CONDITII GENERALE APLICABILE CONTRACTELOR DE FINANTARE NERAMBURSABILA DIN PARTEA COMUNITATII EUROPENE

CONDITII GENERALE APLICABILE CONTRACTELOR DE FINANTARE NERAMBURSABILA DIN PARTEA COMUNITATII EUROPENE

1 Dispozitii generale si administrative

Obligatii generale

Beneficiarul va implementa Proiectul pe propria sa raspundere si in conformitate cu Descrierea Proiectului , pentru atingerea obiectivelor proiectului, asa cum sunt precizate in proiect.

Beneficiarul trebuie sa implementeze Proiectul cu toata atentia, eficienta, transparenta si cu toata straduinta necesara, in concordanta cu cele mai bune practici din domeniul de activitate vizat si in conformitate cu prezentul contract .

In acest scop Beneficiarul va mobiliza toate resursele financiare, umane si materiale necesare pentru finalizarea proiectului, asa cum se specifica in Descrierea Proiectului.

Beneficiarul va actiona singur sau in parteneriat cu unul sau mai multe ONG-uri sau alte organisme identificate in Descrierea Proiectului. Acesta poate subcontracta o parte limitata din Proiect ( lucrari si servicii). Cea mai mare parte a Proiectului trebuie realizata totusi de catre beneficiar si unde este cazul de partenerii sai.

Daca implementarea proiectului implica incheierea de contracte de catre beneficiar , se vor aplica procedurile de acordare a contractului si regulile de nationalitate si origine stabilite.

Autoritatea Contractanta nu recunoaste nici o legatura contractuala intre ea si partenerul/partenerii Beneficiarului sau cu subcontractorii acestuia. Numai Beneficiarul este singurul care raspunde in fata Autoritatii Contractante pentru implementarea Proiectului. Beneficiarul se angajeaza ca toate conditiile impuse lui se aplica in aceeasi masura tuturor partenerilor sai si tuturor contractantilor sai. Beneficiarul va include in contractele cu ei dispozitii care sa aiba efectul descris mai sus.

Beneficiarul si Autoritatea Contractanta sunt singurele parti ( "Partile") in acest contract. In situatia in care Comisia Europeana nu este Autoritate Contractanta, ea nu este parte in acest Contract, ceea ce ii va conferi doar drepturile si obligatiile care sunt mentionate in mod explicit in contract. Cu toate acestea ea va aproba Contractul, pentru a asigura ca finantarea nerambursabila acordata de Autoritatea Contractanta din bugetul Comunitatilor Europene si dispozitiile acestui Contract privind vizibilitatea se aplica corespunzator.

2 Obligatiile privind informarea si rapoartele tehnice si financiare

Beneficiarul trebuie sa furnizeze Autoritatii Contractante toate informatiile legate de implementarea Proiectului. In acest scop Beneficiarul trebuie sa intocmeasca rapoarte intermediare si un raport final. Aceste rapoarte trebuie sa contina o parte tehnica si una financiara. Ele trebuie sa acopere Proiectul in intregime, fara sa tina cont de care parte este finantata de Autoritatea Contractanta. Autoritatea Contractanta poate solicita informatii suplimentare in orice moment; aceste informatii trebuie sa-i fie furnizate in maximum 30 zile de la solicitare.

Fiecare raport intermediar trebuie sa furnizeze justificari complete asupra tuturor aspectelor implementarii, pentru perioada pentru care este intocmit. Rapoartele trebuie intocmite in asa fel incat sa permita compararea intre, pe de o parte obiectivul(ele), mijloacele propuse, rezultatele asteptate in Descrierea Proiectului si detaliile bugetului Proiectului, iar pe de alta parte mijloacele folosite, costurile angajate si rezultatele obtinute ( folosind indicatorii de realizare precizati in Descrierea Proiectului). Raportul trebuie sa includa o situatie a cheltuielilor Beneficiarului , sau daca este cazul si a partenerilor, pentru perioada acoperita de raport si un plan de actiune pentru urmatoarea etapa a implementarii proiectului.

Raportul final trebuie sa contina in plus o descriere detaliata a conditiilor in care a fost realizat proiectul, informatii asupra masurilor pentru a asigura vizibilitatea finantarii UE , informatii care sa permita evaluarea impactului Proiectului si un decont final al tuturor costurilor eligibile ale Proiectului, plus o recapitulatie completa a veniturilor si a cheltuielilor proiectului precum si a platilor primite.

Rapoartele trebuie elaborate in aceeasi limba ca si contractul. Ele trebuie inaintate Autoritatii Contractante la termenele stabilite.

