Structuri de impartire a sarcinilor

Structuri de impartire a sarcinilor

O structura de impartire a sarcinilor (work breakdownstructure - WBS) e o decompozitie ierarhica a proiectului pe, continuata apoi pe nivele successive. activitati majore

Scopul unei asemenea structuri este cu alte cuvinte acela de a identifica elemente terminale (sarcinile ce trebuie efectuate in proiect), prin urmare WBS serveste ca si baza pentru planificarea proiectului.

O structura de impartire a sarcinilor este o tehnica fundamentala in managementul proiectului stabilind definirea si organizarea scopului unui proiect, folosind o structura arborescenta.

Fiecare nivel este o detaliere a celui precedent. Aceasta structura poate fi construita sub forma unei diagrame sau tabelar, in forma tabelara este foarte asemanatoare unui cuprins (outline)

• n numerotarea se face in secventa (ex. 1, 2, , 9) si pe nivele
• n sarcinile fiecarui nivel succesiv de detaliere se numeroteaza
• pentru a reflecta task-urile din care deriva (ex. 3.1, 3.2, )

Un exemplu de structura de impartire a sarcinilor este dat mai jos, pentru un proiect de picture a unei camere:

1.Pregatirea materialelor

1.1.Cumpararea vopselei

1.2.Cumpararea unei scari

1.3.Cumpararea pesnulelor

2. Pregatirea camerei

2.1.Inlaturarea sau acoperirea mobilei

2.2.Inlaturarea vopselei vechi

2.3Acoperirea pardoselei cu ziare

2.4.Acoperirea intrerupatoarelor si a prizelor

3.Vopsirea camerei

4.Curatarea camerei

4.1.Inlaturarea vopselelor ramase

4.2.Inlaturarea pensulelor

4.3.Inlaturarea ziarelor

Marimea unei structuri WBS n-ar trebui sa depaseasca 100-200 elemente terminale(un element terminal este cel mai jos element(activitate) care nu poate fi divizata). In cazul in care sunt necesare mai multe elemente terminale se folosesc subproiecte. WBS ar trebui de asemenea sa aiba 3-4 nivele in adancime, fiecare nivel avand 5-9 elemente. Aceste sugestii deriva din:

Capacitatea memoriei pe termen scurt este limitata la 5-9 item-uri

Daca exista un timp fix pentru planificarea unui proiect, cu cat sunt mai multe terminale cu atat mai putin timp se acorda fiecaruia in partep

Cu cat sunt mai multe elemente terminale cu atat mai multe vor fi dependintele dintre ele

Diagrama PERT

O diagrama PERT(Program Evaluation Review Technique) este o unealta de management de proiect folosita pentru a programa, organiza si coordona taskuri in cadrul unui proiect. PERT este o metodologie dezvoltata de armata USA in anii 1950 pentru managementul proiectului military Polaris.

In acelasi timp a fost dezvoltata si o alta metoda similara si anume Metoda Caii Critice(Critical Path Method-CPM).

Pasii in alcatuirea diagramei PERT

Identificarea milestone-urilor (puncte semnificative in dezvoltarea proiectului) si a activitatilor specifice - in aceasta etapa se prefera alcatuirea unui tabel cu taskurile identificate

Determinarea secventei de activitati - unele taskuri necesita o analiza mai atenta pentru determinarea ordinii in care aceste taskuri trebuie efectuate.

Construirea diagramei - in modelul initial activitaile sunt desemnate prin arcuri iar milestone-urile prin cercuri, dar exista si versiuni de diagrame cu activitatile reprezentate in cercuri.

Estimarea timpului necesar fiecarei activitati - poate fi folosita orice unitate de timp; diagramele PERT permit incertitudini in ceea ce priveste timpul activitatilor. Pentru fiecare activitate modelulinclude 3 tipuri de estimari de timp:

i. Timp optimist: de obicei cel mai scurt timp in care poate fi efectuata activitatea

ii. Timpul cel mai probabil: timpul de efectuare a unei activitati cu cea mai mare probabilitate

iii. Timpul pessimistic: cel mai mare timp pe care o necesita o activitate.

Pentru fiecare activitate timpul estimate poate fi calculat:

Timp estimat  =  ( Optimist  +  4 x Cel mai probabil+  Pessimistic ) / 6

Pentru calculul variatiei de timp pentru fiecare activitate

Pessimistic  -  Optimist ) / 6 ]²

Determinarea drumului critic - este determinat prin insumarea timpilor necesari activitatilor din fiecare secventa si determinarea celui mai lung drum din proiect; durata de timp cu care un task poate intarzia fara sa afecteze durata proiectului se numeste intarziere admisibila. Drumul critic poate fi calculat daca se determina pentru fiecare activitate urmatoarele:

i. ES - Earliest Start time(Timpul de Start cel mai mic)

ii. EF - Earliest Finish time(Timpul de Finish cel mai mic)

iii. LS - Latest Start time(Timpul de Start cel mai mare)

iv. LF - Latest Finish time(Timpul de Finish cel mai mic)

Updatarea diagramei PERT pe masura ce proiectul progreseaza - pe masura ce proiectul avanseaza timpul estimat poate fi inlocuit cu timpul actual.

Exemplu de diagrama PERT pentru un proiect de design al unui site:

Diagrama Gantt

Diagrama Gantt este o unealta utila in analizarea si planificarea proiectelor complexe. Diagramele Gantt:

• Ajuta la planificarea taskurilor ce trebuie efectuate
• Ofera un punct de pornire pentru cand planificarea momentelor in care aceste taskuri vor fi realizate
• Permit planificarea resurselor necesare
• Ajuta la rezolvarea unui drum critic atunci cand proiectul trebuie realizat pana la o anumita data.

Daca proiectul este in desfasurare diagrama Gantt precizeaza daca acesta e in intarziere sau nu, ajutand astfel decizia managerului de a indrepta lucrurile.

Activitatile dependente trebuie incepute si completate (cel putin pana cand urmatoarea activitate poate incepe), in secventa respectiva. Aceste activitati se numesc secventiale. Exista si activitati care nu depend de altele, aceste numindu-se activitati paralele.

Pasii pentru construirea unei diagrame Gantt:

1.Identificarea activitailor din planificare - pentru fiecare activitate se completeaza data de inceput cea mai timpurie; in cazul taskurilor dependende se arata etapele de care acestea depend.

2.Programarea activitatilor

Realizarea foilor de teste

O foaie de teste trebuie realizata completand un tabel ca mai jos:

unde coloanele "Modulul testat", "Test efectuat" si "Rezultat asteptat" vor fi completate dupa etapa de proiectare urmand ca in faza de teste sa fie completate coloanele "Status" si "Comentarii". Coloana Status va avea 3 valori: OK in cazul in care pentru fiecare test efectuat rezultatul asteptat este acelasi cu rezultatul obtinut de tester, OKC in cazul in care testerul are comentarii, iar FAILED in cazul in care care pentru fiecare test efectuat rezultatul asteptat nu este acelasi cu rezultatul obtinut de tester, sau se obtine chiar eroare. In acest caz, trebuie descries si conditiile de eroare sau neconcordanta in coloana "Comentarii".