Procesul planificarii

Procesul planificarii

Asa cum am vazut, managementul include sau implica: planificare, organizare, leading (antrenare si motivare) si control. Prima dintre aceste functii, planificarea, reprezinta procesul de a decide exact ceea ce se doreste sa se realizeze sau sa se indeplineasca si cum sa se "ajunga" cel mai bine la ceea ce se doreste. Cand planificarea este bine executata, ea creeaza o platforma solida pentru urmatoarele eforturi manageriale privind: organizarea - alocarea si ajustarea resurselor pentru atingerea sarcinilor esentiale; leadingul (antrenarea si motivarea) - ghidarea eforturilor resurselor umane pentru a asigura niveluri ridicate privind indeplinirea sarcinilor si in sfarsit controlul - monitorizarea indeplinirii sarcinii si intreprinderea actiunilor corective necesare.

Aceasta centralitate a planificarii in procesul de management este extrem de important de inteles. In procesul planificarii, obiectivele identifica rezultatele sau produsele dorite specifice, planul este stabilirea sau determinarea etapelor de actiune de intreprins pentru a atinge obiectivele. Etapele recomandate in procesul sistematic de planificare descris in fig. nr. 4.3. includ urmatoarele:

Etapa 1-a. Definirea obiectivelor. Identificarea produselor sau rezultatelor dorite in modalitati foarte specifice. Respectiv sa cunoastem unde vrem sa ajungem, a fi destul de specific privind cunoasterea punctului final sau cunoasterea departarii de tinta pe diferitele puncte de-a lungul "drumului".

Etapa a 2-a. Determinarea locului unde ne aflam vis-a-vis de obiective. Evaluarea in mod curent a realizarilor relativ cu rezultatele dorite. Cunoasterea unde suntem in privinta indeplinirii obiectivelor, cunoasterea punctelor forte care lucreaza in favoarea atingerii obiectivelor, iar pe de alta parte cunoasterea punctelor slabe care pot frana sau impiedica indeplinirea tintelor.

Etapa a 3-a. Dezvoltarea premiselor privind conditiile viitoare. Incercarea de a anticipa evenimentele viitoare. Generarea de scenarii alternative care se pot intampla: identificarea lucrurilor fiecarui scenariu care pot ajuta sau stanjeni progresul catre obiective.

Etapa a 4-a. Analiza alternativelor posibile de actiune, analiza celei mai bune si deciderea modalitatii de implementare a acesteia. Listarea si evaluarea cu grija a actiunilor posibile care pot fi intreprinse. Alegerea alternativei (alternativelor) cu cea mai mare probabilitate de a atinge obiectivele noastre, descrierea etapa cu etapa a ceea ce trebuie facut pentru a urma cursul de actiune ales.

Etapa a 5-a Implementarea planului si evaluarea rezultatelor. Luarea de actiuni si de masuri care ne asigura progresul catre indeplinirea obiectivelor. A face ceea ce reclama planul, evaluarea rezultatelor, luarea de actiuni corective si revizuirea planurilor daca este nevoie. 

O problema deosebit de importanta pentru realizarea unei planificari eficace o reprezinta misiunea orgazitionala, notiune pe care o intalnim si o auzim tot mai des.

In mod evident si esential, procesul de planificare se construieste pe misiunea organizationala, respectiv rostul sau ratiunea fundamentala de existenta a firmei. Misiunea exprima rostul de baza sau unic al activitatiilor desfasurate de o organizatie, care o face sa se delimiteze clar de altele de acelasi tip.

Fig. nr. 4.3. Misiunea organizatiilor si procesul planificarii

Expunerea si cunoasterea misiunii organizationale sunt folositoare mai multor interesati. Astfel, pentru manageri, expunerea si cunoasterea misiunii constituie un mijloc de evaluare a succesului managerial. Pentru salariati, expunerea misiunii organizationale defineste scopul comun care determina loialitatea organizationala si alimenteaza un sentiment de apartenenta la comunitatea organizationala. Pentru agenti (sau interesati) externi precum: investitori, agentii guvernamentale si publicul larg, expunerea acestei misiuni organizationale ajuta la o examinare in profunzime a valorilor organizatiei si directiilor viitoare de evolutie ale acesteia. Pentru a pune in evidenta importanta expunerii misiunii organizationale, amintim ceea ce cunoscutul specialist in management, Peter Drucker, arata: "Numai o definire clara a misiunii organizationale face obiectivele firmei posibile si realiste".

