PLANIFICAREA STRATEGICA LA S.C. ALACOM S.A.

PLANIFICAREA STRATEGICA LA S.C. ALACOM S.A.

S.C. "ALACOM" S.A, se constituie sub forma unei societati pe actiuni, fiind persoana juridica romana, inmatriculata in Registrul Comertului. In toate actele, facturile, anunturile, publicatiile si alte documente emanand de la societate, denumirea societatii este urmata de initialele S.A., capitalul social, numar de inregistrare din Registrul Comertului si sediul societatii. Societatea isi desfasoara activitatea potrivit legislatiei din Romania, cu privire la acest tip de societate, conformandu-se contractului de societate si statutului

La infiintare (12.01995), sediul social al S.C. "ALACOM" S.A. a fost in Vaslui, jud. Vaslui, str. Traian, Nr. 278, Bl. G3, avand puncte de productie, prestari servicii, comert cu ridicata si amanuntul la sediul societatii si in Hala Centrala a municipiului Vaslui.

Incepand cu 006.2003 sediul societatii a fost schimbat, prin hotararea Adunarii Generale, in conditiile legale, cu respectarea formalitatilor de infiintare si inregistrare specifice, din Judet: Vaslui, Localitatea: Vaslui, Str. Traian, nr. 278, bloc: G3, cod postal: 6500, telefon: 0235/311442, in Judet: Vaslui, Localitatea: Vaslui, Str. Nicolae Iorga, nr. 82 BIS, cod postal: 6500, telefon: 0235/311442.

Obiectul principal de activitate al societatii il constituie executia si comercializarea de stampile, formulare tipizate cu regim special (facturiere, chitantiere, avize de insotire a marfii) si formulare tipizate pentru material lemnos.

Societatea a fost infiintata in anul 1991 de catre Camera de Comert, Industrie si Agricultura Vaslui. Activitatea acesteia se desfasoara in incinta Camerei de Comert, adica Str. Nicolae Iorga, nr. 82 bis, Vaslui, pentru a veni in intampinarea necesitatilor agentilor economici din judetul Vaslui. Mai concret, dupa infiintarea unei societati comerciale la Camera de Comert, societatea ALACOM poate prelua comenzi pentru facturi, formulare si stampile, in functie de necesitatile fiecarei societati.

Furnizorii societatii sunt: Tipografia "Sedcom Libris" S.A. Iasi, pentru formulare tipizate, "Colop" S.A. Romania, pentru stampile si Compania Nationala "Imprimeria Nationala" S.A. Cu fiecare dintre cele trei societatea are incheiate contracte de distributie produse, in care sunt prevazute si comisioanele care i se cuvin.

1. ROLUL PLANIFICARII STRATEGICE LA S.C. ALACOM S.A.  

Desi cei mai multi intreprinzatori isi planifica actiunile (SASU, 1999), ei o fac de cele mai multe ori informal si nesistematic. Daca o firma cu doar cativa salariati poate avea succes chiar si cu o planificare informala, firmele in crestere, care isi extind rapid activitatile, trebuie sa-si rezolve procesul de planificare din cauza complexitatii problemelor care le au de rezolvat.

Planificarea strategica presupune formularea planurilor pe termen lung, pentru gestionarea eficienta a oportunitatilor si amenintarilor mediului, in lumina punctelor tari si slabe ale afacerii. In felul acesta, planificarea strategica reprezinta primul pas in determinarea directiei viitoare a afacerii. Calitatea planului strategic depinde de capacitatea intreprinzatorului, complexitatea afacerii si natura domeniului de activitate.

Unele studii au aratat ca elaborarea planului strategic reprezinta elementul esential al supravietuirii micilor afaceri. Afacerile de succes se bazeaza pe planurile strategice care le ofera posibilitatea de evaluare a alternativelor viitoare. Alte studii arata ca lipsa planificarii si a luarii sistematice a deciziilor sunt motivele esentiale ale falimentului micilor afaceri.

Elaborarea unui plan strategic (SASU, 1999) este, de asemenea, deosebit de importanta pentru asigurarea unei "delimitari" competitive a micii afaceri - adica acea combinare de factori care o deosebeste de competitori. Micile intreprinderi trebuie sa-si elaboreze un plan de creare a unei imagini unice in mintea clientilor. Un astfel de plan defineste natura intreprinderii in care se va lansa afacerea.  

Planurile strategice reprezinta cea mai importanta categorie de planuri in cadrul firmei si au misiunea strategica a companiei, prin ele realizandu-se intreaga strategie a firmei. Planificarea pe termen lung se refera la aspectele competitionale, tehnologice si strategice ale conducerii unei organizatii si implica in general un orizont temporal de cel putin cinci ani. Planificarea strategica reprezinta un tip specializat de planificare pe termen lung care se refera la aspecte cum ar fi misiunea organizatiei sau stabilirea de obiective organizationale finale. Planurile strategice pe termen lung sunt  realizate de managerii de pe nivelele ierarhice de varf dintr-o organizatie, toate celelalte planuri derivand din ele.

Planificarea pe termen mediu se refera de obicei la arii functionale ale managementului (finante, marketing si productie) si are un orizont de planificare de 1-5 ani. Reprezinta incercarea transpunerii planurilor strategice in pasi si obiective concrete si sunt intocmite de managerii de pe nivele ierarhice medii care au si responsabilitatea aplicarii lor.

Planurile pe termen scurt implica urmarea unor etape prin care se asigura atingerea obiectivelor de zi cu zi ale organizatiei si sunt create si puse in aplicare de managerii de pe nivele ierarhice inferioare.

Managementul prin obiective (MPO) reprezinta unul dintre sistemele de planificare si control cu cea mai larga utilizare in organizatie. MPO consta din stabilirea obiectivelor, planificarea pentru atingerea acestora, un proces de autocontrol si un sistem periodic de revizuire, urmat de o evaluare a performantelor. Daca angajatii sunt implicati activ in stabilirea obiectivelor si daca exista un sistem de acordare de feedback, performantele se imbunatatesc in mod evident. 

Henri Fayol (CORNESCU, MARINESCU, CURTEANU, TOMA, 2004) considera ca planificarea reprezinta cea mai importanta functie pe care o indeplinesc managerii. Orice organizatie se schimba odata cu trecerea timpului, aceste schimbari fiind determinate de mediul economic, politic, tehnologic si competitional aflat intr-o permanenta transformare. Provocarea in procesul planificarii consta in a lua decizii care sa asigure cu succes viitorul organizatiei. Planificarea este o activitate de luare de decizii care reprezinta baza procesului de management si care ii ajuta pe manageri sa organizeze, conduca si controleze oferind organizatiei o tinta si o directie. Relatia dintre planificare si celelalte functii ale managementului este ilustrata in figura urmatoare:

Fig. 3

Relatia planificarii cu procesele manageriale

Astazi, pentru descoperirea unor alternative strategice valabile si elaborarea unor strategii eficiente, se folosesc o serie de metode matriceale pentru analiza posibilitatilor interne ale companiei si analiza mediului extern.