Termenul pentru inaintarea raportului final se prelungeste cu sase luni atunci cand Autoritatea Contractanta este un serviciu al sediului central al Comisiei Europene

Conditiile Speciale pot stipula ca Beneficiarul trebuie sa furnizeze un exemplar suplimentar al rapoartelor pentru Delegatia Comisiei Europene responsabila cu monitorizarea Proiectului.

Daca Beneficiarul nu furnizeaza Autoritatii Contractante un raport final in termenul prevazut si nu furnizeaza o explicatie scrisa acceptabila si suficienta asupra motivelor care l-au impiedicat sa-si indeplineasca aceasta obligatie, Autoritatea Contractanta poate rezilia Contractul si poate recupera sumele deja platite Beneficiarului si nejustificate.

3 Responsabilitate

Autoritatea Contractanta nu poate fi facuta responsabila, in nici o circumstanta si din nici un motiv, pentru daune aduse personalului sau bunurilor Beneficiarului pe durata desfasurarii proiectului. In consecinta, Autoritatea Contractanta nu va admite nici o cerere de despagubire sau plati suplimentare in legatura cu astfel de daune.

Beneficiarul isi va asuma intreaga responsabilitate in raport cu terte parti, inclusiv pentru daune de orice natura aduse tertelor parti pe perioada desfasurarii proiectului. Beneficiarul va exonera Autoritatea Contractanta de orice raspundere asociata cu orice cerere de despagubire sau actiune aparuta ca urmare a incalcarii reglementarilor legale de catre Beneficiar, de angajatii sai sau de persoanele pentru care acesti angajati raspund, sau ca rezultat al incalcarii drepturilor unei terte parti.

4 Conflict de interese

Beneficiarul se angajeaza sa ia toate masurile necesare pentru a evita orice conflicte de interese si va informa Autoritatea Contractanta fara intarziere de orice situatie care constituie sau ar putea determina aparitia oricarui asemenea conflict de interese.

Este un conflict de interese atunci cand exercitarea obiectiva si impartiala a functiilor oricarei persoane din acest Contract este compromisa pentru motive care implica familia, viata sentimentala, afinitati politice sau nationale, interese economice sau oricare alte interese comune cu o alta persoana.

5 Confidentialitate

Autoritatea Contractanta si Beneficiarul se angajeaza sa pastreze confidentialitatea oricarui document, informatie si material comunicat lor sub clauza de confidentialitate, cel putin sapte ani de la plata finala. In situatia in care Comisia Europeana nu este Autoritate Contractanta aceasta va avea acces la toate documentele communicate. Autoritatii Contractante si va pastra aceeasi confidentialitate.

6 Vizibilitate

Cu exceptia cazurilor in care Comisia Europeana este de acord sau solicita altfel, Beneficiarul trebuie sa ia toate masurile pentru a face public faptul ca Uniunea Europeana a finantat sau cofinantat Proiectul. Aceste masuri trebuie sa fie conforme regulilor relevante privind vizibilitatea actiunilor externe stabilite si publicate de Comisie.

In particular, Beneficiarul se va referi la proiect si la contributia financiara a Uniunii Europene in informatiile furnizate beneficiarilor finali ai Proiectului, in raportarile interne si anuale si in orice relatii cu media. Va afisa sigla UE oriunde este potrivit

Orice notificare sau publicatie a Beneficiarului referitoare la proiect, inclusiv la conferinte si seminarii, trebuie sa specifice ca Proiectul a primit finantare din partea Uniunii Europene. Orice publicatie a Beneficiarului, in orice forma si pe orice suport, inclusiv Internet, trebuie sa aiba urmatoarea mentiune: "Acest document a fost realizat cu asistenta financiara a Uniunii Europene.

Continutul acestui document se afla in totalitate in responsabilitatea <numele Beneficiarului > si nu poate fi considerat in nici un caz ca reflectand pozitia Uniunii Europene".

Beneficiarul autorizeaza Autoritatea Contractanta si Comisia Europeana sa publice numele si adresa sa , scopul finantarii nerambursabile , suma maxima a finantarii si ponderea finantarii costurilor eligibile a Proiectului. O derogare de la publicarea acestor informatii poate fi acordata daca poate fi pus in pericol Beneficiarul sau pot fi afectate interesele sale comerciale.

7 Dreptul de proprietate / de utilizare a rezultatelor si echipamentelor

Proprietatea, titlurile si drepturile de proprietate industriala si intelectuala asupra rezultatelor Proiectului precum si raportarile si alte documente legate de proiect vor ramane Beneficiarului.

