ELEMENTE DE PROIECTARE A POSTULUI

SPECIALIST COORDONARE ACTIVITATI PAZA SI INTOCMIREA DOCUMENTELOR SPECIFICE

	- colaboreaza cu sefii de obiective - controleaza personalul de paza

FISA POSTULUI

DENUMIRE POST Specialist coordonare activitati paza si intocmirea documentelor specifice

DEPARTAMENTUL : Coordonare

DENUMIREA SUPERIORULUI DIRECT: Directorul executiv

RESPONSABILITATI:

coordoneaza intreaga activitate operativa a sefilor de obiective si a serviciului de monitorizare si interventie;

indruma activitatea sefilor de obiective in conditiile de maxima eficienta, conform legii;

analizeaza situatiile operative si propune masurile ce se impun pentru obiectivele societatii;

analizeaza si elaboreaza documentele operative pentru obiectivele din responsabilitate;

analizeaza, elaboreaza si propune masurile necesare realizarii unui sistem integrat de paza;

asigura organizarea si indrumarea transportului de bunuri si valori si participa la elaborarea planurilor;

impreuna cu beneficiarul propune variante de lucru pentru paza obiectivelor contractate si urmareste modul de derulare al contractelor incheiate;

verifica existenta documentelor specifice serviciului la obiective, modul de intocmire si de completare;

verifica si avizeaza evidenta centralizata a orelor lucrate de personalul departamentului;

ia toate masurile ce se impun pentru indeplinirea dispozitiilor primite pe cale ierarhica de la conducerea societatii, conducerea beneficiarului sau organele de politie

controleaza modul de indeplinire a serviciului de catre agentii de paza;

face propuneri de recompensare a personalului de la obiective care a dovedit calitati deosebite in modul de indeplinire a sarcinilor de serviciu;

face propuneri de desfacere a contractului de munca, in conditiile legii, pentru personalul care nu si-a indeplinit indatoririle de serviciu, manifesta indiferenta la pregatire sau compromite onoarea de agent de paza sau a societatii.

Cerintele postului:

a)     Studii

Absolvent cu diploma de licenta a unei institutii de invatamant superior de lunga durata in domeniul juridic sau management

Cursuri de specialitate

b)     Experienta

Minim 4 ani in functii de conducere

c)     Autoritati speciale de ocupare a postului

Stagiu militar satisfacut

Sa nu aiba cazier

d)     Program de lucru

Flexibil

e)     Starea de sanatate

Buna

f)      Aptitudini, deprinderi

Capacitate de organizare si coordonare

Capacitate de negociere contracte

Capacitate de concentrare si de efort intelectual de lunga durata

Capacitate de luare a decizei in termen scurt

Abilitati de comunicare si de lucru in echipa

Deprinderi de incadrare in termene

Cunostinte de operare PC

Cunoastererea unei limbi de circulatie internationala

Carnet de conducere categoria B

ANALIZA POSTULUI

Denumire: Sef curs de calificare "AGENT PAZA SI ORDINE"

Descriere: ocupantul acestui post trebuie sa organizeze si sa conduca cursurile de calificare pentru atestarea noilor agenti angajati, sa intocmeasca tematica necesara desfasurarii cursului in concordanta cu prevederile legale in vigoare, sa conduca programul de pregatire a tuturor agentilor din societate pentru perfectionarea acestora.

Activitati: - intocmirea planurilor de invatamant si planurile tematice necesare desfasurarii in conditiile legale a programului de pregatire si atestare a agentiilor angajati;

- intocmirea documentelor din care sa rezulte baza materiala necesara asigurarii cursului de pregatire;

- lunar, in baza tematicii specifice pe categorii de personal se va realiza pregatirea profesionala a tuturor agentilor societatii

- centralizeaza si prelucreaza rezultatele de la pregatire

- coopereaza cu alte societati de paza

- obtine asistenta de specialitate de la institutiilor publice din sistemul de aparare, ordine publica si securitate nationala care au dreptul sa avizeze planurile de invatamant si planurile tematice

