EVIDENTA SI ORGANIZAREA COLECTIILOR DE DOCUMENTE

EVIDENTA SI ORGANIZAREA COLECTIILOR DE DOCUMENTE

Cuprins:

1. Introducere -------- ----- ------ ----- ----- ---------- -------

2.Etapele procesului de evidenta pentru toate tipurile de documente

2.I. a) Primirea documentelor

2.I. b) Stampilarea documentelor

2.II Inregistrarea documentelor

3.Sistemul de evidenta a documentelor

Evidenta primara sau globala. Aspecte generale.

Evidenta individuala. Aspecte generale.

Tipuri de evidenta pentru publicatiile seriale (periodice)

3.3.1. Evidenta preliminara

3.3.2. Evidenta anuala

3.3.3. Evidenta individuala a publicatiilor seriale

3.3.4. Evidenta globala a publicatiilor seriale

4. Colectiile speciale si materialele audio-vizuale ca unitati de evidenta

5.Organizarea colectiilor

Sisteme de asezare a documentelor 

6.Topografierea documentelor

Sisteme de cotare

Bibliografie generala

Anexe

1. Introducere

Prin definitie, biblioteca reprezinta "orice colectie organizata de carti si seriale, tiparite sau orice alte documente grafice si audiovizuale, disponibile pentru imprumut sau lectura in sala."[1], dar si un "Organism sau parte a unui organism a carui principala menire este de a conserva o colectie si de a facilita, gratie serviciilor oferite de personal, folosirea documentelor raspunzand nevoilor de informare, de cercetare, de educatie sau de loisir ale utilizatorilor"[2].

Ea a cunoscut o dezvoltare fara precedent de la primele biblioteci, arhivele regale sau sacerdotale din Egiptul antic, pana la biblioteca moderna.

Descoperirile arheologice si izvoarele scrise au scos la iveala biblioteci ale trecutului, la Memphis - formata din manuscrise cu caractere samaritene si pietre gravate, in Mesopotamia, la Assur, Nippur, Uruk, Ninive - biblioteca regelui asirian Assurbanipal (668 - 662 i.Hr.), biblioteci formate din tablite de lut.

Cea mai mare biblioteca a antichitatii - biblioteca de la Alexandria, care numara 700 000 de volume (tablite, papirusuri, pergamente)[3] - nu a fost numai o cladire care adapostea numeroase lucrari, ci si o biblioteca organizata.

Manuscrisele erau ordonate in functie de limba: greaca, egipteana, babiloniana, ebraica, indiana etc. Poetul grec Calimach - mentionat, in istoria domeniului, pentru perioada antichitatii ca bibliotecar reprezentativ - a intocmit catalogul bibliotecii, care tinea loc si de catalog si de registru inventar, mentionand ca marea biblioteca poseda peste 550 de tragedii si peste 1500 de comedii. Lucrarile erau consemnate in catalog dupa autor, iar fiecare carte era individualizata dupa primul cuvant, deoarece majoritatea lucrarilor nu aveau titlu.

Catalogul intocmit de Calimach poate fi considerat ca fiind ilustrativ pentru debutul evidentei colectiilor unei biblioteci.

In Romania, bibliotecile au luat fiinta odata cu manastirile. Pana in sec. al XIII - lea, cartile se pastrau in dulapuri inchise (armarium), insa nu beneficiau de nicio organizare. Abia din sec. al XIV - lea, manastirile mai instarite aveau sali speciale pentru biblioteca, iar la fiecare fereastra se afla cate un pupitru, cartile fiind, uneori, fixate de pupitru cu lanturi solide (carti inlantuite - libri catenati)[4].

In ceea priveste evidenta cartilor, acesta era consemnata catagrafiile manastirilor.

Asadar, evidenta colectiilor a fost realizata, la inceput, prin registrul inventar care era acelasi cu catalogul - distinctia dintre cele doua realizandu-se abia la inceputul sec. al XIX-lea.

Sistemul unic de evidenta, introdus in bibliotecile din tara noastra prin HCM nr. 1542/1951 si aplicat pe baza unor Instructiuni pentru pastrarea, securitatea si igiena fondurilor bibliotecii din 1955 a reprezentat o corelare biblioteconomica a evidentei individuale, reprezentata in mod traditional de registrul inventar, cu o noua formula de evidenta primara si globala, consemnata in Registrul de miscare a fondurilor (RMF).

Evidenta de biblioteca desemneaza totalitatea operatiunilor de inregistrare a datelor cantitative (numarul de documente) si valorice (pretul tuturor documentelor detinute de biblioteca) - globale (partide, seturi, loturi, ploturi pe proveniente) si individuale (unitate cu unitate, volum cu volum) - referitoare la marimea, componenta si dinamica colectiei. Prin ea sunt avute in vedere urmatoarele aspecte

- pastrarea, identificarea si gestionarea corecta a documentelor;

cunoasterea, in orice moment - global si pe tipuri de documente - a volumului si valorii fondului de publicatii;

urmarirea ritmicitatii intrarilor in biblioteca - pe proveniente - si a iesirilor - pe cauze;

obtinerea de date necesare politicii de completare si dezvoltare a colectiilor si pentru statisticile interne sau cele departamentale si nationale;

facilitatea verificarilor gestionare periodice"[5].

Realizandu-se in conformitate cu reglementarile pe plan national, pentru evidenta de biblioteca se folosesc numai instrumente tipizate, aprobate potrivit legii, iar inscrierea datelor in instrumentele de evidenta trebuie sa fie clara, exacta si corecta din punct de vedere biblioteconomic si financiar.

2. Etapele procesului de evidenta pentru toate tipurile de documente

Orice document reprezinta o "informatie inregistrata care poate fi tratata ca o unitate intr-un proces documentar, indiferent de caracteristicile si forma ei fizica"[6], dar si "ansamblul unui suport de informatii, a datelor existente pe acel suport si a semnificatiei lor."[7]

In vederea pastrarii lor ca valori materiale ale culturii, a organizarii si circulatiei lor in randurile cititorilor, documentele oricarei biblioteci sunt supuse unei serii de operatii

O mentiune relevanta pentru modalitatea de intrare a documentelor in colectia bibliotecilor scolare apare in 1898 in primul regulament al bibliotecilor (Regulamentul bibliotecilor populare), intocmit de D. Constantinescu, modificat de C. Meissner si aprobat de Spiru Haret si de Consiliul de Ministri. Acesta prevedea in art. 4 ca "Imediat ce o carte intra in biblioteca, trebuie trecuta in catalogul bibliotecii, care face parte din inventarul scolii. Cartea va purta stampila si semnatura directorului scolii. Pe muchia cartii se va lipi o eticheta care va avea numarul de ordine al cartii din catalog si numarul volumelor (in cazul in care cartea are mai multe volume)"[9].

Procesul de evidenta implica anumite etape:

I. etapele preliminare:

a)        primirea documentelor,

b)     stampilarea documentelor;

II.    inregistrarea documentelor.

2.I. a) Primirea documentelor

Indiferent de tipul lor - carti, periodice, harti, albume, CD-ROM-uri, DVD-ROM - uri etc. -, documentele intrate in biblioteca reprezinta o valoare materiala si culturala. Prin urmare, acestea sunt luate in evidenta, constituindu-se, in urma inregistrarii lor, in unitati de evidenta.