Doua studii elaborate de cele doua renumite reviste, "Fortune"si "Busuness Week", in 1987 si respectiv in 1989 asupra a 75 firme americane, ne arata ca prezentarile misiunilor organizationale includ ca elemente componente - de la cel putin unul la toate cele identificate - respectiv:

Consumatorii. Cine sunt consumatorii (clientii) organizatiei? De exemplu:"Rostul firmei Mototrola este de a servi in mod onorabil comunitatea, prin livrarea de produse si servicii de calitate superioara la un pret cinstit pentru consumatori" (Extras din expunerea formala a misiunii firmei Motorola).

Produsele sau serviciile. Care sunt produsele sau serviciile principale pe care organizatia le furnizeaza? De exemplu: "Noi prevedem clientilor nostri operatii de banca obisnuite, finantarea proprietatilor imobiliare si operatii de banca de orice fel pentru corporatii (Carteret Savings and Loan Association).

Localizarea. Unde concureaza organizatia?, astfel "Misiunea lui Sara Lee Corporation, este de a fi o firma de varf in USA si pe piata internationala".

Tehnologia. Care este tehnologia de baza a firmei? De exemplu: "Du Pont este o companie diversificata cu produse speciale, chimice si de energie, cu o puternica traditie in descoperirile tehnice si stiintifice. Afacerile noastre de pe tot globul sunt in mod constant implicate intr-o continua cautare de cai noi si mai bune de folosire a resurselor umane, tehnologice si financiare, pentru a imbunatati calitatea vietii oamenilor din intreaga lume".

Accentuarea (importanta) supravietuirii. Care este increderea organizatiei in obiectivele economice? De exemplu: "Sa serveasca nevoia de cunoastere mondiala cu un profit cinstit, prin culegerea, evaluarea, prelucrarea si distribuirea de informatii valoroase intr-o modalitate din care sa beneficieze clientii, salaratii, autorii, investitorii si societatea noastra" ( Casa de editura Mc. Graw Hill).

Filosofia. Care sunt aspiratiile , valorile, credintele de baza si prioritatile filosofice ale organizatiei? De exemplu: "Intreaga filosofie a firmei Mary-Kay Cosmetics se bazeaza pe o regula de aur. Un spirit de daruire si ingrijire, unde oamenii (salariatii firmei) sunt bucurosi sa-si dedice intregul lor timp si toate cunostintele si experienta pentru semenii lor."

Autoincrederea. Care sunt principalele puncte tari ale organizatiei si avantajele in fata concurentei? De exemplu: "Crown Zellerbach este convinsa de ajungerea din urma a concurentei in aproximativ 1000 zile, prin descatusarea capacitatilor si energiilor constructive si creative ale fiecaruia din salariatii sai".

Accentuarea (interesul) imaginii publice. Care sunt responsabilitatile publice ale organizatiei si care este imaginea dorita? " Compania se simte obligata de a fi o companie "bun cetatean" oriunde va activa". (Eli Lilly and Company).

Interesul fata de salariati. Care este atitudinea organizatiei fata de salariatii sai? De exemplu: "pentru a recompensa salariatii sai cu salarii si gratificatii, firma noastra va concura cu oportunitatile de angajare (a fortei de munca) in aria geografica de interes, dar in acelasi timp dimensioneaza salariile si gratificatiile in functie de contributia fiecarui salariat la eficienta activitatii" (Public Service Electric and Gas Company).

Laura Nash, un cercetator in management care a studiat modalitatile si formele diverse de exprimare a misiunilor organizationale ne da un exemplu de exprimare foarte clar, pe care ea a simtit-o ca cea mai apropiata ei si oricarui client. Aceasta exprimare zace agatata si ingalbenita de vreme pe un zid din Boston, deasupra unui atelier de reparat incaltaminte, respectiv putem citi: " Noi suntem dedicati economisirii pingelelor, tocurilor si administrarii vopselei".