Nici o afacere nu este privita in acelasi mod de toata lumea. Elaborarea unui plan strategic evita caderea in capcana nediferentierii afacerii fata de competitori. De fapt, fara elaborarea unui plan strategic, o mica intreprindere isi inlatura avantajele pe care le are fata de intreprinderile mai mari. Micile intreprinderi au linii de productie distincte, un cerc de consumatori mai bine definit si o piata delimitata geografic. In mod normal, intreprinzatorul are un contact foarte strans cu clientii care ii furnizeaza elementele necesare unei deserviri adecvate. De aceea, este normal ca un plan de marketing sa cuprinda si probleme referitoare la marketing.

Este gresit sa se incerce aplicarea tehnicilor de dezvoltare ale marilor intreprinderi si celor de mici dimensiuni. Datorita trasaturilor lor - resurse putine, stil de conducere flexibil, structura organizatorica informala si adaptabilitate la schimbari - micile afaceri necesita o abordare diferita a planificarii strategice.

Conceptul de planificare strategica e definit ca fiind procesul de previziune a activitatii organizatiei, ce permite acesteia sa stabileasca, cuantifice si sa mentina in mod continuu o legatura permanenta intre resurse si obiective pe de o parte si posibilitatile oferite de piata pe de alta parte. Strategia imbina cunoasterea prezentului cu previziunea fundamentala a viitorului. Pentru a defini strategia necesara realizarii unui obiectiv sunt necesare informatii despre trecut, prezent si viitor.

Planificarea strategica se desfasoara in mai multe etape si anume:

identificarea si recunoasterea misiunii si filozofiei unei organizatii; in aceasta etapa se pun o serie de intrebari: de ce exista organizatia, care e contributia ei, care sunt valorile de baza, care sunt motivatiile managerilor si actionarilor, etc. Raspunsurile permit intelegerea ratiunii privind existenta unei organizatii;

examinarea mediului extern obtinandu-se informatii asupra schimburilor ce au loc in mediul inconjurator si impactul lor asupra organizatiei;

analiza interna, care consta in determinarea capacitatii de transformare a resurselor organizatiei si a potentialului, de actiune, evidentiindu-se punctele forte si cele slabe;

prognoza evolutiei organizatiei - influentata de disponibilitatea managerilor de a-si asuma riscul; pe baza prognozelor se stabilesc obiectivele si strategiile, elaborandu-se planuri de dezvoltare;

aplicarea si revizuirea planurilor de dezvoltare.

Planificarea strategica este procesul de creare si mentinere a unui raport de adecvare strategica (Kotler si Armstrong, 2003) intre obiectivele si capacitatile organizatiei, pe de o parte, si obiectivele sale de marketing in permanenta schimbare, pe de alta. Presupune definirea unei misiuni clare a companiei, stabilirea unor obiective conforme cu misiunea, conceperea unui portofoliu judicios de activitati si coordonarea strategiilor functionale".

Procesul de planificare strategica se bazeaza pe utilizarea conceptului de "unitate strategica de afaceri", respectiv un mix de activitati si produse care poate fi individualizat ca si o entitate relativ autonoma in cadrul unei intreprinderi. Unitatea strategica de afaceri se caracterizeaza de regula printr-un mediu extern propriu, precum piata-timta, concurenti, furnizori si clienti s.a.m.d.

Astfel, orice firma devine un portofoliu de unitati strategice de afaceri, analiza strategica a firmei putand fi comparata cu o analiza de portofoliu din literatura financiara (din punct de vedere al riscului, al randamentului, etc.).

Managerii folosesc frecvent termeni ca strategie de piata sau strategie financiara atunci cand de fapt se refera la un plan de pozitionare a produselor lor pe o anumita piata sau la un plan de alocare de resurse financiare, pentru a desemna deci planuri operationale destinate realizarii strategiei organizatiei.

Strategia este definita drept cadrul ce orienteaza alegerile care determina natura si directia unei organizatii. Strategia ajuta la stabilirea unei directii unitare pentru organizatie in termenii obiectivelor sale operationale si furnizeaza baza alocarii resurselor necesare pentru orientarea organizatiei catre atingerea acestor obiective.

Planificarea strategica stabileste directia si obiectivele, in timp ce planificarea operationala se refera la luarea de decizii zilnice la nivele mai joase ale organizatiei. Planificarea strategica se orienteaza spre a face lucruri bune (lucrurile care trebuie sau eficacitate), iar planificarea operationala, spre a face lucrurile bine (lucrurile cum trebuie sau eficienta).

Figura urmatoare ilustreaza relatia dintre planul strategic si planurile operationale (planul strategic este implementat prin dezvoltarea de planuri operationale in acord cu obiectivele, misiunea si strategiile organizationale):

Fig.4

Relatia dintre planificarea strategica si planificarea operationala

Principalele caracteristici ale planificarii strategice sunt urmatoarele:

1.       Isi propune armonizarea resurselor si abilitatilor existente in organizatie cu oportunitatile si riscurile din mediul extern.

2.       Furnizeaza baza planificarii de detaliu si a luarii de decizii zilnice.

3.       Are loc pe termen lung.

       Este realizata de managerii de pe nivelele de varf, datorita faptului ca acestia detin informatiile necesare si pentru ca angajamentul lor ii motiveaza pe subalternii raspunzatori cu implementarea.

       De obicei este definita in termeni generali.

2. DIMENSIUNILE PLANIFICARII STRATEGICE LA S.C. ALACOM S.A.

Planificarea ar trebui sa existe la toate nivelele manageriale: de la managerii de productie care trebuie sa stabileasca fluxurile de munca in mod eficient si pana la managerii de marketing care trebuie sa stabileasca in mod eficient canalele de distributie sau managerii serviciilor administrative, care trebuie sa stabileasca tipurile de documente si fluxurile informationale. Planificarea eficienta este esentiala pentru succes. Fiecare manager stabileste obiective si descrie ce trebuie facut pentru ca acestea sa fie atinse, iar responsabilitatea de a planifica depinde de functia exacta pe care managerul o ocupa si de caracterul si obiectivele organizatiei in care acesta lucreaza. Insa indiferent de dimensiunile sau scopurile organizatiei, planificarea aduce beneficii printre care dezvoltarea de abilitati manageriale, cresterea posibilitatii de a avea succes, coordonarea eforturilor interdepartamentale si pregatirea pentru schimbare.

Prin insasi natura sa, planificarea ii instruieste pe manageri sa se gandeasca la viitorul organizatiei, la cum sa il imbunatateasca, si la rolul lor in schimbare. Planificarea presupune ca managerii sa fie proactivi - oameni care fac lucrurile sa se intample; de aceea, procesul planificarii ii invata pe manageri sa analizeze si sa se gandeasca la viitor cu atentie si sa inteleaga mai bine rolul esential pe care il are o schimbare necesara. 

Planificarea este legata de succesul organizatiei, motiv pentru care organizatiile care au sisteme de planificare au mai mult succes financiar. Planurile ajuta la definirea standardelor de performanta datorita faptului ca asigura clarificarea obiectivelor si atributiilor (ce trebuie sa faca fiecare si cand trebuie sa o faca). Aceste standarde sunt folosite pentru evaluarea performantelor intr-un mod mai obiectiv si mai rational. 

