Avantajele planificarii

Avantajele planificarii

Organizatiile in timpurile contemporane, foarte dinamice, trebuie sa faca fata presiunilor care vin din multe surse. Extern, acestea includ reglementari guvernamentale mai mari si mai rapide, tehnologii din ce in ce mai complexe, incertitudinile unei economii globalizate si costurile reale ale investitiilor in munca, capital si alte resurse de sprijin. Intern, presiunile includ "chestionarea" eficientei exploatarii, noile structuri si aranjamente de munca, o mai mare diversitate in forta de munca si schimbarile manageriale inrudite. In astfel de conditii, planificarea ne ofera o serie de facilitati si avantaje importante privind performanta organizatiilor si carierelor celor care lucreaza in ele.

Mai multa concentrare si flexibilitate. Planificarea buna imbunatateste concentrarea si flexibilitatea, ambele fiind importante pentru performanta de succes a organizatiilor si oamenilor in mediul dinamic si deosebit de competitiv de astazi. O organizatie cu concentrari sau focalizari bine definite cunoaste ceea ce poate face cel mai bine, cunoaste nevoile consumatorilor si cunoaste cum sa-i serveasca mai bine. Un individ, de asemenea, cu concentrari sau focalizari bine definite cunoaste unde doreste sa ajunga in cariera si daca este capabil sa atinga acest obiectiv in conditii dificile. O organizatie flexibila este dispusa si capabila sa se schimbe si sa se adapteze la schimbarea circumstantelor si sa opereze sau sa actioneze avand o orientare mai mult catre viitor decat spre trecut si prezent. Un individ caracterizat de flexibilitate in cariera planifica problemele si oportunitatile aparute datorita noilor circumstante si dezvoltari - personal si organizational.

Orientarea actiunii. Planificarea reprezinta o modalitate pentru oameni si organizatii de a sta in fruntea concurentei si de a deveni totdeauna mai buni in ceea ce ei si ele intreprind. Ea ajuta la evitarea "cursei" automultumirii ca pur si simplu organizatia sa "execute" de-a lungul fluxului de evenimente sau de a fi distrasa sau abatuta de esecurile sau succesele de moment. Planificarea mentine viitorul vizibil ca o sarcina de indeplinit si ne aminteste ca cele mai bune decizii sunt luate inainte ca evenimentele sa ne forteze sa le luam. Consultantul in management Stephen Covey sugereaza ca in locul lucrului la mai multe "lucruri" este mai important sa ne oprim si sa identificam cele mai importante lucruri de indeplinit. Intr-adevar, planificarea ne ajuta sa ramanem proactivi mai mult decat reactivi in abordarea lucrurilor. Este intr-adevar asa deoarece ea ne face mult mai: (1) orientati pe rezultate - crearea unui sentiment de orientare catre performanta; (2) orientati pe prioritati - sa fim siguri ca cele mai importante lucruri dobandeste in primul rand atentia necesara; (3) orientati pe avantaje - asigurarea ca toate resursele sunt folosite cu cele mai bune si mai mari avantaje si (4) orientati pe schimbare - anticiparea problemelor si oportunitatilor (sanselor) astfel ca ele sa fie cel mai bine manuite.

Coordonare imbunatatita. Planificarea imbunatateste coordonarea. Multe grupuri, subsisteme si indivizi diferiti din organizatie fac fiecare lucruri diferite in acelasi timp. Dar chiar daca acestia urmaresc sarcini si obiective specifice, realizarile lor trebuie sa aduca contributii semnificative la necesitatile organizatiei ca intreg. Planificarea buna pretutindeni in organizatie poate avea o ierarhie a obiectivelor in care obiectivele fiecarui nivel de lucru sunt legate impreuna intr-o finalitate organizationala. Adica, obiectivele nivelului superior sunt finalitati care sunt legate direct cu obiectivele nivelului inferior ca mijloace, pentru atingerea lor.

In fig. nr. 4.1. se foloseste un exemplu din managementul calitatii pentru a arata cum o astfel de ierarhie a obiectivelor poate ghida si integra eforturile intr-o firma mare de fabricatie.

