Managementul lor

 

Managementul Proiectelor

Controlul proiectelor, mega si micro proiecte

Planificare si control

Controlul este reflectarea planificarii.cautam sa vedem daca ceea ce am planificat corespunde cu ceea ce am indeplinit.nu este un process care are loc doar la finalul proiectului,ci include monitorizarea progresului de-alungul desfasurarii proiectului pentru a determina daca scopul initial va fi indeplinitsi daca nu din ce cauza.

Managementul eficace al unui proiect de-alungul ciclului sau de operare necesita un system de costuri si control bine proiectat,dezvoltat si implementat astfel incat sa avem un feedback imediatcu care progresul actualizat sau resursele sa poata fi comparate cu obiectivele stabilite in timpul etapelor de planificare.

Cerintele pentru un sistem de control efficient trebuie sa include:

∙ planificare amanuntita a efortului necesar finalizarii proiectului;

∙estimare eficienta a timpului,muncii si costurilor;

∙comunicare succinta a obiectivelor;

∙un buget oraganizat si autorizarea cheltuielilor;

∙masurarea progreselor fizice si a cheltuielilor;

∙creeevaluarea periodica a timpului si a cheltuielilor necesare finalizarii proiectului;

∙comparare periodica si frecventa a progresului de moment si a cheltuielilor cu programul si bugetul,la momentul comparatiei si la finalizarea proiectului;

Sistemul de control al proiectului include masurarea resurselor consummate, a nivelului de realizare,compararea rezultatelor cu proiectii si standarde si elaborarea elementelor initiale pentru dagnoza si replanificare .

Fazele executarii unui process de management al costurlior si control sunt:

1)planifcarea,2)autorizarea si eliberarea, 3) compararea costurilor si raportarea, 4)contabilizarea ,5) raportul fata de clienti si conducerea superioara.

Controlul in managementul proiectelor este adesea vazut ca un process in 3 etape:

masurarea progresului catre obiective;

evaluarea a ceea ce ramane de facut;

corectii pentru a obtine sau a depasi obiectivele.

Responsabilitatile managerului de proiect pentru controlul procesului sunt: stabilirea scopurilor si obiectivelor organizationale,standarde si politici ,linii directoare pentru actiuni corectoare si realizarea uni system de monitorizare care sa-I ofere feed-back in ceea ce priveste progresul si modul in care directivele sunt urmate.

CERINTE PENTRU UN SISTEM DE MONITORIZARE

1.un cadru comun pentru a integra timpul ,costurile si performantele tehnice;

2. capacitatea de a urmari progresul parametrilor semnificativi;

3. raspuns rapid;

4.competenta in predictia valorii finale;

5.date precise si adecvate pentru luarea deciziei la fiecare nivel managerial;

6.raport complet cu analiza problemelor;

7.evaluarea cantitative mediate a solutiilor posibile.

Intregul system de monitorizare a costurilor este adesea numit "Management Cost Control System MCCS). O functionare corespunzatoare a MCCS-ului ar trebui sa conduca la rezultate optime pentru managerul de proiect.

Rezultatele unui MCCS bine organizat

∙Politici si proceduri de minimzare a erorilor de raportare

∙Accent puternic al conducerii pe angajamentele intalnirilor

∙Intalniri saptamanale cu o ordine de zi organizata pe articole si durate

∙Observare periodica de catre conducere na nivelului financiar si ethnic

∙Audit intern simplificat pentru verificarea conformitatii procedurale

Controlul costurilor

Abilitatea de a controla costurlie presupune mai mult decat urmarirea banilor cheltuiti pentru munca si a orelor de lucru.cheltuielile unitare (salariile conducerii,spatiul construibil,energia electrica,incalzirea si celelalte cheltuieli administrative) pot fi unele din marile probleme in controlul costurilor si trebuie urmarite in acelasi timp cu orele de munca si costul materialelor.structura salariilor,a cheltuielilor si orele de munca sunt trei din cele patru costuri de intrare,al patrule cost major este reprezentat de banii cheltuiti pe materiale si sustinere din afara organizatiei.materialele include sase categorii:

1.materiale;

2.subansamble achizitionate;

3.subcontracte;

4.transport;

5.calatorii

6.altele

Daca costurile pot f controlate si sunt indicatii ca proiectul se va realize conform bugetului va fi mult mai usor pentru managerul de proiect sa negocieze pentru cei mai instruiti specialisti si cele mai bune materiale.cerintele pentru un system de control al costurilor eficient au fost aratate mai sus,iar cauzele cel mai des intalnitepentru depasirea costurilor includ:

∙Lipsa de intelegere a cerintelor clientului;

∙Apreciere ireala a capacitatilor interne;

∙Subestimarea necesarului de timp;

∙Omisiuni in fazele de proiectare;

∙Inexactitatea WBS-ului;

∙Esecul in identificare elementelor principale de cost;

∙Fortarea unui compromise rapid in timpul negocierilor;

∙Existenta unor discrepante contractuale;

∙Probleme in intalnirile de recenzie ale proiectului;

∙Costuri excesive

Cauzele ce contribuie la aparitia unor probleme legate de costuri sunt:

Tehnici de estimare slabe

Inceput si sfarsit intarziat;

WBS inadecvat

Reducerile bugetare effectuate de catre conducere pentru competivitate,realizarea raportului semestrial in aspecte positive sau oferirea unei prime pentru conducerea superioara;

Planificare formala inadecvata;

Comparare slaba a costurilor actuale si planificate

Probleme tehnice neprevazute;

Intarzieri de la program;

Cerinte materiale sau de testare crescute;