Daca o organizatie nu are planuri, va fi obligata sa faca fata evenimentelor zilnice pe masura ce acestea apar. Pe de alta parte, in conditiile existentei planurilor, managerii au posibilitatea de a se concentra asupra obiectivelor urmarite si asupra actiunilor ce trebuie facute pentru atingerea acestor obiective. Astfel, prin urmarirea unor obiective planificate, munca indivizilor si a grupurilor din cadrul unei organizatii poate fi coordonata in mod eficient. 

Schimbarea rapida este o caracteristica a societatii actuale. Schimbarile survin din ce in ce mai frecvent, mai ales in domeniul tehnologic: computerele si robotii revolutioneaza metodele de productie in industria zilelor noastre. Schimbari sunt resimtite insa si in economie, in legislatie, precum si in normele si asteptarile sociale. Planificarea reprezinta principalul instrument pe care managerii il au la indemana in incercarea lor de a face fata schimbarilor. Managerul care planifica in mod eficient si anticipeaza schimbarea va avea mai mult control decat cel care nu anticipeaza evenimentele viitoare.

Odata cu accentuarea importantei pe care planificarea o are in organizatii, apar tot mai multe tipuri de planuri. Patru dimensiuni ale planurilor utilizate de manageri sunt ilustrate in figura nr.

Orizontul temporal pentru care este conceput un plan este important, managerii folosind de la planuri concepute pentru cel mult un an (planuri pe termen scurt) pana la planuri concepute pentru cel putin cinci ani (planuri pe termen lung).

Planificarea pe termen lung. Planurile pe termen lung sunt cele care acopera aspecte competitive, tehnologice si strategice complexe ale conducerii unei organizatii si care implica si alocarea resurselor. Planificarea pe termen lung cuprinde cercetarea si dezvoltarea, expansiunea de capital, dezvoltarea organizationala si manageriala si satisfacerea cerintelor financiare ale organizatiei.

Planificarea pe termen mediu. Planurile pe termen mediu sunt concepute de obicei pe unul pana la trei ani. In timp ce planurile pe termen lung servesc drept indrumare generale derivate din procesul planificarii strategice, planurile pe termen mediu sunt de obicei mai detaliate si au mai multa relevanta pentru managerii de pe nivel mediu si inferior. Planurile pe termen mediu se refera de obicei la functiile organice ale firmei, cum ar fi finantele, marketingul sau productia. Datorita faptului ca planurile pe termen lung trebuie sa ia in calcul un mare numar de variabile, accentul cade in multe organizatii pe planurile pe termen mediu.

Planificarea pe termen scurt. Planurile pe termen scurt, la fel ca si cele pe termen mediu, deriva din cele pe termen lung. Au un orizont temporal de cel mult un an si au un impact mai mare asupra activitatii zilnice a managerilor decat planurile pe termen mediu sau lung. Includ anumite planuri de atingere a obiectivelor financiare (bugetul), inventar, publicitate, instruirea angajatilor.

Fig.5

Cele patru dimensiuni ale planificarii

Planurile strategice. Acestea influenteaza intreaga organizatie, sunt elaborate de obicei de managerii de pe nivele ierarhice superioare si sunt prin definitie pe termen lung. Planurile strategice descriu misiunea si scopul organizatiei si decid care trebuie sa fie obiectivele organizationale. Procesul planificarii incepe cu declararea formala a misiunii, care stabileste directia si premisele planificarii firmei. Sunt determinate apoi obiective strategice ale companiei si este creata baza pentru planurile operationale ale organizatiei. Stabilirea misiunii si planurilor strategice ale organizatiei reprezinta punctul de plecare pentru procesul de planificare la nivelul intregii organizatii.

Planurile operationale. In timp ce planurile strategice stabilesc cadrul general al planificarii in organizatie, planurile operationale acopera un domeniu mai restrans, fiind orientate spre activitatile zilnice sau lunare ce trebuie efectuate pentru indeplinirea planurilor strategice si atingerea obiectivelor strategice. Planurile operationale sunt numite uneori planuri tactice si au in general drept obiect alocarea de resurse si programarea activitatilor.

Firma utilizeaza in general urmatoarele planuri operationale:

·         Planuri de marketing, orientate spre vanzarea si distribuirea produselor sau serviciilor companiei.

·         Planuri de productie si aprovizionare, orientate spre facilitatile, aspectul, metodele si echipamentele de care este nevoie pentru ca produsul destinat vanzarii sa fie realizat.

·         Planuri financiare, orientate spre gestionarea fondurilor de care o firma dispune si spre obtinerea de fonduri necesare implementarii planurilor strategice.

·         Planuri de personal, orientate spre recrutarea, selectia, integrarea si instruirea resurselor umane de care are nevoie organizatia.

Planurile operationale implica mai mult decat altele coordonarea si controlul fluxurilor de resurse interne. 

Una dintre cele mai importante dimensiuni ale planificarii o constituie frecventa utilizarii sau gradul de repetare.

Planurile de unica folosinta sunt create pentru a rezolva o problema care este putin probabil ca va mai aparea in viitor si pot fi programe, proiecte sau bugete.

·         Programele. Un program reprezinta un plan de unica folosinta creat pentru activitati care includ diferite functii si interactiuni. Pentru a fi eficiente, intocmirea programelor ar trebui sa respecte urmatoarele reguli generale:

1.       Impartirea setului de activitati in etape semnificative.

2.       Studierea relatiei dintre etape si stabilirea de secvente de etape.

3.       Atribuirea responsabilitatii pentru fiecare etapa managerilor si/sau unitatilor potrivite.

       Determinarea si alocarea de resurse necesare fiecarei etape.

       Estimarea datelor de demarare si incheiere pentru fiecare etapa.

6.       Atribuirea datelor limita pentru incheierea fiecarei etape.

·         Proiectele. Un proiect reprezinta un plan de unica folosinta mai punctual din punctul de vedere al orientarii decat un program, dar mai complex. Fiecare proiect reprezinta responsabilitatea unor indivizi desemnati, carora li se pun la dispozitie resursele necesare (sub forma unui buget) si data incheierii.

·         Bugetele. Cele mai multe programe si proiecte se dezvolta si sunt controlate pe baza unui buget, care reprezinta un plan de alocare a unor resurse financiare unor unitati sau activitati organizationale. Bugetele inregistreaza intrarile si iesirile si furnizeaza tinte in scopul controlarii activitatilor si/sau unitatilor.

Planurile permanente sunt create pentru conducerea unor activitati care apar in mod regulat. Datorita faptului ca situatii similare sunt rezolvate intr-un mod predeterminat, managerii economisesc timp si energie in procesul de luare a deciziilor. Principalele tipuri de planuri permanente sunt politicile, procedurile de operare standard si regulile.

·         Politicile reprezinta orientari generale ale procesului de luare de decizii; ele stabilesc limitele intre care sunt luate decizii si decurg de obicei din obiectivele si strategiile organizationale. Politicile sunt de obicei definite de managerii de pe nivele ierarhice superioare, care le stabilesc din mai multe motive:

­         - pentru a elimina confuziile sau neintelegerile la nivelele ierarhice inferioare ale organizatiei;

­         - pentru a creste nivelul de eficienta in atingerea obiectivelor;

­         - pentru a asigura reflectarea unui anumit sistem de valori;

­         - pentru a permite managerilor sa experimenteze responsabilitatea de a lua decizii in limitele cadrului stabilit de politica.

