Negocierea in afacerile internationale

negocierea in afacerile internationale

Conceptul de negociere cuprinde un ansamblu de procese de programare, analiza si tratative intre parteneri, cu scopul realizarii unor intelegeri in avantajul ambelor parti. Aceasta negociere se materializeaza intr-un ansamblu de actiuni in cadrul carora se trateaza si analizeaza probelemele comune ce intereseaza partenerii. Altfel spus, negocierea este o forma de colaborare intre doi sau mai multi parteneri in vederea ajungerii la o intelegere, materializandu-se intr-un ansamblu de discutii si tehnici utilizate pentru a se ajunge la un consens intr-o problema comerciala. Desi au fost folosite din cele mai vechi timpuri, negocierile au fost consacrate ca modalitatea cea mai adecvata de rezolvare a problemelor ce apar in raporturile dintre state in zilele noastre[1]. Diversitatea afacerilor internationale, cresterea numarului partenerilor de afaceri, amplasati in tari diferite (ca si grad de dezvoltare), posibilitatea alegerii unei anumite forme de contractare si desfasurare a schimburilor externe, cresterea concurentei in conditiile in care, pe majoritatea pietelor oferta de marfuri depaseste cererea sunt factori care au determinat cresterea considerabila a importantei notiunii de negociere.

1 teoria negocierilor comerciale internationale

Negocierea joaca un rol deosebit de important in tot ce inseamna desfasurarea unor afaceri economice; inclusiv termenul de negociere, provenit de la latinescul "negotiari" trimite la ideea de comert, de tranzactie intre parti care au interese distincte, si pe care trebuie sa le aduca la un numitor comun. Analiza negocierii scoate in evidenta o serie de particularitati. In primul rand, aceasta se constituie ca un fenomen social, materializat intr-un instrument si o metoda de conlucrare, de colaborare ce implica consensul de vointa a celor in cauza. In al doilea rand, este un proces organizat in sensul ca schimburile de idei si discutiile sunt realizate de parteneri in conformitate cu regulile si uzantele consacrate in acest domeniu. Aceasta organizare implica existenta unui proiect comun al partilor implicate si al unui cadru formal in care se desfasoara negocierile, avand la baza anumite proceduri specifice practicate de negociatori. In al treilea rand, negocierea inseamna un proces de comunicare intre parti, un proces de adaptare a intereselor partilor, in vederea realizarii obiectivului comun. Astfel, trebuie precizat ca partenerii urmaresc satisfacerea atat a unor interese comune, cat si a unor interese contradictorii, care reclama in mod normal eforturi de realizare a unui compromis. In al patrulea rand, negocierea este un proces cu o finalitate precisa, adica incheierea unui contract comercial sau de cooperare intre doi sau mai multi parteneri din tari diferite.

Fata de caracteristicile procesului de negociere, privit la modul general, negocierea comerciala internationala are o serie de particularitati:

este un proces organizat dupa regulile si uzantele internationale

este un proces de armonizare a intereselor comerciale prin realizarea unor acte de cooperare

este un proces cu o finalitate precisa, materializata prin incheierea unui contract, acord, tratat, etc.

Negociatorii, principalii actori implicati in procesul de negociere trebuie sa cunoasca foarte bine:

legislatia propriei tari si a tarii partenerilor

uzantele comerciale internationale

politicile comerciale si financiar valutare practicate in tarile in cauza

propria piata, precum si piata partenerilor

elemente legate de desfasurarea exportului - importului, de transport

firmele concurente (atat firmele loiale, cat si cele neloiale)

starea economica si financiara a firmelor implicate in negociere

obiectivele si strategiile avute in vedere atat de propria firma, cat si de firmele concurente.

