Managementul relatiilor cu furnizorii

Managementul relatiilor cu furnizorii

1.Forme de organizare si tipuri de structuri organizatorice in aprovizionare:

In aprovizionare exista 2 forme principale de organizare,si anume:

-organizarea structurala

-organizarea procesuala

In ceea ce priveste tipurule de structuri organizatorice,putem afirma ca exista un ansamblu diversificatal acestora care raspundenevoilor asigurarii cu materiale si echipamente tehnice,in conditii de: -operativitate

-integralitatea sarcinilor

-continuitatii fabricatiei in conditii de calitate

-legalitate si eficienta.

Si care se limiteaza la:

-organizarea DRF pe activitati si grupe operative de lucru

-organizarea sistemului asigurarii cu materiale pe centre de consum productive

-organizarea pe furnizori a sistemului asigurarii materiale pentru productie

-organizarea in system combinat a cumpararii de materiale si alimentarii productiei.

2.Procesul de cercetare pe baza de program etapizat de marketing-cumparari a pietei resurselor materiale:

Cuprinde 2 componente:

a.Etapele procesuli cercetarii pietei resurselor materiale,ce consta in:

-analiza sistemului clasificarii cumpararilor pe baza de criterii si obiective

-analiza conditiilor generale si/sau particularitatii pietelor de furnizare

-analiza,implementarea si actionarea strategiei de supraveghere a cumpararilor curente sau comenzilor anterioare

-analiza in scopul cunoasterii riscurilor pietelor de furnizare si a diagnosticarii de solutii si cai de urmat privind politica,strategia si decizia de cumparari

-exprimarea momentului maximei oportunitati asupra fundamentarii propunerilor,planurilor sau programelor de actiuni pentru cumparari

-cunoasterea,elaborarea,aplicarea si controlul modului de respectare a sistemuliu de comunicare

-identificarea si recomandarea elementelor si aspectelor indispensabile redactarii proiectelor de acorduri.

b.Programul marketing-cumparari:este un system de creatie si utilitate la dispozitia specialistilor de profil,structurat astfel:

-obiectibele cercetarii

-procesul cercetarii

-modalitati de cercetare

3.Descrierea componentelor procesuale ale activitatii plan-cumparari in vederea elaborarii planului si a programelor de cumparari:

Componentele procesuale ale Compartimentului Plan-cumparari sunt urmatoarele:

→Fundamentare Plan-Cumparari

→Negociere Incheiere-Contracte

→Evidenta.Urmarire-Derulare-Contracte

→Strategii preturi cumparari.Plati furnizori

→Analiza finalitate contracte comerciale,eficienta

a.Fundamentare plan-cumparari:procesul fundamentarii planului de cumparari presupune parcurgerea obligatory a etapelor premergatoare,a.i. activitatea sa se desfasoare in limitele cerintelor reale,legale si eficiente,la termenele prevazute in contractele de cumparari si de vanzari si consta in:

-definirea,completarea sau actualizarea nomenclatorului de materiale si echipamente tehnice

-definirea continutului structurii materiale a planului si programelor de cumparari

-analiza asupra stabilirii obiectivelor de baza si a indicatorilor ce definesc continutul planului de asigurare materiala

-fundamentarea propriu-zisa a planului.

b.Negociere-incheiere contracte:este procesul ce consta in ansamblul elementelor de natura economicace apartine activitatii plan-cumparari,aflat in competenta subdiviziunii organizatorice ,,Negociere-Incheiere Contracte" care gestioneaza probleme si obiective de importanta majora pt. interesele agentului economic in relatiile cu furnizorii.

c.Evidenta.Urmarire derulare-contracte:consta in ansamblul elementelor de natura procesuala ce apartin activitatii Plan-cumparari,aflat in competenta subdiviziunii organizatorice ,,Evidenta.Urmarire.Derulare-contrace",care gestioneza sistemul de evidenta a contractelor economice incheiate cu furnizorii si asigura urmarirea modului in care acestea sunt respectate.

d.Strategii preturi cumparari.Plati furnizori :Consta in ansamblul elementelor,tehnicilor,metodelor si instrumentelor de natura tehnico-economica,organizatorica si financiara ce apartin activitatii Plan-cumparari,aflat in competenta subdiviziunii organizatorice ,,Analiza finalitate contracte comerciale,eficienta",care gestioneaza sistemul cunoasterii si valorizarii datelor si informatiilor ce pun in evidenta modul in care se asigura si se desfasoara procesul asigurarii intreprinderii cu materiale si echipamente tehnice.

