CONTINUTUL MANAGEMENTULUI PROIECTELOR DE AFACERI

Managementul Proiectelor reprezinta  in esenta procedeul prin care etapizat :

Se defineste obiectivul proiectului

Sunt identificate si planificate activitatile prin care se materializeaza obiectivul

Se aloca resursele necesare pentru activitatile nominalizate

Se urmareste implementarea proiectului

Se evalueaza si se adapteaza planul proiectului la modificarile din mediul intern si extern in asa fel incat proiectul sa fie realizat in termenul prevazut cu cele mai reduse costuri iar rezultatele finale sa corespunda cerintelor utilizatorilor sau chiar sa le depaseasca.

Conceput ca forma de raspuns al intreprinderii la modificarile foarte rapide ale mediului economic, precum si a influentei tot mai accentuate a progresului tehnico-stiintific, Managementul Proiectelor este destinat activitatilor de natura inovativa, diferite fata de obiectul traditional de activitate al firmei. Ca urmare, acest tip de management se aplica atunci cand conducerea firmei urmareste rezolvarea unei probleme specifice, pe durata limitata, prin capacitarea unor persoane care se gasesc pe diferite nivele ierarhice si care sunt detasate temporar din activitatile de rutina pentru rezolvarea proiectului in cauza. Nu exista o forma organizatorica general valabila pentru acest tip de management pentru ca nici proiectele nu se construiesc pentru rezolvarea unor probleme obisnuite, repetitive.

Managementul Proiectelor reprezinta utilizarea optima a tehnologiei pentru a atinge rezultatele cerute de standard, cu un anumit buget si intr-un timp bine precizat. Se poate definii continutul managementului proiectelor prin explicitatea celor doua termene: proiectul reprezinta intentia pe care vrea sa o materializeze organizatia printr-un plan, iar managementul reprezinta un complex de activitati prin care se conduc si coordoneaza activitatile prevazute a fi realizate. Deci managementul proiectelor reprezinta o administrare a planurilor cu caracter de unicitate in care activitatile prevazute a fi derulate au un coeficient de risc ridicat iar problemele manageriale care trebuie sa fie rezolvate apartin categoriei statistice, dinamice sau nedeterminate.  Managementul Proiectelor reprezinta o metoda cu mare aplicabilitate in ramura constructiilor civile si industriale, poate fi utilizata in industrie pentru asimilarea de produse noi si in alte ramuri economice daca se satisfac urmatoarele conditii de aplicare:

problema care face obiectul proiectului este complexa si cu caracter de unicat (nerepetabila in timp si in aceleasi conditii de finantare);

sa fie limitata din punct de vedere material, financiar si al timpului de executie (de preferabil sa nu necesite pentru finalizare mai mult de 10-12 luni);

sarcina complexa (proiectul) sa poata fi descompusa intr-o structura arborescenta de sarcini partiale;

sa permita finantarea independenta a sarcinilor si subsarcinilor (separat de productia industriala curenta), preliminarea costurilor si decontul propriu al cheltuielilor;

sa fie fezabila prin utilizarea unor structuri organizatorice independente si temporare, care isi inceteaza activitatea odata cu incheierea realizarii obiectivului.

Se recurge la managementul pe baza de proiecte pentru a se putea planifica, organiza, executa si controla corespunzator sarcinile complexe (constructia unei noi fabrici sau a unui bloc de locuinte, montajul si punerea in functiune a unei instalatii complexe, asimilarea unor produse complexe; introducerea unor modificari organizatorice; fuziuni de sectii,  proiectarea si implementarea unei noi organigrame, reamplasarea locurilor de munca, modernizari ale sistemului informational etc.) care, prin natura si continut ies din cadrul programelor productiei curente.

Obiectivele, scopurile, competentele, misiunea si vocatia formeaza ansamblul de finalitati pe care intreprinderea, prin demersurile initiale si activitatile desfasurate ulterior cauta sa le materializeze coerent si unitar reusind sa creeze o imagine globala a ceea ce trebuie sa indeplineasca organizatia prin activitatile si actiunile sale.

