ASPECTE TEORETICO-METODOLOGICE PRIVIND

ASPECTE TEORETICO-METODOLOGICE PRIVIND
REPROIECTAREA MANAGERIALA

1 Sistemul de management

Sistemul management poate fi definit ca un ansamblu coerent de elemente- principii, reguli, metode, proceduri decizionale, organizatorice, informationale etc.- prin intermediul carora se asigura modelarea si exercitarea intr-o maniera specifica a totalitatii sau a celei mai mari parti a functiilor procesului de management pentru o firma in ansamblul sau ori pentru principalele componente, in vederea sporirii profitabilitatii economice.

Dintre sistemele manageriale cele mai cunoscute si mai raspandite sunt: managementul prin obiective, managementul pe baza de proiecte, managementul prin exceptie, managementul pe produs etc.

Indiferent de particularitatile lor, sistemele de management sunt intotdeauna fundamentate pe conceptia sistemica, situatie fireasca la actualul nivel de dezvoltare a stiintei, data fiind complexitatea aspectelor abordate si obiectivele urmarite.

Sistemul de management incorporeaza intotdeauna elemente cu caracter organizatoric, informational si, in special, decizional, determinand modificari sensibile in obiectivele, competentele si responsabilitatile unui mare numar de manageri si adesea executanti.

Subsistemul metodologic

Metoda de management este acea modalitate manageriala ale carei faze si componente sunt precis conturate si riguros structurate intr-un ansamblu functional ce faciliteaza exercitarea unor componente ale procesului managerial cu implicatii asupra continutului si eficacitatii muncii unuia sau mai multor manageri. Caracteristicile sistemului metodologico- managerial:

Pronuntatul caracter formalizat;

Pluridisciplinitatea sistemului metodologico-managerial;

Eterogenitatea componentelor sistemului;

Caracter integrator la nivel organizational;

Ritm alert de uzura morala a metodelor si tehnicilor manageriale;

Puternica specificitate organizationala a sistemului managerial.

Instrumentarul managerial utilizat de catre managerii individuali cat si de cei de grup este format din sisteme, metode si tehnici de management. Delimitarea instrumentarului are in vedere: sfera de cuprindere, contributia la exercitarea procesului de management si a functiilor acestuia si impactul asupra firmei si asupra principalelor sale componente procesuale si structurale.

In functie de aceste criterii instrumentarul managerial poate fi clasificat astfel:

Sisteme de management:

v     Managementul prin obiective

v     Managementul prin proiecte

v     Managementul pe produs

v     Maangementul prin bugete

v     Managementul prin exceptii

v     Managementul partcipativ

Metode generale de management

v     Metoda diagnosticarii

v     Sedinta

v     Delegarea

v     Tabloul de bord

Metode de stimulare a creativitatii personalului

v     Brainstorming

v     Sinectica

v     Metoda Delbeq

v     Metoda Delphi

Subsistemul decizional

In cadrul interprinderii ansamblul deciziilor adoptate si aplicate, structurate corespunzator sistemului de obiective urmarit si configuratiei ierarhiei manageriale alcatuiesc sistemul decizional.

Tipologia deciziilor manageriale ale firmei:

a) Dupa orizontul de timp si implicatiile asupra firmei:

strategice, cu intervale de timp intre 3-5 ani, vizeaza ansamblul activitatii firmei sau principalele sale componente.

tactice, cu intervale de timp ce nu depasesc decat ocazional un an, dar cu influente directe asupra unor componente procesuale si structurale de mare importanta in economia firmei

curente, cu intervale de maxim cateva luni, la nivelul managementului inferior si mediu.

b) Dupa esalonul managerial:

superior

mediu

inferior

c) Dupa frecventa adoptarii:

periodice, la anumite intervale, se refera la activitatea de productie;

aleatorii, la intervale neregulate;

unice, cu caracter exceptional, nerepetandu-se intr-un viitor previzibil;

d) Dupa posibilitatea anticiparii:

anticipate, perioada adoptarii si principalele elemente implicate se cunosc cu mult timp inainte;

imprevizibile, perioada adoptarii si principalele elemente implicate se cunosc doar cu putin timp inainte.

e) Dupa amploarea sferei decizionale a decidentului

integrale, se adopta din initiativa decidentului, fara a fi ncesar avizul esalonului ierarhic superior;

avizate, e necesara avizarea la nivelul esalonului ierarhic superior.

f) Dupa sfera de cuprindere a decidentului

participative, care se adopta de organe de management participativ;

individuale, care se adopta de catre un cadru de conducere.