Trebuie precizat ca, procesul de negociere prezinta o multitudine de forme, se realizeaza intr-o diversitate de domenii si este in egala masura practicat pe plan local, national, regional si international. In general, negocierile comerciale se clasifica astfel:

a) dupa nivelul la care se desfasoara:

la nivel inalt (intre sefi de state), materializate in declaratii comune

la nivel de guverne, avand ca rezultat incheierea unor tratate si acorduri comerciale

la nivel de firme, avand ca obiect incheierea unor contracte comerciale.

b) dupa numarul participantilor:

negocieri bilaterale

negocieri multilaterale

c)     dupa pozitia negociatorilor:

pozitie activa (negociatorii participa efectiv la actul de negociere)

pozitie pasiva (negociatorii au calitatea de observatori)

d)     dupa scopul negocierii:

incheiere de intelegeri, acorduri, contracte, etc.

prelungirea unor intelegeri anterioare

largirea sau extensia unor acorduri, tratate, contracte anterioare

modificarea unor intelegeri.

e) dupa gradul de angajare

cu angajare larga (se depune un efort comun pentru realizarea scopului urmarit)

cu angajare restransa, care presupune fie negocierea prin terti (partile implicate nu se intalnesc), fie absenta negocierii (mutual).

f) dupa pozitia de pe piata:

exportatorul domina piata

importatorul domina piata

echilibru relativ intre exportator si importator.

Pentru a intelege pe deplin procesul de negociere trebuie cunoscute etapele acestuia:

a)     prenegocierea - are ca si punct de plecare manifestarea intentiei de colaborare intre parteneri materializata prin schimb de documente, comunicare scrisa sau printr-o prima discutie in care viitori parteneri isi exprima intentiile; aceasta faza se incheie cu declararea oficiala a intereselor partilor

b)     negocierea propriu-zisa - care presupune intalnirea reprezentantilor partilor, declararea si armonizarea intereselor, care se vor concretiza prin incheierea unei intelegeri sau a unui contract. Aceasta faza presupune o angajare solemna a partilor pentru realizarea unui avantaj comun si a unor avantaje pentru fiecare dintre parti, materializata in realizarea unor intelegeri.

c)     post-negocierea - incepe in momentul adoptarii contractului si se concretizeaza in punerea in aplicare a prevederilor acestuia

d)     protonegocierea - presupune desfasurarea pe perioada contractului a unor activitati de armonizare a intereselor, a punctelor de vedere si consta in acte unilaterale (declaratii in mass-media, declaratii de intentii), ce pot fi considerate de parteneri ca semne pozitive ale derularii contractului respectiv. Aceasta faza are un rol deosebit de mare in derularea normala a contractului sau in aparitia unor blocaje.

La baza negocierilor comerciale internationale stau o serie de principii, de respectarea carora depinde succesul sau insuccesul unei negocieri: inseparabilitatea negocierilor de activitatea comerciala generala; cunoasterea si respectarea legilor economiei de piata care actioneaza si asupra comertului mondial: legea concurentei, legea valorii, legea competitivitatii, legea profitului si riscului comercial; cunoasterea si aplicarea normelor de drept international si a uzantelor comerciale internationale; cunoasterea legislatiilor internationale in materie de comert exterior; respectarea partenerului extern si a intereselor acestuia; respectarea avantajului reciproc; cooperare, respect si intelegere; operativitate decizionala; compensarea obligatiilor reciproce; pastrarea demnitatii si integritatii morale; acceptarea argumentului partenerului; obtinerea de profit. 

2 pregatirea si desfasurarea negocierilor

Reusita unei negocieri presupune o pregatire riguroasa a acesteia, crearea premiselor pentru o buna comunicare intre parteneri si finalizarea tratativelor cu obtinerea unor avantaje pentru toate partile implicate. Aceasta pregatire a capatat o importanta tot mai mare odata cu cresterea riscurilor ce rezulta dintr-o serie de factorii, dintre care amintim: concurenta accentuata, politicile economice nationale si internationale tot mai diversificate, imbunatatirea tehnicilor manageriale din afacerile internationale, mobilitatea specifica economiei contemporane, etc.

Pregatirea negocierilor, indiferent de forma de manifestare a ei presupune parcurgerea catorva etape si anume:

intocmirea unor studii pe baza carora sa poata fi facuta o analiza a contextului in care se desfasoara tratativele

delimitarea cat mai exacta a obiectivelor proprii si raportarea acestora la obiectivele partenerilor

realizarea unor contacte cu partenerii prin: targuri si expozitii, saloane, intermediari, vizite la parteneri, banci de prestigiu, etc

desfasurarea unor acte de informare si previziune

anticiparea desfasurarii negocierilor si elaborarea planului de negociere (documentelor de negociere).

