Competenta profesionala

COMPETENTA PROFESIONALA

NOTIUNI INTRODUCTIVE

SECRETARIATUL VIITORULUI

Nu de mult am coordonat un simpozion introductiv avand ca tema calitatea. Faptul deosebit: participantele erau secretarele unei firme, in care se aplica deja de circa doi ani Total Quality Management (conducerea calitatii globale). Salariatii fusesera formati metodologic si pentru lucrul in echipa si lucrau in cenacluri de calitate la permanenta ameliorare a proceselor si a rezultatelor muncii. Primele rezultate pozitive se faceau deja simtite si erau vizibile.

Nimeni nu se gandise insa la secretare. In fapt, participau toti salariatii, incepand cu conducerea si terminand cu cei de la productie, in afara de secretare. Nimanui nu-i venise ideea ca si aceasta categorie profesionala ar putea contribui cu ceva la procesul de optimizare!

Secretara conducerii luase in cele din urma initiativa si vorbise serios cu seful ei. Reusise sa-l lamureasca asupra faptului ca tocmai secretarele sunt predestinate sa lucreze la cenaclurile de calitate, secretariatul fiind centrala de comutatie a informatiilor oficiale si neoficiale, gradul de informatizare al secretarelor fiind corespunzator de ridicat, competenta in domeniul social stimuland lucrul in echipa, ele stiind adesea unde trebuie cautate punctele slabe ale proceselor de lucru.

Aceasta firma va profita in orice caz de pe urma secretarelor sale: intre timp ele au propriul lor cenaclu al calitatii, pentru o mai buna conducere a biroului si se angajeaza si in alte echipe.

Acest exemplu, din pacate nu este singurul, arata in mod clar cat de adanca este, de fapt, prapastia dintre performantele prezente ale secretarelor si imagine pe care o are adesea profesia lor, atat in public cat si in propria intreprindere.

Daca il intrebati pe omul de pe strada ce inseamna si ce face o secretara, auziti probabil, exact in aceasta succesiune: face cafele, bate la masina, arata bine . .. Iar in

firma ele sunt privite ca niste comode fete bune la toate, care trebuie mereu sa fie pregatite sa execute ordinele.

Din fericire, lucrurile nu stau peste tot asa. Acolo unde secretarele sunt privite ca niste colege si coechipiere competente, cu gandire independenta si actiune responsabila si se bucura de aceasta reputatie, chiar ele ingrijindu-se de aceasta - sefii au atitudini corespunzatoare, sprijinindu-le si stimulandu-le cel mai adesea sau cel putin nepunandu-el in mod activ piedici.

VIATA ESTE NEDREAPTA

Studiul lui Fraunhofer privitor la secretariatul viitorului, publicat in anul 1994, confirma faptul ca secretara clasica, care elaboreaza, prelucreaza si gestioneaza documente dupa model, mai mult de jumatate din timpul ei de lucru, si se ocupa in rest de telefoane si de cafele, dispare incet dar sigur. Stim ca sunt de viitor numai noile profiluri de sarcini, cu mai multe prelucrari specializate si cu asistenta calificata pentru sefi. Stim foarte exact, ce realizeaza secretarele zi de

zi. De ce dureaza atunci atat de mult modificarea corespunzatoare a imaginii secretarelor?

Ne intrebam cine este si ar trebui sa fie interesat de o asemenea schimbare? Ca secretare, in primul rand dvs.! Daca in fiecare zi dati totul la locul dvs. de munca, daca va straduiti mereu pentru a va perfectiona si reusiti tot timpul sa faceti fata cu brio fluxului mereu sporit al sarcinilor, daca dedicati firmei mai mult timp decat cel contractual si asigurati prin iradiere pozitiva un bun climat la serviciu, atunci puteti avea intr-adevar pretentia la recompensare. Un drept, care, dupa aprecierea noastra, trece dincolo de plata adecvata. Este o pretentie fireasca a oricarui salariat, fie el sef sau nu, si anume pretentia la recunoastere si la aprecierea valorii sale.

Cine efectueaza permanent o prestatie de inalta calitate si nu primeste recunoastere, ci mai degraba are senzatia ca este subapreciat si chiar dispretuit, va avea dificultati in a-si mentine macar stima de sine. Fara aceasta, si fara respectul celorlalti, nimeni nu poate realiza pe termen lung performante de varf. Exact acestea ii intereseaza pe sefii, cat si pe firmele unde dvs. va desfasurati activitatea.

