UTILIZAREA MIJLOACELOR TEHNICE DE CALCUL IN EVIDENTA VENITURILOR SI REPARTIZARII REZULTATULUI EXERCITIULUI

UTILIZAREA MIJLOACELOR TEHNICE DE CALCUL IN EVIDENTA VENITURILOR SI REPARTIZARII REZULTATULUI EXERCITIULUI

1. INFORMATIA, SISTEM INFORMATIONAL, SISTEM INFORMATIC

Sistemul informational reprezinta o componenta esentiala a conducerii stiintifice, el avand rolul de instrument al acesteia pentru realizarea functiilor sale la un nivel de eficienta ridicata. La Sucursala "PETROM" Pitesti, sistemul informational raspunde cerintelor actuale de management , fiind in acelasi timp flexibil, ceea ce permite adaptarea lui permanenta la nou. Sistemul informational actual permite unitatii sa-si cunoasca in orice moment resursele, posibilitatile nevalorificate si ajuta la fundamentarea oricaror actiuni ale unitatii (analize economico-financiare, analize ale resurselor materiale si umane, programe de masuri, etc)..

Analiza economico-financiara este o stiinta a interpretarii, interpretare bazata pe un sistem de informatii ce trebuie culese, tratate, prelucrate. Astfel, in conditiile unor informatii fiabile sI corecte, formularea unor judecati de valoare pertinente depinde atat de masura in care analistul stapaneste teoria economica, cunoaste realitatea obiectiva, cat sI de experienta acumulata de acesta.

Rolul decidentilor este cu atat mai dificil, intr-o economie concurentiala, cu cat corelatia produs-piata-concurenta devine mai complexa. Astfel, informatia de calitate obtinuta la momentul oprtun constituie o resursa pentru intreprindere, cu conditia sa fie corespunzator integrata in procesul decizional.

Conversiunea informatiei intr-o resursa majora a cresterii economice in general a determinat conturarea sa si, ca o resursa majora a firmei, alaturi de resursele umane, materiale si financiare.

Potentialul informational al unei societati cuprinde ansamblul informatiilor si know-how-ilui indiferent de natura lor tehnica (brevete, proiecte, etc.), economica (referitoare la piata, preturi, credite, impozite, taxe, etc.), juridica (legile, ordonantele care privesc firma). Manageriale (sistemul informational, structura organizatorica, adoptarea deciziilor, etc.) pe care le poseda firma.

In conditiile actuale sunt publicate o mare diversitate de informatii privind intreprinderea in general, unele in cadrul obligatiilor legale (documentele financiare de sinteza), altele datorita dorintei reprezentantilor intreprinderilor de a se face cunoscuta prezenta si activitatea acestora, de a-si dezvolta imaginea in randul clientilor. Problematica actului decizional nu consta in lipsa informatiilor, ci in dificultatea culegerii, prelucraii si selectionarii lor.

Criteriile de grupare a informatiilor:

- dupa modul de exprimare:

- orale,

- scrise,

- audio-vizuale;

- dupa mediul de unde provin:

- interne,

- externe;

- dupa directia vehicularii:

- ascendente,

- descendente,

- orizontale;

- dupa gradul de prelucrare:

- primare,

- intermediare,

- finale;

- dupa utilitatea lor:

- de previziune,

- de planificare operativa

- de control sI reglare,

- de evaluare,

- de executie;

- dupa stabilitatea in timp:

- conventional-constante,

- variabile;

- dupa modul de reflectare a activitatii:

- operative,

- periodice;

- din punct de vedere functional:

- de plan,

- efective,

- normative;

- dupa natura lor:

- stiintifica, tehnologica sI tehnica

- economica sI financiara

- politica

- comerciala

- de marketing,

- juridica

- sociala si sociologica

- dupa legalitatea lor:

- legale-deschise,

- ilegale.

Un interes deosebit il prezinta ultimele doua grupari prezentate.