- alte activitati specifice

Conditii de munca: sali de pregatire, teren

Specificatiile postului: - studii superioare juridice si de specialitate

- experienta in domeniu

- abilitati pedagogice

- disponibilitatea de a lucra in echipa

- abilitati de comunicare si de lucru in echipa

ELEMENTE DE PROIECTARE A POSTULUI

SEF CURS CALIFICARE "AGENT PAZA SI ORDINE"

FISA POSTULUI

DENUMIRE POST SEF CURS CALIFICARE"AGENT PAZA SI ORDINE"

DEPARTAMENTUL : Administrativ

DENUMIREA SUPERIORULUI DIRECT: Directorul administrativ

RESPONSABILITATI:

organizeaza si coordoneaza intreaga activitate de pregatire a personalului societatii de paza.

organizeaza si coordoneaza cursul de calificare pentru atestarea noilor agenti angajati

concepe tematici de pregatire pentru atestarea noilor agenti angajati.

propune pentru atestare organelor abilitate, agentii care in urma examenului de absolvire al cursului de calificare au obtinut rezultate bune si s-au incadra in baremele stabilite

analizeaza situatiile operative si propune masurile ce se impun pentru cresterea capacitatii de antrenare a personalului societatii

analizeaza si elaboreaza tematici de pregatire pentru categorii de personal;

verifica periodic modul de cunoastere a atributiilor de serviciu.

in baza tematicii specifice pe categorii de personal va coordona realizarea pregatirii profesionale a tuturor agentilor societatii

ia toate masurile ce se impun pentru indeplinirea dispozitiilor primite pe cale ierarhica de la conducerea societatii, conducerea beneficiarului sau organele de politie

controleaza modul de indeplinire a serviciului de catre agentii de paza;

face propuneri de recompensare a personalului de la obiective care a dovedit calitati deosebite in modul de indeplinire a sarcinilor de serviciu;

face propuneri de desfacere a contractului de munca, in conditiile legii, pentru personalul care manifesta indiferenta la pregatire sau compromite onoarea de agent de paza sau a societatii.

Cerintele postului:

a)     Studii

Absolvent cu diploma de licenta a unei institutii de invatamant superior de lunga durata in domeniul juridic sau management

Cursuri de specialitate

b)     Experienta

Minim 3 ani in domediu de specialitate

c)     Autoritati speciale de ocupare a postului

Stagiu militar satisfacut

Atestat in domeniu de specialitate

Sa nu aiba cazier

d)     Program de lucru

Flexibil

e)     Starea de sanatate

Buna

f)      Aptitudini, deprinderi

Capacitate de organizare si coordonare

Capacitate de efort indelungat

Capacitate de luare a decizei in termen scurt

Abilitati de comunicare si de lucru in echipa

Deprinderi de incadrare in termene

Abilitati pedagocice

Cunostinte de operare PC

Cunoastererea unei limbi de circulatie internationala

Carnet de conducere categoria B

CAP. 3

In orice organizatie pot interveni la un moment dat schimbari de personal. Daca activitatea se extinde va fi nevoie de un numar suplimentar de angajati. In plus, unii angajati parasesc organizatia din diferite motive, altii sunt promovati, transferati, pensionati sau concediati. Toate aceste mutatii creaza posturi vacante. Compartimentului de resurse umane ii revine responsabilitatea de a planifica resursele necesare organizatiei si in functie de aceasta, de a intocmi planuri concrete de recrutare si selectie. In cele din urma, scopul oricarui proces de recrutare si selectie il reprezinta gasirea omului potrivit pentru un anumit post.

1. Recrutarea resurselor umane - concept si surse

Succesul unei organizatii depinde intr-o mare masura de modul in care se realizeaza recrutarea si selectia personalului. Recrutarea este activitatea de cautare si atragere in organizatie a unui grup de persoane care au acele caracteristici si aptitudini solicitate de posturile vacante, grup din cadrul caruia se pot atrage candidatii corespunzatori pentru aceste posturi. In organizatiile mari, responsabilitatea pentru activitatea de recrutare apartine compartimentului de resurse umane, iar in unitatile mici si chiar mijlocii, de aceasta activitate se ocupa managerii de la diferite niveluri ierarhice. Strategia de recrutare si selectie are la baza procesele de planificare a resurselor umane si de analiza a postului.

