Managementul Stocurilor si Aprovizionarii
SIVECO Romania SA

Sistemul asigura managementul asistat de calculator al stocurilor si aprovizionarii. Utilizatorul poate parametriza sistemul la cateva nivele logice. Urmarind un astfel de proces, sistemul va lua la cunostinta specificul fiecarei intreprinderi, modeland procesele care ruleaza in el.

Sistemul integreaza functionarea a doua campuri de activitate - Managementul Stocurilor si Managementul Aprovizionarii - furnizand utilizatorului uneltele informationale si mecanismele necesare pentru interactiunea acestora.

In acest capitol este furnizata o scurta prezentare a acestui produs, evidentiind optiunile meniului si functionalitatea acestora, subliniind, daca este necesar, legaturile informationale cu celelalte module ale sistemului.

1. Managementul Stocurilor

Componenta pentru Managementul Stocurilor rezolva urmatoarele probleme:

Managementul calitatii si cantitatii stocurilor detaliat pana la nivelul locatiei;

Controlul automat al nivelului stocului (se genereaza automat ordinul de achizitie);

Gestionarea datelor privind intrarile de stocuri si garantia;

Asigurarea unei priviri de ansamblu asupra situatiei stocurilor pe perioade bine definite;

Managementul tranzactiilor cu stocuri (chitante, transferuri, inventar, etc);

Interactiunea cu modulul Managementul platilor si numerar (cu generare automata a notelor contabile: nota de receptie, bon de consum, nota de transfer, etc);

Prezentare rapida a informatiilor de baza asociate unui articol (nr. de inventar, evidenta valorica si cantitativa a tranzactiilor, aprovizionare furnizare bunuri).

Managementul Stocurilor poate controla stocurile si depozitele din orice companie. Sunt puse la dispozitie posibilitati de parametrizare a componentelor pe cateva nivele logice. Dupa aceste procese, componentele respective vor "sti" specificul clientului, modeland procesarea zonei de activitate susmentionata. De asemenea acest proces de parametrizare permite utilizatorului sa defineasca reguli de baza. Astfel:

Pot fi folosite coduri de bare, alegand una din cele 7 norme internationale: Code 39, Interleave 2 of 5, UPC-A, UPC-E, full ASCII Code 39, EAN 8, EAN 13;

Pot fi folosite antrepozite, silozuri si multiple loturi.

Metoda de evaluare a pretului poate fi: LIFO, FIFO, pret standard, ultimul pret, media ponderata a pretului unitar.

Pot fi definite pana la 5 perioade de calcul, specificand numarul de zile; de exemplu: un an (365 zile), 90 de zile, o luna (30 de zile), etc.

Pot fi stabilite prefixele folosite pentru autoalocarea numerelor pentru cereri, chitante, etc.

Modulul ofera instrumente de modelare pentru interactiunile dintre stoc si serviciile de aprovizionare.

Interfata cu utilizatorul. Meniuri

Odata cu selectarea unei optiuni, apare o fereastra pentru afisare si actualizare de date, sau vor fi generate comenzi de procesare si rapoarte. Descrierea detaliata este data mai jos.

Definirea articolelor din stoc

Modulul Managementul Stocurilor considera orice bun tranzactionat sau stocat ca articol din stoc. Acestea pot fi pentru consum sau nu, reparabile, etc. Managementul Stocuri ofera:

Posibilitatea de a crea, modifica sau sterge articole si de a schimba codul sau pretul standard al unui articol deja existent;

Gruparea articolelor din stoc pentru rezervare automata, inspectie, generarea ordinelor si cererilor de achizitie;

Definirea unitatilor de masura folosite pentru depozitarea articolelor si a operatiilor de achizitie. Se face automat conversia intre unitatile de masura;

Definirea metodei de evaluare a articolelor;

Stabilirea plafonului minim pentru generarea automata a comenzii de achizitie catre furnizorul obisnuit cand nivelul stocului scade sub acest plafon;

Depozitarea pe loturi a articolelor in magazii si silozuri;

Definirea catorva clase relative interschimbabile de articole.

Tranzactii cu stocuri

Managementul Stocurilor opereaza toate modificarile de stocuri din magazii. Datorita acestui fapt, compania client poate lucra cu informatii corecte, in timp real, privitoare la cantitatile existente in stoc.

