Prezentari de succes

Manualul participantului

n       motivul pentru care are loc prezentarea si dvs. ati fost ales ca prezentator

n       obiectivul dvs.

Sugestii de intrebari al caror raspuns va ajuta sa intelegeti motivul pentru care are loc prezentarea:

cine a hotarat sa se faca prezentarea si de ce?

de ce vi s-a cerut dvs. sa faceti aceasta prezentare (abilitati de comunicare, experienta, renume, cunostinte, etc.)?

ce asteapta de la prezentare managerii, sponsorii, etc.?

ce se asteapta de la dvs. (sa concepeti o prezentare noua, sa adaptati o prezentare existenta, sa sustineti o prezentare gata facuta, etc.)?

prezentarea este parte dintr-un eveniment mai mare?

exista si alte prezentari in cadrul aceluiasi eveniment?

Stabilirea obiectivului este corelata cu tipul de prezentare

pentru a informa

pentru a convinge

pentru a determina participanti sa intreprinda o anume actiune

Obiectivul are mai mult roluri:

definirea clara a rezultatului prezentarii

mentinerea sensului logic al prezentarii

punct de referinta, pentru selectarea informatiilor relevante care vor fi incluse in prezentare

EXERCITIUL 1

Ganditi-va la o prezentare pe care ati sustinut-o recent si scrieti obiectivul acesteia

Tipul prezentarii ..

n       participantii

n       prezentatorul

Identificarea participantilor

cine va participa (departamentul, titlul, functia)?

participantii si-au dorit sa participe, sunt acolo intamplator sau au fost trimisi/ obligati sa participe?

care este legatura participantilor cu subiectul pe care il prezentati?

cat de familiarizati sunt participantii cu subiectul?

exista un jargon specific grupului?

cu ce stil de prezentare sunt familiarizati?

ce atitudine va asteptati sa aiba participantii (neutra, favorabila, ostila, etc.)?

ce asteapta participantii de la prezentare?

Nevoi profesionale

performante financiare

eficienta

imagine

Nevoi personale

putere

obtinerea de rezultate

recunoastere

afiliere

ordine, procese structurate

siguranta

Pentru o prezentare de succes prezentatorul trebuie ca, in afara cunostintelor si abilitatilor, sa aiba si atitudinea adecvata.

EXERCITIUL 2

Scrieti cateva dintre elementele necesare prezentatorului pentru ca prezentarea sa fie un succes. Grupati-le in categoriile mentionate mai sus

Cunostinte

Abilitati

Atitudine

n       subiectul general

n       subiectele de prezentat (maxim 3)

Alegerea subiectelor de prezentat se face in functie de:

nevoile si asteptarile participantilor

obiectivul dvs.

EXERCITIUL 3

Alegeti 1 - 3 subiecte pentru prezentarea unui program de sport intr-o scoala generala. Bifati subiectele alese in lista de mai jos.

Informatii generale

Firma voastra organizeaza activitati sportive pentru elevi, in afara orelor de curs. Caracteristici ale programului de baschet:

o     1-2 ore de 2 ori pe saptamana, posibil si in weekend

o     in sala de sport a scolii, unde instalati panourile cu cosuri si marcati terenul

o     concursuri interscoli cu premii; premiul cel mare o excursie in week-end la munte

o     programul va fi popularizat la postul local de radio

o     antrenori profesionisti, cu experienta pedagogica, nu doar sportiva

o     programe adaptate pe 2 grupe de varsta (10-12 si 13-14)

o     echipament obisnuit, nu necesita investitii suplimentare

o     baschetul asigura o dezvoltare armonioasa a intregului corp (exemple)

o     riscurile de accidentare sunt minime

o     copii invata sa lucreze in echipa

o     se dezvolta spiritul de competitie

o     alternativa de recreere si petrecere a timpului liber

Prezentarea se va face pentru

Subiectul 1 .

Subiectul 2 .

