functiunea de productie este ansamblul de activitati care contribuie la crearea conditiilor organizatorice, tehnologice si materiale pentru transformarea resurselor materiale in produse economice.

Functia de productie contribuie in mod direct la realizarea obiectivelor fundamentale ale societatii , crearea de produse de inalta calitate, in conditii de productivitate marita si cu costuri minime care sa asigure o valorificare cat mai eficienta a acestora pe piata.

Se delimiteaza doua sub-functii ale functiei de productie: pregatirea si deservirea procesului de transformare si procesul de transformare efectiva sau productia.

Pregatirea si deservirea procesului de productie reprezinta totalitatea activitatilor pregatitoare activitatii de productie propriuzise prin care se asigura conditiile tehnico-materiale necesare acesteia. Principalele activitati componente ale acestei sub-functii sunt:

activitatea de intretinere si reparatie a utilajelor

activitatile de regie ale sectilor productive (functionarea utilitatilor, curatenie, paza, transport intern, etc)

programarea productiei

protectia muncii

protectia mediului si evacuarea deseurilor

Productia este constituita din totalitatea activitatilor care contribuie nemijlocit la procesul de pransformare al resurselor in produse economice. Productia are ca scop realizarea urmatoarelor obiective:

realizarea parametrilor tehnici proiectati ai produsului

asigurarea gradului de calitate previzionat al produsului finit, al ambalarii, al transportului si depozitarii.

realizarea indicatorilor de productivitate (numar de bucati pe unitate de timp)

incadrarea in costurile previzionate (limitarea rebuturilor, a functionarilor in gol, a timpilor morti, a risipei, a furturilor, etc)

Principalele activitati aferente sub-functiei de productie sunt:

fabricatia propriuzisa, executia produselor firmei.

controlul tehnic de calitate al produselor, ambalajelor, depozitarii, etc

normarea muncii si a costurilor de productie

2.3 Functiunea comerciala

Alaturi de functiunea de productie contribuie la realizarea obiectivelor fundamentale ale firmei deoarece gestioneaza intrarea de resurse materiale in societate si valorifica corespunzator produsele economice pe piata. Este functia care asigura cel mai bine legatura dintre firma si mediul sau extern.

Funtiunea comerciala reprezinta totalitatea activitatilor prin care se asigura necesarul de resurse materiale (materii prime, materiale, echipamente, etc) necesare desfasurarii eficiente a activitatii economice si se valorifica pe piata produsele economice ale firmei.

Functia comerciala are urmatoarele obiective:

asigurarea de resurse materiale in conditii de maxima eficienta (cel mai bun raport calitate - pret, conditii avantajoase de plata, de livrare, etc)

exploatarea la maxim a potentialului pietelor de desfacere in favoarea produselor realizate

obtinerea profitului maxim prin valorificarea produselor pe piata

Principalele activitati incluse in functiunea comerciala sunt:

activitatea de aprovizionare tehnico-materiala

activitatea de marketing

activitatea de vanzare

2.4 Functiunea financiar - contabila

Aceasta este o functie de gestionare a patrimoniului si resurselor financiare ale societatii. Este prin excelenta o functie pasiva, neparticipand direct la obtinerea rezultatelor economice ale firmei, avand insa un rol esential in gospodarirea patrimoniului firmei si masurarea rezultatelor activitatii economice. Nu in ultimul rand trebuie apreciat rolul acestei functiuni in asigurarea cadrului legal de activitate al societatii in legatura cu mediul sau extern.

Functiunea financiar - contabila este reprezentata de totalitatea activitatilor prin care se asigura resursele financiare necesare desfasurarii activitatii, se gestioneaza eficient rezultatele financiare curente si se masoara valoarea patrimoniului societatii.

Principalele obiective ale functiei financiar - contabile sunt:

asigurarea echilibrului financiar al firmei prin bugetul de venituri si cheltuieli

asigurarea resurselor financiare pentru realizarea si reluarea productiei din surse interne si externe atrase (politica creditelor)

evidentierea fidela si obiectiva a valorii patrimoniului si rezultetelor firmei prin bilantul contabil si contul de rezultate

asigurarea cadrului legal de desfasurare a activitatii prin evidenta si decontarea obligatiilor legale la bugetele de stat si locale

asigurarea integritatii patrimoniului societatii impotriva deprecierii, devalorizarii sau devalizarii lui.

realizarea unei reprezentari obiective si impartiale a valorii contabile in concordanta cu valoarea de piata a societatii

Principalele activitati desfasurate in cadrul acestei functiuni sunt:

activitatea financiara si de gestiune financiara a activelor circulante ale societatii

activitatea de evidenta contabila a patrimoniului in ansamblul lui sub forma activelor si pasivelor firmei

activitatea de control financiar intern a integritatii si bunei gestionarii a patrimoniului

organizarea activitatii de audit si expertizare externa a patrimoniului si rezultatelor financiare ale firmei

2.5 Functiunea de personal

Este funtiunea care sintetizeaza cel mai bine echilibrul intern prin gestionarea resurselor de personal ale societatii. Are un caracter profund implicand o multitudine de factori economici, profesionali, sociali, psihologici si educativi. Functiunea de personal este puternic ancorata in mediul intern al firmei dar in acelasi timp supusa supravegherii si controlului statului, prin organizatiile guvernamentale specializate, dar si societatii civile prin organizatiile sindicale externe.

