SISTEME INTEGRATE SI SERVICII BIBLIOGRAFICE

SISTEME INTEGRATE SI SERVICII BIBLIOGRAFICE

Conceptul de "integrare" este foarte des intalnit in literatura biblioteconomica. El s-a impus in urma cu peste 20 de ani si a devenit aproape sinonim cu notiunea de"sistem integrat". În general, adjectivul "integrat" aplicat unui sistem de gestiune a unei biblioteci (nu obligatoriu automatizata) arata ca acest sistem este multifunctional si ca intre functiile bibliotecii exista interdependente.

În context automatizat, conceptul de "integrat" presupune realizarea unor functii diferite cu ajutorul unei baze de date comune.

Unii specialisti incearca sa defineasca precis termenul "integrare". Pentru Alain Jacquesson "integrarea" semnifica ansamblu de operatii informatizate al unei biblioteci, planificate si realizate astfel incat modulele sau subsistemele sa se imbine armonios iar utilizatorilor sa li se ofere facilitati operationale. (1)

Primele sisteme integrate aveau o anumita rigiditate, o anumita complexitate a modulelor (se bazau in special pe modulul de catalogare) iar modificarile si actualizarile ce se realizau impuneau uneori miscari in intregul sistem si nu doar in modulele in cauza. Reprezentau o forma intermediara intre sistemele in lant si sistemele automatizate integrate actuale. Sistemele in lant se realizau de catre biblioteci prin efort propriu, prin programe de dezvoltare interna. Se numesc "sisteme in lant" deoarece se bazeaza pe principiul inlantuirii fisierelor ce contin diverse date. (2)

Serverele primelor sisteme integrate de biblioteca indeplineau in principal rolul de gestiune a cataloagelor.

În urma cu 10-14 ani au aparut pe piata sisteme comerciale de calitate ce ofera o integrare eficienta a functiilor de biblioteca. Sistemele actuale ofera module de catalogare, imprumut, achizitie, OPAC, controlul periodicelor precum si unele module ce pot oferi diverse alte facilitati (in functie de software-ul respectiv si de cerintele bibliotecii). Aceste sisteme permit interconectarea cu baza de date locale (de ex. baze pe CD-ROM).

Cele mai multe biblioteci care au parcurs drumul automatizarii sunt de parere ca o solutie eficienta consta in combinarea serverelor bibliografice (baze de date de tip OCLC) cu sistemele locale. (3)

În literatura biblioteconomica sunt aduse in discutie doua modalitati de integrare a functiilor de biblioteca integrare verticala (sistem integrat unic central). Este mai mult un concept ideal imposibil de realizat; se bazeaza pe posibilitatea ca mai multe biblioteci sa foloseasca o singura baza de date.

Integrarea orizontala: inlocuieste in plan real integrarea verticala si se realizeaza prin acoperirea functiilor unei biblioteci prin module (sau sisteme) specializate care comunica intre ele si care se bazeaza pe baza de date centrala a bibliotecii.

Sistemul automatizat integrat a bibliotecii este un sistem care dispune de o baza de date centrala, gestionata cu un software adecvat, prin intermediul caruia se asigura toate functiile specifice de biblioteca: achizitia documentelor, schimbul de publicatii, prelucrarea documentelor, servirea informationala a benificiarilor, controlul serialelor. (4)

Esential pentru un sistem automatizat integrat de biblioteca este crearea bazei de date, intretinerea si dezvoltarea ei avandu-se in vedere in special, inregistrarile bibliografice si fisierul de autoritate.

Majoritatea sistemelor oferite de producatori au pentru fisierul bibliografic o serie de caracteristici precum:

- suport pentru formatele tip MARC pentru inregistrarile bibliografice.

- interfata pentru conversia inregistrarilor bibliografice de pe banda sau caseta.

- interfata pentru realizarea transferului online a inregistrarilor bibliografice dintre serviciile bibliografice si suportul propriu de catalogare al sistemului.

- asigurarea formatului de ecran pentru inregistrarile bibliografice.

- capacitatea de realizare a inregistrarilor bibliografice scurte.

- capacitatea de modificare a inregistrarilor prin adaugare, schimbare, stergere a datelor dintr-o inregistrare fara stergerea acelei inregistrari sau fara realizarea unei noi inregistrari. (5)

Scurta istorie a sistemelor automatizate de biblioteca comerciale releva faptul ca dezvoltarea si intretinerea, de inalta calitate si in cele mai mici detalii a bazelor de date bibliografice si de autoritate pot fi elementele cele mai importante in functionarea pe termen lung a unui program automatizat de biblioteca. Hardware-ul in orice configuratie de sistem devine invechit si este inlocuit cu tehnologii mai avansate si la un pret in scadere.

