Training-ul ca metoda complementara de formare a specialistului in PR

Training-ul ca metoda complementara de formare a specialistului in PR

1. Ce este trainingul?

Activitatea de formare prin training vizeaza acumularea unui set de cunostinte, abilitati si competente, ca urmare a unui proces de transmitere a unor informatii cu caracter practic sau teoretic in stransa legatura cu asimilarea unor competente specifice informatiilor acumulate. Termenul de formare/pregatire isi are radacinile in ceea ce odinioara se numea ucenicie; astazi, cel mai adesea este asociat expresiei de dezvoltare personala.

Ideea de pregatire a evoluat de la conceptul practic al pregatirii fizice si se refera la actiuni planificate si repetate in vederea dezvoltarii anumitor muschi si obtinerea unor abilitati deosebite din acest punct de vedere.

Pregatirea/dezvoltarea la locul de munca este un domeniu perceput ca desfasurandu-se intr-un cadru organizat, facand apel la unelte si echipamente specifice astfel incat, prin invatare, sa se ajunga la performanta ridicata, cuantificabila din prisma productivitatii la locul de munca. Exista si posibilitatea invatarii in afara locului de munca, insa, aceasta metoda nu abordeaza individual din punct de vedere al productivitatii. A doua metoda prezinta avantaje vizibile deoarece face individul sa se simta stimulat de acumularea unor informatii ce se pot dovedi utile si in afara locului de munca, aspect ce favorizeaza asimilarea de informatii. Acest tip de pregatire este, de regula, utilizat atunci cand se intentioneaza sa se transmita informatii de factura teoretica.

Din punct de vedere militar, pregatirea inseamna asimilarea capacitatii de a actiona si supravietui in situatii de lupta si a diverselor competente necesare supravietuirii in vreme de razboi. Aceasta poate include capacitatea de a utiliza arme, capacitatea de a supravietui dupa ce ai fost capturat de inamic etc.

Din perspectiva religioasa, pregatirea inseamna purificarea sufleteasca prin rugaciune, actiune ce vizeaza indeosebi poate atingerea unor teluri de natura spirituala, cum ar fi, de pilda, apropierea de Dumnezeu si indepartarea de viata plina de pacate. Cel mai elocvent exemplu in acest sens este religia budhista.

Training-ul - ca activitate specifica - difera de exercitiu si urmareste imbunatatirea capacitatilor, abilitatilor sau performantelor umane. In concluzie, "training-ul este descris ca fiind un proces sistematic de dobandire de noi cunostinte, abilitati si aptitudini necesare indeplinirii eficiente a atributiilor unui anumit post, prezent sau viitor" .

Pentru a intelege mai bine termenul si a vedea unde se incadreaza in dezvoltarea individului, este necesar sa vorbim de alte doua concepte: educatie si dezvoltare.

Spre deosebire de training, care subsumeaza oportunitatea oferita unui individ de a acumula informatii ori deprinderi, dezvoltarea reprezinta rezultatul pe termen lung a actiunilor de invatare. In virtutea acestui fapt, denumiri precum 'departamentul de training' sau 'managementul training-ului' au fost inlocuite cu 'departamentul de dezvoltare a resurselor umane' sau 'managementul dezvoltarii'. Noua terminologie reflecta schimbarea orientarii dinspre proces (training) catre rezultat (dezvoltare).

Invatarea este o permanenta schimbare a cognitivului (ex. intelegere si gandire) ce rezulta din experienta individuala si influenteaza comportamentul. Acesta se poate realiza atat prin actiuni de invatare in afara companiei, cat si in interiorul acesteia (ex. un curs de limbi straine platit de companie).

Pentru a integra mai bine aceste concepte, este util sa abordam un concept precum training, dezvoltare si educatie din perspectiva aportului lor la viata profesionala a unui individ. Astfel, intr-o abordare generala, se poate afirma ca:

• training-ul ajuta un angajat sa fie mai eficient pe un post;
• dezvoltarea reprezinta o premisa a promovarii lui
• educatia sprijina un individ sa reuseasca in cariera, indiferent de domeniul de activitate.

