ANALIZA POSTULUI

Analiza postului reprezinta procesul prin care se colecteaza si se prelucreaza informatii cu privire la natura si specificul unui post, respectiv identificarea aptitudinilor, cunostintelor, abilitatilor si responsabilitatilor cerute unui individ pentru a obtine performantele asteptate pe un anumit post. Analiza postului descrie specificatiile postului asa cum sunt in momentul analizei, si nu asa cum ar trebui sa fie, cum a fost in trecut sau cum se intampla in alte organizatii.

Privita la modul general, analiza posturilor are ca obiective simplificarea muncii, stabilirea standardelor de munca si sustinerea altor activitati de personal. Recrutarea si selectia personalului nu pot fi realizate performant decat in conditiile cunoasterii cerintelor de catre viitorii ocupanti ai postului. Selectia pune si problema corelatiei dintre angajat si post. Promovarea personalului va tine seama de responsabilitatile ridicate pe care le presupune ocuparea unui post pe o treapta ierarhica mai inalta, responsabilitati care trebuie asumate de catre ocupantul noului post. In lipsa comunicarii noilor cerinte, promovarea poate fi insotita de esecuri pe plan profesional si organizational. Evaluarea performantelor se face intotdeauna in stransa legatura cu cerintele postului, iar salarizarea va fi in concordanta cu modul in care au fost indeplinite sarcinile specificate de post. In fine, analiza posturilor permite identificarea nevoilor de formare si pregatire profesionala, respectiv fixarea obiectivelor procesului de instruire.

Analiza postului se face de catre o persoana care detine pe langa o pregatire de baza (psiholog, economist, inginer) si o pregatire speciala privind metodele de analiza a postului. In cazul firmelor mici, analiza posturilor cade in sarcina managerului general, a unei persoane numite de acesta sau se apeleaza la o institutie de specialitate. Indiferent cine realizeaza analiza postului, acest proces trebuie sa cuprinda elementele urmatoare:

Informatiile care pot fi obtinute prin acest proces:

1.  Activitati ale procesului de munca. Aceste activitati sunt impartite in doua categorii:

a.  activitati legate de post (ce proceduri si procese sunt folosite, care este obiectul si subiectul activitatii pentru postul respectiv)

b.  activitati legate de angajat, de persoana care ocupa postul (modele de comportament uman si cerintele personale ale individului care ocupa postul respectiv)

2.  Instrumente si echipament folosit in cadrul muncii

3.  Elemente relationate postului, atat tangibile cat si intangibile (materiale procesate, produse sau servicii oferite)

4.  Performanta la locul de munca (diferite standarde de performanta, semnificatia erorilor si intervalul de timp necesar pentru a indeplini sarcinile aferente postului)

5.  Contextul postului (conditiile fizice, programul de munca, mediul social si organizational)

6.  Cerintele de personal (cunostintele si abilitatile cerute de post, nivelul de educatie, pregatire si experienta necesar, aptitudini, caracteristici fizice si de personalitate)

Analiza postului ofera o multime de informatii. Problema consta in alegerea acelor informatii care sunt semnificative, in modul in care le putem aduna si, in sfarsit, in organizarea lor de o maniera semnificativa.

Se considera ca descrierea postului este finalizata optim daca acestuia i se poate asocia titularul care corespunde cel mai bine caracteristicilor postului; conformitatea post - persoana este o tinta de atins pentru departamentul de resurse umane si pentru managerii companiei, obiectiv care permite utilizarea talentului, energiei, aptitudinilor si abilitatilor individului, ofera oportunitati de realizare profesionala, permite dezvoltarea personalitatii umane,

faciliteaza realizarea relatiilor interumane, garanteaza motivarea s.a.

In continuare, voi prezenta cateva dintre elementele asociate, legate de analiza postului. Relatia lor cu procesul de analiza a postului este una de dependenta: toate depind de informatiile obtinute prin respectivul proces.