In concluzie, politicile orienteaza deciziile managerilor si permit implementarea planurilor strategice. O politica buna este:

­          - comunicata - toti cei interesati sunt instiintati, deoarece o politica poate orienta in mod eficient deciziile managerilor doar daca este cunoscuta;

­          - usor de inteles - o politica va influenta comportamentul managerilor doar in situatia in care acestia inteleg scopul politicii;

­          - constanta, dar nu inflexibila - fara a fi schimbate prea des, politicile trebuie sa fie administrate cu flexibilitate si trebuie sa suporte modificarile pe care le imprima schimbarile.

·         Procedurile standard reprezinta forme de planuri permanente. O procedura descrie in mod exact actiunile ce trebuie intreprinse in situatii specifice si reprezinta modul in care politicile sunt implementate in mod frecvent. Procedurile standard reprezinta instructiuni detaliate menite sa il orienteze pe angajatul care trebuie sa indeplineasca o sarcina si sa asigure abordarea coerenta in cadrul organizatiei a situatiilor recurente.

·         Regulile. O regula reprezinta o forma de plan permanent si nu este menita sa orienteze luarea unei decizii, ci sa substituie aceasta actiune. Regulile orienteaza actiunile angajatilor care trebuie sa indeplineasca anumite sarcini, si singura lor alegere este intre a aplica sau nu regulile respective. Toate nivelele manageriale sunt responsabile de planificarea dintr-o organizatie. Managerii de pe nivelele ierarhice inferioare sunt implicati in operatiunile zilnice si petrec mai putin timp cu planificarea decat managerii de pe nivelele medii si superioare. Aceasta orientare spre problemele operative conduce la stabilirea unui orizont de planificare pe termen scurt. Managerii de pe nivelele medii ale ierarhiei petrec in general mai mult timp cu planificarea, fiind preocupati de planificarea pe termen mediu (sase luni-un an) si de contributia subordonatilor la atingerea obiectivelor organizationale. Sunt cei care ocupa de obicei rolul principal in stabilirea politicilor, procedurilor si bugetelor. Principala responsabilitate pentru stabilirea planurilor strategice sau pe termen lung ale organizatiei o au managerii de varf. 

Planificarea de sus in jos intervine atunci cand managerii de pe nivele ierarhice superioare sunt responsabili pentru planificarea la toate nivelele organizatiei. Datorita schimbarilor rapide suferite de conditiile strategice si de operare, managerilor de varf le este tot mai greu sa tina pasul. Astfel, chiar politicile care par a fi cele mai reusite pot esua, datorita faptului ca managerii de varf care le elaboreaza nu reusesc sa tina cont de oamenii si/sau unitatile de la baza organizatiei.

Pentru a evita aceste probleme, expertii recomanda implementarea unui proces de planificare de jos in sus. In aceasta viziune, managerii din varful organizatiei exprima ideile de care sunt interesati, iar planurile sunt intocmite de managerii de pe nivele mai joase, care sunt mai aproape de problemele operationale. Un avantaj al planificarii de jos in sus il constituie cresterea sentimentului de apartenenta si implicare al celor responsabili cu planificarea. Dezavantajul consta in aceea ca, dus la extreme, acest procedeu determina o lipsa a coerentei si pierderea viziunii unitare la nivelul organizatiei. Pe de alta parte, planificarea de sus in jos asigura unitate si comunica viziunea conducerii organizatiei, dar nu asigura intotdeauna implicarea celor care trebuie sa implementeze si sa conduca planul. Implicarea in procesul de planificare este de obicei necesara pentru ca subordonatii sa se simta parte importanta in punerea in practica a planului.

Piramida planificarii. Planificarea este considerata de multi drept baza managementului. Pentru a fi eficienta, trebuie sa fie realizata la toate nivelele manageriale, chiar daca tipurile de planificare difera de la un nivel la altul. Managerii de varf se implica in planificarea strategica (procesul de stabilire a obiectivelor pe termen lung ale organizatiei si determinarea modalitatilor de atingere a acestora), managerii de pe nivele ierarhice medii determina obiectivele unitatii sau ale grupului prin planificarea pe termen mediu (procesul de determinare a activitatilor ce pot fi indeplinite de unitati individuale in limitele resurselor alocate), iar managerii de pe nivelele ierarhice inferioare se ocupa cu planificarea operationala (concentrata pe activitatile zilnice sau lunare de care este nevoie pentru executarea planurilor strategice si operationale). Fiecare nivel de planificare este important si nu poate exista decat in corelatie cu celelalte.

Procesul de planificare. Planurile de actiune sunt rezultatul procesului de luare de decizii; planificarea presupune luarea de decizii cu privire la:

·         Ce trebuie facut?

·         Cand trebuie facut?

·         Unde trebuie facut?

·         De catre cine trebuie facut?

·         Cum trebuie facut?

·         Cu ce resurse trebuie facut?

In mediul competitiv si in permanenta schimbare al zilelor noastre, o organizatie nu poate avea succes decat daca managerii sai stiu cum sa raspunda acestor intrebari in procesul de planificare. Fiecare persoana din organizatie trebuie sa stie ce trebuie sa realizeze, dar si cum, unde, cu ajutorul cui trebuie sa faca acest lucru si de ce resurse dispune in acest sens.

2.1. DEZVOLTAREA PLANIFICARII STRATEGICE IN CADRUL S.C. ALACOM S.A.

In trecut (CORNESCU, MARINESCU, CURTEANU, TOMA, 2004), in perioade mai putin dinamice decat cea in care traim, sistemele de planificare folosite de majoritatea organizatiilor constau in principal din stabilirea bugetelor anuale si extrapolarea vanzarilor curente si a tendintelor mediului pe perioade de cinci pana la zece ani. Pe baza acestor previziuni (in general corecte, datorita stabilitatii mediului economic), managerii alocau resurse.  In prezent, insa, nu se mai poate vorbi despre stabilitatea factorilor de mediu, singura constanta fiind permanenta schimbarii.

Cresterea ratei schimbarilor tehnologice. In conditiile actuale ale dezvoltarii tehnologice, organizatiile trebuie sa fie proactive in incercarea de a descoperi noi ocazii de dezvoltare si nu sa adopte o pozitie de reactii in replica la adresa competitorilor.

Cresterea complexitatii muncii managerilor. Managerii zilelor noastre trebuie sa faca fata unor factori mult mai numerosi si aflati in continua schimbare fata de predecesorii lor. Complexitatea creste cu cat trebuie luati in considerare factori cum ar fi inflatia, schimbarile demografice sau responsabilitatile sociale, dar si actiuni menite sa determine dezvoltarea interna si achizitiile. Planificarea strategica le permite managerilor sa anticipeze problemele si oportunitatile.

Cresterea complexitatii mediului extern. Datorita dezvoltarii interdependentelor din mediul extern al organizatiilor, managementul actual nu mai poate lua decizii bazate exclusiv pe considerente interne, ci trebuie sa tina seama in permanenta de reglementarile legislative, de asteptarile actionarilor, de opinia publica, de relatiile de munca si de alte elemente externe.

