PROPUNERI PENTRU IMBUNATATIREA OFERTARI

PROPUNERI PENTRU IMBUNATATIREA OFERTARI

Pentru a se imbunatatii procesul de ofertare, trebuie in primul rand sa se imbunatateasca etapele din care este compusa ofertarea:

a) Sa se imbunatateasca analiza pozitie pe piata a firmei prin analiza punctelor slabe, a oportunitatilor si pericolelor care caracterizeaza firma si mediul in care acesta evolueaza.

Sa se analizeze in detaliu cunostintele si experienta tehnica acumulate, resursele materiale si financiare mobilizabile, relatiile si capabilitatile partenerilor si furnizorilor de materiale, precum si oportunitatilor si riscurilor existente pe piata la un anumit moment. De asemenea in aceasta faza trebuie sa se aduca imbunatatiri departamentului de prognoza si dezvoltare,  sa se identifice concurenta si potentialul acesteia si strategia de abordare a pietei, nivelurilor de pret practicate si calitatea lucrarilor si serviciilor oferite.

b) Pe baza datelor de mai sus sa se ia o decizie preliminara de participare la licitatie, prin angajarea unui specialist provenit de la unul dintre competitorii cu experienta in domeniu.

c) Chiar din faza de elaborare a ofertelor trebuie stabilita o structura cat mai buna a echipei de elaborare a ofertei. Acesta constituie unul din factori importanti in evaluarea corecta a tuturor costurilor si pericolelor ce pot aparea in derularea proiectului. Din echipa de lucru sa faca parte neaparat reprezentanti din compartimentele: comercial, proiectare , executie si financiar - contabil.

Fiecare departament trebuie sa nominalizeze o persoana responsabila cu coordonarea din cadrul departamentului respectiv, deoarece comunicarea intre departamente si responsabilitatile lor sa fie clar definite.

Echipa de lucru trebuie sa stabileasca, pe baza analizei interne, a studiului de piata si a analizei competitorilor, strategiile de ofertare, respectiv modalitatile concrete de realizare a ofertelor. Acestea se pot constitui in documente care sa ofere un ghid de lucru pentru fiecare persoana implicata in procesul de ofertare. Totodata, acestea documente vor stabili foarte clar limitele de competenta ale fiecarui angajat autorizat sa realizeze oferte. Aceste competente vor putea fi defalcate pe mai multe directii, cum ar fi limita de suma pentru care salariul respectiv poate semna oferte, semna contracte, angaja firma in cazul procurarii serviciilor si bunurilor de la terti.

De asemenea, trebuie indicat nivelul competent imediat superior, in fiecare caz in parte. Aceste limite de competenta astfel definite duc la o descentralizare a procesului, ceea ce face ca durata de elaborare a deciziei sa poata fi scurtata la maxim, in conditiile de risc minim asumat de firma. Este evident faptul ca aceasta descentralizare nu elimina controlul intern al firmei si nici nu poate functiona corect, decat in cazul unor norme si proceduri foarte bine definite. Pentru un partener de afaceri, existenta unui certificat TQM ( Total Quality Management) in conditiile stipulate in ISO 9000 - ISO 9004 reprezinta o garantie ca acel partener este capabil sa conduca, in conditiile de risc minim pentru ambii parteneri, realizarea proiectului.

Este necesar chiar din aceasta etapa sa se stabileasca managerul proiectului pentru care se pregateste oferta si, daca este posibil, membrii importanti ai echipei de implementare a proiectului. In acest fel se pot elimina cele mai multe dintre posibilele situatii din perioada de realizare a proiectului.

Managerul de proiect si principalii sai colaboratori au posibilitatea sa cunoasca, inainte de incheierea contractului de antrepriza, proiectul pentru care se elaboreaza oferta si sa sesizeze persona juridica achizitoare, atunci cand este cazul, despre eventualele neconcordante din proiect. Managerul proiectului trebuie sa fie familiarizat cu particularitatile lucrarilor scoase la licitatie, propunand solutii tehnice si organizatorice care sa conduca la reducerea costurilor de organizare de santier, precum si a costurilor indirecte. Deoarece in oferta durata de executie este punctata distinct, ofertantul este interesat sa propuna o durata de executie cat mai scurta, concomitent cu reducerea riscului de depasire a ei. Aceste cerinte pot fi asigurate mai usor daca in echipa de elaborare a ofertei de elaborare a ofertei este cooptat si managerul de proiect insotit de 2-3 colaboratori din cadrul echipei de proiect.

