Premisele redactarii

PREMISELE REDACTARII

in domeniul relatiilor publice, o mare parte din cercetare este imprumutata din stiintele umane, in special din zonele comportamentale. Studiile folositoare sunt adunate si indexate, pentru a fi folosite ulterior. Materialele despre categoriile de public si despre media sunt in permanenta revizuite si stocate. Multe dintre informatiile despre categoriile de public provin din studii detaliate facute de mass-media comerciale asupra publicului. Alte studii provin de la institutiile care se ocupa cu productia si cu serviciile, care sunt interesate de publicul lor. Informatiile despre politicile interne sunt extrase din institutii, iar cele despre politicile externe sunt culese de la diferite organizatii municipale, statale si federale, grupuri profesionale sau asociatii etc.

O anumita situatie din domeniul relatiilor publice poate sa impuna gasirea unor informatii originale. Atunci cand face cercetarea sau cand se foloseste de serviciile unei firme specializate in cercetare, specialistul in relatii publice trebuie sa stie foarte bine ce vrea sa afle. Altfel, informatiile rezultate pot fi foarte impresionante, dar nepotrivite.

Organizarea. Deoarece informatiile din domeniul relatiilor publice vin dintr-o atat de mare varietate de surse, organizarea lor poate sa fie o problema. Un model institutional obisnuit se inscrie in linia celor discutate mai sus. Informatiile se clasifica in categoriile politicii (ghiduri pertinente interne si externe), materialelor de baza (informatii impor­tante legate de acea situatie), publicului (informatii despre oamenii la care vreti sa ajunga mesajul), mesajului (informatii despre succesul tipurilor de mesaje in situatii similare) si mijloacelor de comunicare in masa (cele mai eficiente modalitati de a transmite mesajul dumneavoastra).

Prezentarea. Organizarea cercetarii trebuie sa reflecte modurile in care rezultatele ei vor fi prezentate si folosite. La prezentarea acestor informatii este important sa se explice implicatiile descoperirilor, atunci cand ele nu vorbesc de la sine, si sa se sugereze care este influenta cercetarii asupra situatiei respective. Informatiile trebuie sa arate si ce alte cercetari mai sunt necesare pentru ca tabloul general sa fie mai limpede.

Aducerea la zi. Modul de organizare a cercetarii trebuie sa permita aducerea la zi fara eforturi, mai ales atunci cand cercetarea in curs, cum este cazul sondarii periodice a opiniei publice (de exemplu, in campaniile electorale), este decisiva. Astazi, cea mai mare parte a informatiilor din cadrul institutiilor se afla in memoria calculatoarelor, iar profesionistii de relatii publice trebuie sa cunoasca destul de bine metoda de stocare pentru a folosi eficient sistemul. Metodele optime pentru cei care lucreaza la documentare pot sa nu fie intotdeauna optime si pentru cei de la relatii publice care incearca sa foloseasca informatiile.

Refolosirea. Adaugarea de informatii si refolosirea celor stocate sunt dificile daca accesul la ele nu este usor. De aceea, procesul de documentare este foarte important. Specialistii in relatii publice trebuie sa colaboreze cu cei de la documentare si sa le spuna cum vor fi folosite acele informatii - ce trebuie, in ce conditii, cand si in ce forma. Pentru necesitatile de cercetare din domeniul relatiilor publice, sistemul trebuie sa fie proiectat astfel incat informatiile sa fie bine organizate, sa fie prezentate intr-un mod elocvent si sa poata fi actualizate cu usurinta.

Sursele pentru autorii de texte si cercetatorii din domeniul relatiilor publice

Autorii de texte si cercetatorii de toate tipurile - nu doar specialistii in relatiile publice - se bazeaza pe obtinerea de informatii din doua surse de baza: tipariturile si oamenii. Desigur, "tiparituri' nu inseamna intotdeauna carti. Poate sa insemne CD-ROM-uri, benzi magnetice sau discuri, filme, casete video sau audio ori alte forme de stocare. Ce trebuie sa retineti este faptul ca sursele sunt fie secundare (pe hartie sau in alte forme de stocare a informatiilor), fie primare (oamenii).

Surse de cercetare secundare

Fiecare autor de texte pentru relatii publice trebuie sa aiba la dispozitie in birou o biblioteca profesionala, care sa cuprinda cel putin un dictionar, o enciclopedie, volume de referinta si bibliografii adecvate, precum si ziare si documente profesionale si tehnice. Aceasta biblioteca trebuie sa fie completata de un sistem de clasare in care sa fie puse informatiile, astfel incat accesul la ele sa fie usor si rapid. Biblioteca din birou trebuie sa fie prima linie de atac atunci cand aveti nevoie de informatii de tip secundar. Pentru unii autori de texte, toate acestea sunt intr-un singur loc - calculatorul lor. Soft-urile ofera numeroase referinte lingvistice si programe de stocare a informatiilor. Este posibil accesul prin calculator la bazele de date. Cu un bun motor de cautare se pot obtine electronic numeroase informatii.

Daca aveti nevoie de ajutor, cereti sfatul unui bibliotecar de la o biblioteca de studii. Castigati timp daca puteti descrie succint informatiile dorite. Unii bibliotecari pot raspunde direct la telefon unor intrebari simple.

Bibliotecile. Majoritatea zonelor urbane au biblioteci publice care contin resursele adecvate pentru o cercetare de fond. Ele au, de obicei, contracte de cooperare cu alte biblioteci pentru imprumutul de informatii. Bibliotecile facultatilor si universitatilor contin materiale de specialitate de care s-ar putea sa aveti nevoie, in unele biblioteci universitare sunt depozitate documente guvernamentale. Aceste documente reprezinta o vasta colectie de studii din diferite zone. Unele biserici detin numeroase lucrari religioase, iar in multe orase exista biblioteci juridice. Unele biblioteci au colectii de specialitate la care au acces cercetatorii calificati.

Lucrarile de referinta. Uneltele de baza atat pentru bibliotecarul din biblioteca de studii, cat si pentru cercetator sunt colectiile de lucrari de informare si de referinta. Ele sunt hartile care va ajuta sa gasiti comorile de informatii pe care le cautati. Lucrarile de referinta standard includ enciclopedii, dictionare biografice, dictionare de citate, indexuri alfabetice sistematice ale cuvintelor din Biblie si alte lucrari celebre, atlasuri si indexuri geografice, cronologii sau alte lucrari care contin date, manuale si alte lucrari cum sunt dictionarele pentru toate limbile si domeniile de specializare.

Bibliografiile. O sursa de referinte deosebit de importanta este bibliografia. Atunci cand alcatuiesc bibliografiile si le impart pe categorii, autorii lor va ofera traseele sigure prin

prin labirinturile notelor de subsol, in general, bibliografiile identifica surse de informatii demne de incredere, din care va puteti alimenta. Multe biblioteci ofera acces electronic la bibliografiile din depozitul lor, astfel incat puteti avea pe ecran toate sursele care pot fi utile. Sunt disponibile si copii pe suport hard (imprimate) dupa materialele din aceste baze de date.

Periodice/Baze de date. Daca folositi surse electronice, trebuie sa stiti ca adresa URL (Uniform Resource Locator) pentru fiecare site de pe Internet va arata de ce tip este. Ele pot fi de trei tipuri: telenet (care se ocupa de e-mail-ul organizatiei dumneavoastra), care contine doar text (Gopher) si care contine grafica (http)³. O sursa accesibila in sistemul electronic este The New York Times Index. Folosind aceasta baza de date, puteti gasi, deschide si citi orice articol care a aparut in The New York Times intr-un anumit interval de timp. Deoarece The New York Times se straduieste sa fie un ziar bine documentat, este posibil sa gasiti in acest index o mare parte dintre informatiile de care aveti nevoie. Alte baze de date la care pot apela autorii de texte pentru relatii publice atunci cand fac cercetare sunt Lexis-Nexis, CompuServe, The Source, Dow Jones News/Retrieval Service etc. Multe ziare, in afara de The New York Times, cum sunt The Washington Post, The Daily Oklahoman si Fort Worth Star-Telegram, ofera baze de date care se pot dovedi utile. Pentru publicatiile comerciale, cel mai folositor index este Reader 's Guide to Periodicul Literature. ADTRACK este o baza de date care contine toate anunturile de la un sfert de pagina in sus care au aparut in 148 de reviste din SUA. Puteti gasi si indexuri si baze de date din campuri de stricta specialitate, cum sunt dreptul (LEXIS) sau medicina (Mediline).

3.   Barbara Peterson, "Let Your Computer Do the Walking', Media Law Notes, 23 (2), iarna 1996, p. 4.

Unele organizatii savante, cum este International Communications Association (ICA), ofera CD-ROM-uri cu articolele de referinta.

O baza de date cuprinzatoare despre opinia publica exista la Roper Center for Public Opinion Research. Au fost chestionate 1.606 persoane in privinta a 560 de subiecte, precum cunostintele stiintifice si ecologice, implicarea personala in activitatile ecologice, preocuparea fata de probleme cum sunt poluarea atmosferei, pesticidele, energia nucleara si incalzirea planetei. Datele sunt disponibile pe un disc formatat pentru analizele cu ajutorul SPSS (Statistical Package for Social Sciences), un program de analiza statistica. Alta sursa este PRFORUM, o retea cu peste 200 de abonati din noua tari. PRFORUM este o retea interactiva prin care profesionistii pot cauta informatii sau le pot oferi colegilor din multe zone ale globului. Multe dintre publicatiile academice si chiar si cateva buletine informative publicate de institutii sau organizatii nationale au indexuri si baze de date. (De exemplu, baza de date pentru majoritatea materialelor despre comunicare este ERIC.)

Alte referinte utile pentru evenimente si pentru problemele actuale sunt Facts on File si anuarele enciclopedice.

Dosarele publice. Aveti acces la dosarele guvernamentale de la toate nivelurile (locale, statale si federale), cu exceptia cazului in care contin informatii secrete. Unele agentii guvernamentale sprijina activ munca de cercetare. De exemplu, Biblioteca Congresului ofera ajutor pentru gasirea informatiilor si, adesea, indruma catre pista corecta.

Dosarele guvernamentale. Majoritatea birourilor guvernamentale sunt depozite de informatii, si multe dintre ele distribuie materialele pe care le detin. Materialele guvernului federal sunt publicate de U.S. Government Printing Office (GPO). Atat biroul central din Washington, DC, cat si birourile GPO regionale din orasele cu centre federale contin informatii despre orice subiect imaginabil. Cereti sa fiti trecut pe lista de adrese GPO. O sursa esentiala de informatii pentru specialistii in relatii publice este Statistical Abstracts of the United States, publicata anual de U.S. Bureau of the Census, chiar daca se spune ca subestimeaza minoritatile.

Accesul public la informatii. Freedom of Information Act a permis accesul la nume­roase dosare ale institutiilor de stat si private. Aceasta inseamna ca, in mod normal, aveti acum acces la toate documentele - titluri de proprietate, bugete ale institutiilor de stat, procese etc. - care au fost clasate intr-un loc public. Si aceste documente contin informatii bogate.

Surse de cercetare primare

Atunci cand trebuie sa cercetati sursele primare, aveti, in general, doua modalitati de a culege informatii de la oameni. Una este interviul, cealalta este chestionarul. Fie ca puneti intrebarile direct sau prin intermediul chestionarului, trebuie sa va pregatiti dinainte, astfel incat raspunsurile pe care le primiti sa va dea informatiile dorite. Sa examinam, pe rand, cele doua metode.

Interviul. Dupa ce ati facut o cercetare de fond, sunteti pregatit sa puneti intrebari oamenilor care ar putea detine informatii despre subiectul dumneavoastra, in orice interviu este bine sa incepeti cu intrebari la care raspunsul este da/nu, dar folositi-le intotdeauna ca baza pentru intrebarile deschise din mijlocul interviului. Descoperiti prin cercetare expertii in materia respectiva, elaborati intrebarile pentru ei si apoi urmati pistele pe care vi le indica.

Cu toate ca unele persoane par sa se fi nascut cu talentul de a obtine informatii de la ceilalti, oricine lucreaza in domeniul relatiilor publice trebuie sa-si creeze tehnici de luare a interviurilor si sa le exerseze. La fel cu persoanele care canta la un instrument dupa ureche, cei nascuti cu talentul interviurilor - ca si toti ceilalti, de altfel - devin si mai buni prin exersare.

Mergeti la interviu cu intrebarile asternute pe hartie. Pastrati in minte informatiile obtinute prin cercetare. Apoi, daca se iveste ocazia, puteti urma o linie diferita de intrebari. Luati notite si folositi un reportofon, dar nu va bazati cu totul nici pe primul procedeu, nici pe al doilea. Fara discutie, comportamentul etic cere sa avertizati persoana careia ii luati interviul ca doriti sa inregistrati cele spuse si sa-i cereti acordul. Nu exista vreo lege federala care sa stipuleze necesitatea acordului in cazul unui interviu direct; dar, in cazul in care interviul se inregistreaza prin telefon interstatal fara a fi fost primit acordul, este ilegal. Cateva state cer obtinerea consimtamantului inainte de inregistrarea conversatiilor telefonice interne. Verificati neaparat prevederile legii din statul in care lucrati.

Ascultati ce va spune persoana respectiva si incercati sa retineti informatiile, inca-drandu-le in contextul descoperit prin cercetarea preliminara, incurajati raspunsurile complete, punand intrebari relevante si participand la conversatie. Evitati sa emiteti judecati. Dumneavoastra intrebati, nu afirmati. Exemplul A ofera o lista de control pentru interviuri.

