LUAREA DECIZIEI

1. DEFINITIA DECIZIEI

Atunci cand apare o problema este necesar sa fie analizate toate variantele de rezolvare ale acesteia. Pentru fiecare varianta sunt analizate punctele tari si punctele slabe, resursele alocate, timpul necesar, riscurile. Alegerea unei variante dintre multele optiuni posibile in urma combinarii factorilor de mai sus inseamna luarea unei decizii.

In literatura de specialitate sunt considerate ca exista urmatoarele functii ale managementului:

Functia de previziune;

Functia de organizare;

Functia de coordonare;

Functia de antrenare;

Functia de control.

Functiile enumerate mai sus se exercita in conditii de timp limitat, de stres si presiune.

In fiecare dintre functiile managementului mentionate luarea deciziei este considerata o actiune manageriala esentiala.

Decizia este un proces de schimbare a realitatii, a resurselor naturale, financiare si umane de care dispune unitatea, de alegeri rationale dintre alternative.

gandire la actiune. Prin aceasta se urmareste gasirea celor mai rationale cai de actiune viitoare menite sa asigure eficienta maxima a actiunilor conducerii. Procesul sporirii continue a eficientei actiunilor conducerii impune ca orice decizie adoptata sa aiba o temeinica fundamentare stiintifica. Caracteristic deciziei este faptul ca ea reprezinta expresia unui act rational, coerent formulat, pe baza interpretarii unor informatii ce se prelucreaza in scopul alegerii unei alternative menita sa conduca la realizarea obiectivelor prestabilite.

Pornind de la aspectele mentionate se poate defini decizia astfel: un act social, deliberat, al unei persoane sau al unui grup de persoane, prin care se stabilesc scopul si obiectivele unei actiuni, directiile si modalitatile de realizare a acesteia, toate determinate in functie de o anumita necesitate, pe baza unui proces de informare, reflectie si evaluare a mijloacelor si a consecintelor desfasurarii actiunii respective.

Din definitia specificata pot fi retinute cel putin urmatoarele elemente: este privita ca un proces de alegere rationala; reprezinta actul final in stabilirea directiei de actiune a realizarii unui obiectiv; actiunea poarta denumirea de decizie numai in masura in care corespunde unei situatii de alegere; dirijeaza activitatea subordonatilor etc. In conditiile in care actiunea unui conducator este impusa de evenimente fara a avea posibilitatea de a opta o alta alternativa, nu este vorba de o decizie.

In elaborarea deciziei trebuie sa se aiba in vedere:

actiunea propriu-zisa de luare a deciziei (denumita si proces decizional);

un rezultat unic cuantificabil;

un interval de timp;

investitia maxima pentru atingerea scopului

CONDITIILE ELABORARII DECIZIILOR

Luarea unei decizii necesita indeplinirea catorva conditii:

trebuie sa existe unul sau mai multe obiective care trebuie atinse;

mai multe alternative de actiune trebuie sa fie la indemana managerului;

resurse echilibrate (financiare, materiale, umane) trebuie sa fie incluse in procesul decizional;

fundamentarea stiintifica a deciziei;

dublarea autoritatii formale de adoptare a deciziei atunci cand este implicat un grup decizional;

unitate de decizie si actiune;

incadrarea in perioada decizionala optima;

formulare clara.

TIPURI DE DECIZII

Se poate apecia ca cele mai importante criterii de clasificare a deciziilor sunt urmatoarele:

Din punct de vedere al continutului functional, deciziile sunt:

o      Decizii de planificare;

o      Decizii organizationale;

o      Decizii de stimulare;

o      Decizii de control.

Dupa nivelul de elaborare a deciziilor :

o      Decizii strategice. Sunt deciziile care stabilesc orientarile de perspectiva; ele se iau in colectiv, vizeaza ansamblul activitatii economice a societatii comerciale.

o      Decizii tactice. Acestea se iau pentru o perioada mai mica de un an si
vizeaza o activitate sau o subactivitate a societatii comerciale.

o      Decizii operationale. Sunt decizii repetative, de rutina si se refera la perioade scurte, care vizeaza indeplinirea obiectivelor specifice si individuale.

In functie de certitudinea atingerii obiectivelor, deciziile pot fi:

o      Decizii certe

o      Decizii incerte

o      Decizii de risc

In raport cu sfera de cuprindere a decidentului deciziile se clasifica astfel:

oDecizii individuale - sunt adoptate de catre o singur manager.

oDecizii colective - adoptate in grup.

