Analiza sistemului informatic si folosirea SGBD-urilor in activitatea unei structuri a Administratiei Publice locale

Analiza sistemului informatic si folosirea SGBD-urilor in activitatea unei structuri a Administratiei Publice locale

1. Integrarea administratiei publice in dezvoltarea societatii informationale

In conditiile alinierii Romaniei la standardele Uniunii Europene, administratia publica trebuie sa-si ia propriile masuri de restructurare si modernizare privind modul de functionare in societatea informationala.

Societatea Informationala, conform Comunitatii Europene, se bazeaza pe un mediu socio-economic in care informatia, cunoasterea si comunicarea sunt motorul cresterii eficientei globale al societatii. Comunitatea Europeana impune anumite reguli mediului public pentru utilizarea tehnologiilor moderne de comunicare si de prelucrare a informatiei. Aceste tehnologii, utilizate distinct, sunt denumite tehnologii internet.

Pentru ca aceasta din urma sa aduca beneficii utilizatorilor din tara noastra, este necesar sa se dezvolte intr-un cadru national care sa raspunda cerintelor locale, in corelatie cu cadrul regional, national si international.[1]

In plan national, problema societatii informationale trebuie abordata pe mai multe sectoare care se influenteaza si se interconditioneaza reciproc.

Fig. nr. 5 Integrarea administratiei publice in dezvoltarea societatii informationale

Figura de mai sus reprezinta modalitatea prin care interactioneaza componentele implicate in procesul de realizare a serviciilor publice, cresterea nivelului de informare si comunicare catre cetateni. Administratia publica este cea mai importanta componenta a societatii, asigurand cadrul favorabil dezvoltarii comunitatii si realizand servicii de calitate pentru cetateni, sectorul economic si cel social.

Informatizarea institutiilor administratiei publice locale

Administratia Publica este in prezent puternic influentata de folosirea tehnologiilor moderne ale informatiei si comunicatiilor. Folosirea acestor tehnologii ofera posibilitatea schimbarii calitative a serviciilor oferite de administratia publica cetatenilor si entitatilor sociale. Informatizarea institutiilor administratiei publice locale este un proces continuu, existand preocupari majore in acest sens. Poate fi realizata cu succes numai in conditiile unei infrastructuri informationale bine organizate si eficient dirijate.

Guvernul Romaniei, prin Ministerul Administratiei si Internelor a elaborat inanul 2001, Planul national de Actiune " e-administratie", care cuprinde:

computerizarea activitatilor desfasurate in institutiile publice, prin care sa se asigure cresterea eficientei operationale in cadrul organismelor administratiei locale si centrale;

computerizarea serviciilor publice pentru cetateni, agenti economici de la nivelul administratiilor locale si centrale.

In articolul nr. 9 din Strategia Nationala de Informatizare se prevede utilizarea tehnologiei informatiei in vederea sustinerii reformei in administratia publica pentru asigurarea informatizarii omogene si coordonarea institutiilor din administratia publica centrala si locala, inclusiv in sistemul justitiei, simplificarea procedurilor si practicilor administrative, inlaturarea arbitrariului si coruptiei, optimizarea comunicarii si a fluxului de informatii intre institutiile de la nivel local si central, asigurarea cooperarii interdepartamentale, generalizarea treptata a schimbului de informatii bazat pe documente electronice, asigurarea accesului cetatenilor la informatia publica (centre de informare, chioscuri electronice plasate in locuri publice), asigurarea compatibilitatii sistemelor informatice din administratia publica, la nivel national si international, prin accelerarea elaborarii si aplicarii de metodologii, norme, standarde, coordonarea achizitiilor publice de produse si servicii TIC, conforme cu reglementarile europene.

Experienta multor state dezvoltate a aratat ca, atat crearea, cat si dezvoltarea unei societati informationale implica actiuni complexe, de lunga durata, foarte bine integrate intr-un proces amplu coordonat si sustinut de catre stat.

Se observa si in tara noastra o atentie deosebita acordata tendintei de informatizare a sistemului administrativ. In acest sens se vizeaza trei coordonate majore:

Informatizarea activitatilor din institutiile publice, care sa conduca la o crestere a eficientei operationale in cadrul organismelor administratiei centrale si locale;

Informatizarea serviciilor avand ca beneficiari cetatenii si agentii economici, fapt ce implica uneori integrarea serviciilor prestate de organizatii de servicii din administratia centrala si locala;

Asigurarea accesului la informatii, prin tehnologia informationala pentru utilizatorii finali ai serviciilor administratiei publice.