Exemplul A. Lista de control pentru interviu

1. Faceti cercetare pe acea tema inainte de interviu.

2. Procurati-va informatii despre persoana careia ii luati interviul.

3. Pregatiti dinainte o lista de intrebari.

4. Spuneti-i dinainte persoanei careia ii luati interviul ce fel de intrebari ii veti pune.

5. Cand este posibil, folositi un magnetofon si luati notite. Nu va bazati niciodata exclusiv pe un aparat sau pe propria memorie.

6. Cereti explicatii cand nu intelegeti ceva.

7. Puneti intrebari exacte, intrebarile vagi determina raspunsuri vagi.

8. Puneti intrebarile pe rand. Nu aglomerati mai multe intrebari in aceeasi fraza, asteptandu-va ca persoana careia ii luati interviul sa raspunda la toate - sau macar sa le tina minte.

Unele dintre informatiile importante pe care le obtineti din interviuri provin din observarea atenta a persoanei din fata dumneavoastra. Fiti atent la indicatiile din comunicarea nonverbala si notati atat caracteristicile fizice, cat si factorii de mediu care pot aduce informatii. Mai ales observati gesturile care indica trasaturile caracteristice ale personalitatii si tineti minte accentele emotionale. Acestea sunt foarte vizibile in modul in care este spus un lucru : inflexiunile vocii, expresia fetei. Aveti grija insa sa nu vedeti in aceste detalii mai multe decat trebuie. Fiti constient de propriile tendinte si de implicarea in problema discutata, pentru a nu interpreta gresit ceea ce se intampla in realitate. Pentru a nu risca interpretari gresite, unii cercetatori prefera sa inregistreze interviurile pe videocasete, astfel incat sa retina acest tip de informatii si sa le identifice ulterior.

Nu uitati ca un interviu reusit are mai multe caracteristici, in primul rand, trebuie ca persoana careia ii luati interviul sa va simta prietenos si receptiv. Daca intretineti aceasta impresie, persoanele carora le luati interviuri va vor raspunde cu caldura. Veti face un pas mare in directia convingerii partenerilor de discutie ca interactiunea lor cu dumnea­voastra va fi si placuta, si satisfacatoare din punct de vedere personal, in al doilea rand, trebuie sa creati o atmosfera destinsa, in care cel caruia ii luati interviul sa nu fie inhibat de intrebari si care sa stimuleze raspunsurile sincere. Daca interlocutorii considera ca interviul este important, vor fi mai cooperativi, in al treilea rand, trebuie sa aveti grija sa nu exercitati nici un fel de presiune, nici reala, nici implicita, asupra persoanei careia ii luati interviul. Daca pastrati o atitudine detasata, dar toleranta, sunt mai multe sanse ca interlocutorii sa se "deschida' cu mai multa sinceritate decat v-ati fi asteptat.

Pentru a atinge aceste obiective, se recomanda sa faceti urmatoarele lucruri:

1. Sa va prezentati si sa spuneti unde lucrati (aratati-va actele, daca este nevoie sau daca vi se cere).

2. Sa aratati limpede ce doriti sa faceti.

3. Sa-i explicati persoanei respective de ce ati ales-o pentru interviu.

4. Sa va adaptati comportamentul la personalitatea interlocutorului.

5. Sa stabiliti o relatie buna.

Interviul de tip focus group. Interviul de tip focus group (sau IFG) este cu un grup, nu cu o singura persoana. Este, probabil, metoda de cercetare folosita cel mai gresit si

abuziv. Acest tip de interviu a fost gandit ca unealta de mare folos in faza preliminara cercetarii, nu ca metoda de cercetare. Scopul lui era sa ajute cercetatorii sa identifice termenii care au inteles comun pentru membrii unui public-tinta si sa-i foloseasca in intrebarile pe care le pun.

Procedeul este urmatorul: se aleg 8-12 persoane din publicul-tinta, se reunesc intr-un loc si se discuta cu ele cam doua ore pe o anumita tema. Atmosfera trebuie sa fie neprotocolara, dar moderatorul lucreaza intotdeauna cu o lista de intrebari pregatite dinainte, care sa-i determine pe participanti sa vorbeasca si sa interactioneze. Conversatiile sunt inregistrate, uneori pe videocaseta. intotdeauna urmeaza analiza unei transcrieri a dialogului, pentru a identifica acele cuvinte sau expresii pe care oamenii le folosesc in mod consecvent pentru a exprima anumite lucruri. Aceste cuvinte si expresii sunt folosite apoi pentru a formula intrebarile care se vor pune unui esantion de interlocutori.

Sa presupunem ca ati primit o comanda de la un laborator de testare a materialelor care executa, pentru clienti foarte diversi, testari nedistructive si distructive. Gama acestora se intinde de la testele de deformare a aliajelor pana la calitatea aerului. Multi dintre angajatii laboratorului sunt experti citati in procese, in special in probleme de garantie a produselor. Clientul dumneavoastra doreste un feedback de la inginerii responsabili cu controlul calitatii dintr-o varietate de categorii de fabrici in care testarea este un procedeu curent si regulat. Sa presupunem, in continuare, ca nu stiti nimic despre modul de functionare a unui laborator de testare a materialelor. Cum puteti formula intrebarile adecvate unui esantion de ingineri de la controlul calitatii ? Nu va apucati de lucru inainte de a face un IFG. Veti obtine destule indicatii pentru a formula un grup de intrebari precise care sa va aduca informatiile dorite.

Este pacat ca, in prezent, IFG-urile sunt folosite adesea pentru a contrabalansa cheltuielile mari impuse de cercetarea traditionala. Pe langa menirea initiala, ele pot oferi indicii despre o situatie, dar nimic mai mult. IFG-ul se ocupa de un grup atat de mic incat ar fi un miracol statistic ca 10 oameni sa reprezinte corect punctele de vedere ale catorva mii sau, poate, milioane, in nici un caz datele obtinute printr-un IFG nu pot fi generalizate si proiectate asupra publicului, in intregime, sau asupra unor categorii de public. Sfatul nostru este sa folositi acest procedeu asa cum a fost el gandit initial sau sa nu-1 folositi deloc.

Chestionarele. Cea de-a doua modalitate de a obtine informatii de la oameni este chestionarul. El este calul de povara al cercetarii. Totusi, schitarea unui chestionar este dificila. Uneori, este nevoie de mai multe intrebari simple pentru a obtine o singura informatie.

Nu este intotdeauna usor sa puneti intrebarea astfel incat interlocutorul sa inteleaga exact ce vreti sa spuneti. De exemplu, intr-o ancheta la nivel national a aparut o intrebare despre "liderii miscarii consumatorilor'. Alt cercetator, reluand o parte din acel studiu, a folosit aceeasi expresie adresandu-se unui public diferit, si una dintre persoanele contactate 1-a intrebat ce inseamna "lider al consumatorilor'. Se referea cercetatorul la activistii miscarilor, la delegatii guvernamentali sau la functionarii care se ocupa de informarea consumatorilor ori la angajatii din institutii care au sarcina de a raspunde consumatorilor? intrebarea a fost invalidata de interpretarea ei in moduri diferite. O tehnica folositoare pentru a va feri de acest risc este testarea intrebarilor inainte de a folosi chestionarul.

Toate intrebarile trebuie sa fie formulate astfel incat sa nu implice vreo deformare. Sa luam aceasta intrebare: Mai bei peste masura ? Chiar si un raspuns negativ ar insenina ca persoana careia i se ia interviul a baut peste masura candva, desi, in realitate, ea nu a consumat niciodata bauturi alcoolice, intrebarile puse in acest mod sunt nu doar ineficiente, ci si lipsite de etica.

Pentru a alcatui un chestionar, incepeti cu o lista a lucrurilor pe care doriti sa le aflati. Apoi schitati intrebarile cu care sa obtineti informatiile. Cine va raspunde la ele si in ce conditii ? Pe unii oameni ii irita chestionarele lungi la care trebuie sa raspunda la telefon, mai ales daca subiectul nu ii intereseaza. Un chestionar care se returneaza prin posta ii da celui care raspunde la el posibilitatea sa raspunda in functie de propria organizare a timpului. Dar, deoarece nu detineti controlul asupra persoanelor care raspund la chestio­narele prin posta, apar probleme legate de caracterul reprezentativ al esantionului.

Varsta si nivelul de educatie al celor care raspund pot fi factori care joaca un rol in formularea intrebarilor. Un alt factor poate fi gradul de familiarizare cu subiectul. Cu cat acesta este mai mic, cu atat trebuie sa fie mai simple intrebarile si mai lung timpul acordat raspunsului. Este important, de asemenea, ca intrebarile sa se insire intr-o secventa logica, astfel incat raspunsurile sa se formeze in mod firesc in mintea celui care raspunde.

Atunci cand formulati intrebarile, trebuie sa tineti seama si de modul in care va fi prezentat chestionarul si de sistemul de punctare. Daca va fi distribuit intr-un centru comercial aglomerat sau prin telefon, cei care raspund nu vor fi dispusi sa piarda prea mult timp ca sa raspunda la intrebari lungi sau complexe. Este greu sa se evalueze si sa se puncteze intrebarile deschise. Modul in care puneti intrebarile afecteaza raspunsurile, iar aceasta determina gradul de validitate si utilitate a informatiilor obtinute cu ajutorul chestionarului.

Ulterior, se analizeaza continutul unor intrebari deschise si al unor raspunsuri din interviuri. Aceasta inseamna numararea cuvintelor, pentru a vedea frecventa lor de aparitie si contextul in care apar. Cel putin doua agentii nationale de cercetare folosesc pe scara larga interviurile detaliate si analiza continutului. Sistemul implica transcrierea interviurilor orale si stocarea lor in calculator, asa cum se procedeaza cu alte raspunsuri deschise. Calculatorul poate sa claseze cuvintele dupa frecventa de aparitie, si se poate folosi un program din stiintele umane pentru a analiza fiecare cuvant in relatie cu celelalte. Din aceste analize reies adesea teme subtile, care permit cercetatorilor sa determine cu precizie ce inteleg cu adevarat oamenii prin ceea ce spun.

Avertismente. O mare parte dintre informatiile pe care le primiti din sursele secundare si primare sunt in forma statistica simpla, care se bazeaza pe intelesul unor concepte ca "total', "mijlociu' (medie), "mediana' si "metoda'. Daca nu sunteti familiarizat cu acesti termeni, luati un manual de matematica si studiati-1. Altfel, riscati sa interpretati gresit informatiile faptice, sa trageti concluzii gresite si, in ultima instanta, sa inselati publicul.

Informatiile obtinute din cercetare care implica relatii de tipul cauza-efect necesita, de obicei, statistici si metodologii de cercetare mai complicate. Exista mai multe carti valoroase care va pot indruma in aceste zone. Una este Reasoning wlth Statistics, de Frederick Williams, un volum brosat destinat celor care nu au studiat statistica, dar au nevoie sa stie cum sa interpreteze si sa foloseasca informatiile disponibile doar in forma statistica.

Indiferent daca folositi date secundare sau primare, fiti retinut in privinta sensului lor, mai ales daca cei care le-au cules afirma ca se bazeaza pe un esantion aleatoriu. Termenul de aleatoriu are un sens stiintific foarte strict atunci cand se refera la cercetarea de tipul sondajelor. Aceasta inseamna ca fiecare persoana din public trebuie sa aiba o probabilitate statistica egala si cunoscuta de a fi inclusa in esantion. Ideea principala care trebuie sa fie retinuta aici este ca numai atunci cand esantionul este cu adevarat aleatoriu datele obtinute pot fi generalizate la intregul public care face obiectul cercetarii.

Trebuie sa cautati protocolul de cercetare in toate informatiile provenite din cercetare pe care le folositi. El este o lista de intrebari, ca in exemplul B Daca raspunsurile la aceste intrebari lipsesc din raportul de cercetare sau sunt atat de vagi incat nu puteti avea o imagine limpede a modului in care au fost obtinute informatiile, nu va incredeti in acele date si in concluziile bazate pe ele. Se poate, desigur, ca informatiile sa fie de incredere ; folositi-le, totusi, cu prudenta.

Exemplul B.  Lista de control a protocolului de cercetare

1. Care este numele persoanei (persoanelor) sau organizatiei care a facut cercetarea? in ce data a fost facuta ? Pentru cine si de ce ?

2. Daca s-a folosit un esantion, ce masuri s-au luat pentru asigurarea caracterului aleatoriu ?

3. Ce masuri s-au luat pentru validarea intrebarilor inainte de a fi fost puse celor contactati ?

4. Ce masuri s-au luat pentru a asigura fiabilitatea metodelor de cercetare ?

5. Raportul de cercetare include o copie a chestionarului (sau a instrumentului de masura) ?

6. Cum va ajuta acest material, pe dumneavoastra sau organizatia respectiva, sa luati o decizie ?

Verificarea

Atunci cand incepeti sa asamblati toate informatiile, aveti nevoie sa verificati sursele. Verificati prin comparatie sursele primare. Daca descoperiti zone de conflict, cautati mai multe surse primare, astfel incat volumul de informatii sa va sprijine in mod evident concluziile.

in plus, verificati sursele primare prin cele secundare. Memoria oamenilor este supusa greselilor. Cand verificati informatiile, veti observa adesea conflicte intre sursele secundare. De exemplu, istoricii muncesc uneori ani la rand pentru a determina data unui eveniment. Cei mai multi dintre cercetatorii din domeniul relatiilor publice nu se ocupa de acest tip de cercetare, si nici nu ar avea timp pentru ea, dar prudenta este buna, mai ales acum, cand atat de multe informatii sunt strict specializate si tehnice. Daca expertii in domeniu nu sunt de acord, trebuie sa stiti acest lucru si sa aflati motivele. Verificati si iar verificati, pana se desluseste un tipar.