CATEGORII DE PARTICIPANTI LA FUNDAMENTAREA SI ADOPTAREA DECIZIEI

Pentru stabilirea participantilor la procesul decizinal exista cateva criterii de clasificare:

Modul de implicare;

Nivelul administrativ - pozitia in structura organizatorica.

Dupa modul de implicare in procesul decizional sunt urmatoarele categorii:

personal implicat direct;

personal implicat indirect;

consultati si/sau specialisti implicati direct si/sau indirect.

In functie de nivelul administrativ pe care se situeaza in structura, functionarii i pot fi grupati in doua categorii:

personal din cele trei niveluri ale piramidei manageriale (de top, de mijloc, de supervizare);

personal de executie implicat in procesul decizional.

Procesul de fundamentare a deciziei este complex si presupune derularea a opt etape succesive in care sunt implicate una sau mai multe persoane:

initierea deciziei;

definirea obiectivului decizional;

documentarea;

selectarea/analiza informatiei;

conturarea si analiza alternativelor decizionale;

adoptarea deciziei;

urmarirea aplicarii deciziei;

formularea concluziilor.

Din punct de vedere managerial procesul decizional inseamna:

permanenta rationalizare;

eficienta si eficacitate - ca reguli;

sistem coerent de corelatii;

alternative decizionale reduse;

considerarea ierarhiei;

atragerea unor persoane cu anumite calitati si aptitudini;

stimulare, formare cultura, organizatie a; etc.

In cadrul procesului decizional autoritatea jurisdictionala si autoritatea manageriala, sunt limitate de specializarea organizatiilor, respectiv de ierarhia acestora.

Pornind de la necesitatea realizarii unor decizii eficiente si a unei rationalitati maxime intr-o organizatie a, a fost conceput modelul rational- comprehensiv caracterizat prin:

Derulare proces decizional in etape:         

o        Determinarea obiectivelor

o        Formularea alternative decizionale

o        Alegerea alternativei maxime

Maximizare eficienta / eficacitate;

Criterii de baza : eficienta - eficacitate - rationalitate;

Specializare accentuata a functionarilor implicati;

Costul total.

ELEMENTELE PROCESULUI DECIZIONAL

Problematica complexa ridicata de adoptarea unor decizii fundamentate stiintific necesita cunoasterea elementelor ce trebuie avute in vedere la elaborarea acestora.

Decidentul reprezinta persoana care, in virtutea functiei pe care o ocupa, are dreptul de a decide, sau organul de conducere ale unitatii economice cu putere decizionala.

In procesul de luare a deciziei se presupune ca decidentul este nemultumit de o situatie existenta sau de perspectiva unei situatii viitoare si poseda dorinta, prin autoritatea pe care o are, de a initia masuri sa modifice aceasta situatie. Pentru a urmari realizarea obiectivelor sale, decidentul trebuie sa dispuna de mijloacele necesare prin care sa poata influenta starea lucrarilor pe care doreste sa o realizeze.

Totodata, calitatea deciziilor adoptate de cadrele de conducere dintr-o unitate economica depinde, in mare masura, de pregatire profesionala, experienta in activitatea de conducere, intuitie etc. Un rol deosebit de important in cresterea capacitatii decizionale a cadrelor de conducere din unitatatile economice il au diferitele forme de colaborare ale acestora cu specialisti in probleme de conducere, cum ar fi consultatii, cooptarea acestori specialisti in diferite organe de conducere ale unitatii etc., precum si frecventarea unor forme de specializare.

Complexitatea fenomenelor si proceselor economice din unitatile economice a determinat ca adoptarea deciziilor ce privesc problemele de ansamblu si perspectiva sa se realizeze de catre oganele de conducere colectiva ale acestora.

Mediul ambiant, al doilea element al procesului decizional, reprezinta cadrul in care actioneaza decidentul. Acesta are o influenta deosebita in asigurarea cresterii eficientei procesului decizional. In acest sens pot fi amintite urmatoarele: perfectionarea relatiilor de productie; imbunatatirea continua a sistemului de planificare, perfectionarea formelor de organizare;cresterea nivelului de pregatire generala si de specialitate a lucrarilor din unitatile economice; cresterea nivelului tehnic al unitatilor ca urmare a investitiilor alocate; introducerea unor metode moderne de programare si urmarire a productiei prin prelucrarea automata a datelor; aplicarea in practica rezultatelor cercetarii etc.