Conform Normelor metodologice - publicate in M.O. al Romaniei, Partea I, Nr. 387/18.VIII.2000 - documentele intrate in biblioteca sunt insotite intotdeauna de acte, astfel:

Art.10 (2) Intrarea in gestiune a colectiilor de documente impune efectuarea urmatoarelor operatiuni:

a) daca documentele intra cu acte insotitoare de provenienta (facturi, procese - verbale de donatie, acte de transfer etc), se confrunta datele inscrise in acte cu existentul, se verifica / se stabileste pretul pentru fiecare bun, precum si aditionarea corecta a actului; orice nepotrivire intre actele insotitoare si situatia existenta a bunurilor se specifica intr-un proces - verbal.

b) daca documentele intra fara acte insotitoare, se intocmesc acte de intrare, stabilindu-se numarul lor, pretul / exemplar si totalul, starea fizica potrivit hotararii comisiei de evaluare care functioneaza in cadrul bibliotecii;

c) daca documentele provin din cercetari si activitati proprii ale bibliotecilor (cercetari bibliografice si documentare, culegeri tematice, editari, etc), se intocmesc acte de intrare ca si in cazul prevazut la lit. b.)"[10] (Anexa 1 Norme metodologice)

La primirea documentelor in biblioteca, prima etapa o reprezinta confirmarea legalitatii actelor. Dupa verificarea integritatii coletelor, se urmareste, pe baza actului insotitor, concordanta intre act si stocul de documente, in privinta autorului, titlului, numarului de exemplare si a valorii; apoi se constata integritatea fizica si a valorii documentare si stiintifice a documentelor.

Inadvertentele numerice, valorice sau de continut intre act si stocul de documente precum si existenta unor volume deteriorate sau cu defecte tipografice sunt semnalate, in scopul remedierii, prin intocmirea unui proces - verbal in doua exemplare. Primul exemplar se inainteaza institutiei ce a emis actul, impreuna cu volumele ce fac obiectul reclamatiei, cu o adresa prin care se cere inlocuirea exemplarelor defecte, prin trimiterea exemplarelor care lipsesc sau au fost trimise gresit, iar cel de-al doilea exemplar al procesului - verbal ramane in biblioteca, drept act justificativ.

In cazul publicatiilor periodice, in urma realizarii evidentei preliminare - care se efectueaza prin verificarea ritmicitatii intrarilor, numerelor, numarului de exemplare, titlului, valorii -, dupa constatarea inadvertentelor sau a lipsei unor numere, acest fapt este sesizat organelor care le-au difuzat.

Daca documentele ce urmeaza a fi preluate de biblioteca nu sunt insotite de acte, cum este cazul donatiilor, se va completa pe loc, in dublu exemplar un formular "Act de primire nr. " (cod 19 - 1 - 4) (Anexele 2a, 2b, 2c, 2d Act de primire), in care se specifica numele si adresa celui de la care provin cartile, cantitatea si valoarea, dupa care, in rubricatia urmatoare, sunt trecute datele cerute pentru fiecare titlu. Continuarea listei se face pe borderouri.

Borderoul reprezinta "un act contabil destinat a inregistra si a insoti documentele care intra si ies din gestiunea unei biblioteci". Borderoul de insotire a documentelor in circuitul prelucrarii este borderoul "care serveste la evidenta, titlu cu titlu, a exemplarelor de semnal sau de depozit legal primite de la edituri sau intreprinderi tipografice. insoteste documentele in circuitul prelucrarii, iar dupa fmalizarea prelucrarii serveste la comanda pentru fisele tiparite. Are formatul standard national A3 si codul 19-1-5"[11](Anexa 3 Borderou )

2.I. b) Stampilarea documentelor

Tuturor documentelor luate in primire de biblioteca li se aplica o stampila - dreptunghiulara sau ovala - care atesta intrarea lor in proprietatea bibliotecii. In textul stampilei este precizata denumirea exacta a bibliotecii si este prevazut un spatiu destinat completarii numarului de inventar.

Potrivit primului regulament de biblioteca din tara noastra, HCM. Nr. 1542/1951, stampila era aplicata, la carti, brosuri si reviste, pe foaia de titlu, in mijlocul spatiului alb dintre datele de aparitie si titlu; pe ultima pagina imprimata, imediat dupa text. La cartile care au peste 100 de pagini, stampila se aplica si din 100 in 100 de pagini, in coltul din dreapta, deasupra textului, pe o pagina stabilita de fiecare biblioteca. Foile pliante, hartile, schemele, ilustratiile, reproducerile etc. se stampileaza fiecare in parte, pe verso, in mijloc. Sub stampila se inscrie numarul de inventar. Pe ziare stampila se aplica pe prima pagina a fiecarui numar, la mijlocul marginii albe de jos.[12]

In conformitate cu noile uzante, stampila se aplica pe verso-ul paginii de titlu, pe pagina secreta, aleasa de fiecare biblioteca, in mijlocul campului alb de jos si, pornind de la aceasta, din o suta in o suta de pagini. Stampila se mai imprima sub ultimul rand din text, pe filele pliante nepaginate, pe verso-ul ilustratiilor (harti, diagrame, scheme), pentru securizarea acestora=.[13]

Serialele care depasesc 48 de pagini se stampileaza si pe ultima pagina de text. Manuscrisele sub forma de codici se stampileaza la fel ca tipariturile, iar cele volante se stampileaza exemplar cu exemplar. Foile volante se stampileaza unitate cu unitate.

2.II Inregistrarea documentelor

Dupa etapele preliminare - de primire si de stampilare a documentelor -, urmeaza cea mai importanta etapa, cea a inregistrarii documentelor in Registrul de miscare a fondurilor (RMF) si in Registrul inventar (RI).

Registrul inventar este cel mai vechi instrument de lucru intr-o biblioteca. Conform Normelor metodologice[14], "fiecarui document de biblioteca inscris in registrul de evidenta individuala ii revine un numar de identificare unic. Acelasi numar este inscris si pe documentul in cauza, direct sau prin aplicarea unor etichete, inclusiv cod de bare, in functie de natura suportului pe care este imprimata informatia. Documentele se marcheaza cu stampila bibliotecii in gestiunea careia se afla. Fiecare document de biblioteca, purtator al unui numar de identificare, constituie o unitate de evidenta sau un volum'.

Unitatea de evidenta a fondului bibliotecii este volumul de biblioteca, fiecare exemplar de carte sau de brosura este considerat pentru evidenta ca un volum. In cazul titlurilor care au in componenta mai multe volume - exemplu: Fratii Jderi, Rascoala, Cel mai iubit dintre pamanteni - unitatea de evidenta (volumul de biblioteca) - este reprezentata de fiecare volum din suita.

Pentru publicatiile seriale, volumul de biblioteca se stabileste in functie de periodicitatea si de numarul de pagini al fiecarui titlu (volumul lor): cele care apar in mod frecvent in numere separate cu peste 48 de pagini reprezinta, fiecare, cate o unitate de evidenta; in acelasi mod se procedeaza si in privinta colectiilor anuale ale publicatiilor periodice lunare si trimestriale, a colectiilor semestriale ale periodicelor bilunare si saptamanale, dar si in cazul colectiilor trimestriale ale cotidienelor si ale altor publicatii cu o periodicitate mai mica de o saptamana.

3. Sistemul de evidenta a documentelor

Unitatea de evidenta a colectiilor de publicatii dintr-o biblioteca este volumul de biblioteca.

Toate bibliotecile sunt obligate, conform legislatiei in vigoare, sa intretina doua tipuri de evidenta, evidenta globala si evidenta individuala.

Pentru publicatiile seriale, pe langa cele doua tipuri de evidenta specifice tuturor tipurilor de documente, se intretine si evidenta preliminara sau temporara si evidenta anuala.

Legea bibliotecilor nr. 334/2002, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, Nr. 132/11.11.2005, prevede, la articolul nr. 40 - (3), ca evidenta de biblioteca se poate face atat in sistem traditional, cat si in sistem informatizat(Anexele 4a, 4b Legea bibliotecilor):

a) evidenta globala - prin Registrul de miscare a fondurilor (R.M.F);

b) evidenta individuala - prin Registrul inventar (R.I.), cu numerotare de la 1 la infinit;

c)     evidenta periodicelor, trimestrial sau anual, prin constituirea lor unitati de

inventar;

d)        evidenta analitica - pe fise insotite de imagini foto - pentru

bunurile culturale constituite in gestiuni si care fac parte din patrimoniul cultural national mobil."

Evidenta primara sau globala. Aspecte generale.

