CICLUL DE VIATA AL PRODUSELOR PROIECT

Scenariul unui proiect tehnic Un proiect nu se deruleaza ca un simplu proces liniar si totalmente previzibil. Acestea sunt caracteristici pentru proiecte mici, deseori realizate din comoditate, pe baza de intuitie si improvizatie sub pretextul ca termenele sunt scurte si bugetul de dimensiuni reduse. Exista o serie de date, factori si informatii care ne pun in postura de a avea o cu totul alta atitudine fata de demersul unui proiect

complexitatea si incertitudinea datelor initiale

orizontul temporal pus la dispozitie pentru realizarea proiectului

obiectivele tehnice/costurile prevazute

resursele echipei proiectului

justetea tehnologiilor de dezvoltare.

Toate aceste intrebari se regasesc notate intr-un cumul care face obiectul unei analize de fezabilitate a proiectului iar optimizarea etapelor trebuie fundamentata pe o analiza temeinica filtrand si reorganizand informatiile complete si numeroase provenite de la un mediu nu intotdeauna favorabil.

Se numeste scenariu constructia coerenta de ipoteze care pot clarifica fezabilitatea globala a proiectului. Exploatarea globala sau partiala a cailor posibile ce pot conduce de la o stare actuala A la o stare viitoare B este o operatie care pentru a avea obiectiv de optimizare a deciziei trebuie sa previna riscurile specifice ale proiectului .

Pilotarea proiectelor trebuie sa ia in considerare natura dinamica a acestuia. Proiectele sunt ca si celelalte lucruri in viata - ele sunt create, traiesc si apoi mor - cu alte cuvinte trec printr-un ciclu natural de viata. Acest ciclu de viata al unui proiect este un focar de polarizare in jurul caruia pot fi folosite procese manageriale si tehnici specifice pentru a aduce rezultatele proiectului la un timp corect stabilit si la o limita a bugetului cat mai optima .

Demersul de a te angaja intr-un proiect trebuie neaparat sa tina cont de hazard (risc). Efectul derularii proiectului se poate vedea uneori dupa cateva luni sau chiar ani, iar beneficiile sale se evidentiaza cu mult mai tarziu. Creditul investit, mijloacele mobilizate, in conditiile inabilitatilor manageriale se pot transforma in pierderi daca rezultatele asteptate nu sunt realizate. Intr-un context tehnic, economic si social in continua evolutie nici o decizie nu poate fi considerata realmente definitiva, iar schimbarile de orientare in cursul realizarii tin atat de client cat si de alti factori interni sau externi.

In aceste conditii, asimilarea derularii proiectului in globalitatea sa cu notiunile de durata de viata a unui produs clasic, creeaza posibilitatea abordarii structurale si sistemice a activitatilor desfasurate precum si evidentierea elaborarii unor documente specifice si deosebit de utile. Un proiect se inscrie intr-un proces global de sistematizarea demersurilor umane care constituie durata de viata a produsului.

Ciclul de viata al unui proiect  poate fi descompus in sase faze .

1.     Fezabilitatea este faza de informare in timpul careia se reunesc toate elementele care permit precizarea nevoilor si pot da o imagine asupra oportunitatii lansarii unei noi realizari: se definesc functiunile asteptate, se evalueaza criteriile de performanta dorite si se identifica constrangerile din mediu. Produsul se afla in stare functionala definit printr-un caiet de sarcini functional (CSF).

2.     Definirea: in aceasta faza se evalueaza, se alege, se valideaza exigentele tehnice, normele, siguranta in functionare, metodele de dezvoltare, procesul si tehnicile de realizare. In finalul fazei se realizeaza o stare specificata definita prin specificatiile tehnice ale nevoilor (STN).

3.     Dezvoltarea. Aceasta faza regrupeaza toate etapele de studiu, de punere la punct si de validare, care permit obtinerea unei descrieri complete nu doar a produsului si reproductibilitatii lui ci si cele necesare pentru productie, servicii, tot ce este necesar in fazele de utilizare si retragere din functiune. Produsul este intr-o stare definita care face obiectul unui dosar de definire (DD).

