Actiunile de protocol

ACTIUNI DE PROTOCOL

Actiunile de protocol vor fi prezentate ca instrument de lucru sau ca si ghid practice.cele mai des intalnite tipuri de actiuni protocolare sunt:

Scrisoarea de invitatie- este politicos si obligatoriu ca aceasta sa fie adresata unui omolog al celui invitat,respectandu-se principiul egalitatii in rang ce se stabileste la conducatorului delegatiei invitate.

Cat priveste forma aceasta trebuie sa fie tiparita , cu un caracter diplomatic si trebuie transmisa intotdeauna prin curier. Invitatia parta antetul institutiei unde sunt cuprinse stema, alte insemne distinctive, precum si numele institutiei celui care o invita.

Scrisoarea incepe mereu cu o fraza de politete care denota bucuria de a comunica cu adresantul(asta daca acesta este numit nou in functie).

Daca au mai fost vizite la nivel inalt, se rememoreaza ultimele contacte.

In privinta continutului, invitatia trebuie sa fie concreta, sa fie notate perioada si locul si de asemenea se mentioneaza si felul vizitei( de lucru, oficiala, de placere).in continutul scrisorii este notat si scopul vizitei.

In finalul scrisorii de invitare se noteaza inca o fraza de politete pentru a se asigura simetria invitatiei, precum si asigurarea adresantului de respectul de care se bucura si faptul ca asteapta un raspuns.

Primirile oficiale- modul de primire este prima impresie pe care o creeaza gazda. Locul primirii poate diferi in functie de importanta pe care o da gazda oaspetelui.

Primirea la aeroport - intampinarea oaspetelui se poate face in doua modalitati: scara avionului daca este organizata garda de onoare sau in salonul official daca este vorba de vizite la nivel ministerial;

Primirea la sediul institutiei sau la resedinta daca este vorba de vizite la nivel inalt se face pe esplanda din fata resedintei si se organizeaza garda de onoare sau daca este vorba de vizite ministeriale sau de experti primirea se face la intrarea principala.

Salutul se face intotdeauna de catre gazda cu urarea de bun venit, la care se raspunde prin multumirea de invitatie. Urmeaza strangerea de maini. Cu poza pentru presa se incheie momentul de salut intre cele doua parti. Daca in delegatie mai sunt persoane oficiale de rang inalt se poate face prezentarea reciproca tot in cadrul salutului

Garda de onoare, la invitatia oficialului gazda, oaspetele trece in revista garda de onoare. La mijlocul parcursului, in dreptul comandantului detasamentului de garda, se saluta si se primeste salutul garzii de onoare.

Speech - ul este tot mai frecvent in cazul vizitelor la nivel international se organizeaza la finele parcursului din ceremonia de primire momentul scurtelor declaratii de presa. Momentul de rganizare: se delimiteaza printr-un cordon de protectie locul presei si la o distanta de minim 1.5 m, serviciul de protocol impreuna cu serviciul de presa al institutiei gazda instaleaza un pupitru. Declaratia de la sosire contine intotdeauna gandurile si intentiile cu care oaspetele a sosit in vizita curenta. Primul care ia cuvantul este oaspetele. Momentul speech-ului se incheie cu imbarcarea in coloana oficiala sau, dupa caz, cu intrarea in sediul sau resedinta demnitarului gazda.

Poza de presa de regula aceasta reprezinta strangerea de maini sau alte gesture cordiale. Strangerea de maini a devenit element obligatoriu, fiind catalogat ca gest politic. Regula este ca poza pentru presa sa se faca in picioare, in cadrul ceremoniei de primire.

Pozitionarea subiectilor in timpul ceremoniei de primire. La momentul primirii pe aeroport gazda il intampina pe oaspete la capatul covorului sau la maxim 5 m de scara avionului. In momentul trecerii in revista a garzii de onoare, gazda va sta pe partea opusa a garzii, iar oaspetele pe culoarul din partea batalionului. In momentul salutului, gazda se va pozitiona in partea dreapta cum se priveste la battalionul de garda, iar oaspetele in cea stanga. In momentul speech-ului pentru presa, oaspetele va fi pozitionat in directia in care se va pleca pentru imbarcare, iar gazda in directia de unde s-a venit pentru speech, invitandu-l pe oaspete sa spuna cateva cuvinte. In momentul punerii in miscare a coloanei oficiale, regula este ca ambele oficialitati sa se deplaseze cu masina gazdei. In cazul negocierilor multiple, partile merg cu masinile proprii, iar reprezentantul tarii gazda il primeste in masina pe negociatorul sef. Toate elementele si desfasuratorul derularii vitezei se stabilesc anterior printr-o sustinuta corespondenta intre directiile de protocol ale celor doua parti pentru a se respecta uzantele internationale de protocol si regula "nimic nu poate constitui un element neasteptat".

Dineurile si receptiile - una dintre cele mai importante activitati de protocol este reprezentata de dineuri si receptii. Exista o delimitare intre receptii si dineuri, care insa nu este stricta:

Dineurile: - presupun caregula asezarea la masa;

se organizeaza doar seara;

presupun de regula discursuri;

se pot face la gazda acasa;

presupun un numar mai mic de invitati.

Receptiile: - se pot organiza indifferent de ora;

au la baza bufetul suedez;

nu presupun dar nici nu exclud discursurile;

nu presupun ordine de precadere ;

presupun un numar mai mare de invitati, de peste 100.

Organizarea actiunuii. Stabilirea locului de desfasurare:

La sediul institutiei, daca acest lucru este posibil (ambasada, palatal residential, Sali de protocol, etc.)