UNDE ESTE PROBLEMA?

Daca secretarele sunt subevaluate de colegi, sefi sau alte instante din intreprindere si li se confera imaginea de prostute carora trebuie sa li se spuna exact ce au de facut, pot exista mai multe motive, de pilda:

• teama ca secretara sa nu devina prea buna si sa-si caute un alt domeniu de activitate sau un alt sef;
• teama de pretentiile neplacute sau exagerate, pe care le-ar putea avea fata de firma o secretara recunoscuta;
• comportamentul tipic rolului: barbatul domneste, femeia serveste;
• perceptia impregnata de clisee: secretarelor nu li se incredinteaza adesea decat lucrarile clasice;
• lipsa constientizarii folosului pe care il pot aduce secretarele sau asistentele sefilor si firmelor, daca se pot manifesta optim;
• slaba cultura a firmelor, care permite ca unii salariati sa-si poata cladi succese pe seama injosirii altora.

Chiar daca aceste motive pot fi intelese, ele nu sunt

tolerabile in opinia noastra, cel mai putin pentru secretare. Ele sunt principalele angajate aflate in cauza si ca atare

depinde de ele sa intreprinda ceva impotriva acestor aspecte.

Globalizarea si transformarea rapida sunt tendinte care va pot, de asemenea, ajuta. In intreprinderile noastre se anunta vremuri furtunoase. Aceasta poate fi un lucru negativ si sa insemne turbulente periculoase, dar poate insemna si ceva pozitiv: aer proaspat si un curent ascensional.

RISCURI SI NOI SANSE

Procesele de schimbare din intreprinderi implica riscuri si sanse noi pentru secretare si asistente.

Astfel, restructurarile de orice forma sunt la ordinea zilei, indiferent daca este vorba de intreprinderi industriale, pentru prestari servicii sau alte institutii. Indiferent de ramura intreprinderile incearca sa ramana concurentiale, si astfel viabile prin Lean-Managemanet,(restructurarea conducerii) Total Quality,(conducerea calitatii globale) KVP (procesul ameliorativ continuu) sau Kaisen (ameliorarea permanenta, spre optim).

Exista mai multe cauze pentru toate acestea. Iata doar cele mai importante:

schimbarile politice din ultimii ani, de exemplu disparitia confruntarii est-vest, au modificat si pietele: intreprinderile se afla in lupta concurentiala. Ele trebuie sa gandeasca si sa actioneze global. Se cer: rapiditate, cea mai inalta calitate si preturi concurentiale pentru produse si servicii. Aceste prestatii trebuie realizate in conditiile unui cadru economico-politic dificil;

deoarece structurile traditionale ale intreprinderilor cu diviziunea lor stricta a muncii, orientata ierarhic, sunt mult prea greoaie pentru a putea reactiona rapid si flexibil la cerintele variabile ale clientilor, se incearca printre altele, abordarile anterior amintite, adica adaptarea organizarii firmelor la noile provocari.

RISCURILE PENTRU SECRETARE

In cadrul restructurarii conducerii in mai multe firme se desfiinteaza niveluri ierarhice intregi sau se externalizeaza din intreprindere domenii complete, de pilda prin Outsourcing, adica prin transmiterea anumitor informatii catre furnizori. Existand mai putini sefi, automat exista mai putine secretare, cel putin dintre cele care au lucrat pana acum in stil clasic pentru asemenea sefi.

Presiunea creste asupra secretarelor ramase, pentru ca eliminarea unor niveluri ierarhice nu inseamna si disparitia tuturor sarcinilor, rezolvate pana atunci de acestea. De regula, sarcinile sunt redistribuite si imbogatesc spectrul de sarcini al celor nedisponibilizati.

Procesul tehnologic obliga la invatarea continua, timpul necesar fiind adesea alocat suplimentar, intrucat afacerile zilnice continua nemilos. Cine nu tine pasul isi pierde mai devreme sau mai tarziu slujba.