Cunoasterea tipologiei informatiilor utilizate in structurile administratiei publice este deosebit de importanta intrucat fiecare tip de informatie prezinta anumite caracteristici care trebuie luate in vedere in special pentru functionalitatea componentelor si ansamblului institutiilor administrative. Sub aspectul continutului, o informatie reprezinta o noutate, o stire, un eveniment. Informatiile alcatuiesc sistemul. Prin dimensiunile multiple pe care le au, informatiile sunt chemate sa optimizeze in cadrul administratiei publice ciclul informatie        decizie actiune, fiind o veriga de o deosebita importanta in fundamentarea deciziilor administrative si initierea de actiuni in vederea aplicarii acestora. De calitatea informatiilor, depinde caltatea deciziilor administrative adoptate si astfel se poate ajunge la crearea conditiilor favorabile pentru stabilirea si realizarea obiectivelor previzionale.

Pana in prezent, computerizarea aplicata de organismele administratiei publice centrale din tara noastra a functionat sub o responsabilitate sectoriala, la nivel de departament, agentie, minister. Rolul major in succesul acestui proces de informatizare a institutiilor publice revine reprezentantilor managementului public, care trebuie sa identifice modalitatile concrete de actiune de la nivelul fiecarei institutii. Rolul administratiei publice locale este fundamental si se diversifica pe masura ce continua sa creasca problemele economice, sociale, de mediu, pe care le intampina si pe care trebuie sa le solutioneze. La nivelul administratiei publice locale exista o nevoie de instruire continua a functionarilor publici si a consilierilor locali si judeteni pentru dobandirea de noi cunostinte care sa conduca la cresterea eficientei si eficacitatii activitatilor care se desfasoara in sectorul public. De aceea, pentru administratia publica sunt necesare programe de pregatire structurate si adaptate profilului si necesitatilor specifice acestui domeniu de activitate.

Administratia publica evolueaza odata cu progresul societatii, eficientizarea acesteia impunand utilizarea tehnicilor moderne si in primul rand a calculatoarelor. Dezvoltarea societatii informationale, bazata pe dezvoltarea infrastructurilor tehnice, creeaza cadrul necesar asigurarii accesului oricarui cetatean la informatii care il privesc sau care au influenta asupra conditiilor sale de munca, de studiu, de viata. Administratiile publice sunt cei mai importanti clienti si utilizatori ai tehnologiei informatiei si comunicatiilor, investind pentru cresterea performantelor propriilor activitati, dar mai ales pentru diversificarea si imbunatatirea relatiilor lor cu cetatenii. Accesul la informatiile publice confera transparenta procesului de management si in mod cert sustine dezvoltarea societatii in ansamblul ei.

3.Analiza sistemului informational al Consiliului Judetean Iasi

3.1. Constituirea si compartimentele Consiliului Judetean

Conf. disp. art. 28 si 29 din Legea nr. 215/2001, Consiliul Judetean este compus din consilieri alesi prin vot universal, egal, direct, secret si liber exprimat. Este condus de un presedinte si are un nr. de comisii care reprezinta organele sale de lucru[2]. Dupa ce se constituie Consiliul Judetean, acesta organizeaza: comisii de specialitate si comisii speciale de analiza si verificare. Primele, comisiile de specialitate se organizeaza pe principalele domenii de activitate. Membrii acestora sunt consilierii, cu exceptia viceprimarului. Comisiile de specialitate isi aleg cate un presedinte si un secretar. Acestea analizeaza si avizeaza proiectele de hotarare din domeniul lor de activitate si lucreaza in plen, luand hotarari cu votul majoritatilor membrilor. In ce priveste comisiile speciale de analiza si verificare, acestea pot fi infiintate la initiativa consiliului local sau a primarului, pe o perioada determinata.