Evidenta globala reprezinta inregistrarea tuturor partidelor (stocuri, loturi, ploturi) de documente intrate sau scoase din colectiile bibliotecii pe baza unui act insotitor - borderou, factura, proces - verbal, decizie de scadere. (Anexa 5)

Evidenta primara sau globala este reprezentata prin Registrul de miscare al fondurilor, tip de registru ce a fost introdus prin Hotararea Consiliului de Ministri 1541 din 1951 si aplicat de baza Instructiunilor pentru pastrarea, securitatea si originea fondurilor bibliotecii din 1955.

Prima varianta a R.M.F. -ului tiparita in format A3, avea trei parti:

in Partea I se treceau documentele in ordinea intrarii lor in colectia bibliotecii, oferind date despre volumul si ritmicitatea intrarii cartilor in biblioteca, sursele de unde au fost procurate, din ce domenii de cunostinte - potrivit clasificarii zecimale - fac parte, precum si repartizarea lor dupa limba in care au fost tiparite;

in Partea a II- a erau trecute cartile scoase din colectia bibliotecii;

Partea a III - a a Registrului de miscare a fondurilor, denumita "Recapitulare", oglindea cu exactitate care era volumul si valoarea totala a colectiilor dintr-o biblioteca, repartizarea lor pe domenii de cunostinte si dupa limba[16] .

Dupa 1987, au fost elaborate noi tipizate standard pentru registrele de biblioteca. R.M.F. a fost aprobat in mai multe variante in functie de tipul de biblioteca (cod. 19-1-1/a; cod 19-1-1/b - Anexele 6a, 6b, 6c RMF biblioteci publice, 6d RMF biblioteci universitare, 6e exemplu RMF intrari ).

Deoarece formularele tipizate, destinate activitatii de biblioteca, nu mai corespund cu cele editate anterior anului 1989, Comisia Nationala a Bibliotecilor le-a revazut si actualizat pe cele cu caracter general utilizate in mod frecvent in biblioteci si a aprobat o varianta noua, adaptata cerintelor actuale."

Aceasta noua varianta a fost validata in practica ultimilor ani, dovedindu-si utilitatea.[18] (Anexa 7 R.M.F. CNBI pdf)

Registrul de miscare a fondurilor este un registru unic pentru biblioteca, iar pentru completarea lui trebuie sa se tina cont de unele reguli:

Se completeaza intr-un singur exemplar.

Numarul curent in prima parte a registrului incepe in fiecare an cu numarul 1.

- Inregistrarile in RMF se fac cu cerneala albastra sau neagra, culoarea
rosie fiind folosita pentru corecturi care vor fi certificate cu semnatura
bibliotecii la rubrica Observatii.

- Inscrierile unei partide se fac pe un singur rand, fiind obligatorie completarea tuturor rubricilor prevazute in tipizat,

- Nu se admit randuri necompletate,

- Numarul sub care s-a inregistrat partida in R.M.F. se trece si pe actul ei insotitor,

- La sfarsitul anului se trage cate o linie sub inregistrarile respective din partile I si a II-a, iar randul urmator se foloseste pentru totalizarea coloanelor din anul care a trecut. Pe acest rand, peste primele coloane se scrie "Total in anul' aceste totaluri se reporteaza in Partea a IlI-a - "Recapitulari' -, in anul si randurile indicate.

- Publicatiile periodice se inregistreaza in Registrul de miscare al fondurilor dupa caz - anual, semestrial, trimestrial, in funcție de periodicitatea constituirii lor in volume de biblioteca,

- Document statistic, dar si document contabil, R.M.F. trebuie sa fie legat, iar paginile lui numerotate si snuruite; pe ultima pagina reprezentantul bibliotecii face urmatoarea certificare: "Acest R.M.F. are pagini, numerotate de la pana la.^" - urmeaza data, semnatura si stampila.

Exista urmatoarele categorii de registre de miscare a fondurilor:

- Registrul de miscare a fondurilor pentru bibliotecile publice (are formatul standard national A4 si codul 19-1-1/a);

- Registrul de miscare a fondurilor pentru bibliotecile nationale (are formatul standard national A2 si codul 19-1-l/b);

- Registrul de miscare a fondurilor pentru bibliotecile universitare (cuprinde doua parti: partea generala - care are in vedere toate tipurile de documente - si partea speciala - pe tipuri de documente - si are formatul standard national A4 si codul 19-l-l/b)

3.2. Evidenta individuala. Aspecte generale.

Evidenta individuala reprezinta inscrierea documentelor in registrele inventar

Acest tip de evidenta se realizeaza cu ajutorul Registrului inventar (R.I), care contabilizeaza individual patrimoniul bibliotecii in comparatie cu Registrul de miscare a fondurilor (R.M.F.), care este un analizator statistic al colectiei bibliotecii, al politicii de dezvoltare a colectiilor.

Pentru fiecare unitate de evidenta - volum de biblioteca - sunt consemnate cu atentie: datele bibliografice (autor, titlu, locul de aparitie, editura, anul aparitiei), valoarea materiala (pretul fiecarui exemplar); indicele de clasificare zecimala si cota topografica, raportarea la R.M.F. pentru intrari si iesiri).

Fiecare unitate de evidenta primeste un numar unic de identificare, numit numar de inventar. Numarul de inventar sub care s-a inregistrat unitatea de evidenta se inscrie pe verso-ul paginii de titlu a unitatii respective si pe marginea alba din interiorul paginii de control, unde s-a aplicat si stampila bibliotecii.

In Registrul inventar[20], documentele sunt inscrise in ordinea cronologica a intrarii lor in biblioteca, conform unor reguli stricte ca si in cazul Registrului de miscare a fondurilor bibliotecii. Si acest document de evidenta al bibliotecii trebuie legat, numerotat, snuruit, semnat si stampilat de reprezentantul bibliotecii.

Exista urmatoarele categorii de registre inventar (Anexele 8a, 8b RI

- Registrul inventar /carti, brosuri/note muzicale (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2);

Registrul inventar publicatii seriale (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2/a);

Registrul inventar grup/cursuri/manuale (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2/b);

Registrul inventar documente arhivistice/manuscrise (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2/c);

Registrul inventar grafica / fotografii / harti / atlase / documente audiovizuale (are formatul standard national A3 si codul 19-1-2/d).

Registrul inventar constituie elementul fundamental in organizarea bibliotecii, este cel mai important document al bibliotecii.

Inregistrarea unitatilor de evidenta in Registrul inventar se realizeaza dupa anumite reguli:

Autorul se transcrie cu numele despartit prin virgula de prenume, daca documentul are doi sau trei autori se consemneaza numai primul autor cu specificarea (s_.a.).

Titlul se transcrie integral numai pe un singur rand, in forma lui de pe
foaia de titlu. Prescurtarile sunt admise numai pentru titlurile ce nu pot fi
cuprinse integral in rubrica respectiva, dar fara a ingreuna identificarea lucrarii;

Lucrarile anonime sunt mentionate numai cu titlul. Lucrarile anonime, cu autor colectiv sau periodicele sunt mentionate numai cu titlul, rubrica de autor ramanand libera ;

La lucrarile in mai multe volume se mentioneaza, dupa titlu, si
numarul volumului, in forma prescurtata (vol.) si numai cu cifre arabe.

La lucrarile in mai multe exemplare, inregistrate in continuare, autorul si titlul se transcriu numai pentru primul exemplar, repetarea celorlalte elemente bibliografice fiind semnalata prin ghilimele; pentru lucrarile in mai multe volume, dar cu acelasi titlu, se repeta, in rubricile corespunzatoare din registrul inventar, numai numarul fiecarui volum;

Numarul editiei, cu exceptia editiei princeps, se noteaza cu cifre arabe.

