INFORMATIZAREA PROCESELOR DE BIBLIOTECA

INFORMATIZAREA PROCESELOR DE BIBLIOTECA

Bibliotecile si centrele de informare si documentare au menirea de a asigura transferul de informatie contribuind astfel la procesul cunoasterii si implicit la progresul societatii.

Transferul de informatii poate fi prezentat grafic astfel:

diseminarea identificare

informatiilor

comunicarea selectie

documentelor

produse de

informare achizitie

depozitare organizarea

prezervare fondurilor

conservare    documentare

Aceste opt cercuri prezinta simplificat activitatea oricarei biblioteci si faptul ca exista o stransa legatura intre servicii (decurg unul din altul) iar transferurile de informatii continua sa existe atat timp cat exista structurile care le-au generat.

1. Identificarea resurselor informationale constituie prima etapa a oricarui proces de transfer informational. Orice structura documentara trebuie sa-si cunoasca contextul informational cat mai bine posibil. Identificarea resurselor informationale nu are in vedere numai acele informatii disponibile pe o piata consacrata a documentelor (librarii, anticariate, edituri, producatori de alte tipuri de documente etc) ci si informatiile existente in alte structuri documentare (facilitandu-se in caz de nevoie transferuri informationale intre biblioteci sau imprumutul interbibliotecar).

2. Selectia decide care anume din resursele informationale adecvate identificate vor fi achizitionate de biblioteca. Selectia este o etapa foarte importanta intrucat calitatea acestei activitati determina calitatea colectiilor constituite. De aceea este necesara o politica de selectie care sa coroboreze nevoile utilizatorilor cu structura si continuitatea colectiilor de biblioteca.

3. Achizitia reprezinta procesul prin care documentele selectate intra in posesia bibliotecilor. Este acel proces care pune in legatura bibliotecile cu furnizorii de documente si care implica o serie de proceduri legate de elaborarea comenzi, transmiterea acesteia, receptia si plata facturilor.

4. Organizarea fondurilor documentare are in vedere prelucrarea documentelor (catalogare, indexare, cotare) si constituirea cataloagelor de biblioteca. Eficienta unei colectii este determinata si de modul in care este prelucrata si apoi reflectata in cataloage.

5. Depozitarea documentelor trebuie sa se faca in spatii in care se poate asigura un microclimat corespunzator. În cazul deteriorarii documentelor trebuie sa se asigure reconditionarea acestora iar in unele cazuri sa se realizeze chiar restaurarea dupa anumite tehnici precis stabilite. Pentru a impedica deteriorarea (sau chiar distrugerea) unor documente, multe biblioteci prefera sa realizeze documente de substitutie.

6. Produse de informare dintre cele mai diverse se realizeaza pe baza colectiilor de biblioteca: bibliografii, sinteze, rezumate etc. Acestea reprezinta un mod de a arata utilitatea colectiilor si de a veni in intampinarea nevoilor de informare ale utilizarorilor sau de a raspunde unor asemenea nevoi de informare precis exprimate.

7. Comunicarea documentelor reprezinta procesul prin care se realizeaza efectiv transferul de informatii de la structurile documentare catre utilizatori. Comunicarea documentelor se realizeaza in mai multe moduri incepand cu lectura in sali special amenajate, imprumutul la domiciliu si terminand cu imprumutul interbibliotecar care se realizeaza intre biblioteci si nu implica persoane fizice. Aceasta este faza in care utilizatorii sunt in contact direct cu colectiile bibliotecilor solicitand documente primare (sau alte produse de informare) in functie de necesitatile lor de informare.

8. Diseminarea informatiilor sau folosirea acestora de catre utilizatori potrivit scopurilor lor inchide cercul transferului de informatii. Prin valorificarea informatiilor se obtin noi informatii, noi cunostinte care pot fi apoi regasite in documente pe o piata specifica si care vor fi identificate de catre structurile documentare pentru a fi utilizate intr-un proces de transfer de informatii. Prin urmare, transferul de informatii este un proces continu, intr-o permanenta dinamica si in care se porneste de la informatii si se ajunge tot la informatii. Informatia este atat materia cat si produsul acestui proces.

Trecerea pe un nivel superior de transfer informational este determinata de calitatea si de modul de valorificare al informatiilor. Progresul societatii este asigurat de cunostinte si nu de informatii adica de acele informatii care aduc un plus de cunoastere in realitatea existenta.

Bibliotecile trebuie sa se implice in transferul informational atat cantitativ cat mai ales calitativ, pentru a ajuta utilizatorii sa valorifice intr-o cat mai mare masura informatiile astfel incat sa obtina noi cunostinte nu numai noi informatii.

În procesul de transfer de informatii trebuie sa existe o politica clara, proceduri, personal specializat pentru fiecare etapa operationala. De asemenea, trebuie sa se realizeze o coroborare intre resursele de care dispune biblioteca si activitatile pe care le desfasoara. Acesta este aspectul managerial si administrativ al transferului de informatii.

III. 1. Dezvoltarea colectiilor

Dezvoltarea colectiilor constituie una din cele mai importante activitati de biblioteca si in egala masura un domeniu de baza al biblioteconomiei si al managementului resurselor de informare.

Edward Evans defineste dezvoltarea colectiilor ca: "un proces de evaluare a modului in care colectiile de biblioteca se integreaza in resursele comunitare de informare si raspund nevoilor utilizatorilor si corectarea anumitor deficiente in completare, daca ele exista". (1)

Dezvoltarea colectiilor este procesul de concretizare a nevoilor de informare ale utilizatorilor, de intalnire a acestor nevoi cu documentele de biblioteca intr-o maniera eficienta si economica folosind resursele interne si externe ale organizatiei.

"Dezvoltarea colectiilor" nu este o sintagma sinonima cu "cresterea colectiilor". Dezvoltarea colectiilor include, pe langa cresterea colectiilor si aspectul managerial si pe cel de analiza a nevoilor de informare, restructurare si evaluare a colectiilor.

Conferinta IFLA de la Beijing, din 1996, a luat in discutie in cadrul Sectiunii de Achizitie si Schimb, pe langa problemele achizitiei in contextul schimbarilor economice si a dezvoltarii formelor de documente netiparite, si achizitionarea conceptelor. Astfel s-a considerat ca ar trebui inlocuit conceptul de "cresterea colectiilor" cu cel de "dezvoltarea colectiilor" care are o incarcatura semantica mai apropiata de realitate si impune o metodologie diferita cu o finalitate diferita. Ca rezultat, sectiunea si-a schimbat denumirea in "Achizitia si Dezvoltarea Colectiilor".

Joseph Barker a identificat trei directii ce se concretizeaza in dezvoltarea colectiilor bibliotecilor: dezvoltarea managementului colectiilor; constrangeri determinate de buget; valorificarea si ramificarea potentialului oferit de automatizare. (2)

Dezvoltarea colectiilor este un serviciu complex constituit din mai multe procese, fiecare avand tendinta de a se dezvolta independent.

Poate fi reprezentat grafic astfel: (3)

COMUNITATEA

Analiza comunitatii

   

Evaluarea Politica de

selectie

Personalul

de

biblioteca

   

Eliminarea Selectia

 

Achizitia

Potrivit acestei reprezentari, dezvoltarea colectiilor este un proces circular, dinamic, influentat de schimbarile din mediul si comunitatea deservita. Componentele procesului de dezvoltare a colectiilor au tendinta de a se dezvolta independent.

De exemplu, achizitia este privita ca o activitate mult mai concreta, mai practica: este un serviciu specializat care decide cum se realizeaza achizitia si nu ce se achizitioneaza (Selectia decide ce se achizitioneaza si ce nu).

Pentru a putea furniza utilizatorilor informatiile necesare, o biblioteca trebuie sa cunoasca foarte bine comunitatea pe care o deserveste, sa-si structureze colectiile (prin selectie, achizitie, deselectie, evaluare), sa dispuna de un personal specializat si de anumite resurse, toate acestea incadrate intr-un context managerial adecvat.

III 1.1. Analiza comunitatii. Determinarea nevoilor de informare ale utilizatorilor

Prima datorie a unui bibliotecar este aceea de a investiga nevoile de informare ale utilizatorilor pe care biblioteca ii deserveste. Trebuie analizate: tipologia utilizatorilor (populatie urbana sau rurala, studenti sau profesori, un grup mic de specialisti sau o institutie de cercetare etc); activitatile existente in comunitatea studiata; interesul general, nivelul de educatie, comportamentul comunicational si informational, alte caracteristici ale utilizatorilor. Colectiile bibliotecilor trebuie structurate astfel incat sa raspunda nevoilor utilizatorilor.

O analiza a comunitatii ar trebui sa furnizeze urmatoarele date:

- cine sunt utilizatorii de informatii?

- care sunt nevoile de informare si de ce?

- determinarea comportamentului informational

- cerintele formale si informale ale sistemului de informare (valoare, cand?, de ce?)

- cum poate fi folosita informatia?

- cum se poate realiza transferul de informatii?

- care sunt cauzele succesului sau esecului de informare. (4)

Toate aceste informatii pot fi obtinute cu ajutorul unui sistem informatic (care ofera posibilitatea de procesare a datelor intr-un timp scurt si cu mare acuratete). Aspectele legale, economice, politice, sociale, tehnologice si variabilitatea lor in timp influenteaza structura si continutul unui sistem de informare in decursul existentei sale. Aceste aspecte constituie contextul in care isi desfasoara activitatea o biblioteca.

Prin analiza comunitatii se pot determina nevoile de informare ale utilizatorilor si dezvoltarea colectiilor se poate realiza in directia satisfacerii acestor nevoi. Dar trebuie avut in vedere faptul ca "nevoile de informare ale utilizatorilor" sunt rezultatul unui studiu realizat de biblioteca si se poate intampla sa existe diferente intre nevoile reale de informare si cele determinate prin diverse metode de investigatie sociologica. Un sistem informatizat poate ajuta o biblioteca sa realizeze o analiza a comunitatii si a utilizatorilor in care nevoile de informare identificate sa fie cat mai aproape de cele reale.

Cunoasterea contextului social si a utilizatorilor este cheia succesului unei biblioteci si implicit elementul de maxima importanta in dezvoltarea colectiilor.

III 1.2. Politica de selectie

Selectia reprezinta totalitatea proceselor intelectuale si practice ce determina decizia de achizitie a documentelor de biblioteca.

Selectia consta in stabilirea unor principii de completare a colectiilor; informarea bibliografica asupra productiei editoriale si asupra posibilitatilor de achizitie a altor categorii de documente; selectia propriu-zisa sau decizia ce se achizitioneaza si ce nu.

Politica de selectie a unei biblioteci consta, in viziunea lui David Spiller, in stabilirea unui echilibru intre educatie si loasir. (5) Desi studiile lui s-au realizat pe modelul bibliotecilor publice rezultatele pot fi generalizate si aplicate tuturor tipurilor de biblioteci.

Colectia de biblioteca este un organism viu si dinamic care pe de o parte se mareste prin achizitia de noi documente iar pe de alta parte imbatraneste si se impun activitati de eliminare, actualizare, acoperire a golurilor, conservare etc.

O politica eficienta, coerenta a dezvoltarii colectiilor si implicit a selectiei are in vedere urmatorii factori:

- factori externi;

- factori interni;

- factorul uman.

Factorii externi sunt acei factori care fara a inteveni direct in decizia de selectie, o influenteaza stabilind cadrul larg in care isi desfasoara o biblioteca activitatea. Acestia sunt: contextul social; factorii economic, social, cultural; situatia invatamantului; factorul recreativ.

Factorii interni sunt acei factori care influenteaza direct decizia de selectie. Pentru a se realiza o selectie eficienta este nevoie sa se stabileasca anumite principii si criterii de selectie.

În literatura de specialitate sunt acceptate urmatoarele principii de selectie:

. Completarea este determinata de tipul de biblioteca ;

. Completarea este un proces de crestere si de actualizare a

fondurilor ;

. Completarea este o activitate permanenta si coordonata ;

. Trebuie respectat un raport intre exhaustivitate si selectivitate;

. Volumul si rata completarii trebuie coroborate cu posibilitatile de

stocare, prelucrare si valorificare a documentelor.

Se disting doua tipuri de criterii de selectie:

a) Criterii generale

. tipul de biblioteca (publica sau de invatamant; enciclopedica sau

specializata);

. tipurile de documente ce alcatuiesc colectia;

. limitele bugetului alocat;

. limitele capacitatii de dezvoltare si spatiul de lectura;

. cerintele programelor de invatamant;

. cerintele planului de cercetare stiintifica;

. cerintele de recreere ale populatiei;

. gradul de automatizare al bibliotecii.

b) Criterii specifice (determinate de calitatea informatiei)

. relevanta documentului fata de profilul colectiilor bibliotecii;

. valoarea intrinseca a documentelor.

Aceasta se poate evalua tinand cont de:

- reputatia stiintifica a autorului sau a editorului;

- prestigiul editurii;

- prezentarile din planurile editoriale;

- recenzii;

- tiraj;

- continuitatea colectiei;

- actualitatea documentului;

- limba documentului.

Factorul uman. Bibliotecile nu pot avea decat o mica parte din publicatiile aparute 0si de aceea fiecare biblioteca trebuie sa aiba personal specializat pentru a efectua o buna selectie. Personalul care realizeaza selectia trebuie sa se identifice cu interesele utilizatorilor si in egala masura cu cele ale bibliotecii. Corneliu Dima Dragan afirma ca un bibliotecar care lucreaza in activitatea de selectie trebuie sa posede urmatoarele calitati:

- obiectivitate de critic;

- perspicacitate de sociolog;

- abilitate de bibliograf;

- pricepere de comerciant.

Un bibliotecar trebuie sa se familiarizeze cu toate tipurile de documente care pot fi achizitionate de biblioteca. Ar fi ideal ca personalul bibliotecar care lucreaza la selectie sa aiba cunostinte generale bogate legate de specificul bibliotecii dar si cunostinte bogate legate de un anumit domeniu al cunoasterii umane. În cazul necunoasterii exacte a domeniului se va apela la lucrari de referinta, ghiduri, specialisti, toate acestea contribuind la realizarea unei bune selectii.

III 1.3. Selectia

Selectia propriu-zisa presupune:

- cunoasterea fondului de carte existent;

- cunoasterea productiei editoriale;

- cunoasterea colectiilor celorlalte biblioteci de pe raza comunitatii deservite;

- cunoasterea resurselor bugetare alocate si a modalitatilor de achizitie;

- cunoasterea cerintelor beneficiarilor.