Procesul decizional se structureaza in urmatoarele 6 etape:

identificarea si definirea problemei;

precizarea corespunzatoare a obiectivului;

stabilirea alternativelor sau a variantelor decizionale;

alegerea celui mai convenabil dintre ele;

aplicarea deciziei;

evaluarea rezultatelor obtinute.

Rationalizarea si modernizarea sistemului decizional

Ca rezultat al investigatiilor efectuate s-au  conturat cateva cerinte pe care decizia trebuie sa le intruneasca in vederea indeplinirii in mod eficient a multiplelor functii ce-i revin in firma contemporana.

Decizia trebuie sa fie fundamentata;

Decizia trebuie sa fie imputernicita;

Fiecare decizie trebuie sa fie integrata, armonizata in ansamblul deciziilor adoptate sau proiectate a se lua tinand cont de de strategia si politica firmei;

Decizia trebuie sa se incadreze in perioada optima de elaborare si de aplicare;

Formularea corespunzatoare a deciziei.

Subsistemul informational

Sistemul informational este definit ca un ansamblu interconectat intr-o conceptie sistematica a datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor informationale si a mijloacelor de culegere, prelucrare, transmitere si stocare a  informatiilor care actioneaza intercorelat in vederea realizarii obiectivelor fundamentale ale unei organizatii.

Din aceasta definitie rezulta urmatoarele componentele ale sistemului informational:

Datele- care reprezinta ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces;

Informatiile- adica acele date care aduc un spor de cunoastere adresantului

Pot fi clasificate dupa mai multe criterii si anume:

Mod de exprimare:

Informatii orale: sunt expuse prin viu grai; nu implica investitii in mijloace de tratare a informatiilor; au viteza de circulatie mare; nu sunt controlabile; lasa loc de interpretari.

Informatii scrise: sunt consemnate de regula pe hartie; pot fi pastrate nealterate timp indelungat; implica cheltuieli moderate; consemnarea lor necesita un consum de timp apreciabil.

Informatii audio- vizuale: se adreseaza concomitent vazului si auzului; implica aparatura speciala; au viteza mare de circulatie; capacitate de nuantare si sugestie ridicat; pot fi consemnate integral si rapid; sunt costiaitoare.

Grad de prelucrare:

Informatii primare: nu au suferit anterior un proces de prelucrare informationala; au caracter analitic, pronuntat informative; sunt foarte diverse; cele mai raspandite la nivelul executantilor.

Informatii intermediare: se afla in diferite faze de prelucrare informationala; sunt cele mai raspandite la nivelul personalului functional si al managerilor de nivel inferior.

Informatii finale: sunt informatii care au trecut prin intregul sir de prelucrari informationale prevazute; au caracter sintetic, caracter complex, caracter decizional; se adreseaza managerilor de nivel mediu si superior.

Directia vehicularii:

Informatii descendente: se transmit de la nivele ierarhic superioare la cele inferioare ale managementului; sunt alcatuite preponderent din decizii, instructiuni, metodologii.

Informatii ascendente: se transmit de la esaloanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; reflecta cu prioritate modul de realizare a obiectivelor si deciziilor manageriale;

Informatii orizontale: se transmit intre titulari de posturi situati pe acelasi nivel ierarhic.

Mod de organizare a inregistrarii si prelucrarii:

Informatii tehnico-operative: localizeaza in timp si in spatiu procesele din cadrul firmei;

Informatii de evidenta contabila: se refera indeosebi la activitatile economice ale firmei;

Informatii statistice: reflecta sintetic; sub forma preponderent numerica, principalele activitati ale firmei, corespunzator unor standarde prestabilite; au caracter post operativ.

Provenienta:

Informatii exogene: provin dintre suprasistemele in care este integrata firma; sunt alcatuite din decizii, instructiuni, indicatii;

Informatii endogene: sunt generate in cadrul firmei; au caracter atotcuprinzator deoarece se refera la toate activitatile firmei si eterogen reflectand diversitatea proceselor ce au loc.