"Programele de formare/training sunt vehiculul care mijloceste inducerea unei schimbari comportamentale, comportamentul incluzand in acest caz si aspecte legate de cunostinte, abilitati, atitudini si relatii. (Rae, 1997)"[2]

Etape ale procesului de training

2.1. Etapa 1: Identificarea si analiza nevoilor de formare / training

Este posibil ca, in urma unei cercetari riguroase a nevoilor de formare, un specialist sa ajunga la concluzia ca solutia optima nu este trainingul? Cu siguranta ca in domeniul formarii nu trainingul este acela care solutioneaza intotdeauna problemele existente. Fara indoiala, insa, este de o deosebita importanta o analiza riguroasa a nevoii de pregatire pentru a determina daca trainingul este solutia optima: "scopul analizei de nevoi este identificarea trebuintelor, intereselor, necesitatilor, atat la nivel individual cat si organizational."[3]

In fapt, orice demers strategic planificat are scopul de a veni in intampinarea unei probleme, oricare ar fi natura acesteia. La nivel empiric, acest fapt poate parea facil, insa specialistii nu pot cadea in aceasta capcana. O abordare superficiala ori un demers de cercetare eronat pot compromite un intreg proces de formare in care toate celelalte etape sunt elaborate minutios. Si, totusi, acest tip de demers implica resurse considerabile ce pot fi financiare, umane si de timp. Si pentru ca adesea simtul intuitiv al unui bun manager poate avea rezultate similare unui demers de identificare a nevoilor de formare, in multe situatii aceasta etapa este neglijata. Insa, desi aparent aceasta etapa poate fi trecuta cu vederea, relevanta ei sta in insasi esenta demersului managerial de rezolvare a problemei, iar daca aceasta problema nu este cea reala, demersul poate fi impecabil, dar inutil.

Camelia Crisan sustine ca putem imparti demersul de identificare in doua etape :

Identificarea nevoilor de formare

Analiza nevoilor de formare

Procesul de analiza este dezbatut si de Doru Curteanu et al. urmarindu-se, insa, o procesualitate asemanatoare cu demersul urmarit de mine in sustinerea argumentului acestei teze.

Analiza organizationala (in cazul de fata, organizatia este cea a profesionistilor in relatii publice);

Analiza posturilor care (in contextul acestei lucrari) fac trimitere la analiza profesiei de relationist;

Analiza angajatilor (formarea socialistilor in relatii publice);

Stabilirea unei solutii (prezentarea complementaritatii trainingului ca o alternativa viabila) .

1.Un factor esential este contextul in care se realizeaza analiza nevoilor de formare, deoarece acesta va avea o influenta certa asupra rezultatelor oricarui cercetator. De exemplu, intr-un capitol anterior a fost prezentat un caz referitor la statutul specialistilor in relatii publice din Bulgaria, luand in calcul asemanarile multiple intre nivelul de trai, mentalitatea locuitorilor, sau sistemul educational dintre Bulgaria si Romania.

In aceasta etapa trebuie consultati stakeholderii (actorii implicati) - in cazul demersului de fata, specialistii in PR, practicienii, profesorii si, nu in ultimul rand, studentii. Nu trebuie omis faptul ca se porneste de la identificarea unei probleme, iar principalul aspect delicat in studiul de caz ales este lipsa cadrului coerent al profesionalizarii relatiilor publice.

2. Daca in cazul organizatiilor se analizeaza fisa postului, in lucrarea de fata am incercat sa delimitez o serie de aspecte ale profesiei de relationist, insistand pe aptitudinile si competentele necesare unui specialist in domeniul relatiilor publice.

In aceasta etapa Camelia Crisan face o analiza comparativa a expectantelor unei organizatii de la angajatii sai si a competentelor acestora in raport cu expectantele. In cazul lucrarii mele am realizat o analiza a cadrului de formare a specialistilor in PR, in raport cu deontologia existenta si cu exigentele mediului de afaceri.

4. Solutia propusa de mine este elaborarea unui program de training pentru viitorii specialisti in PR, program ce poate fi utilizat ca optiune complementara a sistemului de invatamant superior sau ca program de formare a angajatilor in aceasta arie de activitate.

Exista o serie de metode prin care se realizeaza identificarea si analiza nevoilor de formare. Printre ele se afla :

1. Analiza si identificare cunostintelor

Acesta este, probabil, cel mai direct tip de analiza. Indiferent daca se desfasoara in grup sau individual, aceasta metoda consta in simple chestionari pentru a determina daca indivizii stiu si inteleg cunostintele de care au nevoie. Uneori, se poate recurge si la observatia angajatului la locul de munca pentru a confirma ca acesta urmeaza un set de reguli acceptate, iar in cazul in care informatia ce trebuie retinuta de angajat are un caracter complex, se poate recurge la un test de cunostinte.