Durata de viata a produselor s-a redus considerabil in ultimii ani ca urmare a progresului tehnic. Lansarea unui produs necesita informatii stiintifice care:

- sa evite realizarea unor produse care exista deja;

- sa permita identificarea unor idei, tehnici, metode folosite de altii si care ar putea fi integrate in realizarea produselor intreprinderii;

- sa identifice studiile, proiectele care nu au reusit, pentru a evita reluarea lor si a se lansa in directii de dezvoltare mai promitatoare.

Informatiile economice si financiare pot viza:

- mediul general (rata inflatiei, dinamica PIB sI VN, rata dobanzii, pretul produselor etc.);

- mediul imediat (sanatatea financiara a intreprinderii, concurenta, furnizorii, clientii etc.).

Un rol important, in cadrul informatilor economico-financiare, il detin cele oferite de documentele financiare de sinteza (bilant, cont de profit si pierdere, anexa).

Deci, intr-o acceptiune mai restransa, informatiile economice se rezuma la cele folosite nemijlocit in procesele economice ale firmei (contabile, financiare). Intr-o alta prezentare, este considerata informatie economica orice informatie care este analizata in cadrul unei societati comerciale, regii autonome, intrucat ea contribuie la realizarea obiectivelor previzionate. O asemenea modalitate are avantajul sublinierii ratiunii existentei si finalitatii economice indiferent de natura sa tehnica, stiintifica, comerciala, facilitand abordarea sa corespunzatoare cerintelor economiei de piata.

Informatiile comerciale si de marketing asigura pozitionarea intreprinderii fata de concurentii sai si identificarea raportului de forte dintre principalii actori ai pietei, prin cunoasterea clientelei actuale si potentiale, pietelor directe si indirecte, a distribuitorilor, a mediului institutional (colectivitati locale, publice, sindicate).

Informatiile politice privind stabilitatea politica, raportul dintre diferite orientari politice, personalitatile politice ale tarii si perspectivele lor sunt luate in considerare in stabilirea politicii si strategiei unei firme.

Din totalul informatiilor aproximatoiv 90% se considera ca sunt informatii legale, iar dintre acestea 70% sunt informatii deschise. Din categoria informatiilor deschise fac parte cele asigurate de:

- reviste, cotidiane, periodice;

- cococvii, conferinte, congrese;

- saloane, expozitii, targuri;

- bancile de date.

Aceste resurse ofera informatii brute, care nu pot fi utilizate ca atare in procesul decizional, necesitand o anumita prelucrare. Intreprinderile mici si mijlocii care nu au resurse suficiente pot apela la diverse organisme furnizoare de documente de sinteza, cum ar fi:

- agentii regionale de informare stiintifica si tehnica

- camerele de comert si industrie;

- institute nationale de statistica

- organisme de consultanta

- agentii nationale de cercetare si informare etc.

Comaprativ cu informatiile deschise cele inchise sunt obtinute prin:

- vizite, intalniri, relatii directe cu clientii, furnizorii si concurentii;

- cumpararea si analiza de esantioane;

- reteaua proprie a intreprinderii.

Cea mai mare capacitate de culegere si exploatare a informatiei, pe plan mondial, o are Japonia. Japonezii utilizeaza, pe langa sursele clasice prezentate si, alte mijloace de culegere a informatiei, cum ar fi: misiuni ale oamenilor de afaceri din strainatate, trimiterea tinerilor la studii in strainatate, contracte de cercetare cu marile universitati din lume, negocierile.

