Sistemul de informatii-premisa a efectuarii analizei economico-financiare

Sistemul de informatii-premisa a efectuarii analizei economico-financiare

Ca metoda a cunoasterii, analiza economico-financiara presupune cunoasterea situatiilor in care se desfasoara activitatea firmei si modurile de actiune ale acesteia in vederea corelarii acestora cu obiectivele de realizat atat in timp cat si in spatiu. Pentru o astfel de cunoastere este necesar ca analiza sa beneficieze de informatii care sa reflecte complex starile prin care firma trece, interdependentele acestor stari. Pentru adoptarea unor decizii eficiente este nevoie ca analiza economico-financiara sa se bazeze pe un sistem informational functional care sa poata oferi informatii economice cat mai variate (mod de exprimare, grad de prelucrare, mod de inregistrare, provenienta etc.) si care sa satisfaca cerintele multiple si sa asigure o percepere cat mai corecta a proceselor economice la care se refera.

"Materie prima" necesara analizei economico-financiare este informatia economica si joaca un rol deosebit in conducerea unitatilor economice deoarece trebuie sa exprime activitatea economica reala a firmei. Cu cat informatia economica este mai bogata, mai complexa, cu atat decidentul dispune de mai multe elemente care ii permit o profunda cunoastere a fenomenelor si proceselor economice si ca atare sa ia masurile si deciziile necesare de crestere a gradului de folosire a resurselor umane, materiale si financiare, deci de crestere a performantelor economico-financiare ale firmei.

În conditiile economiei concurentiale managerii firmelor trebuie sa aiba o cunoastere a evolutiei fenomenelor si proceselor economice si sa adopte o suita de decizii care sa duca la obtinerea unor rezultate economico-financiare superioare fata de obiectivele stabilite in program sau fata de perioada precedenta. Dificultatea managerilor in luarea deciziilor nu consta in lipsa informatiilor ci in dificultatea culegerii, prelucrarii si selectionarii lor. Putem spune ca este necesara o grupare a informatiilor in vederea facilitarii culegerii, prelucrarii si selectionarii lor, oferind managerilor posibilitatea alegerii cat mai exacte a categoriei de informatii de care au nevoie. Dupa criteriile de grupare a informatiilor putem avea:

1. dupa modul de exprimare: orale, scrise si audio-vizuale;

2. dupa mediul de unde provin: interne si externe;

3. dupa directia vehicularii: ascendente,descendente si orizontale;

4. dupa gradul de prelucrare: primare, intermediare si finale;

5. dupa utilitatea lor: de previziune, de planificare operativa, de control si reglare, de evaluare si de executie;

6. dupa stabilitatea in timp: conventional-constante si variabile;

7. dupa modul de reflectare a activitatii: operative si periodice;

8. din punct de vedere functional: de plan, efective si normative;

9. dupa natura lor: stiintifica, tehnologica si tehnica, economica si financiara, politica, comerciala, de marketing, juridica, sociala si sociologica;

10. dupa legalitatea lor: legale (deschise si inchise) si ilegale.

Cel mai mare interes il reprezinta informatiile economice si financiare care vizeaza mediul general (rata inflatiei,dinamica PIB si VN, rata dobanzii, pretul resurselor etc.) sau mediul imediat (sanatatea financiara a firmei, concurenta, furnizorii, clientii etc.). În cadrul acestor informatii un rol deosebit il au cele oferite de documentele financiare de sinteza (bilant, cont de profit si pierdere etc.).

Informatiile comerciale si de marketing asigura pozitionarea firmei fata de concurentii sai si identificarea raportului de forte dintre principalii autori ai pietei, prin cunoasterea clientelei actuale si potentiale, pietelor directe si indirecte, a distribuitorilor, a mediului institutional (colectivitatile locale, colectivitatile publice, sindicatele).

În stabilitatea politicii si strategiei firmei prezinta interes si informatiile politice privind stabilitatea politica, raportul dintre diferite orientari politice, personalitatile politice ale tarii si perspectivele lor.

Specialistii apreciaza ca aproape 90% din informatii sunt informatii legale, iar 70% din acestea sunt informatii deschise. Din aceasta categorie fac parte:

reviste, cotidiene, magazine, periodice;

colocvii, conferinte, congrese;

saloane, expozitii, targuri;

bancile de date.

Aceste resurse nu pot constitui baza luarii deciziilor si ca atare firmele pot apela la diverse organisme furnizoare de documente de sinteza, cum sunt:

agentii regionale de informare stiintifica si tehnica;

camerele de comert si industrie;

institute nationale de statistica;

organisme de consultanta;

agentii nationale de cercetare si informare etc.

Informatiile inchise se obtin prin:

vizite, intalniri, relatii directe cu clientii, furnizorii si concurentii;

cumpararea si analiza de esantioane;

reteaua proprie a firmei.

În concluzie, la nivelul firmelor sistemul de informatii se formeaza din doua categorii de surse:

1) surse interne-sunt informatii generate de procesele interne ale firmei si reflecta functiunea propriu-zisa a sistemului firma, starile acesteia in anumite momente. Principalele informatii de natura interna sunt furnizate de documentele de sinteza: bilantul contabil, contul de profit si pierdere si anexele la bilant.

2)surse externe-sunt necesare orientarii activitatii firmei, realizarii obiectivelor si cuprind informatii privind conjunctura pietei interne si internationale, performantele concurentei, progresul tehnic in respectiva ramura de activitate.

Pentru ca informatiile sa poata fi folosite eficient in procesul conducerii unitatilor economice trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

1) utilitatea informatiei-necesara managerilor unitatii in conducerea proceselor economice, isi pune amprenta prin gradul si modul de servire asupra conducerii in procesul de cunoastere si reglare a sistemului firmei;

2) exactitatea informatiei-are in vedere prelucrarea exacta a datelor, inlaturarea filtrajului si reprezinta cerinta de baza privind reflectarea obiectiva si corecta a fenomenului analizat;

3) profunzimea informatiei-presupune reflectarea completa a legaturilor cauzale dintre fenomenele si procesele economice in vederea luarii celor mai bune decizii de crestere a eficientei economice.

4) vechimea (varsta) informatiei-poate duce la luarea unor decizii necorespunzatoare in cazul in care acestea nu au fost actualizate la timp; ea conditioneaza operativitatea si calitatea deciziei;

5) valoarea informatiei-este determinata de posibilitatea adoptarii unor decizii eficiente pentru firma ca sistem condus. Ea isi pune amprente asupra rezultatelor economico-financiare ale firmei.

6) costul informatiei-are un rol hotarator in structurarea si conducerea unitatilor economice, in conditii de eficienta. Este necesara cunoasterea costului pentru obtinerea informatiilor necesare luarii celor mai eficiente decizii.

Respectarea cerintelor mentionate mai sus va crea conditiile obtinerii unor informatii, care utilizate in procesul de conducere a firmei, vor contribui la determinarea, pe baza analizei economico-financiare, a unor concluzii asupra activitatii desfasurate si va asigura premisele necesare pentru adoptarea unor masuri de crestere a eficientei economie.