Restructurarile le privesc din ce in ce mai des pe secretare. Se experimenteaza si se testeaza: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat, birourile-centre de profit, lucrul de la distanta, pentru a numi numai cateva din aceste noi abordari. Se incearca astfel eficientizarea chiar si a muncii de birou.

SANSELE SECRETARELOR

Prima sansa a secretarelor este dezvoltarea continua a tehnologiei informationale si comunicationale.

Deja, acum E-mail (posta electronica) si calendarul electronic de termene inseamna pentru secretare o degrevare de muncile de rutina, mari consumatoare de timp. Scrisul, copiatul, distribuirea postei, arhivarea si organizarea termenelor fac parte din sarcinile traditionale ale secretarelor si le ocupau inainte cea mai mare parte a timpului.

Pe viitor, din ce in ce mai multi autori si vor elabora singuri textele, inclusiv folosind sistemele de introducere vocala.

Biroul va deveni, in ansamblu, mai sarac in hartii, iar intocmirea, distribuirea si gestionarea informatiilor se vor accelera astfel. Desigur ca aceasta presupune sa cunoasteti tehnicile necesare. Avantajul dvs. este timpul castigat, pe care trebuie sa-l folositi pentru a obtine sarcini mai atractive, in functie de interesele si talentele dvs. dar si de posibilitatile firmei. In afara acestea, se intrevad trei posibilitati de dezvoltare, in calitate de secretare: a). asistenta manageriala calificata -

Daca pe viitor vor mai putini sefi, acestia vor avea automat mai mult de lucru. Sa luam in considerare doar domeniul conduceri personalului. Sefii sunt, de obicei, cadre de con ducere care trebuie sa conduca direct un numar mai mare sau mai mic de subordonati. Acest numar creste daca

se micsoreaza numarul de sefi, numarul de subordonati ramand aproximativ acelasi, creste deci domeniul de conducere.

Simultan se schimba sarcinile de conducere. Pentru a face fata viitoarelor sarcini, firmele au nevoie de angajati care se autoorganizeaza, se autoformeaza si care pot lua singuri decizii- orice alt mod de lucru consuma prea mult timp!

Asemenea angajati nu trebuie si nici nu vor sa fie indrumati si controlati, ci solicitati si stimulati. Sefii devin antrenori care trebuie sa aiba grija ca jucatorii lor sa formeze echipe optime si sa gaseasca terenuri de joc optime. Conducerea va avea loc mai ales prin comunicare, pentru care sefii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional si talentate psihologic.

Un sondaj efectuat printre secretare scoate la iveala un alt domeniu de activitate, nu tocmai cunoscut, care si el va

deveni pe viitor din ce in ce mai important: conducerea sefului. Cele mai multe dintre secretarele interogate le-au acordat sefilor note destul de proaste in domeniile: autoconducere, gestionarea timpului, chiar daca in rest erau multumite de ei. Haoticii prietenosi dispun adesea de o competenta sociala marcanta, dar se risipesc uneori in asa

masura, incat nici aceasta nu le mai foloseste. In spatele sefilor eficienti vor sta in viitor, mai mult decat in prezent, pumnii de otel ai unei talentate administratoarea timpului. Artistii si sportivii celebrii spun:"cel mai bine ar trebui sa vorbiti cu managerul meu".

Printre sarcinile dvs. se numar in acest caz si acel Chief-Coaching (antrenarea sefului), fiindca sefii sunt si ei doar oameni pe care ii ajuta enorm sa poata vorbi, uneori cu persoane de incredere, chiar despre obiectivele lor de dezvoltare profesionala, dar si despre temerile si grijile lor, cu persoane care ii inteleg sa nu ii intrerupa din procesul de rezolvare a problemelor prin sfaturi binevoitoare, ci sa-l reflecte prin ascultarea empatica, activa sprijinindu-i astfel.

Ca asistente calificate va gestionati nu numai sefii si totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci preluati si parti din sarcinile lor si le rezolvati independent, de exemplu sub forma de proiecte sau domenii proprii de

specializate, pentru care sunteti responsabile. Poate fi vorba de elaborarea unui sistem informational, prin care supravegheati toate activitatile sau proiectele curente ale domeniului, asa incat sefii sa poata conduce efectiv proiectele. Poate concepeti si un sistem unitar de ordonare pentru arhivare si il implementati electronic, sau coordonati

toate activitatile legate de constructia noii cladiri administrative si va tineti sefii mereu la curent;

b). prestari de servicii de Office Management(conducerea activitatii de birou)[2] in mediul birotic -

Dupa cum am mai amintit, tot mai multe firme experimenteaza noi forme de organizare pentru prestarile de servicii birotice.