Cresterea intervalului de timp dintre luarea deciziei si aparitia rezultatelor. Previziunile legate de variabilele luate in calcul in planificare trebuie facute cat mai devreme si pe termen cat mai lung, deoarece consecintele abordarii unei perspective pe termen scurt pot fi dezastroase.

Aceste evenimente au determinat o evolutie a modului in care organizatiile se orienteaza catre viitor, ajungandu-se de la procesul simplu al stabilirii bugetului la utilizarea de instrumente sofisticate de planificare, la o mai mare preocupare fata de mediul extern si la un nou mod de a gandi strategic.

ETAPELE PROCESULUI DE PLANIFICARE STRATEGICA LA S.C. ALACOM S.A.

La fel ca rezolvarea problemelor, planificarea poate fi privita ca un numar de pasi care pot fi adaptati la toate activitatile de planificare de pe toate nivelele organizationale.

→ Definirea misiunii sub forma unei declaratii concise (Adascalitei V., 2004), referitoare la scopul intreprinderii, ca o expresie a ratiunii de a fi a acesteia. Tocmai prin misiunea pe care si-o propune, o intreprindere se deosebeste de concurentii sai, reflectand specificitatea sa, in cadrul unei orientari generale, de ansamblu.

La nivel corporativ, compania isi defineste mai intai scopul si misiunea de ansamblu, ambele continute intr-o declaratie de misiune (engl. mission statement). Aceasta misiune este apoi tradusa sub forma unor obiective concrete detaliate, care calauzesc activitatea intregii companii, indiferent de nivelul ierarhic.

Stabilirea in scris a scopului afacerii (SASU, 1999) va preciza directia in care se va indrepta firma. Fara declararea precisa si plina de continut a misiunii, afacerea nu se va putea orienta corespunzator in mediul concurential. Prin stabilirea misiunii afacerii se determina pozitia actuala a firmei pe piata, precum si sugerarea directiei sale viitoare. Declaratia privind misiunea afacerii pune accent pe crearea unui avantaj competitiv firmei prin identificarea unui mod nou, mai bun sau diferit de satisfacere a cerintelor consumatorului. De asemenea, ea trebuie sa includa analiza segmentelor de piata pentru a le face cat mai eficiente.

O declaratie de misiune clara (Kotler, Armstrong, 2003) actioneaza ca "o mana invizibila" care ii ghideaza pe oameni in cadrul organizatiei. Calauzindu-se dupa declaratia de misiune si obiectivele companiei, conducerea manageriala trebuie sa-si planifice portofoliul de activitati - suma de activitati si produse care alcatuiesc obiectul existentei companiei. Cel mai bun portofoliu de activitati este cel care asigura cel mai bun raport de adecvare intre atuurile si slabiciunile companiei, pe de o parte, si ocaziile favorabile sau amenintarile din mediu, pe de alta.

Stabilirea pozitiei pe piata a intreprinderii presupune influentarea perceptiei consumatorilor in sensul cresterii unei imagini dorite asupra afacerii si, prin aceasta, produselor sau serviciilor ei. Pozitia distincta a afacerii pe piata ofera posibilitatea atingerii unui nivel competitiv.

Stabilirea misiunii necesita obtinerea de informatii atat despre piata, cat si despre afacere. Culegerea si interpretarea acestor informatii este esentiala in elaborarea unui plan strategic. Sursele de informatii depind de felul informatiilor solicitate care, la randul lor, depind de modul in care doreste sa le foloseasca intreprinzaorul. Cele mai reprezentative categorii de informatii necesare elaborarii misiunii afacerii sunt: firma insasi, industria, piata si competitorii.

→ Stabilirea obiectivelor generale de marketing preconizate a fi urmarite, formulate, intr-o astfel de maniera incat sa faciliteze indeplinirea misiunii intreprinderii. Ca atare, ele trebuie sa raspunda unor cerinte de: acceptabilitate, flexibilitate, masurabilitate, motivarea personalului, claritate, fezabilitate, compatibilitate. Este necesar ca misiunea firmei sa fie transpusa in obiective strategice, dupa care sa se orienteze conducerea in activitatea sa. Fiecare manager ar trebui sa aiba anumite obiective.

Tabel 3 . Cele 7 principii ale activitatii firmei ALACOM.

Evaluarea punctelor forte si slabe ale firmei, vizand specificarea, culegerea, masurarea, analiza si interpretarea datelor si a informatiilor referitoare la mediul intern si extern al intreprinderii. In aceasta etapa se examineaza impactul factorilor de mediu asupra activitatii intreprinderii, auditul respectiv urmand a opera cu termeni clari, precisi, pe baza utilizarii instrumentelor cercetarii de marketing. Daca in cazul analizei mediului intern se pune accentul pe analiza lantului valorii (vizand obtinerea avantajului concurential in baza resurselor proprii) si pe analiza functionala (spre a se evidentia, la nivelul functiilor intreprinderii, elementele strategice asupra carora intreprinderea trebuie sa-si concentreze eforturile), analiza mediului extern vizeaza, in esenta, evaluarea factorilor politici, economici, sociali si tehnologici (analiza P.E.S.T.), cunoasterea dimensiunilor si a tendintelor pietei de referinta si analiza principalilor competitori ai intreprinderii.

→ Analiza de tip SWOT, respectiv a alinierii punctelor forte si a punctelor slabe (Bacanu, 1997) rezultate din analiza mediului intern al firmei cu oportunitatile si primejdiile evidentiate din analiza mediului extern care va genera patru tipuri de variante strategice pentru intreprindere , respectiv:

strategii agresive, utilizand punctele forte ale intreprinderii in scopul fructificarii oportunitatilor oferite de piata;

strategii de diversificare, ce utilizeaza punctele forte ale intreprinderii in scopul depasirii unor amenintari ale mediului extern;

strategii de reorientare, utilizand oportunitatile oferite de mediul extern pentru depasirea propriilor puncte slabe;

strategii defensive, urmarind evitarea ameninsarilor mediului extern in conditiile in care intreprinderea are numeroase puncte slabe.

→ Formularea ipotezelor referitoare la intreprindere si piata, in baza auditului de marketing si a analizei SWOT. Ipotezele formulate - vizand folosirea unora dintre strategiile posibile - trebuie sa fie standardizate, restranse ca numar (prin eliminarea ipotezelor considerate ca inutile). Ipotezele respective au menirea de a usura stabilirea obiectivelor si a strategiilor de marketing.

Managerii societatii trebuie sa identifice principalele ocazii favorabile si amenintari cu care se confrunta firma.

Ocazii favorabile:

• climatul economic. Mediul de afaceri se dinamizeaza datorita integrarii Romaniei in Uniunea Europeana la 1 ianuarie 2007 ;
• piata. Sustinerea IMM-urilor, atat guvernamental cat si non-guvernamental, va determina cresterea numarului acestora;
• canalul de distributie. Aflarea intr-un timp scurt de infiintarea  unei noi societati si abordarea acesteia;

Amenintari:

• activitatea concurentei. Aceasta se va amplifica pe o piata tot mai liberalizata
• schimbarile demografice : plecarea a 2 milioane de romani din tara a creat anumite presiuni pe piata fortei de munca
• conjunctura politica. Legislatia armonizata va face sa dispara un numar insemnat de IMM-uri, care nu pot tine pasul cu normele UE.