Software-ul este continu dezvoltat astfel incat sa furnizeze noi facilitati si imbunatatirea functiilor existente.

O baza de date trebuie proiectata in asa fel incat sa poata asimila cateva generatii de hardware si software.

Începand cu anii '90, cele mai multe dintre bibliotecile americane, olandeze, engleze, suedeze etc. utilizeaza un server bibliografic pentru catalogarea curenta si pentru imprumutul interbibliotecar. Alaturi de aceasta mai utilizeaza sisteme locale pentru alte functii de biblioteca. Alegerea sistemului local este facuta in functie de nevoile si resursele proprii fiecarei biblioteci. De exemplu, sunt nevoi locale foarte diferite intre o biblioteca specializata in stiinte umane, deci cu un volum de imprumut mai mare si o biblioteca de medicina sau de stiinte exacte care lucreaza cu periodice. Primul tip de biblioteca va cauta un sistem cu un modul de imprumut (de circulatie) performant in timp ce ultimul tip se va orienta catre un sistem cu un modul de periodice (controlul serialelor) eficient.

Conexiunea online (sau chiar offline) cu servere bibliografice (OCLC, RLIN, PICA etc) constituie un argument comercial important al furnizorilor de sisteme locale. Coexistenta celor doua sisteme in biblioteca poate pune cateva probleme: personalul trebuie format pentru utilizarea ambelor sisteme; trebuie asigurate unele compatilitati sub aspect tehnic si al metodologiei de lucru.

Informatizarea bibliotecilor parcurge o noua etapa in care se evidentiaza o disputa intre sistemele integrate si integrarea sistemelor.

În marile biblioteci (universitare sau publice) un singur sistem local nu pare a fi suficient si pe deplin eficient. Par a fi necesare mai multe sisteme locale specializate pe functii (achizitie, circulatie, OPAC, controlul serialelor etc).

De exemplu: o configuratie clasica poate utiliza serverul OCLC pentru catalogare, un sistem specializat (cu un software adecvat) pentru circulatie, un software gazda pentru OPAC legat in retea si un software specializat pentru periodice. Baza de date constituita este un subansamblu al bazei de date OCLC la care se adauga fisierele locale. Nu se poate vorbi in acest caz de un sistem integrat ci mai curand de o integrare a sistemelor. Principiul folosirii unei singure baze de date ramane valabil dar software-ul nu mai este unic. Integrarea sistemelor duce la sporirea eficientei activitatilor din diversele servicii de biblioteca dar o reala optimizare a intregii activitati de biblioteca se realizeaza intr-o masura foarte mica.

Cele doua modalitati de informatizare a bibliotecilor, prin sistem integrat sau prin integrarea sistemelor, isi gasesc in egala masura sustinatori in randul specialistilor fara a reusi inca, sa se impuna definitiv una din ele. (6)

Retelele informatizate de biblioteci, printre multele avantaje pe care le ofera, ofera si posibilitatea ca un ansamblu de biblioteci sa foloseasca o baza de date bibliografice comuna. Aceasta cooperare ofera numeroase avantaje dintre care se detaseaza posibilitatea de a imparti costurile si in acelasi timp, posibilitatea de a oferi utilizatorilor cele mai bune si mai diversificate servicii.

Serviciile bibliografice oferite prin retelele de biblioteci sunt intr-o continua expansiune. Astfel, in America de Nord exista patru centre care ofera servicii bibliografice. Toate au inceput ca sisteme de catalogare partajata si apoi, treptat, si-au introdus functionalitati noi.

Un asemenea serviciu bibliografic se bazeaza pe un server central de foarte mare capacitate sustinut de un puternic context al telecomunicatiilor. Astfel, bibliotecile au posibilitatea de a transmite si de a primi informatii catre si de la asemenea servicii bibliografice.

Bazele de date bibliografice disponibile prin retele pot fi evaluate dupa doua criterii cantitative:

- numarul de inregistrari bibliografice. Se are in vedere numarul de titluri si nu numarul de volume deoarece o inregistrare bibliografia corespunde mai multor volume (de ex: descrierea periodicelor) sau pot exista mai multe inregistrari bibliografice pentru parti ale aceluiasi volum (de ex: descrierile analitice);

- numarul localizarilor. Termenul "localizare" se foloseste pentru desemnarea locului fizic in care se gaseste fiecare exemplar aflat in colectiile bibliotecilor din retea. În cazul unui sistem de catalogare partajata, numarul localizarilor va depasi sensibil numarul inregistrarilor bibliografice.(7)

OCLC - Online Computer Library Center

OCLC este o organizatie non-profit care furnizeaza servicii si produse in scopul sprijinirii activitatilor de biblioteca si se bazeaza pe intercooperarea bibliotecilor membre. Serviciile oferite de OCLC sunt accesibile prin intermediul retelelor internationale de telecomunicatii.

