Registrele contabile

In categoria generala a documentelor utilizate in contabilitate se delimiteaza registrele contabile sau documentele contabile propriu-zise, care asigura, in principal, atat inregistrarea si sistematizarea datelor inscrise in documentele contabile legal intocmite, cat si furnizarea de informatii referitoare la existenta si transformarile ce privesc elementele patrimoniale apartinand intreprinderii.

Aceste registre au, in general, caracter obligatoriu pentru toate unitatile patrimoniale si asigura inregistrarea cronologica si sistematica a operatiilor consemnate in documente justificative. Ele se prezinta sub forma unor registre sau foi volante si listari informatice legate sub forma de registru, cu continut si forma adecvate scopului pentru care sunt elaborate. Consemnarile in registre constituie fisierul de date pentru evidenta contabila curenta, iar fiecare registru furnizeaza informatiile necesare pentru unul sau mai multe elemente patrimoniale.

Registrele contabile, in functie de destinatia sau scopul in care se folosesc, se pot delimita in registre pentru evidenta cronologica, registre pentru evidenta sistematica si registre combinate.

Registrele pentru evidenta cronologica, cum sunt: registrul-jurnal, registrul pentru incasari si plati, nota de contabilitate si altele, asigura inregistrarea operatiilor economice si financiare in ordinea datei cand au avut loc.

Registrele sistematice asigura gruparea si inregistrarea operatiilor economico-financiare in functie de natura lor si, totodata, in raport cu data cand au fost efectuate, registre dintre care se amintesc: registrul cartea mare, registrul-inventar, fisa de cont pentru operatii diverse, fisa de cont "maestru-sah", jurnalul pentru creditul contului s.a.

Registrele combinate servesc atat pentru inregistrarea cronologica, cat si pentru cea sistematica, precum si pentru evidenta analitica, registre unde se incadreaza actualele jurnale folosite in cadrul formei de contabilitate pe jurnale.

Registrele principale retinute in Legea contabilitatii si in reglementarile contabile in domeniu sunt in numar de trei si anume: registrul-jurnal, registrul inventar si cartea mare, care au caracter obligatoriu.

Registrul-jurnal constituie documentul in care se consemneaza toate operatiile economice si financiare din cadrul unei anumite perioade de gestiune, in ordinea in care acestea s-au efectuat in timp, fara stersaturi si spatii libere.

In registrul jurnal, care se intocmeste intr-un singur exemplar, pentru fiecare operatie ce se inregistreaza se consemneaza urmatoarele elemente: numarul curent al fiecarei operatii inregistrate, incepand de la 1 ianuarie la 31 decembrie; data cand se face inregistrarea; felul si numarul documentului justificativ in care este inscrisa operatia ce se inregistreaza; explicatii in legatura cu operatia in cauza; simbolurile conturilor debitoare si creditoare si sumele pentru fiecare din acestea.

In cazul in care entitatea foloseste  registre-jurnal auxiliare este necesar ca documentele justificative sa se inregistreze in aceste jurnale, iar totalurile lunare ale acestor ultime documente se inscriu in registrul-jurnal general.

Jurnalele auxiliare sau cele combinate se utilizeaza de catre unitatile patrimoniale cu volum mare si foarte mare de operatiuni contabile, deschizandu-se pe genuri sau grupe omogene de operatii economico-financiare, cum sunt cele privind operatiile de casa si banesti, decontarile cu furnizorii, decontarile cu clientii, avansurile spre decontare s.a. Structura acestor jurnale se diferentiaza in functie de natura operatiilor pentru care se folosesc.

Registrul jurnal este numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta entitatii, iar in conditiile utilizarii sistemelor informatice de prelucrare a datelor aceste operatii se realizeaza atunci cand numarul paginilor editate este de 100.

In continuare se prezinta modelul acestui registru.

REGISTRUL-JURNAL

Registrul-inventar asigura inregistrarea rezultatelor inventarierii elementelor de activ si de pasiv si se intocmeste la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar, precum si cu ocazia incetarii activitatii. Completarea lui se realizeaza fara stersaturi si fara spatii libere, utilizandu-se datele inscrise in listele de inventariere si procesele-verbale intocmite in situatiile amintite. Se intocmeste intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta entitatii, si contine elementele patrimoniale inventariate si grupate dupa natura lor.

Modelul acestui jurnal se prezinta astfel:

REGISTRUL-INVENTAR

la data de.......

Registrul-cartea mare este un document contabil obligatoriu care se utilizeaza de entitatile ce folosesc forma de contabilitate "pe jurnale" sau "maestru-sah". Este un document care asigura, pentru sfarsitul fiecarei luni si cumulat de la inceputul anului, sistematizarea datelor contabilitatii sintetice atat pentru debitul cat si pentru creditul fiecarui cont sintetic. Contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate si constituie baza intocmirii balantei de verificare.

Formularul propriu-zis al registrului-cartea mare poate fi inlocuit cu fisele de cont pentru operatii diverse sau cu fisele de cont sah, denumite si fise pe conturi corespondente.

Modelul registrului si al fisei de cont pentru operatii diverse, in conditiile aplicarii formei de contabilitate "pe jurnale" se prezinta astfel: 

CARTEA MARE

Registrele de contabilitate, asa cum prevad reglementarile contabile, se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia pe care o au, completandu-se in mod ordonat pentru a permite in orice moment identificarea si controlul operatiilor patrimoniale efectuate.