In orice tip de negociere primul pas care trebuie facut este cel legat de analiza contextului in care se vor desfasura negocierile, adica de cunoasterea pietei externe, a partenerului, a cadrului general de afaceri. Negociatorii trebuie sa cunoasca legislatia si uzantele comerciale, si in functie de acestea sa-si stabileasca limitele in care trebuie sa se incadreze. O mare importanta o are cunoasterea situatiei economice a partenerului, reputatia de care se bucura acesta in mediul de afaceri din tara sa; uneori este bine venita si existenta unei documentari cu privire la concurenta (de pe piata) pe care o are partenerul de negocieri. Pregatirea negocierii presupune si informatii cu privire la locul in care se va desfasura aceasta, la diferite aspecte politice, juridice, de mentalitate, stiintifice, climatice, traditii, preferinte si interdictii in consumul de alimente, bauturi, etc. Cunoasterea pietei externe se refera la capacitatea acesteia, delimitarea segmentului caruia se adreseaza produsele exportate sau importate, posibilitatile de distributie, de promovare, de comercializare, de transport, etc. Toate acestea se vor determina pe baza unor studii de marketing realizate asupra pietei produsului sau tarii in cauza.

Stabilirea obiectivelor proprii si anticiparea obiectivelor partenerului este un alt element de baza al pregatirii negocierilor. Obiectivele proprii trebuie sa fie stabilite intr-un mod cat mai detaliat si sa nu se limiteze doar la aspectele generale. Daca obiectul negocierilor il constituie o tranzactie comerciala, trebuie avute in vedere volumul, calitatea produselor, pretul, conditiile de livrare, de plata, riscurile, rezolvarea litigiilor, etc. De asemenea pentru reusita negocierii trebuie anticipate obiectivele partenerilor.

Anticiparea desfasurarii negocierilor presupune aplicarea unor metode diferite, dintre care cele mai intalnite sunt: simularea negocierilor, tehnicile numite mese rotunde si conferintele. In ciuda faptului ca nu exista posibilitatea de a anticipa in totalitate reactiile partenerului de negociere, sunt utile unele masuri practice de pregatire, prin elaborarea unor documente scrise aferente negocierii.

Planul de negociere trebuie sa contina urmatoarele elemente: definirea si sustinerea scopului negocierii, obiectivele maxime si minime ale negocierii, modalitatile de tratare in momentele de interes reciproc si in cele de divergenta, variante de oferte de negociere, variante de formulari, argumente si contraargumente, posibilitati de compromis, responsabilitati ale echipei de negociatori in totalitate si individuale, pregatirea rationamentului.

Dosarele de negociere sunt seturi de materiale documentare pe diferite domenii: dosarul tehnic, dosarul comercial, dosarul cu situatia pietei, dosarul privind concurenta, dosarul cu bonitatea partenerului, dosarul cu resursele de finantare, constituite pe baza sistemului informational al firmei, fiecare cuprinzand date din domeniul in cauza care vor fi folosite in sustinerea planului de negociere.

Calendarul negocierii cuprinde orarul negocierii, programarea pe ore a intalnirilor participantilor, cu specificarea subiectului discutiilor ce se preconizeaza. Respectarea acestui calendar arata calitatile pe care le au negociatorii, in sensul ca, folosirea cu pricepere a timpului este una din cele mai eficiente instrumente de lucru a acestora - controland timpul ei pot sa controleze procesul negocierii. 

Un element de baza al derularii tranzactiilor internationale este stabilirea legaturilor cu partenerii externi; aceasta se poate face prin: contacte directe, corespondenta sau prin intermediari. In general, se apreciaza ca se pot obtine cele mai bune rezultate prin contactul direct intre parteneri, care se poate realiza mai ales cu prilejul targurilor si expozitiilor internationale. In cazul contractelor prin corespondenta, un rol important il au cererea de oferta si oferta de marfuri.

Cererea de oferta reprezinta manifestarea de vointa a unei firme de a cumpara o marfa. Ea poate fi redactata pe formulare tipizate sau prin scrisori individuale, ultimele conferind documentului o anumita personalizare, cu efecte favorabile asupra cititorului. In situatia in care importatorul are nevoie urgenta de marfa, cererea de oferta precizeaza cantitatea si pretul maxim la care aceasta se poate transforma in comanda. De regula, pentru livrarile prompte preturile sunt mai ridicate decat pentru cele la termen. O alta situatie este cea in care, cumparatorul apreciaza ca oferta pe care o va primi nu va fi urmata de tratative indelungate, si astfel poate cere ca odata cu oferta sa i se trimita si o factura proforma. Principala functie a acestei cereri este de a initia tratative intre partenerii externi in vederea incheierii unor tranzactii comerciale.