Obiectivul sau obiectivele urmarite de decident, prin adoptarea deciziilor: folosirea integrala a capacitatilor de productie, sporirea randamentului unitate de capacitate de productie, cresterea productivitatii muncii, reducerea costurilor de productie, rationalizarea consumurilor specifice, cresterea rentabilitatii fiecarui produs etc. realizarii obiectivelor propuse.

Multimea alternativelor, reprezinta variantele posibile de adoptat in vederea Particularitatile tehnice si economice ale economiei isi pun amprenta asupra procesului decizional si amplifica elementele necesare de luat in considerare. Tot in acest context se inscrie si importanta tehnologiilor si a conditiilor de productie care, pe langa faptul ca maresc numarul de variante, au implicatii directe asupra rezultatelor economice finale ale intreprinderii.

Multimea criteriilor posibile de luat in considerare necesare in aprecierea variantelor de decizie. Criteriile pot fi de natura economica, tehnica sociala etc., fiecarui criteriu ii corespunde unul sau mai multi indicatori. Unele au un caracter obligatoriu, la care trebuie sa raspunda fiecare varianta luata in considerare, iar altele au un caracter relativ, exprimat de elementele prin care se realizeaza diferentierea variantelor si aprecierea lor. Pentru realizarea obiectivelor, trebuie elaborate, in primul rand, variante de structura la nivelul intreprinderii si, in al doilea rand, repartizarea acestora pe subdiviziunile organizatorice. Variantele de structura, atit la nivelul intreprinderii, cat si pe subunitati organizatorice ce satisfac criteriul urmarit se compara intre ele, recurgandu-se la unele criterii relative de natura economica, tehnica etc.

Multimea consecintelor alternativelor. Fiecarei alternative ii corespund anumite consecinte, concretizate la nivelul indicatorilor luati in considerare la aprecierea acestora. Alegerea variantei optime inseamna alegerea alternativei careia ii corespund consecintele cele mai avantajoase in raport cu scopul urmarit.

6. ETAPELE SI FAZELE PROCESULUI DECIZIONAL

Adoptarea deciziilor de conducere viabile, presupune organizarea si sistematizarea activitatii cadrelor de conducere, astfel incat lucrarile sa se desfasoare intr-o succesiune logica.Aceasta se impune cu multa acuitate in etapa actuala, cand la nivelul unitatilor economice si a subdiviziunilor organizatorice se concentreaza un volum tot mai mare de resurse si informatii, ca urmare a procesului de tranzitie spre o economie de piata.

Derulare procesului decizional, in ansamblul sau, impune parcurgerea anumitor etape carora le corespund anumite faze. Principalele etape ale procesului decizional sunt: etapa pregatitoare, stabilirea variantei de decizie, aplicarea deciziei, evaluarea rezultatelor obtinute.

1) Etapa pregatitoare cuprinde urmatoarele faze:

Identificarea problemei si aprecierea situatiei, care impun declansarea procesului decizional. In acest scop este necesar ca decidentul sa cunoasca la timp aparitia factorilor ce influenteaza functionarea sistemului sau subsistemului, determinandu-i abateri de la parametrii prestabiliti.

Formularea scopului urmarit de decident, prin interventia sa asupra restabilirii functionarii normale a sistemului sau subsistemului. Importanta acestei faze consta in asigurarea concentrarii atentiei asupra consecintelor influentei factorilor perturbatori si a rezultatelor scontate prin materializarea deciziei.

Culegerea informatiilor necesare elaborarii variantelor. In aceasta faza se stabilesc informatiile necesare, volumul, structura, termenul de transmisitere, persoanele care raspund de culegerea si prelucrarea acestora, astfel incat sa se obtina informatii agregate cu capacitatea mai completa de reflectare asupra fenomenelor sau proceselor vizate. Pentru a usura activitatea decidentilor este necesar sa se asigure informatiile strict necesare; suprainformarea sau subinformarea limiteaza posibilitatile concentrarii atentiei decidentului asupra aspectelor esentiale. De asemenea, informatiile trebuie sa fie lipsite de efectele implicarii afective a persoanelor, atat a celor ce le culeg si le prelucreaza, cat si a celor ce le utilizeaza in elaborarea de variante. Acceptarea numai acelor informatii ce corespund parerii ce si-a format-o o anumita persoana despre un anume fenomen inseamna a lipsi informatia data de adevaratul continut. Parcurgerea acestei faze implica cunoasterea aprofundata a metodologiei de calcul, a actelor normative ce reglementeaza anumite fenomene si procese din activitatea unitatii etc. Pe baza informatiile (primite si prelucrate) se elaboreaza variante de decizie. Fiecare varianta urmareste acelasi scop, dar se deosebesc intre ele prin implicatiile fiecareia si rezultatele finale preconizate prin materializarea lor. 

