INFORMATIZAREA BIBLIOTECILOR: NOTIUNI GENERALE

INFORMATIZAREA BIBLIOTECILOR: NOTIUNI GENERALE

Termenul "informatica" a fost creat in 1962 prin fuziunea "informatiei" si "automaticii" (sau electronicii).

În 1967 Academia Franceza definea informatica drept "stiinta prelucrarii rationale in special prin masini automate, a informatiei considerate ca suport al cunostintelor omenesti si a comunicatiilor in domeniul tehnic, economic si social". (1) Definitia implica colectarea, analiza, organizarea si stocarea intr-o maniera accesibila calculatorului, a datelor sub o forma elaborata si conventionala numite informatii.

Informatica a patruns in lumea bibliotecilor inca din primii sai ani de existenta.

De cateva decenii se vorbeste de automatizarea sau informatizarea bibliotecilor. Termenii "informatizare" si "automatizare" sunt sinonimi. "Informatizarea" este folosit cu precadere in spatiul francofon iar "automatizarea" este folosit in tarile care utilizeaza limba engleza. În Romania se vorbeste atat de informatizarea cat si de automatizarea bibliotecilor.

În esenta, un proces de automatizare presupune colectarea unor date, prelucrarea acestora cu ajutorul calculatorului si obtinerea unor informatii. Informatiile sunt produsul obtinut in urma procesului de automatizare dar, in acelasi timp, pot fi date pentru un alt proces de automatizare. Potrivit lexicului de informare si documentare, data reprezinta: "fapt sau notiune (informatie) reprezentate sub forma conventionala convenabila pentru comunicarea, interpretarea sau prelucrarea fie de catre om fie prin mijloace automatizate". (2) În activitatea de biblioteca, prelucrarea datelor nu inseamna doar transpunerea intr-o forma automatizata a proceselor biblioteconomice traditionale. Automatizarea bibliotecilor inseamna mult mai mult. Pe langa sporirea eficientei prin marirea vitezei si acuratetei activitatilor    si reducerea rendundantelor, automatizarea proceselor de biblioteca presupune si realizarea de sinteze elaborate (aproape imposibil de realizat in sistem traditional), realizarea de produse noi oferite utilizatorilor, posibilitatea de integrare intr-un sistem national (si chiar international) de informare.

Datele create si utilizate de biblioteca sunt organizate in baza de date. Bazele de date sunt: "colectii de date organizate in scopul optimizarii prelucrarii acestora in contextul unor activitati determinate. Baza de date necesita utilizarea unui sistem de gestiune a bazelor de date". (3)

Automatizarea este privita in acest moment ca o necesitate si nu ca o optiune, de catre toate bibliotecile. Automatizarea proceselor de biblioteca ofera o multime de avantaje atat pentru biblioteca si bibliotecari cat, mai ales, pentru utilizatori deoarece serviciile oferite sunt mult mai prompte si mai adecvate solicitarilor.

Bibiotecile ar trebui automatizate din cel putin trei motive: "pentru a face ceva mai putin costisitor, mai rapid si cu o mai mare acuratete". (4)

Alain Jacquesson in studiul sau "L'informatisation des bibliotheques" a identificat urmatoarele motive pentru care se informatizeaza bibliotecile(5)

a) Ameliorarea serviciilor tehnice

Informatizarea permite ameliorarea serviciilor tehnice sub aspectul calitatii activitatiilor efectuate si produselor oferite cat si sub aspectul rapiditatii, al sporirii eficientei muncii.

În procese precum achizitia, circulatia documentelor etc. efectele informatizarii se observa imediat.

b) Control costurilor

Cand o biblioteca decide sa se informatizeze spera sa reduca costurile. Nu se realizeaza insa, in mod obligatoriu acest lucru. Notiunea de "cost" (in sens pur economic) aplicata bibliotecilor este, cu unele exceptii, o notiune putin cunoscuta. Se evalueaza in general costul unitar al operatiunilor (imprumut, catalogare, indexare etc), costurile generale ale bibliotecii dar este dificil de apreciat care vor fi costurile in cazul informatizarii bibliotecilor. Este greu de apreciat costul informatizarii intrucat la costul hardware-ului si software-ului se adauga costul activitatiilor propriu-zise, costul noilor servicii oferite, costul intretinerii sistemului, costul actualizarii sistemului etc.