Fondat in 1967 de catre Biblioteca Centrala a Colegiului din Ohio-SUA, OCLC (numit pana in 1984 Ohio College Library Center) oferea doua utilitati: catalogarea partajata si constituirea catalogului colectiv. În primii ani OCLC a fost o adevarata uzina de produs fise de catalog. Ulterior si-a multiplicat numarul de servicii oferite:

Astfel, OCLC furnizeaza optiuni de catalogare online si prin CD-ROM. Serviciul online se numeste PRISM si furnizeaza, pentru localizarea inregistrarilor bibliografice urmatoarele elemente: nr. de control, indexuri alfabetice si de cuvinte cheie. Produsele offline (fise de catalog, microfise, benzi MARC) se pot comanda sau inregistrarea dorita poate fi copiata pe o discheta sau pe hard-disk, apoi exportata catre un sistem de biblioteca local sau national.

OCLC ofera si optiuni de conversie retrospectiva printr-un serviciu off line numit MICROCON. Bibliotecile interesate introduc chei de identificare (autor, titlu, ISBN sau alt nr. standard) pe o discheta care se transmite la OCLC pentru confruntare in baza de date OCLC.

Înregistrarile gasite se trimit pe benzi MARC pentru a fi incarcate in sistemul local.

Împrumutul interbibliotecar este o alta facilitate oferita de OCLC. Bibliotecile cu acces la baza de date OCLC, pe langa inregistrarile bibliografice, pot vizualiza si cataloagele colectiilor bibliotecilor membre. Prin intermediul unui formular electronic care circula prin reteaua OCLC, se pot transfera informatiile bibliografice la potentialii imprumutatori selectati de biblioteca care emite cererea de imprumut. De asemenea, sistemul de imprumut interbibliotecar ofera acces la un numar de furnizori de documente.

Serviciile de referinta OCLC. OCLC furnizeaza accesul la o multitudine de baze de date ce acopera o mare diversitate de domenii. În 1990, OCLC introduce serviciul EPIC, un sistem de referinte online ce ofera accesul in catalogul OCLC (on line Union Catalogue) si la inca alte 50 de baze de date.

Ofera posibilitati de regasire pentru profesionisti. În 1991, OCLC introduce serviciul First Search - primul produs online proiectat in mod special pentru utilizatorii de biblioteca si mai putin pentru bibliotecari. Acest serviciu are o interfata simpla si ofera accesul in peste 50 de baze de date cunoscute.

În 1993, OCLC a introdus posibilitatea de comanda a documentelor prin legatura creata intre Firest Search si centrele de furnizare a documentelor. Se poate astfel comanda un articol la furnizorul care ofera un pret mai convenabil. Livrarea materialului se poate face prin posta sau fax.

În 1994, OCLC a introdus, contra cost, accesul la fisiere full text ce pot fi afisate pe ecran, copiate pe discheta sau printate, directionate catre o adresa Internet de e-mail. Serviciul se numeste FASTDOC si include o lista cu titlurile serialelor pentru care exista fisiere full text.

Alte activitati mai importante ar mai fi:

- prezervarea materialelor: prin serviciul MAPS se produc anual aproximativ 5 milioane de microfilme cu scopul de a prezerva ziare, colectii de manuscrise, materiale de arhiva, fotografii si alte tipuri de materiale.

- editarea jurnalelor electronice ce se pot accesa prin Internet.

OCLC s-a constituit cu scopul de a stabili, mentine si face operanta o retea computerizata a bibliotecilor; pentru a promova biblioteconomia ca domeniu teoretic si implicit evolutia bibliotecilor, pentru a oferi servicii si produse in beneficiu utilizatorilor de biblioteci si a bibliotecilor. (8)

RLIN - Research Libraries Information Network

RLIN este al doilea mare serviciu bibliografic din SUA. A fost creat in 1978 prin fuziunea serviciilor RLG (Research Libraries Group: cuprindea bibliotecile din Harvard, Yale si Columbia) si serviciul de catalogare dezvoltat de serverul Universitatii Stanford.

În aceasta retea sunt incluse foarte multe biblioteci de cercetare. RLIN furnizeaza in principal servicii de catalogare. Înregistrarile bibliografice sunt disponibile (sub forma de fise de catalog) pe banda magnetica sau dischete). În retea, informatiile sunt difuzate si afisate pe terminale intr-un mod similar cu cel din OCLC.