Atuuri si slabiciuni

Atuurile si slabiciunile identificate prin analiza SWOT nu se refera la toate aspectele activitatii unei firme, ci numai la acelea care au legatura cu factorii determinanti ai succesului. Slabiciunile si atuurile sunt relative, nu absolute. Este bine sa fii bun in a face ceva, dar aceasta poate fi o slabiciune daca concurenta este mai puternica. Firma Mercedes are competenta sa produca autoturisme de lux fiabile si solide, dar acest lucru a incetat sa mai fie un atu in momemtul in care modelele Acura si Lexus, produse de firmele Honda si Toyota le-au depasit la toate aceste capitole pe piata americana.

Atuuri ALACOM:

• firma ALACOM are sediul in incinta Camerei de Comert 
• Acces la baza de date a Camerei de Comert cu privire la agentii economici din judetul Vaslui ;
• Excelentul sistem de distributie al produsului ;
• Sistem de promovare agresiva ;

Slabiciuni ALACOM :

• Dependenta de furnizori in onorarea comenzii ;
• Comercializare redusa pe pietele mari

→ Formularea scopurilor si obiectivelor firmei

Inainte de a-si elabora strategiile, intreprinzatorul trebuie sa-si stabileasca scopurile si obiectivele afacerii sale. Scopurile si obiectivele reprezinta de fapt esenta activitatii intreprinderii (Kotler, 1999), in conditiile in care intreprinderea stabileste obiective si scopuri si se conduce prin scopuri si obiective. Fara definirea acestora, intreprinzatorul nu poate sti spre ce se indreapta, precum si cat de performanta va fi afacerea sa.

Scopurile sunt atribute largi, pe termen lung pe care firma cauta sa le realizeze. Ele au tendinta de a fi generale si uneori abstracte. Scopurile firmei pot fi patrunderea pe o noua piata, un anumit nivel de eficienta a investitiilor. Prin formularea scopurilor se poate trece la faza urmatoare: stabilirea unor obiective specifice, realiste.

Printre cele mai importante obiective (Pop, 2000) sunt cele vizand cresterea profitabilitatii, cresterea volumului vanzarilor, cresterea cotei de piata, reducerea riscurilor, inovarea la nivel de produs sau intreprindere, notorietatea, imaginea, etc. Obiectivele respective apar a fi de natura cantitativa (cum sunt cele financiare sau cele orientate spre marimi cantitative), in timp ce altele sunt de ordin calitativ (ce nu prezinta o dimensiune in sine, dar sprijina realizarea obiectivelor cantitative).

Formularea scopurilor si obiectivelor constituie o parte insemnata a procesului de elaborare a planului strategic.

Caracteristicile (SASU, 1999) unor obiective bine formulate sunt:

Sa fie specifice. Obiectivele trebuie sa fie cuantificabile si precise;

Sa fie masurabile. Realizarea obiectivelor presupune existenta unui punct final, a unui punct initial si a unei scari de masurare a progreselor inregistrate;

Sa fie de atins;

Sa fie incitatoare;

Sa aiba termene de realizare precise;

Sa fie scrise.

Elaborarea planului strategic este mai eficienta daca in acest proces sunt implicati si salariatii.

→ Formularea optiunilor strategice si alegerea strategiilor cele mai adecvate, care sa directioneze activitatea intreprinderii pentru dobandirea pozitiei dorite pe piata - tinta.

Strategia reprezinta un grup de actiuni pe care managerul intentioneaza sa le realizeze, in vederea atingerii obiectivelor firmei. O strategie de succes este cuprinzatoare si integranta. Toti factorii de succes - financiari, operationali, de marketing - trebuie integrati pentru a aduce un avantaj competitiv firmei, diferentiind-o de competitori. Elementul esential al intregului plan este clientul. Clientul reprezinta nucleul afacerii. Strategia va fi competitiva daca va prevedea un mod de deservire a clientilor, superior concurentilor.

Prin urmare, planul strategic proiecteaza un avantaj competitiv firmei prin luarea in considerare a punctelor sale forte. El prevede, de asemenea, motivele de eliminare a punctelor slabe ale firmei, identificand situatiile favorabile si pericolele potentiale din mediul extern care trebuie inlaturate.  

→ Elaborarea programelor de marketing

Inscriindu-se ca o etapa majora in procesul planificarii strategice, elaborarea programelor de marketing are menirea de a operationaliza strategiile de marketing adoptate de intreprindere in vederea atingerii obiectivelor propuse.

Consumatorii vizati: inainte de a-i putea satisface pe consumatori o firma trebuie sa le cunoasca nevoile si dorintele. O firma nu poate sa-i satisfaca pe toti consumatorii de pe o piata, sau cel putin nu in acelasi mod. Exista numeroase tipuri de consumatori, cu o mare varietate de nevoi. Prin urmare fiecare firma trebuie sa imparta piata totala, sa aleaga cele mai bune segmente si sa elaboreze strategiile de servire a acestora intr-o maniera profitabila, superioara celei a concurentilor sai. Acest proces impune parcurgerea urmatoarelor cinci etape: masurarea si previziunea cererii, segmentarea pietei, identificarea avantajului diferential, stabilirea pietei tinta, pozitionarea.

Masurarea si previziunea cererii. Firma se afla in cautarea unor piete potentiale. Evaluare: capacitatea actuala si potentiala a pietei.

Capacitatea actuala: firma va identifica toate produsele concurente, va estima vanzarile actuale corespunzatoare acestora si va stabili daca piata este suficient de mare ca sa mai accepte in conditii de profitabilitate un alt produs.

Capacitatea potentiala. Potentialul de crestere poate fi determinat de rata cresterii anumitor categorii de utilizatori ai produsului, avand o anumita varsta, venit si nationalitate. Cresterea poate fi influentata si de factori generali de mediu cum ar fi conditiile economice si schimbarea stiului de viata.

Segmentarea pietei. Un segment de piataa este format din consumatori care reactioneaza intr-un mod similar la un anumit set de stimuli de marketing. Consumatorii pot fi grupati in mai multe feluri pe baza unor criterii geografice, demografice, psihografice (clase sociale, stiluri de viata) si comportamentale (in functie de ocaziile de achizitie, avantajele cautate, ratele de utilizare a produselor respective).

Avantajul diferential este un atu intern sau extern pe care o firma il are fata de concurentii sai. Exista cateva surse principale de avantaje diferentiale:

produsul

pozitia pe piata

lantul de valori:

activitati primare: intrari, operatiuni, iesiri, marketing si vanzari, reparatie si intretinere;

activitati de sprijin: infrastructura firmei, MRU, dezvoltarea tehnologica, aprovizionare;

organizarea: operativitatea si flexibilitatea

resursele financiare.

Stabilirea pietei tinta presupune evaluarea activitatii fiecarui segment de piata si selectionarea unuia sau mai multora in vederea ocuparii lor. O firma ar trebui sa aleaga acele segmente pe care detine un avantaj diferential in fata concurentilor sai.

Pozitionarea pe piata creaza unui produs un loc bine definit, distinct si dezirabil in mintea consumatorilor vizati in raport cu produsele concurente. Firma isi poate pozitiona produsul utilizand un singur factor de diferentiere sau mai multi.