Pentru a pregati din timp recrutarea, este necesar sa fie cunoscute nevoile de personal in organizatie pentru viitorul apropiat. Planificarea resurselor umane se refera la ajustarea numarului de intrari si iesiri de personal din organizatie, in asa fel incat numarul de angajati din organizatie sa fie corespunzator desfasurarii in bune conditii a activitatii.

Reusita recrutarii personalului depinde in mare masura de definirea precisa si de intelegerea cerintelor postului ce urmeaza sa fie ocupat. Analiza postului, proces ce are ca rezultat intocmirea fisei postului, serveste ca punct de pornire in recrutarea si selectarea personalului. Angajatorul are in vedere descrierea postului (sarcini, atributii si responsabilitati aferente postului) si specificatia postului (un rezumat al celor mai importante cunostinte, aptitudini si calitati personale de care trebuie sa dispuna un candidat pentru a putea indeplini sarcinile aferente postului la un standard acceptabil de performanta). Practic, pe baza fisei postului se creeaza portretul candidatului ideal. Chiar daca aceasta persoana nu exista in realitate, ea va reprezenta un standard in raport cu care vor fi comparati toti candidatii. Pe de alta parte, fisa postului ofera si candidatului informatii despre postul vacant, astfel incat acesta sa-si poata forma o imagine despre ceea ce i se cere si i se ofera.

Sursele de recrutare pentru ocuparea posturilor vacante pot fi gasite pe doua posibilitati de actiune: apelarea la surse interne (repartizarea pe posturi a angajatilor existenti, prin intermediul promovarii sau transferului) si apelarea la surse externe (aducerea de noi angajati apeland la piata externa a fortei de munca).

Surse interne. Cand organizatia are la dispozitie angajati capabili, o sursa utila de recrutare este constituita din proprii angajati. In acest sens, in organizatie trebuie sa existe un sistem de evaluare a performantelor ,,corect si obiectiv" precum si un ,,inventar" (o baza de date) privind calitatile, aptitudinile, experienta si capacitatea fiecarui angajat.

Avantaje si dezavantaje ale surselor interne de recrutare

Surse externe. In general se apeleaza la surse externe de personal atunci cand se inregistreaza o dezvoltare rapida a afacerii sau cand organizatia nu poate asigura din interior un candidat potrivit pentru un anumit post. Strategia de recrutare din exterior incepe prin definirea nivelului la care se va desfasura aceasta: local, regional sau national; atat cat permit resursele organizatiei, nivelul ales trebuie sa fie cel mai inalt posibil.

Avantajele si dezavantajele apelarii la sursele externe de recrutare

Avand in vedere avantajele si dezavantajele surselor interne si externe de recrutare putem afirma ca nu se poate vorbi despre ,,cea mai buna sursa de recrutare", in general. Fiecare organizatie trebuie sa incerce sa identifice cea mai potrivita sursa de recrutare, in functie de natura posturilor vacante precum si de localizarea, marimea si bugetul sursei respective.

2. PARTICULARITATILE PROCESULUI DE RECRUTARE SI SELECTIE PENTRU SOCIETATEA DE PAZA SI TRANSPORT VALORI

Din analiza facuta de managerii societatii, a rezultat faptul ca pentru ocuparea postului SPECIALIST COORDONARE ACTIVITATI PAZA SI INTOCMIREA DOCUMENTELOR SPECIFICE se va alege o recrutare externa prin internet a potentialilor candidati.

Internetul

O metoda de recrutare (noua pentru tara noastra) utilizeaza Internetul. In S.U.A. este o metoda larg folosita datorita avantajelor pe care le are. Companiile din SUA care au fost chestionate, au considerat ca Internetul este mai avantajos din punct de vedere financiar decat alte metode de recrutare. Anunturile pentru noi locuri de munca sunt furnizate aproape zilnic de firme si institutii care platesc acest serviciu.

