Contabilitate firma

CUPRINS

CAPITOLUL 1 PREZENTAREA GENERALA S.C. "FIRMA" S.R.L.

SCURT ISTORIC

CAPITOLUL 2 DOMENIUL DE ACTIVITATE AL SOCIETATII

2.1. Organizarea si functionarea societatii

Repere economico - financiare ale societatii

2.3.1. Registrele de contabilitate

2.3.2. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii imobilizarilor

2.3.3. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii mijoacelor banesti

2.3.4. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii drepturilor salariale

2.3.5. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii cheltuielilor si veniturilor

2.3.6. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii generale

2.3.7. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului

2.3.8. Lucrari de sinteza si raportare financiar-contabila, situatii financiare

CAPITOLUL 3

ORGANIZAREA CONTABILITATII SINTETICE A UNUI ELEMENT DE ACTIV / PASIV

CAPITOLUL 4

ORGANIZAREA CONTABILITATII ANALITICE A UNUI ELEMENT DE ACTIV / PASIV

CAPITOLUL 5

OPERATII PRIVIND INTRAREA, MISCAREA SI IESIREA DIN PATRIMONIU A UNUI ELEMENT DE ACTIV SI A UNUI ELEMENT DE PASIV

CAPITOLUL 6

BALANTA 

1. PREZENTAREA GENERALA A S.C. "FIRMA" S.R.L.

1.1. SCURT ISTORIC

S.C. ,,FIRMA" S.R.L., cu sediul administrativ in strada Cazarmii, nr. 37, bl. 13, sc. B, et. 2, ap. 9, Slatina, jud. Olt este o societate cu capital integral privat si sa infiintat in 17 iulie 1994, avand unic asociat pe G.D.C.

Obiectul de activitate al societatii: ,,Activitati de proiectare, urbanism, inginerie si alte servicii tehnice"; Activitatea principala a societatii:,, Lucrari de geodezie, cartografie si cadastru".

Pana in anul 1998, societatea lucreaza fara personal angajat cu carte de munca, numai cu persoane fizice autorizate, pe baza de contract de colaborare.

Din 1999, firma incepe sa faca primele angajari, isi extinde activitatea si face investitii in tehnica moderna de calcul si masuratori. Totodata societatea infiinteaza si isi desfasoara activitatea in cinci centre de lucru situate in principalele orase ale judetului Olt: Slatina, Caracal, Corabia, Bals, Draganesti-Olt si in Municipiul Bucuresti; societatea fiind structurata in cinci departamente in cadrul carora isi desfasoara activitatea peste 30 de angajati. Pentru un management atractiv in firma este atras alt asociat; acesta mareste capitalul social al firmei, acesta fiind de 50 000 RON.

La 19.12.2004, prin Actul Aditional 1656, de comun acord domnul G.D.C., cedeaza toata partile sociale asociatului atras G.D.L.,aceasta devenind unic asociat.

Prin decizie interna domnul G.D.C., este numit Director General al societatii si incepe perioada de certificare a calitatii si se restructureaza personalul pe sectoare, departamente si servicii.

La 21 decembrie 2004 obtine Certificatul de Atestarea Calitatii in lucrari geo-topografice si cadastrale. Societatea a iesit pe piata, licitand lucrari mari si reusind sa se impuna pe segmentul de piata pe care-si desfasoara activitatea.

La 01.03.2006, societatea isi extinde activitatea cu ,,Cercetare in stiinte fizice si naturale" si ,,Cercetare - Dezvoltare in stiinte sociale si umaniste". Tot cu aceasta data s-a redactat un nou act constitutiv in care S.C. ,,FIRMA" S.R.L., isi desfasoara activitatea in Romania, localitatea Slatina, strada Cazarmii , nr. 37, bl. 13, sc. B, ap. 9, judetul Olt.

Societatea are sedii secundare astfel:

Localitatea Slatina, strada M. Eminescu, nr. 42, parter, judetul Olt;

Localitatea Bals, strada N. Balcescu, nr. 7, parter, judetul Olt;

Localitatea Caracal, strada Parangului, bl. 1-4AB, judetul Olt;

Localitatea Corabia, strada Grivita Rosie, nr.7, judetul Olt;

Municipiul Bcuresti, strada D-ta Ruxandra, nr.19, Sector 2, Bucuresti.

Societatea este recunoscuta de partenerii de afaceri prin seriozitate si profesionalism.

2. DOMENIUL DE ACTIVITATE AL SOCIETATII S.C. "FIRMA" S.R.L.

S.C. "FIRMA" S.R.L., cu sediul administrativ in strada Cazarmii, nr. 37, bl. 13, sc. B, et. 2, ap. 9, Slatina, jud. Olt este o societate cu capital integral privat inregistrata in registrul comertului avand numarul de ordine J 28/680/1994, iar la Administratia Financiara a judetului Olt este inregistrata cu atributul fiscal R si Codul Unic de Inregistrare (C.U.I.) 1342058.