Beneficiarul va acorda Autoritatii Contractante ( si Comisiei Europene cand aceasta nu este Autoritatea Contractanta) dreptul de a utiliza gratuit si dupa cum considera necesar toate documentele rezultate in urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora, daca aceasta nu incalca drepturile existente de proprietate industriala si intelectuala.

Echipamentele, vehiculele si materialele platite din bugetul Proiectului vor fi transferate, cel mai tarziu la sfarsitul perioadei de implementare a proiectului, oricarui partener local al beneficiarului sau beneficiarilor finali ai proiectului. Copii ale titlurilor de transfer trebuie sa fie anexate raportului final.

8 Evaluarea proiectului

Daca Comisia face o evaluare intermediara sau ulterioara (ex-post), Beneficiarul se angajeaza sa puna la dispozitia acesteia si/sau persoanelor autorizate de aceasta toate documentele sau informatiile care sunt necesare in evaluare si le va acorda drepturile de acces .

Daca oricare din parti (sau Comisia Europeana) face sau mandateaza o evaluare in cadrul proiectului, trebuie sa transmita o copie din raportul de evaluare celeilalte parti si Comisiei Europene (sau celorlalte parti, dupa caz).

9 Modificarea contractului

Orice modificare a contractului, inclusiv a anexelor, trebuie facuta in scris si va face obiectul unui act aditional.

Daca cererea de modificare a contractului vine din partea beneficiarului, acesta trebuie sa adreseze aceasta cerere Autoritatii Contractante cu o luna (1 luna) inaintea momentului la care doreste ca aceasta modificare sa intre in vigoare, cu exceptia cazurilor bine justificate de beneficiar si acceptate de Autoritatea Contractanta.

Cu toate acestea, daca modificarea contractului nu afecteaza scopul principal al proiectului si impactul financiar se limiteaza la un transfer in cadrul unui singur capitol al bugetului sau la un transfer intre capitole implicand o variatie de 15% sau mai putin din suma initial inscrisa la o rubrica pentru o categorie de cheltuieli eligibile, beneficiarul va aplica modificarea si va informa Autoritatea Contractanta in scris. Aceasta metoda nu poate fi utilizata pentru a modifica rubrica pentru cheltuieli administrative.

Schimbarea adresei, modificarea contului bancar si a auditorului pot face obiectul unei simple notificari, cu toate ca acest lucru nu va afecta optiunea Autoritatii Contractante de a se opune alegerii facute de Beneficiar in privinta contului bancar sau auditorului.

Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a solicita schimbarea auditorului la care se face referire daca elemente care nu erau cunoscute la incheierea contractului, ridica indoieli asupra independentei sau profesionalismului auditorului.

Un act aditional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbari in contract care ar pune in discutie decizia de acordare a finantarii nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitantilor.

Suma maxima a finantarii nerambursabile mentionata nu poate fi majorata.

10 Cesionarea

Contractul si platile aferente acestuia nu pot fi transferate sau cedate unei terte parti in nici un fel, fara acordul scris prealabil al Autoritatii Contractante

Durata de implementare a Proiectului, prelungirea, suspendarea, forta majora si data limita

Perioada de implementare a Proiectului este stabilita articolul 2 din Conditii Speciale.

Beneficiarul trebuie sa informeze Autoritatea Contractanta fara intarziere asupra oricaror circumstante in masura sa afecteze sau sa intarzie implementarea Proiectului.

Beneficiarul poate solicita cu cel putin o luna de zile inainte de terminarea duratei limita de implementare a proiectului, o prelungire a acesteia. Solicitarea trebuie insotita de toate dovezile necesare evaluarii acesteia.

Beneficiarul poate suspenda implementarea intregului sau a unei parti a Proiectului daca circumstantele (indeosebi forta majora) fac prea dificila sau periculoasa continuarea acestuia.

Beneficiarul trebuie sa informeze Autoritatea Contractanta fara intarziere si sa-i puna la dispozitie toate detaliile necesare

Autoritatea Contractanta poate solicita Beneficiarului suspendarea implementarii intregului sau a unei parti a Proiectului, daca circumstantele (indeosebi forta majora) fac prea dificila sau periculoasa continuarea acestuia

. Oricare parte poate rezilia Contractul. In cazul in care Contractul nu este reziliat, Beneficiarul se va stradui sa minimizeze durata intreruperii si poate relua implementarea de indata ce conditiile o permit cu aprobarea prealabila scrisa a Autoritatii Contractante.

Durata de implementare a Proiectului va fi prelungita cu o perioada de timp egala cu durata intreruperii, fara a prejudicia modificarile la Contract, care pot fi necesare in scopul adaptarii proiectului la noile conditii de implementare.