Desigur ca este necesara reorientarea, daca ati lucrat pana acum ca secretara clasica si trebuie acum sa preluati un centru birotic intern al firmei, caruia clientii ii comanda intocmirea ultrarapida a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaza si se dirijeaza video conferintele, sau prin care se deruleaza organizarea si coordonarea completa a sedintelor si sesiunilor.

Este foarte probabil ca tot mai multe intreprinderi sa indrazneasca sa faca asemenea experimente si sa transpuna in mod corespunzator rezultatele incununate de succes in noi forme organizationale. Sansa care se intrevede consta nu numai in a va lasa antrenate in aceste experiente ci, mult mai bine ar fi daca v-ati informa mereu privitor la asemenea evolutii si v-ati implica inca de la inceput.

c). Outsourcing (externarea)[3]

Tendinta de a externa functiuni din intreprinderi poate, de asemenea, insemna o sansa. Aceasta presupune insa si o anumita acceptare a riscului, fara de care nu se poate concepe independenta.

Domeniul se intinde de la traditionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestarilor, aranjamentele de calatorie, traducerile si stagiile de formare profesionala, cercetarea informationala sau coordonarea.

O varianta imblanzita, in care nu trebuie sa purtati intregul risc al independentei, este reprezentata de lucrul de la distanta. Acesta poate fi foarte interesant pentru dvs.. In anumite faze ale vietii(cuvantul cheie: planificarea familiala)- si mai ales pentru a nu pierde legatura cu domeniul de activitate.

COMPETENTELE PENTRU FRUCTIFICAREA SCHIMBARII

Invatarea in tot timpul vietii este o cerinta a schimbarii rapide. Invatarea unei profesii si practicarea nemodificata a acesteia pana la pensionare apartin deja trecutului!Atunci cand va planificati evolutia profesionala trebuie sa va concentrati asupra a trei domenii de competenta si sa cercetati mai intai cu precizie, pentru fiecare dintre ele:

• Ce se crede in prezent si in viitor?
• Ce stiti deja sa faceti si cat de bine stiti?
• Ce trebuie sa mai invatati si cum faceti aceasta cel mai eficient?

Desigur ca si pe viitor va trebui sa stapaniti instrumentarul

profesional al secretarei. In afara de aceasta trebuie sa urmariti mereu evolutia actuala si sa va insusiti cele necesare, de pilda, noua ortografie, proiectarea de texte, grafice etc. adica stapanirea unui stil epistolar modern si a regulilor de baza a corespondentei.

Se stie doar, ca tocmai informatiile scrise contribuie la conturarea imaginii firmei, deci trebuie sa cunoasteti tema (Corporate Identity - Identitatea firmei). Poate puteti sa faceti

propuneri importante in acest sens sau chiar sa initiati si sa realizati independent un proiect de acest fel. In afara stapanirii reale a computerului, cu pachetele de programe aferente, de ultima ora, trebuie sa va informati mereu privitor la cele mai noi tendinte si evolutii in domeniul tehnicii comunicatiilor birotice.

Arhivarea este una din chestiunile cele mai sacaitoare - si nu numai pentru secretare. Aceasta inca mai consuma, de cele mai multe ori, atat de mult timp, incat este necesara organizarea ei optima. Nu este suficient sa stiti ca documentele se pot ordona alfabetic sau numeric. Exista o multime de cunostinte care va pot ajuta la organizarea informatiei.

Comunicatia domina ziua noastra de munca- si trebuie organizata, daca se doreste sa decurga eficient. Se consuma probabil mult timp pentru organizarea si coordonarea sedintelor si a manifestarilor de tot felul.

Cunostintele de marketing va ajuta, desigur, mai ales daca lucrati in acest domeniu. Deoarece fiecare angajat al firmei este si client, nimanui nu-i strica cunostintele de baza privitoare la relatiile aferente.