2) Etapa de stabilitatea a variantei optime ii corespunde urmatoarele faze:

Stabilirea unui sistem riguros de indicatori sau parametri, cu ajutorul carora sa poata evalua consecintele fiecarei alternative. Sistemul de indicatori trebuie sa fie unitar pentru toate variantele si sa raspunda scopului urmarit de decident prin realizarea obiectivului propus.

Analiza comparativa a variantelor. Cu ajutorul unui sistem corespunzator de indicatori stabiliti in faza precedenta, se evidentiaza implicatiile ce rezulta prin aplicarea lor in practica. Aceasta analiza se efectueaza avand, in principal, doua obiective:

a)        resursele materiale, financiare si umane solicitate de fiecare varianta;

b)       rezultatele de productie si implicatiile economice ale acestora.

Alegerea variantei ce ofera rezultatele cele mai bune (varianta optima). In procesul decizional, momentul optiunilor este hotarator, aceasta faza are implicatiile cele mai mari asupra rezultatele finale ale unitatii economice. De modul in care decidentul apreciaza consecintele variantei pentru care opteaza, depinde in mare masura mobilizarea resurselor interne, imbinarea factorilor de productie si in final realizarea obiectivului propus.

3) Etapa de aplicare a deciziei

Aceasta etapa trebuie pregatita cu foarte mare atentie, ea presupune adoptarea in prealabil a unui plan de actiuni cu privire la informarea componentilor unitatii implicati in infaptuirea deciziei adoptate.

Totodata, pentru materializarea deciziei este nevoie de o formulare precisa a sarcinilor, prin incredintarea lor persoanelor cele mai indicate de a le duce la indeplinirea si prin transmiterea acestora la momentul cel mai indicat si intr-o forma adecvata.

In cadrul intreprinderilor, activitatea motivationala de implementarea deciziilor este mult usurata prin folosirea metodelor participative de conducere - bazate pe principiul muncii colective, al autoconducerii.

Evaluarea rezultatelor obtinute incheie procesul decizional. In aceasta etapa se determina masura in care obiectivele fixate au fost indeplinite, cauzele care au generat eventualele abateri, influenta factorilor aleatori asupra rezultatelor preconizate. In continuare se analizeaza critic modul de desfasurare a etapelor si fazelor procesului decizional, efectuandu-se interventii de corectare, daca acestea se impun (decizii de corectie), elaborarea unor concluzii cu privire la perfectionarea metodelor folosite, in scopul imbunatatirii activitatii in urmatorul proces decizional.

La elaborarea deciziilor strategice si tactice este necesar ca procesul decizional sa se desfasoare in totalitatea sa, respectand anumite criterii si reguli, in functie de tipurile de probleme, pentru ca orice eroare neeliminata poate antrena un consum nejustificat de resurse sau conduce la nerealizarea obiectivului propus.

Intre etapele si fazele de productie decizional exista o serie de conexiuni care, in anumite situatii, pot determina reexaminarea problemei fie partial, fie in totalitatea ei. Delimitarea etapelor si fazele pentru fiecare problema in parte, depinde, in mare masura, de competenta decidentului. In acest context este necesara cunoasterea etapelor si in situatia unei simulari decizionale. Aceste pot fi considerate urmatoarele:

determinarea domeniului ce va fi simulat;

stabilire factorilor economici, tehnici, juridici etc., care actioneaza in domeniul respectiv si a legaturilor dintre elementele domeniului si factorii respectivi;

elaborarea modelelor economice si matematice care reprezinta mai bine procesele stimulate;

elaborarea programelor pe calculator;

simularea si adoptarea de decizii.

PRINCIPIILE ADOPTARII DECIZIEI

Principiile adoptarii deciziilor, redate in literatura de specialitate se refera la criteriile esentiale care fundamenteaza solutiile alese si garanteaza utilitatea si consecintele favorabile ale alternativelor.