Locul de publicare, cu exceptia orasului Bucuresti, care se poate prescurta Buc., se transcrie in intregime; mentionarea locului de aparitie este obligatorie pentru fiecare unitate de evidenta;

Anul de aparitie se trece intotdeauna cu cifre, fara a se folosi ghilimelele atunci cand el se repeta la randurile urmatoare;

Pretul se consemneaza pentru fiecare unitate. In cazul lucrarilor in mai multe volume, daca valoarea in lei a unitatii de evidenta nu este stabilita separat, ea va fi dedusa din valoarea totala a lucrarii si numarul volumelor care o compun. Pentru cartile straine cu valoarea in alta moneda se inregistreaza valoarea in lei la paritatea cursului oficial.

La ultima rubrica a registrului inventar - Observatii se consemneaza:

numarul si data proceselor verbale intocmite pentru scoaterea cartilor din biblioteca (uzate,depasite, pierdute etc.);

- insemnari privind corectarea unor greseli de transcriere, de numerotare, impreuna cu numele persoanei careia ii apartine sau a indreptat eroarea;

note de verificare ale organelor de control financiar;

Greselile de inventariere se corecteaza astfel:

a. In cazul omiterii unuia sau unor numere si cand eroarea se sesizeaza imediat, numerele respective se taie cu o linie rosie orizontala ; numarul corectat se scrie deasupra numarului gresit (in mod asemanator se procedeaza si cu numerele care initial au fost trecute gresit pe carti);

b. Daca eroarea nu se constata imediat si pentru a nu opera prea multe corecturi in registrul inventar si pe carti , se continua inventarierea pana la completarea inventarului;

c. In cazul repetarii unor numere de inventar, toate numerele duble vor primi mentiunea distinctiva bis, atat in registru, cat si pe carti;

d. In oricare din situatiile a si b , la rubrica Observatii, bibliotecarul este obligat sa faca urmatoarea mentiune : Corectat de.( semnatura descifrabila a bibliotecarului);

12. Rubrica Insemnari la verificarea fondurilor se completeaza prin aplicarea unui semn conventional (prin bifare) cu prilejul verificarilor periodice ale fondurilor, la predarea-primirea gestiunii si cand se efectueaza controlul gestionar de catre organele imputernicite in acest sens.

13. Daca nu avem date bibliografice pe pagina de titlu, putem apela la informatii furnizate din alte zone ale publicatiei (coperta, cotor, postfata, prefata, etc) sau din lucrarile de referinta (enciclopedii, dictionare, tratate, etc). Cand nu depistam in nici un fel datele de aparitie (loc, editura, an), se scrie: s.a. - fara an; s.n. -fara editura; s.l. - fara loc. Datele culese din alte parti decat pagina de titlu, vor fi mentionate intre paranteze drepte.[21]

Practica inventarierii a impus utilizarea de registre inventar separate pentru diferitele categorii de documente existente, fiecare Registru inventar avand numerotare independenta de la 1 la infinit, si primind, cu exceptia celor folosite pentru carti un indicativ diferentiat.

Fata de rubricatura standard a Registrului inventar pentru carti (data inventarierii, numarul de inventar, insemnari la verificarea bibliotecii, autor, titlul cartii, loc, editura, an, pret, cota topografica, pozitia in RMF, registrele inventar pentru alte categorii de documente au in plus sau in minus rubrici speciale:

registrul inventar pentru periodice nu are rubrica Autor, avand in plus rubricile: Editor, Subtitlu, An calendaristic, Nr. de fascicule,

registrele inventar pentru grafica, harti, manuscrise, fotografii,
documente audiovizuale si microformate au in plus rubricile: Producatorul, Copistul, Tehnica realizarii, Formatul, Materialul, Legatura.

Totalitatea inregistrarilor din registrele inventar reprezinta patrimoniul bibliotecii. Din aceasta cauza, Registrul inventar este un act contabil, supunandu-se cerintelor documentelor cu regim special, iar eventualele modificari ale datelor inscrise pot fi facute numai cu respectarea regulilor stabilite pentru documentele contabile.

Tipuri de evidenta pentru publicatiile seriale (periodice)

3.3.1 Evidenta preliminara

Evidenta preliminara este evidenta specifica publicatiilor seriale (periodice).

Orice publicatie seriala reprezinta un "document tiparit sau netiparit care apare in numere, fascicule, volume sau parti succesive, legate in general numeric sau cronologic, pe o perioada de timp nelimitata si la intervale determinate sau nedeterminate.

Publicatiile periodice cuprind anuare, reviste, ziare, alte documente cum ar fi serii de referate, de rapoarte ale institutiilor si congreselor, precum si unele colectii de monografii"[22].

Evidenta publicatiilor seriale desemneaza totalitatea operatiilor de consemnare a datelor cantitative si valorice, globale si individuale, referitoare la marimea, dinamica si componenta colectiilor de seriale.

Evidenta publicatiilor seriale serveste la identificarea acestora si la gestionarea lor corecta. Aceasta trebuie sa fie conforma cu reglementarile pe plan national, fiind utilizate numai formularele aprobate potrivit legii, si sa raspunda acelorasi cerinte ca si evidenta celorlalte tipuri de documente, si anume: claritate, exactitate, corectitudine.

Publicatiile seriale achizitionate de biblioteca prin diverse cai (abonament, diversi furnizori, anticariat, depozit legal, schimb, donatii, transfer) se iau in primire individual, pe baza actului insotitor (borderou, lista), urmarindu - se concordanta intre act si stocul de publicatii, in privinta titlului, numerelor, numarului de exemplare si - in unele cazuri - a valorii (anticariat, colectura, transfer).

Pe langa evidentele generale - evidenta globala si evidenta individuala - datorita naturii lor specifice, pentru publicatiile periodice se mai efectueaza doua forme de evidenta: evidenta preliminara si evidenta anuala.

Evidenta preliminara are in vedere evidenta intrarilor curente si reprezinta o forma de evidenta analitica, tinuta numar de numar. Aceasta forma de evidenta trebuie realizata ritmic, pe masura intrarilor. Este o forma de evidenta absolut obligatorie, oferind informatii precise cu privire la intrarea publicatiilor seriale pana in momentul inventarierii.

Evidenta preliminara se realizeaza pe Fise de evidenta preliminara - ziare (cod 19-1-3) (Anexa 9) si Fise de evidenta preliminara - reviste (cod 19-1-3/a)(Anexa 10).

Fisa de evidenta preliminara pentru ziare cuprinde: titlul ziarului, anul, totalul numerelor care apar intr-un an, precum si rubrici pentru consemnarea primirii fiecarui numar in biblioteca. Aceleasi elemente sunt mentionate si pe fisa pentru evidenta preliminara a revistelor, pe aceste fise adaugandu - se, insa, si subtitlul, locul de aparitie si periodicitatea revistei respective[23].

Pe o fisa de evidenta se inregistreaza, numar de numar, toate exemplarele primire dintr-un titlu in cadrul unui abonament. In cazul in care biblioteca are doua sau mai multe abonamente la acelasi periodic, fiecare se inregistreaza pe cate o fisa distincta.

Practic, evidenta preliminara se realizeaza astfel:

- pentru cotidiene: se inregistreaza in dreptul fiecarei zile in care publicatia a aparut o bifa ; in ziua in care publicatia nu apare se trece o liniuta;

cand o publicatie are numerotare dubla, aceasta se va mentiona si in fisa de evidenta preliminara;

- daca publicatia are mai multe serii, se intocmeste cate o fisa pentru fiecare serie ; astfel, partea comuna a titlului este urmata de denumirea seriei respective;

fisele de evidenta se organizeaza pe proveniente (abonamente, schimb, donatii), alfabetic sau geografic, in functie de cerintele activitatii;

odata cu inregistrarea publicatiilor seriale in fisele de evidenta preliminara se face si cotarea si marcarea apartenentei acesteia la colectiile bibliotecii.

Cota se inregistreaza in coltul din stanga sus al fiecarui numar.

Stampila se aplica pe fiecare numar, pe prima pagina, la mijlocul marginii albe de jos, la pagina de control (conventionala pentru fiecare biblioteca) si pe ultima pagina de text.