Consiliul Judetean are un statut autonom, deliberand asupra intereselor specifice ale colectivitatilor locale si hotaraste cu privire la modul de realizare a acestora, fara ca autoritatile administratiei publice judetene sa se amestece. Consiliul Judetean decide asupra modului de solutionare a problemelor administrative ale colectivitatilor locale. Solutionarea treburilor publice, dar si nivelul veniturilor bugetare sunt dependente de modul in care Consiliul Judetean actioneaza in domeniul administrarii patrimoniului orasului. Astfel, Consiliul Judetean este titular al dreptului de a administra domeniul public si domeniul public al orasului. El gestioneaza serviciile publice locale prin regii autonome, institutii si agenti economici de interes local, infiintate prin hotarari proprii si exercita controlul asupra activitatilor acestora.

Aparatul de specialitate al Consiliului Judetean este format din functionari publici si persoane cu contract individual de munca si este organizat in directii, servicii, birouri si compartimente independente. Directiile sunt urmatoarele: Directia Integrare Europeana, Dezvoltare si Comunicare, Directia Economica, Directia Financiar Contabila si Administrativ, Arhitect Sef , Directia Tehnica, Directia Juridica si Cancelarie, Compartimentul Ghiseu Unic si Secretariat ATOP, Directia Organizare, Resurse Umane si Informatizare, Compartimentul Audit, Compartimentul Purtator de Cuvant si Relatii Publice. Fiecare dintre acestea are atributii specifice. Activitatea desfasurata de catre Directia Economica se incadreaza si respecta principiile continute in Codul de conduita a functionarilor publici, Legea nr. 7/2003, avand ca obiective cresterea calitatii serviciului public; buna administrare in realizarea interesului public precum si eliminarea birocratiei si a faptelor de coruptie din administratia publica.

Compartimentele de comunicare cu cetatenii din cadrul Consiliului Judetean Iasi isi prezinta activitatea pe baza unor criterii standard. Exista diverse structuri interne prin care acesta comunica cu cetatenii: Centre de Informatii pentru Cetateni, Servicii sau Birouri de Relatii cu Publicul, persoane cu atributii in oferirea informatiilor de interes public.  Aceste compartimente reprezinta nodurile de comunicatii si informatii in cadrul Consiliului Judetean Iasi si functioneaza ca interfata dintre cetatean si administratia locala si judeteana, dar si ca un element de legatura intre diferitele compartimente tehnice ale institutiei. Functionarii care lucreaza in aceste compartimente au o dubla responsabilitate: aceea de a informa si asista cetateanul in rezolvarea problemelor cu care se confrunta si responsabilitatea de a se informa si a informa colegii din celelalte compartimente functionale ale institutiei asupra modului de rezolvare a problemelor comunitatii. Toate aceste compartimente au actionat unitar in directia imbunatatirii activitatii institutiei, performatizarii si eficientizarii acesteia, toate avand ca scop final cresterea gradului de servire a cetatenilor.

Consiliul, ca autoritate publica de interes judetean are in vedere ca intreaga activitate pe care o desfasoara din punct de vedere atat al managementului, cat si al activitatii propriu-zise, sa fie permanent corelata cu factorul social, cu evolutia societatii la nivel local si general.

Se au in vedere permanent ca factori de influenta:

situatia economica pe plan local;

situatia socio-profesionala si problemelecu care se confrunta cetateanul din acest punct de vedere;

resursele financiare de care dispune institutia si gestionarea lor in functie de prioritatile existente;

aparitia de noi domenii, situatii ce intra in sfera competentelor autoritatilor administratiei publice

In functie de factorii mentinnati si avand in vedere scopul principal de a satisface nevoile cetatenilor, in paralel cu obiectivele ce vizeaza crearea cadrului de dezvoltare a intregii societati, institutia procedeaza la adoptarea de noi elemente care sa imbunatateasca activitatile desfasurate:

se creeaza diverse compartimente in functie de situatia ce trebuie rezolvata;

se procedeaza la informatizare pentru cresterea randamentului institutiei;

eficientizarea activitatii compartimentelor existente.

Pentru buna functionare a calculatoarelor conectate la retea, angajatii care au acces la internet, trebuie sa se informeze referitor la modul de lucru in retea. Lipsa de pregatire nu constituie scuza in cazul pierderilor de date, de exemplu. Pentru orice incident informatic, se solicita interventia Compartimentului Informatizare. Fiecare utilizator are obligatia de a realiza periodic copii de siguranta, pe suport extern- disketa, CD-ROM, DVD-ROM, memory stick, a datelor proprii de pe hard discul calculatorului pe care-l utilizeaza. Fiecare utilizator are obligatia de a respecta anumite reguli legate de gestionarea conturilor pe servere. Trebuie sa-si schimbe periodic parola de acces si sa-si verifice tot periodic, drepturile de acces la fisierele proprii.