In cadrul S.C. "FIRMA" S.R.L., exista un sistem de management al calitatii stabilit, documentat, implementat, mentinut si imbunatatit continuu conform cerintelor standardului SR EN ISO 9001: 2001pentru a demonstra aptitudinea firmei nostre de a satisface continuu cerintele clientului, reglementarile aplicabile in scopul cresterii satisfactiei clientului prin indeplinirea cerintelor sale.

Sistemul de management al calitatii structurat conform ''modelului unui sistem de management al calitatii bazat pe ,,proces'' furnizat de SR EN ISO 9001: 2001 este adaptat particularitatilor S.C. "FIRMA" S.R.L., si face posibila implementarea politicii referitoare la calitate si a obiectivelor stabilite, in mod planificat.

Domeniul de activitate al S.C. "FIRMA" S.R.L., este: lucrari de geodezie, topografie, cadastru, fotogrammetrie, cartografie, masuratori GPS, realizare de sisteme informatice, software de specialitate si aplicatii GIS.

Principalele dotari utilizate pentru realizarea lucrarilor sunt:

aparatura topografica de specialitate;

soft de specialitate;

mijloace de transport auto.

Societatea dispune de personal calificat si autorizat/atestat pentru executia tipurilor de lucrari, precum si de dotarea necesara. In cazul in care executia lucrarilor impune utilizarea unor dotari suplimentare sau de inalta specialitate, apelam in baza unor conventii/contracte cu firme specializate.

Cresterea cifrei de afaceri, faptul ca multi beneficiari vechi ne solicita in continuare pentru noi lucrari, nu ar fi posibila daca preocuparea pentru calitate nu ar fi fost prioritara in intreaga noastra activitate.

S.C. "FIRMA" S.R.L., executa lucrari de geodezie, topografie, cadastru, fotogrammetrie, cartografie, masuratori GPS, realizare de sisteme informatice, softwarede specialitate si aplicatii GIS cu respectarea reglementarilor legale in vigoare referitoare la protectia muncii, a mediului si sanatatii omului:

- asigura prezentarea la serviciu in starea normala (apt si odihnit) a personalului;

- asigura informarea fiecarei persoane, anterior angajarii in munca, asupra riscurilor la care este expusa la locul de munca, precum si asupra masurilor de prevenire necesare;

- foloseste personal autorizat pentru deservirea aparaturii topografice si tehnicii de calcul;

- asigura verificarea periodica din punct de vedere medical, psihologic si profesional a personalului care executa lucrari in zona caii ferate;

- personalul foloseste echipament de lucru si de protectie.

Referitor la protectia mediului si a sanatatii omului, nu exista echipamente sau materiale care sa afecteze mediul sau sanatatea omului.

Societatea asigura si calitatea lucrarilor executate prin:

verificarea lucrarilor topografice executate este realizata de catre personalul responsabil cu asigurarea calitatii ;

evaluarea periodica a modului cum societatea, ca executant, respecta documentatia serviciilor furnizate; se face de catre personalul societatii in colaborare cu personalul numit beneficiar;

la lucrarile executate la cererea beneficiarului, societatea va efectua modificari la documentatia de executie cu respectarea legislatiei in vigoare.

2.1. ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA S.C. "FIRMA'' S.R.L.

Societatea "FIRMA" S.R.L., este organizata potrivit profilului de activitate pe departamente. In cadrul societatii exista cinci departamente, conducerea si administrarea societatii se face de catre Directorul general, iar conducerea operativa si normele de lucru se asigura de catre Directorul executiv conform organigramei si normelor prezentate in anexe:

Contabilitatea, in cadrul SC "FIRMA" SRL, se tine in compartiment distinct, cu personal angajat cu pregatire de specilalitate.

Organizarea si tinerea contabilitatii revine Directorului Economic, care coordoneaza activitatea economica in cadrul societatii si dispune de lichiditatile firmei.

ORGANIGRAMA S.C. "FIRMA'' S.R.L.

2.2. Repere economico - financiare ale S.C. "FIRMA'' S.R.L.

Cifra de afaceri pe ultimii trei ani:

2.3.1. Registrele de contabilitate

Datele consemnate in documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica si grupate in registrele contabile. Acestea se prezinta sub forma unor registre legate, fise si situatii ale caror continut si forma corespund scopului pentru care se tin.

Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, in contabilitate sunt: Registrul-jurnal, Cartea-mare si Registrul-inventar.

a)     Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza, prin articole contabile, in mod cronologic, operatiile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor, dupa data de intocmire sau intrare a acestora in unitate. In cadrul firmei SC FIRMA SRL acest jurnal este emis de programul de contabilitate « SCALA » , pe baza inregistrarilor efectuate zilnic. Se listeaza la sfarsitul lunii , iar totalurile (rulajul) se inscrie manual in registrul jurnal (formularul tipizat) snuruit si inregistrat la Administratia finantelor publice sector 6 la data infiintarii firmei.

b)    Registrul "Cartea-mare" este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul-jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale. Formularele folosite drept registru "Cartea-mare" pot imbraca diverse forme, cum ar fi: fise de cont pentru operatiuni diverse, fise de cont sah sau pe conturi corespondente, forma "Cartea-mare" centralizatoare.