Cerintele pe care trebuie sa le satisfaca informatia pentru a putea fi valorificata eficient in procesul managerial sunt urmatoarele:

- utilitatea, care, ca cerinta generala, se verifica prin modul in care serveste conducerii in procesul de cunoastere si reglare a functionarii sistemelor;

- exactitatea informatiilor - pentru care este necesara nu numai grija pentru reflectarea si prelucrarea corecta, dar si pentru inlaturarea filtrajului subiectiv care poate altera obiectivitatea lor;

- profunzimea informatiei - presupune o reflectare complexa a relatiilor cauza-efect ale fenomenelor economice. Aceasta cerinta mareste capacitatea de cunoastere in procesul de analiza si, implicit, rigurozitatea fundamentarii si eficienta deciziilor;

- varsta (vechimea) informatiei. Este necesara, uneori, o informatie zilnica (derularea contractelor pe piete si clienti, ritmicitatea aprovizionarii etc.) pentru a putea actiona operativ in vederea reglarii sistemului;

- valoarea informatiei. Numai satisfacand aceste cerinte o informatie poate avea ca finalitate ameliorarea produselor, a competentelor umane si a metodelor de management, sesizarea oportunitatilor de dezvoltare, ameliorarea pozitiei strategice a intreprinderilor, cresterea profitabilitatii.

Dupa cum este cunoscut, contabilitatea reprezinta o componenta insemnata in sistemul informational al unitatilor economice. Prin maniera sa de prelucrarea a datelor, contabilitatea ofera informatii exacte privind existenta si miscarea elementelor patrimoniale remarcand, sub forma de sinteza, rezultatele activitatii desfasurate.

In tara noastra se produc in permanenta schimbari importante atat in ceea ce priveste contabilitatea si informatica. Progresele remarcabile pe linia constructiei si programarii calculatoarelor electronice apar ca o solutie valoroasa in valorificarea valentelor de informare ale contabilitatii.

Contabiliattea ocupa un loc important in cadrul informational al unitatii si ea nu trebuie vazuta ca un scop in sine, ci ca o componenta majora in asigurarea bunului mers al agentului economic. Prin valorificarea complexa a datelor contabilitatii se poate contribui la o desfasurare optima a activitatii de productie, de desfacere, a unei concordante intre marfurile aferente si cerintele pietei, la asigurarea unei utilizari eficiente a capacitatilor de productie.

Pentru remarcarea valentelor de informare ale contabilitatii in contextul utilizarii calculatoarelor electronice, este necesar a se avea in vedere urmatoarele aspecte:

dotarea cu echipamente de calcul care sa permita prelucrarea datelor de la sursa, prelucrarea multilaterala a acestora si oferirea informatiilor direct celor interesati, in cadrul unui dialog accesibil;

codificarea optima a indicatorilor care sa asigure o prelucrare complexa a datelor in concordanta cu cerintele de informare;

asiguarea unui sistem de arhivare a datelor pentru a constitui permanent baza de comparatie in scopul depistarii unor tendinte in desfasurarea activitatii;

adancirea evidentei analitice pe considerentul ca volumul mare de prelucrare este compensat de viteza sporita a calculatoarelor;

intocmirea la cerere, in scopul unei informari interne, a unor lucrari care prin traditie se intocmeau si se intocmesc la anumite perioade;

cuprinderea in produsele informatice a unor programe puternice de validare a datelor pentru a da garantie exactitatii informatiilor oferite la un moment dat, cuprinderea in programele de prelucrarea a unor rutine care sa asigure un numar insemnat de calcule, de analiza a eficientei economice si in functie de cerinte sa fie apelate;

existenta permanenta a preocuparii ca prin calculator sa se asigure o prelucrare a datelor in timp real, adica in timp util pentru decizii eficiente.

Conducatorii de intreprinderi sunt preocupati sa defineasca principalele optiuni ale intreprinderii in fiecare din sectoarele firmei.

In prezent, informatica permite o dimensiune noua in domeniul prelucrarii informatiei si face posibile schimbari in structurile gestionarii intreprinderilor, articulandu-se in planul strategic al firmei pentru a asigura o coerenta generala a ansamblului deciziilor. Ea devine vector de crestere care se caracterizeaza prin urmatoarele

factor de rigoare in gestiune; ea este insotita in general prin introducerea unor proceduri mai fiabile decat cele anterioare; ea constituie un mijloc de a indeplini obiectivele stabilite ale gestiunii;

determina o modificare a comportamentelor si conditiilor de munca deoarece:

sporeste capacitatile si rapiditatea rationamentelor posibile pentru un numar mai mare de scenarii decat era posibila anterior;

permite tratarea in timp real a masei de informatii selectate;

amelioreaza statutul si cariera, fiind un important factor de valorizare pentru oameni.