Compartimentul Informatizare are ca obligatii[3]:

• Trebuie sa asigure permanent actualizarea site-ului oficial al Consiliului Local (www.icc.ro) in baza informatiile primite de la Serviciile si Compartimentele proprii, precum si de la institutiile din subordine;
• Sa asigure conectarea la reteaua Intranet a utilizatorilor, in baza formularului "Formular Acces Intranet";
• Sa creeze cont e-mail utilizatorilor, pe baza formularului "Formular e-mail";
• Sa ofere acces egal la informatiile publice din retea pentru toti utilizatorii;
• Sa respecte secretul corespondentei si caracterul privat al operatiunilor efectuate de catre utilizatorii retelei.

Sistemele tehnice cu care opereaza in prezent compartimentele din Consiliul Local Iasi au o pronuntata uzura fizica si morala, care conduce la randamente scazute, consumuri mari si la o calitate necorespunzatoare a acestora. Sursele proprii cat si cele ale bugetelor locale nu pot asigura modernizarea si dezvoltarea infrastructurii serviciilor publice de interes general. De aceea, atragerea unor surse suplimentare din imprumuturi rambursabile si nerambursabile, precum si realizarea unor parteneriate public-private reprezinta o conditie esentiala pentru dezvoltarea si modernizarea serviciilor publice de interes general[4].

Prin acte legislative, precum O.G. nr. 24/2002, Legea nr. 291/2002 s-a stabilit obligatia tuturor oraselor de a dezvolta si sisteme de plata electronica a taxelor si impozitelr locale. Aceste sisteme reprezinta un bun mijloc pentru ca toti cetatenii sa aiba acces la informatiile relevante despre impozitele si taxele locale si ofera o solutie facila, rapida si comoda pentru achitarea datoriilor la bugetele locale. In cadrul relatiei dintre cetatean-entitati- administratie exista variate utilizari cu privire la conexiune Internet. Astfel, se poate beneficia de informare la nivel administrativ, utilizare legislativa, raspunsuri la intrebari de ordin general, ghidul zonei, primirea de cereri si petitii, etc.

3. Analiza sistemelor informationale din cadrul Consiliul Judetean Iasi

Sistemele informatice care apartin primelor generatii (se regasesc chiar si in prezent astfel de sisteme), reproduc de fapt procedurile de calcul manual. Daca un document trebuie realizat in n exemple, fiecare exemplar mergand la un functionar, sistemul informatic reproduce acest mod de lucru, calculatorul fiind folosit de fapt ca masina de scris. In general, sistemele informatice din banci au acest mod de lucru. Orice document se elibereaza in 2 - 3 exemplare; un exemplar ramane la emitent, unul la client, iar ultimul la casier. Si facturile se elibereaza tot conform procedurilor manuale, in diferite culori, fiecare avand propria-i destinatie.

Modul acesta de lucru este benefic pana la un punct. Este important ca la proiectarea de sisteme informatice sa se mentina ceea ce este bun din prelucrarea manuala, dar sa se introduca si elemente specifice, sustinute cu un cadru legal adecvat privind stocarea informatiei pe suport magnetic si restrictionarea utilizarii de documente imprimate. Fara o astfel de sustinere legala obiectivele informaticii nu vor fi in concordanta cu cerintele societatii informationale. Absenta in acele momente a cadrului legal si a normelor de aplicare care sa puna de acord fluxurile informatice cu cele informationale, continutul documentelor a condus la conducerea unor sistem informatice hibride, rigide cu nivel de eficienta egala sau mai redusa decat vechile practici informationale inlocuite. Si azi se intalnesc sisteme cu reintroducerea acelorasi date, intreruperi de fluxuri, documente nereproiectate, coexistenta formelor ortogonale de stocare, paralelisme in operatii, stocare, fluxuri, elaborari, grad de neomogenitate, prelucrari pe niveluri, lipsa de interconectare, subordonarea clientului cerintelor interne ale sistemului sau operatorului, abordari a raportului informatica/problema practica.