Forta majora reprezinta orice situatie exceptionala neprevazuta sau eveniment in afara controlului partilor, care ii impiedica pe oricare dintre ei sa isi indeplineasca oricare din obligatiile contractuale si care nu poate fi atribuita unei erori sau neglijente din partea lor ( sau din partea contractorilor lor, agentílor sau angajatilor) si se dovedeste insurmontabila in ciuda eforturilor facute. Defecte in echipamente sau materiale sau intarzieri in asigurarea disponibilitatii lor, conflicte de munca, greve sau dificultati financiare nu pot fi invocate ca forta majora. Nu se va considera o incalcare a obligatiilor contractuale de catre o Parte daca aceasta este impiedicata de forta majora sa le indeplineasca. Partea care se confrunta cu forta majora va informa cealalta Parte fara intarziere, mentíonand natura , durata probabila si efectele previzibile ale problemei si va lua toate masurile pentru minimizarea posibilelor pagube.

Obligatiile de plata ale Comunitatii Europene prevazute prin acest Contract se vor termina dupa 18 luni dupa perioada de implementare

Autoritatea Contractanta va notifica Beneficiarului orice amanare a termenului limita.

11 Rezilierea Contractului

Daca o Parte considera ca Contractul nu mai poate fi executat efectiv sau in mod corespunzator, aceasta se va consulta cu cealalta parte. Daca nu se poate ajunge la un acord asupra unei solutii, oricare Parte poate rezilia Contractul cu un preaviz, in scris, de 2 luni, fara a i se cere sa plateasca compensatii

Autoritatea Contractanta poate rezilia contractul, fara preaviz si fara sa plateasca compensatii de orice fel, atunci cand Beneficiarul:

nu isi indeplineste, fara justificare, oricare din obligatiile care ii revin si, dupa ce a fost instiintat in scris sa isi indeplineasca aceste obligatii, persista inca in neonorarea lor sau nu furnizeaza explicatii satisfacatoare in 30 zile de la trimiterea notificarii;

*este in stare de faliment sau pe cale de lichidare, are afacerile administrate de catre tribunal, a inceput proceduri de aranjamente cu creditorii, are activitatea suspendata sau este in orice situatie analoga, provenind dintr-o procedura similara prevazuta in legislatia si reglementarile in vigoare

*a suferit condamnari definitive datorate unei conduite profesionale printr-o condamnare impotriva careia nici un apel nu mai este posibil, sau este vinovat de grave greseli profesionale care pot fi dovedite prin orice mijloace;

*se angajeaza in orice act de frauda sau coruptie sau este implicat in organizatii criminale sau in alte activitati ilegale in detrimentul intereselor financiare ale Comunitatilor: acestea sunt valabile si pentru parteneri, contractori sau agenti ai Beneficiarului.

isi schimba personalitatea juridica, cu exceptia cazurilor in care se incheie un act aditional in acest sens;

*face declaratii false sau incomplete pentru. a obtine finantarea nerambursabila prevazuta in contract sau furnizeaza raportari care nu corespund realitatii;

In cazul rezilierii Beneficiarul va fi indreptatit la plata finantarii nerambursabile doar pentru partea proiectului executat, excluzand costurile legate de angajamentele curente care se vor implementa dupa reziliere. In acest scop Beneficiarul va introduce o cerere de plata si un raport final .

Autoritatea Contractanta poate solicita rambursarea partiala sau integrala a sumelor deja platite din finantarea nerambursabila, corespunzator gravitatii faptelor in cauza si dupa ce i s-a permis Beneficiarului sa transmita observatiile sale.

Inainte de sau in locul rezilierii contractului - prevazuta de acest articol , Autoritatea Contractanta poate suspenda platile , ca masura de precautie fara o instiintare prealabila.

Acest contract se reziliaza automat daca nu a fost daca nu s-a dat curs nici unei plati in trei ani de la semnare.

6 .12 Legea aplicabila si solutionarea litigiilor

Prezentul contract va fi supus legii Autoritatii Contractante sau, atunci cand Autoritatea Contractanta este Comisia Europeana, va fi supus legii belgiene.

Partile vor face tot posibilul pentru a solutiona pe cale amiabila orice litigiu aparut intre ele in cursul implementarii acestui Contract. In acest scop, ei vor comunica in scris pozitiile lor si orice solutie pe care o considera posibila si se vor intalni la solicitarea oricareia dintre parti. O Parte trebuie sa raspunda solicitarii pentru o solutionare amiabila in termen de 30 de zile. Odata ce aceasta perioada a expirat, sau daca incercarea de a ajunge pe cale amiabila la o solutíe nu a dus la un acord in termen de 120 de zile de la prima solicitare , fiecare Parte poate notifica celeilalte faptul ca ea considera ca procedura a esuat.