Mai exista desigur nenumarate alte posibilitati de a va continua formarea profesionala si de a va angaja mai mult in activitatea prestata.

In acest domeniu este vorba, in special, de capacitatea de a gandi, de a actiona si de a evolua independent si responsabil si de a avea astfel succes.

In lumea atat de turbulenta a birourilor, care iti taie respiratia, va trebuie mai ales capacitatea de concentrare,

de preluare rapida si de retinere a informatiilor esentiale, in ciuda agitatiei existente.

Daca doriti sa participati activ la configurarea transformarii, va trebui sa faceti sefilor si colegilor propuneri si sa le sustineti convingator printr-o abordare profesionala. Folositi-va creativitatea pentru a produce idei noi si pregatiti-va prezentarile vizand grupurile-tinta si folosind aportul procedeelor vizuale. Tehnicile de solutionare a problemelor si de luare a deciziilor, ca si metodele si tehnicile prezentarilor de succes, nu trebuie sa aiba secrete pentru dvs.

De la asistentele manageriale competente se asteapta in ziua de azi coordonarea suverana a discutiilor. Gestiunea timpului dvs. este strans impletita cu cea a timpului sefilor.

Cu toata euforia cauzata de progresele realizabile cu tehnologia informationala si comunicationala, se exprima adesea ingrijorarea privind insingurarea oamenilor in fata calculatoarelor si izolarea lor sociala. Aceasta situatie poate fi fatala: oamenii singuratici nu pot elabora idei noi pentru solutionarea optima a problemelor clientilor, in vederea asigurarii in acest fel a existentei firmelor. De aceea, computerele vor ramane si pe viitor doar instrumente ce vor sprijini munca salariatilor individuali si cea a echipelor.

Din cercetarile mai recente reiese ca firmele cu succese deosebite se remarca prin faptul ca oamenii isi vin in intampinare unii altora si afla cum se pot completa reciproc pentru realizarea obiectivelor. Salariatii de succes poseda inteligenta emotionala. Ei stiu - adesea intuitiv - ce trebuie sa faca pentru a-i castiga pe ceilalti si a-i entuziasma pentru realizarea obiectivelor comune.

Secretariatul a fost intotdeauna centrala de comutatie a comunicatiilor. Stim ca femeile par a fi mai dotate in domeniul competentei sociale si al inteligentei emotionale, decat barbatii. Aceasta nu are nici o legatura cu manipularea negativa a altora. Adevarata competenta sociala include intotdeauna respectarea si pretuirea valorii acelora carora o

aplicam. Competenta sociala mai inseamna si comportamentul social fata de propria persoana, adica preluarea responsabilitatii pentru sine si pentru pastrarea unei forme bune.

IDENTITATEA FIRMEI

Exista o multitudine de definitii, dar si un acord privind faptul ca urmatoarele caracteristici formeaza identitatea firmei(CI) - si astfel si stilul acesteia:

• comportamentul (bazat pe intelegere)
• imaginea;
• comunicatia firmei.

Toata lumea este de acord ca autointelegerea firmei si imaginea acesteia trebuie sa se potriveasca una cu cealalta, pentru a obtine efectul pozitiv dorit; in realitate insa ele se abat adesea una de la cealalta.

Obiectivul primordial al Ci este sa creeze sentimentul de siguranta si incredere celor din exterior (clientilor, furnizorilor, publicului) si - ca o conditie prealabila importanta - in primul rand salariatilor. Comportamentul intreprinderilor trebuie onest si demn de incredere in exterior si in interior - si sa para a fi o singura bucata. C.I. devine astfel un factor determinant al succesului, dar abia atunci

cand poate fi fructificat avansul firmei fata de concurenta in acest domeniu.

In afara de notiunea de identitate a firmei(CI) mai apar si cateva alte notiuni (mai noi sau cunoscute de mai multa vreme), care in parte se intersecteaza cu CI, iar in parte o completeaza;

• cultura firmei, definind comportamentul firmei;

• personalitatea firmei, ca expresie a prestantei si a propriei schimbari;
• conceptul firmei, ca forma a reprezentarii externe;
• forma de exprimare sau de schimb - ca legatura verbala cu terte persoane;
• imaginea firmei(renumele/imaginea firmei) ca imagine de prezentare a firmei in fata publicului,
• stilul firmei (suma tuturor formelor de expresie stilistica);
• filosofia firmei(problema sensului firmei)
• spiritul firmei, ca denumire anterioara a identitatii firmei.