Sistemul informatic din cadrul Consiliul Judetean gestioneaza toate categoriile de date si informatii existente in institutie, raspunzand cerintelor definite de oricare dintre compartimentele acesteia. Rolul sau este acela de a asigura informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie. Principale obiective pe care acesta le-ar indeplini: constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes general (nomenclatoare, banci de date), coerenta informationala in administratia publica si in relatia cu cetateanul, securizarea datelor si asigurarea accesului la informatie pe grade si paliere de competenta, stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, prelucrarea, administrarea si asigurarea calitatii si integritatii acestor colectii de informatii. Exemple in acest sens pot constitui retelele edilitare, ceea ce presupune ca existenta unei baze de date exacte trebuie sa contina totalitatea retelelor edilitare cu informatii complete despre acestea, ar permite compartimentelor functionale interesate sa urmareasca si sa planifice eficient interventiile in carosabil, reparatiile de strazi si trotuare, in asa fel incat sa se elimine risipa care exista in prezent in acest domeniu. La fel se intampla si in cazul terenurilor si cladirilor, existenta unei baze de date trebuie sa contina toate datele despre un teren sau o cladire existente la o anumita adresa (suprafata, dotari, proprietar, situatie juridica, numar persoane, etc), in acest fel avandu-se in permanenta o imagine reala asupra impozitelor datorate de contribuabil, calcularea tuturor sumelor datorate primariei, precum si analize privind amplasarea unor obiective in functie de datele din zona.

Sistemele informationale trebuie sa constituie suportul de aplicare si de simplificare a unor reguli si proceduri administrative in scopul asigurarii unui acces larg al populatiei la servicii publice, precum si reducerii tarifelor pentru aceste servicii si a costurilor de operare si personal. Desigur, toate sistemele informatice existente reflecta stadii ale dezvoltarii domeniului, ale datarii sau ale calificarii, stadii care trebuie depasite atunci cand au fost atinse nivelurile critice. 

Principalele atributii ale compartimentul informatic sunt:

Informatizarea Consiliului, elaborarea strategiei unitare pentru dezvoltarea si optimizarea sistemului informatic;

Elaborarea programului de strategie a informatizarii in cadrul Consiliului Judetean

Urmarirea realizarii si actualizarii bazelor de date de interes pentru Consiliu;

Rezolvarea sesizarilor privind deficientele in functionarea sistemului informatic;

Urmarirea respectarii normelor de utilizare a tehnicii de calcul in toate compartimentele institutiei;

Elaborarea proiectului de buget pentru informatica la nivelul institutiei si pentru comunicatii

Promovarea unor teme de studiu, note de fundamentare, studii de solutie, studii de prefezabilitate si studii de fezabilitate pentru promovarea si realizarea strategiei unitare de dezvoltare a sistemului informatic;

Analizarea elaborarii actelor normative si intocmirea referatelor de specialitate, etc.

Principalele documente informationale care circula in cadrul institutiei prezentate sunt: fisa mijloacelor fixe, nota de inventar, chitante, facturi, ordine de plata, dispozitie de plata, foaie de parcurs, ordin de deplasare, deschidere de credite bugetare, state de personal, state de functii, contracte de munca, note de transfer, rapoarte, nota de lichidare, nota de plecare in concediu, state de plata, lista de plata pentru cheltuieli de deplasare, contracte, avize de expeditie.

Orientarea spre cetatean - Informatica aplicata a dezvoltat tehnici si metode de analiza, proiectare, programare, testare, avand ca obiectiv realizarea de software performant. Odata cu ameliorarea raportului calitate/cost s-a dezvoltat o noua conceptie privind orientarea catre utilizatorul final, cetateanului, a aplicatiilor informatice.

