Sistemul de management al firmei

Sistemul de management al firmei

La baza conceperii si exercitarii managementului firmei se afla un ansamblu de principii care au o tripla determinare socio-economica, tehnico-materiala si umana.Printre principiile importante ce stau la baza organizarii manageriale a unei firme cel mai important este Principiul asigurarii concordantei dintre parametrii sistemului de management al unei firme, caracteristicile sale esentiale si ale mediului ambiant.

Functionalitatea si competitivitatea firmei implica o permanenta corelare, perfectionare, adaptare a sistemului de management la situatia efectiv existenta in cadrul sau si in contextul socio-economic in care-si desfasoara activitatile.

Functionarea acestui principiu depinde de doua aspecte majore:

Asigurarea unei concordante cat mai depline intre parametrii sistemului de management si caracteristicile intreprinderii si ale contextului sau

Realizarea acestei concordante la un nivel cat mai inalt de dezvoltare a ambelor aspecte, nivel conditionat in ultima instanta pentru eficienta procesului de management.

Principiul managementului participativ asigura exercitarea celor mai importante si complexe procese si relatii de management in cadrul firmei.Este necesar sa se bazeze pe implicarea unor grupe de manageri, specialisti si reprezentanti ai proprietarilor.Elemente-le care cer un management participativ sunt:complexitatea si dinamismul crescand al activitatilor din cadrul firmei, fluiditatea unor componente majore ale mediului ambiant,rapiditatea evolutiei stiintifice, tehnice.

Principiul motivarii tuturor factorilor implicati in activitatile firmei pune in evidenta faptul ca buna functionare a unei firme depinde de modul in care sunt imbinate interesele economice ale factorilor implicati,intre care un rol important il detine motivarea. Motivarea, ca principiu de management al firmei, este exprimarea unei asemenea stabiliri si utilizari a stimulentelor materiale si morale de catre factori decizionali incat sa asigure o implinire armonioasa a intereselor tuturor partilor implicate.

Motivarea puternica a factorilor implicati in activitatile firmei, corelat cu aportul potential si efectiv la rezultatele obtinute, trebuie sa ghideze in permanenta managementul firmei.

Principiul eficientei e caracterizat de urmatorul aspect: dimensionarea, structurarea si combinarea tuturor proceselor si relatiilor manageriale este necesar sa aiba in vedere maximizarea efectelor economico-sociale cuantificabile si necuantificabile ale firmei in vederea asigurarii unei competitivitati ridicate.

Sistemul de management al firmei poate fi detinut ca ansamblulelementelor cu caracter decizional, organizatoric, informational, motivational din cadrul societatilorcomerciale sau regiei autonome, prin intermediul caruia se exercita ansamblul proceselor si relatiilor de management, in vederea obtinerii unor eficiente cat mai mari.

Realizarea sistemului de management depinde de elementele specifice firmei, in special profilul, dimensiunea si structura resurselor umane, materiale si financiare, pozitia firmei, potentialul si mentalitatea personalului. Neluand in seama caracteristicile agentilor economici, sistemul de management cuprinde mai multe componente:sistemul organizatoric, informational,decizional si subsistemul metode si tehnici de management.

Cea mai concreta componeta a sistemului de management al firmei o constituie sistemul organizatoric. Sistemul organizatoric al firmei consta in ansamblul elementelor de natura organizatorica ce asigura cadrul, combinarea, divizarea si functionalitatea proceselor de munca in vederea realizarii obiectivelor previzionate.

In cadrul acestui sistem se reunesc doua categorii de organizare existente in orice firma: organizarea formala si cea informala. Prin organizarea formala definim ansamblul elementelor organizatorice din cadrul firmei stabilite de catre manageri prin regulamentul de organizare.Specialiati considera ca de regula exista 5 functiuni in cadrul unei firme: cercetare-dezvoltare, comerciala,productie,financiar-contabila si personal.Structura organizatorica e alcatuita din ansamblul personalului si subdiviziunilor organizatorice astfel constituite incat sa asigure premisele organizatorice in vederea realizarii obiectivelor previzionate.

Principalele componente ale structurii organizatorice ale firmei sunt postul, functia, ponderea ierarhica, nivelul ierarhic, relatiile organizatorice. Organizarea informala e intotdeauna asociata organizarii formale a firmei. In esenta, organizarea informala rezida in totalitatea elementelor si interactiunilor umane cu caracter organizatoric care se manifesta in mod spontan si natural intre componentii firmei.

Acest subsistem prezinta mai multe functii:

_ stabileste principalele componente organizatorice ale firmei;

_ interconecteaza subdiviziunile organizatorice;

_combina resursele firmei;

_asigura cadru organizatoric pentru desfasurarea ansamblului activitatilor intreprinderii.