4.Particularitati ale procesului elaborarii si operationalizarii programelor de cumparari:

D.p.d.v. procesual,activitatea ,,Programe cumparari-transport marfa" se deruleaza pe 2 secvente:

→,,Programe Cumparari.Urmarire.Derulare",care d.p.d.v. procesual presupune:

-participarea la actiunile organizate,in scopul fundamentarii programelor de cumparari

-urmarirea derularii programelor de cumparari asa cum au fost fundamentate.

→,,Programe transport marfa.Urmarire.Derulare" :Compartimentul ,,Programe Cumparari Transport-marfa" asigura fundamentarea programelor de transport-marfa ca effect al programelor de cumparari materii si materiale necesare indeplinirii in cele mai bune conditii a obiectivelor prevazute in perioada de gestiune.

Activitatea ,,Programe Transport-marfa.Urmarire.Derulare" prezinta o serie de aspecte si fenomene necesar a fi cunoscute:

↔Particularitati ale transportului de marfuri in procesul cumpararii

↔Sistemul organizatoric-functional specific transportului resurselor materiale

↔Sistemul indicatorilor tehnico-economici in transportul de marfuri.

5.Elemente de fundamentare tehnico-economica a necesarului de cumparari:

Fundamentarea tehnico-economica a necesarului de cumparari presupune:

→cunoasterea si actionarea mecanismului ce determina elementele informationale care conditioneaza fundamentarea planului de cumparari

→cunoasterea si actionarea metodelor si modalitatilor de determinare a necesarului de materiale,echipamente tehnice,SDV-uri,masini si utilaje,carburanti si lubrifianti,energie electica si termica

→cunoasterea si actionarea indicatorilor de evaluare a resurselor materiale,pe surse si cerinte de consum.

6.Principalii indicatori care definesc continutul planului si al programelor de cumparari:

Continutul planului de cumparari se defineste prin mai multi indicatori specifici.In functie de natural or economica ,acestia pot fi grupati in 2 categorii :

↔indicatori care reflecta necesarul de consum de materii prime.materiale,combustibili,energie,lubrifianti,piese de schimb,etc. destinate realizarii activitatii de ansamblu a intreprinderiiin vederea indeplinirii obiectivelor strategice finale

↔indicatori care reflecta sursele si potentialul de acoperire cantitativa si structurala cu resurse materiale a nevoilor de consum.

7.Forme de aprovizionare materiala si cu echipamente tehnice la care pot apela agentii economici in procesul de asigurare materiala

8.Particularitati si elemente specifice proceselor de negociere si incheiere a contractelor de cumparari:

Negocierea si incheierea contractelor de cumparari este un process ce consta intr-un ansamblu de elemente de natura economic ace apartin activitatii ,,Plan-cumparari" care gestioneaza probleme si obiective de importanta maajora pentru interesele agentilor economici in relatie cu furnizorii.

9.Indicatori si proceduri de evaluare a eficientei procesului de cumparari materii prime si materiale pentru productie:

Evaluarea eficientei procesului de cumparari materii prime si materiale pt. productie se realizeaza cu ajutorul urmatorilor indicatori:

→stocul preliminat de resurse materiale la inceputul perioadei de gestiune:exprima cantitatea de materiale care se prevede sa existe l a momentul respective in depozitul intreprinderii in scopul alimentarii consumului in primele zile ale acesteia(Spl)

→Alte resurse interne(ARI): in acest indicator se cuprind diferite xategorii de resurse materiale care pot fi furnizate chiar de propriile sectoare ale activitatii intreprinderii,rezultate din procesele de prelucrare sub forma resturilor materialereutilizabile in consumul intern.

→Necesarul de achizitionat(Na):reflecta expresia finala a resurselor de acoperire a nevoilor de materiale.

10.Gestiunea procesului stocarii resurselor materiale:

Pentru ca problematica gestiunii stocurilor sa fie inteleasa,se porneste de la interpretarea faptului ca activitatea oricarui producator permite a fi schematizata cu ajutorul unui anumit numar de fluxuri,respectiv:

-Fluxul alimentarii cu materii prime,materiale si energie

-Fluxul serviciilor care contribuie la fabricarea produsului de baza

-Fluxul tehnologic-operational al fabricatiei produsului de baza

-Fluxul informatiei,ca produs al sistemului informational si informatic in activitatea intreprinderii

Analiza si gestiunea procesului stocarii resurselor materiale prezinta aceleasi caracteristici pe care le exprima atat industria ,cat si comertul si agricultura sau alte ramuri ale economiei nationale.In cele 3 domenii,nivelul considerat normal al stocurilor releva aceleasi categorii de obiective,respective:

-nivelul stocurilor este motivate de interesul ,,tranzactii"

-nivelul stocurilor este motivate de starea de precautie care explica provenienta si posesia stocului

-nivelul stocurilor este motivate de specificitatea relatiilor de piata concurentiala,speculative.