- Categoriile de finalitati ale intreprinderii

Dupa P. Drucker, misiunea organizatiei il reprezinta raspunsul clar si cuprinzator la intrebarea „Ce realizeaza afacerea noastra?”. In acest context, misiunea ATT (Societatea de Telefonie Americana) se exprima sugestiv prin: „Afacerea noastra este de a oferi servicii.”

Scopurile, in general latente, devin explicite mai ales in perioada crizelor acute, ele nu depind de vointa conducatorului rezultand din constrangerile interne si externe inerente la care este supusa intreprinderea: dezvoltare, supravietuire, cresterea profitului, etc.

Vocatia corespunde rolului pe care conducatorul doreste ca intreprinderea sa si-l asume in mediul sau, raspunzand astfel nevoilor si a aspiratiilor celorlalti actori participanti la viata economica, de exemplu se pot considera vocatie alinierea la nevoile pietei prin satisfacerea dorintelor consumatorilor sau gestionarea raportului pret-calitate in beneficiul clientilor.

Competenta (stiinta, meseria) defineste ceea ce stie si poate sa faca intreprinderea in plan tehnic, tehnologic, comercial, financiar, organizatoric, etc.

Notiunea de obiectiv, este preluata din tir si reprezinta centrul tintei prin care obtine punctajul maxim. In preocuparile managerului, obiectivul devine o reprezentare a starii viitoare pe care conducatorul doreste sa-l materializeze printr-o politica coerenta. Exprimat in termeni concreti, cantitativi, obiectivul reprezinta finalitatea care justifica actiunile si demersurile intr-un proiect. In acest context, obiectivele reprezinta jaloane, nivele de referinta, tinta care prefigureaza viitorul pentru organizatie: daca scopul este maximizarea profitului, obiectivele de rentabilizare a investitiilor sau a capitalului propriu se constituie jaloane ce determina elaborarea unor politici foarte concrete prin care se asigura realizarea scopului propus.

Obiectivul este un rezultat planificat si realizat, nicidecum o activitate in sine, el trebuie definit cu claritate intr-un limbaj comun tuturor actorilor interesati (conducatori, executanti, clienti, furnizori etc.). Obiectivul trebuie sa fie rezonabil si pentru a fi realizat necesita sustinerea coordonata prin metode, cunostinte, abilitati si resurse care trebuie identificate, dimensionate si gestionate printr-un program complex.

Obiectivul se defineste complet prin patru componente obligatorii:

atributul, continutul obiectivului: rentabilitate, pret, cheltuieli, calitate, fiabilitate etc.;

scara de masura: obiectivul trebuie sa fie raportat unui palier de valori cunoscut si utilizat de conducator: rata (de acumulare), nivel (calitativ), scara (de duritate), grad (de absenteism) etc.;

norma: valoarea exacta care trebuie obtinuta pe scara definita anterior;

un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat intr-o perioada de timp care trebuie determinata si datata. Modificand orizontul de timp obtinem un alt obiectiv care impune, la randul sau, o alta strategie.

De exemplu: obiectivul de realizare a unei rate (scara) de rentabilitate (atributul) de 15% (norma) in doi ani (orizontul de timp) este complect si corect formulat.

Obiectivele sunt o reprezentare a starii viitoare a intreprinderii, a activitatilor sau a rezultatelor sale, precum si instrumente prin care se directioneaza o orientare fundamentala in politica generala a intreprinderii, generand un demers prin care demaram si imbunatatim afaceri rentabile sau corectam defectele constatate. Prin obiective si subobiective putem sa decupam demersul strategic al organizatiei pe functiunile specializate cu referiri directe la specificul acestora, devenind obiective derivate, repere definitorii pentru conducatorii departamentelor functionale.

Dintre functiile practice ale obiectivelor merita sa fie mentionate:

Inovatia. Cautarea de obiective trebuie sa determine conducatorii de a iesi din cadrul obisnuit, rutinier, si de a gandi novator, de a lua in calcul mediul cu riscurile sale, gasind solutii noi care sa rezolve problemele manageriale a caror decizii nu pot fi contingentate.

