Definirea planificarii

Definirea planificarii

Asa cum am stabilit in capitolele precedente, planificarea cuprinde definirea obiectivelor sau scopurilor si stabilirea unei strategii generale pentru atingerea acestor obiective, precum si dezvoltarea unei ierarhii corespunzatoare de planuri si obiective pentru a integra si coordona activitatile. Ea, deci este interesata cu finalitati (ceea ce este de realizat), precum si cu mijloacele necesare atingerii finalitatii (respectiv cum sa fie realizata).

Planificarea mai departe poate fi definita si in termeni formali si nonformali. Toti managerii se angajeaza in planificare, dar ea poate fi si numai o varietate de activitate neformala. In planificarea neformala nu este vorba de o elaborare propriu-zisa, prin stabilirea pe hartie a obiectivelor, definirea lor precisa si, de asemenea, nu exista nici o distributie sau repartizare de obiective in organizatie. Acest model este reprezentativ pentru "small business-uri", respectiv pentru acele mici intreprinderi unde managerul este si proprietar; aici proprietarul-manager are o viziune, o vedere de ansamblu unde vrea sa ajunga - ce obiective are de indeplinit si cum crede el ca se poate ajunge acolo. Acest model de planificare este deci unul general si caruia ii lipseste continuitatea. Desigur, trebuie sa aratam ca planificarea neformala exista si in unele organizatii mari, dupa cum tot atat de adevarat este ca in unele small-business-uri intalnim planuri formale deosebit de sofisticate.

In general insa cand folosim termenul de planificare, ne referim la planificarea formala. In acest model, obiective specifice sunt formulate pentru a fi realizate (indeplinite) intr-o perioada de timp data. In sfarsit, in organizatii exista programe de actiuni specifice pentru obtinerea, atingerea obiectivelor, adica managementul in mod clar isi defineste drumul pe care doreste sa-l urmeze, de unde se afla, de la ceea ce exista si pana unde vrea sa ajunga si la ce realizari.

In concluzie, planificarea ca functie esentiala a managementului cuprinde definirea obiectivelor sau scopurilor si stabilirea unei strategii generale pentru atingerea acestor obiective, precum si dezvoltarea unei ierarhii corespunzatoare de planuri prin care se integreaza si se coordoneaza activitatile organizationale. De aici, planificarea este interesata pe de o parte cu finalitatea organizatiei, ceea ce este de realizat, iar pe de alta parte cu mijloacele necesare atingerii finalitatii - respectiv cum sa fie finalizata aceasta finalitate.

Planificarea include obiectivele si planurile. Obiectivul reprezinta un rezultat final in viitor, pe care organizatia doreste sa-l obtina. Planul, intruchipeaza mijloacele sau instrumentele nascocite, create pentru a incerca sa se atinga obiectivele.

Trebuie sa precizam de la inceput ca planificarea reprezinta o activitate prin excelenta decizionala si creativa. Planificarea nu inseamna o stabilire oarba sau arbitrara a obiectivelor, ci ea presupune identificarea oportunitatilor pe care le ofera mediul si elaborarea unei optiuni. Aceasta inseamna identificarea pe baza cunoasterii si intelegerii oportunitatilor, a obiectivelor reale posibil de realizat si, de asemenea, o a doua decizie privind alegerea celei mai bune strategii de atingere a obiectivelor. Planificarea este si un proces creativ pe de o parte, datorita faptului ca insasi procesul decizional este o activitate de creatie, iar pe de alta parte pentru ca planurile elaborate au la baza descoperirea si dezvoltarea celor mai eficace mijloace de realizare.

1. Scopul planificarii

O intrebare care ne apare in minte este desigur "De ce managerii trebuie sa se angajeze in planificare?" Planificarea ne directioneaza, ne da un drum, o cale pe care sa o urmam, reduce impactul sau socul schimbarilor care pot apare, minimizeaza riscul si incertitudinea, minimizeaza atat risipa cat si penuria si stabileste standardele sau normele prin care se faciliteaza controlul.

Planificarea stabileste sau determina coordonarea eforturilor. Ea ne da directie, calea de urmat atat pentru manageri, cat si pentru nonmanageri. Cand toti salariatii unei organizatii cunosc si sunt concentrati asupra cursului de actiune de urmat si performantei la care vrea sa ajunga organizatia, salariatii trebuie sa contribuie, sa participe la atingerea obiectivelor, iar in acest scop ei incep sa-si coordoneze actiunile, activitatile, coopereaza unul cu altul si lucreaza in echipa. Lipsa planificarii alimenteaza deplasarea in zig-zag sau, altfel spus, "mersul la intamplare" in toate directiile si nicaieri, astfel abate sau opreste organizatia de la o deplasare eficienta si eficace catre obiectivele ei.

Planificarea reduce incertitudinea si riscul, prin anticiparea schimbarii. Ea, de asemenea, clarifica si explica consecintele actiunilor managerilor pe care acestia le pot lua ca raspuns sau reactii la schimbarile ce se pot produce. Planificarea forteaza managerii sa priveasca inainte, sa anticipeze schimbarea, sa considere si sa evalueze impactul schimbarii si sa dezvolte totodata raspunsurile, reactiile potrivite.

Planificarea, de asemenea, reduce suprapunerea in timp a activitatilor si totodata reduce sau elimina activitatile risipitoare. Realizeaza coordonarea realitatii inainte ca ea sa se confrunte cu risipa si penuria. Mai mult, atunci cand mijloacele si finalitatile sunt clare, ineficientele devin evidente.

