Operatiunile precontractuale - Scrisorile comerciale

Curs. Operatiunile precontractuale

Scrisorile comerciale

CEREREA DE OFERTA
(en. inquiry

1. Reprezinta manifestarea de vointa a unei firme (a unui importator) de a cumpara o marfa sau de a stabili legaturi comerciale cu vanzatorii.
2. Trebuie facuta in scris, dar poate fi adresata si oral sau prin telefon, cu conditia confirmarii in scris.
3. Continutul ei difera in functie de:

scop

produs

piata

Cererea de oferta

n      Pot fi transmise sub forma de:

1. Scrisori circulare (nerecomandata);
2. Scrisori individuale.

• In functie de caracterul lor, se deosebesc 2 tipuri de cereri de oferta:

1. cu caracter general;
2. pentru marfuri concrete.

Cererea de oferta cu caracter general

n      Se intocmeste cu scopul de a obtine de la vanzator informatii asupra:

1. nomenclatorului de marfuri;
2. preturilor diferitelor sortimente de marfuri;

si pentru a primi cataloage, mostre etc.

Cererea de oferta pentru marfuri concrete

1. Se redacteaza cu scopul de a incheia o afacere.
2. In continutul sau, de obicei, se regasesc urmatoarele elemente:

marfa, cu denumirea ei exacta;

cantitatea necesara;

termenul de livrare;

pretul;

conditiile de plata etc.

Cererea de oferta

1. Se poate transforma in comanda in situatia in care importatorul are nevoie urgenta de marfa.
2. In acest caz, importatorul va trebui sa indice:

marfa;

cantitatea

un nivel limita al pretului.

3. Atunci cand se prezuma ca marfurile sunt pregatite de livrare, iar tratativele nu vor fi indelungate, se solicita ofertantului ca odata cu raspunsul la cererea de oferta sa emita si o factura proforma.

Functiile cererii de oferta

a) De a initia tratativele cu partenerii externi in vederea incheierii unor tranzactii comerciale.

b) De informare asupra pietelor externe.

c) De cercetare a pietelor externe

2. OFERTA DE MARFURI
(policitatiune, in en. offer, tender)

n      Este manifestarea de vointa a unui producator sau furnizor de bunuri de a livra aceste produse in niste conditii comerciale determinate.

Oferta poate porni fie:

* din initiativa ofertantului;

* ca raspuns la o cerere de oferta.

Oferta are un dublu rol:

* comercial: urmareste determinarea clientului in a cumpara o marfa;

juridic: pregateste realizarea acordului de vointa dintre parti, materializat in contractul comercial

n      . Dupa caracterul ei, poate fi:

a.       Oferta ferma (cu termen de optiune, cu termen de acceptare).

Exportatorul se obliga sa pastreze marfa pentru clientul caruia i-a oferit-o un anumit termen de optiune, care difera in functie de felul marfii, de conjunctura pietei etc.

Daca importatorul nu accepta oferta pana la data indicata, ea se considera refuzata.

b.      Oferta facultativa (fara obligatii)

Vanzatorul are posibilitatea de a accepta comanda transmisa, de a nu o lua in considerare sau de a modifica oferta initiala.

Poate oferi aceeasi partida de marfa mai multor clienti, executand comanda celui care raspunde primul la oferta.

De obicei, la o oferta "fara obligatii", vanzarea se considera perfectata numai dupa ce vanzatorul a acceptat comanda.

Cand destinatarul unei oferte trimite o acceptare care cuprinde modificari in raport cu oferta primita, avem de-a face cu o contraoferta.   

Elementele continute de oferta

n      Descrierea marfii (tip si calitate, functionare si caracteristici, ambalaj);

n      Cantitatea (indicarea numarului sau a greutatii, dimensiune, volum, unitatea de masura);

n      Pretul ( unitar/total);

n      Conditia de livrare (INCOTERMS sau RAFDT);

n      Conditii de plata (moneda si modalitatea de plata);

n      Termenul/ data livrarii

n      Alte conditii (loc de executare, dreptul aplicabil, clauze de arbitraj etc.).

Nu se impune o anumita forma de redactare, dar, potrivit Conventiei de la Viena, este obligatoriu sa se precizeze:

Marfa

Cantitatea

Pretul

Ultimele doua elemente pot fi fixate direct sau indirect.

Oferta poate fi retractata daca scrisoare de retractare ajunge la destinatar inainte ca oferta sa-i fi parvenit sau odata cu aceasta.

Oferta poate fi revocata, daca revocarea ajunge la destinatar inainte ca acesta sa fi expediat acceptarea.

Oferta nu poate fi revocata daca:

- in oferta se arata, prin fixarea unui termen de acceptare sau in orice alt mod, ca aceasta este irevocabila;

- daca este rezonabil ca destinatarul sa considere oferta ca irevocabila si daca a actionat in consecinta.

Caracteristicile ofertei comerciale conform Conventiei de la Viena, 1980

Principii de redactare a scrisorilor comerciale

n      Politetea

Reclama furnizarea tuturor informatiilor necesare, o redactare corecta, un aspect placut.

n      Promptitudinea

Presupune transmiterea operativa a unui raspuns la orice scrisoare comerciala de natura cererii de oferta.

n      Precizia si caracterul complet

Contribuie la scurtarea timpului pentru incheierea unei tranzactii si la excluderea interpretarilor gresite.

n      Persistenta

Consta in informarea permanenta a partenerilor cu privire la produsele nou aparute in nomenclatorul de vanzare al ofertantului.

Elemente uzuale scrisorilor comerciale

O scrisoare de afaceri cuprinde, in mod uzual, urmatoarele elemente: antetul, adresa destinatarului, formula de salut, continutul propriu-zis, formula de incheiere si salut si semnatura.

Antetul - cuprinde numele firmei, adresa si sediul central, numerele de telefon etc., plasate in coltul din dreapta sus al paginii;

2. Adresa destinatarului - cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, numele companiei sau organizatiei;

3. Formula de salut - plasata sub adresa destinatarului, ar trebui sa includa numele persoanei careia i se adreseaza scrisoarea. Formulele acceptabile de salut pentru scrisorile de afaceri includ, de exemplu: Stimate domn sau Stimata doamna, Stimate domnule Popescu sau Stimata doamna (domnisoara) Popescu. Nu se va scrie Stimate domn daca expeditorul nu este sigur ca destinatarul este barbat. Daca expeditorul este nesigur si nu cunoaste numele destinatarului, formula de salut ar trebui sa fie "Stimate domn sau doamna".

4. Continutul scrisorii - cuprinde, de regula, paragraful de introducere, mesajul scrisorii si incheierea. Rareori depaseste o pagina, textul fiind cat mai concis.

5. Formula de incheiere si de salut - este plasata de obicei cu 2-3 randuri sub textul scrisorii si cuprinde cel mai frecvent exprimarile: cu respect / un salut cordial / cele mai bune urari / al dumneavoastra sincer etc.

6. Semnatura - presupune inserarea numelui complet al celui ce semneaza corespondenta, precum si calitatea acestuia. Numele si functia sunt intotdeauna tehnoredactate, iar semnatura se plaseaza deasupra lor