2.Analiza abilitatilor

Acest demers este, de obicei, mai dificil intrucat exersarea abilitatilor este rezultatul implementarii unui set de cunostinte. Multe evaluari de abilitati pot fi realizate prin observatie directa, uneori sustinuta de interviuri, desi niciuna dintre aceste metode nu aduce atata informatie cat se poate strange prin intermediul unui chestionar.

Asadar, putem decide intre urmatoarele metode :

- observatia muncii;

- interviuri cu angajatii pentru a identifica nivelul lor de performanta, atat individual cat si prin intermediul unor focus grupuri;

- o combinatie intre interviu si observatie;

- chestionare;

- o combinatie de chestionare si interviuri;

Chestionarele de diagnoza

Desi pare simplu sa aplici un chestionar spre a fi completat pentru ca ulterior sa analizezi raspunsurile primite, aceasta metoda nu este atat de simpla pe cat pare. Adesea, repondentul poate da un raspuns care crede el ca este de dorit de catre evaluator, asa incat chestionarele trebuie aplicate unui numar semnificativ de subiecti.

Atunci cand faci un chestionar, este natural sa apara dileme privind tipul de intrebari ce urmeaza a fi introduse. In astfel de situatii, se recomanda sa se porneasca de la fisa postului sau de la un model agreat, insa trebuie evitate acele intrebari care ar putea sa sugereze un raspuns "asteptat".

O potentiala abordare porneste de la standardele ocupationale sau alte documente de acelasi tip. Sarcina vizata este elaborarea unei liste cu abilitatile necesare pentru realizarea unei anumite meserii, urmand sa fie intrebati angajatii daca ei pot aplica sau nu.

O lista suplimentara poate include o serie de abilitati asupra carora angajatul este rugat sa-si exprime parerea, daca ele ar trebui sau nu sa fie incluse in specificatiile postului. Pot fi incluse si "abilitati improbabile" pentru a sesiza gradul de seriozitate in completarea chestionarului.

Cursantilor li se ofera o foaie alba si sunt rugati sa scrie pe care din abilitatile, cunostintele si comportamentele sunt considerate necesare pentru a-si realiza sarcinile de munca la un nivel optim. De asemenea, ei pot fi solicitati sa plaseze itemii listati in ordinea importantei.

O alta abordare are in centrul sau un tip mai "sofisticat" de chestionar. Subiectilor li se cere sa isi autoevalueze nivelul abilitatilor pentru fiecare item dintr-o lista ce li se pune la dispozitie de catre evaluator. Daca raspunsurile oferite ar fi sincere, rezultatele acestui tip de chestionar ar fi cele mai concludente pentru determinarea nevoilor de training. De asemenea, raspunsurile acestor chestionare pot avea un grad mare de subiectivism, insa acesta poate fi redus prin trimiterea respectivului chestionar referitor la angajat si: sefilor, colegilor sau subordonatilor.

Exemplu: Anexa 1

Interviul

Aceasta este o metoda relativ costisitoare intrucat presupune intalniri directe, fata in fata cu un numar destul de ridicat de indivizi. In schimb, spre deosebire de chestionar, anumite aspecte pot fi discutate mai pe larg sau explicate mai in detaliu.

Planificarea interviului

Desi un tip de interviu nestructurat si flexibil poate sa fie eficient, este de dorit ca abordarea sa treaca printr-o faza de planificare, deoarece nu se pot permite deviatii semnificative in intrebarile puse diferitilor subiecti. Mai intai, trebuie ca evaluatorului sa-i fie clar ca interviul este cea mai buna si mai ieftina tehnica de a atinge rezultatele pe care le doreste. Evaluatorul trebuie sa-si pregateasca o lista cu informatiile pe care doreste sa le obtina prin intermediul interviului. Primele doua-trei intrebari sunt importante pentru ca ele trebuie sa aiba un impact mare si sa pregateasca terenul pentru activitatea ce va avea loc. Este de apreciat daca interviul va fi mai eficient daca la discutii va lua parte o singura persoana sau el se va desfasura cu mai multi participanti concomitent.

De asemenea, trebuie stabilita inca de la inceput modalitatea in care se va inregistra informatia obtinuta, ca marcare a unor aspecte intr-o lista sau pur si simplu pe o foaie de hartie disponibila. Este necesara planificarea cu atentie a timpul dedicat fiecarui interviu. Intervievatul trebuie sa fie informat care este scopul demersului evaluatorului, rolul sau si ce se va intampla cu rezultatele.

Alte metode utilizate:

Consultarea unor publicatii de specialitate

Discutiile de grup

Testele

Rapoartele si inregistrarile

In concluzie, putem prezenta o schema a etapei de identificare si analiza a procesului de training[7].