STABILIREA STRATEGIEI DE INTRARE PE PIATA

Din clipa in care conducerea firmei a decis extinderea operatiunilor pe o piata straina, ea trabuie sa stabileasca cea mai eficienta modalitate de patrundere pe aceasta. Managerii dispun de trei solutii:

exportul

asocierea cu alte firme din tara respectiva

investitia directa

Fig. 6

1. Exportul : cea mai simpla modalitate
1. Exportul indirect: de regula firmele incep prin a desfasura activitati de export indirect, apeland la intermediari internationali cu sediul in aceeasi tara. Exportul indirect presupune efectuarea unor investitii reduse, ca urmare a faptului ca firma nu trebuie sa intretina o forta de vanzare in strainatate si nici nu stabileste contacte externe. De asemenea el implica asumarea unui risc minim. Intermediarii utilizeaza cunostintele si seviciile proprii astfel incat sansele de a gresi sunt minime.
2. Exportul direct prin sucursale sau agenti de vanzari
2. Asocierea cu alte firme
1. Licentierea este o modalitate foarte simpla in care un licentiat cumpara in schimbul unei taxe sau redevente dreptul de utilizare a tehnologiei de productie, marcii de comert. Astfel firma patrunde pe piata asumandu-si un risc minim. (ex Coca Cola, Shell, McDonalds). Licentierea prezinta insa o serie de dezavantaje potentiale : firma nu mai detine un  control atat de mare asupra productiei licentiatului ca asupra productiei proprii. In plus la terminarea contractului poate costata ca si-a facut din licentiat un concurent. Carrefour a licentiat belgienilor de la Cora. Apoi Cora s-a tranformat in concurent.
2. Contractul de management. Prin acest contract firma furnizeaza unei companii straine cunostintele de management in schimbul capitalului necesar( ex. Hilton). Intelegerea este si mai atragatoare daca partea contractanta beneficiaza de optiunea cumpararii ulterioare a unei parti din actiunile firmei administrate.
3. Societatile mixte

3. Investitia directa

O firma obtine o implicare maxima pe piata internationala prin intermediul investitiei directe, respectiv prin crearea unor capacitati de asamblare sau de productie in strainatate.

Avantaje

firma poate opera cu costuri mai mici, utilizand forta de munca sau materii prime mai ieftine, poate beneficia de stimulentele acordate investitorilor de statul respectiv si poate obtine economii pe seama tranportului marfurilor ;

ea isi poate imbunatati imaginea in tara gazda prin crearea unor noi locuri de munca

se stabilesc relatii mai stranse cu guvernul, oficialitatile locale, furnizorii si distribuitorii locali ceea ce le permite sa-si adapteze corespunzator produsele la cerintele pietei locale

firma pastreaza un control deplin asupra investitiei si poate aplica acele politici de productie si de marketing care servesc atingerii obiectivelor sale internationale pe termen lung

Dezavantaj - principalul dezavantaj il reprezinta riscurile la care firma se supune atunci cand aplica aceasta strategie :

restrictiile valutare

deprecierea monedei nationale

declinul pietelor

riscul politic care poate merge pana la nationalizare.

→ Bugetul

Stabilirea resurselor necesare realizarii actiunilor cuprinse in program are o deosebita importanta pentru asigurarea derularii corespunzatoare a programului, precum si a atingerii eficientei scontate. Alocarea resurselor necesare derularii fiecareia dintre activitatile stabilite trebuie trebuie fundamentata cat mai judicios.

→ Implementarea, controlul si evaluarea rezultatelor planificarii strategice

Planurile strategice nu isi ating scopul daca nu sunt transpuse in planuri de actiune care trebuie sa devina parti active ale afacerilor.

Dupa implementarea elementelor specifice rezultate in urma procesului planificarii strategice, o atentie deosebita trebuie acordata de catre intreprindere masurarii performantelor obtinute si - intr-un cadru mai larg - urmaririi indeplinirii obiectivelor de marketing stabilite.

Planificarea neurmata de control nu are nici o valoare. Un program bine elaborat (SASU) cere un control practic eficient. De fapt, cele doua procese sunt independente.

Controlul strategic are menirea de a verifica concordanta strategiei la care a apelat intreprinderea cu evolutia pietei respective. Controlul activitatilor se poate face pe baza datelor din registrele de productie, vanzari, stocuri, etc. Daca se impune managerul trebuie sa modifice politicile, obiectivele si strategiile adoptate. Controlul practic este de asemenea eficient. Multe mici afaceri nu au nevoie de un sistem de control sofisticat si costisitor. El trebuie sa fie atat de practic incat sa devina o parte a produsului de management.

Intreaga literatura de specialitate pune accentul pe faptul ca procesul de fundamentare al strategiilor trebuie sa ia in considerare, mai devreme sau mai tarziu, o analiza de tip SWOT a intreprinderii. Analiza de tip SWOT este fundamentala in incercarea de a pune fata in fata competentele interne ale firmei (punctele tari si punctele slabe) cu mediul extern al acesteia, respectiv oportunitatile si amenintarile percepute de catre managamentul companiei. Astfel, analiza mediului extern al intreprinderii, atat de necesara identificarii oportunitatilor de piata, trebuie intotdeauna insotita de o analiza a competentelor si resurselor de care dispune firma.

Devierea de la rezultatele prevazute poate fi explicata de mai multe motive: presupuneri eronate cu privire la factorii economici, stabilirea de scopuri nerealiste sau implementarea inadecvata. Accentul in functia de control ar trebui sa cada pe evaluarea cauzelor deviatiei, acordarea de feedback celor responsabili cu rezolvarea lor si corectarea problemelor si nu pe cautarea unui vinovat.

MOTIVE DE OMISIUNE A ELABORARII PLANULUI STRATEGIC DE CATRE MICII INTREPRINZATORI

Tinand cont de numarul mare de studii publicate si de discutii care subliniaza importanta planificarii, este surprinzatoare rezistenta ridicata a managerilor in fata efortului de a planifica. Printre cauzele aparitiei acestei rezistente se numara ezitarea managerilor in fata responsabilitatii de a face previziuni legate de viitor, in conditiile in care nesiguranta poate scadea valoarea planificarii. Alti manageri sunt preocupati de o posibila diminuare a creativitatii stilului lor managerial. Ei lauda virtutile planificarii strategice (SASU, 1999), insa cand sunt intrebati daca o folosesc, raspunsul este de cele mai multe ori negative.