Selectia este un proces ce se realizeaza in mai multe etape:

a) Informarea bibliografica: este o etapa preliminara in activitatea de completare a colectiilor. Pentru a se putea decide ce anume se achizitioneaza este necesar ca cei ce realizeaza selectia sa se informeze asupra productiei editoriale ce va aparea; sa stie ce anume exista pe piata. În functie de data de aparitie a documentelor informarea bibliografica poate fi:

. informarea bibliografica prospectiva. Are in vedere informarea asupra productiei editoriale in curs de aparitie. Sunt folosite ca surse de informare planurile editoriale, listele bibliografice ale publicatiilor ce se vor publica, informatiile bibliografice difuzate prin retele si la care pot avea acces bibliotecile. Se intocmeste fisierul de deziderate care va cuprinde notitele bibliografice ale publicatiilor pe care biblioteca doreste sa le achizitioneze.

. informarea bibliografica curenta. Pentru a cunoaste ce exista pe piata de carte, ce documente pot fi achizitionate, se folosesc ca surse de informare cataloagele editoriale, revistele editoriale, diferite pliante de prezentare a publicatiilor etc. Bibliotecile automatizate care au acces la baza de date bibliografice si baza de date ale editorilor, realizeaza in acest mod informarea bibliografica asupra documentelor existente fara insa, a se exclude complet informarea bibliografica curenta realizata in mod traditional. Se intocmesc fisiere de precomenzi pe baza carora se intocmesc apoi planuri de comanda.

. informarea bibliografica retrospectiva. Se realizeaza in scopul completarii lacunelor existente in colectiile bibliotecilor si pentru dezvoltarea unor colectii speciale de documente (incunabule, stampe, manuscrise, carti rare etc). Sursele de informare sunt: diferite tipuri de bibliografii, liste de licitatii de carti rare si valoroase, cataloage ale anticariatelor etc. Se intocmeste fisierul de lacune.

Comenzile de achizitie se intocmesc pe baza fisierului de deziderate, fisierului de precomenzi si a fisierului de lacune.

b) Selectia preliminara: presupune aplicarea criteriilor de selectie. În aceasta etapa se apreciaza un document este "absolut necesar", "folositor, "interesant" sau "indispensabil" pentru biblioteca.

c) Selectia finala: presupune echilibrarea solicitarilor (se stabilesc nr. de exemplare, nr. de titluri) se adauga noi optiuni, se corecteaza erorile, sunt consultati factorii de decizie. Se folosesc cu precadere, criteriile generale de selectie.

Fiind un proces preponderent intelectual, noile tehnologii nu au un cuvant hotarator in selectie. Se poate vorbi insa de selectia asistata de calculator.

Într-un sistem automatizat de biblioteca, selectia este integrata in modulul de achizitie care permite realizarea fisierelor necesare. Accesul la bazele de date bibliografice permite bibliotecilor sa se informeze asupra procesului editorial.

III 1.4. Achizitia documentelor de biblioteca

Achizitia documentelor este "operatia care permite dezvoltarea si actualizarea fondurilor unei biblioteci, ale unui centru sau serviciu de documentare in functie de natura si obiectivele acestora". (6)

Achizitia documentelor este specifica structurilor documentare care, detin si dezvolta colectiile de documente. Rolul achizitiei este de a procura documente pentru biblioteca, indiferent de suport (documente tiparite, audiovizuale, cartografice etc).

Achizitia documentelor se realizeaza pe mai multe cai:

- prin cumparare (achizitii cu plata);

- prin schimb de publicatii;

- prin donatii si transfer;

- prin efectul legii depozitului legal.

Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca achizitia documentelor se realizeaza prin mai multe module in functie de modalitatea de completare a colectiei si de tipul de documente.

Achizitia automatizata se realizeaza in general prin doua module distincte si de catre doua departamente din interiorul bibliotecii. Achizitia ziarelor, revistelor si a altor publicatii periodice se realizeaza prin modulul de control al serialelor aflat in stransa legatura cu modulul in care se realizeaza catalogarea serialelor. Achizitia altor tipuri de documente, exceptand documentele seriale, se realizeaza prin modulul de achizitie.

Distinctia dintre "achizitie" si "controlul serialelor" este rareori neechivoca deoarece in multe biblioteci anuarele sau alte seriale cu aparitie neregulata sunt tratate ca monografi. Dar, atat achizitia serialelor cat si a nonserialelor sunt activitati incluse in dezvoltarea colectivelor si au ca rezultat adaugarea de documente in colectiile bibliotecilor.

A. Sistemul de achizitie automatizat

Se disting patru modalitati diferite de implementare a unui sistem de achizitie:

1. Achizitionarea unui pachet de programe care poate fi dezvoltat de client in functie de specificul bibliotecii.

2. Achizitionarea de catre biblioteca a unui pachet de programe de achizitie "prescris" care sa permita adaptarea sa la particularitatile bibliotecii si care sa devina un program dedicat.

3. Achizitionarea unui sistem automatizat integrat de biblioteca (care are inclus si modulul de achizitie).

4. Furnizarea de catre anumite servicii bibliografice si de anumiti distribuitori de carte a unor sisteme de achizitie online care sa permita accesul la bazele lor de date. (7)

Indiferent de modalitatea de implementare un sistem de achizitie automatizat trebuie sa raspunda la o serie de cerinte: Richard Boss identifica 10 asemenea cerinte:

- accesul la baza de date;

- sa creeze fisiere de nume si adrese;

- sa creeze o comanda de achizitie;

- sa transmita comanda online;

- sa aiba un fisier activ de procesare a datelor;

- sa redacteze reclamatii;

- sa efectuieze receptia si sa emita dispozitii de plata;

- sa creeze un fisier al resurselor de plata;

- sa creeze un fisier al informatiilor manageriale privind achizitia;

sa creeze un fisier al furnizorilor de documente. (8)

Edward Evans considera ca un sistem automatizat de biblioteca trebuie sa realizeze urmatoarele functii:

- sa verifice datele bibliografice pentru documentul solicitat;

- sa verifice daca acel document nu este deja achizitionat si se afla in

procesul de prelucrare sau daca s-a emis deja o comanda pentru el;

- sa verifice pretul si disponibilitatea acelui document;

- sa emita comanda de achizitie;

- sa semnaleze si sa corecteze eventualele erori de pe factura;

- sa redacteze reclamatii pentru intarzieri sau pentru nefurnizarea de

documente ;

- sa creeze si sa actualizeze fisierul de comenzi si/sau cel de

procesare a datelor de achizitie;

- sa realizeze receptia facturii si sa semnaleze eventualele erori;

- sa emita formele de plata pentru comanda respectiva;

- sa genereze rapoarte financiare si statistice solicitate de serviciul de

dezvoltare a colectiilor. (9)

Indiferent de modalitatea de implementare, indiferent de furnizor un sistem de achizitie automatizat trebuie sa creeze si sa coroboreze cel putin trei fisiere: fisierul de comenzi (un fisier ordonat alfabetic care contine inregistrari bibliografice pentru fiecare document ce se doreste a fi achizitionat), fisierul furnizorilor (un fisier ce contine inregistrarea fiecarui editor, anticar sau a altor surse de procurare a documentelor); fisierul resurselor si modalitatilor de plata.

În functie de marimea si tipul de biblioteca implicata, cererea de procurare a documentelor specifice poate fi transmisa serviciului de dezvoltare a colectiilor de catre bibliografi, alte persoane din biblioteca, utilizatori, biblioteci sau de alte grupuri . Tinand cont de aceste solicitari si de politica de dezvoltare a colectiilor proprii bibliotecii respective se va decide care sunt documentele ce vor fi achizitionate.

Achizitia asistata de calculator se realizeaza in urmatoarele etape:

Consultarea propriului catalog si a fisierului de achizitie. Se va observa astfel care sunt documentele care au fost achizitionate, care sunt documentele pe cale sa fie achizitionate evitandu-se astfel, dublarea comenzilor de cumparare. Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca se poate determina in orice moment daca un document a fost deja achizitionat si poate fi localizat in orice faza a procesului de prelucrare s-ar afla sau chiar daca este asezat la raft.

2. Informarea bibliografica. Se realizeaza in foarte multe biblioteci in sistem traditional (prin consultarea cataloagelor de edituri, a bibliografiilor etc). Nu se poate vorbi de o informare bibliografica in intregime in spatiu automatizat fie datorita absentei infrastructurii tehnologice fie datorita diferentelor existente intre solicitari si continutul bazelor de date ce pot fi consultate. Chiar si in marile biblioteci ale lumii coexista informarea bibliografica traditionala cu informare bibliografica asistata de calculator.

Tarile dezvoltate economic si avansate in procesul de automatizare a bibliotecilor au creat sisteme informatizate proprii care pun in relatie editorii, structurile de informare si documentare si chiar librariile. Sunt construite baze de date care contin inregistrarile bibliografice ale documentelor ce vor fi editate. (10)

Cateva din bibliografiile tiparite, utilizate frecvent in procesul de selectie, sunt disponibile si in forma electronica (de exemplu: Books in Print, Subject Guide to Books in Print, Scientific and Tehnical Books and Serials in Print). Înregistrarile includ ISBN si pretul. De asemenea, bazele de date bibliografice acopera aproape intreaga productie curenta de carte tiparita. O inregistrare bibliografica cuprinde: autorul, titlul, editia, datele de publicare, ISBN, subiectul, limba, pretul si alte caracteristici specifice documentului. Asemenea inregistrari bibliografice pot fi preluate in fisierul de comenzi al bibliotecii daca s-a decis achizitia acelor documente. Multe din sistemele de achizitie accepta transferul de informatii bibliografice atat sub forma online cat si pe suport CD-ROM sau in alta forma.

3. Selectarea furnizorilor

Trebuie sa fie creat un fisier al furnizorilor care sa contina in ordine alfabetica, toti furnizorii de documente de identificare si cu datele specifice fisierului furnizor. Se va specifica mai ales daca editorii, dispun sau nu de o baza de date care sa contina inregistrarile referitoare la cartile pe care acestia le vor publica.

4. Emiterea comenzii

Chiar daca anumite date specifice difera de la un sistem la altul, majoritatea fisierelor de comenzi contine o combina_ie de date bibliografice si de date specifice: autor, titlu, date de publicare, editia, ISBN, numarul contului din care se face plata, numarul sau codul furnizorului, un numar sau cod de identificare a documentului comandat, numarul de exemplare, pretul (un eventual discount sau conditii de achizitie), data aproximativa de achizitie, agentia sau departamentul intermediar (daca exista), numele solicitatorului, bibliografului sau al altor persoane responsabile pentru comanda de achizitie, alte informatii care sa permita urmarirea achizitiei in diferite stadii ale procesului.

Multe sisteme rezerva un camp pentru descrierea altor caracteristici precum: prioritatii in achizitie, forme de plata, donatii, schimb, depozit legal etc). Alte sisteme includ si campuri pentru text, pentru mesaje ale personalului de la achizitie, catalogare etc.

Înregistrarile in fisierul de comenzi pot fi create de catre biblioteca respectiva sau pot fi preluate din baze de date bibliografice sau din baze de date ale editorilor. În cazul prelucrarilor se adauga datele locale specifice. Pe baza inregistrarilor din fisierul de comenzi se emit notele de comanda care sunt apoi transmise prin retele de telecomunicatie sau editate la imprimanta si transmise prin posta.

5. Receptia documentelor

Cand documentele comandate sosesc in biblioteca se realizeaza receptia lor: se compara factura cu nota de comanda si se semnaleaza diferentele. Se verifica daca documentul corespunde celui comandat si daca este intr-o stare fizica corespunzatoare. În cazul unor neconcordante majore un sistem de achizitie automatizat ar trebui sa permita refacerea notei de comanda la parmetri initiali (regasirea comenzii solicitate se face dupa numarul de control al comenzii).

6. Plata documentelor achizitionate

Cand un document soseste in biblioteca in cele mai multe dintre sistemele integrate se incarca automat pretul estimativ al acestuia, indicat in nota de comanda in contul de fonduri. Dupa receptia documentelor se emite ordinul de plata. Fisierul de fonduri (de resurse) nu are o structura unitara (identica pentru toate sistemele automatizate integrate de biblioteca cu modul de achizitie) dar in general contine cate o inregistrare pentru fiecare cont sau forma de repartitie a bugetului destinat achizitiei. Contul este prezentat prin urmatoarele date: numarul contului, o scurta descriere a acestuia , suma alocata la inceputul anului, eventualul sau eventualii beneficiari.

Dupa efectuarea platilor este necesar sa fie actualizate fisierele de plata astfel incat bugetul de achizitie sa fie vizibil sub aspect contabil in orice moment. Fisierele de comanda, furnizori si de fonduri sunt diferite in prealabil de sistemul de operare.

7. Produse generate de sistemele de achizitie automatizate.

Unele din cele mai importante produse generate de modulul de achizitie al unei biblioteci automatizate sunt rapoartele statistice si financiare. Asemenea rapoarte se dovedesc utile in managementul dezvoltarii colectiilor si contribuie la calculul indicatorilor de eficienta ai bibliotecii.

Alte categorii de produse sunt avizele, reclamatiile, notele informative prin care se secundeaza intarzierile sau facturile incomplete. De asemenea, sistemele automate de achizitie produc, in forma tiparita, documentele folosite in procesul de achizitie.

Unele sisteme de achizitie automatizate includ, pe langa fisierele prezentate anterior si un fisier de solicitari care contine numele, adresa si alte informatii relevante despre persoane sau organizatii (inclusiv biblioteci filiale) care pot initia solicitari pentru achizitie. Este folosita practica de a anunta solicitatorii (printr-o nota tiparita) despre achizitionarea documentelor solicitate sau despre stadiul achizitiei sau cand acestea devin disponibile.

În tarile occidentale sistemele automatizate cu componente off line raman in folosinta dar producatorii specializati proiecteaza sisteme automatizate de achizitie pentru activitatile in regim online.

În Romania in cele mai multe biblioteci achizitia se realizeaza in sistem traditional. Calculatorul are mai mult rol de evidenta si control al procesului.

B. Schimbul de publicatii

Potrivit Vocabularului de Biologie si stiinta Informarii, schimbul de publicatii este "o achizitie care se realizeaza ca urmare a unei intelegeri intre institutii pentru a-si furniza reciproc documente fara vreo contributie baneasca". (11)

Schimbul de publicatii se poate realiza la nivel national dar si la nivel international, intre institutii apartinand diferitelor tari sau institutii internationale. Mai mare importanta pare sa aiba schimbul international de publicatii. Marile biblioteci au serviciul specializat in schimbul international de publicatii.

Schimbul de publicatii se realizeaza in unele sisteme ca subsistem in cadrul sistemului automatizat care in alte sisteme este inglobat in sistemul de achizitie. (12) Cu alte cuvinte, intr-un sistem automatizat integrat de biblioteca, schimbul de publicatii poate constitui un modul de sine statator sau poate fi parte a modulului de achizitie.