Fisa postului Realizarea fisei postului nu echivaleaza cu analiza postului. O fisa a postului cuprinde un sumar al sarcinilor si cerintelor care sunt esentiale pentru pozitia respectiva. Analiza postului este procesul prin care aceste sarcini si cerinte sunt identificate. Deci, fisa postului ar trebui sa fie un scurt sumar al rezultatelor, mai largi, obtinute printr-o analiza a postului. Adesea, cei din departamentul de personal presupun ca, pentru ca au o fisa a postului nu mai trebuie sa execute procesul de analiza a postului.

In general, fisa postului cuprinde:

1.  Denumirea postului

2.  Un scurt sumar al muncii presupuse de postul respectiv

3.  Atributiile postului. O descriere a sarcinilor indeplinite, a materialului folosit si gradul in care postul presupune o activitate de conducere.

4.  Conditiile la locul de munca si mediul fizic.

5.  Mediul social. Informatii despre marimea grupului de munca si nivelul de relatii interpersonale necesar pentru indeplinirea activitatilor specifice postului.

Continutul unei fise a postului difera de la o organizatie la alta, de la un domeniu de activitate la altul. In anumite domenii, fisa postului este mai formalizata decat in altele, cuprinde mai multe informatii si este mai detaliata.

Evaluarea postului Acest proces ataseaza o valoare monetara postului. Inainte de a stabili salariul ce corespunde postului respectiv, este de preferat sa avem cat mai multe informatii despre el. De aceea, este bine ca evaluarea postului (in sensul de evaluare financiara) sa se faca dupa ce procesul de analiza a postului este incheiat. Astfel, pe baza informatiilor pe care le avem la dispozitie, este mai usor sa comparam postul nostru cu altele similare, din alte organizatii, si sa stabilim salariul.

Clasificarea postului Acest proces presupune gruparea posturilor in functie de sarcini, cunostinte, abilitati si deprinderi. In ecuatie mai intra si factori cum ar fi dificultatea, complexitatea si responsabilitatile presupuse de post. Aceste informatii ajuta la stabilirea similaritatii dintre posturi. Dupa ce similaritatea este determinata, categoriile  pot fi stabilite.

Eficienta. Analiza postului poate determina daca munca poate fi facuta si intr-un alt mod, mai eficient. De cele mai multe ori este vorba despre reproiectarea spatiului de munca, despre interfata tehnologie/factor uman. In administratia publica aceasta activitate poate include o mai buna folosire a spatiului in birourile unde se desfasoara activitatea, introducerea computerizarii muncii, anumite modificari in circulatia si stocarea actelor, etc.

Evaluarea performantelor Un alt domeniu in care informatiile obtinute prin analiza postului este cel al construirii instrumentelor necesare evaluarii performantelor. Cu cat acestea sunt mai specifice si mai apropiate de ceea ce se petrece efectiv la un loc de munca, cu atat este mai mare precizia lor. De asemenea, daca aceste instrumente sunt orientate de realitatile postului, este mai probabil ca ele vor fi mai usor acceptate de catre angajati.

Instruirea Analiza postului are o importanta critica in acest domeniu. Inainte ca programele de instruire sa fie puse in practica sau chiar programate, trebuie sa se identifice nevoia pentru asemenea programe. De asemenea, trebuie identificate zonele, domeniile in care este cel mai urgent nevoie de instruire. Toate acestea implica existenta unor informatii precum cele oferite de analiza postului.

Selectarea personalului Prin identificarea calitatilor necesare pentru ocuparea unui post (cunostinte, abilitati, deprinderi) se poate incepe procesul de imbunatatire a testelor de selectare a personalului. De multe ori continutul instrumentelor de selectare nu are foarte mare legatura cu postul in cauza. Se verifica alte elemente: compatibilitatea candidatului cu valorile organizatiei, motivatia sa pentru ocuparea postului, nivelul sau general de pregatire si cunostinte, etc; si aceste lucruri sunt importante dar nu ar trebui sa fie secundare, sa urmeze dupa testarea potrivirii candidatului cu postul pentru care da concurs? Dar acest lucru este greu de realizat in absenta informatiilor oferite de analiza postului.