Cele mai cunoscute site-uri din Romania pot fi gasite la urmatoarele adrese:

www.bestjobs.ro www.resurseumane.ro www.ejobs.ro

www.myjob.ro www.jobsearch.ro www.munca.ro

www.jobsite.ro www.bursamuncii.ro www.icbt.ro

www.fru.ro www.e-cariere.ro www.projobs.ro

www.telejob.ro www.locuridemunca.ro www.hit.ro

Avantajele recrutarii prin Internet :

acces la multe persoane;

o mai mare autoselectie a candidatilor;

usurinta si viteza in utilizare;

posibilitatea de a identifica tipul de candidat dorit.

usureaza efortul de cautare rapida si ieftina;

permite focalizarea recrutarii pe un segment de varsta vizat de majoritatea organizatiilor ( tinta majoritatii recrutorilor este, in proportie de 76%, populatia cu varsta cuprinsa intre 18-44 ani);

ofera adesea mai multe informatii despre organizatii in raport cu celelalte tipuri de anunturi;

permite organizatiilor sa solicite C.V.-uri structurate conform standardelor interne ale organizatiei, facilitand astfel analiza lor;

permite o prima sortare a CV-urilor si elimina astfel, instantaneu, candidatii necorespunzatori.

Exista insa si numeroase dezavantaje ale utilizarii Internetului ca metoda de recrutare:

nu toata lumea are acces la Internet;

afluxul de candidati poate sa fie o problema; anumite firme fara un sistem computerizat de date sunt inundate de cereri si nu au timp suficient pentru a le revizui si a raspunde la ele;

firmele pot sa piarda anumite persoane calificate care ar accepta o noua slujba dar nu isi cauta un loc de munca pe Internet.

ORGANIZAREA SI DESFASURAREA RECRUTARII

Un anunt pentru postul SPECIALIST COORDONARE ACTIVITATI PAZA SI

INTOCMIREA DOCUMENTELOR SPECIFICE"de poate avea urmatoarea structura:

SOCIETATEA:  PAZA SI TRANSPORT VALORI Domeniul de activitate: Paza obiective si transport valori Numarul de salariati : 52 Media de varsta: 35 ani Puncte forte ale organizatiei: prestatiile serviciilor se efectueaza cu personal calificat si cu mijloace tehnice si de transport, care sunt in proprietatea societatii - pozitie recunoscuta pe piata POSTUL: SPECIALIST COORDONARE ACTIVITATI PAZA SI INTOCMIREA DOCUMENTELOR SPECIFICE" Compartimentul in cadrul caruia se afla : Coordonare misiuni operative Postul este nou creat Relatii structurale: de autoritate, de cooperare, de control, de reprezentare Principalele sarcini : coordonarea activitatilor de paza obiective Principalele responsabilitati: intocmirea documentelor specifice Posibilitati de formare asigurate de societate: cursuri la diverse societati similare din strainatate cu care societatea are relatii de cooperare CANDIDATUL: Nivelul si tipul de pregatire profesionala: studii juridice superioare Experienta profesionala: minim 4 ani in posturi de organizare si conducere Cunostinte complementare si/sau suplimentare: cursuri de specialitate Calitati si aptitudini:abilitati de organizare si coordonare, de lucru in echipa Observatii particulare (permis de conducere, etc.): categoria B REMUNERATIA SI ALTE AVANTAJE: Nivelul orientativ al salariului: avantajos Avantaje complementare : telefon si autoturism de serviciu MODALITATI DE RASPUNS LA ANUNT: scris (CV insotit de fotografie si scrisoare de motivatie) pe urmatoarea adresa de email: soc.paza@yahoo.com

SELECTIA

Selectia este activitatea de MRU prin care organizatia urmareste sa identifice, potrivit anumitor criterii, candidatul care corespunde cel mai bine caracteristicilor unui anumit post.

Daca in mod traditional, selectia era doar o cale prin care organizatia procura personal calificat, in prezent ea dobandeste o finalitate noua: ofera unor persoane calificate ocazia de a-si pune in evidenta cunostintele si aptitudinile intr-o munca care le convine si care devine o sursa de satisfactie si de autorealizare.

Ca proces, selectia cuprinde o secventa de activitati si utilizeaza un ansamblu de metode pentru:

culegerea informatiilor privind candidatii;

identificarea candidatilor care raspunde cel mai bine exigentelor formulate;

alegerea celui mai bun candidat.