Odata cu fondarea si cresterea unei firme se dezvolta

personalitatea acesteia, si, laolalta cu aceasta o identitate sesizabila. Personalitatea firmei se compune din elemente organizatorice (oamenii si obiectele) si din structura organizatorica. Se caracterizeaza prin obiectivele economice ale firmei, prin scopuri economice nationale (ex. acoperirea necesarului) si prin cerintele sociale (ex. solicitarile sociale si ecologice, cum ar fi asigurarea locurilor de munca, contributia la procesul social sau protectia mediului).

Personalitatea se exprima prin comportament si

prin felul comunicatiei si al interactiunii (comunicatia firmei). Firmele fiind organisme vii, personalitatea acestora este si ea supusa unui proces de schimbare. Acest proces poate fi influentat de conducerile firmelor. Astfel, firmele care doresc sa opereze cu noi produse, solutii de probleme si prestari de servicii pe noi piete, isi vor adapta corespunzator personalitatea (ex. ca firme inovatoare).

Stilul firmei poate fi recunoscut dupa

comportamentul acesteia. Stilul firmei se compune dintr-o serie de tipuri stilistice:

• stilul conducerii;
• stilul productiei;
• stilul reclamei;
• stilul desfacerii;
• stilul arhitecturii;
• stilul comunicarii.

Toate aceste tipuri stilistice au efecte asupra culturii firmei

si a C.I.

In public, stilul firmei are efect mai ales prin prezentare si prin comunicare.

Secretarele au posibilitati apreciabile de influentare,

mai ales in cazul comunicarii in exterior si interior. De exemplu, felul in care ii trateaza la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin in intampinarea colegilor, influenteaza puternic imaginea firmei in viziunea partenerilor.

Cultura firmelor se exprima prin actiunile si

comportamentul tuturor angajatilor acestora, referindu-se atat la felul cooperarii in interiorul firmelor, cat si la toate actiunile fata de cei din afara acestora. Aceste actiuni si acest comportament pot fi: marinimoase sau meschine, parteneriale sau egoiste, oneste si inspiratoare de incredere sau necinstite si stimulatoare de neincredere, drepte, colegiale, dure, lejere - si in multe alte feluri. Ca deosebit de pozitive sunt recunoscute si binevoitor onorate de public urmatoarele caracteristici: tineresc, dinamic, optimist, capabil, solid, colegial si fiabil.

Secretarele fac parte din salariatele care, de regula,

intretin multe contracte in exteriorul si interiorul firmelor. Posibilitatile lor de influentare directa sau indirecta depind de:

• treapta ierarhica a sefilor;
• domeniile de sarcini ale sefilor;
• propria initiativa si iradierea personala.

Cu cat sunt sefii plasati mai sus in ierarhia firmei, cu cat

sunt mai puternice influentele in conducere si angajamentul lor - si cu cat (co)influenteaza mai puternic stilul firmei prin comportamentul lor, cu atat acesta are un efect mai mare asupra C.I. Astfel, proprietarul unei intreprinderi mici sau mijlocii influenteaza in mare masura, prin comportamentul sau si prin obiective impuse, stilul firmei sale, comportamentul angajatilor sai si imaginea publica. De multe ori, un asemenea intreprinzator personifica firma si identitatea acesteia.

Dar si presedintele sau purtatorul de cuvant al consiliului de administratie al unei mari societati pe actiuni, care este des citat de presa sau apare si la televiziune, are

de regula, o influenta mai mare asupra opiniei si asupra celor publicate privitor la firma sa.

Superiorii cu putina influenta externa si cadrele de conducere de nivel mediu sau inferior, au o influenta corespunzator mai redusa asupra C.I.(identitatea firmei). Ei au insa intotdeauna posibilitatea ca cel putin in domeniul lor de conducere si de activitate sa actioneze in sensul identitatii firmei si sa influenteze stilul acesteia. Pentru cei mai multi salariati, sefii directi reprezinta firma. Asa cum sunt condusi si tratati angajatii de catre sefii lor, asa percep ei firma si isi dezvolta identitatea odata cu cea a firmei.