Destinatia:

Informatii interne

Informatii externe

Obligativitatea pentru adresant:

Informatii imperative: sunt emise de conducatori, fiind destinate celor din nivelurile ierarhice inferioare, au caracter pronuntat decizional. Luarea In considerare a mesajului informational este obligatorie;

Informatii nonimperative: sunt emise de executanti si manageri fiind destinate preponderent.

Natura proceselor reflectate:

Informatii din sfera cercetarii- dezvoltarii;

Informatii din sfera comertului;

Informatii financiar- contabile;

Informatii referitor la personal.

Circuitele informationale- semnifica ansamblul legaturilor existente intre diferite verigi organizatorice din cadrul agentilor economici;

Pot fi clasificate dupa urmatoarele criterii:

Directia de vehiculare si caracteristicile organizatorice ale extermitatilor:

Flux vertical: este fluxul care se stabileste intre posturi situate pe nivele ierarhice diferite, intre care exista relatii de subordonare nemijlocita. Aceste fluxuri vehiculeaza informatii acendente si descendente, fundamentul organizatoric fiind reprezentat de de relatiil ierarhice.

Flux orizontal: este fluxul care se stabileste intre posturi sau compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic. Aceste fluxuri vehiculeaza informatii orizontale, fundamentul organizatoric fiind reprzentat de relatiile de cooperare sau functionale.

Flux oblic: este fluxul care se stabileste intre posturi sau compartimente situate pe nivele ierarhice diferite, intre care exista relatii de subordonare nemijlocita. Aceste fluxuri vehiculeaza informatii ascendente si descendente. Fundamentul organizatoric este reprezentat de relatii functionale, de stat major sau control.

Frecventa producerii:

Flux periodic: se repeta la anumite perioade (trimestru, luna). Fundamentul organizatoric il reprezinta caracterul secvential al proceselor de munca.

Flux ocazional: se stabilesc cu o frecventa aleatorie. Fundamentul producerii lor il reprezinta situatiile inedite, endogene sau exogene firmei.

Fluxurile informationale- const a din totalitatea informatiilor care parcurg circuitele informationale;

Procedurile informationale- definite prin totalitatea metodelor si tehnicilor de reprezentare a informatiilor primare care asigura interfata om- calculator;

Mijloacele de tratare a informatiilor- reprezinta ansamblul suporturilor fizice (hardware) si a celor logice (software) prin care se asigura prelucrarea informatiilor si obtinerea rezultatelor finale.

In functionarea subsistemului informational se pot manifesta o serie de deficiente care pot fi grupate in doua categorii, si anume:

A.     Deficiente caracteristice in general tuturor sistemelor informationale

B.     Deficiente generate de particularitatile activitatilor economice din fiecare sistem.

Cele care pot intra in prima categorie ar fi urmatoarele:

filtrajul, care reprezinta modificarea intentionata in cadrul sistemului a continutului unor informatii, de-a lungul fluxului informational;

distorsiunea, manifestata prin modificarea neintentionata a continutului informatiilor in timpul parcurgerii de catre acestea a circuitelor informationale;

redundanta, identificata prin fenomenul de inregistrare repetata a acelorasi informatii sau a unor informatii cu un continut asemanator pe suporturi fizice diferite;

supraincarcarea canalelor de informatii, ce defineste fenomenul prin care se transmite la diverse nivele ierarhice, un volum prea mare de informatii a caror analiza nu intra in totalitate in competenta nivelului respectiv.

Manifestarea acestor deficiente in planul sistemului de management al unei societati comerciale afecteaza negativ procesul de implementare a unor metode de mangaement specifice economiei de piata dintre care mentionam doar managementul prin exceptie si cel prin bugete si costuri.

Deficienta majora o constituie defctuoasa codificare a informatiilor cu impact deosebit asupra calitatii prelucrarii informatiilor dintr-un sistem informational.

Deoarece validarile efectuate de sistemele de gestiune a bazelor de date sau de limbaje de nivel inalt nu pot elimina toate erorile generate de exploatarea defectuoasa a produselor informatice, a aparut necesitatea introducerii unor validari suplimentare a informatiilor caracteristice fiecarei aplicatii informatice dezvoltata in cadrul unei societati comerciale. Metoda ce mai folosita pentru corectitudinea codurilor de acces la o baza de date , o constituie introducerea cifrei de control in structura codului.