Forma folosita drept registru « Cartea-mare «  de firma SC FIRMA SRL , este cea de fise de cont pentru operatiuni diverse. Aceasta fisa (cartea mare) este emisa din programul de contabilitate si se listeaza si arhiveza odata pe an - la sfarsitul anului.

c)     Registrul-inventar este documentul contabil in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Registrul-inventar cuprinde doua parti: listele de inventariere si recapitulatia inventarului. In cadrul recapitulatiei, datele preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ si pasiv.

Acest registru in cadrul firmei SC FIRMA SRL se completeaza odata pe an avand la baza inventarele intocmite in fiecare gestiune(materii prime, materiale auxiliare, marfuri si produse) si in fiecare departament(mijloacele fixe si obiectele de inventar).

d)    Registrul general de evidenta a salariatilor. Se numeroteaza pe feicare pagina si va purta obligatoriu pe toate paginile stampila inspectoratului teritorial de munca. Angajatorul are obligatia completarii registrului in ordinea incheierii contractelor individuale de munca.

e)     Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile : financiar-fiscal, inspectia muncii, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia impotriva incediilor, precum si in alte domenii prevazute de lege.

SC FIRMA SRL are 5 astfel de registre in cele 4 puncte de lucru din Judetul Olt si 1 in punctul de lucru din Mun. Bucuresti.

Cel de la sediul central se afla in cadrul serviciului Financiar-Contabilitate.

f)      Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilorcare au stat la determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.

Informatiile din Registrul de evidenta fiscala sunt inregistrate in ordine cronologica si corespund cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat. Registrul de evidenta fiscala se pastreaza la sediul fiscal al SC FIRMA SRL, in cadrul serviciului Financiar-Contabilitate, unde se fac si inregistrarile in acesta.

2.3.2. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii imobilizarilor

Evidenta operativa a imobilizarilor corporale intrate si iesite din unitatea patrimoniala ,in functie de categoria din care fac parte si locul unde se afla, se tine cu ajutorul registrului numerelor de inventar. Fiecarui mijloc fix i se acorda un numar de inventar , in ordine cronologica, pe baza documentelor primite.Este intocmit de seviciul Financiar-Contabilitate, pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate.

a)     Fisa mijlocului fix serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloscelor fixe. Se intocmeste de serviciul Financiar-Contabilitate, intr-un exemplar, pentru ficare mijloc fix.

b)    Bonul de miscare a mijlocului fix serveste ca:

Document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta ale unitatii(CP , DEPARTAMENT ; PUNCT DE LUCRU)

Document de insotire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la o sectie sau subunitate(CP, DEPARTAMEN; PUNCT DE LUCRU) la alta.

Document justificativ de inregistrare in evidenta tinuta de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosinta si in contabilitate.

Circula la : persoana care aproba miscarea mijlocului fix in cadrul unitatii ;

Procesul-verbal de punere in functiune a mijlocului fix se intocmeste pentru utilajele si instaltiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum cladirile si constructile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse in functiune la terminarea probelor tehnologice.Se intocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului de investitii, in prezenta membrilor comisiei care este formata din: presedinte, specialisti-consultanti,asistenti la receptie.

c)     Procesul-verbal de scoatere din functiune a mijloculi fix serveste ca :

Document de constatre a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloscelor fixe, de scoatere din uz .

Document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe.

Document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor )si in contabilitate.

2.3.3. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii mijoacelor banesti

a)     foaia de varsamant (formular tipizat, specific fiecarei banci,cu ajutorul caruia se depun la banca banii care depasesc plafonul zilnic stabilit de lege .

b)    CEC-ul de numerar. Este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati (salarii, furnizori, avansuri de trezorerie etc).Se completeaza de casiera si cu aprobarea (semnatura directorului economic si stampila unitatii) Directorului Economic se prezinta la banca pentru ridicarea de numerar.

c)     Dispozitia de plata / incasare .Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se ridica sau se depun banii in casierie. Se intocmeste de contabilul care tine evidenta Avansurilor de trezorerie pe baza unui REFERAT semnat in prealabil de directorul economic sau in urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare) Se inregistreaza intr-un registru de numere (cu evidenta avansurilor de trezorerie) si se semneaza de contabilul care l-a intocmit, de contabilul sef si directorul economic. In baza documentului astfel intocmit casiera elibereaza - plateste sumele de bani (Dispozitia de plata) sau elibereaza chitanta pentru sumele de bani incasate (dispozitia de incasare) .Acestea raman la Registrul de casa ca documente justificative.

d)    Chitanta .Se elibereaza de casiera in momentul in care incaseaza sume de bani, se semneaza de casiera si se stampileaza cu stampila casieriei .Cu ajutorul chitantei se platesc sume de bani catre furnizori (in acest caz chitanta este emisa de furnizor).

e)     Registrul de casa lei si valuta. Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se tine evidenta incasarilor si platilor zilnice, in numerar (lei sau valuta).Se intocmeste de casiera , zilnic, in doua exemplare: un exemplar ramane la casierie iar celalalt se arhiveaza in compartimentul financia-contabil unde se si opereaza inregistrarile in evidenta contabila a unitatii.