Surse si metode pentru strangerea informatiilor specifice analizei postului.

Metodele prezentate mai jos nu pot fi utilizate eficient decat combinat, doua-trei (sau chiar mai multe) impreuna. Bineinteles, totul depinde resursele pe care le avem la dispozitie.

Analiza documentelor Este vorba despre studierea arhivelor , a studiilor precedente, a fiselor de post realizate pe baza lor, a evaluarilor din anii precedenti; pe scurt, studierea oricarui document care are vreo legatura cu analiza prezenta. Aceste informatii 'de arhiva' reprezinta baza, fundatia viitoarei analize.

Observatia. Este vorba despre ceea ce sociologii numesc observatie pasiva. Pe scurt, acest lucru inseamna ca analistul se deplaseaza la locul de munca si observa activitatea persoanei care ocupa postul analizat. Exista cateva probleme: acest procedeu nu poate fi aplicat in cazul posturilor noi, care de abia acum se creaza; informatiile pot fi eronate , se observa modul in care actualul ocupant al postului isi desfasoara activitatea, fapt subiectiv si personal. Pe langa aceste dezavantaje, observatia are si multe avantaje. Printre acestea se numara faptul ca, prin observatie analistul are contact direct cu activitatea presupusa de postul pe care il analizeaza, vede 'pe viu' cum se desfasoara munca si poate observa detalii care altfel poate ca ar fi scapat analizei. Trebuie precizat ca observatia functioneaza cel mai bine cand este insotita de alte metode, cum ar fi interviul sau chestionarul.

Interviul. Reprezinta una dintre metodele cele mai des utilizate. Mai intai, intervievatorul trebuie sa stabileasca ce forma de interviu vrea sa foloseasca, interviul structurat sau cel nestructurat. Cel mai bine este sa avem cateva intrebari stabilite de la inceput si apoi sa elaboram in jurul lor, pe masura ce discutia evolueaza. Este foarte important sa obtinem cat mai multe detalii in cursul interviului.

In al doilea rand, analistul poate intervieva indivizi sau grupuri. Cele mai bune informatii sunt oferite de interviul individual dar acesta este costisitor in termeni de timp. Interviurile de grup nu ofera informatii la fel de detaliate ca si cele individuale dar obiectivitatea este mai mare. De obicei, cele doua tipuri de interviuri se folosesc impreuna, mai intai cateva interviuri individuale si apoi un interviu de grup.

Chestionarul. Intrebarile din chestionar variaza ('Cat de des indepliniti activitatea X ?') pana la foarte generale ('Sunteti multumit de activitatea dvs.? '). Nu consuma la fel de mult timp ca si interviurile si sunt din ce in ce mai mult folosite. Un alt avantaj este ca permit, datorita gradului lor de standardizare, comparatii intre diferite tipuri de posturi in diferite organizatii.

Mijloace mecanice De multe ori este folositor sa inregistrezi parti din activitatea specifica unui anumit post.

Jurnale Aceasta tehnica nu este des folosita dar prezinta cateva aspecte interesante. Pe scurt, este vorba despre jurnalele angajatilor care ocupa postul respectiv. Bineinteles, nu este vorba despre un jurnal intim; ce apare in el sunt activitatile pe care angajatii le-au indeplinit de-a lungul unei perioade de timp care poate varia de la 30 de minute la o luna.

Metode de desfasurare a analizei postului

Exista o multitudine de metode de analiza , alegerea lor fiind facuta pe baza importantei fiecareia si a raspandirii lor in practica de specialitate.

Cand analistul alege o metoda, el se bazeaza pe un set de factori:

a.  Practicalitatea metodei. Se refera la aplicabilitatea ei la specificul organizatiei si al postului

b.      Cost. Se refera la resursele financiare necesare pentru aplicarea fiecarei metode comparativ cu cele care care pot fi alocate pentru aceasta activitate

c.  Scop. Alegerea unei metode depinde de ceea ce intentionam sa facem cu informatiile obtinute.

d.  Experienta analistului. In functie de acest factor, metodele alese sunt mai simple sau mai complexe, mai noi sau mai invechite.

e.       Postul ce trebuie analizat. Fiecare post are caracteristicile sale si, adesea, acestea dicteaza alegerea metodei.