Chiar daca se cunoaste costul global al informatizarii este dificil de apreciat raportul cost/performanta cu alte cuvinte eficienta unui sistem informatizat de biblioteca nu depinde doar de eficienta proprie a sistemului ci si de o serie de variabile care iti spun de fapt cuvantul hotarator in activitatile informatizate de biblioteca. Aceasta eficienta se observa in timp.

c) Ameliorarea serviciilor (in special cele pentru utilizatori).

Este admis faptul ca informatizarea aduce ameliorari evidente la serviciile deja existente. Creste viteza de lucru, datele sunt mai complete, se realizeaza mai usor cataloagele colective, bibliografiile etc.

d) Înbunatatirea managementului de biblioteca.

Informatizarea poate furniza elemente de baza in fundamentarea deciziilor, poate ajuta intr-o foarte mare masura managementul bibliotecii. Informatizarea proceselor de biblioteca alaturi de compartimentul administrativ si de gestiune al bibliotecii permite managerilor sa ia cele mai bune decizii in cel mai scurt timp.

e) Reorganizarea bibliotecii

Trecerea de la procedurile traditionale la producerile informatizate genereaza la nivelul bibliotecilor o serie de reorganizari ale activitatilor. Informatizarea produce modificari esentiale in activitatea bibliotecilor: se modifica activitatea in sine a serviciilor, continutul diverselor activitati si mai ales se produc modificari la nivelul personalului de biblioteca, a psihologiei acestuia si a relatiilor interpersonale.

f) Raspunsul la criza sistemului manual

Este evident faptul ca sistemul traditional, manual al activitatilor de biblioteca se afla adesea in situatii de criza. Solicitarile tot mai diversificate ale utilizatorilor, volumul mare de munca, incapacitatea de a pastra un control permanent si efectiv asupra masei de informatii si documente determina o eficienta din ce in ce mai scazuta a sistemelor traditionale. Informatizarea pare a fi solutia la multiplele probleme cu care se confrunta in prezent bibliotecile.

g) Cooperarea

Astazi mai mult ca oricand bibliotecile sunt condamnate sa coopereze. Imposibilitatea de a asigura servicii si produse de informare doar pe baza colectiilor proprii obliga bibliotecile sa coopereze. Informatizarea, prin posibilitatea pe care o ofera de legare in retele permite o reala cooperare intre biblioteci. Pe langa schimbul de documente se realizeaza, mai ales, schimburi informationale sau, pur si simplu, informarea din surse externe bibliotecii.

h) Informatizarea pentru sine

Crearea de baze de date proprii, arhivarea diverselor informatii pot constitui o motivatie puternica de informatizare si implicit de dezvoltare a institutiei.

Informatizarea nu mai este o optiune ci o necesitate. Ea poate modifica profund organizarea muncii si implicit a posturilor in care se realizeaza anumite sarcini. Se reduce timpul afectat anumitor activitati, se diminueaza costurile, se reduc redundantele. Toate schimbarile pe care le aduce informatizarea trebuie sa fie compatibile cu arhitectura interioara a cladirilor care trebuie sa ofere o anumita flexibilitate precum si posibilitatea de permanenta remodelare a arhitecturii externe a sistemului.

Repere istorice

Automatizarea activitatilor biblioteconomice a inceput cu peste doua decenii in urma ca urmare a cresterii rapide a nevoi de informare a utilizatorilor si datorita dezvoltarii extraordinare a tehnicii de calcul si apoi a tehnologiei telecomunicatiilor.

La sfarsitul anilor '80 majoritatea bibliotecilor din Europa, America, Japonia si din alte tari dezvoltate realizau principalele servicii specializate de biblioteca numai in sistem automatizat.

Doua mari realizari au pregatit calea pentru introducerea rapida a sistemelor de calcul in biblioteca. Prima mare realizare a fost crearea in 1967 a formatului MARC (format pentru cataloage pe suporti citabili de calculator) de catre Biblioteca Congresului Statelor Unite ale Americii. Acest format asigura mijloace uniforme de codificare a datelor de catalogare pentru comunicarea informatiei intre calculatoare. Folosirea formatului MARC face posibila catalogarea partajata cu un minimum de formatare. (6)

Primele activitati cu care bibliotecile au inceput automatizarea au fost gestionarea inventarelor si a cataloagelor pe fise precum si evidenta imprumutului la domiciliu.