2.3.4. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii drepturilor salariale

a)     stat de salarii lichidare (sub forma de fluturas). Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani.Acest fluturas se distribuie salariatilor.

b)    lista de avans chenzinal (sub forma de fluturas) .Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani.

c)     stat de salarii -lichidare- cu toate datele conform legii (care se depune la ITM). Un exemplar se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani, iar alt exemplar semnat si stampilat cu stampila unitatii se depune la ITM.

d)    stat de concedii de odihna. Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se trimite la casieria unitatii pentru plata, unde ramane ca act justificativ pentru inregistrarea in registrul de casa.

e)     fisa individuala. Esta fisa care contine toate datele legate de salarii pe un an de zile. Pentru ficare salariat se genereaza o fisa individuala care se arhiveaza la sfarsitul anului.

f)      Ordin de deplasare(delegatie)

Serveste ca :

Dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea,

Document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate,

Document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans,

Document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, intr-un exemplar, se semneaza de seful departamentului (daca este nevoie de avans de deplasare se semneaza si de directorul economic care aproba eliberarea din casierie a respectivei sume). La justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale sau a deplasarii, ordinul de deplasare se semneaza si de catre directorul economic.

2.3.5. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii cheltuielilor si veniturilor

a)     Jurnal de vanzari

Formulat tipizat fara regim special.

Serveste ca:

Jurnal auxiliar pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii,

Document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata colectata,

Document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,

Se intocmeste intr-un singur exemplar, in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA colectata datorata. Acest document se emite de progarmul de contabilitate si are la baza facturile emise si borderoul de vanzare zilnic, de la casele de marcat.

Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugata. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.

b)     Jurnal de cumparari

Formulat tipizat fara regim special.

Serveste ca :

Jurnal auxiliar pentru inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii,

Document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata deductibila,

Document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste intr-un singur exemplar, in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA deductibila. Acest document se emite de progarmul de contabilitate si are la baza facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achizitionat valori materiale sau prestari de servicii).

Circula la compartumentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugata. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.

c)     Factura (furnizor / client)

Este un formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie, executat pe hartie autocopiativa securizata.

Serveste ca :

• Document de baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate ;

• Document de insotire a marfii pe timpul transportului ;

• Document de incarcare in gestiunea primitorului ;

• Document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

In cadrul firmei SC FIRMA SRL facturile sunt intocmite de Departamentul vanzari in trei exemplare (exemplarul albastru merge la client, cel verde in contabilitate iar cel rosu ramane la gestiunea care l-a emis). Departamentul vanzari factureaza din toate punctele de lucru (situate in jud.Olt), si din Bucuresti . SC FIRMA SRL, este firma platitoare de TVA si deci foloseste factura fiscala cod 14-4-10/A.

Se arhiveaza: la furnizor; la departamentul vanzari (ex. 2); la compartimentul financiar-contabil (ex. 1); la cumparator; la compartimentul financiar-contabil (ex. 3).

Operatiunile de export sunt consemnate in Factura fiscala (cod 14-4-10-A), urmand ca in baza solicitarii partenerului extern, sa fie atasata la aceasta factura si factura externa INVOICE in devize si in limba engleza (o limba de circulatie internationala).

2.3.6. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii generale

a)     Balanta de verificare

In cadrul SC FIRMA SRL se foloseste balanta de verificare cu patru egalitati, este emisa de programul de contabilitate si raspunde de exactitatea inregistrarilor seful contabil.

Serveste la :

• Verificarea exactitatii inregistrarilor
• Controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si analitica
• Intocmirea situatiilor financiare

Nu ,circula fiind document de sinteza.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

2.3.7. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitatii , comun si altor stiinte economice, care reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta cantitativa si valorica sau numai valorica, dupa caz, a elementelor de activ si de pasiv aflate in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.

