MANAGEMENTUL PROIECTELOR UTILIZAND MICROSOFT PROJECT

1. Conceptul de management de proiect

Managementul, asa cum este stabilit de normele internationale, cuprinde simultan sarcinile de conducere si de gestiune a unei organizatii.

Mediul in care isi desfasoara activitatea intreprinderile evolueaza din ce in ce mai rapid. Durata ciclurilor de viata ale produselor se reduce din ce in ce mai mult. Toate societatile sunt constranse din ce in ce mai des sa realizeze produse sau servicii noi, deci proiecte noi de investitii sau proiecte de modificare a echipamentelor productive sau a tehnologiilor. Aceste schimbari sunt deseori insotite de proiecte de reorganizare, de proiecte de realizare a unor programe software etc.

Notiunea de proiect este implicata in toate tipurile de organizatii, productive sau nu, toate proiectele apeland la un management riguros, bazat pe tehnici de conducere. Principiile din management sunt comune pentru toate tipurile de proiecte, indiferent de marimea lor sau de domeniul de activitate abordat. Managementul de proiect este destinat intregului personal implicat intr-un proiect, indiferent de nivelul ierarhic sau pregatire (inginer, arhitect, contabil, consultant, responsabil marketing etc.).

Conceptul de proiect are doua semnificatii traditionale:

1) -intentie, activitati cu anumite parti incerte, sinonim unei idei mai mult sau mai putin veleitariste;

2) - o prima abordare a unor activitati care se caracterizeaza prin faptul ca sunt la nivel de inceput de organizare.

Fata de abordarile traditionale, tratarea actuala a conceptului de proiect il defineste ca un demers specific ce permite de a structura metodic si progresiv o realitate viitoare. Proiectul este definit si pus in aplicare pentru a raspunde unor cerinte ale unui utilizator, client sau clientela, avand un obiectiv si actiuni care trebuie intreprinse cu anumite resurse ce sunt date.

Caracteristicile unui proiect sunt:

conduce la satisfacerea unei nevoi specifice si clar definite;

are un obiectiv autonom ce implica un inceput si un sfarsit;

are in general un caracter novator, cel putin partial (in domeniul tehnic, social etc.).

Un proiect implica discipline multiple care nu intotdeauna se intrepatrund. Trebuie coordonate activitati care uneori sunt contradictorii, ceea ce ii confera proiectului un grad mare de complexitate.

Proiectul nu reprezinta, in sensul managementului de proiect, o intentie, o constatare, o reflectie abstracta. Acest termen nu implica o previziune care tinde sa determine numai ceea ce se va intampla in viitor fara o interventie asupra evenimentelor. Uneori, in managementul de proiect exista o parte destul de importanta de previziune dar si de prevenire a unor evenimente.

Ca exemple de proiecte, des intalnite, se pot cita urmatoarele:

proiecte de cercetare si de dezvoltare a unor produse sau servicii noi;

proiecte de organizare, prin care este introdusa o structura noua de functionare intr-o intreprindere;

proiecte de logistica;

lansarea unor produse noi in cadrul acelorasi sisteme de fabricatie sau in altele noi;

proiecte de dezvoltare socio-economica sau de urbanism;

proiecte industriale de conceptie si realizare a unor lucrari, indiferent de fel sau marime, acestea fiind total noi sau amplasate in spatii noi sau incluse in ansambluri complexe; schimbarile, mai mult sau mai putin importante, vizeaza in special cresterea productivitatii sau securitatii sistemelor de fabricatie existente;

proiecte de mentenanta si de interventie asupra unor instalatii;

proiecte din domeniul informaticii, automatizarii sau dezvoltarea de programe software.

realizarea de proiecte artistice, organizarea de expozitii, punerea in scena a unui spectacol.

Conceptele de proiect si management de proiect sunt in atentia tuturor intreprinderilor, administratiilor, colectivitatilor, chiar daca aceste concepte nu se regasesc in activitatea lor cotidiana. Notiunea de proiect presupune implicarea uneia sau mai multor persoane, avand o durata in timp foarte diferita. Pentru proiecte complexe intervin mii de participanti iar durata proiectului poate fi de mai multi ani. Indiferent insa de marime si de domeniul abordat, proiectul asigura aceleasi atitudini prospective si de previziune.