Consemnarea primirii ziarului sau revistei se face prin bifarea rubricii care corespunde datei de aparitie a fiecarui numar.

Fisele de evidenta preliminara se organizeaza pe proveniente (abonament, schimb, donatii, depozit legal), alfabetic sau geografic, in functie de cerintele activitatii. Odata cu inregistrarea publicatiilor seriale in fisele de evidenta preliminara se procedeaza si la topografierea si marcarea apartenentei acestora la colectiile bibliotecii.

3.3.2. Evidenta anuala

Evidenta anuala reprezinta operatia de consemnare in Fisa de colectii periodice (cod 19-l-17) a elementelor privind cresterea anuala, starea colectiei si schimbarile intervenite in datele de referinta (schimbarile bibliografice) (Anexa 11 Fisa de colectii periodice

Evidenta anuala se efectueaza in momentul inventarierii colectiilor de seriale. In fisa de colectii periodice, in momentul evidentei anuale se completeza urmatoarele rubrici: anul editorial, anul calendaristic, situatia numerelor, starea colectiei (legat / nelegat), numar de volume, numar de inventar, mentiuni.

Pe verso-ul fisei de evidenta anuala se noteaza:

numele si adresa institutiei prin care s-a facut abonamentul;

numarul si data chitantei (sau a adresei prin care forul tutelar al
bibliotecii a comunicat incheierea abonamentului);

scadenta abonamentului (perioada );

pretul unui exemplar din periodicul abonat;

modul in care ziarul sau revista se constituie in volum de biblioteca

3.3.3. Evidenta individuala a publicatiilor seriale

Evidenta individuala a publicatiilor seriale (cu aparitie periodica/neregulata) reprezinta inscrierea volumelor in Registru inventar - publicatii in serie

Inventarierea se face pe volume de biblioteca (sau volume legatoresti, similare volumelor de carte), care pot cuprinde colectia dintr-un an, semestru, trimestru, luna, in functie de dimensiunea fasciculelor care alcatuiesc volumul. Pentru publicatiile seriale, evidenta se face pe volume de biblioteca, indiferent daca sunt legate sau nu.

Numarul de inventar la care se inscrie volumul legatoresc se consemneaza pe fiecare fascicol sau numar component al volumului inregistrat si la pagina de control a primului numar sau fascicol al volumului.

Rubricile registrului inventar sunt: data inregistrarii; numar de inventar; insemnari la verificarea fondurilor; titlul si subtitlul; editorul; locul; editura; anul de aparitie; anul calendaristic; nr. fasc.; pretul; cota topografica; pozitia in RMF ( Partea I. Intrari; Partea a II-a. Iesiri ); mentiuni.

Pentru publicatiile seriale trebuie sa se tina cont si de cateva reguli speciale de inventariere :

La rubrica titlul si subtitlul, cel din urma poate fi omis daca titlul ofera suficiente elemente pentru identificarea publicatiei. Daca este vorba de un titlu generic (ANUAR , ANALE, BULETIN ) este obligatoriu sa se
scrie subtitlul;

Anul editorial se inscrie la rubrica anul de aparitie asa
cum apare pe publicatie ( vol. I, an I, tom I, );

Anul calendaristic este anul la care se refera continutul publicatiei . Cand este diferit de anul de continut , anul de aparitie al volumului se noteaza in paranteza;

In rubrica nr. fasc. se inregistreaza numerele si fascicolele care compun volumul, notandu-se primul si ultimul numar din volum, in cazul unui volum complet - sau marcandu-se, prin virgula, intreruperea succesiunii cand sunt numere lipsa;

La pret se trece valoarea volumului de biblioteca.

La inventarierea publicatiilor seriale trebuie respectate urmatoarele termene :

Serialele intrate prin abonamente romanesti se inventariaza in primul trimestru al anului urmator (cand se completeaza colectia);

Serialele intrate prin abonamente straine se inventariaza cel tarziu in trimestrul al II - lea al anului urmator;

Serialele provenite prin schimb, donatie se pot inventaria pe tot parcursul anului urmator, termenul ultim fiind trimestrul al IV-lea;

Serialele intrate prin anticariat, colectura, transfer se inventariaza obligatoriu in cursul lunii in care a fost primit stocul.

3.3.4. Evidenta globala a publicatiilor seriale

Evidenta globala reprezinta inregistrarea partidelor de publicatii seriale, intrate sau scoase din fonduri pe baza unui act insotitor. Se tine in Registrul de miscare a fondurilor (RMF). Parte speciala, care oglindeste volumul si valoarea fondului de publicatii seriale, precum si ritmicitatea intrarilor si iesirilor de seriale.

Ca si Registrul de miscare a fondurilor. Parte generala, Registrul de miscare a fondurilor. Parte speciala este compus din trei parti:

1. Partea I. Intrari: dupa evidenta individuala a colectiilor de seriale, intrate prin formele amintite mai sus (abonament, schimb, donatie) se reconstituie cantitativ si valoric din Registrul inventar stocurile de publicatii pe proveniente,
inventariate intr-o anumita perioada de timp (trimestru, semestru, an). In urma reconstituirii se intocmesc procese-verbale pe baza carora se inregistreaza stocurile in RMF, pentru acestea fiind mentionate urmatoarele date: numar de volume, valoare, nr. titluri si fascicole inventariate, nr. de inventar atribuite si nr. din RMF. Parte generala.

Serialele intrate prin colectura, anticariat, transfer se inscriu in RMF. Parte speciala pe baza actelor insotitoare cu care intra in biblioteca, atribuindu-li-se si lor numere de inventar si numere de RMF. Parte generala.

Partea a II-a. Iesiri: inregistreaza, ca si in cazul celorlalte document, iesirile din colectiile de seriale, in momentul primirii deciziilor de scadere.

Partea a IlI-a. Recapitulare: mentioneaza volumele existente si, respectiv, valoarea acestora, care rezulta din totalizarea cifrelor inregistrate in RMF. Parte speciala: Partea I. Intrari si Partea a II-a. Iesiri.

4. Colectiile speciale si materialele audio-vizuale ca unitati de evidenta

Documentele din categoria colectiilor speciale (manuscrise, arhivalii, stampe, harti etc), daca nu sunt constituite initial in volume, se inregistreaza unitate cu unitate (indiferent de dimensiuni si numar de pagini), in inventare specializate.

Materialele audio-vizuale (diapozitive, microfilme, benzi magnetice etc.) se constituie in unitati de evidenta in functie de modalitatile caracteristice de pastrare si difuzare, pentru diapozitive - casetele sau plicurile, pentru microfilme - cutia etc.

Si aceste categorii de documente se consemneaza in registre inventar speciale.

5. Organizarea colectiilor

Organizarea colectiilor reprezinta un proces esential intr-o biblioteca din punctul de vedere al punerii in valoare a colectiilor bibliotecii, ea facilitand, implicit, aspectele legate de comunicarea eficienta a documentelor.

Fara o organizare bine definita o biblioteca nu poate exista, ea constituindu - se numai intr-un depozit de documente fara viata, deoarece organizarea colectiilor este "arta si stiinta asezarii documentelor in biblioteca, in sprijinul utilizatorilor"[25].

Odata cu aparitia tiparului, numarul publicatiilor a crescut, astfel, in timp, s-a impus organizarea lor pentru a fi utilizate cat mai usor si pentru a face biblioteca functionala.

Chiar de la inceputul constituirii unei colectii, managerul fiecarei biblioteci trebuie sa stabileasca un sistem clar si precis de organizare a publicatiilor. Intreaga activitate a bibliotecii va depinde, in buna parte, de felul cum este conceput si aplicat sistemul. In alcatuirea lui trebuie sa se tina cont de urmatoarele cerinte fundamentale:

Regasirea rapida a documentelor

Regasirea rapida a documentelor contribuie decisiv la reducerea timpului de servire a utilizatorului, la eliminarea refuzurilor si a incertitudinilor, la optimizarea muncii depozitarilor si a manuitorilor, la corectitudinea verificarilor gestionare si - nu in ultimul rand - la cresterea prestigiului bibliotecarului.