Principalele documente utilizate in activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ si de pasiv sunt :

a)     Decizia de inventariere ;

Decizia de inventariere este emisa de seful contabil cu acordul scris al conducerii compartimentului financiar-contabil - Directorul Economic. Se emit astfel de decizii o singura data pe an pentru toate gestiunile (de regula la sfarsitul anului), in cazul schimbarii gestionarului si ori de cate ori este nevoie in cursul anului.

b)     Declaratia de inventar ;

Serveste ca declaratie scrisa a gestionarului raspunzator de gestionarea valorilor materiale si banesti, pe care o prezinta comisiei de inventariere.Se intocmeste intr-un exemplar, de gestionar, dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care raspunde gestionarul respectiv, sau, acolo unde este posibil acest lucru, inainte de inceperea operatiei de inventariere, si se semneaza de acesta.

c)     Lista de inventariere;

Serveste ca:

document pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiunile societatii,

document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri,

document justificativ de intregisrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a plusurilor si minisurilor constatte,

Se listeaza din programul de contabilitate, listele de inventariere fara cantitati (doar cu simbolul si denumirea). Aceste liste se completeaza cu nr. De bucati gasite in timpul inventarului, « faptic » in gestiune si la sfarsit se constata plusurile si minusurile. Listele sunt semnate pe fiecare fila de catre gestionar si comisia de inventariere si impreuna cu Delaratia de inventar si Procesul verbal (intocmit de comisia de inventariere cu concluziile inventarului) se predau la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate si arhivare.

d)     Decizia de imputare;

Serveste ca :

• Document de imputare a valorii pagubei produse de persoanele incadrate in munca,
• Titlu executoriu in momentul comunicarii,
• Document de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste de catre serviciul Personal, pe baza documentatiei prezentate de contabilul sef (in cazul lipsurilor in gestiune rezultate in urma inventarierii) .se intocmeste in trei exemplare: exemplarul 1 pentru compartimentul financiar-contabil pentru punerea in aplicare (retinerea pe stat), exemplarul 2 pentru salariat si exemplarul 3 la dosarul de personal al salariatului.

e)     Angajamentul de plata;

Acest document serveste ca:

• angajament e plata, a unei sume ce reprezinta o paguba adusa unitatii patrimoniale,
• titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor,
• titlu executoriu pentru executarea silita, in caz de nerespectarea angajamentului.

Se intocmeste intr-un exemplar, de persoana care isi ia angajamentu (in urma unui proces verbal sau a unui referat din care rezulta paguba adusa societatii) si se arhiveaza in compartimentul financiar-contabil. Acest angajament se da in fata juristului societatii, care are sarcina de a respecta legile si al semna.

f)      Registrul-inventar:

Acest registru in cadrul firmei SC FIRMA SRL se completeaza odata pe an avand la baza liste de inventariere intocmite in fiecare gestiune (materii prime, materiale auxiliare, marfuri si produse) si in fiecare departament (mijloacele fixe si obiectele de inventar).

2.3.8. Lucrari de sinteza si raportare financiar-contabila, situatii financiare

Situatiile financiare in cadrul SC FIRMA SRL se intocmesc de directorul economic si are la baza balanta de verificare si listele de inventariere. SC FIRMA SRL aplica Reglementarile contabile armonizate cu directivele Comunitatii Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate.

Situatiile financiare anuale se compun din:

bilant,

cont de profit si pierdere,

situatia modificarilor capitalului propriu,

situatia fluxurilor de trezorerie,

politici contabile

note explicative.

Situatiile financiare sunt supuse auditului financiar efectuat de catre auditori financiari, persoane juridice autorizate. Se depun la Directia Generala a Finantelor Publice a Judetul Olt, mun. Slatina, in termen de 150 de zile de la incheierea exercitiului financiar.

Se publica dupa aprobare si se pastreaza timp de 50 de ani.

CONTUL 421 « PERSONAL - remuneratii datorate « 

Drepturile de personal reprezinta drepturile banesti si in natura cuvenite personalului (salariatilor) pentru munca prestata sau acordate ca urmare a calitatii de salariat.

Remuneratia salariala este datorata lunar, ceea ce asigura o stabilitate a veniturilor salariatilor intreprinderii.

Formele de salarizare practicate de o unitate patrimoniala care foloseste personal salarial pot fi: acordul direct; acordul indirect; acordul progresiv; salarizarea pe baza de tarife sau cote procentuale din veniturile realizate; salarizare in regie sau dupa timp; alte forme de salarizare concepute de fiecare intreprindere.

Forma de salarizare, care se utilizeaza la fiecare loc de munca, este prevazuta in contractul individual de munca (sau contractul colectiv de munca incheiat la nivelul fiecarei unitati).

Salariile acordate personalului constitue pentru titularul de patrimoniu, care efectueaza plata, o cheltuiala de exploatare.

Salariul brut impozabil cuprinde salariul brut de baza la care se adauga sporurile, primele si alte adaosuri de acest fel. Salariul brut impozabil diminuat cu retinerile din salariu reprezinta salariul net de plata (restul de plata).

Retinerile din salarii sunt : impozitul pe salariu ; asigurari sociale individuale -9.5% ; asigurari de sanatate individuale- 6.5% ; contributia individuala la constituorea fondului pentru ajutorul de somaj - 1%.

Reflectarea decontarii drepturilor de personal pentru salariile cuvenite acestuia se realizeaza prin intermediul contului 421 « PERSONAL - remuneratii datorate », care se crediteaza cu obligatia fata de salariati la nivelul fondului de salarii brute si se debiteaza cu retinerile din salarii, salariile nete achitate personalului si sumele neridicate de personal in termenul legal.Soldul creditor al contul 421 « PERSONAL - remuneratii datorate » indica salariile datorate salariatilor.

