Definirea documentelor contabile

Definirea documentelor contabile

Asa cum este cunoscut, activitatea intreprinderii, ca de altfel a oricarei alte entitati din domeniul economic sau alt domeniu de activitate, genereaza zilnic numeroase operatii care, pentru a fi inregistrate in contabilitate, trebuie sa fie consemnate in documente justificative. Altfel spus, orice operatie economica sau financiara trebuie justificata, ceea ce se realizeaza pe baza unui suport material de date care indeplineste anumite conditii de forma si continut.

Documentele justificative sunt acte scrise intocmite acolo si atunci cand au loc operatiile economice sau financiare si constituie suporturile de date si informatii ce justifica operatiile efectuate si, prin aceasta, reprezinta o premisa importanta pentru realizarea operatiunilor caracteristice sistemului informational contabil si, in speta, culegerea, prelucrarea, analiza, transmiterea, valorificarea si stocarea datelor sau informatiilor, dupa caz. Datele pe care le contin se prelucreaza potrivit cerintelor metodei contabilitatii astfel incat se obtin, in final, informatiile contabile de sinteza.

De altfel, in Legea contabilitatii este prevazut ca "orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ", iar persoanele care asigura intocmirea, viza, aprobarea si inregistrarea in contabilitate devin raspunzatoare pentru realitatea si legalitatea operatiilor pe care le consemneaza.

Organizarea contabilitatii oricarei unitati patrimoniale, necesita, printre altele, folosirea mai multor categorii de documente contabile care asigura atat reflectarea operatiilor economico-financiare ce afecteaza patrimoniul, cat si crearea premiselor necesare pentru prelucrarea, stocarea si raportarea ulterioara a datelor si respectiv informatiilor obtinute. De altfel, organizarea contabilitatii la nivelul exigentelor asumate nu poate fi conceputa fara existenta unui sistem de documente contabile judicios elaborate si utilizate dupa reguli bine stabilite.

Intrucat documentele contabile sunt numeroase si, totodata, au caracter complex se justifica clasificarea sau delimitarea lor in functie de rolul pe care il indeplinesc in cadrul sistemului de contabilitate si anume:

documente justificative;

registre contabile;

documente de sinteza si raportare.

Documentele contabile, indiferent de categoria din care fac parte, in functie de importanta si frecventa utilizarii lor pot fi tipizate si netipizate.

Documentele tipizate, sunt utilizate in mod frecvent, iar continutul, forma si formatul lor sunt unitare, fiind stabilite de catre directia de resort din cadrul Ministerului Finantelor Publice. Fiecare dintre ele se foloseste pentru operatii de aceeasi natura si are caracter obligatoriu pentru toate unitatile patrimoniale.

Tipizarea documentelor contabile contribuie, printre altele, la usurarea completarii si verificarii lor, si, totodata, la satisfacerea atat a cerintelor privind prelucrarea electronica a datelor pe care le contin, cat si a celor de informare ale utilizatorilor.

Documentele contabile netipizate, cum sunt: situatiile de repartizare a diferentelor de pret, de determinare a costurilor efective, de descarcare a gestiunii de marfuri, de fundamentare a indicatorilor bugetului de venituri si cheltuieli si altele, se folosesc in mod ocazional, iar continutul, forma si formatul lor se stabilesc la nivelul fiecarui agent economic in functie de necesitatile de informare ale acestuia.