Functia de planificare (previziune)

Functia de planificare (previziune)

Se spune deseori despre planificare ca este prima functie a managementului, care asigura cadrul de desfasurare pentru celelalte functii ale managementului. Aceasta functie manageriala consta in anticiparea viitorului si determinarea celui mare bun curs de actiune de urmat pentru indeplinirea obiectivelor organizatiei.

Planificarea este un proces continuu care determina modalitatile de actiune pentru a raspunde la intrebarile: ce trebuie facut ? de cine ? unde ? cand ? cum ?

Aceasta functie se bazeaza pe analiza urmatoarelor elemente:

resursele disponibile;

rezultatele activitatii trecute;

situatia actuala;

scopurile activitatii.

Rezultatele planificarii se impart in functie de orizont, grad de detaliere si obligativitate in trei categorii principale:

a) prognozele (previziunile) - sunt folosite pentru previzionarea evolutiilor viitoare de mediu care vor influenta functionarea organizatiei. Sunt elaborate pentru un orizont mare de timp, de 5 - 10 ani, nu au un caracter obligatoriu si au un grad de detaliere relativ redus. Desi tehnicile complexe de prognoza au fost concepute relativ recent, conceptul de prognoza a fost intalnit pentru prima data in literatura de specialitate la Henry Fayol. Importanta prognozei rezida din capacitatea acesteia de a-i ajuta pe manageri sa cunoasca viitoarea configuratie a mediului organizatiei, care, la randul ei, ii va ajuta sa conceapa planuri mai eficiente.

In cazul activitatilor de prognoza (previziune) exista o multitudine de metode care pot fi utilizate de managementul organizatiilor pentru previzionarea diverselor situatii viitoare cu care se va confrunta organizatia, dintre care sunt demne de mentionat:

- metode explorative (extrapolarea, metoda analogiei, metoda lanturilor lui Markov);

- metode normative (metoda normarii, metoda scenariilor, metoda arborilor de pertinenta;

- metode intuitive (Brainstorming, tehnica Delphi).

b) planurile - reprezinta un sistem de decizii si de actiuni menite sa stabileasca o serie de niveluri si termene de realizat, cu scopul final de a duce la indeplinire obiectivele organizatiei. Planurile sunt elaborate pentru perioade cuprinse intre o luna si 5 ani, gradul lor de detaliere variaza invers proportional cu orizontul de timp. Planurile organizatiei au un caracter obligatoriu, fiind baza desfasurarii activitatilor generale.

c) programele - sunt obtinute in urma activitati de programare si definesc o serie de activitati concrete, esalonate in timp si spatiu, care conduc la indeplinirea obiectivelor organizatiei. Programarea este procesul de concepere a unei liste detaliate de activitati, de alocare a resurselor necesare si de stabilire a termenelor in vederea indeplinirii unui obiectiv.

Programele sunt elaborate pentru un orizont de timp redus, o saptamana, o zi, un schimb, o ora. Programele sunt foarte detaliate, elementele cuprinse sunt obligatorii si prezinta un grad ridicat de certitudine.

Principalele categorii de instrumente aflate la indemana managementului organizatiilor in activitatea de programare sunt: diagrama Gantt si tehnica de evaluare si trecere in revista a programului (PERT).