Indiferent de modulul in care este proiectat, modulul sau submodulul de schimb de publicatii opereaza cu doua categorii principale de informatii: informatii asupra partenerilor de schimb si informatii asupra documentelor ce fac obiectul schimbului. (13)

Modulul (sau submodulul) de schimb trebuie sa contina un fisier al partenerilor de schimb care sa contina informatiile de identificare ale acestora: denumire,adresa, tip de institutie etc. De asemenea, trebuie sa existe fisierul documentelor care contine datele documentelor ce fac obiectul schimbului. Sunt doua categorii de documente: documente oferite pentru schimb si documente acceptate. Înregistrarile pentru fiecare document vor trebui sa contina date bibliografice de identificare (autor, titlu, editie, date de publicare, ISBN sau alt numar specific etc). Modulul de schimb va trebui sa permita si realizarea balantei de evaluare adica compararea valorica si cantitativa a schimbului de publicatii cu diversi parteneri.

Prima etapa a schimbului de publicatii este emiterea ofertei de schimb si transmiterea acesteia catre un centru national sau o biblioteca. Aceasta oferta va contine: publicatia oferita, publicatia solicitata si o apreciere proprie a balantei de schimb.

În cazul in care biblioteca nu initiaza ea schimbul, procesul va incepe cu raspunsul la o asemenea oferta. În realitate insa, datorita faptului ca o biblioteca are mai multi parteneri, initierea procesului de schimb are in vedere atat oferta de schimb cat si raspunsul.

Expedierile si respectiv primirea documentelor se marcheaza in inregistrarile corespunzatoare acestora si in inregistrarile partenerilor.

Modulul sau submodulul de schimb trebuie sa genereze rapoarte pe diverse criterii privind activitatea de schimb (de ex. lista publicatiilor oferite spre schimb, lista publicatiilor primite de la parteneri, lista publicatiilor transmise catre un partener, balanta de schimb pe tari si pe parteneri etc).

Informatiile obtinute din rapoarte sunt utile managementului de biblioteca.

C. Controlul serialelor

"Ziare", "reviste", "anuare", "periodice", "seriale" etc. sunt termeni folositi pentru a desemna o categorie aparte de documente de biblioteca. Exista o multitudine de definitii ale acestor documente. În esenta, toate tin seama de faptul ca sunt publicatii compuse din parti succesive ce apar la anumite intervale de timp. În literatura de specialitate nord americana se considera ca termenii "serial" si "periodic" sunt sinonime partiale si nu se pot inlocui reciproc in orice context ca in literatura de specialitate europeana. Potrivit surselor americane serialele sunt anuarele, revistele stiintifice, publicatiile unor organizatii ce apar la anumite intervale de timp, deci acele publicatii ce au un continut precis exprimat iar periodicele sunt acele publicatii ce pot include articole din cele mai diverse domenii fara a exista obligatoriu o grupare tematica.

În literatura de specialitate romaneasca, termenii "serial" si "periodic" sunt considerati termeni sinonimi si sunt folositi ca atare.

"Periodicul" sau "serialul" este "o publicatie cu aparitie repetata, la intervale de timp egale (zilnic, saptamanal, trimestrial etc) al carei continut variat este creatia unor autori diferiti. Tot periodice sunt considerate si alte publicatii in serie cu aparitie neregulata dar cu o numerotare consecutiva, cuprinzand materiale informative din unul sau mai multe domenii. În aceeasi categorie mai intra materialele stiintifice publicate de o institutie culturala, un centru de cercetare etc sub titluri diferite si cu o periodicitate variata"(14)

Serialele sunt publicatii care necesita anumite proceduri specifice de achizitie, evidenta, prelucrare,, circulatie, conservare si prezervare datorita unor caracteristici specifice dintre care se disting urmatoarele:

. Completarea colectiilor se realizeaza in timp. Se disting doua tipuri de colectii:

- colectii definitive sau complete: colectiile constituite pentru publicatiile seriale care care si-au incheiat aparitia (nu mai pot interveni schimbari bibliografice sau cresteri cantitative). Aceste colectii pot contine sau nu toate exemplarele publicate.

- colectii in continuare: colectiile constituite pentru publicatiile seriale care continua sa apara si la care sunt posibile multe schimbari.

Completarea colectilor pentru publicatiile seriale trebuie sa aiba in vedere si indexurile produse anual sau periodic pentru acele periodice si, de aseamenea, suplimentele (in cazul in care acestea nu sunt publicatii independente din punct de vedere bibliografic).

O biblioteca poate decide achizitionarea unui serial la un moment dat dar, poate decide si renuntarea la achizitionarea acelui serial.

Acest lucru face ca sa nu existe pentru toate periodicele, egalitate intre colectiile constituite de biblioteci si totalitatea exemplarelor aparute pe durata de existenta a periodicului. Daca se doreste ca o colectie sa fie completa va trebui realizata completarea retrospectiva.

. Pretul publicatiilor seriale nu este unitar ca la monografii iar modalitatea de plata este diferita. Cele mai multe publicatii seriale se achizitioneaza prin abonamente. La periodice se poate vorbi de pret pe un exemplar, pret pe un numar de exemplare (pretul abonamentului) dar si pret pentru intreaga colectie. De multe ori, pretul poate fi o bariera in achizitia publicatiilor seriale.

Costurile pentru achizitia si intretinerea publicatiilor seriale reprezinta o parte insemnata din bugetul multor biblioteci. În bibliotecile tehnice, medicale, de cercetare etc, serialele de specialitate constituie partea de baza a colectiilor iar prelucrarea, evidenta, legarea in volum de biblioteca, disponibilizarea, reprezinta sarcini ce reclama multe ore de lucru si implicit cheltuieli relativ mari. Chiar si in bibliotecile publice unde proportia serialelor comparativ cu cea a publicatiilor monografice este mai scazuta, serviciul pentru seriale are un personal numeros.

Faptul ca serialele sunt documente aparte in colectiile bibliotecilor este sustinut si de proiectarea in sistemele automatizate integrate de biblioteca a unui modul distinct pentru acestea: modulul de control al serialelor.

William Saffady considera ca modulul de control al serialelor trebuie sa asigure asistenta informatizata pentru doua tipuri de activitati:

a) Controlul bibliografic al serialelor

b) Dezvoltarea si managementul colectiei serialelor.

Acestea sunt activitati ce pot fi realizate individual de catre fiecare biblioteca sau in sisteme multibiblioteca prin cooperare. (15)

Doina Banciu afirma ca: "modulul de control al serialelor consta, in fapt, in crearea si actualizarea bazei de date specifice acestei categorii de document si asigurarea accesului publicului la aceasta". (16)

Baza de date pentru seriale reprezinta o subdiviziune a bazei de date centrale a bibliotecii. Este necesara o asemenea baza de date specifica deoarece la fiecare titlu (la fiecare inregistrare bibliografica) trebuie semnalate intrarile in colectie (numar de numar) iar anumite seriale pot fi prelucrate analitic.

Managementul dezvoltarii colectiilor publicatiilor seriale este asemanator cu managementul dezvoltarii colectiilor pentru celelalte categorii de documente de biblioteca. Politica de selectie si selectia propriu-zisa se realizeaza dupa aceleasi principii si metodologii tinandu-se seama insa, de specificul publicatiilor seriale.

Informarea bibliografica se poate realiza apeland la serviciile bibliografice online, bibliografii pe CD-ROM sau in forma tiparita (de ex.: Ulrich's International Periodical Directory si Irregular Serials and Annuals).

Fluxul informatic al constituirii de inregistrari bibliografice pentru publicatiile seriale se realizeaza astfel:

a) Pentru titlurile noi de seriale care intra in biblioteca primele date bibliografice (titlul publicatiei, datele de aparitie, ISSN-ul) se inregistreaza de catre serviciul de achizitie prin modulul de control al serviciilor (o descriere mai succinta este realizata inca din faza de comanda).

Pentru crearea de inregistrari ale publicatiilor seriale se pot folosi procedurile de incarcare ascendenta si respectiv descendenta (transmiterea de inregistrari bibliografice intre biblioteci de nivele diferite).

Serviciul de catalogare preia inregistrarea, modifica si completeaza descrierea, efectueaza indexarea publicatiei.

Pe parcursul intrarii noilor numere in biblioteca fluxul se inverseaza: serviciul de achizitie, prin modulul de control al serialelor, preia inregistrarea completa realizata de serviciul catalogare si inregistreaza in campuri specifice numerelor intrate dintr-un titlu. Campurile asociate pentru urmarirea intrarii numerelor dintr-un serial pot fi inregistrari distincte legate (printr-un procedeu informatic oarecare) de inregistrarea bibliografica a serialelor. (17)

Orice schimbare intervenita in datele bibliografice si/sau nebibliografice ale unui serial (schimbari de titlu, editor, periodicitate, date de aparitie, alte atribute), pe toata durata existentei serialului respectiv, trebuie sa se regaseasca si in inregistrarea bibliografica a acelei publicatii. Prin urmare, trebuie sa se asigure actualizarea descrierii bibliografice cu noile date care apar pe parcursul vietii periodicului.

b) Pentru serialele curente nu se initiaza inregistrari bibliografice noi. Daca periodicul este o continuare din anii precedenti, se utilizeaza inregistrarea bibliografica deja existenta in sistem. Prin modulul serialelor se actualizeaza permanent inregistrarile specifice unui titlu (nr. intrate in colectie si eventuale schimbari ale datelor bibliografice).

În cazul completarilor retrospective se procedeaza in acelasi mod: se completeaza si se actualizeaza o inregistrare bibliografica deja existenta.

Modulul de control al serialelor permite si realizarea de rapoarte diverse (statistici financiare etc) iar in unele pachete de programe permite gruparea unor inregistrari asociate numerelor, in inregistrari de volum de biblioteca, la anumite intervale de timp stabilite.

Potrivit lui William Saffady in activitatea modulului de control al serialelor ar trebui sa fie inclus si controlul bibliografic al serialelor. Parte a Controlului Bibliografic Universal, controlul bibliografic al serialelor are rolul de a realiza informarea bibliografica despre publicatiile seriale pe baza datelor bibliografice (titlu, editori, date de publicare, periodicitate, limba, pretul); datelor de idenxare a numelui bibliotecilor care s-au abonat la acele periodice. Aceste informatii sunt esentiale pentru achizitia si catalogarea serialelor, realizarea de strategii de dezvoltare a colectiilor in cooperare, functionarea imprumutului interbibliotecar si a altor activitati de biblioteca.(18)

III. 1.5. Eliminarea documentelor din colectia biblliotecilor.

Majoritatea bibliotecilor se confrunta cu o serie de probleme printre care lipsa spatiului, costurile ridicate, rigiditatea sau inadecvarea colectiilor (fie datorita imbatranirii colectiilor fie datorita schimbarii cerintelor utilizatorilor).

Pentru a se incadra in limitele proprii de crestere si pentru a eficientiza colectiile bibliotecile sunt puse in fata urmatoarelor alternative: sa dobadeasca noi spatii, sa imparta colectia in depozite active si depozite pasive, sa faca eliminari de documente din colectie.

Termenul "eliminare" utilizat in biblioteconomie nu inseamna doar indepartarea definitiva a unor documente din colectie ci si restructurarea acesteia prin constituirea depozitelor pasive ca nivel secundar de acces. Pentru ca activitatea de eliminare sa fie eficienta trebuie sa fie gandita ca o parte componenta a politicii de dezvoltare a colectiilor de biblioteca si sa fie inclusa in serviciul de dezvoltare a colectiilor. Selectia si eliminarea sunt activitati similare: amandoua sunt parti necesare ale unui program de dezvoltare a colectilor; folosesc aceleasi criterii si se bazeaza pe decizii aseamnantoare. Eliminarea se mai numeste si "deselectie".

Exista pachete de programe de biblioteca care permit unui sistem automatizat integrat de biblioteca sa contribuie la realizarea eliminarilor (unele programe au chiar un modul de deselectie). Punctul de plecare pentru realizarea unei activitati de eliminare a unor documente este o evaluare care sa ia in considerare o serie de factori printre care: scopurile bibliotecii si modul in care selectia si achizitia s-au subordonat acestor scopuri; capacitatea de stocare; capacitatea de functionare in viitor cu documente mai putine; indicele de circula_ie al colectiei etc. Succesul unui proiect de restructurare a colectiilor depinde de luarea in considerare a tuturor factorilor implicati in functionarea bibliotecilor.

Se recomanda sa fie eliminate documentele nesolicitate; duplicatele; cartile sau periodicele uzate moral (depasite din punct de vedere al continutului); editiile inlocuite; documentele deteriorate; murdare; cu greseli de imprimare; volumele disparate ale publicatiilor multivolum.

Bineinteles, criteriile stabilite pentru eliminare nu sunt rigide. Decizia trebuie luata pentru fiecare document in parte, in functie de interesele particulare legate de acel document. Este foarte posibil ca pentru unele documente sa nu fie eliminate duplicatele ci, dimpotriva, sa fie luata decizia de multiplicare, iar multe publicatii deteriorate fizic sa fie supuse operatiei de restructurare si nu celei de eliminare.

Fara a decide ce trebuie eliminat, noile tehnologii determina intr-o mare masura activitatea de restructurare prin eliminare a colectiilor unei biblioteci, prin capacitatea pe care o au de a realiza evaluari si de a permite coroborarea datelor obtinute.

III. 1.6 Evaluarea

Cat de folositoare poate fi colectia? Care este marimea colectiei? Cat se cheltuie pentru dezvoltarea colectiei? Acestea sunt cateva din intrebarile ce stau la baza unui proiect de evaluare.

Evaluarea este o activitate fundamentala care inchide cercul dezvoltarii colectiilor dar este in acelasi timp si punctul de plecare. Exista o multitudine de definitii pentru activitatea de evaluare. În general, toate considera, evaluarea o apreciere privind valoarea unui obiect sau a unei activitati.

Calculatorul se dovedeste un ajutor de baza al evaluarii prin posibilitatile pe care le ofera de a manui mari cantitati de date, in diverse contexte si intr-o varietate de proiecte de evaluare.

Pornind de la bazele de date bibliografice si numerice se pot obtine diferite rapoarte de evaluare (aproape imposibil de utilizat cu cativa ani in urma). De asemenea, modulele unui sistem automatizat integrat de biblioteca au capacitatea de a realiza rapoarte pe diverse teme ce constituie evaluarea partiala si care se integreaza apoi intr-un proiect de evaluare al intregii activitati.

Evaluarea activitatii de dezvoltare a colectiilor pentru a se dovedi utila, trebuie sa aiba la baza un program coerent in care definirea obiectivelor si stabilirea criteriilor sa fie elementele dominante.

Colectiile de biblioteca (structura lor) pot fi apreciate din punct de vedere economic, moral, religios, estetic, intelectual, educativ, politic, social etc. multe biblioteci si centre de informare si documentare sunt interesate de compararea cu alte structuri similare. Datele comparative ajuta bibliotecile sa-si rezolve o serie din problemele cu care se confrunta.