Documentul justificativ care sta la baza inregistrarilor in contabilitate a salariilor este Statul de plata.

CONTUL 5311 « CASA IN LEI »

Casa si conturi la banci sunt reprezentate de valorile care imbraca efectiv forma de bani, fiind separate disponibilitatile in devize de cele in lei. In structura disponibilitatilor se includ: Conturi la banci; Casa; Acreditive; Avansurile de trezorerie.

Casa delimiteaza disponibilitatile banesti in lei si devize aflate in casieria intreprinderii si alte valori, cum sunt: timbre fiscale si postale, bilete de tratament si odihna, tichete si bilete de calatorie.

Contabilitatea operatiunilor de incasari si plati in numerar- lei se evidentiaza cu ajutorul contului 5311 « CASA IN LEI ». Toate incasarile in numerar (lei) se evidentiaza in debitul contului 5311 « CASA IN LEI » si in creditul conturilor care arata sursa incasarilor. Platile se oglindesc in creditul contului 5311 « CASA IN LEI », in corespondenta cu debitul conturilor care evidentiaza destinatia platilor.

Documentul de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiunilor de casa este Registrul de casa, la care se anexeaza documentele justificative de incasari si plati.

Sumele in numerar aflate in casieriile proprii ale persoanelor juridice nu pot depasi la sfirsitul fiecarei zile plafonul de 5000 lei (RON). Se admite depasirea acestui plafon numai cu sumele aferente platii salariilor si a altor drepturi de personal, precum si altor operatiuni programate, pe baza de documente justificative, cu persoane fizice pentru perioada de 3 zile lucratoare de la data prevazuta pentru plata acestora.

CAPITOLUL 3

ORGANIZAREA CONTABILITATII SINTETICE A UNUI ELEMENT DE ACTIV / PASIV

CONTUL 4211 - 'PERSONAL - SALARII DATORATE

Este un cont de Pasiv

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta decontarilor cu personalul pentru drepturile salariale cuvenite acestuia in bani, inclusiv a bonusurilor si premiilor achitate din fondul de salarii.

In CREDITUL contului 4211 « PERSONAL - SALARII DATORATE » se inregistreaza :

• Salariile si alte drepturi cuvenite personalului (prime, bonusuri, adaosuri), prin debitul contului 641.

In DEBITUL contului 4211 « PERSONAL - SALARII DATORATE » se inregistreaza :

• Retinerile din salarii reprezentand :
• Avansuri acordate salariatilor (avans salariu - cota de 40 % din salriu brut pe data de 26 ale lunii si Concedii de Odihna platite cf. Legii cu 5 zile inainte) , in corespondenta cu creditul contului 425 ;
• Contributia individuala de asigurari sociale (cota de 9.5%), in corespondenta cu creditul contului 4312 ;
• Contributia individuala de asigurari de sanatate (cota de 6.5%), in corespondenta cu creditul contului 4314 ;
• Contributia individuala la constituirea fondului pentru ajutorul de somaj (cota de 1%), in corespondenta cu creditul contului 4372 ;
• Impozitul pe salarii, in corespondenta cu creditul contului 444 ;
• Garantii (gestionare) retinute gestionarului (pe baza Contractului de garantie), in corespondenta cu creditul contului 4282 ;

• Cotizatii de sindicat, in corespondenta cu creditul contului 4271;
• Alte retineri sub forma de popriri si pensii alimentare, in corespondenta cu creditul contului 4272 ;
• Drepturi de personal neridicate in termen, in corespondenta cu creditul contului 426 ;
• Salarii nete achitate personalului, in corespondenta cu creditul conturilor de banca sau casa (5311 ; 51213) ;

SOLDUL contului 4211 « PERSONAL - SALARII DATORATE » reprezinta drepturile salariale datorate.

CONTUL 5311 « CASA IN LEI »

Este un cont de activ.

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta numerarului aflat in casieria unitatii, precum si a miscarii acestuia, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate.

In DEBITUL contului 5311 « CASA IN LEI » se inregistreaza :

Sumele ridicate de la banci, in corespondenta cu creditul contului 581 ;

Sumele incasate de la clienti, in corespondenta cu creditul contului 411, 419;

Sumele incasate de la asociati, in corespondenta cu creditul contului 455 ;

Sumele incasate reprezentand decontari in cadrul grupului si decontari privind interese de participare, in corespondenta cu creditul contului 451,452 ;

Sumele incasate reprezentand aport la capitalul social , in corespondenta cu creditul contului 456 ;

Sumele incasate de la debitori, in corespondenta cu creditul contului 428 - debitori salariatii si 461 - debitori diversi;

Sumele incasate de la creditori diversi, in corespondenta cu creditul contului 462;

Sumele restituite in numerar reprezentand avansuri de trezorerie neutilizate, in corespondenta cu creditul contului 542 ;

