PROIECTUL SI ECHIPA DE LUCRU

Echipa de lucru a proiectului Odata ce ideea fundamentala este formulata este important sa se identifice caracteristicile financiare, tehnice si economice ale proiectului. Trebuie ca orice persoana inteligenta sa aiba posibilitatea si dreptul sa critice si sa imbunatateasca noua idee. In general ideile noi trebuie sustinute, argumentate si promovate cu motivatii tehnice si financiare care pot forma o imagine despre proiectul pe care il dezvolta.

Toate aceste deziderate se pot realiza in conditiile in care exista o echipa de lucru in care sa fie inclusi specialisti din diferite departamente functionale si care sa asigure indeplinirea obiectivului propus in termenii specificati (calitate, timp, cost), echipa condusa de un sef de proiect care are un statut clar definit, competente si responsabilitati bine stabilite. Exista mai multe posibilitati de organizare a echipei de lucru in managementul proiectelor:

constituirea unui grup pluridisciplinar de analiza a valorii reunind mai multe cadre din intreprindere cu diferite competente

colaborarea activa in cadrul unui studiu cu un cadru de cercetare

interventia unui prestator de serviciu institutional, care sa ajute la inovare

consultarea in mod sistematic si permanent a clientilor intreprinderii

constituirea unui panou de observatii a utilizatorilor cu privire la prototip.

Proiectul este realizat de o structura temporara implementata in structura permanenta a intreprinderii. Sintetic in figura 7.1. sunt specificate principalele atributii ale echipei de lucru. Seful de proiect trebuie sa ia initiativa consultarii si coordonarii proiectului cu cei patru poli de competenta:

Polul cererii – regrupeaza clientii si utilizatorii potentiali ce pot fi consultati intr-o maniera informationala de exemplu cu ocazia unui targ de prezentare sau intr-o metoda formala, intr-un cadru oferit de panoul de utilizatori. Trebuie specificat ca in general clientul se exprima strict in termen de nevoi, in timp ce utilizatorul se exprima strict in termeni de functiuni.

2. Polul de mediere – are contributii in sprijinirea inovatiei : consilii regionale, organisme interesate in dezvoltarea tehnologiei, etc. In general aceste organisme reusesc sa promoveze diferite inovatii materiale si competente stiintifice, punand la dispozitie suporturi de proiecte care pot transforma o idee in produs comerciabil.

3.Polul de conceptie – format din diferite centre de competenta susceptibile a furniza sfaturi specializate asupra fezabilitatii tehnice a ideii.

4.Polul de parteneriat – sunt cuprinsi ansamble de furnizori sau subantreprenori care participa la realizarea unor subansambluri ale proiectului.

Obiectivul acestei echipe manageriale este de a identifica ideea sub cele trei fatete ale unei maniere coerente de produs:

ideea care este definita prin competentele functionale principale si pot fi materializate in produs

conceptul de produs – definit ca un raspuns functional la nevoia particularizata

imaginea produsului ce corespunde ideii subiective si simbolice pe care utilizatorul o poate da produsului

Grupul de munca trebuie sa furnizeze o filtrare importanta a ideilor si sa valideze solutiile cele mai fezabile.

Echipa eficace reprezinta o entitate care trebuie sa prezinte in plan interpersonal calitati exceptionale de angajament, orientare, coeziune, autonomie.

Caracteristici principale ale echipei de lucru in managementul proiectelor sunt:

marime: contine maxim 10, optim 6 – 7 persoane;

regula de joc in care trebuie stabilite obiectivele si misiunile, calendarul, conditiile de buget, riscurile, nivelul de calitate, durata de viata a echipei;

puternica motivatie la nivelul tuturor membrilor;

un sistem de comunicare eficient;

solidaritate reala bazata pe ascultare, intrajutorare, cooperare, utilizarea unui limbaj comun;

creativitate stimulata pentru cercetare si gasire de solutii rapide si eficiente.

Conducerea proiectului Conducerea proiectului, implica utilizarea conceptului de gestiune de proiect care se aplica in toate sectoarele economice. Metodele de gestiune a proiectului dau orientari asupra masurilor care trebuie luate in domeniile preturilor, duratei si a calitatii. Conducerea proiectelor consta in planificarea si controlul activitatilor si resurselor necesare pentru a duce la bun sfarsit proiectul, respectand restrictiile de natura tehnica, calitativa, de timp si economice impuse proiectului. Conducerea proiectului trebuie sa integreze totusi competente suplimentare destinate a stapani printr-o logica complexa, transversala, uneori irationala un proiect. Aceasta conducere cuprinde:

conceptia organizarii unui proiect – gasirea structurii organizatorice si de coordonare;

pilotarea proiectului in termeni temporali (stapanirea timpului) si optimizarea resurselor (stapanirea costurilor);

mobilizarea tuturor factorilor implicati in proiect (comunicare, gestiunea conflictelor).

Se disting patru optiuni de configuratii:

proiect cu facilitator – un personaj detasat care se ocupa de un proiect antrenand in discutii si actiuni minore definite

proiecte cu coordonator – coordonatorul proiectului nu are autoritate ierarhica asupra membrilor grupului. El are doar o autoritate functionala

proiecte structurate in matrice – matricea are doua logici : logica de functiuni si logica de proiecte.

structuri ad-hoc

O organizatie este “ o ordine sociala durabila si localizata constituita in ideea unei finalitati dorite, un ansamblu structurat de actiuni si interactiuni relativ ierarhizate diferentiate si interdependente in raport cu sensurile si finalitatile propuse “.

Aceasta definitie poate fi completata cu modelul lui Mintzberg:

instalarea diviziunii si coordonarea de sarcini – aceste doua operatii sunt la baza tuturor organizatiilor

diferentierea si integrarea sarcinilor –trebuie sa corespunda integrarii si colaborarii pentru a evita riscul de dispersie

definirea nivelurilor de responsabilitati si de decizie atasate definirii sarcinii; este puterea de actiune in interiorul organizatiei.

Conducerea unui proiect face apel la metodele manageriale traditionale dar specifice care sunt aspectele organizationale:

in plan structural de a stabili structura adecvata si sistemul de comunicare

in plan individual cautarea de conditii pentru o coeziune maximala a echipei care realizeaza proiectul, arbitrarea conflictelor, motivarea actorilor angajati in acest proiect.

Seful de proiect este personajul central: pluricompetent, bun tehnician, bun gestionar si comunicativ. Se prefera ca seful de proiect sa fie specialist in tehnologia specifica proiectului derulat: in cazul unei constructii de poduri, sosele, sa cunoasca tehnologia constructiilor, in cazul unui proiect social sa fie specialist in sociologie, administratie publica, in cazul unui proiect de implementare a unui nou produs sa fie inginer in domeniul respectiv.

Intrebari recapitulative:

a)     Care sunt elementele pe care trebuie sa le considere la nivelul competențelor suplimentare?

b)     In ce consta modelul organizațional Mintzberg?

c)      Care sunt atribuțiile echipei de lucru ?