Etapa 2: Delimitarea cadrului

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele reprezinta formularea a ceea ce formatorul doreste ca grupul de cursanti sa poata realiza in urma participarii la procesul de formare. In cartea verde se face o tipologizare a obiectivelor formulate pentru formare in functie de scop si de continut.

In functie de scop, obiectivele pot fi:

de training

pedagogice[8]

In functie de continut, obiectivele se impart in:

globale (Exprima in sinteza care este comportamentul global asteptat din partea cursantului, comportament ce trebuie sa fie realizabil pana la sfarsitul sesiunii de formare si aplicabil in situatii similare.)

specifice (Reprezinta detalierea unor abilitati si competente specifice care impreuna pot permite realizarea obiectivului global.)

2.Elaborarea planului de actiune

Selectarea informatiei - blocuri de teorie in functie de cele 4 stiluri de invatare

Dupa cum s-a discutat in teoriile despre formare, fiecare trainer se confrunta in timpul unei sesiuni de formare cu persoane care au diverse stiluri de invatare.

De asemenea, aflati in situatia in care le sunt prezentate o serie de informatii, indivizii manifesta 3 tipuri de reactie[10]:

a. Tendinta de transformare.

In situatia in care obiectivul trainerului este de a-i pune pe cursanti in situatia de a transforma informatia primita, design-ul programelor trebuie sa fie sofisticat, orientat spre descoperire si

mentoriat. Ei doresc structuri flexibile si relaxante care promoveaza sarcini provocatoare precum:

descoperire;

crearea de strategii;

rezolvarea de probleme;

orientarea auto-administrata a invatarii.

Acesti participanti doresc sa fie asertivi, sunt constant provocati de probleme complexe si capabili sa controleze, auto-administreze si auto-monitorizeze invatarea precum si progresele pentru a atinge standarde mai inalte si obiective pe termen lung.

b. Punerea in practica

Este necesar un design semi-structurat, interactiv, care stimuleaza valorile personale, incurajeaza spiritul de echipa oferind in acelasi timp detalii, sarcini, procese si completarea de proiecte. Acesti participanti prefera mediile de invatare orientate spre sarcina, pline de energie, competitive. In asemenea situatii, este recomandata folosirea coachingului, a practicii si feedback-ului pentru incurajarea auto-motivarii, rezolvarii de probleme, auto-monitorizarii si impartirea sarcinilor - in timp ce se minimizeaza nevoia de a descoperi sau explora, eforturile suplimentare si atingerea unor standarde dificile.

c. Conformarea

Pentru participantii care in prima instanta doresc sa se conformeze, este necesar un design care ofera certitudine, controlabil de catre cel care invata putin, structurat, care ii ajuta pe acestia sa atinga scopuri confortabile, cu risc minim, intr-o directie liniara. Aceste persoane prefera mediile care sunt simple, schematice, fara riscuri care ghideaza cu multa grija si ii ajuta pe indivizi sa invete confortabil, intr-o maniera simpla de "pas cu pas".

Pentru evitarea situatiilor ce conduc la o atmosfera nonlucrativa in cadrul grupului de training, este necesara o planificare a sesiunilor care sa respecte cateva etape ce vor asigura in primul rand o diminuare a riscurilor.

Mai intai, facilitatorul, trebuie sa isi adreseze urmatoarele intrebari:

1. Ce trebuie sa invete participantii ca urmare a respectivei sesiuni? (obiectivul participantilor)

2. Ce consideram ca trebuie sa fie inclus in respectiva sesiune? (obiectivul formatorului)

Care sunt prioritatile in materialul pe care il avem pentru respectiva sesiune?

4. Cat timp avem la dispozitie pentru respectiva sesiune?

5. Care sunt etapele / secventele de parcurs in respectiva sesiune?

6. Ce fel de obiecte / aparate / materiale ajutatoare vor fi necesare?

7. Trebuie sa realizam si un instructaj al fiecarei sesiuni. In ce forma?

8. Ce fel de suport pentru instructaj vom folosi in prezentare?

Pentru a raspunde la prima dintre intrebari, se va face legatura cu rezultatele etapei de identificare si analiza a nevoilor, intrucat ele reflecta in primul rand opiniile si atitudinile grupului de training. Totusi, fiecare dintre participanti va avea propriile obiective, iar participantii trebuie chestionati in legatura cu acestea inainte de inceperea programului, urmand ca ele sa fie luate in seama pe cat posibil. Aceste opinii pot fi cercetate la inceputul fiecarei sesiuni.