Daca nu este posibil, se va apela la un spatiu care are categoria de minim 4 stele (in sistemul occidental de clasare a serviciilor)

La sediul institutiei ierarhic superioare, in cazul acceptului demnitarului de a face oficiile de gazda.

Intocmirea programului:

Stabilirea orasului de desfasurare;

Stabilirea momentului de sosire a invitatilor. La organizarea unui astfel de eveniment se trece pe invitatie un anumit interval, pentru ca nu este posibil ca toate personalitatile sa fie primate o data;

Fixarea momentului in care se pot tine discursurile si ordinea de precadere, precum si durata medie a unui speech;

Fixarea etapelor de servire a preparatelor pe tipicul urmator: bauturi de antreu, aperitivele, gustarile calde, preparate culinare, desertul, bauturile insotitoare etc.;

Stabilirea modului de creare a atmosferei - orchestra de camera, fond sonor digital, alte mijloace premise;

Alte elemente specifice pentru fiecare categorie (dineu sau receptie).

Stabilirea listei de invitati:

Invitati in raport de obiectivul actiunii;

Invitatii pe baza uzantelor impuse in domeniu (obligativitatea invitarii superiorilor indifferent de natura actiunii, obligativitatea invitarii personalitatilor, managerilor din mass-media etc.);

Parteneri traditionali, indifferent de natura evenimentului.

Lansarea invitatiilor

Se face cu cel putin 7 zile calendaristice inaintea evenimentului;

Invitatia se transmite nominal;

Invitatia este distribuita numai pe suport scris;ea nu poate avea forma unui fax sau a postei electronice (e-mail);

Invitatia se inmaneaza personal la sediul participantilor prin curier (se exclude posta).

Meniul: Alegerea felurilor de mancare presupune cateva reguli:

De preferinta meniul va cuprinde acele preparate a caror gatire si pastrare nu vor avea de suferit in urma situatiilor neprevazute;

Respectarea traditiilor culinare prin asigurarea produselor si a modului de servire clsic in asemenea situatii;

Servirea cafelei in salon pentru a se putea fuma (este cunoscut ca din punct de vedere protocolar nu se fumeaza la masa);

Respectarea optiunilor religioase - nu se va servi carne de porc pentru oficialii de religie musulmana sau vita pentru hindusi etc.;

Meniul va respecta conditia sociala a invitatilor - nu se pot servi la dineuri sau receptii produse de casa (ex.: omleta cu sunca). Acest lucru nu exclude insa bucataria traditionala, ce presupune o exprimare mai adecvata.

Uzante:

Decorarea mesei: simpla si eficienta. Pentru buffet suedez se practica asezarea suprapusa a veselei si tacamurilor pe categorii, iar pentru asezare la masa se va pozitiona dupa regula servirii preparatelor (prima vesela, de deasupra, va fi cea corespunzatoare primului meniu, iar primul tacam din exterior va fi corespunzator primului fel servit s.a.m.d.). in cazul ornamentelor florale acestea vor fi puse intotdeauna in centru, de fiecare data din flori naturale.

Precaderea servirii: daca este vorba de o ordine a invitatilor, se va servi de la cel mai important la cel cu rangul cel mai mic si in ultimul rand interpretul.

Preparatele se mananca fiecare in felul sau specific (exempu: icrele nu se pot pune cu lingurita in farfurie, ci numai pe tartine sau puiul, daca nu este dezosat, se mananca cu mana, urmnd ca la masa sa se aduca bolul cu apa, lamaie si petale de trandafir ori un servet umed si cald - aduri etc.). consumarea produselor necorespunzator este considerat ori gafa, ori desconsiderarea comesenilor.

Tinuta la masa cu spatele drept, cu mainile la nivelul mesei, nu se pot pune coatele pe masa, nu se apleaca asupra farfuriei pentru ca dineul presupune conversatie.

Alte uzante ce tin de bunul simt in sens propriu.

Conferintele - sunt un instrument de baza in dezvoltarea relatiilor internationale si pentru a defini politicile si strategiile commune multinationale, fie ca au un caracter regional sau la scara mai larga. Ele au si o utilitate in planul intern al atatelor atunci cand un concept, o politica sau o problematica acuta se pune in dezbaterea publica.

Ca gen ele se regasesc atat in planul politic, statal cat si in cel stiintific sau al societatii civile.

Organizarea protocolului in cadrul conferintelor comporta mai multe aspecte:

Stabilirea salii: fixarea locului de desfasurare este un element esential, de care depinde reusita organizarii unei conferinte si este la latitudinea gazdei. In aceasta problematica se include diferite considerente, cum ar fi numarul de participanti , nivelul de reprezentare, utilitatile de care saptiul destinat dispune.

In functie de dimensiune - aceasta variabila are in vedere numarul participnatilor la manifestare si obligatia de a-i dispune la o distanta care san u stanjeneasca pe nimeni.pentru ca subiectul si obiectivele conferintei sunt cele determinante si nu ratiunile de protocol, se vor stabili participanti (persoane oficiale si experti)

In functie de rangul participantilor - aceasta regula este mai curand una restrictive decat o serie de optiuni. Daca avem participanti de rang inalt, trebuie asigurata functia de prestigiu a locului de discutii. Regula este insa de a oferi un loc de desfasurare a actiunii care sa creasca prestigiul respectivului eveniment.

In functie de posibilitatile de dotare - valoarea unei manifestari este data de facilitatile de comunicare pe care le ofera organizatorii.

Bibliografie :

1. Victor Alistar, Ion Popescu-Slaniceanu - "Protocol, corespondenta, secretariat in administratia publica"