Principiul definirii corecte a problemelor sau a situatiilor decizionale, din care rezida obligatia decidentilor de a evalua cat mai exact caracteristicile situatiilor sau a problemelor ce impun adoptarea unei decizii. Definirea incorecta a situatiei poate duce la adoptarea unor decizii indecvate, nefundamentate, iar remedierea reclama, in primul rand, redefinirea situatiei, care devine tot mai dificila.

Principiul asigurarii informationale subliniaza rolul important al cunoasterii exacte, sub aspectul volumului, structurii acuitatii si oportunitatii datelor necesare in alcatuirea alternativelor de solutie. In acest sens, trebuie sa se tina seama de factorii decizionali, de completarea informatiei cu elementele esentiale la problema aparuta si de relatiile de piata.

Principiul dependentei multifactoriale a deciziilor indica complexitatea momentului adoptarii deciziilor, cunoscand ca deciziile,sub aspectul gradului de fundamentare, sunt dependente de caracteristicile factorilor problemei in cauza si de calitatea profesional-morala a decidentilor. Acesti factori pot fi influentati sau evaluati sub aspectul probabilitatii de aparitie, fiind necesare alcatuirea unor diferite alternative de solutie.

Principiul alcatuirii alternativelor de solutie, care sa asigure echilibrarea optimului global cu cel local, au al baza o descriere cat mai completa a campului decizional, in functie de evenimentele care ar putea surveni. Pentru fiecare alternativa in parte se determina consecintele previzibile. In continuare, procesul selectarii alternativelor este conditionat de natura si specificul problemelor, gama metodelor folosite in aceasta alegere variind de la intuitia si experienta personala a decidentului, pana la logica calculatoarelor.

Principiul concordantei necesitatilor de piata cu posibilitatile reale privind cererea, pe baza caruia se constituie alternative de solutie care trebuie sa corespunda specificului conditiilor date, in acord cu natura problemei si metodelor economico-matematice utilizate.

Principiul incadrarii in fluxul decizional subliniaza permanenta si dependenta deciziilor care se adopta in diferitele momente ale ciclurilor de productie. Ca atare, fiecare problema reclama stabilirea unei solutii adecvate, concretizata prin adoptarea si implementarea unor decizii, care sa fie strict coordonata cu toti factorii deciziei, sa nu fie contradictorie,sa fie precisa si sa nu se dea nastere la interpretari diferite.

Principiul echilibrarii autoritatii ierarhice cu autoritatea profesional-morala a decidentilor are in vedere garantarea fundamentarii deciziilor sub aspectul persoanelor investite cu autoritatea finala a alegerii celor mai rationale alternative de solutie constituita. Ca atare, decizia trebuie sa fie luata de acel organ sau de acea persoana care are dreptul legal si imputernicirea sa ia decizia respectiva. Este necesar sa existe o ordine desavarsita privind persoana sau grupul care ia decizia, trebuind sa se asigure conditiile si raspunderea pentru deciziile luate. Se va asigura, in acest sens, o concordanta justa intre dreptul legal de a lua o decizie si competenta profesionala.

Principiul adoptarii deciziilor in timp util preconizeaza obligatia respectarii intervalului de timp disponibil, reprezentand un criteriu cheie in evaluarea gradului de fundamentare a deciziilor. In cazul adoptarii deciziilor la nivelul unitatii economice exista situatii in care conducatorul se poate afla in fata unei dileme : ia decizii cu informatiile de care dispune in acel moment, evaluand riscul unei decizii care ar putea fi incompleta sau chiar neoportuna, datorita informatiilor insuficiente, sau asteapta cooptarea unui volum mai mare de informatii, evaluand riscul de a nu lua o decizie care este necesara in timp scurt.

Principiul claritatii deciziilor reliefeaza necesitatea exprimarii concise si precise, pentru a permite atat intelegerea fara echivoc a solutiei adoptate, cat si implementarea acesteia, fara a solicita explicatii suplimentare. Ca atare, decizia trebuie sa se caracterizeze prin simplitate, claritate, printr-o forma precisa si concisa, prin succesiune logica. Unitatea dintre continutul fundamental stiintific si forma precisa si clara constituie o cerinta obligatorie pe care trebuie sa o indeplineasca orice decizie manageriala.