In ceea ce priveste raspunsul la cea de-a doua intrebare, am discutat deja despre stabilirea obiectivelor procesului de formare. Ordonarea prioritatilor se va realiza tinand seama de stilurile de invatare si de adaptare a informatiei la particularitatile cursantilor.

Timpul alocat sesiunii de training este o variabila foarte importanta, adesea participantii la cursuri neintelegand necesitatea unei sesiuni de opt ore, ce include in fapt exercitii si pauze.

Pentru a putea stabili etapele desfasurarii trainingului, trebuie planificate si detaliate activitatile si metodele de prezentare a informatiilor. Aceasta sarcina trebuie sa fie realizata minutios, reprezentand un element de baza al reusitei sau al esecului sesiunii de formare.

O activitate cu pronuntat caracter practic este cel mai adecvat si eficient instrument pentru a facilita invatarea si nicidecum nu este utilizata pentru a trece timpul sau pentru ca formatorul nu poseda suficient material care sa sustina prelegerea.

Activitatea trebuie sa fie relevanta si sa isi aduca aportul la invatare, pornind de la premisa ca nicio alta tehnica nu ar conduce spre un rezultat mai bun. Alte posibile argument in favoarea introducerii activitatilor practice sunt:

consolidarea prin practica a cunostintelor si deprinderilor asimilate in alte sesiuni sau parti ale programului;

pentru punctarea anumite aspecte, permitandu-li-se participantilor sa incerce singuri sa identifice succese sau esecuri si motivul aparitiei acestora;

pentru a inviora atmosfera intr-un mod realist in cadrul unui program mai dificil;

. introducerea unei parti relevante a unei sesiuni care are loc seara, cand folosirea unei metode traditionale nu ar fi bine primita de catre participanti.

Este de preferat sa se evite includerea unui numar prea mare de activitati succesive si de dorit concentrarea pe relevanta si eficienta practica a unei activitati la un anumit moment. Multe sesiuni includ prelegeri, vizionari video, discutii, fiind apoi completate de catre o activitate practica ce are ca efect intarirea invatarii. Un aspect important si adesea neglijat al activitatilor practice este relevant. Din lipsa de timp sau din comoditate unii formatori nu insista pe adaptarea activitatilor la nevoile de invatare ale participantilor ci preiau exercitii "de-a gata".

In urma planificarii minutioase a activitatilor, a selectarii si planificarii blocurilor de teorie si a metodelor de expunere, se poate realiza o analiza a necesitatii de materiale si o planificare exacta in timp pentru ca trainerul sa urmareasca cu usurinta desfasurarea trainingului si sa nu omita informatii importante.

Model: Sa vad cum pun de la prez skills la anexa

Etapa 3 - Desfasurarea training-ului

2.1 Inaintea debutului sesiunii de formare

Climatul de desfasurare a sesiunii de training este o componenta importanta de care trainerul trebuie sa se ocupe. Aspecte de tipul luminozitatii incaperii, al dimensiunilor, al dispozitiei participantilor in sala de training nu pot fi neglijate. Cea mai potrivita dispozitie in spatiu a participantilor este in forma de semicerc pentru a putea exista contact vizual permanent intre trainer si participanti. Formatorul trebuie sa acorde atentie speciala extremelor, mai ales in situatia in care sala este foarte mica. Luminozitatea trebuie sa fie moderata, ea depinzand si de metoda de expunere aleasa de formator. Cu exceptia situatiilor de proiectare a unor material audio-vizuale in care camera trebuie sa fie intunecata, lumina trebuie sa nu lipseasca, astfel incat participantii sa poata urmari eventualele material scrise sub forma flipchart-urilor de exemplu. Lumina excesiva poate fi deranjanta si poate determina o stare de oboseala si nervozitate a participantilor.

Debutul programului de formare

Asemenea tuturor situatiilor de comunicare, debutul unei sesiuni de formare trebuie sa inceapa cu prezentari. In cazul trainerului, acesta se poate prezenta singur sau poate fi prezentat de managerul companiei sau organizatorul sesiunii de formare. In ceea ce priveste participantii, chiar si in situatiile in care sunt colegi de serviciu sau membri ai aceleasi organizatii/departament formatorul alege de regula o activitate de coeziune a grupului si de familiarizare a cursantilor unii cu ceilalti.