Tranzactiile cu stocuri sunt reprezentate de concepte informatice distincte, gestionate de modulul Managementul Stocurilor. Toate tranzactiile cu stocuri folosesc valorile prestabilite la definirea articolelor din stoc. Folosirea formelor prestabilite scuteste utilizatorul de introducerea manuala a acestor date. Acesta va putea sa se concentreze asupra elementelor tranzactiei care sunt intr-adevar importante: articole de interes, cantitati reale, etc

In acelasi scop, toate codurile tranzactiilor (intrari, iesiri, etc) pot fi generate automat de sistem la momentul creerii lor, folosind informatia specificata in timpul procesului de parametrizare a componentelor.

Astfel, componenta executa validari la orice moment al tranzactiei, minimizand riscul introducerii de date gresite. Exemple de validari:

Cantitatea scoasa dintr-o locatie nu poate fi mai mare decat intreaga cantitate.

Data receptiei articolului nu poate fi inaintea datei de formulare a cererii de achizitie sau dupa data curenta.

Data livrarii nu poate fi inainte de data rezervarii sau dupa data curenta.

Nu pot fi introduse valori negative.

Operatiile de modificare a stocului si facilitatile oferite de Managementul Stocurilor pentru a realiza aceste operatii sunt:

Intrari

Cererile sunt verificate si se vizualizeaza informatii despre toate articolele cerute.

Articolele pot fi stocate intr-una sau mai multe locatii indicate de sistem.

Articolele care au nevoie de control de calitate la receptie pot fi puse intr-o locatie speciala.

Se controleaza retururile catre furnizor. Acestea pot fi globale sau partiale.

Sunt furnizate rapoarte despre intrari la introducerea datelor si tipurilor de articole.

Rezervari

Articolele se rezerva automat, semiautomat sau manual, in grupuri sau singure.

Rezervarile pot fi modificate sau anulate.

Ecrane specifice prezinta articolele din stoc si locatia lor.

Se acceseaza automat modulul Managementul Aprovizionarii daca nivelul stocului este prea mic fata de nivelul cererii pentru rezervare.

Sunt furnizate rapoarte despre rezervari dupa datele acestora si tipurile articolelor.

Iesiri

Articolele pot fi scoase direct din magazii sau trecute prin "rezervari", pentru diverse destinatii: consum, utilizare temporara, reparatii, etc.

Valoarea de iesire este calculata fiind alocata unor centre de cost definite la nivelul articolelor iesite din magazie sau la nivelul intregii iesiri.

Cantitatile disponibile/rezervate pentru articolele scoase din magazie sunt automat recalculate.

Retururile sunt gestionate.

Interfata PSION (mini-calculator care permite inregistrarea de la distanta a datelor) permite utilizatorului sa inregistreze iesirile si identificatorul de stoc al articolului.

Cererile de achizitie pot fi emise daca stocul nu este suficient.

Sunt furnizate rapoarte despre iesiri, dupa datele iesirii si tipurile articolelor.

Transferuri si ajustari

Transferul articolelor din stoc este efectuat si sunt create noi preluari.

Cantitatile si/sau valorile pot fi ajustate pentru un articol dat.

Valoarea stocului este ajustata automat, in functie de cantitate.

Sunt furnizate rapoarte despre transferuri/ajustari dupa datele de transfer/ajustare si tipul articolului.

Inventare

Se pot realiza inventare ale articolelor de stoc dupa diferite criterii: codul articolelor, depozit, grupuri preferentiale, clasa ABC.

Diferentele intre valorile actuale si cele gestionate de sistem pot incarca un centru de cost.

Un raport specific este furnizat, continand lista cu toate articolele din depozit, grupate in functie de distributie.

Analize si rapoarte la incheierea perioadei

Managementul Stocurilor genereaza automat rapoarte si analize cu privire la stocul suplimentar, cel inactiv, clasificarea ABC a articolelor sau valoarea de tranzactie a acestora, consumuri in ultimii ani si consumul lunar pe centre de costuri, etc.

Managementul Stocurilor executa de asemenea analizele specifice sfarsitului de perioada folosind pana la 5 perioade de calcul, definite de utilizator in timpul parametrizarii.

Managementul Stocurilor furnizeaza informatii detaliate cu privire la:

Locatia articolului din stoc, cantitati libere si rezervate, si valoarea totala articolului pe fiecare locatie;

Loturile de articole cu data fiecarei receptii de lot, data expirarii si garantia, cantitatea libera, rezervata sau blocata a lotului de articole;

Articolele echivalente unui articol de stoc impreuna cu cantitatile disponibile;

Depozitele cu ultima data de stocare si cantitatile libere, rezervate sau blocate ale articolului din depozit;

Furnizorii articolului cu codul lor, pretul unitar, moneda, termen de livrare si unitati de masura.