Subiectul 3 .

n       data, ora

n       durata

EXERCITIUL 4

Scrieti 2 aspecte legate de pregatirea prezentarii care sunt influentate de elementele mai sus mentionate:

n       locatia

n       dotarile

EXERCITIUL 5

Scrieti 3 elemente care influenteaza prezentarea, legate de locatie si de dotarea salii in care va avea loc:

n       mesajul cheie

n       titlul

n       structura

n       modul de prezentare a fiecarui subiect

n       tranzitiile

n       introducerea

n       incheierea

n       tehnicile retorice

n       mijloacele audio-vizuale

Legat direct de obiectivul prezentarii acest mesaj trebuie sa mentioneze clar beneficiul pe care il au participantii. Mesajul cheie face parte din introducerea prezentarii.

Titlul unei prezentari poate fi decis de prezentator, dar de multe ori este stabilit de alta persoana (organizatorii evenimentului, manageri, etc.).

Titlul trebuie sa contina informatii absolut necesare referitoare la subiectul/ continutul prezentarii, pentru a capta interesul participantilor.

cronologic

in 3 puncte

problema - cauza - solutie

contraste si comparatii

tehnica numerica

tehnica alfabetica

tehnica OREO (opinion-research-example-opinion)

tehnica inductiva (cateva fapte urmate de o concluzie desprinsa din ele)

EXERCITIUL 6

Revedeti subiectele de la exercitiul 3, pagina 5 pe care echipa voastra le-a considerat potrivite pentru a fi prezentate grupului tinta de participanti (elevi, parinti sau profesori). Alegeti in echipa un subiect si apoi, individual, prezentati-l pe scurt, folosind una din tehnicile de mai sus. Intr-o echipa nu va fi folosita aceeasi tehnica de mai multe ori.

Prezentarea va dura maxim 2 minute.

Modul de prezentare ales ..

Tranzitiile fac legatura intre segmentele prezentarii. De cele mai multe ori tranzitia implica un rezumat foarte sumar al segmentului parcurs si introducerea segmentului care urmeaza. Absenta tranzitiilor da senzatia ca prezentarea nu este organizata si conduce deseori la confuzii.

subiectul si mesajul cheie

prezentatorul

captarea atentiei

trecerea in revista a cuprinsului

o istorioara

o intrebare

o intrebare retorica

prezentarea unei situatii ipotetice

prezentarea unui element dramatic

o informatie interesanta

un citat

un fapt recent

un element comun cu participantii

un compliment pentru participanti

EXERCITIUL 7

Alegeti un subiect de la exercitiul 3 (altul decat cel folosit pentru prezentarea anterioara) si faceti introducerea lui, folosind una din tehnicile de mai sus pentru captare atentiei. Intr-o echipa nu va fi folosita aceeasi tehnica de mai multe ori.

Subiectul ales 

rezumatul prezentarii

o previziune

o provocare pentru participanti

repetarea unui citat folosit in prezentare

o istorioara

o intrebare retorica

o promisiune

o gluma

exemple simple

exemple complexe - istorioare

repetitii / reluari

comentarii facute de altii/ referinte

analogii

citate

intrebari retorice

comparatii

jocuri de cuvinte

Microfoanele

Avantaje

asigura transmiterea informatiei catre toti participantii, indiferent de locul pe care il ocupa in sala

permite mentinerea unui ton adecvat si folosirea inflexiunilor vocii

Dezavantaje

distorsiuni ale sunetului

intreruperi accidentale in functionare

pentru prezentatorii neobisnuiti pot aparea situatii neplacute (o indicatie pentru asistent  care se aude in toata sala)

Recomandari

microfoanele tip lavaliera sunt cele mai simplu de utilizat si va ofera libertate deplina de  miscare

evitati microfoanele care trebuie tinute in mana

verificati sistemul de sonorizare si acustica salii inainte de prezentare

intr-o sala mica folosirea microfoanelor poate face prezentatorul ridicol

Plansele (chart-urile)