In cazul esecului de a ajunge la un acord pe cale amiabila, litigiul poate fi supus, cu consimtamantul ambelor parti, concilierii Comisiei Europene, daca aceasta nu este Autoritate Conractanta. Daca nici o solutíe nu a fost gasita in 120 de zile de la deschiderea procedurii de conciliere, oricare Parte poate notifica celeilalte faptul ca ea considera ca procedura a esuat.

In cazul in care procedurile de mai sus esueaza, fiecare parte poate inainta litigiul in instantele tarii Autoritatii Contractante sau instantelor de la Bruxelles, atunci cand Autoritatea Contractanta este Comisia Europeana.

13 Prevederi financiare

13.1 Costuri eligibile

Pentru a fi considerate eligibile pentru Proiect, costurile trebuie sa fie:

- necesare pentru realizarea proiectului, sa fie prevazute in contract si sa respecte principiile unei gestiuni financiare sanatoase, mai ales in privinta eficientei economice si a raportului cost/eficacitate;

angajate in cursul duratei de executie a Proiectului, de catre Beneficiar sau partenerii sai, asa cum este aceasta definita in Articolul 2 din Conditiile Speciale, oricare ar fi momentul platii efective de catre Beneficiar sau partenerii sai, fara a prejudicia eligibilitatea costurilor la auditul final;

- inregistrate in contabilitatea si documentele fiscale ale Beneficiarului , sa fie identificabile si verificabile si sa fie sustinute de documente justificative in original.

Referitor la cele de mai sus, urmatoarele costuri directe sunt eligibile:

* cheltuielile cu personalul aferent proiectului, corespunzand salariilor efective la care se adauga cheltuielile cu asigurarile sociale si alte cheltuieli eferente salariilor; salariile si costurile nu trebuie sa depaseasca salariile si costurile suportate in mod normal de beneficiar sau partenerii sai, dupa cum este cazul;

* cheltuielile pentru transportul si cazarea personalului care ia parte la proiect, pentru sume care nu depasesc cele in mod normal practicate de Catre Beneficiar sau partenerii sai dupa cum este cazul. Orice rata fixa de rambursare nu trebuie sa depaseasca nivelurile aprobate anual de Comisia Europeana

* cheltuielile de achizitionare echipamente (noi sau uzate) si servicii conditia ca acestea sa corespunda preturilor pietei;

* cheltuieli cu consumabile si materiale;

* cheltuieli cu sub-contractarea;

* cheltuieli care deriva in mod direct din cerintele contractului (difuzare informatii, evaluarea specifica Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurari, etc,) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (in special referitoare la transferuri si garantii financiare);

Urmatoarele costuri nu vor fi considerate eligibile:

* provizioane pentru pierderi sau datorii viitoare;

* dobanzi datorate;

* articolele de cheltuieli deja finantate printr-o alta finantare;

* cheltuieli cu achizitionarea de terenuri sau cladiri, exceptie facand cele necesare pentru implementarea Proiectului, caz in care proprietatea trebuie transferata beneficiarilor finali ai Proiectului la sfarsitul acestuia;

* pierderile de schimb valutar;

impozite si taxe, inclusiv taxa pe valoarea adaugata pe care Beneficiarul ( sau unde este cazul partenerii sai ) nu o poate recupera si unde reglementarile in vigoare autorizeaza acoperirea ei

O suma forfetara care nu depaseste 7 % din costurile eligibile directe ale Proiectului, va fi eligibil ca si costuri indirecte pentru a acoperi costurile administrative ale Beneficiarului proiectului.

Costurile indirecte vor fi eligibile cu conditia sa nu includa costuri care se regasesc in cadrul altui capitol al bugetului contractului.

Costurile indirecte nu vor fi eligibile daca Beneficiarul primeste in alte situatii o finantare nerambursabila operationala din partea Comisiei Europene.

Orice contributii in natura ale beneficiarului sau partenerilor sai , care trebuie mentionate separat nu reprezinta cheltuieli efective si nu sunt costuri eligibile. Aceasta nu pot fi tratate ca si cofinantare adusa de Beneficiar

Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie sa se angajeze sa faca aceste contributii asa cum sunt ele stipulate in descrierea Proiectului

13.2 Plati si dobanzi de intarziere a platii

Procedurile de plata corespund uneia din cele trei optiuni de mai jos

Optiunea 1: Proiecte a caror durata nu depaseste 12 luni sau a caror finantare de catre Autoritatea Contractanta nu depaseste 100 000 EURO

Autoritatea Contractanta va face plati Beneficiarului dupa cum urmeaza:

un avans de 80% din suma mentionata, in termen de 45 zile de la primirea de catre Autoritatea Contractanta a urmatoarelor documente:

- contractul semnat de cele doua parti,

o cerere de plata, si o garantie financiara ,restul de plata (soldul) in termen de 45 de zile de la aprobarea raportului final de catre Autoritatea Contractanta

Optiunea 2: Proiecte a caror durata depaseste 12 luni si in care finantarea furnizata de Autoritatea Contractanta este mai mare de 100 000 EUR

Autoritatea Contractanta va face plati Beneficiarului dupa cum urmeaza:

* un avans de maxim 80% din partea de buget previzionat pentru primele 12 luni ale Proiectului, finantata de Autoritatea Contractanta, asa cum este specificat in art. 4 al Conditiilor Speciale, in termen de 45 de zile de la primirea de catre Autoritatea Contractanta a urmatoarelor documente:

contractul semnat de cele doua parti,

* o cerere de plata

o garantie financiara daca este ceruta

un raport de audit

o garantie financiara

soldul (restul de plata) in termen de 45 zile de la aprobarea de catre Autoritatea Contractanta a raportului final

Optiunea 3: Pentru toate Proiectele

Beneficiarul va primi finantarea nerambursabila de la Autoritatea Contractanta sub forma unei plati unice, in termen de 45 de zile de la aprobarea de catre Autoritatea Contractanta a raportului final insotit de :

o cerere de plata a soldului

un raport de audit

Orice raport este considerat aprobat daca nu se primeste un raspuns scris al Autoritatii Contractante in termen de 45 de zile de la data primirii acestuia insotit de documentele cerute.

Autoritatea Contractanta poate opri curgerea acestui termen prin notificarea Beneficiarului ca raportul nu poate fi aprobat si considera ca sunt necesare verificari suplimentare. In asemenea cazuri, Autoritatea Contractanta poate cere clarificari, modificari sau informatii suplimentare care trebuie furnizate in termen de 30 zile de la solicitare. Termenul va curge din nou de la data primirii informatiilor cerute.

Termenul limita de 45 de zile pentru plata va expira la data la care contul Autoritatii Contractante este debitat. Autoritatea Contractanta poate suspenda termenul limita, fara prejudicierea, prin notificarea Beneficiarului ca cererea sa de plata nu poate fi admisa, fie pentru ca suma in discutie nu este cuvenita, fie pentru ca documentele justificative nu au fost furnizate sau considera ca sunt necesare verificari suplimentare , inclusiv verificari la fata locului pentru a se asigura ca, cheltuielile sunt eligibile. Termenul limita pentru plata va curge din nou de la data la care o forma corecta a cererii de plata este inregistrata.

La expirarea termenului prevazut mai sus, Beneficiarul - in afara cazurilor in care Beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunitatii Europene - poate solicita, in termen de 2 luni de la data incasarii cu intarziere a platii, dobanzi de intarziere la plata, la:

rata scontului aplicata de banca centrala a statului Autoritatii Contractante, in cazul in care platile sunt efectuate in moneda statului respectiv;

rata aplicata de Banca Centrala Europeana la principalele operatiuni de refinantare in EURO , dupa cum este publicata in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, fascicolul C, daca platile sunt efectuate in EURO,valabila in prima zi a lunii in care a expirat termenul de plata la care se adauga trei puncte procentuale si jumatate. Dobanzile se vor aplica pentru perioada cuprinsa intre data la care expira termenul de plata (exclusiv) si data la care este debitat contul Autoritatii (inclusiv). Aceasta dobanda nu este considerata un venit. Orice plata partiala va acoperi mai intai dobanzile astfel stabilite.

Toate referintele la zile sunt zile calendaristice.

Un audit extern al conturilor Proiectului , realizat de un auditor autorizat, care este membru al unui organism international recunoscut pentru auditari statutare, se va atasa la:

orice cerere de plata intermediara daca suma totala a avansurilor si platilor intermediare precedente si actuala depaseste 750 000 Euro.

orice cerere de plata a soldului in cazul in care finantarea nerambursabila depaseste 100 000 Euro.

orice cerere de plata care depaseste 75 000 Euro pentru anul financiar , in cazul unei finantari nerambursabile operationale.

Printr-un certificat de audit, auditorul certifica ca inregistrarile contabile transmise (venituri si cheltuieli) sunt corecte, credibile si justificate prin documente justificative adecvate si identifica cheltuielile eligibile angajate in conformitate cu Contractul.