Un program de evaluare ar trebui sa aiba in vedere cel putin sase categorii distincte de apreciere care care sa se refere la: accesibilitatea colectiilor, costuri, satisfacerea nevoilor de informare ale utilizatorilor, raportul cost/beneficiu, timpul de raspuns pentru diverse solicitari, utilitatea colectiei.

Evaluarea colectiilor este o activitate ce necesita timp, ca mai toate activitatile de biblioteca, dar, numai in acest fel se poate sti cu exactitate care sunt punctele tari si cele slabe ale colectiei. Cunoscand cum este in realitate colectia, personalul isi poate formula un plan de activitate care sa permita dezvoltarea elementelor pozitive si corectarea eventualelor erori sau slabiciuni ale colectiei. Un asemenea plan trebuie sa coroboreze obiectivele si scopurile bibliotecii cu nevoile de informare ale utilizatorilor.

Desfasurandu-si activitatea intr-un mediu social cunoscut, analizand nevoile de informare ale utilizatorilor, constituind colectiile ca niste organisme vii, dinamice, capabile sa se adapteze schimbarilor de orice fel, bibliotecile raman acele structuri documentare care au menirea de a raspunde intrebarilor de orice fel ajutand astfel comunitatea sa-si defineasa identitatea si sa evolueze intr-un mediu in continua schimbare.

III. 2. Organizarea fondurilor documentare

Documentele achizitionate, inainte de a ajunge la utilizatori, sunt supuse unui proces complex de prelucrare urmat de constituirea cataloagelor de biblioteca si aranjarea la raft dupa anumite criterii. Organizarea fondurilor documentare include prin urmare, prelucrarea documentelor, aranjarea acestora la raft dupa anumite reguli prestabilite si reflectarea colectiei in cataloagele de biblioteca.

Eficienta unei biblioteci este data si de modul in care sunt organizate fondurile documentare. Prelucrarea documentelor si constituirea cataloagelor de biblioteca se afla in stransa dependenta de infrastructura tehnologica a unei biblioteci dintr-o anumita etapa a dezvoltarii sale.

În ultimul deceniu se remarca doua evolutii care au un impact deosebit asupra organizarii fondurilor:

introducerea cataloagelor online;

ruperea legaturii dintre opera si suportul ei.

1. Introducerea calculatorului ofera noi posibilitati de abordare a prelucrarii publicatiilor. Sporeste eficienta acestei activitati prin reducerea redundantelor, adoptarea unor forme unitare in descriere, folosirea tot mai frecventa in indexare a descriptorilor.

Catalogul automatizat de biblioteca este de fapt o baza de date bibliografice, gestionata de un soft adecvat si care asigura indeplinirea tuturor functiilor pe care le realizeaza sistemul traditional de catalogatre al bibliotecii.

2. Separarea operei de suportul ei se adapteaza tendintei vizibile de prelucrare si difuzare a informatiilor pe diferite tipuri de suporturi (de la tiparituri pana la audio-vizual si fisiere de calculator). Aceasta separare are implicatii mai puternice asupra catalogarii decat asupra indexarii deoarece acelasi continut poate apare in forme diferite. De exemplu: o simfonie de Beethoven poate aparea fie pe un disc, caseta, videocaseta, compact-disc etc, fie ca o publicatie de muzica tiparita.

III. 2.1 Prelucrarea documentelor

Brigitte Richter defineste prelucrarea documentelor ca: "ansamblu operatiilor materiale si intelectuale care sunt efectuate din momentul intrarii publicatiei in biblioteca pana la punerea acesteia la dispozitia cititorului".(19)

Prelucrarea documentelor este o activitate specific intelectuala ce consta in identificarea unica si neambigua a unui document prin autori, titlu, editie, date de aparitie, colectie si, mai ales, in redarea succinta sub forma indicilor de clasifcare sau a descriptorilor, a continutului. Aceasta activitate necesita consultarea permanenta a unor instrumente de referinta: tezaure, vocabulare, tabele de clasificare, documente de referinta, date de autoritate privind denumirile oficiale de persoane, denumirile de activitati, nume geografice etc. toate aceste instrumente de referinta constituie instrumente de lucru si ar trebui sa constituie o colectie de date de referinta pe calculator si consultabila online.

În prelucrarea documentelor de biblioteca sunt utilizate trei categorii de date:

. Date pentru descrierea fizica a documentelor.

Date pentru descrierea de continut a documentelor.

Date locale.

Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca descrierea documentelor se realizeaza prin parcurgerea fluxului de prelucrare de la achizitie la depozitare.

1. Descrierea fizica a documentelor este cunoscuta sub denumirea de "catalogare".

Catalogarea reprezinta: "procesul de descriere a documentelor cu toate elementelor de identificare necesare, inregistrarea acestora intr-un format bibliografic, crearea si selectarea punctelor de acces (cu exceptia celor de subiect)". (20)

Notitele catalografice ale documentelor sunt oranduite conform unor principii standardizate de alcatuire si administrare a cataloagelor de biblioteca.

Catalogarea unei publicatii se va realiza tinand cont de suportul acesteia. În functie de suport se va alege standardul de descriere bibliografica corespunzator.

În Romania sunt folosite urmatoarele standarde de descriere bibliografica: ISBD(M) pentru publicatii monografice; ISBD(A) pentru carte veche; ISBD(S) pentru publicatii seriale; ISBD(CM) pentru materiale cartografice; ISBD(PM) pentru publicatiile de muzica tiparita; ISBD(NBM) pentru materiale audio-vizuale; ISAD pentru materiale de arhiva; ISBD(CF) pentru fisiere de calculator. Pentru descrierile anlitice nu exista un standard propriu-zis. Se foloseste ghidul ISBD(CP) care datorita frecventei utilizarii si consensului adoptat de multe biblioteci legat de folosirea lui poate fi considerat un standard.

În functie de modalitatea concreta de realizare, catalogarea poate fi de mai multe tipuri:

- catalogare in publicare (CIP): presupune redactarea descrierii bibliografice a cartii inainte ca aceasta sa fie tiparita astfel incat descrierea respectiva sa fie imprimata pe carte (de regula pe versoul paginii de titlu) cat si pentru a fi inclusa, cu mentiunea CIP, in Bibliografia Nationala in asa fel incat beneficiarii acestei publicatii sa cunoasca din timp ce lucrari de interes urmeaza sa apara si sa faca comenzile pe care le doresc.

- catalogare originala: crearea unei descrieri bibliografice pentru prima data. Absenta infrastructurii tehnologice obliga foarte multe biblioteci sa realizeze catalogarea originala adica sa creeze notite bibliografice pentru fiecare document intrat in biblioteca fara a prelua inregistrari din alte sisteme.

Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca, catalogarea originala a unui document se realizeaza prin modulul de catalogare pe baza datelor relizate de compartimentul de achizitie.

- catalogarea prin copiere: reprezinta procesul de prelucrare a descrierilor bibliografice elaborate de alt organism bibliografic. Descrierile bibliografice pot fi preluate prin retea sau daca biblioteca nu este conectata la o retea, preluarea se poate face pe suport magnetic (discheta, CD-ROM) sau chiar in forma tiparita.

- catalogarea partajata: presupune cooperarea intre biblioteci, centre sau agentii bibliografice in scopul realizarii descrierilor bibliografice. Catalogarea partajata se bazeaza pe principiul elaborarii o singura data a descrierii bibliografice a unei publicatii, in tara de origine (si eventual intr-o biblioteca in functie de domeniul stiintific) si transmiterea acelei descrieri catre orice sistem de informare si documentare interesat.

De asemenea, o biblioteca participanta la procesul de catalogare partajata poate prelua inregistrari bibliografice de la orice alta biblioteca, centru sau agentie bibliografica din sistem.

Fisierele de autoritate au o importanta deosebita in descrierea publicatiilor. Un fisier de autoritate este o lista de cuvinte sau sintagme (nume, titluri, subiecte) supuse controlului unei autoritati profesionale ce desemneaza entitati de un anumit tip (autorizat), folosite ca puncte de acces in cataloage.

Sunt cunoscute patru tipuri de fisiere de autoritate:

a) Fisiere de autoritate pentru autori persoana fizica.

b) Fisiere de autoritate pentru colectivitati.

c) Fisiere de autoritate pentru titluri uniforme.

d) Fisiere de autoritate pentru subiecte.

Fiecare din aceste tipuri de fisiere de autoritate ofera patru grupe de informatii:

- formele unitare, acceptate ale vedetelor (vedetele uniforme);

- formele neacceptate ale vedetelor (de ex.: pot exista variante ale numelor de autori);

- trimiteri de la o forma neacceptata la o forma acceptata a vedetei;

- date complementare care au menirea sa particularizeze informatiile continute in fisierul de autoritate.

Fisierul de autoritate este deci un fisier al tuturor datelor uniformizate utilizate intr-un sistem informatic precum si al diferitelor variante existente de la care se fac trimiteri catre forma uniforma. Date de autoritate din fisierele de autoritate sunt folosite in descrierea bibliografica a publicatiilor contribuind, (datorita informatiilor care permit o identificare precisa a vedetelor de autoritate) la normalizarea descrierilor bibliografice si mai ales, a punctelor de acces.

O inregistrare de autoritate din fisierul de autoritate pentru autori persoane fizice trebuie sa contina urmatoarele date:

. forma uniforma a numelui autorului;

. datele bibliografice ale autorului (an, luna, zi de nastere/moarte,

domeniul de cercetare, titluri profesionale si onorifice, locul de exercitare a profesiei);

. nationalitatea autorului;

. formele neacceptate ca vedeta ale numelui autorului si formele asociate ale acestuia insotite de trimiteri "vezi" si "vezi si";

. sursele consultate pentru stabilirea notitei de autoritate. (21)

Dintre fisierele de autoritate se evidentiaza, sub aspectul complexitatii in realizare si utilizare, fisierul de autoritate pe subiecte.

Un fisier de autoritate pe subiecte este diferit in Glosarul ALA ca: "un set de inregistrari indicand formele autorizate de termeni folosite ca vedete de subiect intr-un anumit set de inregistrari bibliografice; referintele facute la si de la formele autorizate; atat informatiile folosite, cat si sursele lor pe baza carora s-au stabilit vedetele si referintele care trebuie facute ". (22)

Definitia implica faptul ca un fisier de autoritate pe subiecte contine cate o inregistrare pentru fiecare vedeta de subiect care a fost atribuita unei inregistrari bibliografice dintr-un fisier bibliografic.

Fisierul de autoritate pe subiecte poate fi privit si ca un tezaur din care lipsesc regulile de combinare ce constituie o parte componenta a unui tezaur. Un asemenea fisier isi dobandeste cu adevarat utilitatea doar intr-un sistem online care-i permite, sa functioneze ca instrument de regasire (care-i permite sa realizeze ghidarea utilizatorilor cu stabilirea vedetelor valide si a subdiviziunilor si folosirea tehnicilor de navigare pentru cautarea si selectarea subiectelor).

În prezent toate tarile care utilizeaza sisteme automatizate de biblioteca depun eforturi pentru a-si realiza fisiere de autoritate deoarece numai asa se pot asigura: uniformitatea datelor in inregistrarile bibliografice si crearea punctelor de acces care sa ofere multiple posibilitati de regasirea informatiilor.

2. Descrierea de continut a documentelor se realizeaza prin indexare. Indexarea reprezinta operatia de analiza, descriere si redare a continutului unui document cu ajutorul unui limbaj documentar sau natural in vederea regasirii acestuia.

Limbajele de indexare pot fi:

- Limbaje de indexare cu structura ierarhica (clasificarile). Continutul unui document este exprimat prin indici de clasificare preluati din tabele.

- Limbaje de indexare cu structura combinatorie (indexare coordonata). Continutul unui document este exprimat prin descriptori preluati din liste de termeni, vocabulare, tezaure.

Tehnica de calcul se dovedeste a fi deosebit de utila in activitatea de indexare deoarece permite selectarea automatizata a cuvintelor sau termenilor extrasi din textul documentului sau atribuirea automatizata a termenilor extrasi dintr-un limbaj documentar.

3. Datele locale care apar in inregistrarile bibliografice sunt date de gestiune si evidenta (numar de inventar, numar de exemplare etc), cota, anumite date specifice bibliotecii sau documentului respectiv.

Prelucrarea documentelor intr-un sistem automatizat integrat de biblioteca se realizeaza in doua moduri:

1. Prelucrarea de catre personalul bibliotecii a documentului si crearea inregistrarii bibliografice corespunzatoare. Se realizeaza atunci cand biblioteca nu este conectata intr-o retea si nu poate realiza schimburi de inregistrari bibliografice sau atunci cand se realizeaza pentru prima data descrierea bibliografica a unui document. Se inregistreaza o inregistrare bibliografica ce va putea fi pusa la dispozitia bibliotecilor, centrelor de informare si documentare sau agentiilor bibliografice.

2. Prelucrarea descrierii bibliografice din alte sisteme (in cazul in care biblioteca este conectata la o retea si are acces la diverse baze de date).

Cand inregistrarile bibliografice se preiau din alte sisteme se adauga datele specifice (numar de inventar, cota, clasificare proprie etc) care nu fac parte din descrierea bibliografica propriu-zisa. Preluand inregistrari din alte sisteme se reducere efortul de prelucrare, scad costurile si se asigura uniformitatea descrierilor bibliografice.

Tendinta este de a se extinde procesul de catalogare partajata. La baza acestui proces se afla "Controlul Bibliografic Universal", un program de mari proportii, promovat de IFLA si sustinut de UNESCO. Asa cum am mentionat principiul de la care s-a pornit a fost acela al prelucrarii o singura data a unui document, dupa norme si reguli unanim acceptate, in tara unde a aparut si difuzarea descrierii bibliografice catre orice sistem de informare si documentare interesat.

În raport cu functiile si atributiile bibliotecii transmitatoare si receptoare, comunicarea poate avea doua directii:

- comunicarea descendenta: preluarea de catre o biblioteca a inregistrarilor bibliografice de la o biblioteca ce asigura o functie centralizata, de la alte biblioteci sau din baze de date specializate (OCLC, PICA, REBUS etc).

- comunicarea ascendenta: transmiterea de catre o biblioteca a inregistrarilor biblografice proprii (daca sunt solicitate) catre o biblioteca ce asigura o functie centralizata, catre alte biblioteci sau baze de date specializate. (23)

Înregistrarile bibliografice pot fi preluate din alte sisteme (sau transmise in alte sisteme) fie prin retele online fie prin mijloace traditionale sau partial automatizate off line (inregistrari pe suport magnetic). Pentru a facilita transferul de informatii si pentru a se elimina conversia datelor s-au adoptat formate de aranjare a datelor pe suport magnetic. Formatele actuale au fost elaborate pornind de la formatul MARC (creat in 1967 de catre Biblioteca Congresului Statelor Unite ale Americii) si sunt denumite generic formate tip MARC. Formatul MARC descrie structura inregistrarilor bibliografice pe suporti de informatie ce pot fi citite de calculator. Un format stabileste etichetele campurilor, indicatorii si identificatorii ce descriu o inregistrare bibliografica. Un asemenea format se numeste "format de descriere bibliografica". Alte tipuri de formate mai sunt: formatul de schimb: destinat schimbului de date intre diferite institutii care desfasoara activitati de informare si documentare la nivel national sau international. Aparitia formatelor de schimb s-a datorat practicilor si tehnicilor diferite de catalogare folosite in diferite tari. UNIMARC-ul este un format destinat a facilita schimbul informational de date in forma citibila pe calculator intre agentiile bibliografice nationale.