Fiecare societate comerciala, care este in situatia de a-si analiza sistemul informational, trebuie sa-si identifice activitatile proprii si sa stabileasca o ordine de prioritate pentru elaborarea studiilor privind perfectionarea sistemului.

Astfel reproiectarea sistemului informational trebuie sa fie rezultatul  parcurgerii urmatoarelor etape:

analiza preliminara a sistemului informational

analiza detaliata a functionarii sistemului informational

proiectarea noului sistem informational

experimentarea sistemului proiectat

implementarea noului sistem

exploatarea si mentinerea in functiune a sistemului

2 Aspecte teoretico-metodologice ale reproiectarii firmei

Din punct de vedere metodologic, pentru realizarea reproiectarii, este necesara parcurgerea urmatoarelor etape:

diagnosticarea viabilitatii economice si manageriale ale firmei;

elaborarea strategiei firmei;

reproiectarea propriu-zisa a sistemului de management;

implementarea solutiilor manageriale propuse;

evaluarea sistemului de management reproiectat si a strategiei.

Un studiu de diagnosticare contine urmatoarele etape:

stabilirea domeniului de investigat, care este rezultatul deciziei adoptate de regula de managementul din esalonul superior al firmei.

Documentarea prliminara, in cadrul careia se evidentiaza principalele elemente de caracterizare a firmei, de localizare a ei inmediul ambiant national si international. Obiectivul acestei etape il reprezinta reunirea fondului de informatii privind domeniul respectiv, pentru a se putea trece  la analiza problematicii indicate.

Stabilirea principalelor puncte slabe si a cauzelor care le genereaza. In aceasta etapa se urmareste identificarea principalelor disfunctionalitati de natura economica, financiara si manageriala, cu accent asupra relevarii cauzelor care le genereaza si a efectelor acestora asupra proceselor de management si de executie.

Stabilirea principalelor puncte forte si a cauzelor care le genereaza. In aceasta etapa, vor fi evidentiate punctele forte, aspectele pozitive ale activitatilor economice, financiare si de management, impreuna cu cauzele care le-au generat si efectele acestora asupra proceselor de management si de executie ale firmei.

Formularea de recomandari. Este etapa in care se indica domeniile care urmeaza a se interveni decizional pentru atenuarea cauzelor care genereaza puncte slabe si generalizarea celor care provoaca "abateri" pozitive.

In cadrul acestui diagnostic se studiaza sistemul de management al societatii

Sistemul decizional-sunt analizate modalitatile de pregatire, adoptare, aplicare si evaluare a deciziilor; cerintele de rationalizare privind decizia; existenta sau nu a unor abordari decizionale moderne etc

Sistemul informational-se analizeaza componenta de baza a acestuia informatia, precum si circuitul acesteia in firma; se idenifica eventuale deficiente ale acestui sistem-filtrajul, redundanta, distorsiunea si incarcarea canalelor informationale; se analizeaza existenta unui sistem informatic in cadrul firmei, capabil sa emita, sa transmita, sa recepteze si sa prelucreze in mod automat informatia;

Sistemul organizatoric-se analizeaza structura organizatorica a firmei, organigrama, componentele organizarii structurale, relatiile organizationale din cadrul firmei, principiile de structurare organizatorica etc

Sistemul metodologic-se analizeaza anamblul de metode si instrumente pe care le are la dispozitie conducerea societatii. Acest instrumentar se analizeaza sub raportul suficientei sau insuficientei, al caracterului novator, al modului de aplicare, al posibilitatilor de imbunatatire pe viitor.

Strategia manageriala este un concept al managementului modern, aparut ca urmare a faptului ca agentii economici isi desfasoara activitatea intr-o economie dinamica, in care se produc mari transformari.

O strategie pentru un agent economic descrie modul in care acesta urmareste sa-si atinga scopurile, tinand seama de factorii favorabili si nefavorabili ale mediului, resursele si capacitatile organizatiei.

Restructurarea societatilor comerciale din economia noastra este un proces complex, vizand perfectionarea tuturor subsistemlor organizatiei, a mijloacelor tehince si tehologice, a metodelor de pregatire si conceptie a sistemului informational, decizional, organizatoric si metodologic.