Un alt aspect important in deschiderea sesiunii de training este identificarea asteptarilor participantilor. Daca s-a realizat corect identificarea nevoilor de formare atunci se poate cunoaste in ansamblu nivelul de cunostinte al participantilor si deduce nivelul lor de asteptari in functie de acesta. Totusi este necesara o activitate de identificare a asteptarilor ce poate fi realizata prin mai multe metode (cu activitate practica, redactare a asteptarilor etc.).

Pentru o buna desfasurare a sesiunii de training este indicate stabilirea de comun acord cu participantii a unor reguli generale de comunicare, in special pentru a evita intreruperile, neintelegerile etc.

In final, inainte de inceperea propriu-zisa a expunerii formatorul trebuie sa stabileasca o modalitate de captare a atentiei si starnirea interesului participantilor, realizarea eficienta a acestei etape putand fi decisive pentru starea de spirit a participantilor pe intreaga durata a training-ului.

Majoritatea trainerilor opteaza pentru realizarea unui singur exercitiu care sa inglobeze toate obiectivele etapelor prezentate mai sus.

2.3 Desfasurarea actiunii de formare

In desfasurarea actiunilor de formare exista o gama larga de tipuri de activitati ce pot fi conduse de formator. Ele trebuie adaptate obiectivelor specifice ale blocurilor de informatie si cadrului temporal respectiv a sincronizarii dintre momentul ales pentru realizarea exercitiului si tipul informatiilor prezentate (ex: daca a trecut mai mult de o ora de la ultima activitate practica).

Vor fi enumerate cateva din multiplele posibilitati de prezentare si exersare a informatiilor transmise pe durata unei sesiuni de formare.

Brainstorming-ul consta in facilitarea unei game largi de discutii pentru a obtine idei si solutii. Este frecvent utilizat in stimularea creativitatii si are ca scop generarea de idei noi si rezolvarea de probleme.

Exercitiul de grup presupune formarea grupurilor de la 2 pana la 8 persoane care discuta o chestiune pentru un timp scurt fara a parasi incaperea unde se desfasoara formarea. Are ca scop incurajarea persoanelor care manifesta reticenta. Este necesara facilitatea raspunsurilor si a feedbackului.

Studiul de caz presupune prezentarea unei probleme complexe, reala sau inventata care trebuie analizata in detaliu pentru gasirea unor solutii ce incurajeaza aplicarea unor principii. Are ca scop generarea unor puncte de vedere alternative.

Discutiile conduse reprezinta discutarea unor subiecte diverse sub controlul general al trainerului. Sunt foarte utile deoarece faciliteaza intelegerea si permit exprimarea unor puncte de vedere.

In cadrul demonstratiilor, trainerul executa o operatie sau pune in practica o deprindere care este observata de catre participanti. Metoda are ca scop exemplificarea unor deprinderi prin punerea in practica.

Prelegerea este si una din metodele de baza ale pedagogiei si nu poate lipsi din nici un proces de formare. Se manifesta printr-un discurs neintrerupt al formatorului, de obicei in fata unei audiente destul de numeroase. Are o functie de informare.

Organizarea unei sesiuni de intrebari si raspunsuri pentru verificarea si fixarea unor informatii specifice, dupa ce acestea au fost prezentate se utilizeaza si pentru incurajarea reflectiei la anumite chestiuni relevante pentru procesul de formare.

Punerea in practica desi aparent o activitate banala, are rolul de a fixa cunostintele si de a exersa deprinderile si atitudinile participantilor. Este util sa urmeze unei parti de expunere.

In cadrul jocurilor de rol, participantilor li se dau roluri, reale sau inventate, in grup sau in situatii de unu la unu, care trebuie interpretate in mod cat mai real. Are ca scop intarirea unor deprinderi prin intermediul autoconstientizarii si vizeaza de cele mai multe ori schimbarea atitudinala.

Simularile reprezinta dublarea unei situatii reale ca o problema complexa sau ca joc in care participantii isi iau roluri diverse si adopta diverse pozitii. Sunt utile deoarece permit simularea unor activitati care nu pot fi realizate direct si exerseaza rezolvarea de probleme.

Prezentarile video reprezinta o unealta eficienta ce presupune vizionarea de catre participanti a unor materiale video, urmate de discutii si analize.

Toate aceste metode trebuie combinate astfel incat participantii sa fie constant antrenati, sa fie acoperite toate cele patru stiluri de invatare si, in principal, sa fie atinse obiectivele de formare.

Exista insa si o serie de variabile ale sesiunii de formare, variabile independente de pregatirea meticuloasa a trainingului si dependente mai degraba de factori externi: momentul zilei, nivelul de pregatire si de interes al participantilor, durata sesiunii, oboseala cursantilor etc.