Figura – Fazele duratei de viata a proiectului

4.     Productia. Aceasta faza conduce la punerea la dispozitie a unui numar de produse ce raspund criteriilor functionale initiale, produsul este acum in stare reala, starea de functionare este certificata printr-un caiet de schite si un certificat de conformitate

5.     Utilizarea. In aceasta faza, care corespunde starii active a produsului cand starea functionala este atinsa si mentinuta adaptand-o la noile nevoi sau la noi constrangeri. Starea interoperationala este premergatoare retragerii fie datorita uzurii naturale, fie evolutiei contextului de utilizare.

6.     Retragerea din serviciu: regrupeaza toate operatiile de oprire, stocare, dezafectare, de distrugere, deseori neglijata dar ea trebuie derulata dupa metode prevazute in faza de fezabilitate.

Principalele componente ale proiectului, tinand cont de fazele de mai sus sunt definite in tabelul de mai jos

Componentele si categoriile de probleme ale proiectului
Categoria de probleme	Complexitatea si obiectivul	Tehnica de lucru
Pentru ce?	Proiectul permite satisfacerea unei nevoi	Organigrama functionala
Cine?	Proiectul ne favorizeaza realizarea unui obiectiv final unic: lucrarea	Organigrama produsului Structura arborescenta
Cum?	El este realizat prin derularea unor activitati etapizate si interconditionate	Dosarul de conducere a activitatilor
Cu cine?	Intervin parteneri cu competente specializate si care trebuie coordonati de catre un responsabil unic	Organizarea operationala
Cand?	Termene	Controlul activitatilor
Cat?	Costuri

Aceasta observatie subliniaza interesul activitatilor din studiul preliminar: cu un grad ridicat de incertitudine ele pot totusi in conditiile cand riscurile sunt limitate sa valideze noile concepte sa confirme anumite optiuni deja luate determinand ecartul cel mai realist in functie de caile alese. Fazele de amonte din ciclul de viata sunt cu mai mare risc, cu incertitudini si toata problema este de a gasi solutiile viabile fara a le elimina pe acelea foarte inovante dar cu aproximari considerabile. Se jaloneaza fiecare faza in care se iau decizii realizandu-se un angajament progresiv in care sunt evidentiate rezultatele intermediare si faptul ca se poate continua si in caz de esec prin investigatii

menite sa gaseasca alte solutii dupa cum se poate observa in schema de mai jos:

- Nivelul de costuri pentru un proiect de afaceri

Identificarea de noi nevoi, care poate justifica angajarea in realizarea proiectelor este o consecinta a unui comportament antecedent in principal ca o reactie a pietei sau o speculatie de viitor. Aceasta perceptie este inca foarte subiectiva fata de asteptarile clientului si din aceasta cauza greu de evaluat, dar reprezinta un criteriu sigur in materializarea sistemului.

Derularea fazei de fezabilitate este esentiala datorita necesitatii reducerii nedeterminarii create abordarilor in metode noi si concepte originale. Se pot face studii de oportunitate, simulari matematice si se construiesc machete pe care se studiaza proiectul. Aceste studii sunt efectuate in faza preliminara a proiectului propriu-zis si permit elaborarea unui dosar de orientare care descrie evantaiul de solutii posibile. Ele contribuie la clarificarea si eliminarea incertitudinilor si dau date orientative generale de continuare a proiectului Alte complemente ale studiului de fezabilitate sunt legate de termene, incarcari precum si constrangerile impuse de cost.

Dintr-o multitudine de solutii posibile sunt retinute doar acelea care se dovedesc interesante din punct de vedere al optiunilor manifestate. In faza de definire principalele optiuni sunt cunoscute si in proportie de 80% deciziile de angajare a proiectului pot sau au fost luate.

- Procesul angajarii progresive in proiectele tehnice.

Realizarea de prototipuri de dezvoltare si de serie reprezinta partea finala a primei etape si permite prima nivelare. In aceasta faza cheltuielile deja sunt considerabile si o revenire poate pune proiectul intr-o situatie dificila.