Sumele pe care raportul de audit le certifica ca angajate in conformitate cu Contractul vor fi deduse din suma totala platita ca avans sau plati intermediare in contract ( cliring)

In cazul in care Beneficiarul este un department guvernamental sau un organism public al unui stat membru din Comunitatea Europeana, Autoritatea Contractanta poate excepta Beneficiarul de cerinta auditarii

Daca suma totala a avansurilor este mai mare de 80% din suma contractata, ea trebuie sa fie complet acoperita de garantii financiare. Cand Beneficiarul este o organizatie neguvernamentala, o astfel de garantie este ceruta daca suma totala a avansurilor in contract este mai mare de 1 milion de Euro, sau 90 % din suma Contractului. Garantia financiara trebuie sa fie denominata in Euro si furnizata de o banca sau institutie financiara agreata, stabilita in unul din statele membre ale Comunitatii Europene in conformitate cu modelul din Anexa VII. Aceasta garantie va ramane in vigoare pana la eliberarea ei de catre Autoritatea Contractanta , atunci cand suma avansurilor devine din nou mai mica de 1 milion de Euro , sau dupa plata soldului. Aceasta prevedere nu se aplica daca Beneficiarul este un department guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunitatii Europene

Platile datorate de Autoritatea Contractanta se vor face in contul de Proiect sau subcontul care este precizat in formularul de identificare din Anexa V, care identifica fondurile platite de Autoritatea Contractanta

Autoritatea Contractanta va face platile in moneda tarii de care apartine sau in Euro, in conformitate cu Conditiile Speciale. In ultimul caz, orice conversie in Euro, a costurilor reale suportate in alte monede, se vor face la rata publicata in Inforeuro pentru luna in care cheltuiala a fost facuta, daca Conditiile Speciale nu prevad altfel.

In situatia unor fluctuatii exceptionale ale ratei de conversie , partile se vor consulta cu scopul restructurarii proiectului si pentru reducerea impactului fluctuatiilor. Daca este necesar Autoritatea Contractanta poate lua si alte masuri suplimentare.

Orice dobanda sau beneficii echivalente rezultate din avansurile platite de Autoritatea Contractanta Beneficiarului vor fi mentionate in rapoartele intermediare si finale si returnate Autoritatii Contractante la cererea acesteia. Acestea nu sunt luate in considerare la calcularea sumei totale a avansurilor in acest Contract.

13.3 Contabilitate si controale tehnice si financiare

Beneficiarul trebuie sa tina inregistrari contabile sistematice si corecte referitoare la implementarea Proiectului folosind un sistem contabil specific cu dubla intrare, ca parte din sau suplimentar fata de propriul sistem contabil. Acest sistem contabil specific va urma procedurile dictate de uzantele profesionale. Pentru fiecare proiect trebuie tinuta o contabilitate separata, evidentiind toate veniturile si cheltuielile. Aceste conturi trebuie de asemenea sa furnizeze detalii precise privind dobanzile obtinute asupra fondurilor platite de Autoritatea Contractanta.

Beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-Frauda si Curtii Europene a Auditorilor sa verifice , prin examinarea documentelor sau inspectii la fata locului, implementarea Proiectului si sa realizeze unui audit complet, daca este necesar , pe baza documentelor contabile sau a oricaror alte documente relevante pentru finantarea Proiectului. Aceste inspectii pot sa aiba loc in urmatorii 7 ani dupa plata soldului.

Mai mult decat atat, Beneficiarul va permite Oficiului European Anti-Frauda sa faca verificari la fata locului in conformitate cu procedurile stabilite de legislatia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunitatilor Europene impotriva fraudelor si altor incalcari ale reglementarilor.

In acest scop, Beneficiarul se angajeaza sa acorde personalului sau agentilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Frauda si al Curtii Europene a Auditorilor, drept de acces la locurile si locatiile unde se implementeaza proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum si la toate documentele si fisierele informatice privind gestiunea tehnica si financiara a Proiectului si va lua toate masurile pentru a facilita munca acestora. Accesul persoanelor mandatate de Comisia Europeana, Oficiul European Anti Frauda si Curtea Europeana a Auditorilor se face sub conditia confidentialitatii stricte fata de terti, fara a prejudicia obligatiile de drept public la care se supun acestea. Documentele trebuie sa fie usor accesibile si arhivate astfel incat sa permita o verificare usoara si Beneficiarul este obligat sa informeze Autoritatea Contractanta de locul unde se gasesc.

Documentele mentionate includ:

A Lucrari, bunuri si servicii:

oferte de la furnizori;

contracte sau comezi;

facturi si dovezi ale platii sau facturi platite; daca materialele provin din stocurile Beneficiarului facturile trebuie sa reflecte pretul platit la momentul achizitiei; o copie a facturii de achizitie trebuie sa fie atasata;

in privinta cheltuielilor cu combustibili si lubrifianti, Beneficiarul va tine o lista recapitulativa continand numarul de kilometri parcursi, consumul mediu al vehiculelor utilizate, pretul carburantilor si cheltuielile de intretinere.