La finalul trainingului

Chestionarele justificative

Pentru ca sunt solicitate din partea participantilor justificari pentru afirmatiile facute, acest gen de chestionare trebuie minutios planificate. Simplele chestionare despre care s-a discutat pot fi modificate cu usurinta, de exemplu prin adaugarea unui extra-spatiu dupa fiecare dintre intrebari. Multi traineri se plang ca ei primesc rareori comentarii, dar aceasta situatie se poate datora faptului ca in locul in care au mentionat cuvantul comentarii, nu se adauga si alte instructiuni. Participantii trebuie sa raspunda intrebarii din chestionar si sa adauge comentariul relevant, iar trainerul poate returna un chestionar spre a fi completat in intregime, daca lui i se pare ca participantul nu a raspuns pe de-a-ntregul.

Anexa 2 Chestionar de evaluare

2.4 Etapa 4- Evaluarea

Evaluarea sesiunii de formare reprezinta o operatiune de comparare. Prin evaluare se compara obiectivele initiale ale formarii, respectiv insusirea unor cunostinte si deprinderi, cu rezultatul final obtinut in urma sesiunii de formare. Intre metodele de evaluare cel mai frecvent intalnite, Camelia Crisan prezinta trei tipuri: testele, evaluarile si auto-evaluarile . Acestea pot lua diferite forme precum discutiile, observatia, analiza sau recapitularea.

Testele de cunostinte

Testele de cunostinte sunt o metoda rar utilizata si foarte riscanta. Asemanarea cu lucrarile de control poate determina frustrarea participantilor, mai ales daca acestia nu poseda cunostinte despre tema trainingului. Acestea sunt utile insa pentru pre-testare, atunci cand cursantii poseda un anumit nivel de cunostinte, insa formatorul nu stie exact care sunt acestea.

Discutiile

Una dintre modalitatile prin care formatorul poate realiza evaluarea cunostintelor este initierea unei discutii cu participantii, invitandu-i sa prezinte nivelului lor de cunostinte sau experienta in domeniul in care urmeaza sa fie instruiti. Trebuie sa fie luata in considerare posibilitatea ca unii dintre ei au citit in prealabil informatii in diverse manuale sau vor imita spusele altor colegi pentru a-si crea o anume imagine. Insa, aceasta discutie va aduce aproape intotdeauna indicii interesante despre nivelul abilitatilor grupului.

Modalitatea in care participantii exerseaza abilitatile la debutul cursului de training este o operatiune de mare importanta pentru evaluare. Totusi, trebuie ca formatorul sa se asigure ca participantii pot, macar partial, realiza respectiva operatie, altfel actiunea se va transforma intr-o incercare de a-i pune intr-o situatie ridicola. Evaluarea abilitatilor participantilor se va realiza prin observarea demonstratiei lor si prin pozitionarea lor intr-o lista-matrice avand toate calitatile urmarite.

Observarea realizarii sarcinii

Metoda de observare va depinde de tipul activitatii in care subiectul este implicat. Se impune ca activitatea sa fie relevanta pentru specificul acelei sesiuni de training si nu trebuie perceputa ca un test desi trainerii vor observa aceasta activitate cu mai multa atentie decat cele care vor urma in program. Abordarea de baza presupune constatarea existentei unor abilitati, care vor fi consemnate intr-o lista matrice sau in alt instrument de analiza. De exemplu, la inceputul unui curs de tehnici de negocieri, grupul poate fi impartit in perechi de negociatori pentru a demonstra care sunt abilitatile de negociere pe care le poseda deja. Totusi, trebuie sa se tina cont de faptul ca aceasta evaluare nu poate avea un caracter absolut, si aceasta intrucat noutatea situatiei ii poate inhiba pe unii participanti in a-si demonstra abilitatile. Analize similare pot fi realizate pentru observarea membrilor grupului in auto-evaluari de tip post activitate sau in chestionarele realizate de liderii de seminar. Scopul acestei etape este de a-i facilita trainerului o evaluare practica a abilitatilor si capacitatilor grupului de participanti.

