Reprezentarea grafica a structurii organizatorice

Reprezentarea grafica a structurii organizatorice

Structura functionala poate fi reprezentata grafic prin organigrama, care evidentiaza modul de grupare a organismelor, posturilor de conducere, compartimentelor si relatiilor organizatorice dintre acestea, distribuite pe niveluri ierarhice.

Organigrama reprezinta elementele componente ale structurii distribuite pe nivele si linii ierarhice existente, redate prin semne distincte. Ea poate fi apreciata ca un instrument deosebit de important pentru informare si analiza a organizarii conducerii, cat si in activitatea de cercetare si proiectare a acesteia.Prin intermediul organigramei se pot evidentia erori de subordonare a diferitelor posturi sau compartimente, a gradului de incarcare a cadrelor de conducere, se pot face aprecieri asupra respectarii unor principii generale de elaborare a structurii.

In elaborarea organigramei se apeleaza la sistemul de coordonate rectangulare, pe abscisa se ordoneaza functiunile unitatii, reprezentate prin compartimente si / sau posturi, iar pe ordonata ierarhia acestora.

Organigramele pot fi grupate astfel: dupa caracteristici constructive, dupa sfera de cuprindere, dupa situatia pe care o reprezinta, dupa continut.

Dupa caracteristicile lor constructive, organigramele pot fi: organigrame ordonate rectangular si organigrame ordonate circular. Organigramele ordonate rectangular au scara ierarhica pe verticala, iar posturile si compartimentele sunt amplasate pe diferite niveluri ierarhice si poarta denumirea de "rectangular verticala" sau "piramidala". Aceste organigrame sunt cele mai frecvente datorita usurintei in constructie si expresivitatii lor.

In practica elaborarii organigramelor se mai utilizeaza, uneori, si organigrame circulare. La acestea scara ierarhica este radiara, elementele structurale sunt distribuite pe cercuri concentrice avand in origine conducatorul fata de care se stabileste scara ierarhica. Dupa sfera de cuprindere a activitatilor, organigramele pot fi grupate in: generale sau de ansamblu si de detaliu sau partiale. Organigramele de ansamblu reprezinta grafic principalele componente structurate pe niveluri ierarhice si asigura o viziune generala asupra organizarii, subordonarii si distribuirii activitatilor pe linii ierarhice. Organigramele de detaliu reprezinta numai anumite activitati din organigrama de ansamblu, acestea pot fi detaliate pana la elementele primare ale structurii. Se elaboreaza pe compartimente si prin asamblarea lor se ajunge la o organigrama generala care cuprinde intreaga activitate. O astfel de organigrama generala care cuprinde intreaga activitate devine greoaie si inoperanta pentru nespecialisti. Pentru acest motiv se procedeaza la o simplificare prin eliminarea elementelor de detaliu si sunt prezentate grafic numai acele elemente structurale care sunt strict necesare.

In elaborarea organigramelor trebuie avute in vedere doua aspecte contradictorii. Primul se refera la faptul ca o organigrama cu cat este mai completa cu atat va furniza informatii mai multe despre componentele pe care le reprezinta, devine mai utila pentru specialisti. Cel de al doilea aspect evidentiaza dificultati sporite pentru nespecialisti in formarea unei viziuni de ansamblu asupra modului de structurare a activitatilor in unitatea economica. In consecinta se impune o analiza judicioasa a elementelor componente ce urmeaza a fi cuprinse intr-o organigrama de ansamblu astfel incat ea sa-si indeplineasca functiile pentru care a fost elaborata.

Organigrama trebuie sa respecte anumite reguli printer care amintim:

1. Compartimentele si posturile de conducere se reprezinta grafic prin dreptunghiuri a caror marime si grosime a liniilor trebuie corelata cu importanta obiectivelor, autoritatii si responsabilitatii postului sau compartimentului. Aceste dreptunghiuri trebuie sa contina anumite informatii si se precizeaza caracteristicile acestora.
2. Relatiile organizatorice apar pe suprafata organigramei ca o retea de vectori, fiecare avand originea intr-un post superior iar sageata intr-un post subordonat. Daca in organigrama sunt prefigurate toate tipurile de relatii organizatorice, aceasta devine mai completa dar, in acelasi timp, mai greu de urmarit. In organigramele de ansamblu, se redau relatiile cele mai caracteristice, iar in cele de detaliu sunt precizate totalitatea acestor relatii. Se recomanda ca relatiile organizatorice de subordonare ierarhica sa fie prezentate prin linii continue, cele de subordonare functionala prin linii intrerupte, iar celelalte tipuri prin linii distincte precizate in legenda amplasata intr-o anumita parte a plansei.
3. Posturile si compartimentele ce alcatuiesc un nivel ierarhic sunt distribuite pe acelasi nivel indiferent de importanta lor in realizarea obiectivelor generale ale unitatii economice.

Elaborarea organigramelor, respectand principalele reguli precizate mai sus va asigura o utilitate sporita a acestora in activitatea de analiza a structurii organizatorice din unitatea economica.