Formatul de stocare a datelor permite structurarea datelor bibliografice intr-o forma specifica fiecarui software de biblioteca. Formatul de stocare este de fapt formatul intern de structurare a datelor. Datele bibliografice pot fi convertite din format de schimb in format intern si invers.

Formatul de introducere a datelor reprezinta structura datelor si ecranul de introducere a datelor in procesul de achizitie, catalogare etc.

Formatul de afisare a datelor reprezinta modul in care datele bibliografice sunt prezentate utilizatorilor (fie ca acestia sunt personal de biblioteca, fie utilizatori) pe ecranul calculatorului sau pe imprimanta. (24)

Formatele de inregistrare pe suport magnetic au avut o dezvoltare foarte mare in urma cu aproape 10 ani. Intensificarea fluxului informational de date ce circula direct prin retele a facut ca rolul lor sa scada in timp. Formatele de inregistrare au fost create pentru schimburi de informatii pe banda magnetica. Cand schimburile de informatie s-au facut prin sisteme de comunicatie (si mai ales cand au aparut documente electronice fara echivalent pe un alt tip de suport) banda magnetica a devenit inutila.

Aparitia calculatorului in prelucrarea informatiilor a modificat esential acest proces. S-au schimbat metodologiile de lucru, s-au redus redudantele, s-a marit viteza de executie a operatiilor, informatiile sunt concentrate in baze de date, regasirea informatiilor se realizeaza cu usurinta.

Odata cu inceperea informatizarii procesului de catalogare si construirea catalogului online bibliotecile au hotarat inghetarea cataloagelor traditionale. Pentru fondurile documentare reflectati in cataloagele traditionale va trebui sa se realizeze conversia retrospectiva sau retroconversia.

IFLA considera ca retroconversia este problema cea mai importanta cu care se vor confrunta marile biblioteci ale lumii in urmatorii 10 ani.

Conversia retrospectiva este procesul prin care inregistrarile manuale (de regula fise de catalog) existente intr-un sistem traditional (neautomatizat) sunt convertite in forme citibile de calculator. (25)

Transpunerea informatiilor de pe suportul traditional al bibliotecii (fisa de catalog) in baze de date omogene si coerente se va face din urmatoarele considerente:

- necesitatea practicarii imprumutului informatizat;

- alcatuirea unei baze de date bibliografice omogene pentru integrarea online de catre utilizatori;

- reconstituirea catalogului colectiv unic online, singurul mijloc de gestiune si cercetare eficace pentru utilizatori si biblioteca. (26)

Retroconversia trebuie sa respecte regulile folosite in prelucrarea curenta a publicatiilor:

- inregistrarile bibliografice sa fie prezentate intr-un format de tip MARC;

- sa se atribuie indici de clasificare;

- sa se atribuie descriptori.

Alain Jacquesson identifica urmatoarele tipuri de reconversie:

a) Catalogarea retrospectiva " cu cartea in mana". Este metoda cea mai costisitoare si cea mai lenta. Prezinta insa avantajul ca permite prelucrarea publicatiilor dupa cele mai noi reguli de catalogare si da posibilitatea trecerii de la un tip de indexare la altul.

b) Catalogarea retrospectiva prin dactilografierea fiselor de catalog. Dactilografierea trebuie facuta de personal de specialitate deoarece de-a lungul anilor s-au folosit mai multe reguli de catalogare. Existenta fisierelor de autoritate permite stabilirea cu precizie a punctelor de acces.

c) Dactilografierea catalogului de catre o societate "service". Biblioteca ofera societatii o fotocopie, microfilm al catalogului sau tipografica. Catalogul este dactilografiat pe micro sau minicalculatoare de catre societate, aceasta oferind bibliotecii benzi magnetice care permit incarcarea notitelor in sistemul de lucru al bibliotecii. Este vorba de notite in format MARC. Fisierul informatic nu contine o baza de date bibliografica coerenta, fiind nevoie de o munca de omogenizare.

d) Lectura optica prin recunoasterea caracterelor (scanarea fisierelor). Notitele bibliografice sunt citite digital sau scanate, obtinandu-se imaginea notitei in calculator. Aceasta este tratata de catre un program de recunoastere a caracterelor. Operatorul adauga diferite elemente de identificare MARC in fata informatiilor recunoscute (autor, titlu etc). Un dezavantaj il constituie faptul ca sunt pastrate regulule initiale de prelucrare.

e) Cumpararea si incarcarea notitelor bibliografice din exterior. Marile biblioteci permit, contra cost, recopierea fisierelor lor. Astfel, Library of Congress, prin serviciul sau comercial, ofera date catalografice dupa diferite criterii: carti, harti, muzica, seriale, lucrari in: ebraica, chineza, japoneza, coreana etc. Sunt comercializate si fisiere de autoritate. Notitele sunt comercializate in format USMARC si UNIMARC, urmand ca fiecare biblioteca sa-si mentioneze coordonatele proprii.

f) Cumpararea de notite bibliografice de la marile retele. Marile retele bibliografice OCLC, RLIN, WLN, vand notite in vederea realizarii retrocouversiei (coordonatele sunt trecute de catre fiecare biblioteca).

g) Agentii de cooperare regionala. Asemenea agentii pot furniza bibliotecilor (in special bibliotecilor mici) notitele bibliografice necesare. De exemplu, in Franta CRDP Poiton Charentes furnizeaza la peste 5000 de biblioteci scolare notite bibliografice, descrieri de articole din periodice, indexate si cu un tezaur.

h) Cumpararea datelor bibliografice pe CD-ROM. Se poate realiza doar in cazul in care programul integrat de biblioteca are o interfata care sa permita asimilarea notitelor bibliografice de pe CD-ROM. Multe din firmele producatoare de sisteme integrate de biblioteca (ALEPH, VTLS, DYNIX etc) au proiectata interfata de retroconversie pentru date de pe CD-ROM. (27)

Nu se poate vorbi de o metoda ideala de retroconversie. În functie de marimea fondului documentar ce trebuie reconvertit, de structura fondului, de personalul disponibil, de resursele financiare si tehnologice, se poate opta pentru una sau alta din metode sau pentu o combinatie a acestora.

În retroconversie trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte:

. tratarea lucrarilor se va face dupa catalogul alfabetic sau topografic;

. tratarea colectiilor (sub aspectul continutului) se va face pe domenii mari;

. retroconversia trebuie facuta in sensul invers al intrarilor.

Retroconversia va fi problema cea mai importanta pentru bibliotecile informatizate la intrarea in secolul XXI deoarece numai asa se vor putea alcatui bazele de date unitare si omogene.

Retroconversia trebuie inceputa in toate bibliotecile care au inceput procesul de informatizare. A nu gandi la retroconversie inseamna a nu intelege scopul informatizarii bibliotecilor. (28)

III. 2.2. OPAC - (online public access catalog).

Stocarea si organizarea fondurilor informationale obtinute ca urmare a prelucrarii documentelor reprezinta alcatuirea catalogului de biblioteca. Într-o biblioteca automatizata este firesc sa existe si un catalog automatizat (chiar daca, intr-o prima etapa, vor fi mentinute si cataloagele traditionale). Catalogul automatizat de biblioteca asigura indeplinirea tuturor functiilor pe care le realizeaza sistemul traditional de cataloage de biblioteci.

Cea mai evoluata forma a catalogului automatizat de biblioteca este OPAC-ul. Tehnicile cele mai sofisticate ale informaticii, lingvisticii, matematicilor si inteligentei artificiale contribuie din ce in ce mai mult la realizarea bazelor de informatii textuale, in special la realizarea OPAC-urilor: analiza limbajului natural, analiza statistica, analiza de date, teoria codurilor, recunoasterea formelor, hipertextul, etc.

Un proiect de constituire de baze de informatii sau de OPAC este un proiect de arhitectura digitala cu constrangerile sale socio-economice si tehnice. Constituirea unei arhitecturi digitale inseamna crearea unui spatiu in care informatiile sunt organizate intr-o topologie diferita de software-ul de exploatare si de interogare. Astfel, scopul utilizatorului la cautarea informatiei este dublu: sa patrunda in acest spatiu si sa poata cauta in el.(29)

În literatura de specialitate se vorbeste de existenta mai multor generatii ale OPAC-ului.

OPAC-ul din prima generatie reprezinta o transpunere informatizata a sistemului de cataloage de biblioteca. Acest tip de catalog accelereaza procedurile manuale si clasice de cautare in baze de date de mari dimensiuni si, in plus, ofera posibilitatea de a combina mai multe criterii de cautare. Cautarea se face dupa elemente cunoscute: autor, titlu, cuvant de titlu, subiect, indice de clasificare etc. Catalogul online permite utilizatorilor sa afle daca o carte a fost comandata, primita sau este in prelucrare. Majoritatea cataloagelor online asigura forma de cautare booleana care mareste posibilitatea ca utilizatorul sa gaseasca ceea ce doreste. Cautarea booleana permite combinarea de cuvinte si termeni din diferite parti ale inregistrarii de catalog obtinandu-se astfel, ecuatii de regasire. De exemplu, cautarea dupa: autor si titlu, doi sau mai multi descriptori pe subiect, o data sau un sir de date in combinatie cu orice alt camp indexat etc.

În sistemul OPAC este, de asemenea, posibila cautarea prin cuvinte cheie, ceea ce usureaza accesul la descrierile de catalog ale colectiilor bibliotecii.

Pentru a se evita esecul cautarii in OPAC este necesar ca ecuatia sa se stabileasca in concordanta cu continutul catalogului informatizat. Bibliotecarului de referinte ii revine sarcina de a ghida utilizatorii si de a servi ca intermediar in procesele de regasire a informatiilor.

OPAC-ul din generatia a doua are o structura mult mai complexa datorita, in primul rand, modului cum este definita si structurata baza de date centrala a bibliotecii si, in al doilea rand, datorita facilitatilor de regasire si cautare pe care le ofera. Bazele de date centrale vor contine (in unele biblioteci deja contin) urmatoarele categorii: de informatii, cat mai complete cu putinta:

a) Înregistrari bibliografice create prin eforturi proprii sau primite din alte sisteme;

b) Fonduri informationale existente in sisteme traditionale si transpuse prin conversie;

c) Baze de date oferite la schimb si care sunt integrate in baza de date centrala;

d) Baze de date full - text pentru documentele cele mai solicitate de utilizatori;

e) Produse de informare multimedia pe subiecte si domenii solicitate de utilizatori;

f) Instrumente de referinta ce constituie o minibaza de lucru pentru bibliotecari.

OPAC-ul permite accesul utilizatorulor la bazele de date, care sunt fie in institutia unde se afla utilizatorul, fie in alte institutii la care biblioteca ofera accesul.

OPAC-ul are o dinamica deoseabita. Se vorbeste deja de o generatie a treia a acestuia. Pentru a defini coordonatele acestui nou catalog e necesar sa se porneasca de la cerintele utilizatorilor, atat persoane fizice, cat, mai ales, biblioteci si de la realitatea pe care o impune tehnologia informaticii si a telecomunicatiilor.

Se pot observa cateva caracteristici ale catalogului OPAC:

1. Deteritorializarea. Un asemenea tip de catalog va reflecta colectiile tuturor bibliotecilor si sistemelor de informare si documentare legate intr-o retea fizica spre deosebire de catalogul clasic care contine descrierea documentelor ce se gasesc intr-o biblioteca. Poate fi un catalog de cataloage ce reflecta colectia unei biblioteci virtuale.

2. Unificarea. În forma traditionala intr-o biblioteca exista mai multe tipuri de cataloage: catalog alfabetic de autori si titluri, catalog sistematic, catalog al publicatiilor periodice sau al altor categorii de documente, catalog tipografic, etc. Fiecare tip de catalog raspunde unor nevoi particulare de informare. Catalogul informatizat reuneste toate aceste tipuri de cataloage marind foarte mult posibilitatile de cautare si regasire a informatiilor. Baza de date centrala a bibliotecii reprezinta forma electronica, digitala a cataloagelor de biblioteca.

3. Comunicarea - privita ca acea caracteristica a catalogului informatizat de a contribui la realizarea cooperarii intre sistemele de informare si de documentare.

Cooperarea, atat la nivel national cat si la nivel international, se bazeaza pe existenta unei infractructuri globale de informare care sa respecte anumite principii:

- partajarea drepturilor de proprietate intelectuala;

- asigurarea confidentialitatii si sigurantei datelor;

- dezvoltarea unei piete globale de retele, servicii si aplicatii;

- cooperarea in cercetare si dezvoltare;

- promovarea interconexiunilor si operatiilor comune.

Bibliotecile devin astfel factori activi ai procesului general de comunicare.

4. Regasirea informatiilor. "Accesul Universal la Publicatii" si "Controlul Bibliografic Universal", programe promovate de IFLA si sustinute de UNESCO au putut fi transpuse in realitate numai cu ajutorul noilor tehnologii ale informaticii si ale telecomunicatiilor. OPAC-ul are cuvantul hotarator in regasirea informatiilor (nu numai a documentelor). Accesul Universal la Publicatii poate fi privit si in felul urmator: cineva, de undeva, poate vorbi, scrie sau transmite mesaje vizuale sau sub forma de text, altcuiva din orice parte a lumii. Posibilitatea de a regasi informatia, oriunde se afla ea stocata si de a o furniza le cerere, este rezultatul direct al proliferarii retelelor digitalizate. Bibliotecile devin importante nu prin documentele pe care le au stocate ci prin perspectiva posibilitatilor pe care le au de a raspunde cererilor utilizatorilor. Exagerand, se poate spune ca o biblioteca mica, conectata la Internet poate furniza diverse informatii chiar fara a avea colectii fizice de documente, deci, fara servicii de achizitie, prelucrare si conservare de documente.

Cataloagele informatizate de biblioteca actuale sunt adevarate cataloage sau "hipercataloage" care, in functie de formularea diversa a cerintelor utilizatorilor si de tehnica informatica folosita, ofera diferite modalitati de acces si regasire a informatiilor precum:

- integrarea clasica a OPAC-urilor din cea de-a doua generatie, pentru utilizatorul care poseda o parte a informatiei bibliografice signaletice a unei anumite lucrari pe care o cauta;

- interogare in limbaj natural sau cautare pe subiecte;

- consultare hipertextuala si grafica a listei de indexare pe subiecte care-l ajuta pe utilizator sa se situeze in campul cunoasterii;

- consultarea hipertextuala a informatiei bibliografice.