Verificarea comunicarii

Un tip special de cercetare este verificarea comunicarii. Ea vizeaza calitatea fluxului de informatii dintr-un loc in altul in interiorul unei organizatii. Se acorda o mare importanta si credibilitatii surselor. Atunci cand o organizatie isi evalueaza functiile comunicarii, actiunea trebuie sa se bazeze pe o gama larga de metode de cercetare.

Multe informatii se obtin din simpla citire, analizare si evaluare sistematica a buletinelor informative, revistelor destinate angajatilor, e-mail-urilor, memo-urilor, scri­sorilor, anunturilor si altor surse. Acest tip de verificare are ca rezultat si multe dovezi empirice. De exemplu, poate implica IFG-uri cu reprezentanti ai diferitelor grupuri de angajati. Se pot folosi mai multe chestionare, distribuite prin posta sau electronic ori direct, la sedinte.

Motivul pentru care se folosesc numeroase procedee de cercetare este una dintre maximele cercetarii: Uneori, oamenii se fac vinovati de rostirea a ceea ce cred ei ca vreti sa auziti, nu a ceea ce gandesc cu adevarat. Aceasta poate fi o problema serioasa atunci cand angajatii cred ca raspunsurile lor sunt supravegheate, chiar daca nu are cum sa fie asa. Sunt necesare si interviurile personale detaliate cu un esantion dintre angajati, in special atunci cand cautati blocajele din fluxul de informatii.

O verificare a comunicarii facuta corect poate oferi o comoara de informatii care nu va ajuta doar dumneavoastra, ca autor de texte pentru relatii publice, ci si conducerii de Ia toate nivelurile. De obicei, ea determina o examinare aprofundata a politicilor interne.

Scepticismul - o necesitate in toate activitatile de cercetare

Cercetarea implica multe cautari, gandire, verificare si analizare. Este actul prin care se hotaraste daca un lucru este probabil sau improbabil, adevarat sau fals, verosimil sau dubios, acceptabil sau inacceptabil, corect sau gresit. Acestea sunt decizii vitale in orice situatie din domeniul relatiilor publice. Pentru ele este nevoie de cugetare indelungata, de hotararea ferma de a cunoaste adevarul si de refuzul de a accepta altceva decat adevarul.

intrebarile care trebuie sa fie puse

Toti autorii de texte trebuie sa fie din tara lui Toma Necredinciosul*, deoarece scepticismul este marca tuturor scriitorilor de succes, inclusiv a celor din domeniul relatiilor publice. Scepticismul nu trebuie sa fie confundat cu cinismul. Primul este o mentalitate care spune "O sa cred, dar trebuie sa-mi dovedesti'. Cinicul adesea respinge dovezile fara sa le ia in considerare.

Atitudinea sceptica este deosebit de importanta pentru dumneavoastra, ca autor de texte pentru relatii publice, ca si pentru alti autori de texte din comunicarea de masa, chiar si atunci cand prezentati versiunea dumneavoastra despre fapte, deoarece sunteti raspunzator in fata legii pentru informatiile false. Pur si simplu nu va puteti permite sa considerati "adevar' cuvantul nici unei persoane. Trebuie intotdeauna sa insistati asupra documentelor si apoi sa verificati documentele, ca sa fiti sigur.

Verificati, punand intrebari cum sunt: Cine spune ca este adevarat? Ce documente sunt disponibile ? Unde sunt dovezile ? Exista o autoritate exterioara care sa sprjine cu dovezi acest lucru ? Care este experienta din acel sector ? Pot sa fac eu insumi testarea ? Ce reiese din alte cercetari? Care este reactia mea instinctiva fata de credibilitatea fiecarei surse ? Nu uitati ca singura intrebare stupida este cea care nu este pusa.

Raspunsurile suscita intrebari

Atunci cand incepeti sa cercetati sursele secundare si primare, descoperiti ca raspunsurile la intrebarile dumneavoastra sugereaza noi intrebari. Aceste intrebari vor sta la baza cercetarii viitoare. Trebuie sa retineti ca, daca doriti sa faceti cariera in domeniul relatiilor publice, trebuie sa deveniti un bun cercetator, care cauta intotdeauna intrebari noi.

Realitatea virtuala si cercetarea

in cartea Fantastic Voyage, cativa medici au intrat intr-un submarin si, redusi pana la dimensiunile unei celule, au fost injectati in fluxul sangvin al unui pacient, pentru a explora sistemul arterial uman. Jurassic Park se bazeaza pe ideea descoperirii in chihlimbar a unor molecule de ADN apartinand dinozaurilor, in conditii de clocire corecte, au putut sa iasa din oua aceste animale preistorice. Este vorba, desigur, despre fictiuni, dar s-au descoperit cu adevarat in chihlimbar larve de insecte antice. De fapt, bucatile de chihlimbar cu insecte in ele sunt din ce in ce mai greu de gasit, de la publicarea cartii Jurassic Park. Iar cercetatorii din domeniul medical au explorat, in ultimii ani, nervii umani si sistemul muscular, cu ajutorul unei noi tehnologii, realitatea virtuala. Experienta este foarte asemanatoare cu cea descrisa in Fantastic Voyage.

Realitatea virtuala (RV) este o tehnologie noua, care contopeste om si masina intr-un mediu generat de calculator, unde ei pot sa interactioneze cu mediul si cu alti oameni. Acest loc din ciberspatiu este hexadimensional si poate fi foarte dinamic si social. Este o versiune contemporana a Masinii timpului a lui H.G. Wells. Pentru a intra in realitatea virtuala, trebuie sa imbracati un echipament special si sa fiti conectat la un calculator special, care are periferice si soft-un adecvate. Dar va puteti misca peste tot in ciberspatiu si puteti atinge lucrurile cu ajutorul mai multor dispozitive, inclusiv un mouse. RV este deja folosita de arhitecti, piloti, ingineri etc.

Cu toate ca, in prezent, folosirea RV in cercetarea din domeniul comunicarii este foarte restransa, pentru toti cei interesati de comunicare si de comportamentul uman potentialul ei de aplicare la necesitatile relatiilor publice pare sa fie limitat doar de propria imaginatie

Sa presupunem ca doriti sa obtineti sprijin si sa adunati fonduri pentru un nou spital Ati putea crea un program RV in care oamenii vad conceptia arhitectului despre noua cladire si, in plus, intra in ea "de-a binelea' si o inspecteaza inainte de a fi construita.

Sau sa presupunem ca organizatia dumneavoastra vrea sa deschida un parc tematic, cum este Disney World. Membrii publicului-tinta pot sa viziteze parcul, prin intermediul realitatii virtuale, si sa vada ce le place si ce nu.

Cu toate ca acestea nu sunt decat doua dintre nenumaratele posibilitati, v-ati convins ca aceste procedee de cercetare le vor elimina pe cele care sunt acum considerate cele mai bune si mai solide modalitati de evaluare a parerilor, atitudinilor, credintelor si comportamentului. Ca instrument de cercetare in domeniul nostru, RV este inca in stadiul de amoeba, dar va evolua. Singura intrebare este : Cat de repede ? Fiti pe faza.

Fisele de informatii - instrumente de baza in domeniul relatiilor publice

Un tip foarte util de cercetare este descoperirea de informatii interne, despre organizatie si despre activitatile ei. Fisele de informatii standard prezinta datele fundamentale despre organizatie. Ele trebuie sa fie usor de obtinut, fie pe cate o singura fila, fie in forma de dosar. Mai aveti nevoie si de o fisa despre istoria organizatiei, cu datele semnificative din evolutia ei. Fisele de informatii despre evenimentele speciale, pe langa rolul de a-i nforma pe ceilalti despre ceea ce se petrece, va ajuta si sa pastrati directia buna

Evenimentul special este una dintre cele mai obisnuite activitati pentru specialistii in relatii publice. Acest tip de evenimente sunt organizate cu diferite scopuri, cum sunt strangerea de fonduri sau atragerea atentiei mijloacelor de comunicare in masa (asa-numitele evenimente mediatice). Indiferent de scopul evenimentului, primul lucru pe care trebuie sa-1 faceti in aceasta situatie este pregatirea unei fise de informatii. : Fisa de informatii trebuie sa contina o descriere a tuturor activitatilor, plus ziua, data, ora si durata fiecareia, precum si numele persoanei care raspunde de ele. Precizati si calitatea fiecarei persoane (in legatura cu evenimentul). Dupa ce ati schitat programul, adaugati toate elementele de fundal: unde are loc evenimentul si cand; cheltuielile (daca sunt); numele dumneavoastra, plus toate locurile si numerele de telefon la care puteti fi gasit. Acum, fisa este esentialmente completata.

Pe o pagina separata puteti adauga o scurta istorie a evenimentului, cu date si repere, ca alt element de baza din dosarul dumneavoastra de presa pentru media, (in capitolul 15 sunt prezentate dosarele de presa pentru media.) Pentru a aduce la zi o fisa de informatii despre o actiune umanitara "pro-am' (profesionisti-amatori), puteti anexa o pagina pe care notati actiunile de acest tip care au mai avut loc, cu numele participantilor si ale castigatorilor, scorurile, sumele obtinute, beneficiarii sumelor, sponsorii si locurile in care au avut loc actiunile precedente (daca s-au desfasurat in alta parte).

Concluzii

Informatiile accesibile pe calculator sunt mai usor de folosit, dar pot fi mai putin demne de incredere, in functie de originea lor.

Succesul planificarii in domeniul relatiilor publice este direct proportional cu calitatea informatiilor pe care se bazeaza.

Cercetarea este esentiala pentru autorul de texte care lucreaza in relatiile publice.

in activitatea autorului de texte pentru relatii publice, cercetarea se ocupa de: politicile interne si externe adecvate, materialele de baza relevante, categoriile de public vizate, metodele de prezentare a mesajului, cele mai eficiente media si evaluarea succesului programului.

Informatiile obtinute prin cercetare trebuie sa fie stocate in asa fel incat sa poata fi usor gasite, aduse la zi si utilizate.

Cele mai obisnuite surse de informatii secundare sunt bibliotecile, lucrarile de referinta, bibliografiile, periodicele, bazele de date si dosarele guvernamentale.

Interviurile de tipfocus group sunt unelte destinate etapei preliminare a cercetarii, care ajuta la identificarea cuvintelor si expresiilor folosite in comun de publicul--tinta pe un anumit subiect.

Un IFG poate sa ofere indicatii despre o situatie, dar rezultatele lui nu pot fi generalizate la intregul public-tinta.

Informatiile primare provin in special din interviuri si chestionare. Pentru a obtine informatii prin aceste mijloace, trebuie sa va pregatiti cu atentie, pentru a pune intrebari pline de miez persoanelor potrivite si in conditiile potrivite.

Nu este suficient sa se culeaga informatiile. Trebuie sa le verificati inainte de a
va baza pe ele pentru a lua decizii. Fiti sceptic.

Prin insasi natura cercetarii, raspunsurile la intrebari suscita alte intrebari. Devenind un bun cercetator, aveti asigurata slujba in domeniul relatiilor publice. Verificarea comunicarii foloseste o gama larga de tehnici de cercetare pentru a obtine raspunsuri la intrebari.

Uneori, angajatii spun cercetatorilor ceea ce cred ca vor acestia sa auda, nu ceea ce gandesc cu adevarat.

Desi nu este inca folosita pe larg in cercetarea din domeniul relatiilor publice, realitatea virtuala ofera perspective entuziasmante.

O parte din cautarea de informatii se desfasoara pe plan intern. Multe dintre informatiile fundamentale despre o organizatie sunt inscrise in fisele de informatii. Fisele de informatii ale organizatiilor sunt de doua tipuri: referitoare la functio­nare si istorice. Cele referitoare la functionare pot fi despre organizatie sau despre evenimentele speciale.

Fisele de informatii trebuie intotdeauna sa faca parte din dosarul de presa pentru media, dar sunt folosite si pentru alte categorii de public, cum sunt investitorii, donatorii, voluntarii si suporterii.

Scrisul care prezinta clar si simplu lucrurile complicate: stil si continut

Autorii de texte pentru relatii publice rareori pregatesc materiale care le-au fost comandate special pentru a fi citite, ascultate sau privite. Ocazional, in aceasta munca puteji redacta un ghid, un manual sau un curs pe caseta video care sa acopere necesitatile unui anumit public. Dar aceasta se intampla rar. Cele mai multe categorii de public pentru care faceti cercetare si pentru care scrieti au libertatea sa-si aleaga informatiile. Si exista o competitie apriga, la toate nivelurile. Trebuie sa luptati pentru atragerea atentiei, prin tot felul de mesaje interesante. Atunci cand incercati sa plasati mesajele in mass-media, asupra carora dumneavoastra si organizatia dumneavoastra nu detineti controlul, intrati in competitie cu materiale elaborate de redactori experimentati si colaboratori externi ai publicatiilor din toata lumea. Aceasta inseamna ca trebuie sa fiti un scriitor foarte bun, care ofera informatii excelente intr-unmod extraordinar de interesant.

Este foarte important sa tineti minte ca a scrie bine inseamna a scrie texte care comunica bine. A scrie prost inseamna a scrie texte care nu reusesc sa comunice.