Dintre motivele acestei omisiuni, cele mai importante sunt:

a.       Lipsa de cunostinte strategice. Planificarea strategica este o deprindere care, ca oricare alta, trebuie invatata. In mod frecvent, micii intreprinzatori au o experinta practica larga, de ordin general. In consecinta, ei pot sa nu aiba cunostintele specifice necesare unei planificari eficiente. Putini dintre intreprinzatori sunt instruiti in domeniul planificarii strategice.

b.       Incapacitatea de a initia planificarea strategica. In mod obisnuit, cel mai greu pas in procesul planificarii strategice il reprezinta chiar primul - initierea planului. Unii intreprinzatori recunosc necesitatea elaborarii planului, insa se impotmolesc cand sunt pusi in fata problemei, nestiind de unde sa inceapa.

c.       Existenta unor variabile necontrolabile, adesea de neatins. Un factor major, care impiedica elaborarea unui plan strategic, il reprezinta numarul mare de variabile necontrolabile implicate, care il pot coplesi pe un intreprinzator novice. Multi intreprinzatori chiar doresc elaborarea unor planuri care se refera la un viitor incert. In mod frecvent, cand intreprinzatorii elaboreaza planul, ei incearca sa obtina un scenario cat mai probabil al viitorului si apoi sa faca un plan care sa corespunda acestui scenariu. Din pacate, intervin atat de multe variabile necontrolabile, care nu se vor materialize niciodata, astfel incat intreprinzatorul pierde increderea in procesul planificarii strategice.

d.       Lipsa resurselor. Cei mai multi intreprinzatori sufera de ceea ce poate fi denumit "povara resurselor". Adesea, ei resimt o lipsa de capital, experienta manageriala, consultanti, specialisti in management etc. Conducerea afacerii in aceste conditii este dificila, intreprinzatorul cheluind timp si energie pentru supravietuirea afacerii si pentru planificare.

e.       Concentrarea asupra activitatilor curente. Lupta zilnica pentru supravietuire il forteaza pe intreprinzator sa nu cuprinda in programul sau de activitate si planificarea strategica. Preocupat sa puna mereu pe foc "pentru ca afacerea sa inaninteze", el nu mai are timp si energie pentru planificare. In felul acesta apare un cerc vicios, derularea afacerii fara planificare ducand la aparitia mai multor probleme zilnice de rezolvat.

f.         Imposibilitatea realizarii importantei planificarii strategice. Destul de des intreprinzatorii nu recunosc importanta planificarii strategice. Ei o considera ca pe o "podoaba" utila a fi realizata numai daca timpul le-o permite. Uneori ei considera ca afacerea lor este prea mica si procedura prea simpla pentru a face planificare strategica. Totusi, studiile de planificare strategica afirma contrariul.

1. DE CE ESUEAZA PLANURILE STRATEGICE (sau in loc de concluzii)

K. Ringbakk a identificat zece motive principale pentru care organizatiile pot esua in incercarea lor de a planifica. Ringbakk a observat 286 de companii americane si europene prin utilizarea de chestionare care acopereau cele mai importante aspecte ale practicii planificarii; alte 65 de companii au participat la interviuri pe aceeasi tema. Rezultatele sugereaza ca planificarea esueaza de obicei din cauza erorilor de percepere si/sau comunicare cu privire la scopurile planificarii si din cauza problemelor intampinate in faza de implementare. Concret, Ringbakk a identificat un numar de 10 factori cu rol de inhibitori pentru planificarea eficienta:

1.       Planificarea nu este integrata in sistemul global de management.

2.       Unele aspecte ale procesului formal de planificare nu sunt deplin intelese de catre manageri.

3.       Managerii de la toate nivelele manageriale nu au fost implicati in mod potrivit in activitatile de planificare.

       Responsabilitatea principala pentru planificare a fost acordata unui singur departament.

       Se considera ca planurile pe termen lung nu pot fi schimbate.

6.       In demararea procesului de planificare au fost alese sisteme mai scumpe sau mai complexe decat era nevoie.

7.       Conducerea nu a reusit sa actioneze in conformitate cu planurile intocmite.

8.       Previziunile si proiectarea bugetului au fost confundate cu planificarea.

9.       Au fost folosite date nepotrivite in procesul de proiectare.

10.   Managerii nu au reusit sa priveasca planul in ansamblu si s-au pierdut in detalii.

Intr-un alt studiu, Steiner si Schollhammer au observat ca cele mai des intalnite motive pentru care un plan poate esua sunt: neconstientizarea importantei sistemelor de planificare in randul conducerii si esecul in enuntarea obiectivelor in temeni clari si operationali. 

Planificarea implica schimbarea, iar implementarea si managementul schimbarii reprezinta dimensiuni importante ale muncii unui manager. Multe dintre problemele identificate de Ringbakk cuprind in enunt sugerarea modalitatii prin care pot fi depasite. Iata cateva sugestii de depasire a obstacolelor intalnite in procesul de planificare:

        Accentuarea importantei articularii unei viziuni asupra planificarii. Sunt de ajutor pentru aceasta orientarea catre rezultat si comunicarea deschisa.

         Trebuie explicata in permanenta importanta pe care o au planificarea si metodele de planificare. Acest lucru poate fi facut fie formal, prin programe de instruire, fie informal, prin revizuirea de catre manageri a planurilor subalternilor.

        Modificarea proceselor organizationale de planificare in asa fel incat sa raspunda nevoilor de implementare. Este necesara implicarea in procesul de planificare a acelor manageri care vor fi responsabili pentru etapele de implementare si control.

         Implicarea managerilor si a subalternilor lor in procesul de planificare, iar nu apelarea la specialisti, deoarece cel mai bine pot intocmi planuri cei direct implicati in problemele la care se refera.

         Programarea de revizuiri periodice ale planurilor. Evaluarea si revizuirea trebuie facute cel putin anual si trebuie sa faca parte din etapa de control a planificarii.

         Demararea unor procese de planificare simple, la care pot fi adaugate ulterior alte informatii.

         Comunicarea planurilor organizatiei tuturor managerilor interesati. Acest lucru poate fi facut in scris, lucru ce permite si discutarea problemelor in cadrul sedintelor.

         In timpul procesului de planificare, previziunea si stabilirea bugetului trebuie privite ca instrumente utile, care permit stabilirea premiselor de la care se pleaca in planificare si, respectiv, implementarea si controlul planului.

         Identificarea informatiilor care sunt necesare pentru asigurarea eficientei planificarii si delegarea indivizilor sau unitatilor responsabili cu culegerea acestor informatii.

        Retinerea obiectivelor finale ale planificarii si evitarea pierderii in detalii.

Planificarea este una dintre functiile esentiale ale managementului si eventualele probleme o pot face mai putin eficienta, daca managerii nu reusesc sa ia masurile necesare pentru a-i creste utilitatea.

ZECE REGULI ALE UNEI BUNE AFACERI

1. Clientul este cea mai importanta persoana pentru firma mea.
2. Clientul nu depinde de noi ; noi depindem de el.
3. Clientul nu ne intrerupe munca ; el este scopul muncii noastre.
4. Clientul ne face o favoare cand ne cauta ; noi nu-i facem nici o favoare servindu-l.
5. Clientul face parte din activitatea noastra, nu este o persoana din afara.
6. Clientul nu este ceva de domeniul statistic ; el este o fiinta cu emotii si sentimente ca si noi.
7. Clientul nu este o persoana cu care sa ne certam sau pe seama careia sa ne aratam istetimea.
8. Clientul ne spune ce dorinte are ; este obligatia noastra sa le indeplinim.
9. Clientul merita cel mai atent tratament pe care i-l putem oferi.
10. Clientul este « sangele » care da viata afacerii noastre.

' Folosirea unei strategii adecvate este modalitatea de a supravietui intr-o lume a competitiei acerbe si de a rezista asa-zisei tiranny of choice (tirania alegerii) ' (Jack Trout).