Auto-evaluari

Participantii pot fi rugati la inceputul sesiunii de training sa-si evalueze propriile abilitati, atat ca unica modalitate de evaluare, dar mai ales ca o suplimentare a evaluarii realizate de trainer. Evaluarile uzuale din cursurile de training sunt cele pre- si posteveniment. Diferenta dintre cele doua teste da masura schimbarilor rezultate in procesul de invatare. Acest tip de testare este eficient numai in aplicatii practice care sunt cuantificabile si masurabile. Situatiile de training care implica abilitati mai generale si comportamente sunt susceptibile de contaminare prin masurarea cu aceste metode simple, mai ales daca este implicata auto-evaluarea. Incertitudinea provine din faptul ca, la inceputul acestor evenimente, participantii nu stiu exact unde au deficiente. Ei pot realiza abia la sfarsitul evenimentelor de invatare care sunt limitarile pe care le-au avut initial.

Analiza comportamentala

Aceasta vizeaza o serie de observatii, un rezumat si o recapitulare a datelor ce le-au fost prezentate participantilor pentru a le demonstra modul in care ei au reactionat de-a lungul programului. Ca urmare a acestor prezentari, participantii pot planifica sa-si modifice diverse aspecte ale comportamentului, analiza trainerului urmand a produce date pentru un stadiu ulterior.

Teste practice si demonstratii

Acestea au fost descrise si ca instrumente initiale de evaluare, determinand relevarea prezentei unei anumite abilitati in randul participantilor, prin activitati sau teste special create in acest scop. Testele sunt administrate participantilor dupa fiecare etapa importanta de invatare, fiind "deghizate" in practici care evidentiaza abilitatile invatate. Testele practice sunt relevante mai ales in programele de training pe calculator. Dupa introducerea unui nou program, este necesara exersarea pe etape a noilor informatii predate.

Recapitulari zilnice

In cazul programelor care dureaza mai multe zile, este necesara realizarea unor evaluari zilnice care servesc urmatoarelor scopuri:

Sunt o analiza intermediara pentru eficienta trainingului;

Ii dau posibilitatea participantului sa isi fixeze noile cunostinte prin reflectarea necesara unei astfel de recapitulari;

Ii permite participantului sa-si impartaseasca cunostintele cu alti membri ai grupului si poate, sa-si reaminteasca unele aspecte, care ar fi putut sa-i scape.

Exista cateva forme posibile in care pot fi facute recapitularile zilnice:

Recapitulari la finalul zilei;

Recapitularea de dimineata;

Audituri scrise;

Audituri orale;

Analiza jurnalelor / materialelor din programele de training

Multe dintre programele de training au un numar de materiale - manuale, aplicatii, foi, file hartii de flipchart s.a. Insa, un jurnal al cursului este un instrument in care participantii scriu, marcheaza in timpul si dupa cursul de training acele puncte care au fost semnificative si pe care doresc sa si le reaminteasca. Pentru un eveniment de training, jurnalul consta intr-o sectiune introductiva, urmata de un set de trei foi (sau mai multe), cate una pentru fiecare zi de training. Acest jurnal al invatarii trebuie sa faca parte din manualul program, pentru a putea fi consultat cu usurinta de catre participanti.

Tinerea unui jurnal al programului / evenimentului de training prezinta avantaje precum:

Ofera participantilor sansa de a nota ideile care apar pe parcursul desfasurarii unui eveniment;

Ajuta la scara larga aducerea aminte a informatiilor invatate si experimentate, mai ales cateva idei cheie;

Faciliteaza la terminarea programului o apreciere realista a ceea ce participantul doreste sa implementeze si cum;

Este un factor de reamintire in momentul in care cursantul va fi pus in situatii reale de implementare a informatiilor asimilate, dupa terminarea cursului de training;

Este un reper permanent in ceea ce priveste progresele facute si dezvoltarea a ceea ce s-a invatat deja.

Jurnalul programului de training poate fi folosit ca un instrument atat in timpul cursului, dar si ca un reper si carte deschisa, mai ales avand in vedere ca invatarea este un proces continuu

Termometrul

Aceasta este o metoda prin care se poate incerca "luarea temperaturii" grupului. Ea reflecta modul in care se simt participantii la respectivul eveniment, cum decurg procesul si progresul invatarii de la inceput si pana la ultima analiza. Poate fi desenat pe o hartie de flipchart si postat in sala de curs de la inceput si pana la sfarsitul evenimentului. Variatiile pot fi notate de catre participanti dar si monitorizate de catre toata lumea, astfel incat aparitia oricaror probleme poate fi discutata deschis.

Recapitularea

Este o metoda utila de evaluare a participantilor dupa fiecare prezentare a blocurilor de teorie sau imediat dupa intoarcerea participantilor din pauza. Este indicat ca fiecare dintre participanti sa rosteasca o informatie pe care a retinut-o pana in acel moment.