Sumele incasate reprezentand imobilizari financiare pe termen scurt cedate, in corespondenta cu creditul conturilor 501, 502, 503, 506, 508;

Sumele incasate di prestari servicii, vanzarea de marfuri si alte activitati, in corespondenta cu creditul conturilor 704, 707 si TVA-ul colectat aferent -cont 4427 ;

Sumele incasate din despagubiri si alte venituri din exploatare, in corespondenta cu creditul contului 758;

In CREDITUL contului 5311 « CASA IN LEI » se inregistreaza :

Depunerile de numerar la banci, in corespondenta cu debitul contului 581;

Platile efectuate catre furnizori, in corespondenta cu debitul contului 401, 404;

Valoarea avansurilor acordate pentru livrari de bunuri, prestari de servicii sau executari de lucrari, in corespondenta cu debitul contului 409;

Sumele achitate personalului, in corespondenta cu debitul conturilor 4211, 423, 425, 426, 428;

Sumele achitate tertilor reprezentand retineri sau popriri din salarii, in corespondenta cu debitul contului 427 ;

Sumele achitate reprezentand decontari in cadrul grupului si decontari privind interese de participare, in corespondenta cu debitul contului 451,452 ;

Sumele restituite asociatilor, in corespondenta cu debitul conturilor 455, 456 ;

Dividendele platite actionarilor sau asociatilor, in corespondenta cu debitul contului 457 ;

Sumele achitate diversilor creditori, in corespondenta cu debitul contului 462 ;

Avansurile de trezorerie acordate, in corespondenta cu debitul contului 542 ;

Platile in numerar reprezentand alte valori achizitionate, in corespondenta cu debitul contului 532 ;

Platile efectuate reprezentand alte cheltuieli de exploatare, in corespondenta cu debitul contului 658 ;

SOLDUL contului 53111 « CASA IN LEI » reprezinta numerarul existent in casieria unitatii.

CAPITOLUL4

ORGANIZAREA CONTABILITATII ANALITICE A UNUI ELEMENT DE ACTIV / PASIV

CONTUL 4211 - 'PERSONAL - SALARII DATORATE

In cadrul SC FIRMA SRL, evidenta salariilor se tine cu ajutorul unui program achizitionat si gestionat de o firma particulara Romana - « MEGA ». Forma de salarizare care se aplica este salarizarea in regie sau dupa timp.

Programul de salarii tine evidenta salariatilor pe COMPANII (in numar de 3) in cadrul Companiilor pe CP-uri (centre de profit), iar in cadrul CP-urilor pe SECTII. DECI :

Programul de calcul si evidenta a salariilor genereaza urmatoarele documente:

a)     stat de salarii lichidare (sub forma de fluturas). Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani. Acest fluturas se distribuie salariatilor, prin sefii CP-urilor sau Departamentelor in plicuri sigilate.

b)     lista de avans chenzinal (sub forma de fluturas).Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani.

c)     stat de salarii cu toate datele conform legii (care se depune la ITM). Un exemplar se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani, iar alt exemplar semnat si stampilat cu stampila unitatii se depune la ITM.

d)     stat de concedii de odihna. Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se trimite la casieria unitatii pentru plata.

e)     fisier de carduri - pentru plata salariilor pe card (avans, lichidare si concedii de ohihna). Un exemplar semnat de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic se trimite la Banca pentru plata salariilor in carduri, iar alt exemplar se arhiveaza impreuna cu statele de salarii (fluturasi) 50 de ani.

f)      stat de salarii confidential pentru plata salariilor la casierie .Pana se emit cardurile de catre Banca salariile se platesc la casierie pe un stat care contine doar CP-ul, numele si prenumele, restul de plata si loc pentru semnatura (o fila pentru fiecare salariat). Acesta ramane ca act justificativ la registrul de casa.

g)     recapitulatii (pentru avans si lichidare). Recapitulatia pentru plata salariilor (lichidare) contine si calculul tuturor contributiilor si fondurilor datorate de unitate.

h)     fisa individuala. Esta fisa care contine toate datele legate de salarii pe un an de zile. Pentru ficare salariat se genereaza o fisa individuala care se arhiveaza la sfarsitul anului.

i)      fisa fiscala. La fiecare sfarsit de an sau in momentul lichidarii salariatului, se genereaza fisa fiscala. Fisele fiscale se listeaza si se arhiveaza la sfarsitul anului. Tot la sfarsitul anului, mai bine zis cel tarziu la data de 28 februarie al anului urmator pentru anul incheiat, se depun la Administratia Finantelor Publice a mun. Slatina.