Adoptarea formatului MARC sau a unui format de tip MARC a contribuit intr-o foarte mare masura la realizarea cataloagelor colective nationale.

Dorinta bibliotecilor nationale de a participa la schimbul de semnalari bibliografice si in acelasi timp proliferarea formatelor nationale au facut sa se impuna ca o necesitate crearea unui format de schimb international UNIMARC.    Asa a aparut formatul UNIMARC. Acesta a fost elaborat de un Grup de Lucru, special constituit, al IFLA si a fost publicat mai intai in 1977 iar in 1988 s-a publicat editia revizuita. Formatul UNIMARC poate fi utilizat asa cum se specifica in aceasta ultima editie sau poate fi adoptat in functie de necesitati pentru a se crea un format national.

A doua mare realizare care a impulsionat dezvoltara sistemelor de calcul in biblioteci a fost crearea, in 1971 a catalogului unic online al centrului de calcul online pentru biblioteci (OCLC). (7). Centrul OCLC s-a constituit pe baza conceptului de catalogare partajata. OCLC ajuta bibliotecile sa localizeze, achizitioneze, catalogheze si sa imprumute carti si alte materiale de biblioteca.

OCLC este o organizatie nonprofit, cel mai mare serviciu bibliografic din lume si in acelasi timp, liderul cercetarii si dezvoltarii din domeniul informaticii in biblioteca. (8)

Cele doua elemente, formatul MARC si crearea OCLC si a catalogarii prin cooperare, au demonstrat utilitatea practica a calculatorului in biblioteca si au avut un rol determinant in constituirea bazelor de date.

Alaturi de aceste elemente hotaratoare in introducerea calculatorului in biblioteca, componentele hardware si software au avut si au implicatii serioase in informatizarea bibliotecilor.    

Sistemul de biblioteca din anii '60 si inceputul anilor'70 se bazau pe un calculator de capacitate mare care realiza in cea mai mare parte, comunicarea documentelor. În anii '70 apar minicalculatoarele. Nu aveau un cost prea ridicat, erau relativ usor de utilizat si erau adecvate aplicatiilor de biblioteca. Datorita acestor caracteristici, sistemele automatizate au devenit o prezenta familiara in biblioteci. Tot in anii '70 proiectantii de sisteme de biblioteca au inceput sa dezvolte si sa introduca sisteme online.

Microcalculatoarele au aparut pe piata in 1975 si au fost accesibile bibliotecilor de toate dimensiunile iar produsele oferite de industria sistemelor automatizate permiteau realizarea unor activitati diverse de biblioteca.

Pe la jumatatea deceniului opt au aparut in biblioteci si tehnologiile CD-ROM.

O statie de lucru CD-ROM consta dintr-un calculator prevazut cu o unitate de CD-ROM, un soft de regasire si discuri CD-ROM. Pe aceste compact discuri se pot stoca cantitati foarte mari de informatie.

Pentru multe biblioteci CD-ROM-urile asigura o alternativa realista costurilor ridicate pentru OPAC sau pentru accesul la alte baze de date bibliografice. Bazele de date pe CD-ROM sunt extrem de variate si cuprind aproape toate sferele cunoasterii umane.

Primele sisteme automatizate de biblioteca au fost sisteme pentru circulatie deoarece in aceste servicii se intersectau adesea un numar mare de utilizatori cu un volum mare de documente si cu un indice de circulatie al acestora ridicat.

În faza de inceput automatizarea bibliotecilor s-a realizat modular si adesea in etape prin programe separate pentru anumite functii ale bibliotecii. Astfel s-au creat software pentru procesarea in achizitii, controlul serialelor, catalogare, circulatie, etc. Dar utilizarea mai multor sisteme independente produce redundanta datelor, dublarea echipamentelor si a eforturilor si implicit cresterea costurilor.

Chiar daca este posibila conectarea de sisteme independente, solutia cea mai eficienta este sistemul automatizat integrat de biblioteca care sa asigure toate functiile de biblioteca. (9)

Stadiul actual al automatizarii bibliotecilor

În prezent se folosesc pe scara larga sisteme automatizate integrate de biblioteca care pot sa urmareasca un document de la decizia de achizitie, elaborarea comenzii, primire, receptie si plata pana cand este asezat la raft si pregatit pentru utilizare.

Exista pe piata sisteme de biblioteca pentru biblioteci de toate dimensiunile, la preturi diferite si care ofera facilitati diferite.