Funtiunea de personal cuprinde totalitatea activitatilor prin care se asigura, gestioneaza, conserva si cointereseaza resursele umane ale societatii.

Principalele obiective ale acestei functiuni sunt:

crearea unei structuri de personal in concordanta cu obiectivele pe termen scurt si mediu ale societatii

elasticitatea structurii de personal pe termen lung

eficientizarea utilizarii resurselor umane prin organizare interna a muncii si pregatirea profesionala a salariatilor

stabilitatea fortei de munca

pregatirea profesionala si evaluarea fortei de munca

Activitatile desfasurate in cadrul acestei functiuni sunt diverse si de factura diferita, implicand specialisti din cele mai diverse domenii: economic, social, psihologic, medical, etc. Dintre aceste activitati enumeram:

elaborarea politicii generale de personal a firmei

elaborarea contractului colectiv de munca si a celor individuale

recrutarea si selectia in vederea realizarii structurii necesare de personal

planificarea si orientarea profesionala a personalului

perfectionarea pregatirii de personal si evaluarea lui

activitatea de remunerare, cointeresare si promovare a personalului

evidenta salariatilor si relatia cu organizatiile de supraveghere statala (Inspectoratele Teritoriale de Munca, Ministerul Muncii, etc)

negocierea cu salariatii sau cu organizatiile sindicale a clauzelor contractelor de munca

2.6 Functiunea de informare

De cele mai multe ori aceasta functiune se realizeaza in cadrul celorlalte functiuni dar in companiile moderne exista servicii specializate in culegerea, selectarea si transmiterea informatiilor.

Informatia in economia contemporana valoreaza cel putin la fel de mult ca orice alta resursa materiala sau umana fiind elementul cheie in jurul caruia se dezvolta afacerea in sine. Informatia este de regula utilizata in procesul decizional de conducerea societatii si de aici importanta care se acorda acesteia. Nu terbuie neglijat rolul informatiei in procesele operative, de lucru ale firmei si nici rolul lor pur documentar in vederea conturarii unei imagini asupra mediului intern, respectiv extern firmei.

Functiunea de informare reprezinta totalitatea activitatilor de culegere, selectie, sortare, transfer si utilizare a informatiilor provenite din mediul extern si intern al societatii.

Principalele obiective ale acestei functiuni sunt:

furnizarea de informatii curente asupra mediului intern si extern pentru a fi folosite in procesul decizional si operativ de catre managementul firmei.

proiectarea circuitului informational astfel incat informatiile sa-si conserve valoarea si utilitatea.

realizarea si gestionarea unor baze de date informationale in perspectiva utilizarii lor ulterioare.

urmarirea statistica a evolutiei in timp a unor date

Acivitatile care se realizeaza de regula in cadrul acestei functiuni sunt:

culegerea de date

analiza si sinteza datelor in vederea obtinerii informatiei

transferul datelor catre utilizatorii desemnati prin circuitul informational

protejarea sistemului informational impotriva deprecierii, degradarii sau virusarii informatiilor.

gestionarea bazelor de date si stocarea informatiilor

3 Organizarea structurala a firmei

Organizarea structurala asigura gruparea diferitelor functiuni si activitati in compartimente formale tinand cont de particularitatile fiecarei firme, in vederea asigurarii unor conditii cat mai bune pentru indeplinirea obiectivelor economice ale acesteia.

Organizarea structurala se refera deopotriva la incadrarea persoanelor implicate in activitatea firmei in compartimente de lucru si la structura relationala a acestor compartimente in cadrul organigramei societatii.

Organigrama asigura echilibrul si unitatea relatiilor interne ale firmei fie ele juridice, economice sau sociale, fiind cel mai des asimilata unei osaturi specifice corpului uman care sustine si coordoneaza functionarea intregului sistem.

Elementul principal al organigramei il constituie compartimentul.

Compartimentul reprezinta ansamblul de activitati omogene care contribuie la realizarea unor functiuni si obiective comune ale firmei.

Din punct de vedere al proceselor specifice desfasurate, compartimentele pot fi operationale sau functionale.