Schema procesului de selectie este urmatoarea:

Potrivit schemei, identificam urmatoarele etape ale procesului de selectie

Etapa 1 Aceasta etapa consta in analiza informatiilor de fond furnizate prin intermediul CV-urilor, scrisorilor de motivare si scrisorilor de recomandare. Avand in vedere faptul ca acum sunt eliminate un numar mare de candidaturi (70-80%), atentia trebuie dirijata atat asupra continutului cat si asupra formei documentelor depuse.

Principalele motive de respingere a candidaturilor sunt:

CV neconcludent sau prost structurat;

prezentarea documentelor in fotocopii;

existenta greselilor de ortografie;

Etapa 2 Intocmirea dosarului de candidatura are drept scop culegerea unui volum mai mare de informatii despre candidat. In acest scop, candidatilor li se cere sa completeze un chestionar care cuprinde intrebari referitoare la:

nivelul de scolarizare sau natura educatiei primite in diverse institutii de invatamant;

pregatirea profesionala in perioada de munca;

posturile ocupate anterior si ratiunile care l-au determinat sa le paraseasca (salariul obtinut, promovarile, etc);

scopurile, interesele candidatului;

asociatiile profesionale in care este membru;

modul in care isi petrece timpul liber.

Chestionarul trebuie astfel conceput incat sa permita tratarea informatiei pe calculator. Potrivit prevederilor legale in vigoare, candidatul are posibilitatea sa nu raspunda la anumite intrebari, in situatia in care considera ca informatiile cerute nu sunt semnificative pentru aprecierea sa profesionala, sau ca ele privesc viata sa particulara.

Etapa 3 Prin probele de selectie si prin pachetele de teste administrate se urmareste sa se evidentieze profilul profesional si psiho-social al candidatului.

Evaluarea potentialului profesional al candidatului se face cu ajutorul:

Testelor de cunostinte Acestea verifica capacitatea individului de a-si folosi cunostintele dobandite pentru rezolvarea unor probleme legate de sarcinile postului pentru care candideaza;

Testele de aptitudini Acestea masoara potentialul candidatului in raport cu cerintele postului, sub aspectul inteligentei, aptitudinilor de comunicare, orientarii spatiale, perceptiei formelor, abilitatii de redactare a unui document, coordonarii motorii, etc.

Testelor de performanta Acestea prezinta anumite particularitati determinate de complexitatea activitatii manageriale. Testele de performanta isi propun sa evidentieze:

capacitatea de comunicare, adica utilizarea eficienta a exprimarii in relatiile cu persoane sau grupuri de persoane (inclusiv comunicarea non-verbala);

capacitatea de planificare si organizare, adica priceperea de a stabili directiile de actiune pentru sine si/sau pentru ceilalti, de a stabili si respecta termene de realizare, de a aloca resursele necesare atingerii unui obiectiv specific;

priceperea de a delega si de a utiliza in mod eficient potentialul colaboratorilor;

capacitatea de a controla, adica de a stabili procedurile de monitorizare si/sau de evaluare a activitatilor si responsabilitatilor subordonatilor;

caracteristicile de lider si efectul acestora asupra indeplinirii sarcinilor de munca;

capacitatea de a adopta decizii.

Evaluarea profilului psiho-sociologic al candidatului se face cu ajutorul unor teste speciale prin care se apreciaza:

personalitatea candidatului,

interesele si,

motivatiile acestuia.

Cunoasterea structurilor de personalitate are un rol deosebit deoarece, pe baza lor, se pot face previziuni cu privire la reactiile si conduita indivizilor intr-o situatie data sau in fata unei sarcini ce li se incredinteaza.

Etapa 4: Interviul final ( tehnic)

Punctele forte ale interviului sunt urmatoarele:

interviul este, adeseori, punctul cheie in procesul luarii deciziei de angajare;

candidatii apreciaza interviul pentru ca le ofera ocazia de a fi evaluati de mai multe persoane (comisii), ceea ce asigura un plus de obiectivitate;

interviul este calea cea mai directa prin care cele doua parti, pot clarifica elementele nesigure;

interviul ofera, pe langa posibilitatea verificarii si completarii informatiilor provenite din diverse surse (CV, scrisoare de motivatie, scrisoare de recomandare, teste si probe, etc.) si posibilitatea evaluarii laturii umane a candidatului;

interviul permite candidatului sa cunoasca exact natura muncii sale viitoare si conditiile exercitarii sale.