Siguranta judecatii. Obiectivele servesc la aprecierea si clasificarea posibilitatilor si a variantelor de actiune, ele reprezinta criteriile dupa care se aleg solutiile in conformitate cu aspiratiile. Exemplu: Sa presupunem ca, pentru o organizatie, s-au identificat trei politici de investitii pentru anul urmator, fiecare cu o rata de randament bine precizata: A cu 15%, B cu 18%, C cu 22%, iar obiectivul propus precizeaza necesitatea realizarii unei rate de randament de 20% si deci doar varianta C este valabila si poate fi adoptata de conducatorul organizatiei.

Asigura coerenta strategiei. De cele mai multe ori, strategia se materializeaza prin decizii multiple si secventiale care, daca nu sunt coordonate si directionate de o viziune globala, risca generarea unor divergente deosebit de periculoase pentru organizatie. Intr-un demers strategic sistemic, logic si realist deciziile se fundamenteaza pe obiectivele stabilite, generand si producand actiuni complementare care creeaza un efect benefic de sinergie.

Control. Obiectivele pot da masura performantelor obtinute. Sistemul de previziune construit pe baza valorii obiectivelor serveste la compararea rezultatelor obtinute si la determinarea abaterilor, diferente care genereaza actiuni specifice in general de corectie si readucere a sistemului la starea de echilibru.

Obiectivele ce se urmaresc in mod expres prin aplicarea managementului proiectelor sunt:

cheltuielile efective ale realizarii sarcinii sa nu depaseasca cele planificate;

executarea obiectivelor sa se faca in termenele prevazute sau in devans;

existenta unor asemenea sarcini de rezolvat care sa nu perturbe cu nimic indeplinirea planurilor productiei curente (de baza).

Orice scop cu obiective bine definite, care reprezinta valori specifice ce urmeaza a fi utilizate pentru satisfacerea unor nevoi reprezinta un proiect .

Un proiect consta in combinarea resurselor organizatiei pentru a crea un produs nou si pentru a obtine performante in proiectarea si implementarea strategiilor organizationale. Managementul Proiectelor este procesul prin care managerul de proiect planifica si controleaza sarcinile care sunt cuprinse in proiect, gestionand resursele aferente proiectului. Prin resurse intelegem:

oameni - operatorii, functionarii si conducatorii reprezinta tot atatea categorii de personal angajat al organizatiei care dezvolta proiectele.

bani - mijloacele financiare reprezinta resursa cea mai generala cu ajutorul careia se poate achizitiona oricare alta resursa umana, tehnica etc.

echipamente - utilajele reprezinta resurse in conditiile in care isi aduc un aport la dezvoltarea proiectului

timp - includerea timpului in categoria resurselor reprezinta un demers total dar justificat prin influenta pe care o are asupra proiectului

Un proiect reprezinta un ansamblu de actiuni specifice si colective care structureaza metodic o realitate de viitor pentru care nu s-a gasit inca un echivalent exact. Deci proiectul nu poate fi:

un studiu sau o cercetare; proiectul trebuie sa fie materializat;

previziune; proiectul reprezinta mai mult decat o extrapolare prin previziune;

operatie productiva repetitiva.

Un proiect se defineste ca o interventie pentru materializarea unei realitati viitoare. Proiectul este complex si creeaza o serie de probleme manageriale de armonizare a functiunilor si a structurilor :

conceperea si implementarea unei structuri temporare, specifice proiectului si legaturile acesteia cu celelalte activitati;

cautarea unor forme de coabitare intre structura temporara si organizatia coordonatoare;

adaptari si modificari frecvente ale actiunilor prevazute in proiect, in functie de diferiti factori de influenta;

adaptarea deciziilor in caz de risc si incertitudine;

arbitrarea situatiilor conflictuale;

cautarea unui echilibru intre cei trei factori ai unui proiect (calitate, cost, termene) si optimizarea resurselor disponibile.