Consultarea hipertextuala se bazeaza pe modelul de date bibliografice materializat intr-un format standardizat de tip hipertext adica, pe notite bibliografice sau catalografice legate de un document cu text, imagine sau sunet. Continutul unui camp al unei notite catalografice este format din unitati de informatii standardizate, care pot fi reproduse la infinit in celelalte notite: un nume de autor, o vedeta de indexare pe subiecte, un titlu de colectie. Aceste unitati includ numeroase legaturi incrucisate intre totalitatea notitelor catalografice si, prin deductie, intre documentele pe care le reprezinta. Acestea sunt legaturi hipertext. (30)

Regasirea informatiilor in hipercataloage se realizeaza prin, ceea ce se numeste in literatura de specialitate, tehnica de navigare adica o cautare nelineara prin trecere de la un concept la altul datorita unui proces de asociere de idei.

5. Personalizarea. Familiarizarea. OPAC-ul este un adevarat rezervor de date ce pot fi combinate in cele mai variate forme in functie de cererile de regasire. Un cercetator va putea sa selecteze din baza de date o minibaza de date adecvata scopului sau urmarind diferite criterii combinate intre ele: tipuri de documente, subiecte, citate, limba documentului, datele de publicare etc.

Posibilitatea de a construi o subbaza de date virtuala intr-o baza de date in functie de un subiect sau de un document de interes poate fi considerata o forma de personalizare a informatiilor.

Interfete din ce in ce mai prietenoase contribuie, de asemenea, la cresterea eficientei unui asemenea tip de catalog.

Tendinta majora este ca in viitorul nu prea indepartat OPAC-ul sa-si piarda termenul de "catalog" din denumire si sa-si impuna propria evolutie ca o structura bine individualizata ce va media comunicarea intre utilizatori de oriunde si din orice categorie si informatiile aflate in orice parte a lumii, indiferent de suportul pe care sunt stocate.

Dupa prelucrare si alcatuirea cataloagelor de biblioteca, documentele sunt depozitate in spatii adecvate (deschise sau nu utilizatorilor) urmand ca in functie de solicitari, sa fie oferite utilizatorilor spre consultare.

X    X

X

Clasarea sau aranjarea efectiva a documentelor in depozite (pe rafturi) se realizeaza conform unor anumite reguli. Orice operatie de clasare intr-o biblioteca trebuie sa tina seama de: respectarea clasarilor anterioare (fara a fi insa o obligativitate); particularitatile impuse de fondurile speciale; coexistenta in interiorul aceleiasi biblioteci a unor fonduri care impun criterii de clasare diferite; juxtapunerea mai multor criterii de clasare in interiorul aceleiasi serii tematice (sau pentru acelasi tip de document).

Orice mod de clasare are atat avantaje cat si dezavantaje, care pot fi de ordin intelectual sau material si tin de cotare, de aranjarea de raft, de cautarile la raft, de verificari (inventare) si de eventualele mutari.

În practica sunt intanlite urmatoarele forme de clasare:

. clasarea pe format: nu tine cont decat de inaltimea cartii, dar se poate combina cu alte forme de clasare.

. clasarea in ordinea intrarii volumelor: consta in aranjarea cartilor pe polite in ordinea intrariilor in biblioteca.

. clasare pe format si in ordinea intrarii: este o combinare a primelor doua forme de clasare. Aceasta modalitate de aranjare este functionala daca se foloseste (in functie de destinatie) una din cele doua forme de cotare: cota de depozit sau cota de acces liber la raft.

. clasarea alfabetica pe nume de autor si titluri de anonime: este o clasare folosita pentru lucrarile beletristice.

. clasarea sistematica: este de mai multe feluri in functie de clasificarea de biblioteca folosita. Punctul de plecare il constituie subiectul principal al cartii exprimat printr-un indice de clasificare cuprins in alcatuirea cotei.

X X

X

Rolul bibliotecarului este acela de a constitui colectia, de a crea si mentine o ambianta si niste conditii de exploatare care poate asigura integritatea acestor colectii pentru o durata cat mai mare de timp. Functia de conservare este considerata de Brigitte Richter, una dintre functiile fundamentale ale bibliotecii. Conservarea conditioneaza transmiterea si difuzarea cunostintelor prin comunicarea si imprumutul documentelor.

Responsabilitatea bibliotecarului legata de conservarea si prezervarea colectiilor, intervine in doua momente diferite din viata bibliotecilor:

. În faza de conceptie si realizare a planurilor de constructie si echipare. Bibliotecile trebuie sa-si desfasoare activitatea in spatii construite special cu aceasta destinatie si nu in spatii adaptate sau chiar improvizate. Neglijentele si erorile comise in stadiul de proiectare vor fi foarte greu de indreptat mai tarziu si vor produce disfunctionalitati in activitatea bibliotecii.

. Activitatea de mentinere a integritatii fondurilor printr-o atentie permanenta la dezordine, la atacul agentilor chimici, biologici sau mecanici; prin stabilirea anumitor reguli de consultare a documentelor. (31)

III. 3. Elaborarea publicatiilor de informare.

Bibliotecile asigura accesul la informatie nu numai prin intermedierea accesului la documentul primar ci si prin elaborarea de publicatii de informare.

Elaborarea publicatiilor de informare permite bibliotecilor sa-si valorifice fondurile documentare si in acelasi timp ajuta utilizatorii (in special cei ce realizeaza cercetari) sa-si gaseasca informatia utila in cel mai scurt timp posibil. Bibliografiile sunt cele mai cunoscute publicatii de informare.

Cererea pentru informatia bibliografica a crescut foarte mult in ultimul timp. Bibliotecile trebuie sa ofere informatie bibliografica de inalta calitate, cat mai completa si adecvata cerintelor utilizatorilor. Calitatea, selectivitatea si operativitatea serviciilor bibliografice se asigura cu tehnica de calcul, tehnica de copiere - multiplicare si tehnica comunicatiilor. Toate aceste tehnici contribuie la diversificarea formelor si metodelor serviciilor bibliografice, la crearea unui repertoriu al cartii nationale si al bibliografiei bibliografiilor nationale si internationale.

Procesele bibliografice sunt preponderent procese intelectuale si de aceea sunt destul de greu de supus unei algoritmizari pentru o ulterioara automatizare. Totusi, exista programe care pot rezolva probleme bibliografice importante. Automatizarea proceselor bibliografice permite organizarea muncii in diferite centre bibliografice si apoi la nivelul retelei nationale de biblioteci automatizate. Astfel, pot fi eliminate unele disfunctionalitati metodologice, tehnologice, lingvistice etc.

Automatizarea completa a informatiei bibliografice se poate realiza numai prin integralitatea si multifunctionalitatea activitatilor bibliografice. Este necesar sa fie proiectate si realizate baze de date functionale pe baza carora sa se realizeze nu numai bibliografii la cererea utilizatorilor ci informarii bibliografice care sa contribuie le realizarea bibliografiei nationale curente. (32)

În sistemul automatizat de biblioteca (in baza de date a acestuia) trebuie sa fie incluse toate partile componente ale aparatului de informare si referinta: cataloage constituite dupa anumite criterii, fise bibliografice neincluse inca in cataloage, publicatii bibliografice si de referinta etc. O asemenea baza informationala asigura functionarea activitatii bibliografice. Utilizatorilor li se pot oferi diverse tipuri de informatii: cataloage, bibliografii, recenzii, consultatii, informatii brute etc. prezentate atat pe terminal cat si in forma tiparita.

Consultarea bazelor de date centrale in vederea elaborarii de publicatii de informare se realizeaza prin utilizarea unui software adecvat. Acest software poate fi integrat in softul bibliotecii sau poate fi un modul distinct. Indiferent de solutie, softul utilizeaza module de acces la baza de date si permite procesarea datelor selectate.

Personalul din serviciile de referinta este cel care stabileste criteriile de selectie in functie de obiectivele institutiei care elaboreaza publicatia si de cerintele utilizatorilor.

Daca programul lucreaza direct asupra bazei de date centrale, asigurand cautarea-regasirea, aranjarea informatiilor intr-o forma prealabila, editarea propriu-zisa, atunci eleborarea publicatiei de informare se realizeaza direct, fara un pas intermediar.

În cazul in care se utilizeaza un modul separat de softul general atunci, din baza de date centrala, sunt selectate inregistrari ce corespund unui criteriu prestabilit. Acestea sunt stocate intr-un fisier sau intr-o minibaza de date distincte de baza de date centrala si prin procesarea lor se obtin publicatiile de informare solicitate.

Procedurile de elaborare a publicatiilor au in vedere, in cele mai multe cazuri, realizarea unor produse cat mai apropiate de cerintele utilizatorilor si relativ usor de consultat (publicatii al caror continut este ordonat dupa anumite reguli, prezentat intr-o anumita forma - de regula ISBD ,insotite sau nu de indexuri etc). (33)

Elaborarea, editatea bibliografiilor incep cu stabilirea structurii acestei publicatii secundare: prefata, partea de baza (continutul principal), partea auxiliara (indexuri).

Prefata este alcatuita in general de responsabilul (sau responsabili) acelei lucrari si contine aprecieri privind utilitatea publicatiei, categoria de utilizatori careia i se adreseaza, principiile de prezentare a materialului, modalitati de consultare etc.

Partea de baza este intocmita de bibliografii si specialisti din domeniu pentru care se intocmeste bibliografia. Unitatea de baza este descrierea bibliografica (descrierea bibliografica propriu-zisa si treptele analitice: adnotarea, referatul, recenzia). Întregul text este impartit pe capitole si subcapitole, in conformitate cu schema bibliografiei. Descrierea bibliografica se realizeaza dupa un standard adoptat.

Partea auxiliara ajuta la regasirea prin mai multe moduri, a informatiilor din partea de baza. Este conceputa de bibliografii care intocmesc si partea de baza.

Alcatuirea bibliografiei presupune parcurgerea urmatoarelor etape: de pregatire (alegerea temei, analiza surselor, realizarea prospectului, stabilirea principiilor de formare a structurii generale a partii de baza a publicatiei, stabilirea continutului listelor auxiliare); de alegere a literaturii (pregatirea preliminara sau dublarea si/sau selectia fiselor din cataloage); de creare a diferitelor fise pe fragmente de publicatie (pregatirea descrierilor bibliografice conform standardului adoptat, pregatirea adnotarilor si a cuvintelor cheie); de unificare a fiselor si de asezare a descrierilor bibliografice pe capitole conform schemei generale a partii de baza a publicatiei (numerotarea fiselor, verificarea existentei datelor, precizarea finala a structurii schemei generale); de pregatire a listelor auxiliare (precizarea structurilor, alcatuirea lexicului, alcatuirea trimiterilor la fise pentru fiecare cuvant introdus in lista); de pregatire a manuscrisului in conformitate cu cerintele tipografice (stabilirea formatului publicatiei, a paginatiei). (34)

Etapele enumerate se caracterizeaza printr-un volum mare de munca manuala in care sunt angrenati specialisti de inalta calificare iar munca propriu-zisa impune si revenirea de mai multe ori asupra aceleiasi fise, efectuarea de modificari, stabilirea de conexiuni intre fise, mutarea acestora de la un capitol la altul etc.

Modificarile si mutatiile unei singure fise antreneza o cascada de modificari in numerotarea fiselor si in trimiterile la listele auxiliare si de multe ori duc la intarzieri in elaborarea acestor publicatii de informare.

La baza abordarii automatizate a intocmirii de bibliografii stau urmatoarele principii: introducerea o singura data in sistem a descrierii bibliografice; folosirea bazei de date unice; gruparea descrierilor bibliografice dupa criteriile de selectie prestabilite; posibilitatea modificarii automate a trimiterilor la listele auxiliare in cazul renumerotarii fiselor si regruparii lor dupa capitolele partii de baza. (35)

Bibliografia obtinuta poate fi pe suport hartie sau pe suport CD-ROM putand fi folosita ulterior, independent de programul sau complexul de programe propuse serviciului bibliografic si de imprimare.

Elaborarea publicatiilor de informare nu se face luand in considerare doar baza de date din date centrala a bibliotecii. Uneori este necesara consultarea unor baze de date aflate la distanta. În acest caz, sunt parcurse urmatoarele etape:

a) Conectarea la baza de date externa la care se doreste accesul.

b) Introducerea criteriilor de selectie in acord cu cerintele bazei de date la care s-a stabilit accesul.

c) Repetarea descrierilor bibliografice transmise prin retea, de la baza de date la care s-a realizat conectarea. Descrierile bibliografice primite sunt stocate intr-un fisier, altul decat cel care stocheaza descrierile bibliografice selectate din propria baza de date.

d) Activarea unui soft care sa asigure conversia intre structura informatiilor primite si structura fisierului selectat din propria baza de date (structura ceruta de softul care asigura elaborarea publicatiilor de informare).

e) Concatenarea inregistrarilor convertite cu cele din fisierul selectat din propria baza de date.

f) Elaborarea publicatiei (sortare, realizarea indexurilor, aranjarea in pagina).

De aseamenea, si publicatiile obtinute in acest fel au ca suport de prezentare hartia sau suport citibil de calculator (dischete, CD-ROM). Institutiile care au ca atributii si elaborarea de publicatii de informare de larga raspandire, isi achizitioneaza de obicei, pachete de programe care au module distincte pentru realizarea acestora. (36)

III. 4. Accesul la informatie. Comunicarea documentelor.

Cu exceptia documentelor de arhiva, manuscriselor, colectiilor de carti rare si a altor documente speciale, documentele de biblioteca sunt destinate circulatiei. Comunicarea documentelor si implicit asigurarea accesului la informatie constituie una din cele mai importante misiuni a unei biblioteci. Persoanele care frecventeaza o biblioteca doresc sa poata imprumuta pentru o perioada de timp carti sau alte documente pentru a le consulta la domiciliu, asumandu-si responsabilitatea pentru acele materiale. Tot comunicare a documentelor este considerata si orice forma de consultate a acestora in spatiul bibliotecii.

Nivelul de acces la documente este stabilit de catre fiecare biblioteca in functie de tipul de biblioteca (publica, specializata, etc); scopurile propuse; structura colectiilor; starea colectiilor; spatiul disponibil etc.

Bibliotecile care au ca obiectiv conservarea productiei nationale tiparite vor reduce la maxim comunicarea colectiilor lor (este cazul bibliotecilor nationale).

Bibliotecile care au fost destinate sa protejeze unele fonduri speciale (sau si-au propus acest lucru) pot impune restrictii in comunicarea documentelor din aceste fonduri. Unele biblioteci pot limita comunicarea colectiilor la un anumit tip de utilizatori (de ex: bibliotecile de invatamant).