Deasemenea programul de salarii genereaza toate raportarile care se fac catre Institutiile statului :

a)     Declaratia pentru somaj, (CAP1 si CAP2)

b)     Declaratia pentru sanatate (pe fiecare casa de sanatate in parte),

c)     Declaratia pentru fondul de concedii si indemnizatii (0.75%), care cuprinde si certificatele medicale.

d)     Declaratia pentru asigurarile sociale (A11 si A12),

e)     Declaratia pentru Comisionul datorat ITM-ului.

f)      Pentru Declaratia cu obligatiile de plata la bugetul consolidat(DECLARATIA 100) - se genereaza un tabel cu toate obligatiile de plata retinute in stat si cele care se calculeaza in functie de fondul de salarii dupa care se intocmeste Declaratia propriu zisa in programul pus la dispozitie de catre Ministerul de Finante.

Programul de salarii tine evidenta analitica (nominala) a avansurilor acordate salariatilor sub forma de avans chenzinal si concedii de odihna.

CONTUL 5311 « CASA IN LEI »

SC "FIRMA" SRL, tine evidenta contabila (exclusiv salariile) cu ajutorul programului de contabilitate «  CIEL ».

In cadrul SC "FIRMA" SRL operatiunile cu numerar se evidentiaza cu ajutorul a cinci conturi analitice 53111 - casa in lei Bucuresti; 53112 - casa in lei Slatina; 53113 - casa in lei Corabia; 53114 - casa in lei Bals; 53115 - casa in lei Caracal. In toate aceste localitati (cu exceptia Bucurestiului - sediul central) societatea are puncte de lucru unde se desfasoara activitati de desfacere si incasare in numerar de la clienti. Toti banii incasati, de la clienti, in punctele de lucru se depun la sfarsitul zilei la banca.

Registrele de casa din punctele de lucru (intocmite pe formulare tipizate achizitionate de la furnizori) se inregistreaza in contabilitate la sediul central, si se intocmeste Registrul de casa centralizat (zilnic - tot pe formulare tipizate).

Documentele justificative, care stau la baza inregistrarii in Registrul de casa, folosite in cadrul SC "FIRMA" SRL sunt :

a)     Foaia de varsamant (formular tipizat, specific fiecarei banci, cu ajutorul caruia se depun la banca banii care depasesc plafonul zilnic stabilit de lege. Se intocmeste de casiera in doua exemplare, unul insoteste banii la banca iar celalalt (vizat de banca) ramane la registrul de casa.

b)     CEC-ul de numerar. Este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati (salarii, furnizori, avansuri de trezorerie etc).Se completeaza de casiera si cu aprobarea (semnatura) Directorului Economic si stampila unitatii, se prezinta la banca pentru ridicarea de numerar.

c)     Dispozitia de plata / incasare. Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se ridica sau se depun banii in casierie. Se intocmeste de contabilul care tine evidenta Avansurilor de trezorerie pe baza unui REFERAT semnat in prealabil de directorul economic sau in urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare) Se inregistreaza intr-un registru de numere (cu evidenta avansurilor de trezorerie) si se semneaza de contabilul care l-a intocmit, de contabilul sef si directorul economic. In baza documentului astfel intocmit casiera elibereaza - plateste sumele de bani (Dispozitia de plata) sau elibereaza chitanta pentru sumele de bani incasate (dispozitia de incasare) .Acestea raman la Registrul de casa ca documente justificative.

d)     Chitanta. Se elibereaza de casiera in momentul in care incaseaza sume de bani, se semneaza de casiera si se stampileaza cu stampila casieriei. Cu ajutorul chitantei se platesc sume de bani catre furnizori (in acest caz chitanta este emisa de furnizor).

e)     State de plata (pentru salarii, prime, concedii odihna, avans chenzinal). Se intocmesc de contabila care tine evidenta salariilor in unitate si se semneaza (aproba la plata) de catre Directorul Economic. Statele semnate se predau casierei, de contabilul care tine evidenta salariilor si raman ca acte justificative la registrul de casa.

f)      Listele cu evidenta salariatilor care beneficiaza, conform contractului colectiv de munca, de plata contravalorii unui abonament de transport in comun pe o linie urbana (suma se stabileste in contractul colectiv de munca). Listele se intocmesc de contabila care tine evidenta salariilor, se semneaza de directorul economic pentru aprobarea platii si de catre salariati la primirea sumelor. Listele raman ca documente justificative la intocmirea registrului de casa.

g)     Monetarul este actul fiscal cu care magazinul firmei depune banii in casierie la sfarsitul fiecarei zile (inacasati pe baza bonului fiscal - vanzare cu amanuntul).

CAPITOLUL 5

OPERATII PRIVIND INTRAREA, MISCAREA SI IESIREA DIN PATRIMONIU A UNUI ELEMENT DE ACTIV SI A UNUI ELEMENT DE PASIV

1. Situatia activului si pasivului patrimoniului la inceputul perioadei de gestiune(01.01.2007):

In cadrul SC FIRMA SRL, la sfarsitul lunii pe baza pontajelor intocmite de Serv. Personal se intocmesc statele de plata (de catre contabilitate). Statele de plata se centralizeaza intr-o recapitulatie in baza careia se inregistreaza in contabilitate notele contabile  (in programul « CIEL »).

CAPITOLUL 6

BALANTA