Avantaje:

nu necesita nici un fel de aparatura pentru pregatire sau prezentare

pot fi personalizate pentru fiecare grup de participanti

cea mai buna modalitate pentru a nota idei si comentarii ale grupului

mai personale decat foliile

inveselesc atmosfera

Dezavantaje

daca nu sunt bine facute pot sa dea senzatia de improvizatie

relativ greu de refolosit

necesita anumite abilitati pentru a avea un aspect profesional

Recomandari

dati un titlu fiecarei planse

scrieti cu litere mici, sunt mult mai usor de citit decat majusculele

scrieti mare (2 cm inaltimea literelor) si lasati spatii intre randuri (4 - 8 cm)

scrieti cu partea lata a markerului; scrieti apasat, chiar daca nu scrieti frumos; veti obtine un scris lizibil

folositi hartie liniata

folositi alternativ doua culori pe o plansa; folositi culorile pentru a delimita ideile; folositi culori inchise pentru scris si culori vesele pentru sublinieri

daca stiti ca veti reveni la o plansa lipiti pe ea un post-it, o veti gasi imediat

nu vorbiti in timp ce scrieti

lasati partea de jos nescrisa, astfel si cei care stau mai in spate vad tot scrisul

daca aveti talent inveseliti plansele cu desene sugestive

Foliile

Avantaje

se pot folosi pentru grupuri de orice dimensiune (daca exista un sistem de proiectie adecvat)

se pot pregati din timp

dau senzatia de profesionalism

pot fi colorate

se pot refolosi

se poate crea un standard pentru prezentari in cadrul companiei

se pot distribui participantilor copii ale prezentarii

Dezavantaje

necesita aparatura si o camera relativ intunecoasa

trecerea de la intuneric la lumina poate fi deranjanta

sunt relativ impersonale

nu pot fi animate

sunt relativ greu de modificat si costisitoare

Recomandari

o singura idee pe pagina; maxim 6 randuri/ pagina

scrieti cu fonturi mari (fonturi de 18 puncte sau mai mult); folositi fonturi simple, fara inflorituri; maxim 2 fonturi pe pagina; aceleasi fonturi pentru toata prezentarea

folositi majuscule numai pentru titluri, restul scrieti cu litere mici

folositi cat mai putine cuvinte

ori de cate ori este posibil folositi liniute (bullets)

folositi un fond care sa atenueze luminozitatea

Prezentarile Power Point

Avantaje

se pot folosi pentru grupuri de orice dimensiune (daca exista un sistem de proiectie adecvat)

se pot pregati din timp

dau senzatia de profesionalism

pot fi colorate si animate

se pot refolosi (si modifica usor)

se poate crea un standard pentru prezentari in cadrul companiei

se pot distribui participantilor copii (electronice sau pe hartie) ale prezentarii

Dezavantaje

necesita aparatura si o camera relativ intunecoasa

trecerea de la intuneric la lumina poate fi deranjanta

animatia inadecvata poate sa creeze confuzie

sunt relativ impersonale

cand grupul este mai mic de 10 persoane pot sa incurce in loc sa ajute

Recomandari

aceleasi ca pentru folii

De ce sunt utile mijloacele vizuale? Pentru:

a atrage si mentine treaza atentia participantilor

a sublinia ideile principale

a ilustra si intari cele spuse

a minimaliza neclaritatile si posibilele erori in intelegere

a mari gradul de retinere a celor prezentate

a mari gradul de realism (mai ales cand nu se pot aduce mostre)

a organiza mai bine prezentarea

a va asigura ca ati atins toate punctele esentiale

a capata mai multa incredere in dumneavoastra pe durata prezentarii

n       pregatirea salii

n       comunicarea mesajului

n       intrebarile

n       obiectiile

n       evenimentele neasteptate

Este responsabilitatea prezentatorului sa se asigure ca sunt puse la punct detaliile care pot influenta succesul prezentarii.

Cu suficient timp inaintea prezentarii se verifica:

iluminarea si ventilatia

sistemele de proiectie si de sunet

asezarea participantilor

organizarea pauzelor/ finalului prezentarii

materialele care vor fi distribuite

Sunt trei elemente care contribuie la impactul unui mesaj: limbajul verbal, para-verbal si non-verbal.

Limbajul verbal

cuvintele

indeamna la actiune

specifice grupului

Limbajul para-verbal

volumul

tonul vocii

ritmul/ viteza

pauzele

Limbajul non-verbal

aspectul general

pozitia

miscarile

gesturile

mimica

contactul vizual

Intrebarile legitime

Raspundeti tuturor intrebarilor pe parcursul segmentului de "Intrebari si raspunsuri"; pregatiti-va dovezi pentru cele sustinute in prezentare pentru a va fundamenta raspunsurile.