William Zinsser, scriitor si profesor de tehnici de redactare de la Yale, spune ca textele reusite care nu sunt de fictiune trebuie sa-i lase cititorului un gand incitant pe care nu-l avea inainte. Nu doua sau cinci; unul singur¹. Dar toate sfaturile din muntele de carti despre arta scrisului nu fac doi bani daca nu invatati mai intai cel mai important punct: Scrieti in asa fel incat oamenii sa inteleaga ce vreti sa spuneti. Iata gandul incitant pe care trebuie sa-1 retineti din capitolul de fata. Pentru a face aceasta, trebuie sa va aplecati atat asupra stilului, cat si asupra continutului.

Nu veti reusi sa comunicati prea bine daca introduceti, pur si simplu, niste cuvinte in calculator, fara sa va ganditi prea mult la ele, sau daca va preocupa mai mult etalarea propriului vocabular decat comunicarea cu cititorii. Trebuie sa va ganditi cine sunt cititorii sau ascultatorii dumneavoastra. Ce stiu ei ? Ce cred ei ca stiu ? Nu puteti avea succes daca nu faceti altceva decat sa le spuneti ceea ce doriti, cu cuvintele pe care le alegeti, in plus, se presupune ca o mare parte din ceea ce scrieti trebuie sa aiba un anumit efect. Redactarea de texte pentru relatii publice este centrata pe rezultate, si acesta este un mestesug care cere invatatura si practica.

Cum puteti crea texte care sa comunice cu succes? Nu exista formule magice, si trebuie sa incepeti cu elementele de baza - mesajul, publicul, media. Apoi trebuie sa aveti grija ca mesajul, oricat de complex ar fi, sa fie simplificat.

1.   William Zinsser, On Writing Well, editia a Il-a, Harper & Row, New York, 1980, pp. 56-57.

Mesajul, publicul, media

O mare parte dintr-un text bine conceput se pregateste corect inainte de a incepe sa scrieti. Trebuie sa faceti cercetarea necesara asupra subiectului, astfel incat sa intelegeti materialul, sa stiti ce este important si sa aveti imaginea exacta a ceea ce doriti sa comunicati si a rezultatelor dorite. Trebuie sa mai stiti cine va primi comunicarea dumneavoastra si care este cel mai bun mod de a ajunge la acele persoane. Pe scurt, trebuie sa cunoasteti mesajul, publicul si media.

Mesajul

Redactarea de texte, pentru relatiile publice sau din alte domenii, are un scop: sa transmita un mesaj. Scopul oricarui scriitor este sa transfere ganduri in mintea altor oameni, indiferent de media. Asadar, primul pas este sa hotarati ce vreti sa spuneti. Daca dumneavoastra nu intelegeti ce spuneti, nu vor intelege nici ceilalti.

Aceasta inseamna ca trebuie sa stiti exact ce spuneti. Nu formulati mesajul in termeni confuzi, abstracti. Asigurati-va ca il intelegeti inainte de a va apuca de scris. Daca nu puteti scrie o propozitie scurta, simpla, ca rezumat al ideii pe care vreti sa o transmiteti, inseamna ca mai aveti nevoie de gandire. Nu uitati: Ce anume doriti sa se intample ca rezultat al efortului dumneavoastra de comunicare ?

Publicul

Totusi, nu este destul sa intelegeti mesajul. Mai trebuie sa-1 formulati astfel incat si publicul sa-1 inteleaga. Trebuie sa stiti cine sunt cititorii sau ascultatorii (vedeti secventa despre categoriile prioritare de public, in capitolul 1) si trebuie sa le cunoasteti caracteristicile, valorile si credintele, astfel incat sa puteti sa stabiliti contactul cu ei (vedeti secventa despre elementele demo- si psihografice, in capitolul 1). Altfel, nu veti fi capabil sa comunicati eficient. Pe scurt, trebuie sa modelati mesajul dupa forma publicului.

Media

O parte importanta a modelarii mesajului este alegerea media adecvat acelui public. Pe langa aceasta, pentru tipuri diferite de mesaje sunt potrivite media diferite. Alegerea media potrivite este un aspect important al comunicarii reusite (vedeti capitolul 1).

La randul ei, alegerea media afecteaza modul in care trebuie sa structurati mesajul. Articolele scrise pentru reviste au cu totul alt stil decat mesajele pentru serviciile publice transmise la radio. Trebuie sa folositi stilul potrivit acelor media si sa fiti constient de avantajele si limitele lui din punct de vedere tehnologic.

Aceste trei reguli - sa cunoasteti mesajul, sa cunoasteti publicul si sa cunoasteti media - va asigura o mare parte a succesului. De ele depind atat continutul, cat si stilul textelor pe care le redactati.

Totusi, aceste reguli nu se aplica decat la faza de planificare a scrisului. Chiar daca va cunoasteti mesajul, publicul si media, textul poate sa esueze. Faza de executie este la fel de importanta ca pregatirea. Asa incat, pentru ca executia sa aiba succes, trebuie sa adaugati alte trei reguli: scrieti clar, continutul sa fie interesant si simplificati lucrurile complicate, pentru ca informatia sa fie accesibila.

Stilul

Desigur, claritatea este tinta principala a stilului de redactare. Daca publicul nu intelege ce ati scris, efortul dumneavoastra a fost inutil. Dar, chiar daca textul este limpede, un stil plicticos poate sa-i adoarma pe cititori, si mesajul tot nu ajunge la ei.

Usor de citit/ascultat

Daca are o motivatie puternica, o persoana "isi va croi drum prin orice incalceala de cuvinte, semne sau hieroglife', spune expertul in lizibilitate Robert Gunning². Este perfect adevarat. Cineva extrem de interesat de un subiect va citi chiar si cele mai proaste texte, incercand sa culeaga orice farama de informatie. De obicei insa, interesul nu este atat de mare. Oamenii, bombardati din toate partile cu mesaje de relatii publice care provin de la diversi comunicatori, tind sa ignore orice mesaj care consuma prea mult timp sau efort.

Care sunt calitatile care fac scrisul "usor de citit' ? Aceasta intrebare a determinat numeroase cercetari, prin care s-a ajuns, in final, la doua calitati esentiale : lungimea propozitiilor si lungimea cuvintelor.

Lungimea propozitiilor. Primul principiu al textelor lizibile este ca majoritatea frazelor sa fie scurte. Pentru ca intelesul sa fie limpede, cititorul trebuie sa poata percepe imediat relatiile dintre cuvinte. Frazele lungi, incalcite, tind sa ascunda aceste relatii.

Desigur, nu toate frazele trebuie sa fie scurte. Un suvoi de propozitii scurte face lectura plictisitoare. Pe de alta parte, frazele lungi pot fi si ele limpezi - daca sunt construite corect.

Deci cheia lizibilitatii este lungimea medie a frazelor. O fraza lunga, din loc in loc, nu face nici un rau. Dar o serie nesfarsita de fraze lungi naucesc cititorul. Dupa parerea lui Gunning, proza moderna pe care publicul o citeste are o lungime medie a frazelor de circa 16 cuvinte³. Daca la dumneavoastra media este mult mai mare, probabil ca textele nu sunt atat de lizibile cat ar trebui sa fie.

Exista doua motive principale pentru lungimea exagerata a frazelor. Unul este faptul ca scriitorii incearca sa lege propozitiile independente din fraza prin conjunctii coordo­natoare sau sa adauge detalii care ar putea sa apara in frazele urmatoare. Celalalt este faptul ca sunt prezente prea multe cuvinte inutile. Leacul este simplu: folositi mai multe puncte si mai putine cuvinte.

2.   Robert Gunning, The Technique ofClear Vfriting, editie revazuta, McGraw-Hill, New York, 1968, p. 1.

3. Ibidem, p. 51.

De exemplu, unele fraze lungi pot sa fie taiate in doua, printr-un punct pus in locul potrivit. Evitati conjunctiile de tipul "insa'. Puneti punct si incepeti o noua propozitie. Analizati exemplul urmator:

Secretariatul a anuntat ca studentii din ultimul an au prioritate la inscrierea la cursurile cu locuri limitate ; insa studentii din ultimii ani care vor sa profite de aceasta inlesnire trebuie sa prezinte la inscriere o recomandare a indrumatorului lor, in care se specifica numarul de ore necesar pentru absolvire.

Un punct dupa "limitate' determina reformularea partii urmatoare, dupa cum urmeaza :

La inscriere, studentii respectivi trebuie sa aduca recomandarea indrumatorului cu numarul de ore si cursuri necesare pentru absolvire.

Dintr-o fraza de 49 de cuvinte se fac doua propozitii, una cu 17 si cealalta cu 18 cuvinte, incercati sa le aduceti pe fiecare la ravnita cifra de 16 cuvinte*. in original, fraza are 48 de cuvinte si se transforma in doua propozitii de cate 19 cuvinte, in privinta mediei de 16 cuvinte, trebuie sa ne raportam la cea ideala pentru limba romana (n.t.).

Excesul de cuvinte din multe texte este rezultatul tentatiei de a scrie prea mult -folosind in exces elementele modificatoare, in special cuvinte care intensifica si care pot fi redundante. Unii modificatori sunt atat de banalizati, incat nici nu mai au sens, cum este cazul cu "spectaculos' si "uimitor'. Unele cuvinte sunt redundante - de exemplu, "a pierde degeaba'** sau "copii tineri'. ** in original, dog puppies; dar, cum nimeni nu spune in limba romana "catel de caine', am profitat de ocazie pentru a semnala o redundanta care apare frecvent, in forma "a pierde timpul degeaba' (n.t.).

Cu cat sunt mai putine cuvinte, cu atat este mai puternica afirmatia respectiva.Decanul a spus ca niciodata, in cei 10 ani de cand este la aceasta universitate, nu a mai vazut asa prapad si ca a fost surprins si socat de comportamentul scandalos si distructiv al studentilor prezenti la meci, chiar daca si-a dat seama ca nu era vorba despre toti studentii, ci doar de cateva elemente perturbatoare.

Este preferabila forma: "Decanul a spus ca a fost socat de comportamentul scandalos si distructiv al studentilor prezenti la meci'.

Fraza originala ar fi fost si mai greoaie daca atributele nu erau clare. Multe texte sunt obscure din cauza atributelor inutile. Prezentarile si comentariile personale incarca si ele textul, iar in cazul comunicatelor de presa comentariile sunt neavenite. Aceste defecte sunt destul de frecvente in ceea ce se numeste "textele de afaceri'.

Un exemplu este: "Despre integritatea structurala s-a descoperit ca este greu de masurat'. Nu aveti nevoie decat de "Integritatea structurala este greu de masurat'. Daca afirmatia are nevoie de justificare, citati sursa, nu bateti campii.

Informatiile de mica importanta sunt una dintre cauzele prezentarilor stufoase. Alta cauza poate fi lipsa concentrarii. Oamenii sunt grabiti si, daca vreti sa le rapiti timpul, trebuie sa castigati acest drept printr-un apel simplu si limpede.

Este important ca studentii sa asculte in timpul iernii emisiunile de stiri, ca sa afle daca universitatea isi suspenda cursurile in mod oficial in zilele cu vreme foarte rea. incercati urmatoarea formulare: "Suspendarea cursurilor universitatii in zilele cu vreme foarte rea va fi anuntata la posturile de radio si televiziune'.

Problema comentariilor personale este atat de frecventa in mesaje incat unul dintre autori interzice studentilor sa-1 foloseasca pe "eu' la inceputul frazelor din scrisorile explicative, din memo-uri sau din anunturile date in media. Motivul? Oamenii au tendinta sa reactioneze, instinctiv, cu "Si ce-mi pasa mie?'. Desigur, putini sunt destul de nepoliticosi ca sa o spuna deschis, dar reactia este aceeasi. "Eu' il distanteaza pe cititor, in vreme ce "dumneavoastra' il implica.

Totusi, scurtarea frazelor nu este decat startul in redactarea unor texte limpezi. Frazele scurte nu usureaza lectura in cazul in care cuvintele din acele fraze nu sunt inteligibile. Nu puteti scrie fraze limpezi daca nu folositi cuvinte limpezi.

Lungimea cuvintelor. Un student cu un vocabular exceptional a predat o lucrare pe care o considera extrem de bine scrisa. Comentariul profesorului, mazgalit vizibil, a fost simplu : "Evita pletora de polisilabice'*. intrucat vocabularul studentului nu era chiar atat de bogat, a cautat in dictionar expresia si a descoperit ca inseamna "excesul de cuvinte lungi'.

Profesorul ar fi putut scrie "Nu mai folosi atatea cuvinte lungi', iar studentul ar fi inteles imediat. Morala pe care trebuie sa o desprinda autorii de texte pentru relatii publice este dubla, in primul rand, daca folositi cuvinte lungi, unii dintre cititori nu le vor intelege, in al doilea rand, chiar daca acele cuvinte lungi pe care le folositi sunt cunoscute, ele fac cititorul sa intarzie.

Nu este nevoie sa spuneti "precipitatii' in loc de "ploaie'. Nu se intampla nimic rau daca spuneti "uz' in loc de "folosinta' sau "utilizare'. "Drept' este un cuvant la fel de bun ca "echitabil'.