Urmatoarea faza care trebuie sa se aiba in vedere este de planificare a elaborarii ofertei.

Aceasta faza trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

Perfectarea de acorduri cu tertii capabilii sa realizeze sau sa furnizeze servicii si produse complementare, necesare incheierii cu succes a proiectului.

Aceste acorduri pot fi impartite in doua mari categorii, respectiv acorduri de asociere (caz in care cei doi parteneri impart in mod proportional costurile, riscurile si profitului) sau acorduri de distributie (caz n care furnizorul de produse sau servicii foloseste cealalta parte contractanta drept canal de distributie pentru produsele sale). Scopurile acestor actiuni sunt reducerea riscului legat de variatiile de pret si asigurarea unei calitatii constante a produselor si serviciilor oferite pietei.

Evaluarea resurselor si materiale mobilizabile. Scopul acestei actiuni este cel de determinare a limitarilor interne care pot compromite sau periclita un proiect.

Neglijarea acestor aspecte poate conduce la uzura morala a tehnologiilor si calificarilor personalului in raport cu evolutiile si tendintele de pe piata.

Verificarea planificarii ofertarii trebuie sa se faca cel putin o data pe an, tinandu-se cont si de rezultatele financiare ale anului precedent. Prin procedurile specifice TQM se vor corecta acele aspecte care conduc la neconformitati sau la inregistrarea de pierderi financiare. Totodata, este necesara corelarea acestor reglementari cu cerinte de plan pentru anul financiar in curs. Evident ca unele sau in functie de rezultatele trimestriale. Aceste corectii vor fi rezultatul analizelor periodice efectuate de departamentul de analiza si prognoza impreuna cu departamentul financiar contabil.

Redactarea ofertei tehnice si estimarea costurilor este o alta etapa importanta a procesului de ofertare. In functie de dimensiunea proiectului, ea trebuie sa fie elaborata de cel putin o persoana din departamentul de ofertare insarcinat cu respectivul proiect, tehnicieni, precum si de eventualii reprezentantii ai subfurnizorilor si partenerilor care trebuie sa participe la realizarea proiectului.

In functie de datele obtinute de la solicitantul ofertei, aceasta poate fi o oferta bugetara, sau o oferta stricta, bazata pe un proiect tehnic realizat anterior de un consultant sau o firma de engineering specializata.

Solutia tehnica trebuie sa ia in considerare mai multe elemente:

Conditiile tehnice solicitante prin caietul de sarcini;

Timpul de implementare a proiectului;

Gradul de implicare a beneficiarului in realizarea proiectului;

Capacitatea financiara a firmei pentru sustinerea proiectului pana la finalizare;

Garantiile solicitante (garantii de furnitura, de participare, de buna executie, etc.);

Alocarea si disponibilitatea resurselor umane (determinarea numarului de oameni necesar, pe specialitatii si momente de timp ale derularii proiectului);

Disponibilitatea echipamentelor specifice operatiilor cerute de implementarea proiectului;

Experienta in realizarea proiectelor similare;

Pozitia ofertantului fata de ceilalti furnizori;

Concurenta.

O atentie deosebita trebuie acordata prezentarii ofertei. Aceasta faza este extrem de importanta deoarece, pe langa criteriile tehnice si comerciale stabilite prin caietul de sarcini, exista si un factor subiectiv determinat de "impresia artistica" rezultata din grafica ofertei, claritatea si calitatea prezentarii si din modul in care sunt cunoscuti ofertantii din experienta anterioara a membrilor comisiei. Nu trebuie neglijate nici relatiile personale ale factorilor de deciziei cu competitorii sau cu propria firma. Acest fel de influente pot avea o importanta decisiva in cazurile de oscilatie a deciziei.