In sfarsit, planificarea stabileste obiective clare bine definite cantitativ sau prin standarde care usureaza controlul. Daca suntem nesiguri, confuzi de ceea ce vrem si incercam sa realizam, cum vom putea sti daca am realizat intr-adevar ceea ce ne-am propus sau doream? De aici, planificarea totdeauna va dezvolta obiective masurabile. Ca atare, in cadrul functiei de control a managementului vom putea compara performanta reala cu obiectivele definite, identifica abaterile si putem lua masurile sau actiunile corective necesare. Deci fara planificare nu poate exista control.

2. Planificarea si performanta

O alta intrebare fireasca ne apare in minte si anume: "Managerii si organizatiile care elaboreaza si implementeaza planuri, deci care practica o intensa activitate de planificare, depasesc in performanta pe acelea care nu practica planificarea?" Desigur ca intuitiv ne asteptam ca raspunsul sa fie un sanatos "DA". Revizuirea evidentei, realitatii din marea majoritate a organizatiilor - pe baza cercetarilor intreprinse - ne ofera un raspuns afirmativ, dar acesta nu trebuie interpretat ca un apanaj sau un rezultat exclusiv al planificarii formale. Deci nu putem spune ca firmele care isi planifica activitatea si au planuri formale totdeauna vor depasi in performanta pe acelea care nu au planuri formale.

O multime de studii au fost intreprinse pentru a vedea daca exista si actioneaza relatia dintre planificare si performanta. Ele ne permit sa formulam urmatoarele concluzii. Prima, in general vorbind, planificarea formala este asociata cu profituri si venituri mai mari, precum si cu alte rezultate financiare pozitive. A doua, calitatea procesului de planificare si o implementare corespunzatoare a planurilor determina o performanta ridicata. In sfarsit, din aceste studii reiese ca atunci cand planificarea ne a condus la o performanta superioara, in mod tipic mediul a fost principalul vinovat. Cand guvernul intervine prin reglementari, de asemenea, cand se manifesta puternic sindicatele si la fel alte forte ale mediului care restrang oportunitatile si optiunile managementului, planificarea va avea un impact mai putin semnificativ sau mai slab asupra organizatiei. De ce? Datorita faptului ca managementul va avea mai putine posibilitati de alegere fata de care planificarea sa-si exprime o optiune si sa propuna alternative viabile. De exemplu, planificarea unei organizatii americane poate sugera ca o fabrica producatoare de piese "cheie" pentru productia ei sa fie infiintata si amplasata in Asia pentru a putea concura eficient - pe baza pretului fortei de munca - cu costurile joase ale concurentei. Dar daca contractul companiei cu sindicatul ei ii interzice transferarea activitatii productive peste mari, valoarea efortului de planificare al companiei este semnificativ redus. O serie de socuri drastice venite din mediu pot, de asemenea, submina planurile cele mai bine stabilite. Astfel, de exemplu, socul petrolului de la inceputul anilor 1970 a zadarnicit multe planuri, de la cele ale small-business-urilor pana la agentiile guvernamentale. Sau in 1987, piata valorilor a cazut brusc in octombrie, ceea ce a zguduit multe planuri ale celor mai mari companii comerciale si societati financiare ale lumii occidentale. In conditiile unui asemenea mediu deosebit de incert, schimbator, nu trebuie sa se creada, in mod absolut si neconditionat ca performantele planificarii depasesc performantele neplanificarii.

3. Fetisizarea planificarii

O problema care trebuie neaparat lamurita este aceea a fetisizarii planificarii. In acest sens, in literatura de specialitate si in comportamentul managerilor intalnim adesea exagerari si conceptii gresite privind planificarea.

1. Planificarea care probeaza sau demonstreaza inexactitate, respectiv nerealizarea  obiectivelor, reprezinta risipa de timp si efort managerial. Asa cum am mai aratat inainte, finalitatea rezultata din planificare reprezinta numai unul din obiectivele ei. Trebuie sa aratam ca procesul insusi de planificare poate fi valoros, chiar daca nu ne atingem obiectivele sau scopurile propuse. Clarificarea si definirea obiectivelor pot fi valoroase, semnificative prin ele insele. De ce?, pentru ca managementul care realizeaza o buna activitate de planificare va minimiza posibilitatea directionarii gresite a energiilor organizationale. Neatingerea obiectivelor poate fi determinata de alti factori.

2. Planificarea elaboreaza decizii viitoare. Planificarea nu elaboreaza decizii viitoare. Ea este interesata cu impactul, influenta deciziilor curente asuprea evenimentelor viitoare. Astfel, in timp ce planificarea este interesata cu viitorul, deciziile planificarii sunt elaborate si luate in prezent.

3. Planificarea poate elimina schimbarea. Planificarea nu poate elimina sau evita

schimbarea. Schimbarile vor avea loc indiferent de ceea ce face sau intreprinde managementul. Managementul se angajeaza in planificare pentru a anticipa schimbarile si sa dezvolte cel mai eficient si eficace raspuns sau reactie la ele.

4. Planificarea reduce flexibilitatea (o conceptie gresita, pe care din pacate o intalnim la foarte multi dintre noi, chiar si pe nivelurile manageriale de varf). Planificarea intr-adevar, implica incredintari de obiective si sarcini, dar ea planificarea devine o restrictie numai daca managementul opreste activitatea de planificare dupa ce aceste incredintari au fost realizate. Planificarea insa este o activitate continua si nu una temporara sau periodica. Cu cat planurile sunt mai motivate si mai clar articulate, interconditionate, cu atat sunt mai usor de revizuit.