Prin sistem informational se desemneaza totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor informationale, fluxurile informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente intr-o firma care au drept scop sa asigure suportul informational necesar pentru previzionarea si implinirea obiectivelor.

Componentele de baza ale subsistemului informational sunt: data, informatia, circuitul informational, fluxul informational, procedura informational si mijloacele de tratare a informatiei.

Datele reprezinta ansambluldescrierilorunui fenomen sau proces.Informatiile sunt acele date care aduc un spor de cunoastere adresantului.Circuitele informationale semnifica ansamblul legaturilor existente inter diferite verigi organizatorice din cadrul agentilor economici.Fluxurile informationale sunt totalitateainformatilor care parcurg circuitele informationale.

Procedurile informationale, sunt definite prin totalitatea metodelor si tehnicilor de reprezentare a informatiilor primare prin care se asigura interferenta om-calculator.Eficienta procedurilor informationale este strans legata, in timp, de evolutia performantelor sistemelor de calcul.

Mijloacele de tratare a informatiilor, reprezinta ansamblul suporturilor fizice(hardware) si a celor logice (software) prin care se asigura prelucrarea informatiilor si obtinerea rezultatelor finale.

In functionarea sistemului informational se pot manifesta o serie de deficiente ce pot fi grupate in doua categorii reprezentative:

Deficiente caracteristice in general tuturor sistemelor informationale;

Deficiente generale de particularitatileactivitatilor economice din fiecare sistem.

Din prima categorie fac parte: filtrajul, ditorsiunea, redundanta si supraincarcarea. Filtrajul reprezinta modificarea intentionata in cadrul sistemului a continutului unor informatii,de-a lungul fluxului informational pe care il parcurg. Distorsiunea este inversul filtrajului. Redundanta reprezinta inregistrarea repetata a acelorasi informatii cu un continut asemanator pe suporturi fizice diferite.In ceea ce priveste fenomenul de redundanta se impun precizarea ca, in cazul sistemelor informatice, manifestarea sa nu inseamna neaparat o deficienta. Este cazul de exemplu, a existentei fisierelor de tip arhiva care provoaca fenomenul de redundanta in mod obiectiv, fara ca aceasta sa fie insa o deficienta a subsistemului informatic in care se manifesta.Supraincarcarea canalelor de informatii, ce defineste fenomenul prin care se transmite la diversele nivele ierarhice, un volum prea mare de informatii a caror analiza nu intra in totalitate in competenta nivelului respectiv.

Manifestarea acestor deficiente in planul sistemului de management al unei firme afecteaza negativ procesul de implementare a unor metode de management specifie economiei de piata.Deficientele semnalate mai sus sunt principalele cauze care genereaza neincrederea utilizatorilor, in general si a managerilor in particular, in posibilitatile informaticii de a fi u instrument deosebit de util pentru eficientizarea activitatilor economice.

Sistemul decizional, consta in ansamblul deciziilor adoptate si implicate in cadrul firmei de manageri.

Prin decizie de conducere sau de management, componenta esentiala a sistemului decizional, desemnam cursul de actiune ales in vederea indeplinirii unui anumit obiectiv din cadrul firmei, ce are implicatii directe asupra a cel putin unei alte persoane, influentandu-i actiunile si comportamentele.

Sistemul decizional indeplineste in cadrul firmei urmatoarele functii principale:

Directioneaza dezvoltarea de ansamblu a firmei si a componentelor sale;

Declansarea actiunilor personalului din cadrul firmei si a componentilor acesteia;

Armonizarea activitatilor si personalului firmei;

Sistemul metodelor de management indeplineste in cadrul intreprinderii ami multe functii, dintre care cele mai importante sunt:

-asigurarea suportului logistic, metodologic pentru exercitarea ansamblului proceselor si relatiilor de management. Calitatea ansamblului sistemului de management al societatii comerciale si regiei autonome depinde in buna masura de gama metodelor si tehnicilor de conducere incorporat.

-Subsistemul de management are si menirea de a dezvolta potentialul personalului managerial si de executie di firme.Dimensiunea umana specifica proceselor si relatiilor de management se reflecta si in faptul ca acestea au multiple consecinte asupra componentilor intreprinderii, atat in calitate de titulari ai anumitor posturi de conducere, cat si de oameni cu personalitate proprie.Conceperea si utilizarea sistemului metodelorde management este necesar sa aiba in vedere o mai buna evaluare, folosire si dezvoltare a potentialului profesional al fiecarui salariat, ceea ce conditioneaza performantele actuale si de perspectiva ale firmei.

-Scientizarea muncii de management constituie o alta functie a acestui subsistem. Trecerea la profesionalism in domeniul managementului e marcata de constituirea unui corp de concepte si metode de conducere bine conturat, a caror aplicare necesita manageri special pregatiti, in masura sa determine pe aceasta baza obtinerea unei ridicate competitivitati in domeniul condus.