RLIN se distinge prin bazele de date specializate pe care le-a creat si prin faptul ca ofera asistenta bibliotecilor membre in alegerea sistemelor locale considerand ca imbunatatirea calitatii colectiilor este asigurata de folosirea unui anumit sistem local. Grupul RLIN a stabilit contracte formale cu trei furnizori de sisteme locale: NOTIS, GEAC si BLIS.

Bazele de date specializate sunt:

- catalogul prescurtat al publicatiilor din secolul XVII. (Aceasta baza de date a fost conceputa in colaborare cu British Library.)

- colectia desenelor de arhitectura - bazata pe colectia recunoscuta pe plan interna_ional Avery Arhitecture Library de la Universitatea Columbia.

- catalogul operelor de arta - o baza de date ce contine informatii detaliate despre mai mult de 50 000 de opere de arta.

RLIN are obiective extrem de diversificate, mult mai largi decat retelele informatice obisnuite. (9)

WLN - Western Library Network este al treilea serviciu bibliografic din SUA. Furnizeaza online informatii de catalogare, fise de catalog, microformate. Are doua mari sisteme operationale: sisteme de catalogare si sistem de achizitie. Sistemul de catalogare constituie suport pentru constituirea in bibliotecile din retea a fisierelor de autoritate de nume si subiecte.

Sistemul de achizitie se bazeaza pe patru tipuri de fisiere: de procesare, de ordonare si stocare, nume si adrese, situatia conturilor pentru plati. Aceste fisiere combinate cu fisierele de catalogare permit bibliotecilor sa realizeze o buna selectie si sa constituie colectii valoroase functionale.(10)

UTLAS - University of Toronto Library Automation Sistem

UTLAS ofera servicii similare celorlalte retele bibliografice dar UTLAS nu este o organizatie non profit. Principalul sau scop este acela de a furniza (contra cost) date bibliografice despre publicatiile aparute in America de Nord, in limba engleza, date utilizate in special pentru conversia retrospectiva. Pentru multe biblioteci costul informatiilor este prea mare in ciuda calitatii serviciilor oferite de acest sistem.

PICA - Project for Integrated Catalogue Automation

PICA reprezinta un sistem centralizat de catalogare realizat prin participarea bibliotecilor din Olanda fiind prima tara europeana care a conceput o retea informatizata de biblioteci. Principala caracteristica este aceea ca a incercat sa constituie o retea care sa inglobeze toate tipurile de biblioteci.

PICA face oficiul de catalog colectiv national si faciliteaza imprumutul interbibliotecar. Un sistem de posta electronica (Picamail) permite diferitelor biblioteci membre sa comunice intre ele.

PICA a fost prima retea de biblioteci care a realizat o interfata OSI intre un sistem central de catalogare si sistemele locale atat pentru transferul de inregistrari bibliografice cat si pentru imprumutul interbibliotecar. (11)

Sistemele bibliografice prezentate sunt cele mai reprezentative din lume fara a fi insa, singurele. Multe tari isi dezvolta sisteme bibliografice proprii.

Activitatile unei biblioteci, sub toate aspectele (procese biblioteconomice,    manageriale, administrative, economice) sunt influentate de integrarea sau neintegrarea intr-o asemenea retea bibliografica.

Referinte bibliografice

1. JACQUESSON, Alain. L'informatisation des bibliotheques.

Paris: Edisions du cercle de la Librairie, 1992, p. 219

2. RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucuresti: Editura

Grafoart, 1995, p. 282

3. JACQUESSON, Alain. op. cit. p. 220

4. BANCIU, Doina; BORA, Mihaela. Automatizarea bibliotecilor din

Romania. Programul de automatizare la Biblioteca Nationala a

Romaniei. În: Probleme de informare si documentare. Bucuresti:

INID, 1997, vol. 31, nr. 3-4, p. 266-267

5. BOSS, Richard W. The Library Manager's. Guide to Automation.

Boston; Massachusettes: GK Halle, 1990, p. 9-10

6. Cf. JACQUESSON, Alain op. cit. p. 219-226

7. Ibidem. p. 138

8. Cf. OCLC - Online Computer Library Center. [Document

inedit]. BCU Bucuresti, 1997

9. Cf. JACQUESS, Alain op. cit. p. 143-146

Cf. EVANS, Edward. Developing Library and information

center collections. Littleton, Colorado: Libraries Unilimited, 1987,

p. 283-284.

11. Cf. JACQUESSON, Alain. op. cit. p. 149-150