Sumarul articolelor cu cantitatile libere, rezervate sau blocate din toate loturile, valori totale, cantitatea controlata, cantitatea ceruta si cea comandata, cantitatea ce urmeaza a se intoarce in depozite si cea aflata la reparat.

Valorile medii pentru cantitatile cerute, intrate si iesite, valorile medii pentru cantitatile cerute, intrate si iesite si termene de livrare, pe perioade de calcul definite.

Valori cumulate pentru cantitatile tranzactionate si valori pe diferite perioade de calcul.

2. Modulul Managementul Aprovizionarii

Managementul Aprovizionarii este o componenta importanta a sistemului integrat de aplicatii SIVECO, specializat in:

Managementul furnizorilor;

Analiza achizitiilor si istoricul folosind cererile de oferta, ofertele furnizorilor, istoricul acestora si valorile realizate fata de buget.

Managementul aprovizionarii folosind evidenta automata a cererilor de achizitie, a cererilor de oferta, a ofertelor furnizorilor si a ordinelor de achizitie;

Gestionarea facturilor de cumparare.

Managementul aprovizionarii optimizeaza aceasta activitate, permitand companiei sa realizeze aprovizionarea in timp si la un nivel calitativ inalt.

Procesul de parametrizare al modulului permite definirea regulilor si conventiilor de baza specifice ale companiei. Astfel:

pot fi definite prefixe pentru cererile de achizitie, ordine si facturi, in vederea autoalocarii de numere.

pot fi definite valori de autorizare si validare a cererilor de aprovizionare precum si obligativitatea executarii acestor operatii.

codurile valutare si ratele de schimb pot fi definite impreuna cu modul de vizualizare;

istoria fiecarui furnizor poate fi parametrizata pentru a putea controla serviciile oferite de acesta.

Interfata cu utilizatorul si optiunile din meniu

Odata cu selectarea unei optiuni, apare o fereastra pentru afisare si actualizare de date, sau vor fi generate comenzi de procesare si rapoarte. Descrierea detaliata este data mai jos.

Definirea furnizorilor

Gestionarea datelor cu privire la furnizorii de produse si servicii este foarte importanta pentru ca aprovizionarea sa se faca la timp. Managementul Aprovizionarii optimizeaza acest proces prin corelarea momentului emiterii ordinului de achizitie cu timpul necesar furnizorului pentru a putea livra marfa.

Modulul furnizori ofera informatii detaliate cu privire la:

adrese, numere de telefon si fax, precum si persoanele de contact ale furnizorilor;

produsele sau serviciile oferite cu informatii privitoare la discounturi bazate pe cantitate marfa si plati in avans;

perioade de livrare;

descrierea detaliata a produselor sau serviciilor;

date despre ultimele ordine si facturi, volumul tranzactiilor, situatia livrarilor etc, referitoare la un furnizor anume;

informatii referitoare la furnizorul preferat pentru un anume servici sau produs;

istoricul relatiilor client - furnizor;

cererile de achizitie si facturile inregistrate de client pentru ordinele emise impreuna cu diverse date asociate: data emiterii, moneda, valoarea, ordin de livrare, etc.

Informatiile gestionate in modulul Furnizori al componentei Managementul Aprovizionarii sunt folosite de modulul Managementul Stocurilor. Astfel termenul de livrare (maxim, minim, mediu) pentru un articol rezulta din datele de cerere si de livrare pentru furnizorul implicit al articolului respectiv.

Cerere de achizitie

Managementul cererilor de achizitie reprezinta o etapa intermediara a indeplinirii ordinului de achizitie. Ordinele de achizitie realizeaza regruparea si sortarea cerintelor produselor si serviciilor si sunt disponibile in momentul generarii ordinului de achizitie.

Cererile de achizitie pot fi generate pe diferite servicii ale companiei dupa verificarea stocurilor. Acestea specifica totodata codurile produselor si cantitatile cerute. Sistemul actualizeaza automat furnizorul implicit pentru fiecare produs sau serviciu, estimand valoarea cererii.

Aceasta poate avea nevoie sa fie aprobata de persoana care se ocupa cu aprovizionarea daca valoarea stabilita la configurarea modulului este depasita. Urmarirea sistemului permite acestei persoane sa cunoasca in orice moment starea ordinului de aprovizionare.

Cereri de oferta

Managementul Aprovizionarii pune la dispozitie un mecanism pentru generarea automata  a cererilor de oferta la mai multi furnizori pentru unul sau mai multe produse/servicii. Ofertele furnizorilor sunt inregistrate si comparate pentru a alege furnizorul optim pentru fiecare articol din cererea de aprovizionare. Dupa alegerea furnizorului, sistemul genereaza automat cererea catre acesta.