B Cheltuieli de personal:

situatia cheltuielilor cu personalul local angajat pe o perioada determinata, mentionand suma remuneratiei platite, certificate de responsabilul local si defalcate in salariu brut, cheltuieli cu asigurarile sociale, asigurari si salariu net;

situatia cheltuielilor privind personalul expatriat sau/si personalul din Europa (daca proiectul se desfasoara in Europa), pe luni de lucru efectiv; cheltuielile se vor evalua pe baza de preturi unitare pe unitati de timp lucrat verificabile si defalcate in salariu brut, cheltuieli cu asigurarile sociale, asigurari si salariu net.

Contractorul garanteaza ca drepturile Comisiei Europene, ale Oficiului European Anti Frauda si ale Curtii Europene a Auditorilor de a realiza auditul si verificarile si controalele vor fi in mod egal aplicabile , in aceleasi conditii si in conformitate cu aceleasi reguli ca si cele stabilite, si pentru partenerul /partenerii si contractorii Beneficiarului.

14 Suma finala a finantarii acordata de catre Autoritatea Contractanta

Suma totala care urmeaza a fi platita de Autoritatea Contractanta Beneficiarului nu poate depasi suma finantarii nerambursabile, chiar daca cheltuielile totale suportate depasesc bugetul total .

In cazul in care costurile eligibile la sfarsitul Proiectului sunt mai mici decat costul total estimat mentionat, contributia Autoritatii Contractante se va limita la suma rezultata din aplicarea procentului fixat aprobate de Autoritatea Contractanta.

Beneficiarul accepta faptul ca finantarea nerambursabila nu trebuie in nici un caz sa rezulte intr-un profit pentru el si ca trebuie sa se limiteze la suma necesara pentru echilibrarea veniturilor si cheltuielilor Proiectului. Profitul se defineste astfel:

1 In cazul unei finantari nerambursabile, un surplus a intrarilor fata de costurile Proiectului in cauza cand este facuta cererea de plata a soldului. Cu toate acestea, in cazul proiectelor concepute special pentru intarirea capacitatii financiare a Beneficiarului, aceasta distributie catre membrii organismului beneficiar al surplusului de venituri rezultat din activitatea sa , va duce la imbogatirea personalului sau.

2 In cazul unui grant operational, un sold in surplus al Bugetului Beneficiarului.

Aceste prevederi nu se aplica studiilor, cercetarii si burselor de formare platite persoanelor fizice si nici in cazul premiilor acordate in cadrul concursurilor.

3 Autoritatea contractanta poate, printr-o decizie justificata in mod corespunzator, daca Proiectul nu este implementat sau este implementat necorespunzator, partial sau cu intarziere, sa reduca finantarea nerambursabila prevazuta initial, pentru alinierea ei cu implementarea efectiva a proiectului, fata de termenii precizati in Contract.

15 Restituirea finantarii nerambursabile

Beneficiarul se angajeaza sa plateasca Autoritatii Contractante orice sume platite suplimentar fata de suma finala totala datorata, in termen de 45 de zile de la primirea cererii de restituire de la Autoritatea Contractanta.

Daca Beneficiarul nu plateste aceste sume in termenul fixat de Autoritatea Contractanta, aceasta din urma poate (cu exceptia cazurilor in care Beneficiarul este un departament guvernamental sau organism public al unui stat membru al Comunitatii Europene) sa majoreze sumele datorate cu o dobanda la:

rata de scont aplicata de banca centrala a statului Autoritatii Contractante daca platile sunt efectuate in moneda statului Autoritatii Contractante;

rata aplicata de Banca Centrala Europeana la principalele sale tranzactii de refinantare in EURO, daca platile au fost efectuate in EURO, valabila in prima zi a lunii in care a expirat termenul, la care se adauga trei puncte procentuale si jumatate. Dobanda se aplica pe perioada cuprinsa intre data expirarii termenului fixat de Autoritatea Contractanta (exclusiv) si data platii efective (inclusiv).

Orice plati partiale vor trebui sa acopere in primul rand dobanda astfel stabilita.

Sumele returnate Autoritatii Contractante pot fi deduse din sumele de orice fel datorate Beneficiarului. Aceasta nu va prejudicia o eventuala optiune comuna a partilor de a esalona platile, de comun acord.

Comisioanele bancare generate de returnarea sumelor datorate Autoritatii Contractante vor fi in totalitate suportate de catre Beneficiar.