Din punct de vedere tehnic, regasirea rapida si fara echivoc a unui document presupune individualizarea (codificarea) lui stricta, printr-o cota unica si nerepetabila.

Folosirea eficienta a spatiilor de depozitare

Majoritatea bibliotecilor se confrunta cu problema spatiilor corespunzatoare, tinand cont de faptul ca productia editoriala este in continua crestere. Spatiul destinat depozitarii publicatiilor trebuie folosit cat mai eficient.

Specificul si natura documentelor

Aprecierea si alegerea sistemului de organizare si asezare a colectiilor se face in functie de specificul documentelor care tine seama de forma lor, de suportul lor material si nu de continut. Acest specific impune diferentieri in aprecierea diferitelor sisteme de organizare si de asezare. Este de inteles ca un anume sistem nu poate avea aceeasi aplicabilitate in cazul cartilor, al revistelor, al ziarelor si, mai ales, in cel al brevetelor, stasurilor, foilor volante, stampelor etc. De asemenea, documentele audiovizuale, cu o natura total diferita de carte, impun tehnici de sistemanizare si ordonare adecvate.

Destinatia colectiilor si cerintele specifice ale functionalitatii lor

In functie de destinatia lor, de cerintele specifice pe care le presupune aceasta destinatie, aprecierea oportunitatii unui sistem de asezare nu numai ca se nuanteaza, dar devine total deosebita. Colectiile unei biblioteci se diferentiaza intr-o gama variata, avand atat colectii de baza, destinate conservarii si consultarii in sala, cat si colectii uzuale de consum, destinate consultarii directe la raft de catre toti utilizatorii sau imprumutului la domiciliul beneficiarilor. Pentru colectiile la care publicul are acces direct, la raft, este nevoie de exigente sporite in organizarea documetelor. In cazul lor, sistemul de asezare va trebui sa fie suficient de motivat logic, pentru a fi inteles de toate categoriile de utilizatori si pentru a-i ajuta sa-si "descopere' documentul dorit. Mai mult, aceasta metoda reclama si cerinte de ordin estetic deoarece, un ansamblu vizual placut, atragator al intregii incaperi implica si modul de organizare a documentelor pe rafturi.

Conservarea, igiena si securitatea colectiilor

Asigurarea integritatii colectiilor, atat sub aspectul administrarii gestionar - biblioteconomice cat si al starii lor de sanatate, reprezinta pentru bibliotecar obligatii de prima importanta. La alegerea sistemului de organizare si asezare a colectiilor, bibliotecarul trebuie sa aiba in vedere actiunea agentilor de deteriorare, de incadrare in parametrii microbiologici si de respectare a normelor de igiena si conservare elaborate de Ministerul Culturii.[26]

Sisteme de asezare a documentelor

Pana in prezent, in organizarea colectiilor de biblioteca s-au folosit mai multe tipuri de sisteme de asezare, unele bazate pe principii sistematice sau logice si altele pe principii formale.

a) Sistemele de asezare a publicatiilor bazate pe principii sistematice sau logice grupeaza in acelasi loc toate documentele referitoare la un anumit subiect sau domeniu, iar locul la raft este dat de o cota care va exprima continutul lucrarii, dar si un element de ordine.

Se cunosc mai multe tipuri de sisteme sistematice, dar in tara noastra se foloseste numai asezarea sistematico - alfabetica a colectiilor.

ASEZAREA SISTEMATICO - ALFABETICA a colectiilor

Prin acest tip de asezare, publicatiile sunt asezate la raft in ordinea diviziunilor si subdiviziunilor clasificarii zecimale (CZU) si, in interiorul acestor grupe, in ordinea alfabetica a numelor de autori sau a titlurilor de anonime, data de tabelele de autori elaborate de Charles Ammi Cutter (1836 - 1903). Pentru asezarea la raft, se foloseste forma prescurtata a indicelui principal de clasificare, urmand ca fiecare biblioteca sa stabileasca limita pana la care poate ajunge in prescurtarea acestor indici, in functie de numarul documentelor din acelasi domeniu, de perspectiva cresterii sau descresterii acestuia, de necesitatile evidentierii vizibile la raftul liber a domeniului sau subiectului respectiv.

Acest tip de asezare se refera, in special, la colectiile destinate accesului liber la raft al utilizatorilor si pentru sectiile mici de imprumut.

Pentru depozitele inchise, insa, nu este indicat sa se recurga la asezarea sistematico - alfabetica din cauza unor anumite inconveniente[27]:

folosirea ineficienta si neeconomicoasa a spatiului de depozitare.
Asezarea sistematico - alfabetica ocupa cu 30 - 50 % mai mult spatiu decat aranjarea de formate, din cauza formatului diferit al cartilor si prin spatiile libere rezervate cresterii colectiilor;

ambiguitatea si lipsa de precizie in individualizarea fiecarui volum din
colectiile aranjate in acest sistem. Confuzia se creeaza din
interpretarea indicelui de clasificare CZU, mai ales in cazul
publicatiilor cu mai multe clasificari, dar si prin ordonarea alfabetica a
lucrarilor, care duce, de multe ori, la stabilirea aceleiasi cote pentru
lucrari total diferite. (Lucrari care au acelasi indice de cota, iar autorul
se regaseste in tabela Cutter la acelasi semn de autor);

facilitarea tentatiei utilizatorului bibliotecii de a sustrage unele
documente de pe raftul cu acces liber.

b. Asezarea colectiilor dupa criterii formale

ASEZAREA FIXA

Acest tip de asezare se aplica pentru colectii istoric construite, a caror evolutie este oprita si care sunt pastrate in rafturile sau dulapurile initiale. Metoda a fost folosita in bibliotecile medievale, mai ales in cele manastiresti. In prezent se folosesc in unele unitati cu caracter uzual, in biblioteci cu caracter stiintific ale caror colectii nu se mai dezvolta, in muzee si arhive. Adresa fiecarei publicatii, exprimata in cota, se stabileste pe criterii topografice, marcandu-se prin numarul sau litera care indica dulapul in care sta cartea, numarul politei sau stelajului respectiv si numarul de ordine al volumului, pentru cele situate pe acelasi rand (Ex. cota D III37 reprezinta dulapul D, raftul III, locul al 37 - lea din raft).

ASEZAREA ALFABETICA

Despre acest tip de asezare se aminteste in documentele referitoare la organizarea bibliotecilor in Antichitate. Criteriul de aranjare al publicatiilor era ordinea alfabetica a numelui autorilor sau titlurilor.

3. ASEZAREA CRONOLOGICA

Asezarea cronologica este determinata de data aparitiei documentelor. Ea oglindeste evolutia tiparului si a productiei editoriale in bibliotecile cu caracter muzeal, dar si in bibliotecile moderne pentru organizarea anumitor colectii speciale: incunabule, carte veche, depozitul legal, publicatii vechi, etc.

4. ASEZAREA DUPA CRITERIUL LIMBII

Acest tip de asezare este putin intrebuintat, avand rolul de a aduna intr-un singur loc publicatiile dupa limba in care sunt tiparite, in cadrul careia se poate folosi unul din sistemele cu aplicabilitate practica mai eficienta. Asezarea dupa criteriul limbii a fost intrebuintata inca din Antichitate.

ASEZAREA DUPA NUMARUL DE INVENTAR

Asezarea dupa numarul de inventar este sistemul cel mai usor de aplicat si prezinta unele avantaje: simplitate, precizia cu care se poate identifica fiecare volum, facilitati pe care le ofera operatiilor periodice de verificare gestionara a colectiilor, datorita faptului ca numarul de inventar este si cota cartii de pe raft.