Unii autori nu pot sa reziste ispitei de a-si umple textele cu expresii care suna pompos, ca "analiza conceptuala integrata' sau alte stupizenii prolixe. Fiecare fraza de-a lor are cel putin doua cuvinte care se termina in ,,-itate', ,,-izare', "-atic', ,,-ism', ,,-iune'. Evitati cat puteti de mult astfel de cuvinte. Ele ingreuneaza lectura si reduc forta expunerii dumneavoastra. Asa cum intreaba Alden S. Wood, autor de texte pentru relatii publice, cine ar reactiona la cuvintele urmatoare ?

Ramaneti pe terenul propriu! Abtineti-va de la angajarea in relatii interpersonale balistice, in afara de cazul in care aceste relatii sunt initiate de catre cei carora le incumba puterea. Daca, totusi, devine evident ca interactiunea ostila deschisa este incipienta, debutul sa-si aiba geneza in aceasta zona geopolitica.

Lungimea medie a frazelor din acest paragraf este sub 14 cuvinte. Dar cuvintele sunt atat de cetoase incat se pierde complet sensul. Din fericire, capitanul John Parker nu a vorbit asa. El a rostit celebrul indemn "Ramaneti pe pozitii. Nu trageti decat daca se trage in voi. Dar, daca vor razboi, fie ca el sa inceapa aici ** Episod celebru din batalia de la Lexington, de la 19 aprilie 1775 (n.t.).

De ce cuvintele lungi ingreuneaza lectura ? Unul dintre motive este ca ele tind sa fie abstracte. Cititorii inteleg mai repede atunci cand cuvintele sunt concrete - cu alte cuvinte, daca evoca imagini vizuale si evita ambiguitatea. De exemplu, daca o companie petroliera spune ca va cheltui niste bani pe "facilitati de explorare petroliera', cititorul obisnuit nu are o imagine clara a obiectului pe care il cumpara compania. Imaginea ar fi limpede daca ar citi "instalatie de foraj'.

Cuvintele lungi sunt adesea necunoscute cititorilor. Cuvintele obisnuite, pe care cititorii le recunosc imediat, sunt, in general, scurte. De ce sa spunem "remuneratie', daca "plata' merge la fel de bine ?

Formule de lizibilitate. Scurtimea frazelor si cuvintelor este primul ingredient al textelor clare. Aceste idei au fost incorporate in diverse formule de testare a lizibilitatii unui text (vedeti Anexa A). Aceste formule - in special cele elaborate de Gunning si Flesch - pot fi foarte utile autorilor care doresc sa verifice limpezimea textelor lor. Pot fi folosite in acest scop si unele programe de calculator. Nu trebuie sa uitati insa ca un grad inalt de lizibilitate nu asigura succesul textului. Formulele despre care vorbim aici nu sunt bune decat sa masoare simplitatea structurala, si, asa cum subliniaza Gunning, "o absurditate scrisa simplu ramane absurditate'⁴.

4.   Gunning, op. cit., p. 44.

in plus, claritatea poate sa fie scopul principal al redactarii, dar nu este unicul. Un text clar poate fi pretentios si fortat. Un text poate fi atat de simplu incat ajunge de-a dreptul plicticos. Claritatea nu are nici o valoare daca textul nu este interesant, deoarece, in general, un text care nu este interesant nu se citeste.

Ce face ca textul sa fie interesant ? in primul rand, subiectul. Unele subiecte sunt intere­sante pentru unii oameni, dar nu si pentru altii (de aceea trebuie sa va cunoasteti publicul). Aici ne ocupam insa de stil. Obiectivele fundamentale ale stilului sunt, pe langa claritate, dezvoltarea logica a ideilor si trecerea lina de la o idee la alta. Desigur, stilul trebuie si sa ajute la mentinerea interesului cititorului. Textul trebuie sa fie stralucitor, cu multe verbe active si expresii pline de viata. Textele interesante sunt firesti, lipsite de monotonie si, in general, "suna bine'. Textele interesante folosesc cuvinte personale, ca dumneavoastra si voi, pentru a accentua dimensiunea umana. Prin urmare, pe langa scopul fundamental al claritatii, autorii priceputi se straduiesc sa ofere naturalete, varietate, eufonie si dimensiune umana.

Naturaletea

Lectura este facilitata de stilul de conversatie. Expertii in lizibilitate spun ca una dintre regulile de baza ale scrisului usor de citit este "scrie cum vorbesti'. Desigur, nu puteti scrie exact asa cum vorbiti. Exista o diferenta intre limbajul scris si cel oral. Frazele orale nu sunt atent structurate si contin, adesea, multe repetari, in vorbire, sensul poate fi nuantat prin intonatie, inflexiunile vocii, expresiile faciale si gesturi. Nu puteti reproduce in scris aceste trasaturi ale limbajului oral. Dar puteti scrie texte care sa sune firesc, ca si cum cineva le-ar fi putut rosti.

De exemplu, urmatoarea fraza este limpede, dar suna a fraza scrisa, nu orala:

Smith nu a fost deranjat de faptul ca Johnson i-a inmanat demisia. El a spus ca pozitia detinuta de Johnson nu este importanta.

Acelasi lucru ar putea fi scris intr-un mod mai firesc, ca o conversatie.

Smith nu s-a sinchisit de demisia lui Johnson. El a zis ca, oricum, munca lui Johnson nu era cine stie ce.

Un test eficient de naturalete este sa cititi cu voce tare ce ati scris. Daca va impiedicati in unele fraze si vi se innoada limba, acea fraza nu este destul de usor de citit. Mai lucrati la ea. Daca tot nu reusiti sa scrieti fraze care sa sune firesc, incercati urmatorul procedeu. Scrieti ceea ce doriti sa comunicati ca si cum ati vorbi despre acele lucruri cu cineva. Apoi rescrieti fraza cu sintaxa corecta, asigurandu-va ca pronumele sunt la locul lor si ca sensul este limpede. O parte din caracterul de conversatie al textului este dat de folosirea verbelor active, nu pasive.

Observati ameliorarea rezultatelor atunci cand inlocuim diateza pasiva cu cea activa in urmatoarele fraze:

Pasiv S-a facut tot ce este posibil de catre inginerii firmei pentru a se relua functionarea.

Activ Inginerii firmei au facut tot ce le-a stat in putinta pentru a se relua functionarea.

Pasiv S-a cerut de catre presedintele companiei ca expozitia sa fie tinuta deschisa de catre angajatii muzeului.

Activ Presedintele companiei le-a cerut angajatilor muzeului sa tina deschisa expozitia.

Alt procedeu care ajuta la obtinerea unui ton firesc al textului este folosirea formelor contrase. Faceti-o fara restrictii. Toata lumea le foloseste in vorbire si, indiferent ce v-a spus profesorul de gramatica, nu se intampla nimic daca apar si in scris. Nu se pierde nici un strop din sens cand scrieti don't, won't sau can't in loc de do not, will not sau cannot. Evitarea formelor contrase nu face altceva decat sa incetineasca citirea, iar cititorilor nu le place sa fie incetiniti.

Varietatea

Monotonia poate otravi un stil care este bun din alte puncte de vedere. Nu ati facut nimic daca insirati ca pe ata fraze limpezi, care suna firesc, daca structura si vocabularul lor sunt atat de asemanatoare incat cititorul se plictiseste. Cautand cuvinte diferite, imbogatiti sensul si facilitati intelegerea. Cuvintele noi, care aduc inviorare, ajuta si la stabilirea ritmului. Stilul trebuie sa-i stimuleze pe cititori sa inainteze si sa nu se opreasca. Cititorii nu trebuie sa lupte din greu ca sa parcurga fiecare fraza.

Varietatea inseamna respectarea cu intelepciune a regulilor. De exemplu, am mentionat deja ca nu este nevoie ca toate frazele sa fie scurte. Este adevarat ca o serie de fraze lungi face sa-i fie greu cititorului sa urmareasca firul. Si este usor sa te pierzi intr-un labirint de locutiuni adverbiale si prepozitionale. Dar, din loc in loc, cate o fraza lunga, daca este construita corect, poate sa imbunatateasca naratiunea. O fraza compusa prin coordonare il duce pe cititor de la o idee la alta. in unele locuri, rasturnarea topicii reduce monotonia si poate sa sublinieze actiunea din fraza, insa trebuie sa manuiti atent aceasta tehnica, pentru a nu modifica sensul.

Multi scriitori, cu toate ca sunt constienti de necesitatea ca varietatea sa fie judicioasa, sar calul in incercarea de a folosi un vocabular cat mai variat. Asa incat cauta trei sau patru cuvinte diferite pentru a descrie acelasi lucru. De exemplu :

Cand mi-au sosit cartile, am luat lucrarile cu coperti tari din pachet si am asezat volumele

pretioase pe raftul cu tomuri, alaturi de celelalte publicatii copertate.

Expertii in limbaj numesc aceasta capcana "variatia eleganta'. "Putine greseli literare sunt atat de raspandite', spune unul dintre ei⁵.

5.   H.W. Fowler, Modern English Usage, Oxford University Press, New York, 1965, p. 148.

Nu incape indoiala ca problema isi are radacinile in credinta generala ca nu trebuie sa folosim de doua ori intr-o fraza acelasi cuvant. Dar nu exista aceasta interdictie in nici un regulament, si rareori o astfel de repetare este atat de daunatoare pe cat cred unii scriitori. Sigur ca repetarea unui cuvant de mai multe ori poate fi plictisitoare. Dar nu este nevoie sa rasfoiti lexicoanele ca sa-i gasiti un sinonim. Si, adesea, un pronume merge foarte bine : "Am luat cartile din cutie si le-am pus pe raft, langa celelalte'.

in alte cazuri, nu este nevoie sa se repete cuvantul: "Jones, Smith si Brown au castigat cu totii la curse; Jones a avut prima victorie, Smith a treia biruinta si Brown al cincilea triumf'. Dar nu este nevoie sa aplicam lectiile despre vocabular. Este la fel de clar daca spunem: "Jones a castigat prima oara, Smith a treia si Brown a cincea'.

Daca nu puteti evita repetitia, pur si simplu folositi iar acelasi cuvant. N-o sa muriti din asta. Iar cititorul nu va mai trebui sa-si bata capul sa inteleaga daca motivul pentru care ati folosit cuvinte diferite este diferenta reala, incercarea de evitare a repetarii sau, mai rau, incercarea de a arata ce vocabular aveti.

in ceea ce priveste lexiconul, nu-1 aruncati. Folositi-1 insa doar atunci cand cautati un anumit cuvant, care este perfect potrivit in acel loc, pe care il cunoasteti, dar nu vi-1 puteti aminti pe moment. De putine ori se dovedeste inteleapta alegerea unui cuvant de care nu ati mai auzit sau pe care nu 1-ati folosit niciodata. Recurgeti intotdeauna la un dictionar, ca sa va asigurati ca ati ales cuvantul potrivit.

Eufonia

Principalul motiv pentru care atat de multi scriitori vor sa evite uniformitatea frazelor si repetarea cuvintelor este dorinta de a crea in textele lor eufonie. Este foarte adevarat ca un text ritmic, in care se folosesc corect figurile de stil, este, de obicei, mai placut de citit decat un text de-a dreptul pretios.

Singura modalitate de a crea eufonie este sa cititi texte bine scrise si sa va dezvoltati simtul ei. Daca descoperiti un stil frumos, folosit cu succes de altcineva, imitati-1 fara rezerve. Trebuie doar sa nu va pierdeti controlul. Asa cum spunea un specialist, "inlantuirea unor fraze armonioase poate sa semnaleze mai multa slefuire decat profunzime'⁶, in primul rand aveti grija ca gandurile sa va fie limpezi, iar mesajul dumneavoastra sa incante mintea. Abia apoi trebuie sa va preocupe incantarea urechii.

Dimensiunea umana

Atunci cand scrieti despre oameni, este firesc ca textul sa contina elemente umane. Dar, atunci cand subiectul este mecanic, impersonal sau abstract, sarcina dumneavoastra este mai dificila. Cum sa angrenati dimensiunea umana cand scrieti despre obiecte neinsufletite ? Trucul este sa va amintiti ca scrieti pentru oameni chiar si atunci cand nu scrieti despre ei. Atunci cand este cazul, adresati-va cititorilor cu dumneavoastra/voi. Folositi pronumele noi pentru a va referi la oameni, in general, cand este vorba despre cunostinte generale, ca in fraza "Stim astazi ca Pamantul este rotund', intrebarile retorice si citarea directa ajuta la crearea unei tonalitati personale. Daca nu gasiti nici una si nu folositi niciodata cuvintele noi sau dumneavoastra/voi, textele pe care le scrieti au putine sanse sa fie cu adevarat interesante.

6.   Kenneth E. Andersen, Persuasion Theory and Practice, Allyn & Bacon, Boston, 1971, p. 126

Expresiile rasuflate

"Precupetirea eforturilor', "exista aspecte'* (* in original, "the performance highlights' si "the series features'. Am recurs la adaptarea exemplelor, cu expresii din mult prea tenacea "limba de lemn' (n.t.) si alte expresii de acest fel sunt rasuflate. Comunicatele de presa incarcate de intorsaturi invechite, cum sunt "sentimente inalta­toare', "sa ne avantam spre noi culmi' si "sa facem totul' isi merita soarta - "clasarea' in cosul de gunoi. Cliseele fac ca textul dumneavoastra sa para invechit, deoarece cuvintele sunt foarte familiare. La redactarea de texte pentru relatiile publice este nevoie de prospetime si vitalitate. Dar nu incercati sa improspatati un cliseu. Si nu incercati sa fiti subtil, punandu-1 intre ghilimele (pentru a semnala ca, de fapt, nivelul dumneavoastra este mult superior, dar folositi acolo un limbaj familiar), deoarece tocmai asa atrageti atentia asupra banalitatii lui. Evitati, pur si simplu, expresiile pe care le auziti si le cititi peste tot.