Oferta de marfuri reprezinta o propunere pentru incheierea unei operatiuni de export, propunere care sa porneasca din initiativa exportatorului sau sa fie un raspuns la o cerere de oferta. Ea trebuie sa fie caracterizata de claritate, precizie, concizie, aspect placut si traducere impecabila in limba tarii in care se lanseaza. Oferta poate fi ferma sau facultativa; in primul caz, exportatorul se obliga sa pastreze marfa pentru clientul caruia i-a oferit-o, un termen de optiune, care difera in functie de natura produsului; daca importatorul nu accepta oferta pana la data indicata, aceasta se considera refuzata. In al doilea caz, exportatorul poate oferi aceeasi partida de marfuri mai multor clienti, executand comanda celui care raspunde primul. Formulele folosite intr-o astfel de oferta pot fi: "pretul ofertei este valabil daca primim comanda fara intarziere", "comanda se socoteste acceptata cand este confirmata in scris, pana atunci oferta noastra este neobligatorie", etc. Mijloacele de ofertare cele mai utilizate in practica comerciala sunt: corespondenta, targuri si expozitii internationale, agentii economice, reprezentanti comerciali, comisionari, etc.

Elementele care intra in continutul unei oferte sunt: descrierea marfii, pretul si cantitatea corespunzatoare acestuia, conditia de livrare (INCOTERMS), conditii de plata (moneda si modalitatile de plata), termenul livrarii, alte conditii legate de specificul marfii. In redactarea ofertei trebuie sa se tina seama de o serie de caracteristici, cum sunt: politetea, claritatea formularii, promptitudinea, este obligatorie trimiterea unui raspuns la cererea de oferta, indiferent daca acesta este pozitiv sau negativ, precizia si caracterul complet al raspunsului.

Trebuie inteles faptul ca negocierea este o forma de comunicare intre parteneri, o modalitate de purtare a discutiilor si tratativelor astfel incat sa se realizeze un acord de vointa. Plecand de la aceasta idee, putem spune ca pregatirea negocierilor este o etapa la fel de importanta ca si desfasurarea propriu-zisa a acestora si de aceea trebuie sa i se acorde importanta cuvenita.

Desfasurarea negocierilor presupune o activitate dusa in vederea convingerii partenerului, pentru a accepta un punct de vedere cat mai apropiat de pozitia noastra. Aceasta convingere trebuie realizata printr-o argumentatie judicioasa, care poate fi insotita de aplicarea unor strategii si tactici de negociere. In practica, conditiile de succes ale unei negocieri sunt considerate comunicarea, argumentatia si obiectiunile partenerului.

Trebuie subliniat faptul ca, dincolo de metodele sau tehnicile de negociere folosite, orice negociere trebuie sa urmareasca obtinerea de castiguri pentru ambii parteneri; acest lucru se poate constitui ca baza a unor colaborari viitoare intre parteneri.

  Autoevaluare:

1. Care sunt particularitatile procesului de negociere international?
2. Tipologia negocierilor.
3. Prezentati etapele procesului de negociere.
4. Ce presupune analiza contextului in cadrul unei negocieri internationale?
5. Prezentati documentele aferente unei negocieri.

Referate propuse:

1. Implicatiile dimensiunii culturale asupra procesului de negociere.
2. Norme morale si etice in negocierea internationala (exemplificare Europa - SUA - Japonia).
3. Strategii si tehnici de negociere pe plan mondial (studiu de caz).

Bibliografie:

1. Curry, Jeffrey Edmund - Negocieri internationale, Ed. Teora, Bucuresti, 2000

2. Gulea, Micaela - Strategii, tehnici, tactici in negocierea comerciala fata in fata, Ed. Oscar Print, Bucuresti, 2000

3. Hofstede, Geert - Managementul structurilor multiculturale, Ed. Economica, Bucuresti, 1996

4. Ionescu, Gh. Gh. - Dimensiunile culturale ale managementului, Ed. Economica, Bucuresti, 1996

5. Voiculescu, Dan - Negociere - forma decomunicare in relatiile internationale, Ed. Stiintifica, Bucuresti, 1991