Aceasta metoda se intalneste in bibliotecile de specialitate, in reteaua bibliotecilor scolare, sau in unitatile mici. Dezavantajele acestui tip de asezare consta in faptul ca regasirea unei anumite carti pe raft nu se poate face fara un catalog sistematic bine pus la punct, economia de spatiu de raft este mai mica decat in aranjarea pe formate, iar estetica rafturilor este precara.[28]

6. ASEZAREA PE FORMATE

Formatul reprezinta inaltimea documentului de biblioteca la cotor si se exprima in centimetri. Acest tip de asezare este cel mai raspandit in cazul colectiilor pastrate in depozite inchise. Formatul topografic urmareste indeaproape formatul tipografic. Fiecare biblioteca isi poate stabili numarul de formate si dimensiunile fiecarui format in functie de marimea colectiei. Pot fi interbuintate cifre romane I, II, III, sau litere mari A, B, C, Un exemplu in acest sens poate fi urmatorul:

pentru colectia de carti:

Formatul I - pana la 20 cm,

Formatul II - de la 20 la 25 cm,

Formatul III - de la 25 la 30 cm,

Formatul IV de la 30 la 38 cm,

Formatul V - peste 38 cm;

- pentru colectia de periodice:

Formatul I - pana la 27 cm,

Formatul II - de la 27 la 33 cm,

Formatul III - de la 33 la 50 cm,

Formatul IV - peste 50 cm.

Ordonarea in interiorul fiecarui format a fost la inceput realizata dupa numarul de inventar, dar aceasta metoda s-a dovedit ineficienta si s-a adoptat inlocuirea numerelor de inventar cu numere speciale de cota.

Avantajele asezarii pe formate sunt urmatoarele[29]:

1. reducerea cheltuielilor de depozitare si conservare a colectiilor cu 40 - 50 % prin folosirea integrala a spatiilor de depozitare atat pe orizontala cat si pe verticala;

2. asigurarea spatiului de depozitare necesar cresterii colectiilor pentru o perioada dubla de timp fata de asezarea sistematico - alfabetica

inlatura ambiguitatea si lipsa de precizie in individualizarea
fiecarui volum de biblioteca, astfel timpul de asteptare al utilizatorului se
reduce

reducerea la zero a posibilitatilor de sustragere a documentelor
de catre utilizatori, acestia neavand acces liber la raft;

operatiunile tehnice de cotare sunt usoare si precise, sistemul
nu admite goluri, pozitii neocupate.

Topografierea documentelor

Topografierea presupune stabilirea locului pe care fiecare document de biblioteca il va ocupa in depozit, pe raft, in catalogul colectiei din care face parte si fixarea acestui loc printr-o formula unica si nerepetabila - cota -, care sa asigure identificarea si regasirea documentului.[30]

Cota reprezinta, in fapt, "totalitatea simbolurilor (litere, cifre, semne) care servesc la indicarea locului unui document intr-o colectie de biblioteca sau fond documentar'[31].

Cotarea publicatiilor, ca operatie de sine statatoare, a aparut relativ tarziu, atunci cand functia cotei s-a precizat si s-a delimitat fata de aceea a numarului de inventar si a indicelui de clasificare zecimala. Ea a evoluat in paralel cu metodele de organizare si prelucrare a colectiilor, cu un continut mereu mai bogat si cu forme de prezentare din ce in ce mai diversificate. Cota este un instrument de asezare si regasire a documentelor in biblioteca, ordonand atat fluxul din afara depozitului precum si circulatia continua a documentelor.

Cota documentelor are urmatoarele functii:

asigura buna conservare si securitate a colectiilor,

impiedica distrugerea, pierderea sau ratacirea unui document,

asigura circulatia documentelor prin identificarea si regasirea fiecarui
document in parte, in cel mai scurt timp,

asigura si usureaza verificarea gestionara a colectiilor prin legatura pe
care o face cu Registrul inventar in care este consemnat intregul
patrimoniu informational al bibliotecii.

Documentul care nu are atribuita o cota nu poate exista nici ca unitate de evidenta, nu constituie o valoare pusa in circulatie de biblioteca. Cota se noteaza pe document, in registrul inventar, pe borderourile cu cartile primite sau iesite, pe fisele de catalog care reprezinta titlul respectiv in sistemul de catalog al bibliotecii, in lucrarile bibliografice si oriunde este nevoie sa reprezinte documentul respectiv.

Cota are prezinta anumite caracteristici, ea fiind:

precisa - fiecare cota se refera la un anumit document de biblioteca (si numai la acela, precis si fara dubii),

logica

usor de notat - compusa din cat mai putine semne grafice,

usor de retinut de catre beneficiari,

mecanizabila - usor de convertit pe calculator.

Ca orice activitate de biblioteca, topografierea se efectueaza conform normelor metodologice, adaptate pe plan national si international:

fiecare titlu nou primeste o cota noua, care nu se mai acorda unui alt
document;

editiile diferite din acelasi titlu primesc cote diferite, ca si cand ar fi
titluri noi;

toate exemplarele absolut identice primesc aceeasi cota si se aseaza
impreuna pe raft, conform repartizarii lor pe sectii si filiale

documentele aparute in mai multe volume se unifica prin cota,
alcatuind un tot unitar. Asadar, toate volumele unei lucrari multivolum primesc aceeasi cota, iar pe raft se aseaza in ordinea numarului de ordine al fiecarui volum. La fel se coteaza si scrierile care apar in caiete, parti,
fascicole, tomuri etc.;

volumele aparute intr-o colectie editoriala se noteaza independent, netinandu-se cont de numarul de ordine din cadrul colectiei respective ci de titlul fiecaruia;

cota trebuie sa figureze pe fiecare unitate de inventar sau volum de
biblioteca, constituit conform numerelor de evidenta a acestora

cota se fixeaza in scris pe verso-ul paginii de titlu, conform metodologiei adoptate de biblioteca, si pe o eticheta care se lipeste pe cotorul documentului, cand acesta permite, la 1 - 1,5 cm. distanta de la marginea de jos sau, pe coperta, in coltul din stanga sus, in cazul documentelor cu cotorul subtire. Locul de plasare al cotei pe document poate fi ales de bibliotecar, astfel incat sa nu degradeze valoarea estetica a documentului, cota reprezentand un instrument de lucru pentru bibliotecar in procesul de regasire a unui document in biblioteca, iar bibliotecarul este singurul abilitat sa-l foloseasca;

ordinea de atribuire a cotelor urmareste totodata ca asezarea
documentelor pe raft sa se faca pe polite de la stanga spre dreapta si
de sus in jos.

Sisteme de cotare

Cotarea sistematico - alfabetica este un sistem "logic" utilizat pentru sectiile cu acces liber la raft precum si pentru sectiile mici de imprumut. Momentul cotarii difera de la o biblioteca la alta. Cota, in cadrul asezarii sistematico - alfabetice, trebuie sa indice domeniul (clasa, diviziunea) in care se incadreaza publicatia prin continutul ei si locul alfabetic ce i se rezerva printre alte publicatii clasificate la fel[32].

Cota are aspect de fractie. La numarator se va trece indicele de cota format din indicele principal de clasificare zecimala prescurtat. Acest indice de cota exprima apartenenta tematica a lucrarii la una din clasele C.Z.U.

Limita de prescurtare a indicelui principal nu poate fi in general prestabilita, ea nefiind uniforma nici pentru o anumita categorie de biblioteci. De aceea, fiecare biblioteca ce practica acest sistem de cotare trebuie sa-si alcatuiasca o lista a indicilor principali de clasificare prescurtati, lista ce va constitui scheletul sistematizarii bibliotecii.

La numitor se va inscrie semnul de autor care va indica locul lucrarii in cadrul clasei respective. Semnul de autor este o prescurtare conventionala a numelui autorului sau a primului cuvant din titlul, in cazul lucrarilor cu vedeta de titlu.

Semnul de autor, stabilit prin Tabelele de autori intocmite pentru limba romana de Getta Elena Rally, dupa modelul celor realizate pentru limba engleza de Charles Ammi Cutter, se compune din initiala numelui autorului sau a primului cuvant din titlu si o cifra ce codifica prima silaba din cuvant, care se gaseste in tabela de autori.