În orice sistem automatizat sunt implicate trei mari componente: hardware-ul sau echipamentul, software-ul sau programele si datele sau informatiile pe care hardware-ul si software-ul le proceseaza, stocheaza, disponibilizeaza.

1. Hardware-ul reprezinta: "termenul generic utilizat pentru denumirea tuturor componentelor fizice care alcatuiesc un calculator, un echipament, o configuratie de echipamente cu exceptia programelor". (10). Componentele hardware pot fi impartire in doua grupe:

- calculatorul

- echipamentele periferice

Calculatoarele au avut si au o evolutie extraordinara: de la calculatoarele de mari dimensiuni, minicalculatoare, microcalculatoarele s-a ajuns la calculatoare personale (PC-uri) deosebit de performante si la preturi accesibile.

William Saffady distinge trei grupe de echipamente periferice:

- periferice de intrare: echipamentele ce recunosc vocea; tehnologiile de scanare; tastatura ca echipament propriu-zis de intrare dar si ca intermediar pentru echipamentele de stocare; instrumentele specifice pentru aplicatii stiintifice.

- periferice de iesire: dispozitive audio, dispozitive ce folosesc hartia; terminalul; microformatul.

- periferice auxiliare de stocare si periferice media: banda magnetica; discheta; CD-ROM; etc. (11)

În sistemele automatizate integrate de biblioteca echipamentele sunt conectate intre ele formand retele locale. Aceste retele pot fi de doua categorii:

- PC-uri interconectate intr-o retea locala care dispune de un server puternic.

- Terminale conectate la un calculator puternic care dispune de functii de lucru in retea. În cazul conectarii in retele, componenta hardware include si echipamentul specific acestora (modemuri, routere, echipamente pentru conectarea la retele metropolitane si retele de lunga distanta). (12)

2. Software-ul reprezinta: "termenul generic utilizat pentru denumirea unui ansamblu de programe destinat utilizarii de catre calculator. Programele sunt furnizate pe suporti de informatie specifici (disc flexibil, banda magnetica etc) si sunt insotite de documentatia necesara instalarii si folosirii lor". (13)

Programul reprezinta o succesiune predefinita de instructiuni ce determina calculatorul sa execute anumite operatii. În informatica se face distinctie intre software de baza (ce controleaza functionarea calculatorului) si software de aplicatie (program destinat unei anumite activitati).

3. Datele si informatiile reprezinta o componenta esentiala a unui sistem automatizat. Prelucrarea datelor si a informatiilor constituie motivul existentei acestuia. Prelucrarea datelor reprezinta: "o secventa de operatii prin care se manipuleaza date, efectuata de un sistem de calcul in acord cu o anumita procedura stabilita anterior". (14)

Prelucrarea informatiilor reprezinta: "ansamblu proceselor care se executa pe fluxul informatie-data-informatie". (15)

În procesul de prelucrare a informatiilor se parcurg mai multe etape: colectarea informatiilor; introducerea acestora in sistemul de calcul; prelucrarea propriu-zisa a datelor; stocarea; disponibilizarea informatiilor.

Sistemele pe care le ofera astazi furnizorii specializati in produse de biblioteca includ cele mai evoluate si diversificate componente hardware si software capabile sa raspunda celor mai sofisticate solicitari.

Modalitati de realizare a unui sistem automatizat de biblioteca

Sunt trei moduri de realizare a unui sistem:

Prin dezvoltate interna, prin efortul propriu al bibliotecii. Aceasta metoda necesita timp si experienta din partea personalului si nu este intotdeauna cea mai putin costisitoare. În general, bibliotecile mari si bogate isi pot permite aceasta metoda. În prealabil, trebuie sa existe un plan de implementare bine documentat care sa includa si experienta altor biblioteci si care sa aiba in vedere asigurarea compabilitatii cu alte sisteme astfel incat sistemele dezvoltate intern sa fie accesibile utilizatorilor aflati la distanta.

Daca se ia decizia de cumparare a unui sistem se poate opta pentru una din urmatoarele variante:

Sisteme de cheie. Într-un sistem de cheie, hardware-ul, software-ul, instalarea, instruirea personalului, documentatia si asistenta pentru hardware si software sunt furnizate de un singur producator. Pe toata perioada de garantie, producatorul isi asuma responsabilitatea pentru toate aspectele legate de performanta sistemului (siguranta echipamentului in exploatare, capacitatea de raspuns a sistemului, functionarea si dezvoltarea software-ului etc).