11.Functiile stocurilor:

Studiile de specialitate din domeniul stocurilor fac referire la 5 functii pe care acestea le indeplinesc in procesele de baza:

1.functia de reglare a proceselor economice in timp genereaza si asigura prin stocaj rolul de reglare in timp a activitatii economice a intreprinderii

2.functia de rentabilizare a capacitatilor de productie:elementele de stoc identificabile in intreprindere st. generate pe 2 cai :fie st. cumparate,fie st. produse de aceasta.Problema care se pune o constituie optimizarea marimii lor care depinde de 2 factori: volumul de cumparari si capacitatile de productie,ceea ce pune in evidenta rentabilitatea cu care acestea st. utilizate.

3.functia de asigurare asupra efectelor de fluctuatie a cererii :strategia de gestiune si analiza a stocurilor trebuie sa cuprinda obiectivele care sa previna deficientele de system,avand in vedere faptul ca fiecare din acestea pot genera si intretine fenomene cu effect de dezorganizare a activitatii,creand astfel nemultumirea cererii externe

4. functia speculativa si de anticipare a fenomenelor de piata :depinde de gradul de libertate financiara a intreprinderii si a marjei de subutilizari a capacitatii sale de stocaj

5.functia reziduala(castig de libertate vizavi de scenariul de planificare a costurilor de gestiune si de informatie)

12.Variabilele de nivel ale stocurilor :

Problematica gest stocurilor se inscrie intr-un context tridimensional :cantitate,timp si spatiu. Logica stocului intr-o asemenea concepri se traduce prin cerinta complexa :cantitatea ceruta., la momentul si locul oportun procesului.

In studiul variabilelor de nivel al stocurilor ,pt o cat mai mare relevanta ,se urmaresc

• Relatia de nivel cerere-stoc
• Stocurile regulatorii
• Stocurile datorate conditiilor pietei
• Stocurile datorate fluctuatiilor imprevizibile ale cererii
• Stocurile de securiatate
• Stocuri legate de cantitatile econ ale seriei de fabricatie
• Stocuri speculative si de dominare
• Stocuri neplanificate

13.Modalitati de exprimare a stocurilor si semnificatii specifice :

Stocurile de prod se exprima in diferite marimi si unitati de avaluare in functie de ncesitatea si utilitatea corelarii lor cu o serie de indicatori :

Prima forma de exprimare este in unitati naturale(tone, kg, buc, m.p)si servst la exprimarea fizica a potentialului de productie care poate fi realizata din cantitatea stocata.

A doua forma de exprimare este cea valorica (lei,mii lei, mil)prin care se asigura evaluarea res financiare antrenate de formarea stocurilor si, prin aceasta stabilirea impoz, taxelor de asigurare precum si a dob care trbuie platite cpnform reglementarilor legale.

A treia forma de exprimare este cea in zile prin care se evidentiaza per de timp pt care stocul fizic constituit acopera cererea de consum

14. Tipologia stocurilor :

In general, la nivelul intreprinderilor se prevede constituirea obisnuita a urmatoarelor categ de stocuri

• Stocul curent-contine cant de Mp si mat car se acumulaza pt a acoperi cererea de consum, in intervalul dintr 2 cumparari succesive
• Stocul in curs de transport-contine cant de resurse mat in mijloacele de transport pe timpul deplasarii de la sursle de furnizare la depozitele destinatarilor
• Stocul de siguranta- cantitatea de mat acumulata in depozitul consumatorului fiind destinata asigurarii continuitatii consumului cand stocul curent a fost epuizat si intarzie intregirea lui.
• Stocul de pregatire (conditionare)-contine materialele care se acumuleaza si sunt stationate o perioada de timp in spatii special amenajate pt a fi pregatite pentru prelucrare.
• Stocul pntru transport intern- contin cantitatea mat care se acumuleaza in depozitele centrelor de consum in scopul acoperirii cererilor de consum pe per transportului de la depozitul central la destinatiile de folosire.
• Stocul de iarna- contin cantitata de mat ce s acum in dp intrpr in scopul alimentarii continue a consumului pe perioade de intrerupere a transportului datorat conditiilor naturale nefavorabile.

