Cautarea, pregatirea si furnizarea informatiilor

CAUTAREA, PREGATIREA SI FURNIZAREA INFORMATIILOR

O secretara eficienta stie unde sa localizeze informatiile cand i se cer, cum sa le extraga, si le poate folosi pentru verificarea detaliilor, Aceasta implica cunoasterea diferitelor surse de informatii si a modului si locului in care pot fi folosite.

Sursele de informatii pot include:

dosare (manuale, microfise, fisiere computerizate);

surse de referinta, anuare, monografii;

ziare si reviste;

contracte cu alte organizatii;

statistici, grafice si harti, ] ]

programe de activitate,

servicii de informatii videotex.

Informatiile statistice sunt vizualizate mai clar atunci cand sunt ilustrate prin grafice, harti sau panouri decat atunci cand sunt scrise in cifre. Sistemele de control ,vizual permit o observare sistematica si eficienta si sunt capabile sa indice orientarile prezente si cerintele viitoare. Informatiile sunt afisate clar, astfel incat observatorul poate retine fapte si cifre de la prima vedere.

Graficele liniare pot fi folosite pentru a vizualiza aproape orice tip de date statistice cum ar fi: vanzari, venituri brute, profituri nete, import-export, preturi, capital, fluctuatia salariilor.

Graficele-bara reprezinta, de asemenea, un mijloc eficace de afisare a informatiilor si sunt similare in multe privinte graficelor liniare, cu diferenta ca in locul unei linii se

foloseste o bara pentru fiecare luna. Graficele bara sunt mai potrivite pentru perioadele mai scurte (statisticile lunare).

Graficul realizat prin intermediul sectoarelor circulare,(grafice circulare) este o metoda folosita pentru a afisa informatii intalnite frecvent in rapoarte, reviste si ziare. Cercul intreg sugereaza suma totala, iar sumele partiale se reprezinta prin sectoare din cercul respectiv.

Computerele cu facilitati de programe grafice pot fi folosite pentru a afisa grafice pe ecran (grafice pe computer).

Calcul tabelar - programele de calcul tabelar cu facilitati grafice pot fi utilizate pentru calcularea si recalcularea datelor si tiparirea lor sub forma de grafice liniare, bara sau circulare.

Echipamente pentru control vizual - situatiile, progresul si tendintele actuale pot fi urmarite si astfel controlate prin panouri de control vizual si alte tipuri de echipamente care pot fi usor adaptate pentru a arata schimbarile ce intervin. Daca schimbarile intervin o data pe luna, aceste echipamente nu necesita modificari si tot ce se cere este sa se afiseze grafice de genul celor descrise mai sus. Dar daca datele cerute alterneaza de la ora la ora, este necesar un aparat mai rapid si mai tehnologizat.

Sistemele de control vizual nu sunt folosite numai in controlul productiei, vanzarilor, stocurilor magazinelor si statistici ci pot fi de asemenea, folosite pentru a indica trendul cheltuielilor, repartizarea personalului si multe alte scopuri.

PROCEDURI SI ECHIPAMENTE PENTRU

CORESPONDENTA

Cerinta unei corespondente moderne nu este noua - ea dateaza de la aparitia preocuparilor teoretice privitoare la corespondenta. Asa cum se schimba in decursul timpului conceptiile, reprezentarile valorice, gusturile sau moda, tot asa si corespondenta trebuie sa se adapteze evolutiilor prezente.

Cerintele actuale fata de corespondenta moderna sunt urmatoarele:

• trebuie sa fie elaborata la costuri avantajoase,
• sa fie orientata spre obiective;
• sa fie eficienta si de efect,
• sa fie la obiect, sa aiba efect psihologic, bazat pe emotii;
• sa fie prezentata conform reglementarilor;
• sa se conformeze identitatii imaginii firmei.

Metodele moderne de sortare depind tot mai mult de codul postal - o forma prescurtata a adresei ce poate fi citita de masina - permitand operatiunilor postale sa se desfasoare automatizat la toate nivelurile. Fiecare adresa are un cod postal. Lista completa a acestora este publicata de Posta si poate fi consultata de toate oficiile postale importante.

In birourile care sorteaza corespondenta ce trebuie expediata, codul este transformat in doua siruri compuse din puncte de fosfor. Linia inferioara reprezentand prim parte a codului, contine destule informatii pentru a putea fi corect sortata de calculator pentru orasul de destinatie. Printr-un proces similar, la sosirea in orasul respectiv, la posta se citeste linia superioara.

Fara cod, o scrisoare poate, la anumite niveluri, sa fie directionata pentru sortare manuala, operatie care este mult mai lenta. Codul postal nu reprezinta un substitut pentru orice parte a adresei.

Manipularea corespondentei primite intr-un birou trebuie facuta sistematic si eficient pentru a clasifica rapid scrisorile care sa fie gata de distribuire.

Daca vreuna din scrisorile primite contine un numar de probleme ce necesita atentia mai multor departamente, se va face un aranjament special, astfel incat fiecare departament interesat sa fie pus la curent cu problema ce il priveste.

Cand se sorteaza corespondenta, trebuie avut grija la eventualele articole suspecte, ce pot fi recunoscute astfel:

• forma sau marime neobisnuita;
• sarme atasate;
• urme de ulei sau grasime pe ambalaj;
• greutate prea mare fata de marimea lor,
• miros de migdale;
• o gaura de ac in ambalaj,

Daca descoperiti un pachet suspect care se potriveste cu una din situatiile de mai sus, se procedeaza astfel:

nu trebuie deschis

trebuie manevrat cu grija, pus pe o suprafata plana

sa se paraseasca biroul si informat ofiterul insarcinat cu securitatea cladirii.

Sistemul automat pentru corespondenta - realizeaza automat functiile dificile la manevrare a hartiilor. Acesta este capabil sa reuneasca foile, sa le indoaie si sa le introduca in plicuri, sa lipeasca plicurile si sa le inregistreze.

Masina de francat - odata folosita masina de francat se inlocuiesc timbrele postale cu o stampila. Toate tipurile de corespondenta se pot franca, incluzand scrisorile obisnuite din interiorul tarii, cartile postale, scrisorile recomandate,

pachetele si scrisorile din strainatate. De asemenea , poate fi imprimat un slogan publicitar sau numele si adresa expeditorului.

Masinile de francat se pot achizitiona sau inchiria de la anumite fabrici pentru echipamente de birou si autorizatia trebuie obtinuta de la oficiul postal districtual.

Posta electronica - sau teletex-ul nu necesita ambalare in plic, timbrare si expediere prin posta, deoarece este transmisa electronic prin linia telefonica intre doua procesoare de text. Transmiterea se poate face in alt oras sau alta tara.