Metoda pragului Se bazeaza pe descrierea postului in termeni de functii si caracteristici personale care sunt necesare pentru indeplinirea acestor functii. O functie a postului este o parte a intregii activitati presupuse de pozitia respectiva si este alcatuita din doua elemente separate: sarcina si cererea. Sarcina este o activitatea distincta, parte a procesului de munca, ce este indeplinita de angajat; ex.: completarea unui raport. Cererea este o conditie de munca la care angajatul trebuie sa se adapteze; ex.: stress. Metoda pragului defineste o caracteristica drept un set observabil de trasaturi care deosebesc o persoana de alta. Dupa o serie de experimente, s-a ajuns la identificarea a 33 de caracteristici generale care pot fi grupate in 5 categorii: fizice, mentale, invatate, motivationale si sociale. De exemplu, cele 5 caracteristici asociate categoriei fizice sunt: forta, rezistenta, agilitate, capacitatea de a vedea si cea de a auzi. In sfarsit, se stabileste ce caracteristici corespund fiecarei functii si supervizorii, in colaborare cu angajatii, stabilesc ierarhia acestora. Rezultatul final este o lista de caracteristici si nivelul la care acestea sunt cerute de catre postul respectiv.

Metoda centrata pe elementele componente ale postului Se refera exclusiv la caracteristicile angajatului numite , caracteristici necesare pentru a indeplini cu succes activitatea presupusa de postul respectiv. Aceste elemente iau forma cunostintelor, abilitatilor, deprinderilor si a altor caracteristici. Procesul cere intalnirea unui grup de experti care stabilesc elementele cerute. Lista poate include chiar si 50 de elemente. Apoi, acestea sunt ierarhizate folosind 4 scale diferite:

Importanta elementului in separarea angajatilor cu performante superioare de cei cu performante medii;

Masura in care angajatii 'codasi' poseda elementul respectiv;

Posibilele probleme ce ar aparea daca elementul nu este luat in considerare;

Practicalitatea cererii ca aplicantii pentru postul respectiv sa posede respectivul element.

Scorurile obtinute pe aceste scale sunt apoi combinate pentru a obtine un rang pentru fiecare element. Aceste ranguri ne arata utilitatea fiecarui element pentru diferite activitati de mangement al resurselor umane: angajare, instruire, etc.

Analiza functionala Aceasta metoda presupune alcatuirea de liste de sarcini de catre angajat, supraveghetor si analist. Listele detaliaza activitatea presupusa de post. Fiecare sarcina trebie sa fie astfel formulata incat sa raspunda la 5 intrebari de baza: Cine? Ce actiune indeplineste? Pentru a realiza ce? Cu ce unelte? Dupa ce instructiuni? Dupa ce sarcinile sunt astfel definite, analistul le apreciaza complexitatea folosind anumite scale de masura. Acestea sunt alcatuite din trei domenii :1. Date: modul in care angajatul se raporteaza la idei, informatii sau fapte; 2. Oameni: modul in care angajatul interactioneaza cu colegii si clientii; 3. Lucruri: cat de mult lucreaza cu masini, unelte si echipament

Niveluri din interiorul acestor trei categorii:

In plus fata de precizarea nivelurilor de complexitate pentru sarcini, analistul impreuna cu angajatul trebuie sa determine procentul in care cele trei domenii sunt prezente in activitatea specifica unui post. Totalul celor trei procentaje este 100. Nivelul de complexitate si procentajele ofera o descriere globala a postului

Analiza postului este un proces complex si cuprinzator, al carui scop este oferirea de informatii cat mai complete despre postul in cauza, informatii care apoi sunt folosite de alte elemente si procese ale managementului resurselor umane, fisa postului fiind doar unul dintre acestea.