Cu cat sunt secretarele folosite mai aproape de centrele de putere, cu atat mai mari sunt si posibilitatile lor de a influenta C.I.

Identitatea firmei nu poate fi creata si nu poate fi conservata mult timp printr-un singur act de forta; ea nu poate fi ordonata si introdusa de sus. Nu este nici suficient ca aceasta sa fie anuntata public printr-o buna reclama si munca gazetareasca, sperandu-se ca astfel succesul este asigurat. Identitatea firmei trebuie sa fie dezvoltata dinspre interior si trebuie intretinuta permanent. Secretarele pot aduce contributii importante in aceasta directie.

Angajatilor nu le este, de regula, indiferenta situatia identitatii si a renumelui firmei lor; ei doresc sa se poata identifica cu intreprinderea lor, vor sa poata fi mandri de produsele si serviciile acesteia, de renumele si de succesele acesteia.

Diferentele dintre asteptarile sau reprezentarile pozitive ale salariatilor, privitoare la posibilitatile de identificare cu intreprinderea - si situatiile negative reale (sau percepute ca atare) - se repercuteaza dezavantajos asupra climatului din firma. Urmarile merg de la dezamagire si reducerea disponibilitatii de a actiona si de a presta lucrari - si pana la demisia interioara si cea reala. Asemenea demisii pot sa diminueze in perioadele de somaj ridicat: este insa usor de inteles, ca firmele cu salariati demotivati nu obtin rezultate de care ar avea nevoie tocmai in asemenea situatii.

Identitatea pozitiva a firmelor intareste:

• vointa de actiune a angajatilor;

mandria inspirata de intreprinderea in care isi desfasoara activitatea;

• identificarea salariatilor cu intreprinderea lor;
• renumele intreprinderii pe piata si in public.

De aceea, toate straduintele pentru imbunatatirea

identitatii firmei trebuie sa inceapa cu salariatii. Asa cum proprii salariati trebuie sa fie cei mai buni clienti ai firmelor si ai cadrelor de conducere, tot asa trebuie sa fie primii carora

li se adreseaza toate stradaniile C.I. In cele din urma, tocmai salariatii sunt cei care prin comportamentul si exprimarile lor, referitoare la propria firma contribuie foarte mult la bunul sau raul renume al acesteia. Angajatii trebuie sa fie beneficiarii unui bun C.I. in firme - dar si ambasadorii CI in afara firmelor.

Daca firmele se straduiesc sa obtina un renume sau o reprezentare mai buna - atunci salariatii trebuie sa fie primii care sa simta schimbarile pozitive din intreprindere. Daca stradaniile se vor extinde numai catre exterior, angajatii le vor considera - pe buna dreptate - drept exercitii "cosmetice" fara continut real, vor fi dezamagiti si nu vor sustine aceste masuri. In cel mai rau caz, ei se simt marginalizati si boicoteaza stradaniile firmei.

Factorii care influenteaza pozitiv firma sunt:

• directivele/principiile firmei;
• obiectivele firmei;
• planificarea strategica;
• starea tehnica a firmei;
• succesele firmei;
• principiile conducerii, directivele de conducere si cele de cooperare;
• stilul conducerii;
• harul conducerii firmei;
• politica de personal;
• dezvoltarea si cultivarea resurselor umane;
• modul cooperarii;
• politica informatiei(in interior si exterior);
• conceptia de marketing;
• imagine(marca/sigla, culoarea specifica firmei, munca cu publicul, uniformele firmei, cladirile ei);
• renumele firmei;
• reactiile din afara, ale mediului.

Este adevarat ca identitatea unei firme poate fi influentata

si negativ - ce trebuie sa luam in calcul si ce trebuie evitat?

• lipsa de orientare a clientilor;
• stilul de conducere depasit;
• disponibilizarile si concedierile;
• insuccesele;
• scandalurile;
• prostul renume al firmei (in fata angajatilor si a publicului);
• produsele si procesele daunatoare mediului.

Pentru a se mentine o identitate pozitiva intreprinderii, trebuie sprijinita prin:

• informarea permanenta a angajatilor;
• implicarea salariatilor in dezvoltare;
• implicarea consiliului conducerii firmei prin colaborare, informare;

consfatuirii si seminarii.