Bibliotecile care pun accent pe protejarea colectiilor vor fixa mai multe restrictii in comunicare punand accent pe consultarea lor in spatiile proprii.

Bibliotecile care pun accent pe comunicarea documentelor vor acorda o atentie deosebita imprumutului la domiciliu.

Se disting urmatoarele moduri de acces la documente:

Accesul indirect. Este caracteristic documentelor asezate in depozite. Bibliotecarul este cel care transmite documentul solicitat utilizatorului. Este necesar sa fie indicate cu precizie coordonateale publicatiei care face obiectul cererii (cota documentului). Aceasta procedura necesita o anumita perioada de timp de la formularea solicitarii si pana la primirea documentului.

Accesul semi-direct. Este caracteristic documentelor foarte solicitate. Pentru a scurta timpul de asteptare multe biblioteci constituie depozite active si depozite pasive. În depozite active sunt incluse documentele cele mai solicitate. Pentru acestea ar fi recomandat sa se completeze un buletin de cerere simplificat.

Accesul direct. Este modul de consultare cel mai avantajos pentru utilizatori. Acesta isi poate alege singur publicatiile direct de pe rafturile bibliotecii. Accesul liber la rafturi cu documente nu este posibil decat daca acestea sunt asezate dupa anumite criterii logico-sistematice. Chiar daca accesul direct atrage dupa sine o serie de probleme legate de deteriorarea rapida a documentelor, furtul acestora etc tot mai multe biblioteci permit accesul liber la cea mai mare parte a colectiei. Accesul liber prezinta avantaje atat pentru utilizator cat si pentru bibliotecar. Utilizatorul ia contact cu documentul aflat in ansamblu altor lucrari cu aceeasi tema, timpul de asteptare se reduce la maximum iar personalul bibliotecii, mai putin solicitat se poate orienta catre alte activitati. (37)

Comunicarea documentelor este o activitate deosebit de complexa. Necesita o buna organizare atat a activitatii in sine cat si a fondurilor documentare. Este procesul care pune biblioteca fata in fata cu utilizatorii si de calitatea searviciilor oferite depinde in mare masura imaginea ei in mediul in care-si desfasoara activitatea.

Comunicarea documentelor se bazeaza pe o multime de proceduri de inregistrare a cititorilor, a documentelor, a termenelor de imprumut. Acestea sunt activitati repetitive cu un caracter mai mult de evidenta si care necesita timp. Cele mai multe biblioteci care au luat decizia de informatizare au inceput prin a-si informatiza procedurile de imprumut. De la simpla gestiune a imprumuturilor (caracteristica inceputului anilor '70) s-a ajuns pana la sisteme automatizate integrate de biblioteca care contin module ce permit realizarea eficienta a procedurilor de imprumut. În literatura de specialitate, modulele care permit realizarea procedurilor de imprumut sunt cunoscute sub denumirea de module de circulatie: "circulatia documentelor".

Modulul de imprumut opereaza cu doua categorii de informatii:

- informatii bibliografice (descrieri bibliografice) asupra documentelor care sunt disponibile pentru imprumut. Asemenea informatii exista in baza de date centrala a bibliotecii si sunt realizate intr-un sistem integrat, prin parcurgerea fluxului de la achizitie la prelucrarea si aranjare la raft.

- informatii asupra cititorilor bibliotecii care au dreptul sa imprumute documente (datele de identificare ale acestora precum si modul in care pot fi contactati).

Procedura de imprumut se bazeaza pe punerea in legatura a cititorului cu documentul solicitat. Legatura dintre inregistrarile bibliografice corespunzatoare documentelor pentru imprumut si inregistrarile corespunzatoare utilizatorilor sunt realizate fie prin coduri, fie prin utilizarea barcodurilor.

Barcodul este un "cod format din linii paralele, verticale de grosimi diferite si distantate diferit care pote fi citit de un dispozitiv (scanner) si prelucrat de un calculator. Barcodul este tiparit fie pe document, fie pe o eticheta care se aplica pe document". (38)

Barcodul este aplicat atat pe document cat si pe permisul utilizatorilor. Codurile reprezentate pe barcoduri sunt introduse in sistem prin citire cu un cititor optic, numit cititor de bord, atasat la un calculator destinat functiei de imprumut.

Modulul de circulatie a documentelor permite realizarea urmatoarelor proceduri:

1. Înregistrarea utilizatorilor. Se va crea un fisier care sa contina inregistrari pentru fiecare persoana care doreste sa devina utilizator al bibliotecii. Crearea unei inregistrari pentru inscrierea unui utilizator se face pe baza actului de identitate (si eventual a legitimatiei de serviciu) si contine: numele si prenumele persoanei, un nr. de ordine, data inregistrarii, prenumele parintilor, domiciliu, telefonul, locul de munca, data nasterii, studii, ocupatia, nr. si seria actului de identitate, mentiuni (schimbari intervenite). Pe baza acestei inregistrari se elibereaza permisul de intrare. Pe aceasta se aseaza un barcod care permite identificarea unica si neambigua a unui utilizator.

În momentul eliberarii permisului de biblioteca ar fi indicat sa se prezinte utilizatorilor si regulamentul bibliotecii astfel incat acestia sa cunoasca drepturile si obligatiile care revin atat utilizatorilor cat si bibliotecii.

2. Împrumutul documentelor. Utilizatorul va solicita bibliotecarului documentul dorit. Acesta va selecta inregistrarea corespunzatoare acelui document. În inregistrare se va introduce apoi codul utilizatorului si perioada de acordare a imprumutului. Astfel, prin aceasta procedura se realizeaza o legatura intre document si utilizator si se stabileste si perioada permisa pentru pastrarea documentului.

Multe biblioteci ataseaza documentului imprumutat o fisa pe care se consemneaza data restituirii.

3. Prelungirea imprumutului. În sistemele automatizate integrate de biblioteca, in modulul de circulatie a documentelor prelungirea unui imprumut se realizeaza dupa aceeasi procedura ca si aceea de acordare a imprumutului unui document. Se selecteaza din baza de date inregistrarea pentru document si inregistrarea pentru utilizator. În inregistrarea de imprumut se testeaza data pana la care s-a prelungit imprumutul.

În momentul restituirii, legatura realizata de sistem intre utilizatori si document este anulata. Întarzierile sunt semnalate automat. Se pot edita la imprimanta avize de restituire pe baza unui text preinregistrat in sistem.

4. Rezervarea unui document in vederea imprumutului. Se intampla adesea ca unele documente sa fie foarte solicitate si biblioteca sa nu dispuna de un nr. suficient de exemplare. Un sistem automatizat integrat de biblioteca permite inregistrarea tuturor solicitarilor pentru un document deja imprumutat. În inregistrarea corespunzatoare documentului se va introduce codul utilizatorului care il solicita (se va realiza o rezervare in lant pastrand ordinea utilizatorilor care doresc sa imprumute acel document).

În momentul restituirii documentului, in modulul de imprumut se declanseaza automat un semnal audio-vizual sau doar vizual (prin afisarea de informatii pe terminal). Bibliotecarul va sti in acel moment ca documentul a fost solicitat de un utilizator care a facut o rezervare. Utilizatorul este anuntat (in mod traditional sau daca este pasibil prin posta electronica) ca documentul solicitat poate fi imprumutat. (39)

Împrumutul din depozit. Se deosebeste de imprumutul din sectie si centre de imprumut prin natura imprumutatorului. Cel care solicita imprumutul nu este un utilizator persoana fizica ci o colectivitate.

Sunt imprumutate loturi mari de documente pe o perioada cat mai lunga posibil intrucat colectivitatea are doar un rol de intermediar.

Procedura de imprumut este aceeasi cu procedura de imprumut catre utilizatorii persoane fizice cu deosebirea ca in locul utilizatorilor sunt inregistrate biblioteci,alte structuri de informare si documentare sau chiar institutii care doresc sa ofere la randul lor informatii.

Partenerii de imprumut nu sunt identificati prin barcoduri ci prin coduri. Împrumutul de depozit mai este cunoscut si sub numele de imprumut prin custodie. În cazul in care sunt date in custodie loturi foarte mari de documente, pentru a ajuta biblioteca ce-si asuma rolul de intermediar, biblioteca depozitara va transmite alaturi de documente si copia inregistrarilor bibliografice corespunzatoare acestora in scopul constituirii unui catalog de biblioteca al acestor fonduri. În momentul restituirii lucrarilor date in custodie, biblioteca depozitara ar trebui sa primeasca o serie de informatii statistice globale (nr. celor care au solicitat documente din acest fond, nr. lucrarilor imprumutate etc) care permit aprecierea eficientei imprumutului. De asemenea, biblioteca care a luat documente in custodie va trebui sa realizeze o evidenta si o organizare separata de fondul propriu, pentru fondul imprumutat.

Informatiile statistice globale ii permit si bibliotecii intermediare sa aprecieze daca fondul dat in custodie, s-a dovedit sau nu mai util decat in biblioteca depozitara.

Informatizarea permite organizarea imprumuturilor prin metode simple, rapide si eficiente; sunt suprimate insemnarile manuale; exista posibilitatea de depistare a erorilor si a intarzierilor; se pot obtine produse complementare imprumutului (marcarea termenelor de restituire, liste ale imprumuturilor, statistici etc).

Împrumutul interbibliotecar

Întrucat o biblioteca nu poate obtine toate publicatiile existente, se poate intampla ca o publicatie solicitata sa nu se gaseasca in colectiile proprii si sa fie identificata in colectiile altei biblioteci. Pentru a raspunde solicitarii utilizatorului, biblioteca poate solicita pentru o perioada de timp de la cealalta biblioteca documentul sau o copie a acestuia. Daca imprumutul de publicatii se realizeaza intre biblioteci ale aceleasi tari, se va vorbi de imprumutul interbibliotecar intern. Cand documentele detinute de o biblioteca dintr-o tara sunt transmise, sub forma de imprumut in original sau in copie, altei biblioteci dintr-o alta tara in care acestea nu se gasesc, se poate vorbi atunci de imprumut interbibliotecar international. (40)

În cadrul programului IFLA "Accesul Universal la Publicatii", imprumutul international de publicatii este un element apparent deosebit de important. Folosirea reciproca a colectiilor este un element esential al cooperarii internationale dintre biblioteci. Principiile si directiile imprumutului international sunt elaborate de IFLA. Primul regulament de imprumut IFLA dateaza din 1954. Din 1976 s-a adoptat si o "declaratie de principii" in care se detaliaza unele aspecte concrete legate de procedurile de imprumut. Pe baza acestei declaratii s-a elaborat: "Împrumutul international: principii si tehnici de lucru". Acest document va fi revizuit in 1983 si devine operant in 1985. Dupa acest document se desfasoara si in prezent imprumutul international.

Ca imprumutul international de publicatii sa functioneze trebuie sa fie indeplinite mai multe conditii: sa existe un sistem national de dezvoltat de biblioteci; un eficient control bibliografic; sa se organizeze un sistem de rezolvare rapida a cererilor de imprumut de publicatii prin redistribuirea acestora.

Împrumutul interbibliotecar international de publicatii ar trebui sa respecte urmatoarele principii:

- Fiecare tara se angajeaza sa transmita altei tari prin imprumut sau copie exemplare din publicatiile proprii indeosebi din cele mai recente dar si din cele mai vechi;

- Constituirea in fiecare tara a unor centre nationale de imprumut care sa serveasca drept canal de transmitere si primire a cererilor de imprumut;

- constituirea in fiecare tara a unui sistem national eficient de imprumut. Sistemul national de imprumut reprezinta infrastructura imprumutului informatizat;

- Transmiterea ori de cate ori este posibil a copiilor (xerocopii, microformate, etc) in locul originalelor;

- Transmiterea cererilor pe cai rapide (daca este posibil prin posta electronica). Pentru transmiterea si restituirea documentelor e recomandat sa fie folosita posta aeriana;

- Cererile de imprumut international trebuie completate cu multa rigurozitate ( exista modele tipizate de cereri de imprumut);

- Elaborarea si adoptarea unor proceduri standardizate pentru imprumut si onorarea imprumuturilor. (41)

Împrumutul interbibliotecar urmeaza aceleasi proceduri generale ca imprumutul documentelor catre utilizatori cu deosebirea ca utilizatorii sunt alte biblioteci iar documentele sunt oferite spre imprumut in urma unor solicitarii speciale (in locul documentelor pot fi oferite copii). Procedurile de imprumut se realizeaza prin corespondenta cu fiecare partener in parte.

Într-un sistem automatizat integrat de biblioteca ar trebui sa existe si un modul care sa permita realizarea imprumutului interbibliotecar. Cele mai multe sisteme integrate puse in vanzare de diversi furnizori contin acest modul.

Realizarea in Europa a mai multor retele nationale automatizate, retelele care permit comunicarea cu alte retele nationale, a facut posibila aparitia ideii de a se realiza imprumutul interbibliotecar (ILL) cu ajutorul calculatoarelor. S-a eliminat in acest fel corespondenta in forma clasica, pe suport hartie iar schimbul de mesaje se realizeaza prin posta electronica.

Începutul dateaza din 1989 cand s-a initiat reteaua OSI (Open System Interconnection). OSI reprezinta: "un cadru conceptual care structureaza procesele de comunicare. Modulul OSI este la originea tuturor lucrarilor de standardizare in domeniul comunicarii informatice. Conform OSI procesele de comunicare sunt structurate in sapte nivele. Fiecare nivel reprezinta un ansamblu de functii car trebuie realizat pentru a permite diferitelor sisteme sa comunice intre ele. Conform OSI cele sapte nivele sunt: Aplicatie; Prezentare; Sesiune; Transport; Retea; Legatura; Fizic". (42)

Primul proiect bazat pe conceptele tehnice OSI a fost proiectul ION (Interlending OSI Network). Participantii la acest proiect au fost: Anglia prin LASER, Olanda prin PICA si Franta prin SUNIST. Proiectul a beneficiat de sprijinul Comisiei Comunitatii Europene. Concluziile proiectului au evidentiat faptul ca strategiile nationale de dezvoltare trebuie sa se realizeze luand in considerare posibilitatile de interconectare a sistemelor la retele de telecomunicatie nationale si internationale. De asemenea, eficienta activitatilor este determinata si de metodologia de lucru folosita. Pentru a se folosi o metodologie unitara a fost nevoie sa se elaboreze de catre IOS, Organizatia Internationala de Standardizare, un standard care sa permita realizarea in mod efectiv a telecomunicatiilor intre sisteme si computere diferite, privind aplicatiile de biblioteca. Protocolul ILL (Inter Library Lending) a fost adoptat in 1991. Acest protocol permite schimbul de mesaje intre institutiile de informare bibliografica care servesc sisteme diferite de calculatoare, de comunicatie.