15. Principalii factori cu influenta semnificativa asupra niv stocurilor :

Frecventa livrarilor

▲ Srategiile care pot fi aplicate de fz

▲ Cantitatea minima care piate fi comandata

▲ Capacitatea de transport

▲ Conditiile naturale de clima

▲ Proprietatile fizico-chimice

▲ Capacitatea de depozitare existenta

▲ Volumulsi structura prod

▲ Normele d consum

▲ Durata de comanda cumparare

▲ Durata de conditionare

▲ Durata estimata a sezonului d iarna

▲ Cheltuielile de lansare a comenzilor de cumparare

▲ Periodicitatea fabricatiei la producatori

▲ Amplasamentul stocurilor de resurs mat

16.Corelatii semnificative ale niv stocurilor cu indicatori ai activitatii ec a agentului econ

• Prima corelatie este cu capitalul social(st fiind in anumite cond parte din acesta)
• A doua corelatie este cea cu veniturile intreprinderii(rep sursa de finantare a stocurilor)
• A tria corelati este cea cuviteza de rotatie a k circulant
• A patra corelatie se stabileste cu in indicatorii din planul de cumparari
• A cincea corelatie este intre stocul de productie si vol productiei
• A sasea corelatie este cea dintre stocul de prod si normele de consumuri specifice de materiale
• A saptea corlatie ste intr stocul de prod si costuril d productie

17. Obiective specifice procesului stocarii resurselor materiale :

• Formarea unor stocuri minim necsare
• Mentinerea stocurilor efective in limitele estimate
• Prevenirea fenomenelor de lipsa de stoc si suprastocare , de form a stocurilor cu miscare lenta sau fara miscare
• Pastrarea integritatii cantitative si a caracteristicilor pe timpul stocarii
• Satisfacerea p seama stocurilor constituite a cererilor pentru consum

19. Principalele tipuri de gestiune a stocurilor pentru care pot opta agentii economici:

• Gestiune cu cerere constanta la intervale egale
• Gstiune cu cerere variabila la intervale egale
• Gestiunea de tip (S, s) sau cu doua depozite
• Gestiunea diferentiata( ex. Sistemul ABC)

20.Metode de urmarire si control al dinamicii stocurilor:

Gestiunea economica a stocurilor nu se limiteaza numai la dimensionarea acestora,la determinarea marimii si structurii lor,ci cuprinde si tehnicile si instrumentele de conducere a proceselor de stocare,de urmarire a dinamicii stocurilor effective in raport cu limiteleestimate.In acest scop se pot folosi mai multe metode care au rolul de a preveni fie epuizarea stocurilor,fie suprastocarea sau formarea stocurilor cu miscare lenta sau fara miscare:

→metoda minim-maxim:prevede ca urmarirea existentei si miscarii stocurilor effective in deposit sa se realizeze cu aceeasi exigenta pentru toate materialele,indifferent de importanta acestora in procesul de productie

→sistemul ABC:potrivit caruia,pt. activitatea de urmarire si control se aplica acelasi principiu al tratarii diferentiate care sta si la baza dimensionarii stocurilor,astfel:

-stocurile din zona de importanta A vor fi urmarite zilnic

-pt. zona B,procesul de urmarire si control urmeaza a se desfasura la intervale mai mari de timp(1-2 ori pe luna)

-stocurile din zona C pot fi controlate trimestrial sau cu prilejul efectuarii operatiilor de intrare sau de iesire.

21.Elemente de fundamentare tehnico-economica a principalelor tipuri de stocuri

Fundamentarea tehnico-economica a stocurilor reprezinta o actiune de mare importanta pentru imbunatatirea situatiei financiare a unitatilor din diferite sectoare de activitate.De aceasta actiune depinde nemijlocit gradul de activizare care se asigura fondurilor materiale si financiar-valutare de care se dispune sau care pot fi asigurate,eficienta in detinerea stocurilor,etc.

Fundamentarile se fac pentru fiecare tip de stoc:curent,de siguranta,pentru transport intern,de conditionare.

Stocul de productie se stabileste pe fiecare tip de resursa prin insumarea elementelor care il compun,respective a stocului current,in curs de transport ,de siguranta,de conditionare,de transport intern si eventual de iarna.