Eliminarea bias-urilor

Un autor de texte poate uneori sa foloseasca, fara intentie, cuvinte care jignesc. O formulare neatenta poate ofensa persoanele cu handicap, membrii grupurilor etnice, oamenii de o anumita varsta - in special cei foarte tineri si cei foarte batrani - sau femeile. Trebuie sa va intre in reflex folosirea unui limbaj care nu subliniaza genul. Evitati expresiile cum sunt "directorii', care exclude "directoarele'. Folositi "cadre de conducere' sau precizati: "comercianti', "detailisti' etc. Nu folositi pronumele masculin in sens generic. Folositi fie un substantiv, fie pluralul prenumelor (lor, al/ale/ai lor etc.). Nu mentionati etniile sau handicapurile decat atunci cand sunt importante pentru continut. Aveti grija sa nu apara stereotipii in limbaj sau in creatiile artistice. Persoanele varstnice care duc o viata activa se simt jignite daca grupul lor de varsta este reprezentat de cineva leganandu-se in balansoar, iar copiilor le displace sa fie prezentati ca adulti in miniatura, dar imbecili.

Exemplul C. Lista de control pentru redactarea unui text          

1.   Mesajul este limpede? Ati spus exact ceea ce doreati sa spuneti?

2.   Ati identificat categoriile de public importante ? Textul dumneavoastra li se adreseaza lor ?

3.   Stilul textului este adaptat media pe care le aveti in vedere?

4.  Frazele sunt limpezi de la prima vedere? Nu apare nici o constructie derutanta?

5. Sunt frazele, in medie, scurte? Ati evitat sa scrieti fraze lungi, una dupa alta?

6.  Textul dumneavoastra este concis, lipsit de cuvinte inutile ?

7.   Ati folosit cuvinte obisnuite, concrete, care evoca imagini vizuale?

8.   Exprimarea dumneavoastra este fireasca? Textul este usor de citit cu voce tare?

9.   Structura frazelor este variata ?

10. Este folosita in cele mai multe fraze diateza activa?

11. Ati folosit suficient de multe cuvinte si fraze personale?

12. Ati inlocuit expresiile rasuflate cu un limbaj creativ?

13.Textul dumneavoastra este lipsit de partinire?

14. Este cel mai bun text pe care il puteati redacta?

Prelucrati articolul fara crutare. Cel mai bine este daca il lasati deoparte o zi si apoi va intoarceti la el. Rugati si alte persoane sa-1 citeasca si sa va spuna parerea. Lista de control din exemplul C ofera un ghid pentru evaluarea variantei de lucru a textului.

Continutul: simplificarea lucrurilor complicate

Niciodata nu a fost mai mare nevoie de texte clare si simple. Cu mesajele de pe e-mail fulgerand prin ciberspatiu si cu faxurile care inconjura lumea, ceea ce ati scris dumnea­voastra va fi tradus si interpretat in limbajul specific al unor alte culturi, al unor alte experiente.

Daca nu uitati niciodata sa folositi un limbaj simplu, veti putea sa scrieti limpede chiar si despre cele mai complicate idei. Acest lucru este important, deoarece lumea a devenit excesiv de complexa.

in prima sa lucrare despre teoria relativitatii, scrisa in 1905, Albert Einstein a formulat una dintre cele mai simple fraze pe care o puteti gasi in vreo lucrare stiintifica. Explicand o idee despre timp si simultaneitate, el a scris (tradus in engleza):

Daca spun, de exemplu, "Trenul soseste aici la ora 7', inteleg prin aceasta "Indicarea orei 7 de catre limba mica a ceasului meu si sosirea trenului sunt evenimente simultane'⁷.

Este greu de gasit o formulare mai simpla.

7. Albert Einstein, "On the Electrodynamics of Moving Bodies', Annalen des Physik, 17, 1905, pp. 891-929, reprodus in The Principie of Reiativity, trad. engl. W. Perrett si G.B. Jeffrey, Dover, New York, 1952

Einstein a fost adeptul textelor simple si, cu toate ca in lucrarile stiintifice folosea termeni tehnici, toate lucrarile destinate marelui public sunt limpezi si usor de citit. El a putut scrie simplu despre subiecte cum este relativitatea, deoarece le intelegea deplin. A putut scrie limpede, fara prea multi termeni tehnici, deoarece cunostea destul de bine subiectul pentru a exprima ideile intr-un limbaj obisnuit, fara sa piarda nimic din precizie.

Nimeni nu se asteapta ca autorii de texte pentru relatiile publice sa cunoasca vreun subiect asa cum cunostea Einstein fizica, insa se asteapta de la ei sa transpuna subiecte complexe intr-un limbaj inteligibil. Nu sunt deloc simple energia nucleara, industria chimica poluanta sau economia petroliera. Medicina, problemele urbane si serviciile sociale pot fi la fel de complicate ca matematicile superioare. Totusi, aceste subiecte sunt din ce in ce mai importante pentru omul de rand. Angajatii din compartimentul de relatii publice trebuie sa fie capabili atat sa explice implicatiile actiunilor guvernamentale si institutionale in aceste zone, cat si sa interpreteze cele mai noi rezultate ale cercetarii. Se recomanda ca variantele finale ale textelor sa fie verificate de un expert, pentru a fi sigur ca interpretarile dumneavoastra sunt corecte. Este nevoie de aptitudini deosebite pentru a simplifica lucrurile complexe fara erori de transpunere.

Unii specialisti considera ca este imposibil sa se explice marelui public lucruri -complexe, cum este cercetarea stiintifica. Chiar si Rudolf Flesch, avocatul suprem al simplificarii lucrurilor complicate, ii sfatuieste pe autorii de texte sa nu incerce sa dea explicatii stiintifice complete..Puteti sa prezentati sensul unei descoperiri, spune el, si sa-i aratati importanta. Dar o explicatie stiintifica integrala? Flesch nici n-ar incerca macar sa o faca, pe baza formulei sale de lizibilitate :

Aici ar trebui sa intru in formule statistice de regresie si corelari multiple si Dumnezeu mai stie ce, si nimeni dintre cei care nu au studiat statistica nu ar pricepe ce zic Nu exista decat un sfat pe care pot sa vi-1 dau in treaba asta cu oferirea de explicatii stiintifice exacte unor profani: nici sa nu incercati'.

Nu toata lumea este de acord cu aceasta atitudine. William Zinsser spune ca "un subiect complex poate fi facut la fel de accesibil pentru profani ca si un subiect simplu. Trebuie doar sa insiram o fraza dupa alta'⁹.

in practica, nu este, adesea, de mare folos sa explicam principii stiintifice subtile unor nespecialisti - nu atat pentru ca cititorii profani n-ar intelege, cat pentru ca pe cei mai multi dintre ei nu-i intereseaza, insa, daca un cititor este interesat de un anumit subiect, un autor bun poate sa i-1 explice. Puteti chiar sa explicati statistica unor oameni care nu au urmat cursuri de specialitate, daca sunt destul de interesati pentru a urmari pana la capat o explicatie destul de lunga.

Astazi, in multe cazuri, oamenii nu sunt doar interesati de explicatiile stiintifice. Ei chiar le cer. Daca firma dumneavoastra construieste in apropierea orasului un combinat chimic, este cazul sa fiti capabil sa le explicati celor care locuiesc acolo ce va face combinatul si cum vor functiona sistemele lui de siguranta. Nu veti scapa doar cu "Nu va faceti probleme - nu e nici un pericol'.

Unele conceptii stiintifice contradictorii ajung pana la public, iar oamenii nu stiu ce sa creada sau sa faca. Pe fondul cresterii interesului public fata de problemele legate de sanatate, in 1988, Harvard School of Public Health si International Food Information Council Foundation au creat un grup consultativ format din experti. Ulterior, grupul a fost largit, adaugandu-se savanti din domeniul alimentatiei, redactori de la diferite ziare, reprezentanti ai relatiilor cu media din cadrul universitatilor, reporteri de la publicatii, radio si televiziune, grupuri de consumatori si personal de conducere din industria alimentara. Rezultatul a fost un set de indicatii pe baza carora oamenii pot evalua informatiile¹⁰.

8.   Rudolf Flesch, The Ari of Plain Talk, Collier Books, New York 1962, pp. 158, 162.

9.   William Zinsser, On Writing Well, ed. cit., p. 114.

10. "Panel Issues Guidelines for Reporting Scientific Research', pr reporter, 16 martie 1998, p. 2

Alta solutie este folosirea aceluiasi sistem atat in interior, cat si in exterior, pentru a elabora un document numit luare de pozitie ("act de consemnare a pozitiei' - vedeti capitolul 8). Acest tip de documente sunt redactate pe baza materialelor primite de la compartimentele juridic, de marketing, de servicii pentru clienti, de gestionare, de relatii publice si de probleme publice si iau in calcul punctele de vedere opuse ale grupurilor de actiune si ale concurentilor. Ulterior, luarea de pozitie ofera rampa de lansare pentru toate declaratiile publice despre o problema privind produsele, serviciile sau proiectele. Iar daca publicul nu pune direct intrebari tehnice, le vor pune reporterii de la ziare si de la media electronice, in'zilele noastre, mass-media se ocupa de subiectele tehnice mai mult si mai amanuntit decat pana acum. Atunci cand reporterii care pregatesc astfel de articole nu inteleg ceva, de multe ori se adreseaza specialistilor in relatii publice.

Autorii de texte pentru relatii publice - care, in cele mai multe cazuri, au ca pregatire jurnalistica sau literele, nu domeniile tehnice pe care trebuie sa Ie interpreteze - sunt pusi adesea in incurcatura. Atunci cand un grup de actiune acuza firma dumneavoastra de evaziune fiscala, cum explicati problemele complexe ale amortizarii accelerate si ale creditului fiscal pentru investitii ? Cum reuseste reprezentantul de relatii publice al unei fabrici suspectate de poluarea aerului sa explice diferenta dintre standardele primare ale aerului din mediu si limitele secundare ale emanatiilor? Cum explica purtatorul de cuvant al conducerii unei centrale nucleare ce inseamna "radioactivitate de 10 picocurii' ? Nu este usor, dar aceste lucruri pot fi explicate. Puteti simplifica un lucru complicat, si il puteti simplifica in mod corect - dar numai daca, precum Einstein, cunoasteti deplin subiectul.

Cunoasteti-va subiectul

Circula de mult o vorba printre redactorii de ziar, ca un reporter bun poate sa scrie orice articol. Daca reporterul nu stie prea multe despre subiectul respectiv, se adreseaza unui expert, ii pune cateva intrebari si apoi explica totul cititorilor, in cuvinte pe care ei le inteleg. Sau, cel putin, aceasta este teoria.

O fi fost buna candva zicala, dar acum nu mai este. Nici pentru reporteri, nici pentru autorii de texte de relatii publice. Totusi, se scriu adesea in acest fel brosuri (booklets) despre subiecte complicate. Un inginer face descrierea tehnica a unui proces sau a unui aparat, in cuvinte specifice domeniului. Textul este dat specialistului in relatii publice, care il prelucreaza si il rescrie, simplificand limbajul, dar pastrand informatiile asa cum le-a prezentat inginerul, in teorie, specialistul in relatii publice nu are nevoie sa stie nimic despre acel subiect; inginerul este cel care ofera informatiile. Autorul de texte pentru relatii publice trebuie doar sa stie cum sa scrie limpede.

Problema este ca nu puteti simplifica un lucru complex decat daca stiti ce inseamna. Trebuie ca dumneavoastra sa-1 intelegeti deplin inainte de a-1 putea explica altcuiva. Trebuie sa stiti mai mult despre acel subiect decat apare in text. in caz contrar, nu veti putea deosebi situatiile in care o formulare simplificata poate fi de sine statatoare sau este nevoie sa fie modificata. Si nu veti sesiza diferenta dintre o afirmatie corecta si una falsa. Iata, de exemplu, un text in care autorul incearca sa descrie in termeni simpli pericolele fumatului :

Deschizand un nou front in razboiul pe care il duce impotriva fumatului, guvernul federal are de gand sa faca public un nou pericol - monoxidul de carbon - pentru a constrange industria tutunului sa reduca procentul acestei substante din tigari, asa cum a redus gudronul si nicotina.

Fraza este destul de simpla, dar contine si o mare absurditate. Monoxidul de carbon nu este o substanta din interiorul tutunului, care asteapta sa fie eliberata. Este un gaz creat atunci cand carbonul (din tutun) se combina cu oxigenul (din aer), in timpul arderii tutunului. Autorul textului nu stia prea multe despre subiect. Fraza mai contine o absurditate - monoxidul de carbon nu este un "nou pericol'. Nu este nou nici ca fenomen asociat cu arderea tigarilor, nici ca element identificat recent, prin probe stiintifice, ca pericol pentru sanatate. Toata zarva din jurul subiectului, adesea cu adjective alese neinspirat, distruge credibilitatea.

Acelasi lucru este adevarat si pentru reporterul care a incercat sa descrie reactoarele reproducatoare rapide:

Numele reactorului reproducator rapid vine de la [] faptul ca reactia in lant este mult mai rapida decat la reactoarele [] conventionale.