Protocolul are patru trepte:

1. Numarul si tipul de mesaje schimbate in tranzactiile ILL;

2. Elementele continute de aceste mesaje;

3. Secventele exacte pentru comunicarea mesajelor de protocol;

4. Sintaxa transferului: schema de codificare pentru elementele continute in mesajele ILL.

Protocolul ILL prevede un sistem de inregistrare intr-un mod coerent a stadiilor diferite ale tranzactiilor ILL. Acest protocol, asimilat intr-un sistem automatizat integrat de biblioteca prin modulul de imprumut interbibliotecar ar trebui sa permita: realizarea cererii de imprumut; indicarea primirii si restituirii documentului imprumutat; cererea de prelungire a imprumutului; notificarea faptului ca documentul s-a pierdut; anularea cererii. Multe din firmele comerciale specializate in producerea de sisteme automatizate de biblioteca au inclus elementele protocolului intr-o larga varietate de programe. De asemenea, modulul de imprumut interbibliotecar are posibilitatea de a furniza multe date statistice, sinteze si rapoarte, deosebit de utile pentru managementul bibliotecii.

Comunicarea documentelor de substitutie.

Documetele de substitutie sunt copii ale documentelor originale utilizate pentru lectura in sala si mai ales pentru imprumut.

Realizarea documentelor de substitutie se impune ca o necesitate in cazul urmatoarelor documente:

- rare sau fragile, pentru care imprumutul sau comunicarea pe loc ar fi daunatoare;

- incomplete sau epuizate (documentele de substitutie permit relativ ieftin si rapid completarea colectiilor);

- voluminoase, (se va putea rezolva problema spatiului);

- comunicate frecvent, (in acest caz, documentele de substitutie permit mentinerea integritatii documentului original;

- greu sau imposibil de citit din pricina dimensiunii sau a unui handicap vizual prezentat de cititori. (43)

Documentele de substitutie constituie o solutie utila pentru bibliotecile care doresc sa-si protejeze unele documente din colectie. Realizarea acestora intervine atat in functia de conservare cat si in aceea de comunicare a documentelor.

Alegerea tehnicii de reproducere se face tinand seama de natura originalului, de starea lui, de utilitatea pe care biblioteca sau cititorul doresc sa Ie-o atribuie, de lizibilitate, de cost si de durata conservarii.

Se poate intampla ca documentele de substitutie sa ridice pentru biblioteci probleme similare documentelor originale sau chiar mai mari: conservarea lor cere conditii de temperatura si umiditate diferite in functie de tipul de substitutie; comunicarea lor poate necesita, in unele cazuri, aparate de lectura. La acestea se pot adauga probleme financiare legate de costul echipamentelor de copiere sau de lectura si probleme juridice legate de legea dreptului de autor care interzice orice reproducere integrala sau partial destinata unei utilizari colective, fara acordul autorului.

Sunt folosite procedee de reproducere:

Fotocopierea. Este procedeul cel mai utilizat. Multe biblioteci dispun de fotocopiere.

Fotocopierea este utilizata de biblioteci pentru constituirea dubletelor pentru imprumut, a anumitor brosuri, pentru a inlocui parti lipsa sau deteriorate din carti, pentru a raspunde unor cereri de imprumut interbibliotecar de articole din periodice sau pentru a raspunde unor solicitari ale utilizatorilor. Este interzisa fotocopierea pentru opere cu o legatura valoroasa sau pentru cele care sunt intr-o stare destul de precara de conservare; pentru documente carora le dauneaza caldura si lumina (manuscrise, documente cu hartie fragila etc).

Fotografierea este un procedeu costisitor si mai putin rapid decat fotocopierea. Se foloseste mai rar, de regula pentru reproducerea documentelor fragile. Acest procedeu se dovedeste util acelor biblioteci care organizeaza expozitii.

Diapozitivul. Acest procedeu este utilizat pentru reproducerea originalelor pentru care se doreste o exploatare colectiva prin proiectie. Imaginile fixe de pe dispozitive pot fi transferate pe video-disc.

Microcopierea este un procedeu de reproducere la un raport de micsorare atat de mic incat este necesar un aparat de lectura. Un document de substitutie obtinut prin acest procedeu se numeste microformat. În functie de tehnica de microcopiere, microformatul poate fi microfisa sau microfilm. Microformatele rezolva in primul rand problema conservarii. Astfel, se reduce spatiul de depozitare (cu aproape 95%) iar in cazul periodicelor, conservarea pe microformat permite eliminarea originalelor.

Alte documente care pot inlocui documentele originale pot fi CD-ROM-urile, video-discurile etc. Sunt insa, documente dificil de realizat de catre biblioteci, costisitoare etc. În biblioteci sunt intalnite mai ales ca documente originale si nu ca documente de substitutie.

Tehnicile audio-vizuale permit realizarea unor copii sonore de texte imprimate pentru utilizatori orbi sau cu defecte de vedere.

Accesul la baza de date.

Serviciile informationale oferite de sistemele automatizate integrate de biblioteca, pe baza accesului la baze de date se pot grupa in doua categorii:

a) Servicii oferite pe baza datelor stocate in bazele de date proprii.

Accesul online a publicului la cataloage (OPAC) este acel serviciu care permite cititorilor sa se informeze prin intermediul terminalelor fara interventia unui personal de biblioteca (acestea poate insa,sa ofere asistenta in regasire). Pentru a oferi cititorilor posibilitatea de a se informa este necesar ca echipamente specifice sa fie plasate in salile de lectura sau in sali special amenajate. În functie de software-ul utilizat pentru accesul la baza de date, utilizatorii pot avea diverse cai de acces cum ar fi: autor, titlu, cuvant de titlu, editura, subiect, indice CZU, etc. Avantajele unui astfel de serviciu constau in posibilitatea regasirii informatiilor dupa diverse fatete si fireste, dezvoltarea campului informational de investigare oferit utilizatorului. Accesul utilizatorului la cataloage ii furnizeaza acestuia informatia necesara pentru identificarea si obtinerea unui document sau informatii bibliografice pe un anumit subiect

. Accesul publicului la baze de date full-text. Bazele de date full-text contin textul integral al unui document (text scris, imagini grafice, fotografii ce alcatuiesc documentul respectiv). Bazele de date full-text pot contine documente integrale (ziare, carti), portiuni de documente (articole, citate, indexuri), planse, planuri etc, harti si alte materiale cartografice. Accesul se realizeaza prin intermediul unor indexuri sau prin intermediul unor cuvinte (nu in mod obligatoriu cuvinte-cheie). În bibliotecile in care sunt create baze de date full-text este important sa se asigure legaturi intre acestea si baza de date bibliografica intrucat bazele de date bibliografice contin referiri la un document existent in biblioteca in format traditional iar baza de date full-text contine imaginea electronica a documentului. De regula, de la acelasi terminal utilizatorii pot interoga atat baza de date bibliografice cat si baza de date full-text. Un serviciu local il reprezinta accesul utilizatorilor la informatiile existente pe CD-ROM. De asemenea, alaturi de baze de date full-text, in multe sisteme de informare se construiesc baze de date multimedia si produse de informare multimedia.

b) Servicii oferite pe baza accesului in relatiile de informare automatizate. Asemenea servicii ofera bibliotecilor posibilitatea de a comunica informational intre ele. Comunicarea se realizeaza prin retele locale, metropolitane, de lunga destinatie sau prin internet. Comunicarea se bazeaza pe conectarea unui echipament PC prin intermediul liniilor telefonice sau liniilor optice la un centru existent intr-o alta biblioteca. Astfel, utilizatorii pot fi informati asupra documentelor existente in alte biblioteci. Se poate localiza un document de interers si se va putea rezerva in vederea unui imprumut.

Informarea prin retele este unul din cele mai moderne si mai importante servicii oferite utilizatorilor. Cooperarea si colaborarea intre diverse organisme de informare are un rol esential, in special, in asigurarea compatibilitatii sistemelor automatizate de informare. Compatibilitatea inseamna respectarea acelorasi principii pentru descrierea documentelor, adoptarea unor formate de inregistrare compatibile, utilizarea unor sisteme de clasificare pentru subiecte cat mai universale si interfetele cu utilizatori este preferabil sa fie comune. În privinta echipamentelor acestea trebuie sa respecte conceptia de sistem deschis (OSI) adica echipamente compatibile constructiv. (44)

Sistemele automatizate integrate de biblioteca ofera pe langa asistenta in desfasurarea proceselor de biblioteca si posibilitatea de a realiza sinteze, rapoarte, materiale informative etc. Asemenea produse se dovedesc deosebit de utile in managementul bibliotecii.

Pe langa rapoartele realizate de fiecare modul de biblioteca, in concordanta cu activitatea specifica, se pot obtine rapoarte si sinteze de interes general pentru activitatea de ansamblu a bibliotecii. Astfel, deosebit de importante sunt datele statistice ce fundamenteaza studiile de sociologie a lecturii initiate de biblioteca. Statisticile evidentiaza anumite aspecte ale comportamentului utilizatorului, interesul acestuia pentru lectura in general sau pentru un anumit domeniu al cunoasterii umane.

Asemenea date coroborate cu date statistice care cuantifica activitatile de biblioteca ofera bibliotecarilor posibilitatea de a-si evalua activitatea proprie dar si pe aceea a institutiei. De asemenea, in caz de necesitate se poat lua decizia de a extinde sau nu un anumit serviciu la noi categorii de public; se poate indica administratiei ce dezvoltari ale bibliotecii sunt necesare imediat sau pe termen lung.

Activitatile de biblioteca constituie un tot unitat, sunt intr-o stransa interdependenta unele de altele. Sistemele automatizate integrate de biblioteca evidentiaza acest lucru si permit biblotecilor sa observe din timp neregulile si sa le corecteze in timp util. Astfel, ajutate de noile tehnologii ale informaticii, bibliotecile continua sa ramana acele asezaminte destinate conservarii si comunicarii documentelor.

Referinte bibliografice

EVANS, Edward G. Developing Library and Information Center

Colection. Littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987, p. 13

BARKER, Joseph. apud. Hawks Carol Pitts. În support of

Collection Assessment: The Role of Automation in the

Acquisitions and Serials Departaments. În: Collection

Assessment and Acquisitions Budgets. New York; London:

Harwood Press, 1992, p. 13-30

Cf. EVANS, Eduard. op.cit. p. 14

Adaptat dupa: EVANS, Edward. op.cit. p. 28-30

SPILLER DAVID. Book Selection. An introduction to Principles

and Practice. London: Clive Bingley, 1996

REGNEALA, Mircea. Vocabular de biblioteconomie si stiinta

Informaii. vol. 1. Bucuresti: ABIR, 1995, p. 3

SAFFADY, William. Introduction to automation for Librarians.

London; Chicago: American Library Association, 1994, p. 354

BOSS, Richard. Automating Library Acquisitions: Issues and

Outlook. White Plains; New Yark: Knowledge Industry

Publications, 1982. Apud. Evans Edward. op.cit. p. 277

EVANS, Edward. op.cit. p. 278

SAFFADY, William. op.cit. p. 350

REGNEALA, Mircea. Vocabular de biblioteconomie si stiinta

Informarii. vol II. Bucuresti: ABIR, 1996, p. 129

BANCIU, Doina. Sisteme automatizate de informare si

documentare. Bucuresti: Editura Tehnica, 1997, p. 61

Ibidem inf p. 61

OLTEANU, Virgil. Din istoria si arta cartii: lexicon. Bucuresti:

Editura Enciclopedica, 1992, p. 280

SAFFADY, William. op.cit. p. 361

BANCIU, Doina. op.cit. p. 70

Cf. BANCIU, Doina. op.cit. p. 70

Cf. SAFFADY, Willism. op.cit. p. 362-363

RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie/traducere de

Gheorghe Buluta si Silvia Nestorescu. Bucuresti: Editura

Grafoart, 1995, p. 49

REGNEALA, Mircea. Vocabular de biblioteconomie si stiinta

Informarii vol. I. Bucuresti: ABIR, 1995, p. 51

Fichier d'autorite des auteurs personnes physiques de la baze

BN-OPALE. Paris: Bibliotheque Nationale de France, 1992.

Apud. Dragoi, Elena: Fisierul de autoritate intre deziderat si

realitate. În: Buletinul ABIR, nr. 2, 1997, p. 21

ALA Glossary of Library and Information Sciences. Chicago:

American Library Association, 1983. Apud. Lois Mai Chan.

Functiile fisierului de autoritate pe subiecte. În: Catalogare.

Clasificare-Indexare: Traduceri de texte de specialitate vol. II.

BCU Bucuresti, 1996, p. 48

Cf. BANCIU, Doina. op.cit. p. 62-63

Idem. Notiunea de "format" intre informatica si biblioteconomie.

În : Revista Bibliotecii Nationale, nr. 2, 1996, p. 27-28

BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. Lexic de informatica

documentara. Bucuresti: Revista "Biblioteca", 1993, p. 42

MARINESCU, Nicoleta. Retroconversia: Preocupare europeana.

În: Buletinul ABIR, nr. 2, 1997, p. 22

JACQUESSON, Alain. L'informatisations des bibliotheques.

Paris: Edition du Cercle de la Librairie, 1995. Apud. Marinescu,

Nicoleta. op.cit. p. 23-24

MARINESCU, Nicoleta. op.cit. p. 24

SINNO-RONY, Sandra. Hipercataloagele. Noi perspective

pentru OPAC. În: Catalogare. Clasificare-Indexare: Traduceri de

texte de specialitate vol. II. BUC Bucuresti, 1996, p. 80

Ibidem. p. 86

RICHTER, Brigitte. op.cit. p. 64-68; p. 154-155

Cf. NASORNAIA, L. Automatizarea activitatii bibliografice cu

bibliotecile din Ucraina. În:Biblioteconomie: culegeri de traduceri

prelucrate. Bucuresti: Biblioteca Nationala, XXXIII nr. 2, 1997,

p. 108-109

Cf. BANCIU, Doina. Sisteme automatizate de informare si

documentare. Bucuresti: Editura Tehnica, 1997, p. 67

KUSTANINA, Z; AVRONINA, IV. Tehnologia automatizata de

pregatire a cataloagelor pentru editare. În: Biblioteconomie

culegeri de traduceri prelucrate. Bucuresti: Biblioteca Nationala,

XXXIII, nr. 2, 1997, p. 71-72

Ibidem. inf. p. 72

BANCIU, Doina. op.cit. p. 68

Conf. RICHTER, Brigitte. op.cit. p. 126-129

BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. op.cit. p. 32

Cf. BANCIU, Doina. op.cit. p. 55-57

REGNEALA, Mircea. op.cit. p. 184

REGNEALA, Mircea. Note de curs. Universitatea Bucuresti.

Sectia de Bibliologie si Stiinta Informarii

BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. op.cit. p. 73-74

RICHTER, Brigitte. op.cit. p. 149-150

BANCIU, Doina. op.cit. p. 63-75