Aparitia jocurilor pe calculator, dezvoltarea componentelor cu care persoanele acceseaza resursele Internet, vanzarea de software pentru categorii largi de cetateni, au schimbat atitudinea producatorilor de software fata de utilizatorul final. Intr-un sistem informatic bancar, utilizatorul final este clientul bancii.  Intr-un sistem de instruire deschis la distanta, clientul final este elevul sau studentul. Pentru o biblioteca virtuala, utilizatorul final este cititorul. Pentru un magazin virtual utilizatorul final este cumparatorul. Utilizatorii finali trebuie considerati persoane fara calificare in domeniul informatic, cu niveluri de cultura diferite, cu abilitati de lucru cu calculatorul, de asemenea, diferite si care urmaresc satisfacerea unor nevoi reale prin accesarea unei aplicatii informatice. Daca inainte, analistul, designerul si programatorul urmareau dezvoltarea de software pentru operatori calificati, aplicatiile cu caracter public destinate cetatenilor au o cu totul alta filozofie, intregul efort fiind dirijat spre crearea unui context favorabil dialogului cetatean-calculator.

Prelucrarile manuale si prelucrarile informatice opereaza cu codificari. Se genereaza coduri pentru materiale, coduri pentru persoane, coduri pentru evenimente, coduri pentru contracte. Regasirea informatiilor se efectueaza exclusiv dupa aceste coduri. Cele mai stupide aplicatii distribuite il obliga pe cetatean sa poarte cu el tot felul de contracte pentru a indica numerele acestora care sunt de fapt cheile de regasire.

Orientarea catre cetatean presupune:

acceptarea codului numeric personal ca principala cheie de regasire a persoanei fizice;

includerea numelui si prenumelui sau a prenumelui si a numelui sub forma de siruri si luarea in considerare a variantelor posibile de ortografiere, pentru continuarea altei chei de regasire;

implementarea de algoritmi pentru regasire din aproape in aproape, folosind informatii legate de natura evenimentului, interval de reproducere, volum, costuri, durate, adrese relative.

Orientarea spre client presupune, de asemenea, reducerea timpului de asteptare pentru solutionarea problemei, obtinerea unui grad de satisfactie cat mai ridicat, precum si eliminarea sentimentului de vinovatie pe care cetateanul il percepe atunci cand o cerinta a sa nu este solutionata, datorita lipsei de calitate a aplicatiei informatice privita ca eroare a algoritmului de prelucrare cu continut neadecvat al bazelor de date. Toate deficientele cad exclusiv in sarcina elaboratorului de software si a operatorilor care manipuleaza informatia de intrare a bazelor de date.

Serviciile publice pentru cetateni pot fi redate in : realizarea de acte personale (acte de identitate, certificate de nastere), autorizatii de constructii, notificarea schimbarii adresei de domiciliu, etc.

Orientarea spre cetatean este verificata prin parcurgerea urmatorilor pasi:

se studiaza colectivitatea careia i se adreseaza produsul software;

se extrage un esantion reprezentativ;

subiectii din esantion sunt supusi sa-si solutioneze problemele folosind produsul program supus testului;

daca mai mult de 78% dintre subiecti sunt satisfacuti de utilizarea produsului software in sensul ca ei si-au solutionat problemele, inseamna ca aplicatia informatica este buna, in sens contrar, aplicatia informatica nu este orientata spre cetatean si reprezinta o risipa de munca.

Deja exista numeroase aplicatii informatice deosebit de eficiente in raport cu populatia, ceea ce conduce la ideea ca toate sistemele informatice importante trebuie sa se adreseze cetatenilor, iar operatorii si administratorii sa aiba numai rolul de a mentine caracterul operational al sistemului, prin actualizarea bazelor de date si prin actualizarea algoritmilor.

Trecerea la noi versiuni a acestor aplicatii trebuie sa insemne o si mai mare intelegere a cerintelor cetateanului, o crestere a gradului de confort a acestuia. Atingerea acestui                          obiectiv se realizeaza atunci cand cetateanul isi va solutiona problemele cu cat mai putine informatii tastate, cu cat mai putine selectii in meniuri si cu cat mai putine reluari sau cerinte de deblocare a conturilor. Introducerea de optiuni personalizate ca pozitie, in functie de frecventa cu care sunt activate de cetateni creeaza un nou mod de abordare a relatiei cetatean-calculator.

4.Componentele informatice existente

in sistemul informational al Consiliului Judetean Iasi

In activitatea de management in cadrul Consiliului Judetean Iasi, componentele esentiale ale sistemului informational sunt reprezentata de date si informatie. Informatiile se depoziteaza pentru a fi preluate si prelucrate. Sub aspectul continutului, o informatie reprezinta o noutate, o stire, un eveniment. Informatiile alcatuiesc de fapt sistemul informational. Acesta cuprinde ansamblul de elemente de informare materializate sau nematerializate precum si prelucrarea datelor necesare pentru functia de conducere a unei institutii.