Acesta ultima remarca devine din ce in ce mai putin evidenta pe masura ce informatica este din ce in ce mai prezenta in intreprinderi.

Informatica devine un element forte de politica generala si permite o flexibilitate sporita in organizarea muncii si in gestiunea cresterii. Ea permite descoperirea de resurse pentru dezvoltarea unor activitati.

In toate cazurile, informatica devine din ce in ce mai mult suportul principal al viitorului stategic al intreprinderii, precum si al ameliorarii functionarii interne a acesteia.

Avand in vedere cele prezentate, putem afirma ca prin apelarea la tehnica de calcul, contabilitatea isi poate remarca multiplele valente de informare de care dispune, in favoarea procesului de optimizare a actului de decizie in unitatile patrimoniale.

2. PREZENTAREA GENERALA A OFICIULUI DE CALCUL LA SUCURSALA "PETROM" PITESTI

Oficiul de calcul al Sucursalei "PETROM" Pitesti este cel care asigura un sprijin permanent managementului societatii prin informatii rapide, complete si consistente. Aceste informatii stau la baza fundamentarii deciziilor privind perspectiva intreprinderii.

Activitatea acestui oficiu are in vedere furnizarea informatiilor rapide si pertinente privind:

I.        Subsistemul proiectare - prin executarea de proiecte pe calculator, intocmirea de devize pentru activitatea de investitii;

II.     Subsistemul comercial - prin intocmirea de contracte.

Intrarea si stocarea resurselor materiale fac obiectul activitatii de aprovizioanre, iar stocarea si livrarea produselor finite constituie esenta activitatii de desfacere.

La baza operatiilor de intrari-iesiri stau contractele economice incheiate cu furnizorii si clientii. Programarea si urmarirea derularii activitatiilor comerciale sunt conditionate de restrictiile privind termenele impuse, decontarile si mersul fabricatiei. Urmarirea cu ajutorul calculatorului a acestui subsistem trebuie sa asigure respectarea termenelor contractuale si minimalizarea cheltuielilor de aprovizionare-desfacere printr-o gospodarire judicioasa a stocurilor.

III.           Subsistemul financiar-contabil.

Evidenta contabila realizata pe baza programului de contabilitate asigura inregistrarea cronologica si sistematica a existentei si miscarii patrimoniului pe structura sa, precum si a rezultatelor financiare.

IV.           Subsistemul personal - cuprinde date referitoare la incadrarea, scolarizarea, pregatirea, promovarea angajatilor.

V.      Subsistemul de marketing - este cel care asigura conditiile de conectare a intreprinderii la mediu prin produse, preturi, plasarea productiei si promovarea vanzarilor.

Informatiile specifice sunt constituie din informatii asupra starii conjuncturale a pietei, asupra ciclului de viata al produselor fabricate, asupra canalelor de distribuire.

In cadrul acetui subsistem se urmaresc:

vanzarile pe clienti;

vanzarile pe produse;

ierarhizarea judetelor in functie de vanzarile de produse in cadrul acestora;

ponderea in totalul de vanzari a vanzarilor catre populatie si a vanzarilor catre agentii economici.

Functionarea normala a subsistemelor mentionate este indisolubil legata de 0existenta unui sistem informational bine pus la punct, capabil sa furnizeze conducatorului unitatii, de la orice nivel, informatiile relevante si corecte asupra starii reale comparativ cu starile dorite pentru sistem si componentele sale.

Un sistem informational este constituit din totalitatea metodelor, tehnicilor si instrumentelor folosite pentru culegerea, inregistrarea, circulatia, prelucrarea si valorificarea informatiilor dintr-un sistem.