Obiectivul calitatii la nivelul corporatie este "livrarea produselor fara defecte care satisfac cerintele consumatorilor in proportie de 100%". Aceasta se transforma in josul ierarhiei sub forma de finalitati ca o serie de obiective de sprijin la fiecare nivel. Pentru un sef de schimb, obiectivul devine o incredintare formala privind "evaluarea capacitatilor masinilor de lucru si a operatorilor acestora si furnizarea unei instruiri corespunzatoare". O planificare buna ajuta la asigurarea ca munca grea a sefului de schimb din acest exemplu va realiza o contributie pozitiva la obiectivul nivelul calitatii corporatiei.

Fig. nr. 4.1. Un exemplu de ierarhie a obiectivelor pentru managementul calitatii totale

Un control mai bun. Atunci cand planificarea este realizata bine, controlul este mai bun. Procesul de control il descriem intr-un capitol mai tarziu ca actiunea de masurare a performantei si luarea de actiuni corective pentru a imbunatati lucrurile asa cum este necesar. Planificarea ajuta la realizarea acestei posibilitati prin definirea obiectivelor - rezultatele dorite ale performantei si identificarea actiunilor specifice prin care acestea sa fie urmarite. Daca rezultatele sunt sub asteptari, fie obiectivele, fie actiunile de intreprins, fie ambele pot fi evaluate si apoi ajustate in procesul de control.

In fig. nr. 4.2. oferim un model care planifica si controleaza munca in stransa legatura cu functiile managementului. Fara planificare, controlul este lipsit de cadrul potrivit pentru a masura cat de bine merg sau sunt executate lucrurile si ceea ce se poate face ca acestea sa mearga mai bine. Fara control, planificarea este lipsita de fluxul necesar asigurarii ca lucrurile se desfasoara asa cum s-a intentionat. Este important sa aratam ca ambele procese - planificarea si controlul - functioneaza cel mai bine daca obiectivele sunt in primul rand bine stabilite. Desigur, aceasta pur si simplu nu se substituie unei bune indepliniri a obiectivelor.

Fig. nr. 4.2. Natura integratoare a planificarii si controlului

O mai buna folosire a timpului managementului. Unul din avantajele pe care planificarea ni le ofera ca rezultat al concentrarii si flexibilitatii imbunatatite, coordonarii si controlului problemelor noastre personale este mai buna utilizare a timpului de management. Lewis Platt, presedintele cunoscutei firme Hewlett-Packard, spunea ca "in mod fundamental, intreaga zi de munca reprezinta o serie de alegeri (optiuni)". Aceste optiuni se refera la modalitatile in care managerii aloca timpul celor mai importante prioritati. Platt spune ca el este "nemilos in privinta prioritatilor" si ca in continuu "lucram" la optimizarea timpului nostru.

Cei mai multi dintre noi am trait experiente diferite, chiar neplacute, privind echilibrarea timpului disponibil in privinta multor incredintari si oportunitati pe care trebuie sa le "manuim" sau sa le facem fata. In fiecare zi suntem bombardati de o multitudine de sarcini si cerinte sau solicitari privind stabilirea unor frecvente intreruperi sau aparitia unor crize si evenimente neasteptate - slujba managerului, asa cum am vazut si inainte, este in mod special supusa la astfel de complicatii. In aceste circumstante, este usor sa pierdem cursul normal al timpului si sa cadem in ceea ce consultantii numesc "risipa de timp". In procesul acesta, prea multi dintre noi permitem ca timpul nostru sa fie dominat de alti oameni si/sau ceea ce poate fi considerat activitati neesentiale.

Cateva recomandari de a controla corect si eficient timpul:

Sa spunem un NU sanatos la tot ceea ce ne abate de la munca sau lucrul pe care trebuie sa-l facem.

Sa nu ne pierdem in detalii care trebuie lasate sau indeplinite de altii.

Sa ne stabilim un sistem de triere a apelurilor telefonice si de manuire a e-mail-ului.

Sa nu lasam sa patrunda in biroul nostru "vizitatori" care ne folosesc prea mult din timpul nostru.

Sa ierarhizam sarcinile in ordinea importantei si urgentei.

Sa nu devenim "calendar fix (aglomerat)" prin pierderea controlului asupra programului nostru.

Sa executam sarcinile in ordinea prioritatii.