22.Fundamentarea planului de asigurare materiala si reflectarea lui in programe de cumparari care sa asigure minimizarea cheltuielilor specifice:

23.Caracteristici esentiale si componente ale sistemului informational specific stocurilor:

Claritatea,corectitudinea,operativitatea si eficienta cu care se desfasoara activitatea in domeniul stocurilor,st. legate de existenta unui system informational in masura sa ofere rapid si la momentul oportun informatiile privind starea,cerintele si fenomenele care caracterizeaza procesul de stocare.

Cerintele de corectitudine,operativitate si eficienta a unui sistem informational optim in domeniul stocurilor presupune garantarea desfasurarii in cele mai bune conditii a evidentelor operative,sintetice si analitice a stocurilor.Astfel:

→d.p.d.v. al evidentei operative,sintetice si analitice se retin:

-evidenta operative:are scopul de a urmari situatia cantitativa a intrarilor de resurse materiale,a stocurilor care se formeaza si a iesirilor din gestiune(pin intermediul ,,fisei de magazine")

-evidenta sintetica si analitica: se realizeaza prin urmatoarele 2 metode:

+inventarul cu caracter permanent

+inventarul cu character periodic.

→d.p.d.v. al purtatorilor de informatii:sistemul informational al stocurilor retine ca fiind necesare urmatoarele documente:

*nota de intrare in receptie si constatare de diferente

*proces verbal de receptie

*factura-aviz expeditie

*certificate de calitate

*certificate de garantie

*bon de predare-transfer-primire

*bon de consum

*fisa limita de consum.

24. Continutul principalilor purtatori de informatiidin structura sistemului informational specific stocurilor:

D.p.d.v. al purtatorilor de informatii,sistemul informational al stocurilor retine ca fiind necesare urmatoarele documente:

*nota de intrare in receptie si constatare de diferente serveste pentru:

-receptia bunurilor achizitionate

-justificarea incarcarii gestiunii

-proba in eventualele litigii cu furnizorii si/sau carausii pt. diferentele constatate

-document de inregistrare in contabilitate.

*proces verbal de receptie: atesta efectuarea operatiunilor de receptie asupra:

-lotului cumparat

-cantitatii

-datelor de intrare,perioadei de receptie

-conditiilor de efectuare receptie cantitate-calitate

-persoanelor abilitate

-constatarilor

-observatiilor.

*factura-aviz expeditie:este un formular tipizat,generalizat pentru activitati productive,prestari servicii,etc

*certificate de calitate:este un document care atesta incadrarea in prescriptiile de calitate prevazute de STAS ,norme tehnice,caiete de sarcini,etc

*certificate de garantie:este un document de insotire a marfii care garanteaza buna functionare a produsului livrat,precum si eventualele proceduri pentru reparare si repunere in functiune

*bon de predare-transfer-primire evidentiaza obiectul predarii,transferului si/sau restituirii de marfuri intre compartimentele consumatoare sau intre acestea si depozit

*bon de consum:serveste la:

-evidentierea eliberarilor din gestiune

-justificarea scaderilor din gestiune

-justificarea inregistrarii in evidenta gestiunii si in contabilitate

-evidentierea miscarilor de materiale gestiune-consumator

*fisa limita de consum:pune in evidenta miscarile de materiale pt. o perioada de plan,cu toate datele si informatiile care se refera la:cantitate,consum,calitate,perioada,conditii.

25.Principalele metode de evidenta sintetica si anlitica a elementelor procesului de gestiune a stocurilor:

Evidenta sintetica si analitica a elementelor procesului de gestiune a stocurilor constituie o obligatie a firmei si stabileste ca fiind oportune urmatoarele 2 metode:

*inventarul cu caracter permanent :in cadrul caruia,in scopul asigurarii evidentei analitice a stocurilor,se recomanda utilizarea urmatoarelor metode:

-metoda operativ-contabila(consta in reflectarea situatiei miscarii valorilor pe stocuri,posibilitatea vizualizarii lor)

-metoda cantitativ-valorica(ofera decidentului posibilitatea de analiza si decizie in functie de stare ape sortimente si valoarea stocurilor din circuit)

-metoda global-valorica

*inventarul cu caracter periodic: se reglementeaza pe baza deciziei conducatorului unitatii si/sau activitatii comerciale si financiar-contabile in situatia unor evenimente care au generat stari de lucruri de natura sa impuna necesitatea unor astfel de actiuni.