Indiferent de felul interviului, dupa terminarea intrevederii, responsabilii cu selectia inventariaza punctele forte si slabe ale candidatilor, asa cum au rezultat ele din raspunsurile si comentariile facute. Apoi, se intocmeste un clasament al candidatilor si se identifica individul care raspunde cel mai bine exigentelor postului.

INTERVIUL TEHNIC specific postului nou creat

S-a ales ca tip de interviu, pentru postul creat, interviul semistructurat. Lista intrebarilor fiind intocmita in avans, dar pe parcursul interviului se poate abate de la ea. Din colectivul de interviu face parte managerul general si directorul executiv .

Pentru postul creat se pot pune urmatoarele intrebari:

ce prevederi legislative reglementeaza modul de functionare a unei societati de paza ?

care este rolul postului in contextul societatii ?

care sunt responsabilitatile dvs. ?

ce relatii exterioare veti avea cu beneficiarii serviciilor de paza ?

care sunt constrangerile postului impuse subordonatilor ?

care sunt conditiile de forma si fond ce trebuie sa le intruneasca documentele operative ale societatii de paza pentru a fi avizate de catre organele de politie?

care sunt documentele operative necesare functionarii unei societati de paza?

planul de paza al unui obiectiv trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente de forma pe care va rugam sa le enumerati?

cum veti realiza coordonarea structurilor operative din societatea de paza ?

societatea a primit un contract de preluare in paza a obiectivului "X", va rugam sa enumerati documentele specifice necesare executarii si evidentei serviciului de paza ?

la obiectivul "Y" s-a produs un eveniment. Ce masuri de organizare veti lua pentru ca pe viitor sa nu se produca si sa se previna astfel de evenimente ?

care este algoritmul activitatilor desfasurate la recunoasterea unui obiectiv

Integrarea noului angajat

Integrarea noului angajat este ultima activitate a procesului de angajare. Integrarea noului angajat este activitatea de MRU prin care se realizeaza familiarizarea noului venit cu:

societatea in care va lucra,

cu departamentul din care face parte,

cu colegii de munca,

cu continutul muncii care ii va fi incredintate.

Cap. 4 EVALUAREA SI INSTRUIREA PERSONALULUI LA

SOCIETATEA DE PAZA

In cadrul obiectivelor strategice ale societatii se doreste identificarea in vederea instruirii si promovarii a unor angajati din cadrul societatii. Astfel in cazul obtinerii unor contracte noi de prestari servicii se vor crea noi posturi de sef de tura si sef de obiectiv. Managerii societatii au hotarat sa evalueze agentii de paza si sefii de tura, pentru identificarea celor care au calitatile si aptitudinile necesare pentru a incadra posturile noi de sef tura si sef de obiectiv.

Se stabilesc criterile pentru evaluarea performantelor:

Pentru agentii de paza:

inteligenta, memorie, capacitate de invatare pe baza experientei,

atentie, dinamism, initiativa, incredere in sine, rezistenta la efort

fizic si la stres, ambitie, dorinta de progres, spirit de echipa, spirit

echipa, punctualitate, disciplina, capacitate de asumare a riscului,

aptitudini specifice, adaptabilitatea la post.

Pentru sefii de tura:

Memorie, personalitate, capacitate de organizare si utilizare a timpului,

spirit de initiativa si decizie, capacitate de asumare a riscului, aptitudini

specifice, disciplina, spirit de echipa, capacitate de antrenare a

personalului, preocupare pentru interesul general al societatii, orientarea

spre excelenta.

S-a hotarat folosirea a doua metode pentru evaluarea performantelor angajatilor:

- fisa individuala de apreciere intocmite de catre sefii ierarhici;

- teste de aptitudini

In urma analizei fiselor individuale de apreciere, coroborate cu rezultatele obtinute la testele de aptitudini s-a stabilit ca un numar de 6 agenti de paza si 2 sefi de tura pot fi inclusi intr-un program de instruire in vederea promovarii pe viitoarele posturi.

DEZVOLTAREA RESURSEI UMANE LA SOCIETATEA DE PAZA

BIBLIOGRAFIE

Prof.univ.dr. Florin DANALACHE - MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE , Editura Bren, Bucuresti 2003