Si aici avem de-a face cu o simplificare usor de citit a unei idei complexe. Si iar este o simplificare incorecta. Sensul de repede nu se refera la rata reactiei in lant (care se masoara in numarul de atomi care se divizeaza pe secunda), ci la viteza neutronilor -particule subatomice care se invartesc in interiorul reactoarelor si divizeaza atomii, in centralele atomice obisnuite, atomii sunt divizati de neutroni lenti; in reactoarele reproducatoare rapide, cea mai mare parte a divizarii o fac neutronii rapizi.

Cum se pot evita aceste greseli ? Pur si simplu, trebuie sa studiati bine subiectul inainte de a scrie. Cereti ajutorul expertilor pentru ce nu intelegeti. Verificati inca o data toate pasajele care contin afirmatii de care nu sunteti absolut sigur.

in sfarsit, nu incercati sa le spuneti cititorilor tot ce stiti. Aceasta implica intotdeauna zonele de granita, unde cunostintele dumneavoastra sunt mai nesigure si unde incep sa se strecoare erorile. Unele afirmatii perfect compatibile cu ceea ce stiti pot fi incompatibile cu ceea ce nu stiti, in plus, daca le spuneti cititorilor tot ceea ce stiti dumneavoastra, probabil ca le spuneti mult mai mult decat isi doresc sau au nevoie, ei sa stie. Dati-le cititorilor doar atat cat este necesar pentru a intelege mesajul.

De exemplu, daca doriti sa continuati povestea cu monoxidul de carbon din fumul tigarilor, puteti fi tentat sa scrieti cam asa:

Monoxidul de carbon, o molecula alcatuita dintr-un atom de carbon legat de un atom de oxigen, este periculos din cauza afinitatii sale chimice cu hemoglobina. Hemoglobina, o substanta chimica complexa care contine fier, este mecanismul prin care este transportat oxigenul in fluxul sangvin. Din cauza faptului ca afinitatea monoxidului de carbon cu hemoglobina este superioara afinitatii oxigenului cu hemoglobina, monoxidul de carbon diminueaza capacitatea hemoglobinei de a transporta oxigen.

Aceasta explicatie, chiar daca este esentialmente corecta, este prea lunga, in afara de cazul in care va adresati unor studenti la medicina sau unor biochimisti, tot ce trebuie sa spuneti este ca monoxidul de carbon diminueaza capacitatea sangelui de a transporta oxigen prin corp. Dumneavoastra trebuie sa stiti totul despre hemoglobina si transportul de oxigen. Dar nu este nevoie sa o spuneti tuturor. Cu cat stiti mai mult despre un subiect, cu atat va va fi mai usor sa-1 simplificati si cu atat scad sansele de a face greseli.

Exista, totusi, un pericol atunci cand cunoasteti multe lucruri despre un subiect. Cand ati scris despre acel subiect un timp, va treziti folosind jargonul disciplinei respective. Acesta este punctul slab care apare, inevitabil,- in majoritatea lucrarilor despre subiecte tehnice. Daca vreti ca publicai sa inteleaga ce spuneti, evitati folosirea termenilor tehnici. Mai bine urmati regula de aur a simplificarii lucrurilor complicate: folositi un limbaj simplu.

Folositi un limbaj simplu

Cei mai multi oameni recunosc limbajul simplu atunci cand il aud. Este vorbirea de toate zilele, fara cuvintele lungi si termenii tehnici care misuna prin textele savantilor, inginerilor, economistilor, medicilor, avocatilor si autorilor de texte din alte domenii specializate. Fiecare profesie sau meserie are vocabularul ei special, pe care il folosesc specialistii cand comunica intre ei. Din pacate, unii dintre ei folosesc aceleasi cuvinte -jargonul din domeniu - si cand incearca sa comunice cu persoane din afara acelei discipline. Nu este bine. Pentru a scrie in limbaj simplu, trebuie sa evitati folosirea cuvintelor cu "sensuri pentru initiati'. Si este cu atat mai gresit sa folositi un astfel de limbaj cu intentia de a insela cititorii. Acest procedeu este lipsit de etica.

Semanticienii numesc limbajul inselator limbaj dublu. Dupa William Lutz, acesta este de cel putin patru tipuri: limbajul eufemistic, jargonul, limbajul functionaresc (sau birocratic) si cel emfatic¹¹, in unele cazuri, limbajul dublu nu reuseste sa comunice pentru ca este derutant sau vag. in alte cazuri, este inselator in mod deliberat - si, prin urmare, lipsit de etica si de responsabilitate. Pot sa apara neintelegeri, dar fara consecinte grave, la folosirea jargonului si a limbajului emfatic, inselaciunea intentionata este, adesea, motivul care sta la baza folosirii limbajului functionaresc si a celui eufemistic.

Evitati limbajul dublu. Eufemismele pot insela in mod deliberat, ca in cazul deciziei din 1984 a Departamentului de Stat al SUA de a folosi expresia "deposedarea de viata in mod ilegal sau arbitrar' in loc de "omor' in rapoartele anuale privind drepturile omului in lume. Unele eufemisme sunt de-a dreptul ridicole, ca numirea gunoierilor "ingineri sanitari'. Altele pot fi considerate utile, pentru a proteja sensibilitatea unor persoane sau pentru a respecta unele tabuuri culturale.

Jargonul este folosit in orice profesie. Un termen de specialitate poate reprezenta un concept complicat, pentru a carui descriere completa ar fi nevoie de paragrafe intregi. Dupa ce specialistii din acel domeniu au cazut de acord asupra unui astfel de termen, il pot folosi in deplina libertate, deoarece toti cei care se ocupa cu acea disciplina stiu ce inseamna. Dar pentru profani suna ca limbajul pompos

Autorii de texte trebuie sa cunoasca si alt tip de jargon care poate crea probleme -cuvinte obisnuite care au intelesuri speciale pentru membrii unui anumit grup. De exemplu, tipografii folosesc cuvinte ca "zat' si "capitala' in cu totul alt sens decat majoritatea oamenilor. Autorii de texte trebuie sa se asigure ca un cititor de rand va intelege atunci cand foloseste un cuvant obisnuit in sensul special.

Limbajul emfatic consta din cuvinte neobisnuite folosite pentru concepte banale, ca atunci cand membrii unui anumit grup folosesc cuvinte lungi sau confuze in loc de cuvintele scurte, familiare, cu acelasi sens. De exemplu, specialistii folosesc adesea termeni tehnici doar ca sa sune mai impresionant. Iata fraza urmatoare, scrisa de un inginer care explica unele dintre inconvenientele heliocentralelor:

Toate sistemele solar-termice trebuie sa accepte tranziente diurne si tranziente rapide, datorate trecerii norilor, in functionarea din timpul zilei.

De fapt, el incearca sa spuna ca noaptea se face intuneric si ca norii acopera uneori soarele. Ideea nu este complicata si nu exista nici un motiv ca sa sune complicat.

Limbajul birocratic este numit si limbaj functionaresc. O parte din el isi are originile in cea mai mare institutie de la noi - guvernul federal, in 1981, Malcolm Baldridge, pe arunci ministrul Comertului, a hotarat sa curete macar zona lui si a redactat un memo in care interzicea anumite expresii, stavilind crearea altora de acest gen. El ii avertiza pe lucratorii din comert sa evite "cuvintele corcite, substantivele si adjectivele folosite ca verbe si verbele pasive'. Erau incluse aceste greseli: finalizat ("terminat' este foarte bun); a avea impact asupra unei situatii (suntem pe teren sigur daca o "controlam' sau o "influentam'); parametrii in cadrul carora se lucreaza ("limitele specifice' este binevenit); simpatizez cu dumneavoastra ("Ma doare-n cot! Oricum va trebui sa spun «da» sau «nu»')¹².

12. "Hacking Through the Paper Jungle', Public Relalions Journal, august 1981, p. 26.

Autorii de texte bune nu folosesc niciodata limbajul dublu atunci cand cuvintele de toate zilele sunt la fel de potrivite. Totusi, uneori, cuvintele obisnuite nu sunt la fel de bune. Daca un cuvant care nu are echivalent in limbajul simplu este esential pentru subiect, nu aveti de ales, trebuie sa-l folositi. Dar explicati-le cititorilor ce inseamna acest termen nou.

Poate ca nu este nevoie decat sa oferiti o definitie simpla atunci cand folositi prima oara cuvantul. Dar, de obicei, simplificarea lucrurilor complicate inseamna mai mult decat definirea termenilor tehnici; de fapt, definitiile din dictionare sunt, adesea, la fel de derutante ca termenii insisi. Iar scopul dumneavoastra nu este sa imbogatiti vocabularul cititorilor, ci sa transmiteti o idee. De cele mai multe ori puteti face ca ideea sa fie inteleasa mai usor descriind noul termen, nu definindu-1.

Descrieti, nu dati definitii. Sa presupunem ca scrieti despre elementul chimic litiu ca agent in tratarea depresiei neuropsihice. Este bine sa incepeti prin definirea litiului. Asa ca deschideti dictionarul si gasiti urmatoarele : "litiu : un element moale, alb-argintiu, din grupa metalelor alcaline. Numarul atomic 3, greutatea atomica 6,941'. Nu este o definitie prea utila. Daca aceasta este tot ce puteti sa le spuneti cititorilor, nu vor fi mult mai luminati decat erau.

in schimb, ati putea scrie : "Litiul este un metal alb-argintiu, foarte usor - de fapt, este cel mai usor metal cunoscut. Este si foarte moale, poate fi taiat cu cutitul. Numele ii vine de la cuvantul din limba greaca lithos, care inseamna «piatra»'. Acum, cititorii au o imagine despre litiu. Ati alungat o parte din misterul care inconjura numele litiului si puteti trece la utilizarea lui.

Din acelasi motiv, nu faceti nici o isprava daca despre kilowatt-ora spuneti ca este "cantitatea de energie consumata atunci cand o sarcina electrica de un kilowatt este mentinuta timp de o ora'. Veti avea mai mult succes daca spuneti ca un kilowatt-ora este cantitatea de electricitate necesara pentru a face sa functioneze un foehn timp de o ora sau energia necesara pentru a praji trei felii de paine. Acestea nu sunt definitii stiintifice valabile pentru un kilowatt-ora, dar sunt descrieri bune - si sunt mult mai multe sanse sa fie intelese.

Atunci cand folositi definitii sau descrieri, nu trebuie sa introduceti prea multi termeni noi. Folosirea termenilor tehnici este un lux in care trebuie sa va scaldati cu masura. Nu va asteptati ca oamenii sa asimileze imediat mai multi termeni noi. Desigur, unii scriitori lucreaza conform principiului "defineste-1 si foloseste-1 fara probleme'. Aceasta este o metoda mult indragita de autorii de manuale. Ei prezinta un termen nou (sau cinci, sau oricat de multi simt nevoia), il definesc si apoi desfasoara naratiunea, folosind termenii noi. Iar bietii studenti se trezesc ca trebuie sa se intoarca la pagina cu definitia cam la fiecare 10 secunde ca sa nu piarda sirul celor citite.

Totusi, autorii de manuale nu prea au de ales, pentru ca, adesea, scopul lor este sa-i invete pe studenti vocabularul unei noi discipline. Iar acest obiectiv cere definitii. Dar autorii de texte pentru relatii publice au alt scop : sa comunice un mesaj unic. Nu puteti face aceasta daca introduceti termeni noi doar in scopul de a educa publicul. Trebuie sa transmiteti cea mai mare parte a mesajului dumneavoastra in cuvinte pe care publicul le intelege deja. Cu alte cuvinte, folositi cat mai mult posibil limbajul simplu.

Daca scrieti o brosura (booklet) medicala despre interferon, o proteina din organism care ajuta la respingerea bolilor, trebuie sa folositi termenul "interferon'. Dar nu este nevoie sa dati cititorilor o lectie completa de biochimie. Nu va lasati tentat sa folositi cuvinte ca "fibroblaste' sau "lipo-polizaharide'. Chiar daca definiti acesti termeni, folosirea lor va pune in umbra ceea ce incercati sa spuneti despre interferon.

Ce se intampla daca acesti termeni sunt esentiali pentru subiectul discutat ? Tocmai asta este - ca, probabil, nu sunt esentiali. Cel putin, nu termenii in sine. Fibroblastele pot fi importante, dar puteti spune la fel de bine "celule de tesut conjunctiv'. Daca descrieti aceste lucruri fara sa le numiti, va fi mai usor si pentru dumneavoastra, si pentru cititori.

Se intelege de la sine ca nu puteti descrie termeni tehnici daca nu stiti ce inseamna. Asadar, ori de cate ori tratati un anumit subiect tehnic, trebuie sa aveti la indemana un dictionar de specialitate. De exemplu, daca scrieti despre geologie, trebuie sa aveti un dictionar de stiinte ale Pamantului sau o lucrare de referinta de acest gen.

Ce se intampla daca ati inlocuit jargonul cu cuvinte obisnuite, acolo unde s-a putut, si ati descris foarte bine toti termenii tehnici necesari, insa mesajul continua sa fie prea complex pentru cititorul de rand? in acest caz, trebuie, pur si simplu, sa le dati cititorilor suficiente informatii esentiale ca sa poata intelege. Trebuie insa sa aveti grija sa nu dati prea multe informatii esentiale dintr-o data. Spuneti lucrurile treptat.

Spuneti lucrurile treptat

Daca spuneti cititorilor prea multe dintr-o data, ii puteti incurca. Un cititor poate sa accepte un fapt nou, daca folositi cuvinte pe intelesul lui, dar nu va asteptati sa-i puteti transmite mai multe idei noi in acelasi timp. Mintea cititorului va semnala "supra­incarcare' si nu va mai accepta nimic. Este ca arderea unei sigurante atunci cand puneti prea multe aparate electrice in aceeasi priza. Creierul, la fel cu circuitele electrice, poate accepta sa treaca doar o anumita cantitate de curent.