Atunci cand se asuma sarcina de realizare a unui proiect, in mod implicit se vor considera simultan urmatoarele elemente:

- resursele umane si materiale;

- tehnicile manageriale;

- riscurile implicate;

- costurile diferitelor activitati;

- termenele ce trebuie respectate.

Maniera in care sunt tratate toate aceste elemente si interactiunea dintre ele va conduce la o anumita calitate a managementului de proiect.

Proiectul contine in mod implicit mai multe faze in care se realizeaza diferitele activitati pentru indeplinirea obiectivelor. Ca faze distincte se regasesc cele de fezabilitate, conceptie si realizare.

2. Etapele conceptiei unui proiect si personalizari permise in cadrul programului Microsoft Project 2000

Crearea unui proiect utilizand Microsoft Project 2000 presupune stabilirea unor activitati care, fiecare, se desfasoara in cadrul proiectului intr-un anumit interval de timp si sunt conditionate sau nu intre ele. De asemenea, activitatile se desfasoara cu anumite costuri, pentru acestea fiind alocate resurse umane, materiale si masini sau echipamente de lucru.

Timpul pentru desfasurarea unei activitati poate fi unul estimat de utilizator (activitate cu durata estimata) sau se poate impune un termen final de finalizare a acelei activitati.

Pentru crearea unui proiect se parcurg etapele:

Conceperea unei liste de activitati, determinarea duratelor, a resurselor utilizate si a costurilor acestor resurse;

Conceperea relatiilor de conditionare si a restrictiilor dintre activitati;

Deschiderea unui fisier nou in Microsoft Project si introducerea optiunilor generale pentru vederile disponibile in cadrul programului, unitatile de masura, costul implicit al unei resurse si alte optiuni de configurare a programului;

Inserarea activitatilor, duratelor, a tipurilor de resurse si a costurilor acestora;

Stabilirea ierarhiei activitatilor (macroactivitati, activitati si sub-activitati, dupa caz);

Definirea conditionarilor intre diferitele activitati si a restrictiilor privind desfasurarea in timp;

Obtinerea graficelor si a raportarilor: raportare generala asupra proiectului, activitatile curente, costuri, incarcarea resurselor sau raportare personalizata pentru anumite capitole de proiect.

Deschiderea unui fisier nou si efectuarea personalizarilor de configurarea a programului

Meniul principal din Microsoft Project are multe elemente comune ale programelor Microsoft Office (fig. 1).

Fig. 1 Meniul principal din Microsoft Project 2000

La deschiderea unui nou fisier Microsoft Project se cer informatii sumare despre noul proiect, in caseta de dialog Project Information (fig. 2). Data de start implicita a proiectului este data curenta, calendarul este cel standard - 8 ore de lucru pe zi si 5 zile lucratoare, iar prioritatea implicita a activitatilor este una medie (500, pe o scara intre valorile 1 si 1000). Implicit, toate activitatile inserate in cadrul programului incep cat de curand posibil.

Fig. 2 Introducerea primelor informatii despre proiect

Pentru personalizarea unor optiuni generale utilizate de program, se alege comanda Tools Option. In caseta de dialog corespunzatoare (fig. 3) se gasesc urmatoarele categorii de informatii: optiuni de calcule (efectuate automat sau la comanda), corectura automata, informatii despre lucrul in grup, optiuni de salvare a fisierului, vederea implicita (graficul Gantt) si formatul privind data, optiuni generale, editare, optiuni de calendar si orar zilnic si, ultima categorie este cea de programare a duratelor, a datei de inceput a activitatilor, a tipului de activitate (implicit cu unitati fixe de resurse alocate).

Costurile fixe alocate pentru diferite activitati sunt alocate, implicit, pe masura desfasurarii activitatilor (alocare de tip Prorated). Optional, se poate alege o alocare de costuri la inceputul activitatii (Start) sau la sfarsitul acesteia (End).

Analizand duratele estimate ale activitatilor, a conditionarilor si succesiunii in care aceste activitati trebuie sa se desfasoare, Microsoft Project determina momentele de incepere si de finalizare ale acestor activitati.

3. Introducerea activitatilor si a duratelor acestora

Stabilirea activitatilor ce trebuie desfasurate reprezinta etapa de baza in conceperea structurii proiectului. Activitatea repezinta o actiune sau un sumum de actiuni care au un inceput, un sfarsit si/sau o durata si conduce la obtinerea unui rezultat cuantificabil, la realizarea unui produs sau serviciu, sau a unor parti din acestea. Activitatea poate integra in interiorul ei mai multe sub-activitati, deci poate fi considerata si ca un sub-proiect.