Raspundeti pe scurt unei intrebari pusa pe parcursul prezentarii care se refera la un subiect pe care il veti dezvolta ulterior. Specificati momentul in care veti atinge subiectul respectiv; cand ajungeti in punctul respectiv asigurati-va ca participantul este satisfacut cu raspunsul primit.

Intrebari care nu au legatura cu subiectul

Daca puteti raspunde foarte scurt, faceti-o; daca nu, subliniati in mod politicos faptul ca acel subiect nu este inclus in prezentare si continuati prezentarea.

Intrebari multiple

Raspundeti pe rand fiecarei intrebari in parte, dupa ce ati repetat-o.

Intrebari al caror raspuns nu-l cunoasteti

Fiti onest, recunoasteti ca nu stiti raspunsul si precizati o data ulterioara cand veti putea raspunde; nu intrati in panica, nimeni nu stie toate raspunsurile.

Rezolvarea obiectiilor participantilor determina de multe ori succesul sau esecul prezentarii.

Anticiparea obiectiilor este cea mai simpla cale de rezolvare. Inainte de prezentare ganditi-va la posibilele obiectii si pregatiti-va raspunsurile. De multe ori este indicat sa introduceti raspunsurile la obiectiile anticipate in prezentare, folosind o intrebare retorica.

Obiectiile se rezolva in acelasi fel cu cele din intalnirile de vanzari:

respect pentru punctul de vedere al participantului

rezolvarea obiectiei (dovezi, informatii, comparatie castig - pierdere)

solicitarea acordului participantului

In continuare sunt prezentate cateva situatii neasteptate si sugestii pentru a iesi din impas.

Ati pregatit o prezentare de 45 minute si in ultimul moment aflati ca aveti la dispozitie doar 15 minute

Nici nu va ganditi sa mergeti intr-un ritm mai alert. Renuntati la 2/3 din prezentare, pastrand elementele esentiale. Cand va pregatiti prezentarea, ganditi-va la o varianta scurta, astfel nu va trebui sa va decideti sub presiunea timpului.

Liderul de opinie paraseste sala inainte de finalul prezentarii

Mentionati clar atat subiectul si beneficiile prezentarii in introducere. Folositi o plansa sau un slide cu punctele principale. Rezumati punctele esentiale intr-o fraza.

Sunteti anuntat in ultima clipa ca liderul de opinie nu va participa

Mai mult ca sigur cineva din cei prezenti are sarcina sa-i raporteze despre prezentare. Ganditi-va care este mesajul care ati dori sa ajunga la liderul de opinie si repetati-l pe parcursul prezentarii pentru a va asigura ca este retinut.

Asteptati 5 participanti si au sosit 20

Daca aveati de gand sa distribuiti materiale si aveti la dvs. mai putine decat numarul de participanti, renuntati sa le distribuiti. Faceti repede aranjamentele necesare pentru ca toata lumea sa stea confortabil. Aratati ca va bucurati de prezenta lor si zambiti.

Vi se usuca gatul si nu aveti la dispozitie un pahar cu apa

Ganditi-va la o lamaie. Pregatiti-va din timp un pahar cu apa.

Foliile va aluneca si se imprastie pe jos.

Zambiti si comentati amuzant incidentul. Numerotati foliile pentru orice prezentare, va va fi mult mai simplu sa le re-aranjati.

Aflati in ultima clipa ca prezentarea va fi inregistrata pe o caseta video

Nu priviti la camera de luat vederi. Amintiti-va, daca folositi un microfon, ca orice soapta se va auzi si inregistra.

Pierdeti ideea in mijlocul unei propozitii

Zambiti si reluati propozitia. Oricui i s-a intamplat cel putin o data acest lucru, veti fi privit cu simpatie.

Observati ca o persoana  importanta din auditoriu va confunda cu competitorul dvs. (de exemplu ia notite pe o pagina care are ca titlu numele firmei concurente sau numele produsului concurent).

Nu faceti nici un comentariu, insa mentionati in mod repetat numele firmei/ produsului dvs.

FISE DE LUCRU PENTRU PREGATIREA PREZENTARII

Motiv..

Obiectiv.

Identificare participanti

Nevoile participantilor

Subiectul general  ..

Subiecte de prezentat

Astazi, ora Durata 15 minute

In aceasta sala

INTRODUCERE