Trebuie sa prezentati ideile noi pe rand. Si trebuie sa o faceti in succesiunea logica. Prima idee o explica pe a doua, a doua pe a treia si asa mai departe.

Daca porniti de la ideea cea mai simpla si inaintati pas cu pas, puteti sa-1 duceti pe cititor pana la un nivel inalt de complexitate. Iata cum descrie Isaac Asimov felul in care a redactat o lucrare de matematici:

La inceput, a fost vorba despre aritmetica; de-abia in capitolul doi am ajuns la cifrele arabe, iar de fractii nu am pomenit pana in capitolul patru. Oricum, pana la sfarsitul cartii vorbeam despre numerele imaginare, numerele hiperimaginare si numerele transfmite - si acesta era scopul real al cartii. Trecand de la numaratoare la transfmite, am urmat un plan atat de atent trasat si de progresiv incat nici o clipa nu a parut altfel decat usor¹³.

Daca o faceti treptat, puteti explica aproape orice. Elementul esential este sa va asigurati ca prima treapta este la locul ei. Dupa ce ati identificat punctele principale si le-ati pus in ordine, analizati primul punct. Vor sti cititorii despre ce vorbiti? Evident, aceasta depinde de cititori si de nivelul cunostintelor lor despre acel subiect. Totusi, pentru a sti de unde sa porniti, este nevoie de o definire foarte clara a tuturor treptelor. Trebuie sa determinati de la inceput punctele centrale. Multi autori de texte fac acest lucru; dar, undeva, intre inceput si sfarsit, ideile principale se pierd. Comunicarea lucrurilor complexe este sortita esecului daca numai autorul stie care sunt ideile principale. Punctele centrale trebuie sa-i fie clare celui care citeste textul.

Prezentati cu claritate punctele principale

Indiferent daca scrieti despre un subiect complex sau despre unul simplu, obiectivul este acelasi: sa transmiteti un mesaj. Mesajele trebuie sa se sprijine pe fapte, cifre, descrieri si explicatii. Nu puteti omite detaliile importante. Mult prea adesea insa wtorii textelor

ingaduie detaliilor si descrierilor sa intunece mesajul. Punctul central este ingropat intr-un paragraf cu statistici sau se arata la capatul unei serii de expresii calificative echivoce. Nujtrebuie sa pierdeti din vedere telul. Aveti grija ca ideea principala sa reiasa deplin.

in general, reusiti acest lucru daca enuntati de la inceput punctul principal, cu claritate si forta, lasand detaliile pentru mai tarziu. Este mult mai usor pentru cititori sa urmareasca un lant de explicatii daca au aflat intai ideea principala.

Daca nu prezentati cu claritate ideea principala, nu numai ca mesajul nu va ajunge la cititori, dar ei nu vor da importanta celor spuse de dumneavoastra.

Atunci cand va imbolnaviti, mergeti la medic, deoarece considerati ca el este destul de familiarizat cu suferinta dumneavoastra pentru a va pune diagnosticul si a va trata rapid. Dar, daca nu sunteti in stare sa spuneti clar ce simptome aveti, medicul nu va sti ce sa faca, cel putin la inceput, il puteti ajuta daca va pregatiti pentru consultatie studiind Family Health Manager¹⁴. Una dintre sectiunile acestei brosuri (booklet) trateaza modalitatea de pregatire pentru intalnirea cu medicul. Gasiti in exemplul 5.4 lista de control cu intrebarile la care trebuie sa fiti pregatit sa raspundeti. Desi aceste intrebari se refera la probleme complexe, ele sunt formulate intr-un limbaj simplu, direct, pe care il intelege toata lumea. Este un text bun, pentru ca foloseste cuvinte familiare pentru a descrie concepte dificile.

Explicati lucrurile necunoscute cu ajutorul celor cunoscute

Cititorii nu inteleg cu usurinta explicatiile complicate despre lucruri care le sunt necunoscute. Daca insa legati subiectul de un lucru din cadrul experientei cititorului, puteti sari peste mai multe etape de definire si descriere, ajungand direct la explicatie.'

Analogiile simple sunt minunate cand este vorba sa facem pe cineva sa inteleaga de ce lucrurile sunt intr-un anumit fel. in privinta folosirii curentului electric, apar adesea nemultumiri, deoarece marii consumatori industriali platesc mai putin (in centi pe kilowatt-ora) decat locuitorii din acel cartier. Stabilirea taxelor de consum al curentului electric este foarte complicata, dar un autor de texte angajat la o companie de electricitate a avut o idee stralucita - a explicat diferenta de pret folosind analogia cu rosiile. Atunci cand rosiile, camioanele si ketchup-ul inlocuiesc generatoarele, cablurile si transformatoarele, cititorii se pot concentra pe mesaj in loc sa se straduiasca sa inteleaga o terminologie care nu le este familiara (vedeti exemplul 5.5).

Subiectele stiintifice, in special, necesita explicatii in cuvinte familiare. Autorul unei lucrari de stiinte naturale i-a ajutat pe cititori sa inteleaga un fenomen natural cunoscut, dar pe care putina lume 1-a vazut - aurora boreala - in urmatorul mod:

In zilele noastre, savantii considera ca aurora boreala este produsa de particulele de "vant solar' in interactiunea lor cu campul geomagnetic de dincolo de straturile superioare ale atmosferei, in zona numita magnetosfera. Dupa parerea lui Syun-Ichi Akasofu, de la Institutul de Geofizica al Universitatii din Alaska, vantul solar produce cantitati uriase de electricitate in magnetosfera. Aceasta energie accelereaza particule din straturile superioare ale atmosferei, unde lovesc atomi din diferite gaze, producand culorile caracteristice si umpland cerul cu o lumina care danseaza¹⁵.

14. Steven Krauss (coord.), Your Health Care Planner, Madison, Boston, 1994, p. 19.

15. Bruce Brown, "Shedding Light on the Aurora', National Wildlife, februarie-martie 1985, p. 51. Copyright ° 1985 National Wildlife Federation. Reprodus cu acordul celor in drept.

Analogiile ajuta publicul sa vizualizeze lucrurile necunoscute. Paula La Roque, experta in redactare de texte de la The Dallas Morning Nevs, citeaza cateva exemple M-urte : - David Stipp, de la The Wall Street Journal:

Acestea sunt, ca sa folosim termenul exact, salamandre patate. Negre, lungi de sase toii si stropite cu buline de un galben viu, parca ar fi pui de aligator in costum de clovn.

Oamenii pot fi ajutati sa vada ceva si prin folosirea unor cuvinte concrete in locul abstractiilor. Abstractiile sunt vagi si deschise interpretarilor. Cu cat va indepartati de cuvintele specifice si concrete, cu atat lasati mai mult loc imaginatiei publicului.

Folositi lista de control din exemplul 5.6 atunci cand verificati ciorna unei lucrari despre un subiect complicat.

16. Paula LaRocque,  "This Analogy Clinic Fits Writers' Needs Like Cabretta Gloves' Collumn', Quill, septembrie 1996, p. 32.

Mesajul trebuie sa fie accesibil

Modul in care prezentati mesajul contribuie si el la simplificarea materialului. De exemplu, unele tipuri de litera sunt mai usor de citit decat altele. Cele mai multe litere cu picioruse sunt mai usor de citit decat cele scrise cu (asa-numitul) caracter grotesc, deoarece recunoastem cuvinte intregi, nu litere, si avem tendinta sa parcurgem cu privirea randurile, oprindu-ne din loc in loc. Ochiul prinde partea de sus a literelor cu picioruse si identificam cuvantul chiar fara sa vedem toate literele¹⁷. (Vedeti capitolul 12.)

Discutand modalitatile de a face materialele mai accesibile, Kathleen Tinkel, de la Adobe Magazine, face distinctia intre caracterul citet si caracterul lizibil. Dupa parerea ei, caracterul citet ^se refera la usurinta cu care se disting literele. Caracterul lizibil se refera la aspectul dactilografiat, incluzand marimea, spatiile, marimea casetei, marimea randurilor, aranjarea in pagina si alte variabile de acest gen¹⁸.

17. Kathleen Tinkel, .Taking it In', Adobe Magazine, 7(4), aprilie 1996, pp. 40-44.

18. Ibidem.

19. Ibidem.

1.  Ati cercetat subiectul in profunzime ? intelegeti complexitatea lui si sensurile exacte ale termenilor pe care ii folositi ?

2.   Textul dumneavoastra ramane in limitele cunostintelor pe care le aveti?

3.   Le-ati spus cititorilor doar atat cat este nevoie ca sa inteleaga ideea?

4.   Ati folosit cat mai mult posibil un limbaj limpede, evitand jargonul inutil? Ati inlocuit termenii de specialitate cu cuvinte obisnuite oriunde se putea pastra acel sens ?

5.  Ati explicat deplin toti termenii de specialitate pe care nu i-ati putut evita ?

6.  Ati verificat daca toti termenii de specialitate folositi sunt cu adevarat necesari pentru a comunica mesajul ?

7.  I-ati condus pe cititori prin cate o etapa, pe rand ? Ati inceput cu o idee pe care ei o inteleg

8.  Ati identificat ideile principale pe care doriti sa le transmiteti ? Le-ati prezentat limpede, fara sa le incarcati cu explicatii si amanunte?

9.  Ati folosit idei familiare ca sa explicati concepte nefamiliare ?

10. Ati folosit cuvinte concrete, si nu abstractii?

11. V-ati straduit ca materialul sa fie cat mai accesibil posibil?

Recomandarile lui Tinker includ : (1) scrierea cu caractere naturale si cu spatii mici; (2) alineat la primul rand dintr-un paragraf; (3) evitarea contrastului mic si a literelor prea mici daca credeti ca publicul are probleme cu vederea; (4) evitarea desenelor cu linii foarte subtiri, cu cerneala colorata sau pe hartie colorata daca exista riscul ca lumina sa fie insuficienta¹⁹

Alta modalitate de a mari accesibilitatea o reprezinta organizarea si selectarea materialelor. Printre cele mai usor de adaptat se numara documentele financiare. Securities and Exchange Commission, in timpul mandatului de presedinte al lui Arthur Levitt Jr., a testat un nou stil de prospect destinat actionarilor din societatile de investitii, in iulie 1995, au fost prezentate opt societati de investitii prin intermediul unor materiale care mergeau de la brosura (booklet) groasa, cu text dactilografiat strans, pana la un prospect de 11 puncte, care incapea pe ambele parti ale unei coli de hartie A4²⁰.

20. Jeffrey M. Laderman, "The Prospectus Tries Plain Speaking', Business Week, august 1995, p. 72

Concluzii

Nu uitati ca scrieti pentru cititori, ascultatori si privitori.

Cititorii/ascultatorii trebuie sa ramana cu o singura idee principala.

Scrieti in asa fel incat oamenii sa inteleaga ceea ce vreti sa spuneti.

Trebuie sa cunoasteti bine mesajul, publicul si media.

Trebuie sa stiti cu precizie ce vreti sa spuneti.

Trebuie sa formulati mesajul in functie de public.

Caracteristicile publicului si ale media determina alegerea modului de transmitere a mesajului, in orice caz, stilul si continutul mesajului dumneavoastra trebuie sa fie adaptate la media.

Principiile scrierii limpezi sunt inteligibilitatea, naturaletea, varietatea, eufonia si dimensiunea umana.

Inteligibilitatea depinde in primul rand de lungimea cuvintelor si a frazelor.

Stilul de conversatie este cel mai usor de citit.

Trebuie sa variati structura frazelor si cuvintele alese, pentru a evita monotonia.

Textul trebuie sa sune placut, dar nu in detrimentul claritatii.

Folositi cuvinte personale, pentru a-1 implica pe cititor.

Eliminati cliseele si deformarile.

Recititi si prelucrati textul, folosind o lista de control. Verificati inteligibilitatea.

Subiectele complexe pot fi simplificate, devenind usor de inteles, dar acest lucru nu este usor de facut fara pierderi in ceea ce priveste acuratetea.

Nu este destul sa scrieti fraze scurte si sa definiti termenii tehnici. Trebuie sa cunoasteti bine subiectul si sa respectati o serie de principii si reguli importante de simplificare a lucrurilor complexe.

Folositi un limbaj obisnuit, nu limbajul dublu.

Evitati eufemismele, jargoanele diferitelor discipline, limbajul functionaresc (sau birocratic) si limbajul emfatic.

Atunci cand aveti de-a face cu termeni tehnici, nu este bine sa-i definiti si apoi sa-i folositi liber. Descrieti-i, astfel incat cititorii sa aiba o imagine clara a lucrurilor despre care scrieti.

Trebuie sa cunoasteti subiectul in profunzime si sa fiti constient de ceea ce nu cunosc cititorii.

incepeti cu inceputul si mergeti din etapa in etapa.

Trebuie sa va fie foarte clar ce anume doriti sa transmita mesajul dumneavoastra.

Identificati punctele cele mai importante si formulati-le limpede. Nu acoperiti ideea principala cu norii detaliilor.

Daca punctul central nu este un lucru familiar, folositi idei familiare pentru a-1 explica.

Daca urmati aceste reguli si respectati principiile redactarii de texte, veti putea explica orice lucru destul de important ca sa merite sa fie explicat.