Pentru un sistem informational in care predomina tratarea automata a datelor si a cunostintelor relative la sistem se constituie in sistem informatic, care cuprinde: echipamente (hardw-are), produse program (softw-are), informaticieni, colectii de date si cunostinte asupra sistemului.

In cadrul sistemului informatic al oficiului de calcul al Sucursalei "PETROM" Pitesti parte de hardw-are este prezentata de 10 calculatoare PC 486, 15 calculatoare PC 586, 9 calculatoare PC PENTIUM 133 MZ, etc.

Personalul legat de activitatea informatica cuprinde:

doi programatori;

un informatician - care este si manager sistem informatic;

un inginer de retea.

Introducerea datelor in baza informationala este asigurata de personalul din compartimentele functionale care raspund de lucrarile ce se efectueaza in compartimentele respective.

3. GRADUL DE INZESTRARARE SI UTILIZARE A MIJLOACELOR DE CALCUL IN CONDUCEREA CONTABILITATII LA SUCURSALA "PETROM" PITESTI

In cadrul sistemului informatic al oficiului de calcul al Sucursalei "PETROM" Pitesti sunt cuprinse urmatoarele :

calculatoare personale:

in retea - 50 calculatoare, din care:

7 calculatoare Compaq;

- 43 calculatoare: PC Pentium;

independente - 20 calculatoare Pentium;

calculatoare portabile - 3 buc.;

echipamente periferice, din care:

imprimante matriceale: - 4 imprimante Fujitsu / ICL;

3 imprimante Rank XEROX;

35 imprimante diverse;

17 imprimante Laser HP;

1 plotter;

3 scannere/digitizoare;

echipamente de comunicatii, din care:

25 modemuri.

ARHITECTURA APLICATIEI INFORMATICE

Aplicatia contine un model director care face posibila apelarea mai multor module secundare, si anume:

Modulul de validare a datelor;

Modulul de creare a tabelelor;

Modulul de adaugare a datelor in baza de date;

Modulul de modificare a datelor in baza de date;

Modulul de exploatare a datelor din baza de date;

Modulul de reactualizare a informatiilor di baza de date

Modulul de calcul si editare.

Legatura functionala dintre modulele aplicatiei este prezentata in figura urmatoare

LEGATURA FUNCTIONALA INTRE MODULELE APLICATIEI

Schema generala a aplicatiei, prezentata mai jos, ofera o imagine de ansamblu asupra configuratiei utilizate, asupra componentelor aplicatiei si a tipului de legaturi dintre ele.

SCHEMA GENERALA A APLICATIEI

SCHEMA TEHNOLOGICA DE PRELUCRARE

					LISTA CHELTUIELILOR
			LISTA BVC

4. APLICATII INFORMATICE PRIVIND MODUL DE OBTINERE A SITUATIEI FINALE "CONTUL DE PROFIT SI PIERDERE"

Programul actual se numeste CONTABIL si raspunde la defalcarea veniturilor si cheltuielilor pana la nivelul sectiei de productie (program propriu al Oficiului de Calcul). Pentru elaborarea unui sistem unitar in S.N.P. se trece la utilizarea unui nou program ROMSYS (in acest moment in curs de implementare) care sa permita localizarea veniturilor si cheltuielilor la nivel de zacamant petrolier si chiar la nivel de sonda. Sistemul informatic ROMSYS este prezentat in anexa nr. 7.

Contul de profit si pierdere la Sucursala "PETROM" Pitesti este elaborat printr-un program care preia datele direct din balanta de verificare. Acesta cuprinde o multitudine de variabile, care prin insumare duce la obtinerea contului de profit si pierdere.

Programul creeaza un mod automat un fisier de tip TXT care poate fi listat, dar in acelasi timp poate fi si vizualizat pe ecran. Pentru listare se foloseste executabilul LIS.exe.