Compartimentele operationale au la baza procese de productie comune. Ele se intalnesc sub numele de sectii (de prelucrare, de montaj, de ambalare, de transport), ateliere (de tamplarie, de intretinere, de reparatii) , birouri (de aprovizionare, desfacere), etc. si vizeaza functiunile active ale firmei (productia si unctia comerciala)

Compartimentele functionale realizeaza functiunile pasive ale firmelor (ceretarea-dezvoltarea, functiunea de personal, etc), au un caracter general coordonator al activitatii tuturor compartimentelor si sunt implicate in special in procesul decizional. Ele se intalnesc sub denumirea de comitete, directii, divizii, departamente, etc (economic, de personal, tehnic, etc).

Compartimentele sunt grupate in cadrul organigramei pe nivele ierarhice in functie de gradul de subordonare din societate. Astfel cele care se subordoneaza direct AGA formeaza primul nivel ierarhic, cele care se subordoneaza acestora formeaza al doilea nivel ierarhic si asa mai departe.

Un exemplu de organigrama structurata pe compartimente si 6 nivele ierarhice este prezentata in continuare.

			AGA

Subordonarea , in sensul celor de mai sus, reprezinta caracteristica relatiilor care se stabilesc intre diferitele compartimente. In functie de caracterul lor, relatiile pot fi: de autoritate, de cooperare si de control [ ]

Relatiile de autoritate, denumite si relatii pe verticala, sunt cele care se stabilesc intre compartimente din niveluri diferite, in procesul decizional si au ca sop realizarea unitatii decizionale a firmei. Prin relatiile de autoritate se impun sarcinile de serviciu, regulamentele si normele interne, proceduri de lucru, etc. de la nivelurile superioare spre cele inferioare si se culeg informatii de la nivelurile inferioare spre cele superioare.

Relatiile de cooperare sau orizontale, se stabilesc intre compartimente aflate pe acelasi nivel si contribuie la unitatea de actiune a compartimentelor nesubordonate ierarhic. Acest gen de realatii contribuie la cresterea operativitatii in actiune prin scurtcircuitarea canalelor ierarhice superioare. Ele se stabilesc de cele mai multe ori avand la baza o delegare din partea compartimentelor de conducere sau prin legaturi interpersonale ale sefilor de compartimente.

Relatiile de cooperare sunt de cele mai multe ori benefice activitatii firmei creand insa uneori efecte negative in ceea ce priveste asumarea responsabilibitatii asupra unor lucrari comune. Ca exemplu de relatii de cooperare amintim relatiile intre serviciul de productie si biroul de proiectare in corectarea unor abateri calitative observate in productie sau intre biroul financiar si desfacere in problema recuperarii unor creante de la clienti.

Relatiile de control apar intre compartimentele ierarhice superioare si cele inferioare subordonate sau intre compartimentele cu atributiuni de control si celelalte compartimente, situatie in care relatiile de control exclud relatiile de subordonare si deci decizile, consecinta a controlului efectuat, sunt luate pe scara ierarhica. Aceste relatii au ca scop ridicarea gradului de obiectivitate asupra informatiilor verificate consfiintind independenta de actiune a fiecarui compartiment. Ca exemplu de relatii de control intre compartimente subordonate ierarhic este verificarea aplicarii unor decizii luate de compartimentele superioare cum ar fi verificarea directiei comerciale asupra biroului aprovizionare, privind aplicarea deciziei de incetarea a relatiilor comerciale cu un anumit furnizor ca urmare a unor deficiente calitative constatate in procesul de productie.

Ca exemplu de relatie de control intre compartimente nesubordonate ierarhic este controlul efectuat de compartimentul de audit intern asupra biroului transport ale carui rezultate se comunica comitetului director, decizile aferente controlului fiind luate pe cale ierarhica prin intermediul directiei comerciale si serviciului de aprovizionare.

Exercitii recapitulative

Care sunt deosebirile intre organizarea strategica si cea administrativa a unei firme ? Se exclud una pe cealalta?

Cese intelege prin organizare procesuala a unei firme ?

Care este structura obiectivelor firmei?

Delimitati notiunile de functie, atributiune, sarcina

Faceti o lista cu atributiunile functiei de productie la o firma de incaltaminte si la una de constructii. Subliniati latura activa a acestei functiuni

Exista functie comerciala la o organizatie non profit?. Explicati de ce.

Exista functie financiar contabila la o persoana fizica autorizata?. Explicati de ce.

Explicati caracterul pasiv al functiei de personal

Care este importanta functiei de informare la o firma din turism?

Care este principiul de organizare in compartimente ale firmei?

Ce intelegeti prin organigrama unei intreprinderi?

Schitati organigrama fictiva a unei firme de productie mobilier la comanda. Stabiliti relatiile intre compartimente si grupati-le functie de tipul lor.