Nivelul de detaliere a activitatilor unui proiect depinde de complexitatea proiectului si de necesitatile de conducere ale acestuia: cresterea gradului de detaliere mareste capacitatea de control asupra proiectului, dar creste si efortul depus de utilizator.

Activitatile pot fi inserate in proiect in vederea corespunzatoare graficului Gantt, cat si in vederea graficului retea PERT (Network Diagram).

Denumirea activitatii se introduce in campul denumit Task Name. Activitatea inserata va incepe in mod implicit la data curenta. Durata acesteia se introduce in campul Duration. Implicit, duratele se introduc in zile sau fractiuni de zile. Optional, unitatile de masura pentru duratele activitatilor pot fi: minute, ore, saptamani sau luni.

Afisarea activitatilor se face sub forma unor bare ale caror lungimi sunt in functie de scara timpului (fig. 4).

Fig. 4 Inserarea activitatilor si duratelor

Datele de start ale activitatilor se pot modifica. Plasarea unei activitati pe axa timpului se poate realiza prin deplasarea cu mouse-ul a barei simbol pentru acea activitate.

Pentru Microsoft Project, activitatile care se pot insera sunt de mai multe tipuri:

- cu durata fixa;

- cu durata estimata (in campul duratei apare simbolul ?);

- cu durata zero (activitati de tip reper - Milestones), utilizate pentru definirea unor conditionari in cadrul proiectului, pentru marcarea unor etape de evaluare (fig. 5) etc.;

Fig. 5 Reprezentarea activitatii de evaluare ca activitate de tip Milestone

- activitati repetitive (introduse prin comanda Insert - Recurring task); spre exemplu, in figura 6 se prezinta o activitate care se repeta de 3 ori, cu durata de 2 zile, repetitia efectuandu-se saptamanal in zilele de luni si marti; reprezentarea grafica a acestei activitati este exemplificata in figura 7;

Fig. 6 Inserarea unei activitati repetitive

Fig. 7 Reprezentarea grafica a unei activitati repetitive

Activitatile cu durata fixa sau estimata se pot fragmenta prin comanda Edit - Split Task . In figura 8 este reprezentata activitatea "Studiu documentar" care a fost fragmentata in 2 parti, prin intreruperea lucrului pentru o zi. Fragmentarea unei activitati se poate realiza in mai multe parti, iar intreruperea se poate mari la mai multe zile, prin deplasarea cu mouse-ul a fragmentelor pe axa timpului.

Fig. 8 Fragmentarea unei activitati

4. Alocarea de resurse pentru realizarea proiectului

Majoritatea programelor software de management de proiect apeleaza la doua tipuri de resurse: resurse umane sau masini, utilaje, echipamente (care sunt de tip Work), sau resurse materiale (Material), acestea fiind utilizate impreuna pentru indeplinirea obiectivelor proiectului.

Alocarea resurselor se apeleaza dupa selectarea unei anumite activitati, cu comanda Resource Assignement. In fereastra de dialog se introduc:

numele resursei si

unitatile alocate

O unitate de resursa reprezinta o singura persoana sau o singura masina care lucreaza in program complet in cadrul unei activitati, sau reprezinta o unitate de masura pentru resursa materiala alocata.

Pentru fiecare activitate se pot obtine detalii (dublu-click pe denumirea activitatii) si acestea se pot modifica. Fereastra este denumita Task Information si aici exista si o fisa in care sunt definite resursele asociate.

Introducerea listei de resurse se poate face si in vederea Resource Sheet, in care se introduc toate datele referitoare la resursele disponibile. Se pot introduce urmatoarele date (fig. 9):

Fig. 9 Introducerea listei de resurse

- numele resursei (Resource Name);

- tipul resursei (Type) - care poate fi Work sau Material;

- unitatea de masura a resursei materiale (Material Label), este disponibila numai pentru resurse materiale; resursele materiale pot fi fixe sau variabile.