Procesul de angajare progresiva vizeaza gasirea celei mai bune solutii. Produsul trebuie sa corespunda specificatiilor tehnice, termenelor si costurilor prevazute prin bugetul alocat. Gasirea unui compromis real intre cele trei preocupari predominante in toate fazele realizarii unui proiect reprezinta obiectivul principal al managementului modern. Integrarea celor trei factori determinanti care sunt performantele, termenele si costurile se realizeaza de obicei in trei timpi iar notiunea de echilibru intre cei trei factori este foarte subiectiva.

Faza 1. Preponderente sunt aspectele tehnice. Dificultatile de realizare sunt inca putin cunoscute. Trebuie evaluate prin fezabilitate conceptele, solutiile posibile.

Faza 2. Integrarea factorului timp. Aspectele tehnice sunt mai bine stapanite, se cunoaste potentialul de resurse, se elaboreaza prima planificare. Trebuie determinat timpul necesar fara rabat la calitate si utilizand mijloacele puse la dispozitie. Se pot reajusta obiectivele tehnice doar in limitele acceptate de client.

Faza 3. Optimizarea celor trei factori. O mai buna cunoastere a mijloacelor poate determina un buget previzional. Se pot revedea obiectivele si astfel putem scadea cheltuielile? O marire a duratelor de executie poate conduce la reducerea costului?

Figura  – Fazele echilibrului factorilor determinanti

Testarea ideilor in managementul proiectelor Ideea inovatoare reprezinta baza, originea proiectului, ea avand surse multiple (in laboratoare universitare, in cercetare–dezvoltare, servicii de marketing, compartimentul clienti, sugestiile distribuitorilor). Mai ales specialistii in marketing pot genera dezvoltarea unor tehnici de creativitate pentru a gasi idei pentru produse noi.

A. Ideea trebuie generata si verificata.

Aceasta etapa trebuie realizata de catre colective pluridisciplinare care contureaza primul scenariu conceptual si va stabili liniile directoare printr-un studiu de fezabilitate globala.

Tehnologia cheie o reprezinta tehnologia inovanta care ajuta intreprinderea si conducerea, este o competenta fundamentala in activitatea de dezvoltare a produselor noi si care creeaza intreprinderii un net avantaj concurential.

Obiectivul este de a transfera ideea prin trei etape forte:

Ideea defineste care sunt functiunile principale ce vor fi realizate de produs posibilitatile produsului descrise in termeni functionali pe care intreprinderea le ofera in vederea satisfacerii clientului pentru o lansare pe piata.

Conceptul de produs, un raspuns functional a unei nevoi particulare (in care avizul utilizatorului este prioritar in acest concept), ca o reprezentare subiectiva particulara destinata consumatorului pe care intreprinderea incearca a incorpora ideea de produs.

Imaginea produsului care corespunde unei valori simbolice si subiective pe care utilizatorul o acorda produsului, o reprezentare subiectiva, particulara a consumatorilor care dobandesc produsul.

Lucrarile de specialitate  prezinta o serie de metode de stimulare a creativitatii, de dezvoltare a capacitatii de inovare: liste de control, liste de atribute, brainstorming, metoda Gordon, sinectica, cataloage de idei. Probabilitatea de a gasi solutia unei probleme tehnice creste odata cu numarul si cu calitatea ideilor pe care le-a suscitat problema respectiva. Pentru a mari cantitatea si originalitatea ideilor si pentru a realiza acest lucru in cel mai scurt timp, exista metode deja consacrate si larg utilizate.

Se foloseste termenul de creativitate pentru a desemna capacitatea de a descoperii solutii noi, originale, a inventa metode noi, a formula ipoteze verosimile, a propune explicatii inedite. Aceasta capacitate individuala, legata de capacitatea de a organiza si a reorganiza, se dezvolta in cadrul discutiei in grup, creativitatea colectiva fiind superioara creativitatii individuale.

Intrebari recapitulative:

1.     La ce se refera noțiunile de FZABILITATE; DEFINIRE și DEZVOLTARE?

2.     In ce consta echilibrul factorilor determinanti in proiectele de afaceri și angajarea progresiva intr-un proiect?