Ordine de achizitie

Ordinul de achizitie este documentul prin care se cere furnizorului sa livreze produse sau servicii. Acest document poate fi generat pe baza cererii de achizitie aprobata sau independent.

Un caz special este comanda generala; ea reprezina un acord cu furnizorul pentru un volum stabilit al tranzactiilor intr-o perioada data. Acest document poate contine o lista cu produsele si serviciile comandate care va fi o referinta pentru comenzile standard bazate pe comanda generala.

Managementul comenzilor de achizitie permite utilizatorului sa selecteze cel mai bun pret, cantitatea optima si conditiile aprovizionarii pentru fiecare produs/serviciu in parte.

Printre facilitatile oferite de acest modul se afla:

situatia comenzilor in curs si cea a livrarii pentru un furnizor;

posibilitatea atribuirii centrelor de cost pentru toate produsele si serviciile sau pentru fiecare;

posibilitatea definirii discountului si cheltuielilor de transport pentru toate produsele si seviciile sau pentru fiecare;

posibilitatea efectuarii de livrari multiple sau partiale pentru un produs/serviciu;

costurile pot fi exprimate in orice moneda cunoscuta de Managementul Aprovizionarii, inclusiv EURO;

posibilitatea sistemului de a defini comenzi generale pentru un furnizor, pe baza unei estimari pentru o perioada data;

formate predefinite pentru tiparirea comenzilor;

retrospectiva corelarilor intre cererile de achizitie si produsele comandate.

Eliberarea sau modificarea ordinului de achizitie implica urmatoarele:

identificarea numarului de ordine, tipului, datei, adresei, cererilor de achizitie, centrelor de cost;

identificarea furnizorului articolelor cerute;

identificarea datei cand produsele/serviciile cerute vor intra in stoc/vor fi executate;

adresa de livrare si cea de facturare pentru produse;

detalii pentru unul sau mai multe articole (cantitati, centre de cost, reduceri de pret).

Sistemul actualizeaza valoarea totala a produselor comandate si valoarea celor receptionate la zi. De asemenea urmareste starea ordinului de achizitie si implicatiile asupra operatiilor care pot fi facute in acesta. O astfel de comanda poate avea una din urmatoarele stari:

ordinul nu a fost procesat;

articolele comandate au fost partial livrate;

articolele comandate au fost livrate;

comanda a fost facturata;

comanda este inchisa;

ordinul a fost anulat;

ordinul nu a fost aprobat;

Sistemul permite utilizatorului sa anuleze o comanda. Dupa anulare sistemul va refuza orice factura sau livrare referitoare la acea comanda. In acelasi timp sistemul permite utilizatorului sa inchida o comanda chiar daca nu au fost livrate toate articolele. Dupa inchidere sistemul nu va mai permite livrari pentru ordinul inchis dar va accepta una sau mai multe facturi pentru articolele livrate.

Facturi

Sistemul permite inregistrarea facturilor de la beneficiari pentru produsele si serviciile care au fost comandate/livrate. Inregistrarea poate fi facuta in corelare cu comenzile de achizitie furnizate de modulul Managementul Aprovizionarii sau cu notele de livrare inregistrate in modulul Managementul Stocurilor.

De asemenea sistemul da posibilitatea inregistrarii mai multor facturi pe aceeasi comanda sau aviz de expeditie, furnizand informatii despre cantitatile ramase de facturat pe fiecare produs sau serviciu in parte de pe comanda sau nota de livrare.

Sistemul mai ofera si informatii cumulate cu privire la produsele sau serviciile facturate. Facturarea acestora poate fi distribuita pe diferite centre de cost. Diferentele dintre valorile facturate pentru produse si servicii si valorile sau cantitatile alocate se reactualizeaza automat dupa confirmarea utilizatorului.

Pretul unui produs sau serviciu poate depinde de:

discounturi

cheltuieli de transport

taxa1 (poate fi TVA)

taxa 2 (alte taxe ce pot influenta pretul)

alte cheltuieli

Aceste cheltuieli si taxe pot fi specificate in valori absolute si in procente, fiind aplicabile pentru fiecare articol din factura, si de asemeni pentru intreaga factura.

Sistemul actualizeaza automat factura cu elementele care influenteaza pretul (discounturi si taxe). Cheltuielile de transport, discounturi, alte taxe aplicate articolelor facturate pot fi redenumite de utilizator. In acest caz, sistemul va actualiza valorile produselor luand in calcul aceste elemente precum si valoarea totala a facturii.