Activitatea in administratie trebuie sa serveasca publicului, sa fie astfel organizata si condusa incat, respectand legile, sa vina in intampinare si sa solutioneze problemele cetatenilor, probleme multiple si de o diversitate extraordinara. Practic, desi ele pot semana, fiecare cerinta a unui cetatean, contribuabil este una specifica si in general nu pot exista solutii identice[5]. De aceea, fiecare dintre componentele procesului decizional trebuie privita la nivelul administratiei publice in functie de tipul acesteia (centrala, locala), spatiul in care actioneaza, categoria de servicii publice etc.

O decizie optima, in cele trei etape ale sale de fundamentare, formulare, implementare are ca suport indispensabil o realitate existenta iar o decizie fundamentata depinde de calitatea informatiilor care stau la baza ei, fiind tot mai mult recunoscuta necesitatea cresterii interconexiunilor si a complexitatii informatiilor care pot influenta in mod direct deciziile, decizii care la randul lor pot afecta inclusiv calitatea vietii. Din acest motiv este necesara o abordare diferita in vederea monitorizarii si raportarii datelor intre diferitele nivele ale administratiei, fiind absolut necesara eliminarea redundantei datelor, realizarea interoperabilitatii informatiilor si diseminarea acestora intre institutiile publice si, de ce nu, catre toti potentialii utilizatori. In contextul deciziilor fundamentate, informatia joaca un rol important deoarece aceasta permite integrarea informatiilor din domenii diverse si vizualizarea, analiza acestora intr-o maniera utila, sugestiva si eficienta.

In cadrul Consiliului Judetean, sistemul de comunicatii lucreaza pe mai multe canale de informare: informatii transmise pe cale orala (sedinte de lucru, discutii cu primarii, secretarii, cetateni la audiente, convorbiri telefonice, etc.) - informatiile obtinute pe aceasta cale, de cele mai multe ori, sunt consemnate in scris, notitele respective fiind de mare folos in procesul de prelucrare a datelor si in analiza situatiilor; informatii scrise si din evidenta computerului. Acestea din urma sunt cele rezultate in special prin corespondenta externa sau din interiorul Consiliului (rapoarte, informari, situatii statistice, note de constatare, raspunsuri la chestionare, alte date din evidenta computerului) sau din  exterior. Informatiile scrise prezinta avantajul ca rezista o perioada mai indelungata de timp consemnate, se preteaza mai bine la stocare si ofera largi posibilitati de prelucrare.

O alta componenta a sistemului informational, sistemul  de prelucrare a datelor, prezinta o mare importanta. Pentru ca informatiile culese sa devina utile, acestea trebuie prelucrate si ordonate astfel incat sa nu existe neclaritati in procesul de lucru. Mai intai, informatiile trebuie selectate pe domenii de interes. Apoi, trebuie sa se faca diferenta intre informatiile operative, curente si cele care au valoare documentara si si sunt necesare a fi inmagazinate, stocate. Stocarea informatiilor avand loc pe domenii de activitate, sarcina ordonarii si prelucrarii revine sefilor de compartimente din cadrul Consiliul Local Iasi. Astfel, in compartimentul de contencios-administrativ, se vor stoca informatiile privind natura hotararilor consiliilor locale, cauzele care conduc la adoptarea de hotarari cu incalcarea legii, etc.

Procesul prelucrarii informatiilor la nivelul Consiliului Local nu este deloc usor, avand in vedere ca persoana care ocupa postul de secretar general este pusa in situatia de a analiza date din diferite domenii de activitate, pentru care nu poate fi intotdeauna competenta. De aceea, prelucrarea datelor trebuie sa cada in sarcina specialistilor din subordine, secretarului general revenindu-i sarcina de a utiliza informatiile gata prelucrate in cea mai mare parte si in felul acesta, castigand timp pentru alte probleme ce tin doar de competenta sa.

Dupa cum se observa, conducerea unei institutii este imposibila fara asigurarea unui sistem informational de cea mai buna calitate, care sa conduca la o interpretare corespunzatoare a datelor, interpretare ce declanseaza de fapt procesul luarii deciziilor.