Printre cele mai frecvente situatii intalnite in procesul de cotare sistematico - alfabetica sunt:

Cand doi autori au acelasi nume si acelasi domeniu de activitate, cota atribuita lor va fi identica. Pentru a inlatura confuziile aparute in aceasta situatie, la semnul de autor se va adauga initiala prenumelor lor, scrisa cu litera majuscula.

In cazul autorilor cu nume compuse sau al lucrarilor cu mai multi autori, semnul de autor se stabileste in functie de primul nume.

In cazul operelor aceluiasi autor cu acelasi indice de cota, lucrarile se vor deosebi intre ele prin adaugarea la semnul de autor a initialei primului cuvant din titlu.

Daca titlul operelor incepe cu acelasi cuvant, se trece la semnul de autor al uneia din ele initiala celui de-al doilea cuvant din titlu, scris cu litera mica.

Pentru numele de autori straini semnul de autor se da pornind de la ortogtafia vedetei uniforme utilizate in fise cu descrierea principala.

Daca titlul incepe cu un numar, semnul de autor se stabileste dupa cum se scrie acel numar, in limba textului descrierii.

Cand titlul incepe cu un cuvant monosilabic sau cu articolul genitival, al, a, ai, ale, se va face o legatura conventionala intre primul si al doilea cuvant din titlu, semnul de autor fiind dat dupa silaba astfel rezultata.

Cand titlul incepe cu articole nehotarate din limba romana un, o, sau cu articole horarate in: limba franceza - le, la, les, limba germana - der, die, das, limba engleza - the, limba maghiara - a,az, semnul de autor se stabileste dupa cuvantul urmator, iar articolele se omit. (Anexa 12 Tabelele de autori)

Catalogul topografic

Catalogul topografic este un catalog intern, extrem de util in activitatea de reinventariere a fondului de documente.

Pentru cotarea sistematico - alfabetica catalogul topografic este tinut pe fise topografice de format international cuprinzand descrierea principala prescurtata - autori, titlu, editie, volume, localitate, an, paginatie - a documentelor topografiate si au inscrise in partea din stanga sus cota, iar in partea dreapta sus numarul de inventar.

Fisele din catalogul topografic sunt asezate in ordinea cotelor, ordinea fiind cea indicata de indicele de cota. In interiorul aceleiasi diviziuni fisele se așeaza in ordinea alfabetica a literelor din semnul de autor, iar in cadrul literei in ordinea crescatoare a cifrei.

Catalogul topografic ne indica numarul de titluri din colectia bibliotecii, Registrul de miscare a fondului ne arata cate unitati de inventar are biblioteca, iar Registrul inventar cate numere de inventar s-au atribuit pana la un moment dat.

Catalogul topografic reflecta fidel asezarea colectiilor in depozite, iar marimea colectiilor, respectiv dinamica fondului de documente sunt reflectate de R.M.F.

Catalogul topografic inregistreaza la aceeasi cota toate volumele si exemplarele aceluiasi titlu. El este mobil, se poate modifica in functie de schimbarile care intervin in repartizarea fondurilor, in organizarea depozitelor, pe cand Registrul inventar nu se poate modifica; Catalogul topografic este un instrument, Registrul inventar este un document contabil.

Catalogul topografic este cel mai sigur, mai corect si mai eficient instrument de verificare rapida a colectiilor, deoarece fisele topografice sunt aranjate in cutiile fisierului in mod identic aranjarii cartilor pe raft.

Cotarea pe formate se foloseste pentru organizarea colectiilor mari destinate studiului sau lecturii curente si conservate in depozite inchise.

Catalogul topografic pentru acest tip de cotare are forma de registru cu urmatoarele rubrici: cota, inventar, autor, titlu, editura, anul de aparitie, numar de volume, numar de exemplare.

Pentru fiecare format se intocmeste un registru topografic, numerotat fie de la 1, fie prin rezervare de cote in cadrul unei numerotari continue pentru formate.

Modul de alcatuire al cotei pe formate l-am prezentat la capitolul 5.1. Sisteme de cotare.

Pentru inscrierea cotei in registrul topografic, dupa ce se stabileste formatul cartii, se inscrie in registrul topografic al formatului respectiv, in dreptul primului numar de cota liber, inventarul sau inventarele - daca avem de a face cu mai multe exemplare ale aceleiasi lucrari sau cu o lucrare in mai multe volume - se noteaza autorul, titlul prescurtat (daca titlul este prea lung), anul de aparitie, numarul de volume si numarul de exemplare.

BIBLIOGRAFIE GENERALA

DICTIONARE SI LEXICOANE

OLTEANU, Virgil. Din istoria si arta cartii : lexicon. Bucuresti: Editura Enciclopedica , 1992.

REGNEALA, Mircea. Dictionar explicativ de biblioteconomie si stiinta informarii. vol. Ed. a 2 - a revizuita. Bucuresti: FABR, 2001.

MONOGRAFII

Accesul liber la rafturile bibliotecilor : teorie si practica. Bucuresti: Tipografia invatamantului, 1960.

BANCIU, Doina ; BULUTA, Gheorghe ; PETRESCU,Victor. Biblioteca si societatea. Bucuresti: Ager, 2001.

CIORCAN, Marcel. Organizarea colectiilor de biblioteca bazele biblioteconomiei. Cluj: Casa Cartii de Stiinta, 2001.

DIMA-DRAGAN, Corneliu. Bibliologie generala. Bucuresti: Tipografia Universitatii, 1976.

ENACHE, Ionel. Biblioteconomie : suport de curs. Bucuresti: 2002.

Evidenta de biblioteca a diferitelor tipuri de documente : norme metodologice. Bucuresti: Biblioteca Centrala Universitara Bucuresti, 1992.

HORVAT, Saluc. Introducere in biblioteconomie. Bucuresti: Grafoart, 1996.

Instructiuni provizorii pentru functionarea serviciilor. Bucuresti: Tiparul "Cartea Romaneasca', 1940.

MARINESCU, Nicoleta. Biblioteca de la traditie la modernitate. Iasi: Astel Design,

MATUSOIU, Constantin. Evidenta publicatiilor. In : Consultatii de biblioteconomie. Bucuresti: ISIAP, 1969.

Minimum de tehnica de biblioteca. Ed. a 2-a revazuta. Bucuresti: Editura de Stat Didactica si Pedagogica, 1958.

Organizarea fondului de documentare. Bucuresti: [s.n.], 1973.

PETTZ, Margareta. Sisteme moderne de organizare si depozitare a
fondurilor documentare. Bucuresti: Institutul Central de Documentare
Tehnica, 1971.

PREDESCU, Constantin ; CLINCA, Georgeta ; CIOTLOS, Ion. Manualul de biblioteconomie pentru bibliotecile mici. Bucuresti: ABBPR, 1993.

REGNEALA, Mircea. Studii de biblioteconomie. Constanta: Ex Ponto, 2001.

Regulament de organizare si functionare a bibliotecilor din institutiile
de invatamant superior. Bucuresti: Intreprinderea Poligrafica, 1960.

RICHTER, Brigitte .Ghid de biblioteconomie. Bucuresti: Editura Grafoart, 1995.

THEODORESCU, Barbu. Manualul bibliotecarului. Bucuresti: Editura Casei Scoalelor, 1939.

STUDII

Consultatii de biblioteconomie. Bucuresti : ISIAP, 1969.

LEGISLATIE

Hotararea Guvernamentala nr. 134/1998 privind organizarea si functionarea Ministerului Culturii. In: Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, Nr. 387 / 18. VIII. 2000.

Legea bibliotecilor nr. 334/2002, in: Monitorul Oficial al Romaniei Partea I, nr.

Ordin pentru aprobarea Normelor metodologice privind evidenta, gestionarea si inventarierea documentelor specifice bibliotecilor publice, in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr. 387/18.VIII.2000.

RESURSE WEB

https://www.comisia-bibliotecilor.ro/NoutatiDetalii.aspx?ID=2831