- initialele resursei (Initials);

- grupul din care face parte (Group);

- numarul maxim de unitati disponibile pentru intreg proiectul (Max. Units); se pot introduce procentual sau zecimal (cu 2 zecimale in mod implicit); Aceasta informatie este valabila numai pentru resursele de tip Work;

- rata standard privind costul resursei (Std. rate);

- costul resursei pentru incarcarea peste program (Ovt. Rate) (fig. 10);

Fig. 10 Alocarea costurilor resurselor de tip Work

- costurile fixe pentru utilizarea masinilor/echipamentelor de lucru (Cost/Use);

- metoda de alocare a costurilor (Accrue At); alocarea se poate face la momentul de Start, la momentul de Sfarsit (End), sau Prorated in cazul in care plata se face progresiv cu derularea activitatilor ce utilizeaza sursa respectiva. Metoda Prorated de alocare a costurilor este deosebit de utila in etapa de urmarire a proiectelor.

- tipul calendarului (Base calendar); calendarul standard are ziua de lucru de 8 ore si cinci zile pe saptamana; se mai poate selecta un calendar cu doua schimburi (Night shift) sau de trei schimburi (24 Hours); acestea sunt valabile numai pentru resursele de tipul Work;

- codul resursei (Code); se utilizeaza in cadrul proiectelor de mari dimensiuni, pentru identificarea facila a resurselor.

O activitate care se desfasoara in cadrul proiectului poate consuma mai multe tipuri de resurse.

Vizualizarea alocarii resurselor se poate face in urmatoarele trei optiuni din cadrul meniului View:

- Resource Graph;

- Resource Sheet;

- Resource Usage.

Histogramele reprezentate in cadrul optiunii Resource Graph permit vizionarea incarcarii resurselor la aceeasi scara a timpului cu cea din vederea graficului Gantt. In coloana din stanga acestor histograme se prezinta o legenda a informatiilor reprezentate grafic (fig. 11).

Fig. 11 Histograma de incarcare a unei resurse

Reprezentarea incarcarii resurselor se poate obtine in mai multe moduri Reprezentarea implicita este cea de tip Peek Units in care este explicitat numarul maxim de unitati alocate, pe intervale de timp. Alte tipuri de reprezentari, tot sub forma de histograme, pot fi:

Work (cantitatea totala de munca planificata);

Cumulative Work (se afiseaza prin cumulare, cantitatea totala de munca efectuata);

Overallocation (depasirea capacitatii resurselor definite, intr-un interval de timp);

Percent Allocation (capacitatea de alocare procentuala fata de totalul resurselor definite);

Remaining Availability (disponibilitatea resurselor pe o anumita perioada de timp);

Cost ( costul planificat pentru o resursa sau un grup de resurse, pe diferite perioade de timp in cadrul proiectului);

Cumulative Cost (afiseaza in mod cumulativ costurile resurselor definite).

In afara de aceste optiuni, Microsoft Project 2000 permite si reprezentari de tip Work Availability (numarul de ore de disponibilitate a resursei pe perioada de desfasurare a proiectului) si Unit Availability (numarul de unitati de resursa disponibile).

Modificarea tipului de grafic, a culorilor, a stilurilor de reprezentare si a informatiilor care sunt afisate despre resurse se poate face in caseta de dialog Bar Styles (fig. 12). Resursele alocate si resursele la care apar supraalocari se pot reprezenta sub forma de bara, arie, arie in trepte, linie sau linie in trepte.

Fig. 12 Alegerea reprezentarii resurselor sub forma de bare

Pentru resursele supraalocate, reprezentarea implicita este sub forma de bare, culoarea utilizata fiind rosu.

Vederea Resource Graph se poate asocia si cu alte vederi, in functie de informatiile care sunt considerate semnificative de catre utilizator (fig. 13). Prin comanda Split in vederea Resource Graph se obtine o vedere combinata cu informatii generale (Schedule) despre resursa curenta utilizata, sau informatii de tip Cost sau Work. Informatiile se refera la utilizarea resursei in toate proiectele in care este alocata (daca resursa este de tip Shared). Activitatile la care participa resursele sunt insotite si de un identificator de sarcina (ID), care este numarul de ordine al activitatii respective in cadrul proiectului.

Din punct de vedere al reprezentarilor, programul Microsoft Project 2000 ofera multiple posibilitati, posibilitatea de personalizare fiind deosebit de evoluata.

Fig. 13 Vedere combinata de tip Resource Graph - Schedule