PROCEDURA CONTABILITATE MARFA

NOTIUNI GENERALE

1. RECEPTIA MARFA

Receptia de marfa   poate fi identificata in etape , prin mai multe stadii, numite situatii:

Situatiile care privesc departamentul financiar sunt :

v    Situatia 70 ( documente care asteapta a fi contabilizate);

v    Situatia 75(documente inregistrate in Meti care asteapta confirmarea Kontan);

v    Situatia 80 (documente contabilizate).

Etapele inregistrarii receptiei

Etapa 1: Primirea documentelor

Setul de documente din receptie ajunge la Centrul de comenzi care il trimite apoi in contabilitate. Setul de documente contine:

-avizul de insotire a marfii si/sau factura ficala

-prefactura,

-compararea articolelor din comanda cu receptia si identificarea receptiei ( documentele in situatia 70).

Etapele inregistrarii documentelor sunt efectuate pe FUNCTII SPECIFICE !(asistentii contabili sunt impartiti pe etape):

- Asistent contabil arhivare

- Asistent operator facturi

- Asistent contabil litigii.

1.Asistent contabil arhivare

Verificarea si impartirea documentelor

Verificarea si impartirea documentelor pe furnizori si probleme se face in ziua primirii lor !!!!

In contabilitate se verifica in primul rand corectitudinea intocmirii facturii:

datele furnizorului,

datele cumparatorului,

data facturii,

datele privind expeditia,

stampila furnizorului si

sa nu existe stersaturi sau modificari.

In cazul in care ajung in contabilitate facturi care nu respecta conditiile de mai sus se ia legatura cu furnizorul in vederea rezolvarii acestor probleme.

Se verifica deasemenea daca exista stampila receptiei pe factura sau pe avizul de insotirea a marfii.

Se separa documentele pentru fiecare magazin pe departamente si

Se verifica daca totalul fara TVA din factura este egal cu valoarea receptiei.

Daca da,documentele sunt transmise mai departe catre Asistentii operatori facturi spre a fi inregistrate,

daca nu se verifica de ce nu sunt egale cele doua valori si atunci documentele sunt preluate de Asistentii contabili litigii pentru rezolvarea lor .

O data pe saptamana returneaza prin posta facturile si /sau avizele rosii furnizorilor .

2.Asistent operator facturi

Etapa 3: Inregistrarea documentelor

In momentul in care facturile ajung la asistentul contabil operator facturi, sunt corecte si pot fi imediat inregistrate.

Operarea documentelor in Meti se face zilnic; Nu se accepta ca documentele respective sa ramana  mai mult de 2 zile lucratoare pe masa de lucru!!!!

Programul de operare a facturilor este Meti, pentru fiecare magazin existand gestiune separata.

Grila de lucru in program este:

Pentru contabilizarea facturilor se acceseaza sectiunea contabilitate/ contabilizare intrari.

Identificarea facturii cu receptia se face prin introducerea numarului de comanda, care se gaseste in prefactura. Dupa introducerea numarului de comanda apare ecranul de mai jos in care se pot vedea urmatoarele: daca datele furnizorului sunt aceleasi cu cele din factura, codul intern al furnizorului si documentul in baza caruia a fost facuta receptia, daca totul este in regula se valideaza.

Pasii urmatori sunt:

Selectarea intrarii respective;

Introducerea facturii;

Controlul raprosarii;

Validarea raprosarii(cofruntarii).

Pentru exemplificare vezi ecranele de mai jos:

Selectarea intrarii

Introducerea facturii

Pentru introducerea facturii se completeaza urmatoarele :

v    F (pentru facturi );

v    A(pentru facturile storno);

v    Numarul facturii care este, de regula, numarul fiscal, dar poate fi si numarul intern;

v    La rubrica TTI se inregisreaza valoarea totala a facturii;

v    Tpc_ schema FA_MA1

v    In dreptul contului 371 se inregisreaza valoarea fara TVA a facturii;

v    Tva-ul se calculeaza automat.

Daca marfa din factura are Tva 19% se scrie codul 1;

Daca marfa din factura are Tva 9% se scrie codul 2;

Daca marfa din factura are Tva 0% se scrie codul 5;

Control raprosarii

Validarea raprosarii

Fiecare inregistrare are un numar, in cazul nostru:235273. Acest numar ,data si luna contabilizarii vor fi trecute pe fiecare factura !

O raprosare poate sa cuprinda:

O singura factura

Doua sau mai multe facturi de livrare

Factura in baza careia s-a facut receptia plus facturile de reglare, daca este cazul;

Numai facturi de storno, in cazul retururilor.

Inregistrarea comenzilor gratuite :

Pentru introducerea facturii se completeaza urmatoarele :

v    F (pentru facturi );

v    A(pentru facturile storno);

v    Numarul facturii care este, de regula, numarul fiscal, dar poate fi si numarul intern;

v    La rubrica TTI se inregisreaza valoarea 0.01;

v    Tpc_ schema  FG _FRG

v    In dreptul contului 371 se inregisreaza valoarea prefacturii;

v    Tva-ul calculat este 0, codul 5

Pentru a vizualiza comenzile lucrate se aceseaza contabilitate/ lista confruntarilor.

In acest listing sunt toate raprosarile lucrate de utilizator, inclusive cele deja contabilizate.

Daca se constata o greseala pentru raprosarile aflate in situatia 75 se procedeaza in felul urmator:

se intra in lista confruntarilor, se selecteaza raprosarea respectiva si se basculeaza in situatia 70, de aici se reia procedura de mai sus corectand greseala respectiva, sau se anuleaza raprosarea.

Atentie:

Rapprocharile raman in situatia 75 doar pana la sfarsitul zilei !!!

3.Asistent contabil litigii

Actele sunt preluate de la Asistentii contabili arhivare deja separate pe fiecare furnizor in parte .

Litigiu = Se considera litigiu diferenta datorata neconcordantei dintre marfa receptionata si marfa facturata

Tipuri de litigii:

Litigii datorate nesosirii documentelor -Marfa a fost receptionata doar pe baza de aviz de expeditie Se asteapta sosirea documentului. In momentul sosirii documentului:

daca documentele sunt ok (vezi paragraf verificare documente) se transmit spre inregistrare operatorului facturi:

daca documentele nu sunt ok se solutioneaza.

Litigii de pręt

Pretul prefacturii este > pretul de pe factura furnizorului;

Pretul prefacturii este < pretul de pe factura furnizorului.

In ambele cazuri se sesizeaza furnizorul si departamentul achizitii in vederea solutionarii lor (prin email se comunica articolele in cauza, diferentele existente si receptiile aferente.

Litigii de cantitate

- daca marfa a fost receptionata pe baza de factura si receptia a facut adnotari pe factura de diferente de cantitate se asteapta 1 saptamana pana furnizorul transmite factura corectata;

- daca Q de pe factura > Q de pe prefactura ;

- daca Q de pe factura < Q de pe prefactura ;

In ambele cazuri se sesizeaza furnizorul in vederea emiterii facturilor de reglare cantitativa.(sesizararea se face prin telefon sau   email )

Solutionarea litigiilor nu trebuie sa ramana  mai mult de 2 zile lucratoare pe masa de lucru!!!!