O biblioteca care a achizitionat un sistem la cheie nu are nevoie sa angajeze analisti de sistem, programatori sau specialisti in operare pe calculator. Functionarea sistemului (in perioada de garantie) este asigurata de personalul de baza sub indrumarea personalului din partea firmei producatoare care are obligatia de a asigura asistenta in legatura cu echipamentele si pachetele de programe. Totusi, este necesar ca biblioteca sa aiba cel putin o persoana care sa fie coordonator al sistemului si o persoana de legatura cu compania care furnizeaza sistemul. (16)

Achizitionarea software-ului de la o firma iar a hardware-ului de la alta firma.

Furnizorii de pachete de programe ofera servicii similare serviciilor oferite de furnizorii de sisteme de cheie dar numai in legatura cu software-ul. Firmele furnizeaza software, documentare, instruirea personalului, asistenta legata de software si de dezvoltarea lui. Aceste firme pot oferi asistenta in selectia echipamentelor si in stabilirea configuratiei dar nu ofera de obicei garantii legate de performanta sistemului chiar daca a fost proiectat si instalat in acord cu consultanta oferita. Este obligatia bibliotecii sa se asigure ca software-ul si hardware-ul sunt compatibile. (17)

Etapele informatizarii

În procesul de informatizare a bibliotecilor se disting patru etape:

- informatizarea activitatilor proprii a fiecarei biblioteci (de la achizitie pana la accesul publicului online la baza de date).

- interconectarea bibliotecilor din aceeasi retea - crearea unui sistem de informare la nivelul retelelor de biblioteci.

- interconectarea retelelor de biblioteci si a altor categorii de retele de informare-crearea Sistemului National de Informare.

- integrarea bibliotecilor in sistemele internationale existente in domeniu, prin intermediul retelelor automatizate de comunicatii de date (18)

Fara indoiala,informatizarea ofera biliotecilor posibilitati nelimitate de dezvoltare. Viitorul va apartine bibliotecilor integrate in sisteme nationale si internationale de informare, deci acelor biblioteci care ofera posibilitati nelimitate de informare, care ofera produse informationale cat mai diferite si cat mai sofisticate. A aparut si castiga teren, alaturi de biblioteconomia traditionala (biblioteconomia achizitiei de documente) biblioteconomia fara documente tiparite (de exemplu documente electronice).

Referinte bibliografice

1. apud. Brigitte Richter. Ghid de biblioteconomie. Bucuresti:

Editura Grafoart, 1995, p. 278

2. BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. Lexic de informatica.

documentara. Bucuresti: Editor Revista "Biblioteca", 1993, p. 44

3. Ibidem. p. 32

4. VEANER, Allen. Major Decision Points in Library Automation. apud.

Anderson, Marcia; Riggs, Donald. Vendor Relations and Automation. În: Automated Acquisitions: Issues for the Present and Future. NewYork; London: The Haworth Press, 1989, p. 33-44

5. Cf. JACQUESSON, Alain. L'informatisation des bibliotheques.

Paris: Editions du Cercle de la Librairie, 1992, p. 30-33

6. LARSEN, Patricia. Prezentarea generala a sistemelor automatizate

de biblioteca. În Lexic de informatica documentara. Bucuresti: Editura

Revista "Biblioteca", 1993, p. 8

7. Ibidem, p. 9

8. Cf. BANCIU, Doina; LARSEN, Patricia. op. cit. p. 9-10

9. Ibidem. p. 11-12

Ibidem. p. 57

Cf. SAFFADY, William. Introduction to Automation for Librarians.

Chicago; London: American Library Association, 1994, p. 3-55

BANCIU, Doina; BORA, Mihaela. Automatizarea bibliotecilor din

Romania. Programul de automatizare la Biblioteca Nationala a

Romaniei. În: Probleme de Informare si Documentare, vol. 31, nr. 3-4,

1997, p. 270

BANCIU, Doina; LARSCA, Patricia. op. cit. p. 88

Ibidem. p. 77

Ibidem. Inf. p. 77

Cf. BOSS, Richard W. The Library Manager's. Guide to

Automation. Boston: GK Hall, 1990, p. 3-4

Ibidem. p. 5

BANCIU, Doina; BORA, Mihaela. op. cit. p. 266